Yulia Jaya Nirmawati

Transkripsi

1 TAKE HOME EXAM PERUBAHAN ORGANISASI PADA KANTOR PERTANAHAN KOTA ADMINISTRASI JAKARTA BARAT TEORI ORGANISASI & MANAJEMEN PENGETAHUAN (TOMP) Dosen : DR. Ir. Aji Hermawan, MM. Oleh : Yulia Jaya Nirmawati NIM : P ek PROGRAM STUDI MANAJEMEN DAN BISNIS SEKOLAH PASCASARJANA INSTITUT PERTANIAN BOGOR Bogor, 03 Februari

2 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL 1 DAFTAR ISI 2 BAB I. PENDAHULUAN Latar Belakang Pokok-Pokok Pembahasan Tujuan Penulisan 4 BAB II. PEMBAHASAN Faktor Pemicu Perubahan Strategi Perubahan Mengelola Perubahan Sasaran Perubahan Kendala/Hambatan Perubahan dan Solusinya Dampak/Hasil dari Perubahan 12 BAB IV. KESIMPULAN 13 DAFTAR PUSTAKA 14 2

3 BAB I. PENDAHULUAN 1.1. Latar belakang Organisasi mempunyai siklus hidup dimana mereka berkembang melalui serangkaian transisi yang distandarisasikan pada saat mereka berkembang dari waktu kewaktu. Organisasi mengalami perubahan, organisasi tidak selalu sama dengan yang sudah ada, ia tidak akan sama dimasa yang akan datang.keefektifan organisasi sering kali menuntut perubahan,kadang-kadang manajemen harus melakukan perubahan secara luas. Jenis perubahan yang dicoba diciptakan oleh manajemen bervariasi, jenis perubahan tergantung pada tujuan yang hendak dicapai.pada perubahan struktural akan meninjau wewenang yang berubah akses terhadap informasi dan teknologi. Perubahan dapat terjadi begitu saja atau direncanakan, namun akan lebih baik hasilnya bila perubahan direncanakan terlebih dahulu baru kemudian dilakukan berdasarkan tujuan dan sesuai perencanaan. Hal tersebutlah yang mendasari Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat untuk melakukan perubahan, agar organisasi tetap selalu exist dan efektif dalam menjalankan tugas untuk mencapai tujuan organisasi Pokok-Pokok Pembahasan Dalam tulisan ini,penulis akan membahas dan berfokus pada : a) Faktor apa saja yang memicu perubahan dalam organisasi? b) Uraian bagaimana strategi perubahan organisasi dikembangkan? c) Bagaimana program perubahan ini dikelola dan dijalankan, siapa saja yang dilibatkan (internal dan atau eksternal organisasi)? d) Apa saja Strategi perubahan yang dilakukan yang sifatnya terencana e) Apa fokus utama perubahan? 3

4 f) Bagaimana kendala yang dialami organisasi, termasuk resistensi yang terjadi dan bagaimana mengatasi kendala tersebut? g) Bagaimana hasil atau dampak yang dihasilkan dari perubahan yang dilakukan? 1.3 Tujuan Penulisan Adapun tujuan dari penulisan ini adalah untuk mengetahui bagai mana cara mengelola perubahan organisasi sebagai analisis pembelajaran secara empiris pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. 4

5 BAB II. PEMBAHASAN Perubahan organisasi (organization change) adalah perubahan yang terjadi pada organisasi, biasa dilihat dari pergantian staf, konflik organisasi, pertumbuhan organisasi,dan pergantian pimpinan ( Robbins,1994) Menurut Robbins (1994) tujuan dari perubahan yang direncanakan adalah untuk memperbaiki kemampuan organisasi yang ada untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan yang terjadi di lingkungannya Sasaran umum dari perubahan organisasi yaitu pertumbuhan dan pengembangan individu-individu pada semua tingkat organisasi yang diekspektasi akan menyebabkan timbulnya peningkatan efisiensi dan efektivitas keorganisasian. Sasaran perubahan yang direncanakan adalah untuk mempertahankan organisasi tersebut agar tetap seperti sekarang ini atau dapat hidup terus Faktor Pemicu Perubahan Perubahan mungkin berupa identifikasi peluang yang akan dimanfaatkan manajemen atau pimpinan. Namun lebih sering berupa antisipasi dari reaksi atas suatu masalah,. Peluang dan masalah tersebut bisa ada dalam organisasi atau diluar organisasi. Adapun Faktor-faktor pemicu perubahan pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai berikut : Faktor Internal (Desakan dari Dalam) 1. Perubahan nilai kerja Organisasi didesak untuk memberikan respon atas terjadinya perubahan nilai dari anggotanya.(menurunnya loyalitas,produktivitas dan semangat kerja). 5

6 2. Proses Pelayanan yang ketinggalan jaman Dengan perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang pesat menyebabkan banyak pelayanan terhadap masyarakat sangat ketinggalan jaman. 3. Masalah proses organisasi Terjadinya konflik antar pribadi maupun antar departemen/bagian dapat menimbulkan kemacetan dalam komunikasi dan proses pengambilan keputusan,mendesak organisasi untuk melakukan perubahan. Faktor Eksternal (Desakan dari Luar) 1. Tuntutan Masyarakat Pimpinan harus peduli terhadap perubahan paradigm pelayanan kepada masyarakat secara cepat dan tepat sasaran. 2. Perubahan Paradigma Pelayanan Pelanggan adalah raja, kalau bisa sekarang kenapa harus menunggu besok 3. Kemajuan Teknologi Perubahan teknologi yang terjadi mendesak organisasi untuk melakukan perubahan. 4. Sosial politik Perubahan sosial politik yang terjadi diluar kendali pimpinan harus diantisipasi Strategi Perubahan Strategi Perubahan yang dikembangkan dalam Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat melalui Pendekatan : Pendekatan sepihak 6

7 1. Dengan dekrit Cara ini dilakukan oleh atasan dengan mengeluarkan Instruksi/mensosialisasikan kepada bawahan tentang perubahan yang dilakukan organisasi. Aliran komunikasi dari atasan kepada bawahan ( Top Down) 2. Dengan pergantian Individu dalam satu atau beberapa posisi diganti oleh individu yang lain karena atasan menganggap bahwa perubahan ini akan memperbaiki prestasi dengan sedikit atau bahkan tanpa konsultasi antara atasan dengan bawahan sebelumnya 3. Dengan struktur Pimpinan mengubah kebutuhan hubungan dari tugas bawahan didalam suatu perampingan organisasi untuk efisiensi dan refreshing. Pendekatan bersama 1. Keputusan Rapat Anggota Rapat memilih satu alternative solusi yang ditawarkan atasan. Pendekatan ini tidak melibatkan bawahan dalam mengidentifikasi maupun pemecahan masalah, untuk mencapai kesepakatan dalam rapat.dengan cara demikian daharapkan bawahan akan lebih terikat terhadap pelaksanaan karena dilibatkan dalam proses pemilihan pemecahan masalah. 2. Pemecahan dalam rapat Pimpinan menyelesaikan masalah melalui diskusi dalam rapat.diskusi dilakukan tidak hanya dalam mengidentifikasi masalah tetapi juga solusi atas permasalahan,diasumsikan bahwa karena peserta rapat dilibatkan dalam seluruh proses pengambilan keputusan sehingga mereka terikat. 7

8 Pendekatan delegasi 1. Kelompok diskusi Atasan dan bawahan mengadakan pertemuan mendiskusikan permasalahan yang ada mereka melakukan diagnose masalah,menganalisis dan mempertimbangkan alternative solusi.keterbukaan diasumsiikan akan memotivasi bawahan untuk menawarkan solusi terhadap permasalahan. 2. Kelompok latihan kepekaan Pejabat dan staf dilatih dalam kelompok diskusi kecil agar lebih sensitive terhadap proses yang mendasari perilaku individu dan kelompok,penekanan pada perbaikan terhadap kesadaran diri pribadi keperbaikan hubungan antar pribadi menuju kepada perbaikan prestasi 2.3. Mengelola Perubahan Siapa yang memprakarsai perubahan pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat? Agen-agen perubahan Kantor Pertanahan adalah yang berkuasa dan yang ingin mengganti atau menghambat yang berkuasa, meliputi Kepala Kantor Pertanahan, Pejabat Struktural dan staf sampai pegawai tingkat rendah yang mempunyai kekuasaan besar. Gambar : Model Untuk Mengelola Perubahan Organisasi 8

9 Kekuatan yang memprakarsai Perubahan Agen Perubahan Apa yang harus diubah? Struktur? Teknologi? Proses Organisasi? Proses Perubahan Taktik Implementasi Mencairkan Bergerak - Membekukan kembali Intervensi Participation Persuasion Edict Perubahan Keefektifan Organisasi Sumber : Teori Organisasi Robbins, 1994 Dengan merujuk Gambar di atas terlihat bahwa jika ada kekuatan yang memprakarsai perubahan ada seseorang yang menerima peran sebagai agen perubahan dan telah ditetaapkan apa yang harus dirubah. Strategi intervensi digunakan untuk menjelaskan pilihan cara yang digunakan sehingga proses perubahan berlangsung. Proses perubahan membutuhkan pencairan (unfreezing) status quo. Perpindahan (moving) kekeadaan yang baru dan pembekuan kembali (refreezing) perubahan tersebut agar menjadi permanen. 9

10 2.4. Sasaran Perubahan Fokus Utama Perubahan pada Kantor Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai berikut : a. Sistem dan Budaya Kerja Perubahan dilakukan terhadap system dan budaya kerja pegawai Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat melalui pembuatan regulasi diantaranya disiplin pegawai, pembuatan uraian tugas (job desc) pegawai, pelaksanaan pelatihan (diklat) pegawai termasuk pelatihan ESQ (Emotional and Spiritual Quotient), Pembuatan Prosedur/SOP dalam pelaksanaan pekerjaan termasuk pelayanan pada front office (system loket), Komitmen semua jajaran Kantor Pertanahan dari pimpinan sampai bawahan. b. Sarana dan Prasarana Kantor Adapun yang dilaksanakan dalam perubahan Kantor Pertanahan adalah me Re-Layout dan menata ruangan agar tercapai 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, dan rajin) sehingga terjadi efisiensi dan efektifitas Organisasi yang berdampak terhadap kenyamanan dalam bekerja Kendala/Hambatan dalam Pelaksanaan Perubahan dan Solusi Mengatasinya Kendala dalam Pelaksanaan Perubahan pada Kantor Kota Administrasi Jakarta Barat adalah sebagai berikut : a. Adanya penolakan dari individu, antara lain : 1. Takut karena akan tergeser dari posisi yang sebelumnya (mutasi atau non job); 2. Belajar tugas yang baru; 3. Merusak kestabilan interaksi; b. Adanya penolakan dari organisasi 1. Ancaman terhadap struktur kekuasaan; 10

11 2. Struktur organisasi yang stabil; 3. Sistim hubungan; 4. Biaya perubahan dan kepentingan pribadi; Setiap perubahan dapat menjadi ancaman nyata terhadap posisi bahkan jabatan, rasa aman, hubungan social atau status para pegawai. Perubahan dapat mengakibatkan kehilangan jabatan, uang, kawan atau rekan dalam kelompok kerja. Untuk mengatasi tekanan penolakan individual dan kelompok maka diperlukan pencairan dengan cara : a) Kekuatan pendorong b) Mengurangi kekuatan yang menghambat c) Kombinasi dari keduanya Untuk menghadapi penolakan para pegawai terhadap konsolidasi manajemen dapat menggunakan melalui pendekatan, pelatihan, pembelian reward terhadap pegawai yang berprestasi.. Jika pencairan telah terlaksana perubahan dapat dijalankan. Pada saat inilah agen perubahan memperkenalkan satu atau lebih strategi intervensinya. Dalam kenyataan nya, tidak terdapat pemisahan yang jelas antara pencairan dan perpindahan.. Banyak usaha yang dibuat untuk mencairkan status quo tersebut dengan sendirinya dapat menawarkan perubahan. Jadi taktik yang digunakan agen perubahan untuk menghadapi penolakan bisa berlaku bagi pencairan atau perpindahan Dampak/Hasil dari Perubahan Dampak/Hasil dari Perubahan pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat adalah : 11

12 1. Budaya Kerja Pegawai menjadi lebih baik, antara lain : Disiplin pegawai sudah tercapai, motivasi kerja pegawai menjadi meningkat. 2. Sistem Kerja : system pelayanan setelah perubahan menjadi lebih cepat, dan tepat sasaran. 3. Meningkatnya kinerja pegawai yang terlihat dari tingginya volume penyelesaian, dan minimnya tunggakan pekerjaan. 4. Menumbuhkan kebersamaan pada semua lini yang ada di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. 5. Selalu berinovasi dalam mengembangkan organisasi dan percepatan pelayanan, sebagai contoh beberapa pelayanan mendapatkan ISO, pelayanan one day service dan pengembangan aplikasi computer yang menunjang percepatan pelayanan. 6. Selama 4 (empat) tahun selalu mendapatkan penghargaan Kantor Pertanahan terbaik. 12

13 BAB III. KESIMPULAN 1. Organisasi membutuhkan perubahan dan penyesuaian diri agar dapat bertahan dan efektif. 2. Keberhasilan perubahan membutuhkan pencairan (unfreezing) status quo, perpindahan (moving) ke keadaan yang baru dan pembekuan kembali (refreezing) perubahan tersebut agar menjadi permanen. 3. Perubahan yang direncanakan (planned) akan lebih berhasil jika semua bagian dalam sistem tersebut mendukung usaha perubahan itu. 4. Perubahan harus diawali dengan komitmen pimpinan dan seluruh jajaran staf karena tanpa komitmen maka perubahan yang dikehendaki sulit untuk dicapai. 5. Kita tidak boleh takut terhadap perubahan, walaupun pada prosesnya tidak mudah dan menyakitkan tetapi waktu dapat membuktikan bahwa perubahan berdampak terhadap kemajuan organisasi disegala aspek karena organisasi sangat perlu Prestasi, Dedikasi, Loyalitas dan Kerjasama dan ini akhirnya dapat berhasil dilaksanakan di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat. 13

14 DAFTAR PUSTAKA Gareth Jones, Organizational Theory, design and change Abrahamson E.(2000), Change Without Pain, Harvard Business Review Juli - August Robbins, Stephen P, jusuf Udaya, (1994), Teori Organisasi Struktur, Desain & Aplikasi, Edisi 3..Arcan.. Winardi.J, Prof.Dr.SE (2003), Teori Organisasi & Pengorganisasian, Raja Grafindo Persada Jakarta 14