Garis panduan ini menerangkan kaedah pengurusan dan perlaksanaan promosi R&D untuk hebahan umum, potensi pengkomersilan dan pameran pertandingan.

Transkripsi

1 1.0 TUJUAN Garis panduan ini menerangkan kaedah pengurusan dan perlaksanaan promosi R&D untuk hebahan umum, potensi pengkomersilan dan pameran pertandingan. 2.0 TANGGUNGJAWAB Timbalan Pengarah (Promosi), Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) bertanggungjawab menentukan garis panduan ini dipatuhi apabila dilaksanakan. Sesiapa yang terlibat dengan pengurusan promosi hasil penyelidikan perlu mematuhi garis panduan ini. 3.0 TERMINOLOGI DAN GLOSARI BKK : Bahagian Komunikasi Korporat UPM ICC : Pusat Inovasi dan Pengkomersilan IDEC : Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi UPM PK : Pereka PP : Pegawai Penyelidik PPP : Penolong Pegawai Penyelidik PPT : Penolong Pegawai Tadbir PPTM : Penolong Pegawai Teknologi Maklumat PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab (Fakulti/Institut/Akademi/Sekolah) : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) R&D : Hasil penyelidikan dan pembangunan RMC : Pusat Pengurusan Penyelidikan : Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi) TPP : Timbalan Pengarah Promosi UPM : Universiti Putra Malaysia 4.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen - Polisi Media Universiti Putra Malaysia - Prosedur Kewangan, Pejabat Bendahari, UPM - Manual pameran (penganjur pameran) TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9

2 5.0 KATEGORI PROMOSI Aktiviti promosi dilaksanakan berdasarkan tiga (3) kategori utama berikut : a. Pameran - strategi interaksi promosi dua hala dan sasaran setempat; i. Pameran dan pertandingan (memperoleh anugerah R&D) ii. Pameran umum b. Hebahan Media Massa - strategi interaksi promosi sehala dan meluas; i. Media cetak ii. Media elektronik c. Penganjuran Program - strategi promosi penjenamaan; i. Majlis promosi hasil penyelidikan 6.0 PANDUAN 6.1. PERANCANGAN a. Rancang strategi promosi berdasarkan kos yang diperuntukkan dan bangunkan jadual aktiviti promosi pada tahun hadapan, selewat-lewatnya satu (1) bulan sebelum akhir tahun. - TPP/PT/PP b. Buat hebahan jadual aktiviti promosi yang dirancang kepada semua PTJ. - PT c. Kenal pasti aktiviti promosi yang ingin disertai berdasarkan jadual aktiviti promosi yang dihebahkan atau laman web RMC/ICC Penyelidik 6.2. PAMERAN DAN PERTANDINGAN SEBELUM a. Kenal pasti penyelidikan yang berpotensi untuk dipertandingkan merujuk kepada senarai penyelidik yang berjaya di pameran PRPI dan pameran kebangsaan DAN; b. Buka pelawaan penyertaan kepada semua penyelidik universiti, tiga (3) bulan sebelum tarikh tutup penyertaan. - TPP/PT/PP/PPP/ PPT/PPTM c. Buat tempahan tapak booth pameran. - PT d. Kenal pasti pameran yang ingin disertai. - Penyelidik e. Pastikan syarat pameran dipenuhi sebelum menyertai pameran; - Penyelidik R&D telah dilindungi (rujuk laman web ICC bagi perlindungan R&D). R&D pernah memenangi anugerah UPM - pameran kebangsaan. R&D pernah memenangi anugerah kebangsaan - pameran antarabangsa. f. Lengkapkan borang penyertaan secara online sebelum tarikh tutup. - Penyelidik/PPT/PPTM TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9

3 g. Laksana mesyuarat Jawatankuasa Pemilihan Pameran Kebangsaan/ Antarabangsa untuk memilih penyertaan yang layak. - PPT/PPTM/PT h. Keluarkan surat keputusan pemilihan kepada penyelidik yang memohon. - PPT/PPTM i. Hantar penyertaan yang dipilih kepada pihak penganjur sebelum tarikh tutup penyertaan. PPT/PPTM j. Lantik kontraktor booth pameran bagi booth reka bentuk khas berdasarkan prosedur kewangan Bendahari UPM. PPT/PPTM k. Buat direktori pameran mengandungi maklumat penyelidikan yang dipamerkan dan hantarkan format direktori kepada penyelidik. PPP/PK l. Majukan maklumat R&D bagi menghasilkan poster/brosur/produk ke RMC. - Penyelidik m. Buat poster/brosur/produk penyelidikan dan hantar draf kepada penyelidik untuk persetujuan. - PPP/PK n. Semak poster dan direktori - Jawatankuasa Semakan Bahan Promosi / PPP o. Hantar maklumat yang diperlukan oleh penganjur (tag nama, maklumat organisasi, tapak booth). PPT/PPTM p. Buat tempahan penginapan, pengangkutan, juru foto, sarapan jika perlu.- q. Laksana mesyuarat pelarasan pameran, sekurang-kurangnya dua (2) minggu sebelum pameran. - PPT / PPTM/ Penyelidik r. Buat hebahan jemputan kepada Pengurusan Pejabat /warga UPM melalui laman web UPM, buletin Putra, RMC dan ICC. PPT / PPTM s. Cetak poster, direktori dan bahan promosi lain yang telah disemak. - PK t. Sedia peralatan dan buat persediaan booth pameran, sekurang - kurangnya satu (1) hari sebelum pameran berlangsung. - /PPP/PPTM/Penyelidik SEMASA a. Bersedia di booth pameran sehingga penghakiman selesai - Penyelidik b. Pastikan penyelidik/wakil sentiasa berada di booth pameran sehingga tamat pameran. - Penyelidik/PPT/PPTM c. Pastikan setiap keperluan penyelidik telah disediakan. PT/PPT/PPTM d. Pastikan semua penyelidik dihakimi oleh hakim. - PT/PPP/PPT/PPTM e. Dapatkan maklumat keputusan pemenang. - PT/PPT/PPTM/Penyelidik f. Terima pingat/sijil di majlis penganugerahan atau dapatkan pingat/sijil daripada urus setia pameran RMC. - Penyelidik/PPT/PPTM g. Laksana pengambilan sijil dan pingat daripada pihak penganjur. - PPT/PPTM h. Laksana promosi dan layani pertanyaan daripada pelawat. - Penyelidik/PP/PT/PPP/PPTM/ i. Rekod maklumat industri/pelawat yang berminat menjalankan kerjasama dengan UPM menggunakan Borang Suai Padanan Teknologi (PU/PY/BR23/SPT). - Penyelidik/PP/PT/PPP/PPTM/ j. Pantau keselamatan peralatan bantuan pameran. - PPP/PPTM/ TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9

4 SELEPAS a. Semak dan pastikan peralatan yang dibawa lengkap berdasarkan senarai semak peralatan yang disediakan. - b. Buat salinan sijil pingat sebelum diberikan kepada penyelidik. - c. Masukkan maklumat pameran/anugerah yang diterima di dalam KM Portal. - Penyelidik d. Sediakan artikel/berita kejayaan penyelidik, selewat-lewatnya tiga (3) hari selepas tamat pameran. - PPP e. Buat hebahan di laman web UPM melalui Bahagian Komunikasi Korporat, buletin Putra, RMC dan ICC. - PPT/PPTM f. Sediakan surat penghargaan kepada penyelidik yang berjaya. - PPT/PPTM g. Buat urusan tempahan pingat/sijil tambahan dengan pihak penganjur. - h. Buat urusan pembayaran seperti tuntutan perjalanan, tapak/booth pameran, yuran penyertaan, direktori pameran dan lain-lain. - TPPO/PT/PPT/PPTM/ Penyelidik i. Rekod keputusan dan maklumat Borang Suai Padanan (PU/PY/BR23/SPT) ke dalam pangkalan data, dalam masa tiga (3) hari bekerja dan majukan kepada bahagian atau PTJ berkaitan untuk tindakan selanjutnya. - /PP/TPP Rujuk : Manual pameran dan Prosedur kewangan Pejabat Bendahari UPM PAMERAN UMUM SEBELUM a. Buat persediaan pameran merangkumi ; Maklumat R&D yang akan dipromosikan - Penyelidik / PP Lantikan pempamer/penyelidik, jika ada - TPP Bahan promosi (poster, brosur, pembungkusan dan demonstrasi) - Penyelidik/PR/PPP Tempahan booth pameran dan pendaftaran penyertaan (termasuk tag pempamer, maklumat UPM dan alat bantuan pameran lain) - PP Urusan Logistik - /Penyelidik Urusan kewangan (yuran penyertaan, sewaan peralatan dan lain-lain kos yang terlibat mengikut tarikh yang ditetapkan) - b. Laksana taklimat kepada pegawai bertugas berkaitan pameran dan R&D yang dipromosikan, jika perlu. - TPP/PP/Penyelidik c. Sedia peralatan pameran dan buat persediaan booth pameran, sekurang - kurangnya satu (1) hari sebelum pameran. - TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9

5 SEMASA a. Laksana promosi dan layani pertanyaan daripada pelawat/industri. - PP/PT/PPP/PPTM//Penyelidik b. Rekod maklumat industri/pelawat yang berminat menjalankan kerjasama dengan UPM menggunakan Borang Suai Padanan Teknologi (PU/PY/BR23/SPT). - PP/ /Penyelidik c. Pantau keselamatan peralatan bantuan pameran. - PPP/PPTM / SELEPAS a. Semak dan pastikan peralatan yang dibawa lengkap berdasarkan senarai semak peralatan yang disediakan. - /PPP/PPTM b. Pantau urusan pembayaran yang berkaitan. - /PP c. Rekod maklumat Borang Suai Padanan Teknologi (PU/PY/BR23/SPT) ke dalam pangkalan data, dalam masa tiga (3) hari bekerja dan majukan kepada bahagian atau PTJ berkaitan untuk tindakan selanjutnya. - /PP/TPP d. Ambil tindakan terhadap maklum balas pelawat/industri, jika ada. - Penyelidik Rujuk : Manual pameran dan Prosedur kewangan Pejabat Bendahari UPM HEBAHAN MEDIA CETAK a. Rancang hebahan media cetak merangkumi surat khabar, majalah, direktori dan pengiklanan seperti ; -TP/PP Akhbar Inggeris - The Star, The New Straits Times, The Edge Akhbar Melayu - Tribun Putra, Utusan, Berita Harian, Kosmo, Metro, Sinar Majalah - Synthesis, Estidotmy, The Putra, The Progress Direktori SME Business Directory, Research Directory b. Hantar maklumat/artikel seperti kejayaan, R&D yang menarik atau berpotensi dikomersilkan ke Pejabat Promosi, RMC atau ICC. - Penyelidik c. Terima/dapatkan dan semak artikel/bahan yang akan dipromosikan. - PP/PPP d. Hantar artikel/bahan yang lengkap dan mempunyai reka bentuk menarik (jika pengiklanan) kepada medium yang disasarkan. - PP/PK e. Buat urusan pembayaran bagi hebahan berbayar. - PPP f. Pantau artikel/bahan yang berjaya disiarkan. - PPP//PP/Penyelidik g. Rekod artikel/bahan yang dihantar dan disiarkan ke dalam fail. - / Penyelidik Rujuk : Polisi Media Universiti Putra Malaysia TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9

6 6.5. HEBAHAN MEDIA ELEKTRONIK a. Rancang hebahan media elektronik merangkumi penyiaran laman web, televisyen, radio dan yang berkaitan seperti; - TP/PP Siaran televisyen - TV3, TV1, TV9, NTV7, Bernama, Astro Siaran radio - PutraFM Laman web - UPM, RMC, ICC, Teknologi UPM atau laman web berkaitan Lain-lain - video korporat R&D b. Hantar maklumat/bahan seperti kejayaan, R&D yang menarik atau berpotensi dikomersilkan ke Pejabat Promosi, RMC atau ICC. - Penyelidik c. Terima/dapatkan dan semak bahan yang akan dipromosikan. - PP/PPP d. Dapatkan persetujuan dan bantuan daripada BKK bagi hebahan televisyen/radio atau laksana Majlis Promosi Hasil Penyelidikan. - PP/PK/PPP e. Kemas kini maklumat bagi hebahan melalui laman web teknologi UPM dan video korporat berdasarkan kesesuaian maklumat. - PP/PT/PPP f. Pantau isu/bahan yang berjaya disiarkan. - PPP//PP/Penyelidik g. Dapatkan salinan isu/bahan yang berjaya disiarkan, jika perlu. - PPP/ Rujuk : Polisi Media Universiti Putra Malaysia 6.6. MAJLIS PROMOSI HASIL SEBELUM a. Hantar R&D yang menarik atau berpotensi dikomersilkan ke Pejabat Promosi, RMC atau ; - Penyelidik Kenal pasti R&D yang akan dipromosikan. - TPP/PP/PPP b. Terima/Semak maklumat perlindungan harta intelek daripada ICC. - PPP c. Dapatkan persetujuan penyelidik dan BKK. - PPP/Penyelidik d. Rancang dan tetapkan tarikh, lokasi dan masa majlis. - PPP/PP/Penyelidik e. Buat write-up penyelidikan dan slide pembentangan penyelidik berdasarkan format RMC. - Penyelidik f. Laksana mesyuarat pra-pembentangan bagi tambahbaik slide pembentangan, pembungkusan produk, lawatan makmal / tapak kajian atau demonstrasi R&D, tiga (3) minggu sebelum majlis berlangsung. - PPP/PP/PK/Penyelidik g. Buat pembungkusan produk/poster/brosur hasil penyelidikan. - PK/Penyelidik h. Semak maklumat, ejaan dan bahasa bahan pembentangan. - PPP/PP i. Buat persediaan berdasarkan senarai semak yang disediakan. - PP/PPP/ j. Sediakan press kit (press release - writeup dan slide pembentangan, brosur dan cenderamata). - PPP/PP/ TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9

7 k. Maklum kepada BKK untuk keluarkan surat jemputan kepada pihak media, satu (1) minggu sebelum majlis berlangsung. - PPP l. Kenal pasti dan jemput pihak industri yang berkaitan, satu (1) minggu sebelum majlis berlangsung. - PP/PPP m. Buat persiapan tempat majlis, satu (1) hari sebelum majlis berlangsung. - /PPP/PP/Penyelidik SEMASA a. Buat urusan pendaftaran media, industri dan pelawat yang hadir. - PPP/ b. Pastikan audio, visual, pencahayaan dan persekitaran bersesuaian semasa pembentangan. - PPP/PP c. Buat pembentangan/demonstrasi kepada pihak media/industri mengikut perancangan. - Penyelidik d. Sedia laluan ke makmal/tapak kajian, jika ada. - PPP/ e. Pastikan makanan disediakan sebelum tamat majlis SELEPAS a. Dapatkan salinan senarai kehadiran media daripada BKK. - PPP/PP b. Pantau berita yang disiarkan di akhbar/televisyen. - PPP//PP/Penyelidik c. Dapatkan maklum balas daripada penyelidik. - PPP/PP d. Keluarkan surat penghargaan kepada penyelidik. - PPP e. Rekod salinan keratan/siaran akhbar dan/atau televisyen. - /PPP f. Dapatkan video rakaman majlis promosi daripada idec, dua (2) minggu selepas tamat majlis. - PPP Rujuk : Polisi Media Universiti Putra Malaysia TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9

8 7.0 REKOD KUALITI Bil No. Fail, Nama Fail dan Senarai Rekod 1. UPM/(Kod PTJ)/100-8/2 Tempat dan Tempoh Simpanan RMC/ICC Tanggungjawab Menyenggara Kuasa dan Cara Melupus Promosi Surat berkaitan Jadual perancangan Laporan dan analisis pencapaian / tahunan 3 tahun 2. UPM/(kod PTJ)/ 100-8/3 RMC/ICC Pameran Surat berkaitan Maklumat pameran Senarai semak pameran 3 tahun 3. UPM/(kod PTJ)/ 100-8/3 /1 RMC Pameran dan Pertandingan (Aktiviti) Surat berkaitan Maklumat pameran Senarai dan maklumat penyelidik Senarai semak pameran 3 tahun 4. UPM/(kod PTJ)/100-14/1/1 ICC Suai Padanan Teknologi Dokumen dan surat berkaitan Borang Pemindahan Teknologi (PU/PY/BR23/SPT) Senarai syarikat-usahawan 5 tahun 5. UPM/(kod PTJ)/100-8/2/2 RMC Hebahan Media Dokumen dan surat berkaitan Salinan cetak artikel/ rencana/ berita/ slot/ program/ rencana 5 tahun / Arkib (jika berkaitan) 6. UPM/(kod PTJ)/100-8/2/5 RMC Majlis Promosi Hasil Penyelidikan Bibliografi Penyelidik Salinan cetak slide pembentangan Surat berkaitan 3 tahun TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9

9 8.0 SEJARAH SEMAKAN No. Isu No. Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat Keluaran Pertama untuk satu persijilan Disedia/ Disemak Oleh Disahkan Oleh Tarikh Kuatkuasa WP 03/01/2011 TARIKH KUATKUASA : 03/01/ drp. 9