Laporan Tahunan Komisi Informasi Provinsi Jawa Timur Tahun 2015

Transkripsi

1 PPID Gambaran Umum Sebagai sebuah lembaga negara lembaga negara penunjang (state auxiliary body) yang dibentuk berdasarkan mandat UU No. 14 tahun 2008 tentang KIP, Komisi Informasi Provinsi Jawa Timur, adalah Badan Publik. Karenanya, lembaga ini juga wajib membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID Komisi Informasi Prov Jatim (KI Jatim) mulai bentuk dan dilantik sejak tahun Saat itu, struktur PPID hanya terdiri dari seorang PPID, Meja Layanan dan Atasan PPID. Hal itu dikarenakan, staf KI Jatim yang hanya berjumlah 3 orang. Pada tahun 2011, PPID mulai dilengkapi struktur yang lebih lengkap. Hal itu dimungkinkan karena KI Jatim mendapat tambahan staf sebanyak 6 orang, sehingga total staf menjadi 11 orang. Struktur PPID mulai dilengkapi dengan bidang dokumentasi/klasifikasi, bidang penyeselesaiang sengketa dan bidang publikasi. Sejak tahun 2011, KI Jatim telah meluncurkan website kip.jatimprov.go.id sebagai media edukasi dan sosialisasi. 39

2 Pada tahun 2014 KI Jatim menetapkan Standar Operesional Prosedur Layanan Informasi dengan Nomor 01/SOP/KI-Prov.Jatim/V/2014 yang mengatur tugas dan tanggung jawab PPID. SOP ini diantaranya mengatur fase penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP), Fase Penerimaan Permohonan Informasi Publik, Fase Fase Penerimaan Atas Pernyataan Keberatan dan Sengketa Informasi. Dalam rangka meningkatkan kapasitas pengelolaan dan pelayanan informasi publik, KI Jatim bekerja sama dengan AIPD maupun PATTIRO, mengadakan pelatihan PPID bagi staf KI Jatim. Pelatihan pertama pada Agustus 2014 mengenai mekanime layanan informasi dan penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP). Pelatihan kedua, dilaksakan pada tanggal Nopember 2014 dengan materi Sistem Informasi Penyelesaian Sengketa Informasi (SIPSI) dan Sistem Informasi Publik (SIP). Pelaksanaan Pelayanan Informasi 1. Sarana Prasarana Sarana prasarana PPID KI Jatim selama ini bergabung dengan bagian kesekretariatan. Sarana Prasara yang tersedia antara lain, meja layanan, telpon dan komputer, papan pengumuman. 2. Sumber Daya Manusia Mengingat staf KI Jatim yang terbatas, struktur KI Jatim dibentuk dengan sederhana. Berikut ini susunan staf PPID KI Jatim : 1. Atasan PPID : Ketua KI 2. PPID : Supriyanto 3. Sekretaris : Ayu Saulina 40

3 4. Klasifikasi & Sengketa : Dwi Susila W 5. Dok & Publikasi : Dwi Waluyo, Rahmad Hartono 6. Meja Layanan : Anjaina & Sielfia 3. Anggaran Pelayanan Informasi PPID KI Jatim, sejak tahun 2010 hingga tahun 2015, belum mendapat alokasi anggaran khusus PPID. 1. Jumlah permohonan Informasi Publik - Datang Langsung : 53 pemohon - Surat/ 3 permohonan - Telp : 19 permohonan Total : 75 permohonan 41

4 2. Waktu memenuhi permohonan - Langsung : Hari Kerja : 3 - > 10+7 Hari Kerja : 0 3. Jumlah permohonan dikabulkan - Seluruhnya : 75 - Sebagian : 0 4. jumlah permohonan ditolak Ditolak : 0 Kendala Pelayanan informasi publik di KI Jatim telah diupayakan seoptimal mungkin, namun demikian masih terdapat beberapa kendala baik internal maupun eksternal. Kendala internal yang dihadapi KI Jatim yaitu jumlah staf yang terbatas sehingga terjadi rangkap tugas dan tanggung jawab. Hal ini menyebabkan pelayanan informasi tidak terfokus. Selain itu, sarana prasarana juga masih tergabung dengan sarana prasarana bidang penyelesaian sengketa maupun kesekretariatan. Sedangkan kendalan eksternal yang dihadapi PPID KI Jatim adalah adanya pemohon informasi yang mengajukan permohonan dalam jumlah besar dan berulang-ulang. Rekomendasi Untuk menghadapi kendala atau tantangan sebagaimana disebutkan di atas, KI Jatim merekomendasikan hal-hal sebagai berikut: 1. Peningkatan kapasitas petugas PPID 42

5 2. Pelayanan informasi dilakukan oleh petugas yang fokus menangani PPID 2. Perlu ada anggaran khusus dalam layanan informasi dan sarana prasarana PPID yang memadai 3. Perlu edukasi ke masyarakat sebagai pemohon atau pengguna informasi 43