BAB I PENDAHULUAN. maupun proses pengambilan keputusan jangka panjang. Karena itu setiap

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Mendapatkan informasi secara cepat dan tepat merupakan suatu kebutuhan setiap organisasi dalam proses pengambilan keputusan sehari-hari maupun proses pengambilan keputusan jangka panjang. Karena itu setiap organisasi pasti memiliki mekanisme untuk menjamin bahwa informasi dapat diperoleh pada saat diperlukan. Pada era globalisasi teknologi informasi dimana teknologi informasi berkembang dengan sangat cepat, penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat dan lebih dapat diandalkan. Walaupun demikian, prasarana yang sudah semakin maju tersebut tetap membutuhkan suatu sistem atau prosedur untuk selalu memaksimalkan manfaat yang dapat diperoleh dari teknologi tersebut. Dalam rangka pemanfaatan teknologi informasi yang saat ini perkembangannya sangat pesat, maka Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri (Puskom Kemlu) selaku instansi pemerintah memiliki misi untuk meningkatkan produktifitas dan kinerja baik dari sisi sistem dan prosedur kerja maupun karyawan itu sendiri. 1

2 2 Salah satu sistem yang digunakan dalam lingkungan Puskom Kemlu adalah Sistem Agenda Pengiriman dan Penerimaan Surat. Sistem ini digunakan untuk melakukan pencatatan surat yang dikirim dan diterima di Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri. Sistem ini membantu dalam proses pencocokan lalu lintas surat antara Puskom Kemlu dengan Perwakilan. Sistem agenda yang digunakan saat ini di Puskom Kemlu telah berjalan dengan baik, akan tetapi dalam proses pencocokan masih sering terjadi ketidakcocokan antara data Puskom di Kemlu dengan data surat di Perwakilan. Hal ini disebabkan oleh duplikasi data akibat dari data surat yang harus dicatat di beberapa tempat yang berbeda dan pencocokan antara data tersebut masih dilakukan secara manual sehingga berakibat pada meningkatnya kemungkinan terjadinya ketidakcocokan data oleh faktor kesalahan manusia. Untuk meminimalisasi hal tersebut, perlu dikembangkan suatu sistem yang memungkinkan pencatatan agenda di satu lokasi sehingga tidak terjadi duplikasi data dan pencocokan pengiriman dan penerimaan dapat dilakukan secara otomatis. Dengan menyimpan data agenda di satu tempat yang sama juga memungkinan penelusuran keberadaan surat dalam alur pengolahan surat. Maka dari itu penulis menyusun tugas akhir yang berjudul "PERANCANGAN APLIKASI SISTEM AGENDA ELEKTRONIS ONLINE BERBASIS CLIENT-SERVER DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN LUAR NEGERI" untuk menyediakan sistem pencatatan agenda yang dapat diakses secara realtime dari semua lokasi yang terkait dan juga menghilangkan duplikasi data serta inkonsistensi data lalu lintas surat.

3 3 1.2 Rumusan Masalah Pada sistem pencatatan agenda yang sekarang dilakukan di lingkungan Pusat Komunikasi Kementerian Luar Negeri, pencatatan surat dilakukan di masing-masing lokasi. Surat yang akan dikirimkan dari suatu lokasi dicatat pada agenda di lokasi tersebut. Setelah surat tersebut sampai dan diproses di lokasi tujuannya, surat tersebut dicatat pada agenda di lokasi tersebut. Tiap akhir hari kerja, dilakukan pencocokan secara manual antara surat yang dikirim dengan surat yang diterima. Dari observasi terhadap sistem yang sedang berjalan tersebut, penulis menemukan beberapa masalah, antara lain: Bagaimana merancang dan membuat pencatatan agenda surat yang terpusat dan konsisten. Karena lokasi dari Pusat Komunikasi dan Perwakilan di luar negeri yang terpisah jauh secara geografis, sedangkan sistem ini harus dapat diakses langsung dari semua lokasi terkait maka sistem yang dikembangkan harus dapat diakses secara langsung oleh pengguna, baik di Pusat Komunikasi maupun di Perwakilan, secara mudah dan aman. Teknologi yang digunakan untuk mencapai hal ini harus memungkinkan sistem yang dibangun tersebut dapat diakses secara mudah, cepat, tetapi tetap memperhatikan faktor keamanan. Dalam pemanfaatan sistem pengagendaan, salah satu fungsi yang paling sering digunakan adalah fungsi pencarian. Fungsi pencarian perlu

4 4 dirancang dengan baik karena data agenda yang disimpan akan selalu bertambah seiring waktu. Hal ini akan menyebabkan proses pencarian yang memakan waktu semakin lama sehingga mengurangi efektifitas sistem. Selain itu juga, jumlah data yang besar memerlukan filter-filter pencarian yang sesuai sehingga data yang ditampilkan sebagai hasil dari suatu pencarian dapat lebih akurat. Bagaimana mempercepat dan mempermudah proses pencarian data suatu surat tertentu sesuai permintaan pengguna. Kekurangan lain dari sistem pengagendaan yang terpisah adalah diperlukannya proses pencocokan antara agenda di suatu lokasi dengan lokasi lain untuk memastikan bahwa surat yang dikirimkan telah diterima dengan di tujuannya. Proses ini cukup memakan waktu dan, karena dikerjakan secara manual, membuka peluang terjadinya faktor kesalahan manusia. Bagaimana membuat proses pencocokan antara surat yang dikirim dengan surat yang diterima dapat dilakukan secara otomatis. Pengirim surat tidak dapat melacak tahapan status dari surat yang dikirimkannya. Ketika suatu surat telah selesai diproses, barulah si pengirim dapat mengetahui status dari surat tersebut. Karena itu, suatu surat yang sedang dalam tahap pemrosesan akan terlihat oleh si pengirim sebagai surat yang belum diterima. Dalam kondisi dimana surat tersebut belum atau tidak terproses, pengirim tidak akan tahu surat tersebut sedang tertahan pada tahap mana dari proses pengolahan surat tersebut.

5 5 Bagaimana membuat sistem pelacakan tahapan pemrosesan surat. 1.3 Batasan Masalah Penulis menitikberatkan pembahasan masalah pada perbedaan proses kerja pengagendaan dan monitoring sebelum dan sesudah adanya Agenda Elektronis Online dan sekilas tentang arsitektur jaringan dari aplikasi ini serta perancangan sistem aplikasi Agenda Elektronik Online, menggunakan softwaresoftware yang berupa: Macromedia Dreamweaver, XAMPP dan MySQL, yang memungkinkan untuk diakses dengan baik dari Puskom Kemlu dan Perwakilan- Perwakilan RI di Luar Negeri. Penulis tidak membahas tentang teknologi arsitektur secara mendalam dan infrastruktur jaringan, kecepatan akses, faktor keamanan, back-up data dan Disaster Recovery Plan. 1.4 Maksud dan Tujuan Maksud dan tujuan dari perancangan aplikasi sistem Agenda Elektronis Online Berbasis Client-Server di lingkungan Kementerian Luar Negeri adalah untuk mengetahui dan menganalisa proses kerja pengagendaan dan monitoring yang sedang berjalan saat ini di Puskom Kemlu dan Perwakilan RI serta untuk membantu menyederhanakan proses kerja pengagendaan sehingga menjadi lebih efektif dan efisien.

6 6 1.5 Metode Penelitian melakukan : Metode yang dipakai dalam penyusunan Tugas Akhir ini adalah dengan a. Studi literatur dengan mempelajari buku referensi dan mencari data yang berkaitan dengn pembahasan tugas akhir. b. Studi lapangan (observasi), yaitu secara langsung mengamati dan menganalisis sistem yang sedang berjalan untuk mengetahui permasalahan yang terjadi dan meneukan solusinya. 1.6 Sistematika Penulisan Pembahasan Tugas Akhir ini terdiri dari 5 (lima) bab, setiap bab membahas masalah masing-masing, namun setiap bab memiliki hubungan satu dengan yang lainnya dan pembahasan pada setiap sub bab untuk menambah pengertian dan maksud dari bab yang dibahas. Sistematika Tugas Akhir adalah sebagai berikut : BAB I. PENDAHULUAN, bab ini berisi Latar Belakang Masalah, Rumusan Masalah, Batasan Masalah, Maksud dan Tujuan, Metode Penelitian, dan Sistematika Penulisan Tugas Akhir. BAB II. DASAR TEORI, bab ini berisi mengenai teori-teori yang mendasari penulisan Tugas Akhir ini. Baik itu teori dasar maupun teori khusus.

7 7 BAB III. ANALISA SISTEM BERJALAN DAN PERANCANGAN APLIKASI, pada bagian ini dijelaskan mengenai sistem yang berjalan saat ini dan perancangan aplikasi yang meliputi perancangan aplikasi, perancangan antarmuka sistem dan perancangan database. BAB IV. PEMECAHAN MASALAH DAN UJICOBA APLIKASI, dalam bab ini, penulis akan membahas menganai pemecahan masalah yang diusulkan serta ujicoba dari perancangan yang telah dibuat. BAB V. KESIMPULAN & SARAN, dalam bab ini berisi uraian mengenai kesimpulan dari pembahasan tugas akhir serta saran-saran yang diberikan oleh penulis.