Mengupas Kedahsyatan Array Formula Ctrl+Shift+Enter (CSE) Microsoft Excel

Transkripsi

1

2 Mengupas Kedahsyatan Array Formula Ctrl+Shift+Enter (CSE) Microsoft Excel

3 Sanksi Pelanggaran Pasal 113 Undang-Undang Nomor 28 Tahun 2014 tentang Hak Cipta 1. Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp (seratus juta rupiah). 2. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp ,00 (lima ratus juta rupiah). 3. Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp ,00 (satu miliar rupiah). 4. Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp ,00 (empat miliar rupiah).

4 Mengupas Kedahsyatan Array Formula Ctrl+Shift+Enter (CSE) Microsoft Excel Johar Arifin PENERBIT PT ELEX MEDIA KOMPUTINDO

5 Mengupas Kedahsyatan Array Formula Ctrl+Shift+Enter (CSE) Microsoft Excel Johar Arifin 2017, PT Elex Media Komputindo, Jakarta Hak cipta dilindungi undang-undang Diterbitkan pertama kali oleh Penerbit PT Elex Media Komputindo Kelompok Gramedia, Anggota IKAPI, Jakarta 2017 ID: ISBN: Dilarang keras menerjemahkan, memfotokopi, atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit. Dicetak oleh Percetakan PT Gramedia, Jakarta Isi di luar tanggung jawab percetakan

6 Kata Pengantar Istilah rumus atau formula digunakan Excel untuk menyebut rumus berupa operasi matematika dan penggunaan fungsi (function). Fungsi secara sederhana dapat diartikan sebagai rumus siap pakai yang disediakan Excel dan pengguna tinggal mengisikan argumen yang ditetapkan. Selain rumus yang telah banyak dikenal pengguna Excel, terdapat lagi istilah rumus array atau array formula. Rumus jenis ini bisa dikatakan sebagai bentuk rumus tingkat lanjut (advanced) yang mensyaratkan pengguna mampu menyusun rumus dan mengombinasikannya dengan fungsi. Buku yang mengupas tentang rumus array tidak sebanyak buku yang membahas tentang Microsoft Excel secara umum. Hal ini bisa disadari bahwa untuk menyusun rumus array tidak baku sebagaimana penyusunan rumus atau fungsi terapan. Buku ini hadir secara khusus membahas rumus tingkat lanjut tersebut mulai dari tingkat dasar untuk pemula hingga rumus yang rumit bagi mereka yang telah berpengalaman. Perlu waktu yang cukup lama untuk menyiapkan buku ini sampai ke tangan pembaca. Materi studi kasus penulis kembangkan dari studi kasus yang pernah ditulis, referensi dari berbagai sumber baik buku maupun internet, dan yang tak kalah penting adalah masukan dan sumbangan pemikiran dari pembaca. Buku ini hadir tidak sekadar melengkapi buku tentang Microsoft Excel, tetapi ditulis melalui serangkaian persiapan yang matang dengan melalui banyak uji coba beragam studi kasus. Mengupas bahasan dalam berbagai tingkat kesulitan mulai dari yang mudah, cukup sulit, dan sulit penulis bagikan kepada pembaca. Materi yang ditulis dalam buku ini bukan yang ringan dan biasa-biasa saja, namun penulis mencoba menjelaskan setiap studi kasus dengan lengkap dan rinci. Pembahasan yang sulit sekalipun dikemas ringan dengan bahasa yang sederhana, jelas, dan singkat dengan harapan menjadi lebih mudah untuk dipelajari. Semua studi kasus penulis bagikan kepada pembaca baik berupa pembahasan maupun dalam bentuk media untuk berlatih. Bagi penulis, sebagus buku apa pun tanpa niatan yang tulus dalam berbagi materi tidak banyak berarti bagi pengembangan diri pembaca. v

7 Dalam kesempatan ini, penulis menyampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak memberi dorongan, dukungan, dan bantuan hingga dapat menyelesaikan buku ini. Permohonan maaf sekaligus ucapan terima kasih kepada istri, Dini dan anak-anak (Findi, Hanan, dan Faris) yang telah banyak berkorban, memberi kesempatan saya, dan menciptakan suasana yang tenang hingga buku ini selesai ditulis. Untuk merekalah karya ini dipersembahkan. Ucapan terima kasih juga disampaikan kepada Mas Al. Ari Subagijo, Vincent S., Eko Sulistiono, Mba Linda, Adriana Dwi S., Elizabeth Aribawa, Sri Tjandra, Anindita, dan rekan-rekan di Elex Media Komputindo, berkat sentuhan dan kreativitasnya buku yang ke-86 ini sampai ke tangan pembaca. Secara khusus disampaikan terima kasih kepada pembaca yang telah memilih buku ini untuk mempelajari formula array. Harapan saya, meskipun kecil artinya, buku ini dapat memberikan sumbangan bagi pengembangan diri pembaca. Sebagai bentuk penghargaan dan penghormatan kepada pembaca, saya akan selalu berusaha menulis dan menulis lagi. Semoga bermanfaat. Jakarta, April 2017 Johar Arifin vi

8 Daftar Isi Kata Pengantar... v Daftar Isi... vii Bab 1 Array Formula Pengantar Tentang Rumus Array Format Tampilan Tabel Angka dan Teks Konversi Angka Validasi Data Tombol Pilihan Scroll Bar Format Kondisional Tentang Buku Ini Mengunduh File Bab 2 Dasar Rumus Array Rumus Array Fungsi Terapan Fungsi Row Fungsi Column Fungsi Sum vii

9 2.3 Studi Kasus Terapan Membuat Urutan Angka Membuat Urutan Angka Mendatar Membuat Urutan Angka Menurun Membuat Urutan Angka Menurun 1 sampai Menghapus Rumus Array Perkalian Data Antar-range Menjumlah Hasil Perkalian Perkalian Sel Semi-absolut Bab 3 Konstanta Array Konstanta Array Elemen dalam Konstanta Array Memberi Nama Konstanta Array Menggunakan Nama Konstanta Array Konversi Referensi Sel Menjadi Nilai Fungsi Transpose Studi Kasus Terapan Konstanta Mendatar Konstanta Menurun Konstanta Dua Dimensi Konstanta dalam Rumus Perkalian dalam Array Pangkat dalam Array Mengubah Urutan Baris ke Kolom Mengubah Urutan Kolom ke Baris Mengubah Urutan Konstanta Dua Dimensi Aturan Penggunaan Rumus Array Keunggulan dan Kelemahan Array viii

10 Bab 4 Operator Array Operator Array Studi Kasus Terapan Fungsi dan Operator Array And Fungsi dan Operator Array Or Operator Array And (1) Operator Array And (2) Operator Array - Or Data Penjualan Tertinggi Nama Range dalam Rumus Array Array dan Fungsi Sumifs Bab 5 Menyalin Array Pengantar Studi Kasus Terapan Penggunaan Sumif dalam Array Penggunaan Countif dalam Array Bab 6 Fungsi Logika Fungsi Logika If Studi Kasus Terapan Fungsi If - Teks (1) Fungsi If - Teks (2) Fungsi If Teks (3) Fungsi If Angka dan Teks (1) Fungsi If Angka dan Teks (2) Fungsi If Bertingkat Fungsi If dan Not ix

11 Bab 7 Fungsi Vlookup dan Hlookup Pengantar Tabel Data Fungsi Vlookup Fungsi Hlookup Rumus Array, Vlookup, dan Hlookup Bab 8 Manajemen Data Pengantar Fungsi Sumif dan Sumifs Fungsi Sumif Fungsi Sumifs Studi Kasus Terapan Transaksi Penjualan oleh Pemasar Transaksi Penjualan per Produk Penjualan Produk per Wilayah Harga Jual Tertinggi Menghitung Unit Terjual Harga Jual Rata-Rata Produk Harga Jual Rata-Rata Tertimbang Periksa Hasil Penjualan Rincian Penjualan pada Kombinasi Wilayah Bab 9 Data Table Data Table Mengenal Susunan Tabel Data Fungsi Finansial Fungsi PV (Present Value) Fungsi FV (Future Value) Fungsi Pmt (Payment) x

12 9.4 Studi Kasus Terapan Harga Tanah Laba dan Harga Jual Proyeksi Penjualan Tabungan Angsuran Pinjaman Investasi Bab 10 Format Kondisional Rumus dalam Format Kondisional Studi Kasus Terapan Penjualan Tertinggi Penjualan Terendah Penjualan Terendah Tanpa Nol Nama Buah-buahan Bilangan Ganjil Bilangan Genap Bilangan Ganjil dan Genap Alamat (Satu Baris Data) Perbedaan Data Data Tidak Terdaftar Angka Teratas (Top) Angka Terbawah (Bottom) Hasil Pencarian Sekian Hari Setelah Tanggal Tertentu Grafik Gantt Melihat Format Kondisional Bab 11 Tabel Keuangan Tabel Keuangan xi

13 11.2 Membuat Tabel Keuangan Studi Kasus Terapan Nilai Sekarang dari Rp1 (Nilai Tunggal) Nilai Sekarang dari Anuitas Biasa Rp Nilai Sekarang dari Anuitas di Muka Rp Nilai akan Datang dari Rp1 (Nilai Tunggal) Nilai akan Datang dari Anuitas Biasa Rp Nilai akan Datang dari Anuitas di Muka Rp Tabel untuk Semua Nilai Bab 12 Peramalan Bisnis Pengantar Fungsi Forecast dan Trend Studi Kasus Terapan Peramalan Berdasarkan Garis Tren Peramalan Menggunakan Fungsi Forecast Peramalan Menggunakan Fungsi Trend Bab 13 Studi Kasus Terapan Pengantar Studi Kasus Terapan Matematika Sederhana Menghitung Nilai Rata-Rata Analisis Penjualan Menjumlah Angka Menghitung Data Mengabaikan Pesan Kesalahan Tender Proyek Investasi Peringkat xii

14 Daftar Nama Bulan dan Kalender Menghilangkan Karakter Selain Angka Menempatkan Karakter ke Setiap Kotak Distribusi Frekuensi Lookup dengan Beberapa Kriteria Membalik Urutan Data Menampilkan Range yang Berisi Data Menampilkan Angka Positif Mengurutkan Angka dan Meniadakan Baris Kosong Mengurutkan Teks (A-Z) Validasi Kartu Daftar Pustaka Tentang Penulis xiii

15 Bab 1 Array Formula Rumus array (array formula) merupakan fasilitas canggih yang luput dari perhatian pengguna, padahal berkerja sangat efektif dan efisien. 1.1 PENGANTAR Microsoft Excel bisa jadi salah satu dari sedikit program yang tidak pernah habis untuk dieksplorasi. Beragam fasilitas canggih yang mudah dioperasikan sering kali membuat pengguna terlena dan menganggap remeh program aplikasi ini. Barangkali apa yang selama ini kita gunakan dan kuasai baru sebagian kecil dan bisa jadi kurang dari 20% yang disediakan oleh Excel. Belum lagi, program aplikasi ini selalu dikembangkan oleh Microsoft. Hal ini bisa dilihat secara berkala, dalam kisaran 3 tahunan akan muncul versi terbaru. Bahasa gaulnya, Excel tidak ada matinya untuk dipelajari! Apa saja yang harus dipelajari dari Excel? Pertanyaan yang tidak mudah untuk dijawab karena kembali lagi pada kebutuhan pengguna. Paling tidak, mampu mengoperasikan Excel dengan cara yang benar, sehingga dapat bekerja lebih efektif dan efisien. Pengetahuan dasar, antara lain cara menyalin dan menempatkan data (copy and paste), menyusun rumus, menggunakan fungsi terapan, melakukan format tabel, membuat grafik, dan sebagainya. Materi semacam ini biasanya dikupas dalam buku yang membahas tentang program aplikasi Microsoft Excel. Misal, Microsoft Excel 2007, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, Microsoft Excel 2016, dan versi terbaru berikutnya. 1.2 TENTANG RUMUS ARRAY Pengguna program aplikasi Excel hampir pasti telah dapat mengoperasikan program aplikasi ini, pernah menyusun rumus (formula), dan menggunakan fungsi pada tabel data. Sebuah rumus atau fungsi yang disusun biasanya hanya untuk mengisi suatu sel, dan jika digunakan untuk mengisi sel lain, 1

16 maka harus disalin (copy) dan ditempatkan (paste). Sepengetahuan penulis, istilah formula sudah diserap dalam bahasa Indonesia (lihat KKBI) sehingga bisa saja diganti dengan istilah rumus atau tetap dengan istilah formula. Sedangkan istilah array, penulis tulis (sebut) apa adanya karena tidak ditemukan padanan dalam bahasa Indonesia. Penyebutan array formula (istilah asing) dalam pembahasan buku ini bisa diterjemahkan sebagai rumus array atau formula array. Apa pun sebutannya, array formula, rumus array, atau formula array mudah-mudahan tidak diperdebatkan karena substansinya adalah sama. Pembahasan dalam buku ini banyak menggunakan istilah rumus array dan formula array. Penggunaan rumus array dapat mengisi hasil rumus atau fungsi pada seluruh sel tanpa proses copy paste, sehingga berkerja menjadi lebih efektif dan efisien. Keunggulan lain tentang formula array adalah mempersingkat penggunaan fungsi. Persiapan apa yang harus dikuasai untuk menggunakan formula array? Idealnya, pengguna program aplikasi Microsoft Excel telah mampu menyusun rumus dan terbiasa menggunakan fungsi. Namun, pembaca yang merasa belum mahir menyusun rumus dan menggunakan fungsi, tidak perlu khawatir, materi buku ini akan membahas penyusunan rumus array mulai dari dasar. Pembahasan dalam beberapa bab dilengkapi file yang berisi studi kasus yang diselesaikan dengan formula array, dan dengan rumus atau fungsi non-array sebagai bahan perbandingan. 1.3 FORMAT TAMPILAN TABEL Program aplikasi Excel dilengkapi fasilitas untuk membuat tabel data tampil lebih menarik. Bukan saatnya lagi pengguna hanya mampu membuat tabel data tanpa memperhatikan format tampilan agar interaktif, komunikatif, dan memiliki nilai estetika. Materi berikut akan mengupas enam fasilitas, yaitu menambah teks pada angka, menyingkat tampilan angka, validasi data, tombol pilihan, scroll bar, serta membuat format kondisional. Materi tersebut yang penulis pandang perlu dikuasai bilamana pembaca belum memahaminya. Bagi pembaca yang merasa telah terbiasa menggunakan fasilitas tersebut, dapat melewati pembahasan bab ini. Materi pembahasan bab ini dilengkapi file BAB01 dan media berlatih telah disiapkan dalam file BAB01L. Pembaca dapat mengikuti pembahasan dengan asumsi program aplikasi Microsoft Excel dan file BAB01 atau BAB01L telah siap dioperasikan. 2

17 1.3.1 ANGKA DAN TEKS Menambahkan teks pada sel yang berisi angka. Silakan klik tab sheet KASUS1 dan perhatikan tampilan tabel data melalui Gambar 1.1. berikut ini. Gambar 1.1. Menambahkan teks pada sel berisi angka Penambahan teks tersebut menjadikan isi suatu sel lebih informatif dan tetap dapat digunakan untuk operasi matematika. Cara termudah untuk format tersebut adalah dengan klik kanan mouse, pilih menu Format Cells. Jendela Format Cells tab Number ditampilkan, klik pilihan Custom, pada kotak isian Type: pilih format yang dikehendaki diikuti teks dengan diapit tanda petik ( teks ). Gunakan karakter # (tanda pagar) dan atau 0 (angka nol) untuk simbol angka. Perbedaan keduanya, karakter # di posisi belakang koma, jika yang dihasilkan adalah angka nol, angka di belakang koma ditiadakan. Sedangkan jika untuk format di belakang koma adalah 0 dan jika yang dihasilkan adalah angka nol, akan disertakan sekian angka nol di belakang koma KONVERSI ANGKA Konversi atau menyingkat angka ke satuan ribuan, jutaan, miliaran, atau triliunan, dengan demikian lebih praktis membacanya. Silakan klik tab sheet KASUS2 dan perhatikan tampilkan tabel data melalui Gambar 1.2. berikut ini. 3

18 Gambar 1.2. Konversi atau menyingkat satuan angka Bagaimana memahaminya? Silakan klik tombol scroll-bar dan amati bagian keterangan setiap efek klik tombol. Menyingkat angka dilakukan dengan memberi titik (.) atau koma (,) di belakang karakter # atau 0 - tergantung setelan (setting) komputer. Penjelasan pemberian jumlah titik atau koma adalah: 1 untuk per seribu, 2 untuk per sejuta, 3 untuk per semiliar, dan 4 untuk per setriliun. Bagaimana cara memberi format untuk menyingkat pembacaan suatu angka? Klik kanan mouse pada sel atau range yang akan diformat, pilih menu Format Cells. Jendela Format Cells tab Number ditampilkan, pilih Custom, selanjutnya perhatikan contoh isian pada bagian Type: VALIDASI DATA Fasilitas validasi data digunakan untuk membatasi isian suatu sel atau range. Fasilitas ini pada program aplikasi Microsoft Excel versi 2003 terdapat dalam menu Data > Validation. Posisi fasilitas pada program aplikasi Excel 2007/2010/2013/2016, dengan klik tab pita Data, klik tombol bermenu Data Validation dan pilih tombol/ikon Data Validation yang terdapat dalam grup Data Tools. Silakan klik tab sheet KASUS3 dan perhatikan tampilan tabel data melalui Gambar 1.3. berikut ini. 4

19 Gambar 1.3. Membuat pilihan dengan fasilitas validasi data Gambar di posisi kiri atas dalam tabel data menunjukkan posisi fasilitas dalam tab Data. Pembuatan pilihan dengan fasilitas validasi data membutuhkan daftar, dalam contoh, kasus nama bulan dan nama kota. Jika daftar nama bulan tidak berupa nama range, hanya dapat digunakan pada sheet bersangkutan, tetapi jika berupa nama range, dapat digunakan pada sheet lain dalam file yang sama. Bagaimana caranya? Contoh pertama, telah tersedia daftar nama bulan dalam range B11:B22, tempatkan penunjuk sel pada alamat sel J11. Aktifkan jendela atau kotak dialog Data Validation. Selanjutnya, pilih List di bagian Allow:, pada kotak isian Source: sorot range B11:B22, akhiri dengan klik tombol OK. Kedua, perhatikan daftar nama kota dalam L4:L12 yang telah penulis beri nama KOTA (bisa nama lain, sepanjang informatif). Nama range tersebut akan dijadikan sumber pilihan kota yang dibuat dengan fasilitas validasi data. Silakan tempatkan penunjuk sel (cell pointer) pada alamat sel O3, aktifkan jendela Data Validation, pilih List pada bagian Allow: dan ketik tanda = (sama dengan) diikuti nama range (KOTA) pada bagian Source:, akhiri dengan klik tombol perintah OK TOMBOL PILIHAN Sebagian tabel data dalam buku ini dilengkapi tombol masukan data berupa tombol pilihan (option button) dan batang penggulung (scroll-bar), selanjutnya disebut sebagai tombol. Penggunaan tombol tersebut untuk memilih dan menetapkan data masukan (input data). Ketiga tombol terdapat di bagian Form Controls setelah klik tombol bermenu Insert atau Sisipkan yang terdapat dalam pita Developer atau Pengembang (Excel dengan bahasa Indonesia) seperti ditunjukkan dalam Gambar 1.4. Pita Developer sebenarnya 5