Jurusan Akuntansi FE UTP Surakarta

Transkripsi

1 Jurusan Akuntansi FE UTP Surakarta

2 Mengapa Sistem Pengendalian Manajemen Penting

3 FUNGSI MANAJEMEN Planning Std/ kriteria Hasil vs std Perbaikan Komunikasi Controlling Organizing Actuating Staffing Leading

4 Kerangka Sistem Perencanaan & Pengendalian Manajemen SPPM Perumusan Strategi Sistem Pengendalian Manajemen Pengendalian Operasional Lingkungan SPM Proses SPM ORGANISASI Aturan & Pedoman Budaya Lingkungan Eksternal Proses Formal Proses Informal Pelaporan analisis Pelaksanaan & pengukuran Penyusunan anggaran Penyususnan program PUSAT INVESTASI PUSAT LABA PUSAT PENDAPATAN PUSAT BEBAN

5 Perumusan Strategi Tujuan, Strategi, kebijakan Pengendalian Manajemen Implementasi strategi Pengendalian Tugas Efisien dan efektif

6 PERUMUSAN STRATEGI Adalah proses menetapkan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut. Proses mengidentifikasikan ancaman dan kesempatan yang sebagian besar tidak sistematis, fokus pada jangka panjang, dan memutuskan suatu tujuan, dan strategi baru sebagai wujud responsnya. Perumusan strategi timbul karena : - ancaman (serangan pesaing, pergeseran cita rasa konsumen, peraturan pemerintah) - kesempatan (inovasi teknologi, persepsi pelanggan, pengembangan aplikasi baru dari produk yang sudah ada)

7 Keluaran perumusan strategi Tujuan : sesuatu yang ingin dicapai dengan keberadaan atau eksistensi organisasi. Strategi : rencana-rencana organisasi yang komprehensif, terpadu, luas, penting, dan tanpa batas waktu tertentu yang menyatakan secara umum arah organisai yang diinginkan oleh manajemen senior untuk mencapai tujuan dan sasarannya. Kebijakan : aturan atau seperangkat aturan luas sebagai pedoman bertindak melalui organisasi.

8 Faktor yang harus diperhatikan dalam kebijakan 1. Jelas dan dibuat secara tertulis 2. Efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil 3. Tidak bertentangan dengan aturan yang lebih tinggi 4. Ditinjau secara berkala 5. Selaras dengan tujuan organisasi 6. Meningkatkan disiplin kerja

9 Perumusan Strategi Environmental Analysis Internal Analysis Competitor Customer Supplies Regulatory Social/political Opportunities & Threats Identify Opportunities Technology Know-How Manufacturing Know-How Marketing Know-How Distribution Know-How Logistics Know-How Strengths & Weakness Identify Core Competencies Cocokkan kompetensi internal dengan peluang eksternal Firm Strategies

10 Tujuan perancangan sistem pengendalian manajemen Diperolehnya keandalan dan integritas informasi. Kepatuhan pada kebijakan, rencana, prosedur, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Melindungi aset organisasi Pencapaian kegiatan yang efisien dan efektif.

11 Sistem adalah suatu cara yg ditetapkan sebelumnya untuk menjalankan suatu aktivitas atau seperangkat aktivitas yang biasanya dilakukan secara berulangkali. Karakteristik Sistem: Ritmik Terkoordinasi Untuk mencapai tujuan tertentu Banyak tindakan manajeman yang tidak sistematik (pertimbangan terbaik). Jika seluruh sistem menjamin tindakan yang benar tidak diperlukan manajer manusia

12 AICPA (1949) Bennett (1930) COSO (1992) Arti Sempit Internal check Lbh dr internal check Rencana organisasi, Metode dan upaya koordinasi Proses yang dipengaruhi manusia Deteksi penyimpangan/ fraud Perlindungan aset Keandalan data akuntansi Efisiensi operasi Ketaatan Efektivitas & Efisiensi Keandalan LapKeu Ketaatan

13 JENIS-JENIS PENGENDALIAN 1. Pengendalian pencegahan (Preventive controls) 2. Pengendalian deteksi (Detective controls) 3. Pengendalian koreksi (Corrective controls) 4. Pengendalian pengarahan/ langsung (Directive controls)

14 1. Pengendalian Pencegahan Pengendalian dirancang mencegah sesuatu tak diinginkan sebelum terjadi Susah nich..! Contoh : Kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviuw pengawasan, pengendalian ganda

15 2. Pengendalian Deteksi Pengendalian dimaksudkan mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Ada apa nich..? Contoh : Rekonsiliasi bank, Pengecekan kinerja Cek fisik, Konfirmasi piutang

16 3. Pengendalian Koreksi Pengendalian melalui koreksi terhadap masalah yang terdeteksi oleh pengendalian deteksi. Waduuh.. ada yang keliru nich..! Contoh : Memperbaiki penyimpangan yang terjadi, Memberi sanksi kepada petugas yang melakukan penyimpangan

17 4. Pengendalian Pengarahan Pengendalian pada saat kegiatan sedang berlangsung, agar kegiatan dilaksanakan sesuai kebijakan atau ketentuan berlaku Siap Pak..! Contoh : Supervisi atasan atas bawahan, Pengawasan mandor pada pekerja.

18 5. Pengendalian Pengganti Pengendalian yang dimaksudkan memperkuat pengendalian karena tidak terlaksananya suatu aktivitas pengendalian Terpaksa ikut nyemplung..! Contoh : Pengawasan langsung pimpinan organisasi kecil karena pemisahan fungsi tidak dapat dilakukan Boss

19 PENGENDALIAN MANAJEMEN Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan. Adalah suatu proses yang digunakan untuk mempengaruhi para anggota organisasi agar menerapkan strategi organisasi. Pengendalian manajemen merupakan: Aktivitas pengendalian manajemen Keselarasan tujuan Salah satu alat implementasi strategi Menekankan aspek keuangan dan nonkeuangan Membantu mengembangkan strategi baru

20 Unsur Pengendalian Manajemen Unsur Pengendalian: 1. Detektor atau sensor 2. Assesor atau penilai 3. Efektor atau pengubah 4. Jaringan Komunikasi 1. Detektor : Perangkat yg mengukur apa yg sesungguhnya terjadi dlm proses yg sedang dikendalikan. 2. Assesor : Perangkat yg menentukan signifikansi dari peristiwa aktual dengan membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. 3. Efektor (feedback) : Perangkat yang mengubah perilaku jika assesor mengindikasikan kebutuhan yg perlu dipenuhi. 4. A communications network : Perangkat yg meneruskan informasi antara detector dan assesor dan antara assesor dan effector

21 Contoh Pengendalian Sopir Mobil Mata (sensor) Otak (assessor) Kaki (effector) Jaringan komunikasi dari indera otak anggota badan

22 Keterbatasan pengendalian manajemen 1. Pertimbangan kurang matang Keputusan/kebijakan yang diambil tidak didasarkan suatu pertimbangan rasional berdasarkan informasi yang ada

23 Lanjutan Pengabaian manajemen management override Sikap tidak peduli, membiarkan terjadinya penyimpangan, terlalu percaya.

24 Lanjutan Gagal menerjemahkan perintah Kesengajaan, ketidakmampuan /teliti dalam menafsirkan dan menerapkan kebijakan dan prosedur Hasil yg dicapai tidak sesuai yg diharapkan

25 Lanjutan Kolusi collusion Kerjasama dua orang atau lebih untuk melakukan tindakan yg bertujuan mendapatkan keuntungan pribadi/golongan.

26 ANTHONY- GOVINDARAJAN Suatu alat untuk mengimplementasikan strategi, yang befungsi untuk memotivasi anggota organisasi guna mencapai tujuan organisasi

27 HONGREN- FOSTER-DATAR Pemerolehan dan penggunaan informasi untuk membantu mengkoordinasikan proses pembuatan perencanaan dan pembuatan keputusan melalui organisasi dan untuk memandu perilaku karyawan. MACIARIELLO-KIRBY Perangkat struktur komunikasi yang saling berhubungan yang memudahkan pemrosesan informasi dengan maksud membantu manajer mengkoordinasikan bagian-bagian yang ada dan pencapaian tujuan organisasi secara terus menerus.

28 BIAYA DAN MANFAAT SPM BIAYA Pengorbanan waktu Dokumentasi menambah biaya Otorisasi menyita waktu manajemen Konflik dgn sasaran operasional MANFAAT Meningkatkan akuntabilitas Efektif dlm melindungi aset Pengendalian sumber daya Lebih taat pd kebjkn & prosdr Menghindari fokus berlebihan pd efisiensi dgn ukuran efektivitas

29 Pengendalian Tugas Proses menjamin bahwa tugas tertentu dilaksanakan secara efektif dan efisien Berorientasi pada transaksi Dilakukan berulangkali (amat sistematis) Ada hubungan sebab akibat (lebih ilmiah)

30 Beda Perumusan Strategi dan Pengendalian Manajemen Perumusan Strategi Menetapkan strategi Pengendalian Manajemen Mengimplementasikan strategi Kurang sistematis Lebih sistematis Menyangkut sedikit personel Seluruh personel organisasi

31 Beda Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen Sistem Pengendalian Tugas Pengendalian Manajemen Lebih ilmiah Perilaku Manajer Menekankan pada tugas khusus yang dilakukan unit organisasi Berkaitan deng tugas tertentu Unit Organisasi Aktivitas luas

32 Perbedaan strategic formulation, management control, dan task control NO. STRATEGIC FORMULATION MANAGEMENT CONTROL TASK CONTROL 1. Proses penetapan tujuan organisasi dan strategi untuk mencapai tujuan tersebut 2. Tujuan tidak berbatas waktu Strategi = rencana yang luas dan penting Mempertimbangkan threat dan opportunity, setiap saat dan waktu Fokusnya perusahaan secara keseluruhan 3. Tidak sistematik Berdasarkan judgement 4. Hanya top manajemen saja yang terlibat, dan datanya perkiraan Proses bagaimana mengimplementasikan strategi tersebut. Berbatas waktu (periodik) Fokusnya satu unit organisasi Aktivitasnya perilaku Berorientasi perilaku, dan tidak bisa dibuat persamaan Melibatkan hubungan atasan dengan bawahan Sistematik (reguler) Melibatkan seluruh manajer pada seluruh tingkatan organisasi dan data akurat Proses yang menjamin bahwa tugas telah dilaksa-nakan secara efektif dan efisien Fokusnya hanya sebagian unit organisasi Berorientasi transaksi Aktivitasnya scientific Informasinya dalam angka-angka Tidak melibatkan hubungan atasan dengan bawahan Ada aturan-aturan dalam melaksanakan tugas Hanya individu yang terlibat dengan penugasan tertentu

33 CONTOH : PERBEDAAN STRATEGIC PLANNING DAN STRATEGIC FORMULATION SERTA TASK CONTROL NO. STRATEGIC FORMULATION 1. Akuisisi (pengambil alihan) perusahaan yang tidak berhubungan MANAGEMENT CONTROL Memperkenalkan produk atau merk baru dari suatu lini produk TASK CONTROL Koordinasinya masuknya order (pesanan) 2. Memasuki bisnis baru Memperluas pabrik Penjadwalan produksi 3. Menambah penjualan Menentukan anggaran iklan 4. Mengubah rasio utang/modal 5. Perencanaan kebijakan spekulasi persediaan 6. Menetapkan arah penelitian dan nilainya Menambah utang baru Memutuskan tingkat persediaan Pengendalian organisasi penelitian Pemasangan iklan di TV Mengelola kas Pemesanan kembali suatu barang Menjalankan proyek penelitian individu

34 Informasi yang dapat diandalkan Didukung data sah, lengkap, tepat waktu Diotorisasi pejabat berwenang Dinilai dengan mata uang berlaku sesuai ketentuan Dikelompokkan & dicatat pada pos yang sesuai Diikhtisarkan & dicatat dengan penjelasan cukup dan mudah dipahami

35 Sesuai kebutuhan K U A L I T A S I N F O R M A S I Dapat diakses KUALITAS INFORMASI Mutakhir Tepat waktu Akurat

36 Ekonomis & Efisien Tepat waktu Ekonomis Perolehan Aset Beli dengan harga menguntungkan Tepat mutu Tepat jumlah Tepat harga Taat azas Pemanfaatan Aset Efisien Sumber daya terbatas Hasil kualitas tinggi /pelayanan prima

37 EFEKTIF Berhasilguna Capai sasaran sesuai rencana Efektif Contoh: Bangun jembatan selesai tepat waktu & mutu Berdayaguna Hasil bermanfaat sesuai kebutuhan Contoh: Jembatan selesai dibangun, bermanfaat melancarkan mobilitas dan perekonomian

38 Efisiensi dan Efektivitas Efisiensi adalah perbandingan output terhadap input, atau jumlah output per unit input. Efektivitas ditentukan antar output yg dihasilkan oleh pusat pertanggung-jawaban dengan tujuan jangka pendek. Efisiensi dan efektivitas berkaitan satu sama lain; setiap pusat pertanggung-jawaban harus efektif dan efisien, dimana setiap organisasi harus mencapai tujuannya dengan cara yang optimum.

39 LINGKUP PEMBAHASAN (SPM) Pembahasan pengendalian manajemen meliputi : 1. Lingkungan pengendalian manajemen : adalah jaringan kerja organisasi dimana manajemen melaksanakan tugas pengendalian yang berhubungan dengan : perilaku individu di dalam organisasi, berbagai jenis organisasi terutama tanggung jawab keuangannya pada berbagai unit dan sub unitnya. 2. Proses pengendalian manajemen : adalah interaksi formal (sistem pengendalian dan perencanaan yang meliputi : (a) Strategic planning, (b) Budget preparation, (c) Executions, (d) Evaluation of performance) dan informal (memo, percakapan, tatap muka, rapat/ pertemuan), diantara para manajer dalam rangka mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. 3. Variasi pengendalian manajemen : adalah penjelasan berbagai pengendalian pada berbagai strategi, dan penerapannya pada organisasi jasa.

40 Pengaruh Internet terhadap Pengendalian Manajemen Akses segera Komunikasi Multi target Komunikasi Rendah Biaya Kemampuan memperlihatkan gambar Menggeser power dan control ke individu

41 Internet tidak dapat mengganti proses dasar yang terkait dengan pengendalian manajemen Implementasi strategi intinya merupakan proses sosial dan tidak dapat diotomatisasi Desain dan operasionalisasi sistem pengendalian yang optimal memerlukan pertimbangan manusia

42