DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN KOMPUTER PADA MEDIACOM PAJARAKAN PROBOLINGGO

Transkripsi

1 46 DESAIN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN KOMPUTER PADA MEDIACOM PAJARAKAN PROBOLINGGO Anton Hartono Jurusan Teknik Informatika, STT Nurul Jadid Paiton PO BOX 1 Paiton Probolinggo ABSTRAK Perkembangan dunia teknologi informasi saat ini sudah sedemikian pesat dan merambah ke berbagai sisi kehidupan manusia. Perkembangan yang demikian tersebut didukung oleh tersedianya perangkat keras maupun perangkat lunak yang semakin hari semakin hebat kemampuannya. Pemanfaat teknologi komputer untuk pengelolaan transaksi jual beli pada toko komputer MediaCom Pajarakan adalah salah satu contoh dari sekian banyak pemanfaatan komputer untuk mempermudah pekerjaan manusia secara sistematis sekaligus sebagai usaha optimalisasi pemanfaatan perkembangan teknologi. Pemanfaatan komputer dalam optimalisasi Sistem Informasi pada sebuah toko telah melahirkan berbagai metode dalam pengembangan sistem, dan salah satu diantara sekian metode tersebut adalah structured Approach atau lazim pula disebut pendekatan terstruktur. Penerapan suatu metode structured Approach pada desain dan implementasi sistem informasi pada toko komputer Mediacom Pajarakan dimulai dengan pengumpulan data yang dilakukan dengan observasi lapangan, wawancara dengan manajemen pengelola, dan dokumentasi. Setelah data terkumpul dilakukan analisis data dan perencanaan sistem. Analisis data dilakukan analisis data dan perencanaan sistem. Analisa data dilakukan dengan alat bantu Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, System Flow Chart. Sedangkan perencanaan sistem ditekankan pada tampilan interfacing pada proses input output pada perangkat lunaknya. Setelah perancangan selesai dilakukan, dilakukan uji coba perangkat lunak sampai kemudian didapatkan kesimpulan perangkat lunak sudah siap untuk menangani semua transaksi pembelian dan penjualan pada toko komputer MediaCom Pajarakn baik dengan tunai maupun kredit. Kata Kunci: Komputerisasi transaksi jual beli, structured Approach 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sejak dahulu kala, proses pengolahan data telah dilakukan oleh menusia. Manusia juga menemukan alat-alat mekanik dan elektronik untuk membantunya dalam perhitungan dan pengolahan data supaya bisa mendapatkan hasil yang lebih cepat. Komputer yang kita temui saat ini adalah suatu evolusi panjang dari penemuan-penemuan manusia sejak dahulu kala yang berupa alat mekanik maupun elektronik. Saat ini komputer dan piranti pendukungnya telah masuk dalam setiap aspek kehidupan dan pekerjaan. Komputer yang ada sekarang memilki kemampuan yang lebih dari sekedar perhitungan matematik biasa. Daiantanya sebagai contoh adalah sistem komputer di kassa supermarket yang mampu membaca kode barang belanjaan, sentral telepon yang menangani jutaan panggilan dan komunikasi, jaringan komputer dan internet yang menghubungkan berbagai tempat didunia.

2 Perkembangan yang demikian memungkinkan orang-orang terbiasa untuk menggunakan komputer. Komputer tidak lagi menjadi dominasi perusahaanperusahaan besar atau lembaga pemerintah. Mulai pada pertengahan tahun 1970-an, perakit komputer menawarkan produk komputer merka ke masyarakat umum. Komputer-komputer ini,yang disebut mini komputer, dijual dengan paket pianti lunak yang mudahdigunakan oleh kalangan awam. Seiring dangan menjamurnya penggunaan komputer yang bukan lagi merupakan barang mewah, cara-cara baru untuk menggali potensi komputer terus dikembangkan, termasuk bagaimana membuat sebuah software aplikasi yang benarbenar sesuai dengan keinginan dan kebutuhan. MediaCom Pajarakan adalah salah satu toko diwilayah kabupaten Probolinggo yang bergerak dibidang penjualan komputer. Selama ini pengolahan transaksi pembelian barang dan penjualannya dilakukan secara semi manual. Semi manual dalam hal ini maksudnya adalah sudah menggunakan komputer akan tetapi software/program yang digunakan masih merupakan program yang umum digunakan untuk aplikasi perkantoran. Walaupun selama ini sudah sangat membantu dalam menangani adanya setiap transaksi yang bisa dikatakan setiap hari terjadi, akan tetapi masih sering ditemukan hal-hal yang kurang bisa dipenuhi oleh softwaresoftware yang telah biasa digunakan tersebut. Membaca realitas diatas inilah kemudian penulis merasa perlu untuk membuat sebuah sistem yang terstruktur untuk menangani setiap adanya transaksi. Mengingat pencatatan dan pendokumentasian transaksi adalah urat nadi bagi jalannya sebuah usaha, seperti halnya usaha jual beli komputer pada toko MediaCom Pajarakan. Diharapkan nantinya sistem yang dibuat dapat berperan lebih banyak sehingga dapat menyediakan informasi-informasi transaksi yang dibutuhkan oleh pihak pengelola. 1.2 Rumusan Masalah Melihat sangan pentingnya sistem yang testruktur untuk membantu jalannya proses transaksi pada toko komputer MediaCom seperti yang diuaikan diatas, penulis memebuat rumusan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem penjualan dan pembelian komputer. 2. Bagaimana penerapan sistem penjualan dan pembelian komputer ini dapat memenuhi semua kebutuhan manajemen toko akan informasi penjualan dan pembelian? 1.3 Batasan Masalah Untuk tidak mengaburkan permasalahan dan juga untuk lebih memfokuskan sistem yang akan dibangun supaya terarah, sistem yang akan dibangun nantinya akan meliputi: a. Pengolahan data barang, pelanggan, suplier, kasir. b. Pengolahan data transaksi pembelian c. Pengolahan data transaksi penjualan tunai dan kredit. d. Pembuatan laporan - Laporan stok barang, pelanggan, suplier. - Laporan data transaksi pembelian dan penjualan baikkredit maupun tunai. 47

3 - Laporan keuntungan (laba) perbulan maupun pertahun. 1.4 Tujuan Tujuan secara umum adalah bagaimana dengan sistem yang dibangun nantinya pengolahan input informasi sekaligus outputnya dapat dihasilkan lebih cepat, akurat, dan efisien. Adapun tujuan secara khusus adalah: 1. Menunjukkan sekaligus menjelaskan apa dan bagaimana sistem pembelian dan penjualan komputer itu, sehingga pihak manajemen mengetahui betapa besar manfaat yang diperoleh dengan menerapkan sistem penjualan dan pembelian komputer yang terkomputerisasi. 2. Memberikan gambaran garis besar alur pembuatan sistem penjualan dan pembelian komputer secara teoritis san dalam bentuk software secara praktis, sehingga pihak manajemen memahami bagaimana sebenarnya alur dari sistem yang akan dibangun. Hal ini dimaksudkan agar pihak manajemen betul-betul memahami manfaat dan keuntungan dari sistem implementasi panjualan dan pembelian komputer ini. 3. Memberikan bimbingan praktis kepada pihak manajemen bagaimana menggunakan dan memanfaatkan sistem implementasi pembelian dan penjulaan komputer ini sehingga dapat memanfaatkan semua fitur dari sistem ini secara maksimal yang nantinya diharapkan semua kebutuhan menajemen akan informasi pembelian dan penjualan dapat terakomodasi dengan baik. 2. ANALISIS SISTEM dan DESAIN SISTEM Analisis Sistem Analisis sistem mempunyai tujuan untuk memberikan gambaran pada pemakai tentang sistem yang akan dibangun. Desain sistem secara umum adalah mengidentifikasi komponen-komponen yang terlibat dalam sistem informasi penjualan dan sistem informasi pembelian yang akan dibuat. Hal ini dimaksudkan untuk membangun sistem terkomputerisasi dengan struktur yang baik dan sesuai dengan kebutuhan. Kebutuhan yang sangat mendesak terhadap pembangunan sistem ini adalah bagaimana sistem ini dapat menangani transaksi pembelian dan penjualan barang secara cepat, akurat dan sesuai dengan kebutuhan pihak manajemen, sekaligus bagaimana sistemini dapat memeberikan informasi stock barang dan jumlahlaba yang sudah di raih oleh pihak manajemen dalam periode tertentu. Permasalahanpermasalahan yang biasanya diselesaikan secara manual sedapat mungkin akan diakomodasi kedalam sistem ini sehingga dapat tercipta suatu sistem ynag dapat menyediakan informasi terkomputerisasi yang cepat, akurat dan dapat dihandalkan. Mendesain sebuah sistem dapat dilakukan dengan menggunakan dua model, yaitu bentuk physical dan logical. Model phisycal akan digambarkan dalam bentuk diagaram alir sistem, System Flow Chart dan entity Relation Diagram (ER-D), sedangkan model logical digambarkan dengan mengguankan Data Flow Diagram (DFD). Khusus untuk Entity Relation Diagram (ER-D) akan digambarkan setelah perancangan dengan Data Flow Diagram (DFD) diselesaikan, mengingat Entity Relation Diagram (ER-D) dibangun / dibuat berdasarkan dari perancangan Data Flow Diagram (DFD). 48

4 3. DESAIN SISTEM Model Physical System Sebagaimana disebutkan diatas, Model physical mencakup tiga bagian yaitu bagan alir sistem, system flow chart dan diagram hubungan entitas (Entity Relation Diagram). Bagan alir sistem adalah merupakan bagan yang menunjukkan detail arus pekerjaan dari system secara keseluruhan. Bagan ini menunjukkan urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem atau dengan kata lain system flow chart menunjukkan apa yang dikerjakan oleh sistem. Untuk lebih jelasnya akan diperlihatkan gambar dari kedua bagan dari model Phisical System tersebut. a. Bagan Alir Sistem Pembelian dan Penjualan Suplier Pembeli Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Manajemen Gambar 3.1 Bagan alir Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Pada bagan diatas, tergambar jelas entitas yang mempengaruhi terjadinya proses dalam sistem ini. Suplier dan pembeli adalah faktor utama yang membuat sistem ini dapat berjalan, atau dengan kata lain tanda adanya kedua komponene tersebut diatas sistem ini tidak pernah berjalan atau tidak pernah ada. Suplier dalam sistem ini memegang peranan dalam penyediaan barang. Adanya suplier membuat sistem harus membangun data barang, data transaksi pembelian dan data hutang jika transaksi pembelian tidak dilakukan dengan tunai pembeli dalam sistem ini memegan peranan sebagai komponen yang mempengaruhi keberadaan barang.adanya pembeli membuat sistem harus memanipulasi data sedemikian rupa mengikuti perubahan keberadaan barang. Pembeli juga membuat sistem untuk membangun data transaksi penjualan dan transaksi piutang jika penjualan barang tidak dilakukan secara tunai. Sedangkan manajemen adalah bagian yang berkepentingan dengan hasil pengolahan yang dilakukan oleh sistem ini, baik itu mengenai transaksi pembelian, transaksi penjualan, transaksi hutang, transaksi piutang terutama perhitungan keuntungan (laba) yang bisa diketahui dalam periode tertentu. b. Sistem Flow Chart Sistem Flow Chart dalam sistem informasi pembelian dan penjualan akan dibuat/digambarkan berdasarkan sistem yang dibangun secara manual dan terkomputerisasi. Secara prinsip baik sistem manual maupun siste terkomputerisasi adalah sama. Hanya saja, pada tahapan aplikasi sistem terkomputerisasi jauh lebih efektif, efisien dan jauh lebih akurat. 49

5 Sistem Flow Chart Pembelian Manual Gambar 3.2 Sistem Flow Chart Pembelian Manual 50

6 Sistem Flow Chart Penjualan Manual Gambar 3.3 Sistem Flow Chart Penjualan Manual 51

7 Sistem Flow Chart Pembelian Terkomputerisasi Gambar 3.4 Sistem Flow Chart Pembelian Terkomputerisasi 52

8 Sistem Flow Chart Penjualan Terkomputerisasi Gambar 3.5 Sistem Flow Chart Penjualan Terkomputerisasi 53

9 Model Logical System a. Data Flow Diagram (DFD) Contex Diagram (DFD Level 0) Gambar 3.6 Contex Diagram (DFD Level 0) DFD Level 1 Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Komputer Gambar 3.7 DFD Level 1 Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Komputer 54

10 DFD Level 2 Development Database Gambar 3.8 DFD Level 2 Development Database DFD Level 2 Transaksi Gambar 3.9 DFD Level 2 Transaksi DFD Level 2 Laporan Gambar 3.9 DFD Level 2 Transaksi 55

11 b. Entity Relationship Diagram (ER D) Gambar 3.10 Entity Relationship Diagram (ER D) 4. KESIMPULAN dan SARAN 4.1 Kesimpulan Berdasarkan pengolahan data secara berulang-ulang dengan jumlah data yang cukup besar maka sistem komputerisasi adalah slah satu alternatif untuk meningkatkan efisien dan efektifitas kerja. Secara garis besar kesimpulan penulis tugas akhir ini adalah bahwa pembuatan suat program pengolah data pembelian dan penjualan komputer pada toko komputer MediaCom Pajarakan, akan dapat membantu untuk pengolahan data tersebut, yaitu: 1 Dengan menggunakan sistem komputerisasi dapat mengolah data secara efektif dan efisien. 1. Memberikan informasi tentang keberadaan persediaan barang yang ada ditoko secara cepat. 2. Untuk memepermudah membuat laporan pembelian dan penjualan, pengecekan dan keuntungan akan lebih sistematis sehingga akan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan. 4.2 Saran-Saran Dengan melihat beberapa permasalahan yang ada pada objek disini, maka penulis dapat memberikan suatu saran yang konstruktif yang nantinya akan memberikan solusi yang terbaik pada obje. Karena komputer mempunyaipengaruh yang cukup besar terhadap sistem pengolahan databarabg dan transaksi pembelian dan penjualan, maka kesiapan pemakai sangatlah diperlukan dan apabila dilakukanpeningkatan sistem komputerisasinya, maka perlu diimbangi dengan kesiapan sumberdaya manusianya. Agar sistem informasi bisa lebih maksimal dalam pengolahan data secara integratif, maka pengembangan sistem informasi pembelian dan penjualan dapat dilakukan dengan metode clien server dalam local area network, selain itu pengembangan perangkat lunak juga dapat dilakukan dengan membuat sistem pendukung keputusan (sistem pakar pembelian dan penjualan) yang banyak digunakan oleh banyak user. 56

12 5. DAFTAR PUSTAKA Abdul Kadir, 1999.Basis Data, ANDI Yogyakara. Fathansyah, Basis Data, Balai Informasi Yogyakarta. Jogiyanto Hartono, Pengenalan Komputer, ANDI Yogyakara. Pamungkas, Tip & Trik Microsoft Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta. Uus Rusmawan, Mengolah database dengan SQL dan Crystal Reportdalam Visual Basic 6.0, Elex Media Komputindo, Jakarta. 57