LAMPIRAN. Formulir Pengangkutan Bahan Baku Kelapa

Transkripsi

1 L1 LAMPIRAN Formulir Pengangkutan Bahan Baku Kelapa

2 Formulir Pembelian Bahan Baku Kopra L2

3 Formulir Order Pembelian L3

4 Bukti Kas Keluar L4

5 L5 Nama Perusahaan : PT. Mitra Coco Mandiri Dilengkapi oleh : Production and Quality Control Nama : Jerry Bua Jabatan : Production and Quality Control Manager No Pertanyaan Ya Jawaban Tidak Keterangan A. Lingkungan Pengendalian 1 Apakah manajemen menetapkan dan mengkomunikasikan standar nilai prilaku perusahaan kepada karyawan melalui pernyataan kebijakan dan aturan pelaksanaan dan melalui contoh-contoh? Semua karyawan baik tetap maupun harian diberikan orientasi mengenai tata tertib, peraturan dan kedisiplinan kerja terutama kebijakan dan azas berprilaku dan bertindak (guiding principles) didalam dan diluar kerja yaitu: (1) Integritas Kejujuran dan bertanggung jawab serta saling menghargai, (2) Komitmen konsisten dalam melakukan tugas dan tanggung jawab, (3) Peduli peduli terhadap perusahaan, masyarakat dan lingkungan, (4)

6 L6 Inovasi terus belajar dan mencari terobosan baru, (5) Profesional melakukan tugas secara profesional. 2 Apakah manajemen membuat pertimbangan terhadap tingkat kompetensi (pengetahuan dan keahlian) yang diperlukan dari tiap pekerjaan tertentu? 3 Apakah perusahaan memiliki dewan direksi dan komite audit yang independen yang ditentukan komposisi tanggung jawabnya untuk menunjang efektivitas pekerjaannya? Satu syarat penting dalam proses penerimaan karyawan (recruitment) adalah kemampuan dan keahlian seseorang untuk melakukan tugas dan tanggung jawab dari suatu jabatan, dan untuk jangka panjang managemen perusahaan akan menjalankan komitmen terhadap pengembangan dan peningkatan kompetensi karyawan dengan mengikuti pelatihan dan workshop Karena perusahaan berskala kecil dan menengah maka hanya ada Direktur tunggal yang diawasi oleh Dewan Komisaris yang terdiri dari Presiden Komisaris dan Komisaris, dan belum dibentuk komite audit independen. 4 Apakah manajemen memonitor risiko Direktur perusahaan secara ketat

7 L7 bisnis dan menempatkan prioritas yang tinggi terhadap pengendalian internal? mengawasi dan memastikan semua kegiatan yang dilakukan sesuai kebijakan dan prosedur agar target 5 Apakah manajemen lebih mengandalkan pada pertemuan informal secara langsung (face to face) dengan manajer kunci dibandingkan dengan sistem formal yang tertera di dalam kebijakan tertulis? 6 Apakah struktur organisasi perusahaan telah menggambarkan wewenang, tanggung jawab dan garis pelaporan yang jelas yang dibuat secara tertulis? dapat tercapai secara efisien dan memonitor secara rutin terhadap resiko yang bisa terjadi dengan melengkapi dokumen-dokumen legal perusahaan serta mengikuti dan menjalankan peraturan dan undangundang yang berlaku. Pimpinan perusahaan cenderung melakukan pertemuan dan pembicaraan serta pendekatan langsung dengan para penanggung jawab (supervisors dan operators) operation dan production sehingga masalah dan kendala yang dihadapi bisa diselesaikan / dicari solusi langsung dilapangan. Struktur Organisasi sudah dibuat dan menggambarkan secara jelas tugas dan tanggung jawab serta wewenang pemangku jabatan tersebut

8 L8 7 Apakah pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dalam struktur organisasi membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya? Pimpinan perusahaan mendelegasikan wewenangnya kepada kepala bagian masing-masing fungsi bila pimpinan (direktur) meninggalakan tempat kerja, dan begitu juga masing-masing kepala bagian mendelegasikan wewenangnya kepada bawahannya satu level dibawahnya bila kepala bagian meninggalkan pekerjaannya. Pendelegasian ini memastikan kelangsungan kepemimpinan dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan dan membantu perusahaan dalam pencapaian target dan tujuan perusahaan. 8 Apakah kebijakan perekrutan, proses penyeleksian dan pengembangan karyawan dijalankan dengan baik? Kebijakan perusahaan dalam recruitmen tenaga kerja jelas mengutamakan kompetensi dan keahlian serta kemampuan seseorang, namum berhubung peruahaan ini berskala kecil menengah sehingga jarang terjadi

9 L9 9 Apakah manajemen melakukan pengevaluasian, konseling dan perekruitan karyawan baru, demikian pula dengan pengembangan karyawan, sehingga manpower planing dan Training and development program belum bisa dilaksanakan. Pelaksanaan pengevaluasian terhadap kinerja karyawan belum mempromosikan karyawan dilaksanakan secara berkala dan berdasarkan penilaian kinerja periodik? sistematis, sehingga promosi jabatan berdasarkan periodical performance 10 Apakah terdapat tindakan pendisiplinan untuk pelanggaran terhadap perilaku yang tidak diharapkan di dalam perusahaan? review juga belum dilaksanakan, karena skala perusahaan yang masih kecil dan karyawan yang masih sedikit. Walaupun perusahaan ini masih dalam skala kecil namum penerapan tindakan disiplin kerja sudah dijalankan terhadap karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib kerja maupun kebijakan dan pertaturan kerja. Penerapan/pelaksanaan pendisiplinan

10 L10 diberikan berdasarkan tingkat kesalahan dengan menerapkan sanksi sesuai peraturan ketenaga kerjaan RI. B. Penilaian Risiko 1 Apakah perusahaan selalu memantau perubahan lingkungan? Sesuai asas perusahaan yaitu peduli, perusahaan selalu memonitor aspek environment lingkungan sekitar pabrik, aspek masyarakat, dan pengembangan perkebunan kelapa. Perusahaan sangat peduli terhadap pencemaran lingkungan sekitar pabrik dan memonitor serta mengambil tindakan cepat bila terjadi pencemaran, demikian pula terhadap masyarakat dan pengembangan produksi perkebunan kelapa terutama hama yang menyerang pucuk. Peruahaan melakukan penyuluhan kepada petani tentang peningkatan produksi buah kelapa dan juga penanganan hama kelapa. 2 Apakah bagian pembelian perusahaan Bagian pembelian melakukan

11 L11 menyesuaikan tujuannya dengan perubahan kondisi? penyesuaian harga pembelian bahan baku (kelapa) setiap perubahan harga 3 Apakah perusahaan pernah melakukan modifikasi terhadap sistem informasi sehingga mengubah risiko yang berkaitan dengan pengendalian internal? minyak kelapa dipasar dunia (amsterdam), agar perusahaan tidak terjadi kerugian. Berhubung perusahaan ini masih berskala kecil, maka belum dibuat suatu sistim informasi dan teknologi informasi yang modern, sehingga belum pernah melakukan revisi atau modifikasi terhadap sistem yang digunakan dalam pengolahan informasi untuk pengendalian internal perusahaan. 4 Apakah perusahaan memiliki atensi terhadap risiko kecurangan yang dilakukan oleh karyawan? Pimpinan perusahaan sangat memperhatikan terhadap terjadinya resiko kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan dengan melakukan tindakan tsb dibawah ini: - Penetapan harga beli kelapa dilakukan oleh Direktur sesuai perubahan harga minyak Amsterdam

12 L12 - Penghitungan kembali biji kelapa pada saat pembongkaran di pabrik - Pembayaran kelapa dilakukan oleh cashier sesuai bukti penghitungan pembongkaran di pabrik. - Pembayaran kelapa dicatat dalam log book pembayaran. - Data pembayaran dan jumlah bahan baku yang dibeli dicacat dalam komputer dan diback up setiap minggu dalam disc yang disimpan dalam fire proof box. - Setiap akhir bulan bagian accounting melakukan reconsiliasi pengeluaran dan pendapatan perusahaan. Perusahaan belum melakukan pemisahan antara accounting/cashir dan finance/funding, karena

13 L13 5 Apakah perusahaan pernah melakukan pemasangan teknologi baru kedalam operasi sehingga mengubah resiko yang berhubungan dengan pengendalian internal? 6 Apakah perusahaan pernah mengembangkan atau memasuki bidang bisnis baru yang dapat menimbulkan resiko baru yang berkaitan dengan pengendalian intern? 7 Apakah perusahaan pernah melakukan restrukturisasi perusahaan yang dapat merubah resiko berkaitan dengan pengendalian internal? C. Informasi dan Komunikasi perusahaan masih berskala kecil Perusahaan ini belum pernah memasang teknologi baru, baik dibidang produksi maupun sistem dalam pengendalian internal, karena perusahaan ini tidak merupakan perusahaan padat teknologi tapi perusahaan ini proses operasi dan produksinya sederhana, sehingga monitoring, dan pengendalian sistem internal dilakukan secara manual;. Perusahaan ini masih relatif baru dan masih berskala kecil sehingga belum memikirkan pengembangan usaha lain. Perusahaan ini belum pernah melakukan restrukturisasi 1 Apakah sistem akuntansi perusahaan dapat menjamin bahwa seluruh Semua transaksi yang dilakukan disertai dokumen2 penunjang segera

14 L14 transaksi penerimaan kas, pengeluaran kas, pembelian yang valid dicatat dengan benar, lengkap dan tercermin dalam laporan keuangan pada periode yang sesuai? 2 Apakah terdapat pedoman kebijakan, pedoman pelaporan akuntansi dan keuangan, bagan akun dan memorandum yang membentuk pengendalian internal? dicatat dalam jurnal pembukuan di komputer sehingga pelaporan keuangan setiap akhir periode bulanan dapat mencerminkan kelengkapan dan keakurasian data. Perusahaan memiliki pedoman atau prosedur pelaporan akuntansi dan keuangan, namun perusahaan belum menjamin terlaksananya pengendalian internal yang maximal. 3 Apakah dokumen dan catatan keuangan perusahaan bisa diandalkan sebagai bukti atas terjadinya transaksi dan dijadikan dasar dalam penyusunan laporan keuangan? 4 Apakah manajemen memperoleh informasi mengenai total pembelian dan persediaan untuk setiap bulannya? Pencatan transaksi keuangan beserta kelengkapan supporting dokumennya yang sesuai dengan chart of account dan account cost code sudah memastikan penyusunan laporan keuangan yang cukup akurat dan dapat diandalkan Bagian pembelian kelapa melaporkan setiap hari jumlah kelapa yang dibeli melalui log book pembelian, begitu pula bagian produksi mencatat dalam production log book berapa biji kelapa yang

15 L15 5 Apakah upaya pembelian bahan baku perusahaan didukung oleh sistem informasi pembelian yang memadai? 6 Apakah komunikasi antara atasan dan bawahan terjalin dengan baik? D. Aktivitas Pengendalian sedang dalam proses produksi, sehingga dapat diperoleh data total pembelian dan persedian setiap akhir bulan Setiap pembelian dilengkapi dengan formulir konfirmasi pembelian yang mencantumkan harga beli, jumlah bahan baku yang dibeli, deliverynya, serta penghitungan kembali disaat penurunan buah kelapa di pabrik untuk pengecekan/pencocokan jumlah kelapa. Sistem ini sederhana dan masih dilakukan secara manual, dan untuk ukuran kegiatan perusahaan saat ini masih memadai. Komunikasi antara pimpinan dan bawahan terjalin sangat baik dikarenakan perusahaan ini relatif kecil, sehingga permasalahn yang timbul dapat segera didiskusikan segera dan bersama untuk penyelesaiannya.

16 L16 1 Apakah fungsi pembelian sudah terpisah dari fungsi penerimaan? 2 Apakah fungsi pembelian sudah terpisah dari fungsi akuntansi? Fungsi pembelian dilakukan oleh Buyer and Farmer Relation coordinator, sedangkan fungsi penerimaan dilakukan oleh staff penerimaan yang memastikan jumlah kelapa yang dibeli dan diterima di gudang penampungan sama dengan yang dimuat dikebun oleh pemilik kelapa. Cashir yang merangkap accountant terpisah dari fungsi pembelian. Cashir/Accountant melakukan pencatatan mulai dari pembayaran pembelian dan perlaporan keuangan. 3 Apakah fungsi penerimaan sudah terpisah dari fungsi penyimpanan barang? 4 Apakah transaksi sudah dilaksanakan oleh lebih dari satu orang atau lebih dari satu fungsi? Karena perusahaan masih dalam skala kecil maka fungsi penerimaan belum dipisahkan dari fungsi penyimpanan atau stok keeping, untuk efisiensi tenaga kerja. Transaksi pembelianhanya dilakukan oleh satu orang yaitu oleh Buyer and Farmer relation Coordinator, demikian pula untuk pencatatan

17 L17 5 Apakah perusahaan telah melakukan pemisahaan tugas untuk setiap bagian secara tertulis? 6 Apakah masing-masing bagian telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing yang telah disepakati bersama dengan pihak perusahaan? transaksi keuangan hanya dilakukan oleh cashier/accountant. Perusahaan sudah memisahkan tugas untuk setiap bagian dan jabatan sesuai dengan job description yang tertulis. Semua bagian dan masing2 karyawan sudah melakukan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan job description masingmasing. 7 Apakah ada surat permintaan pembelian yang diotorisasi oleh fungsi gudang, untuk barang yang disimpan dalam gudang? Karena perusahaan ini masih kecil maka banyak fungsi yang dilakukan dengan sederhana, sehingga tidak ada surat permintaan pembelian yang diotorisasi oleh petugas penanggung jawab gudang penyimpanan. 8 Apakah ada Surat Order pembelian barang yang diotorisasi oleh fungsi pembelian? Setiap transaksi pembelian kelapa dikonfirmasi dengan formulir konfirmasi pembelian yang mencantumkan harga dan syarat lain yang disetujui oleh penjual dan pembeli (perusaahaan).

18 L18 9 Apakah Laporan Penerimaan Barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan? 10 Apakah Bukti Kas Keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat yang lebih tinggi? Setiap delivery kelapa ke gudang penampungan kelapa, delivery form di check oleh penerima dan ditandatangani sebelum diserahkan kebagian pembayaran. Setiap formulir permintaan dana untuk pengeluaran pembelian kelapa atau lainnya disetujui dan ditandatangani oleh direktur atau pejabat lain yang ditunjuk. 11 Apakah perusahaan menggunakan formulir bernomor urut cetak? 12 Apakah pemilihan pemasok berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari berbagai pemasok? Formulir konfirmasi transaksi pembelian sudah bernomor urut, dan itu juga dipakai untuk pencatatan dalam log book pembayaran. Harga pembelian kelapa dari petani tidak berdasarkan penawaran harga mereka, karena harga berdasarkan patokan harga pasar yang ditentukan oleh pembeli yang merujuk ke harga pasar CCO dunia. 13 Apakah bahan baku diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan?.(jika fungsi ini telah menerima tembusan Setiap delivery bahan baku (kelapa) dari petani kelapa, bagian penerimaan melakukan penghitungan

19 L19 surat order pembelian dari fungsi pembelian) kembali, dan memisahkan kualitas kelapa berdasarkan criteria kualitas 14 Apakah fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan membadingkannya dengan tembusan surat order pembelian? 15 Apakah terdapat pengecekan harga?(syarat pembelian dan ketelitian perkalian dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar) kelapa yang sudah ditentukan. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung barang tersebut dan membandingkannya dengan surat order pembelian yang ada. Fungsi penerimaan memeriksa dan mencocokkan pembayaran berdasarkan harga yang disetujui dalam formulir konfirmasi pembelian. 16 Apakah bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap Lunas oleh fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok? 17 Apakah terdapat penjagaan di luar lokasi, penggunaan password, kunci, dan tanda pengenal identifikasi untuk Cap Lunas belum ada, namun setiap transaksi pembayaran, bukti pembayaran berupa kwitansi dan konfirmasi pembelian di tulis lunas dengan tanggal pelunasannya, dan initial cashier. Lokasi gudang penampungan bahan baku dikunci dan hanya bias dibuka kalau ada delivery bahan baku.

20 L20 mengendalikan akses? Penjagaan, penggunaan password, 18 Apakah perusahaan memiliki rencana bisnis yang nantinya dibandingkan dengan kinerja aktual yang dicapai? E. Pemantauan 1 Apakah perusahaan memiliki fungsi audit intern? 2 Apakah manajemen melakukan tindakan korektif berdasarkan informasi keluhan/kelemahan yang diterima dari pemasok/pelanggan, lembaga pengatur, dan auditor eksternal? serta identifikasi penggunaan akses belum diperlukan karena pekerjaan penerimaan dan penjagaan gudang masih sederhana. Dalam business plan jangka panjang kedepan, perusahaan akan menginvestasi system operasi dan managemen yang dapat menunjukkan kinerja actual perusahaan. Perusahaan belum memiliki bagian audit internal, dan fungsi ini masih dilakukan oleh direktur atau dewan komisaris. Sesuai penemuan penyimpangan atau laporan dari pihak2, maka direktur perusahaan segera melakukan pemeriksaan dan selanjutnya menetapkan langkah2 perubahan/perbaikan (koreksi) 3 Apakah pemantauan dimasukkan Pemantauan dilakukan terus menerus

21 L21 dalam agenda rutin kegiatan operasi perusahaan? oleh direktur perusahan, dan pada tindakan koreksi yang signifikan 4 Apakah pimpinan atau manajemen melakukan pengecekkan independen atau evaluasi terhadap kinerja karyawan di setiap bagian? dibicarakan bersama dengan dewan komisaris dan keputusannya dilakukan secara tertulis Perusahaan belum menerapka secara langsung Independent Audit terhadap kinerja karyawan disetiap bagian, hal ini belum dilakukan karena scope kegiatan yang masih kecil dan sederhana serta jumlah karyawan yang masih relatif sedikit, sehingga fungsi ini dilakukan oleh Dewan komisaris. 5 Apakah hasil dari aktivitas pemantauan dijadikan pedoman bagi pimpinan untuk menentukan langkah perbaikan? Hasil pemantauan dijadikan acuan untuk langkah2 perbaikan yang diperlukan.