BAB III METODOLOGI. Proses bisnis yang ada pada perusahaan ditentukan berdasarkan business model,

Transkripsi

1 BAB III METODOLOGI 3.1 Kerangka Pikiran Proses bisnis yang ada pada perusahaan ditentukan berdasarkan business model, pembagian kerja, dan asumsi-asumsi yang baik secara langsung ataupun tidak langsung. Sehingga sebelum melakukan perubahan proses, maka ketiga hal ini harus diperhatikan terlebih dahulu. BUSINESS MODEL PEMBAGIAN KERJA PROSES LAMA ASUMSI METODE REKAYASA ULANG PROCESS 2000 PROSES BARU Gambar 3.1 Kerangka Pikir

2 Model bisnis dari perusahaan memberikan pengaruh paling besar atas setiap proses bisnis didalam perusahaan. Berdasarkan model bisnis ini maka proses bisnis terbentuk. Demikian juga dengan PT XYZ, dimana model bisnis terlihat dibawah. SUPPLIER Dalam Negeri Cth : petani local. Luar Negeri Cth : Australia, Jordan, India Garam Curah PELANGGAN KONSUMSI Cth : pabrik garam, retailer INDUSTRI Cth : peternakan, pabrik kulit, pabrik es - Garam Halus - Garam Gandu Garam PT XYZ Gambar 3.2 Model Bisnis PT XYZ PT XYZ berfungsi sebagai mediator dari supplier yang menyediakan garam bagi kebutuhan dalam negeri. Supplier akan mensupplai garam curah (masih dalam bentuk kristal) sebagai bahan baku dasar untuk produk garam yang dijual PT XYZ. Pelanggan PT XYZ pada umumnya merupakan perusahaan yang mensupplai produk mereka untuk kebutuhan konsumsi (contoh : untuk dijual di pasar, supermarket), dan untuk kebutuhan industri (contoh : sebagai bahan baku makanan ternak, sebagai bahan baku untuk keperluan proses, sebagai bahan baku komposisi es). Selain sebagai mediator, PT XYZ juga mengolah bahan baku garam yang dibelinya. Garam curah yang dibeli dari supplier, akan diolah menjadi garam halus, garam gandu, dll sesuai permintaan pelanggan.

3 Pembagian kerja terjadi karena aktivitas-aktivitas yang dilakukan bertambah banyak (kuantitas) dan bertambah kompleks (kualitas). Pembagian kerja dalam suatu organisasi / perusahaan dapat terlihat dalam struktur organisasi / perusahaan tersebut. Demikian juga pada PT XYZ, pembagian kerja akan dapat terlihat dalam struktur organisasinya. Dan untuk proses Penerimaan Pesanan dan proses Penukaran Faktur, pembagian kerja akan terlihat di bagian pemasaran, gudang, dan keuangan, lalu akan berhubungan dengan departemen lainnya, contohnya : Produksi, Keuangan, dll. Karena metode rekayasa ulang akan menghasilkan perubahan pada proses lama, maka mungkin sekali akan terjadi perubahan pada struktur organisasi perusahaan maupun tanggung jawab dari anggota organisasi. Ada beberapa asumsi yang baik secara sadar ataupun tidak berlaku dalam PT XYZ. Asumsi-asumsi tersebut akan mempengaruhi pembentukan proses bisnis perusahaan. Contoh asumsi yang telah melekat didalam perusahaan yang berlaku sampai saat ini : setiap masalah keuangan lebih baik dilakukan dalam kontrol yang sangat ketat dari pemilik, pemasaran hanya perlu untuk manangani urusan mencari pelanggan sedangkan untuk menangani barang adalah urusan gudang, otorisasi pembelian dalam kuantitas besar harus disetujui oleh pemilik karena resiko yang ditanggung terlalu besar untuk bagian purchasing sehingga pembelian dalam kuantitas besar hanya bisa ditangani oleh pemilik. Metode rekayasa ulang pun terkadang harus berurusan dengan masalah asumsi tersebut. Metode rekayasa ulang akan digunakan untuk menganalisa proses penerimaan pesanan, dan proses penukaran faktur untuk mencari kemungkinan melakukan perubahan yang berfokuskan pada proses. Metode rekayasa ulang akan membantu

4 dalam melakukan perubahan pada proses tersebut, sehingga dapat memberikan perubahan dari performance yang signifikan bagi perusahaan. Alat bantu diperlukan oleh metode rekayasa ulang untuk memberikan gambaran yang lebh jelas atas hasil dari rekayasa ulang tersebut, juga untuk melakukan uji kelayakan untuk mengukur perubahan performance yang terjadi atas perubahan proses persediaan. Sehingga dengan alat bantu ini dapat diketahui apakah perubahan ini memberikan dampak yang signifikan bagi perusahaan. Alat bantu yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah Micrografix Proceess Tahapan-Tahapan Rekayasa Ulang Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode Rapid Re dari Raymond L. Manganelli dan Mark M. Klein dengan alasan bahwa metode Rapid Re memiliki tahapan-tahapan yang sangat membantu dalam melakukan analisa dan melakukan rekayasa ulang. Metode Rapid Re memiliki tahapan-tahapan sebagai berikut : 1.Persiapan Tujuan dari tahapan awal ini adalah untuk mengumpulkan dan mengorganisir orang-orang atau tim yang akan melakukan rekayasa ulang pada suatu organisasi. Pengumpulan anggota tim bisa dilakukan dari dalam organisasi dari berbagai bagian atau fungsional, ataupun bisa dari luar dengan menggunakan jasa konsultan. Melalui tahapan ini akan didapatkan kebutuhan untuk rekayasa ulang, tim pelaksana rekayasa ulang, dan kesepakatan yang lebih kuat untuk

5 melakukan proses rekayasa ulang dari awal perencanaan sampai implementasi berakhir. Pada tahapan Persiapan diharapkan tercapai. Karena pada penulisan thesis ini hanya dilakukan oleh seseorang, maka tidak dilakukan pembentukan suatu tim. Yang dilakukan adalah mencari kebutuhan PT XYZ yaitu meningkatkan kemampuan untuk berkompetitif, dan melakukan pendekatan terhadap orang-orang pada posisi kunci, dan orang-orang yang berhubungan langsung ataupun tidak langsung dengan pelaksanaan proses persediaan pada saat ini untuk mendapatkan informasi yang berguna, sehingga memungkinkan dilakukannya penelitian. 2.Identifikasi Tujuan dari tahapan Identifikasi adalah untuk mendapatkan gambaran yang jelas atas proses persediaan yang selama ini sedang berjalan. Yang perlu untuk diidentifikasi adalah: pelanggan, proses pada saat ini, performance. Untuk mendapatkan gambaran yang tepat maka kegiatan pada tahap ini adalah mengumpulkan data yang dilakukan dengan melakukan interview dengan orang-orang yang berhubungan dengan proses pengiriman dan penagihan, dan mengumpulkan dokumentasi-dokumentasi yang dapat membantu memberikan gambaran atas proses-proses yang berlangsung selama ini, serta melakukan observasi langsung pada saat pelaksanaannya. Didapatkan bagaimana proses Penerimaan Pesanan dan Penukaran Faktur dimulai dari didapatnya pesanan pembelian dari pelanggan kepada bagian pemasaran, yang diteruskan hingga proses penukaran faktur ke pelanggan. Sehingga didapat suatu model dari proses penerimaan pesanan dan penukaran faktur yang lama, dan gambaran dari

6 organisasi perusahaan yang terlihat dalam struktur organisasi perusahaan, volume dan frekuensi proses tersebut, serta sumber daya yang diperlukan. 3.Visi Tujuan dari tahap Visi adalah untuk mengembangkan suatu visi yang dapat menghasilkan terobosan bagi performance. Pada tahap ini perlu dilakukan identifikasi permasalahan-permasalahan yang ada, pengukuran terhadap performance dari proses saat ini, dan pencarian terhadap kemungkinan untuk melakukan perubahan dan sasaran dari perubahan tersebut. Sehingga kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini adalah melakukan analisa atas alur kerja dari proses persediaan yang lama untuk mencari apakah ada gejala-gejala permasalahan pada bagian proses tersebut yang dirasakan oleh orang-orang yang terkait didalamnya seperti : pengulangan pekerjaan, proses yang terlalu kompleks, dan sebagainya; juga melakukan pengukuran perfomance dari proses persediaan yang lama sebagai tolak ukur; dan melakukan analisa atas setiap bagian dari kegiatan penjualan dan keuangan untuk mencari kemungkinan yang dapat memberikan perubahan yang signifikan bagi perusahaan dan pelanggan. Setelah mempelajari maka didapatkan bahwa terjadi ketidakefisienan dalam administrasi perusahaan untuk kegiatan penerimaan pesanan dari pelanggan, dan keterlambatan pada saat penukaran faktur hendak dilakukan dari gudang ke kantor pusat. Solusi yang dapat memberikan pemecahan bagi permasalah diatas adalah dengan merekayasa ulang proses penerimaan pesanan dan penukaran faktur tersebut. 4.Solusi

7 Tujuan dari tahapan Solusi adalah untuk menjelaskan dengan detil hal-hal teknis dan sosial dari perubahan proses lama menjadi proses yang baru. Tahapan ini terbagi dari dua bagian yaitu : technical design, dan social design. Technical design akan memberikan gambaran atas teknologi, sistem baru, prosedur, dan lain-lain yang akan berlaku pada saat implementasi rekayasa ulang dilaksana. Sehingga akan didapatkan cara pelaksanaan dari proses yang baru. Social design akan memberikan gambaran atas pengoranisasian, perubahan tanggung jawab, jenjang karir, kompensasi dan insentif, pelatihan, dan lainnya pada saat proses yang baru diimplementasikan. Karena batasan pelaksanaan penulisan thesis ini, maka tahapan ini tidak dilakukan secara keseluruhan, hanya akan dicantumkan alur proses penerimaan pesanan dan penukaran faktur yang baru. 5.Transformasi Tujuan dari tahapan akhir ini adalah untuk menjalankan perubahan dari tahaptahap sebelumnya. Pelakasanaan tahapan ini mungkin dalam bentuk proyek percobaan, ataupun langsung dalam skala yang menyeluruh. Pelaksanaan tahap solusi dijalankan hanya sampai pada uji kelayakan. Karena batasan pelaksanaan rekayasa ulang pada penulisan thesis ini, maka pelaksanaan Transformasi / perubahan ini hanya dilakukan pada simulasi dengan menggunakan software Micrografix Proceess2000 untuk memberi gambaran atas perubahan yang terjadi. Software ini akan mensimulasikan perubahan-perubahan yang terjadi dari proses pembelian pesediaan lama menjadi proses pembelian persediaan baru, sehingga dapat dilihat besarnya perubahan yang terjadi bagi perusahaan.

8 3.4 Latar Belakang Perusahaan Sejarah Perusahaan PT XYZ adalah sebuah perusahaan distributor garam. PT XYZ didirikan oleh Bpk. Tanu Wikodhiono pada tahun PT XYZ membeli garam dari petani. Garam tersebut lalu diproses sehingga dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan konsumsi dan kebutuhan industri. PT XYZ terus berkembang sampai tahun 1997 dimana turnover permintaan garam mencapai 6000 MT/ bulan. Setelah diterbitkannya peraturan pemerintah tahun 1998 mengenai garam, ijin untuk mengimpor, yang dahulu hanya diberikan kepada perusahaan milik negara, diberikan juga kepada perusahaan produsen garam. Pada tahun itu PT XYZ mulai mengimpor garam dari Australia. PT XYZ juga mengimpor dari India dan Jordan untuk memenuhi kebutuhan konsumsi dan industri yang terus meningkat, dengan terus mempertahankan keseimbangan antara pengadaan garam lokal dengan garam impor untuk mempromosikan pertumbuhan industri garam lokal. Total volume garam yang diimpor oleh PT. XYZ sampai Juli 2001 telah mencapai lebih dari MT. Apabila menggabungkan garam lokal dengan garam impor, maka akan didapatkan turnover lebih dari MT per tahun

9 3.4.2 Struktur Perusahaan DIREKTUR UTAMA DIREKTUR MANAJER PEMBELIAN MANAJER KEUANGAN MANAJER PERENCANAAN PRODUKSI MANAJER PEMASARAN KEPALA PRODUKSI KEPALA JAMINAN MUTU KEPALA GUDANG Gambar 3.3 Struktur Organisasi PT XYZ

10