KERAJAAN MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Transkripsi

1 No. Siri Dokumen Tender :... (Diisi oleh JPN) KERAJAAN MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TENDER PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN KE INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS XXXXXX (SECARA eperolehan) DOKUMEN TENDER KOD TENDER TEMPOH KONTRAK TARIKH TUTUP KPM/24/2012/03/ JANUARI 2013 HINGGA 31 DISEMBER JULAI 2013 (ISNIN) MASA TUTUP TENGAHARI HARGA DOKUMEN PERCUMA MELALUI eperolehan PERINGATAN: 1. Petender dikehendaki membaca dan memahami keseluruhan butir-butir di dalam Dokumen Tender sebelum mengemukakan tawaran melalui Borang Tender. 2. Petender diwajibkan untuk memastikan bahawa dokumen tender yang dimuat turun daripada sistem eperolehan adalah lengkap kesemua muka surat dan sekiranya terdapat maklumat lanjut yang diperlukan adalah menjadi tanggungjawab Petender untuk mendapatkan penjelasan daripada KPM dan Institut Pendidikan Guru Kampus XXXXXXXX. 3. Kerajaan tidak melantik mana-mana individu atau syarikat yang bertindak sebagai orang ketiga di dalam tender dan / atau perjanjian ini. Sekiranya petender mempunyai sebarang permasalahan berkaitan tender dan / atau perjanjian ini hendaklah dirujuk terus kepada pihak Kerajaan. 1

2 BORANG TENDER DOKUMEN TENDER PKK/Versi ISI KANDUNGAN Dokumen Tender ini mengandungi perkara-perkara berikut: SENARAI DOKUMEN MUKA SURAT I KENYATAAN TAWARAN 3 II ARAHAN DAN SYARAT-SYARAT AM TENDER 5 III SYARAT-SYARAT TAMBAHAN TENDER 13 IV PENYERAHAN DOKUMEN TENDER 15 Lampiran 1 - Contoh Surat Setuju Terima 17 Lampiran 2 - Contoh Bon Pelaksanaan 19 Lampiran 3 - Spesifikasi (Penentuan Skop Perkhidmatan) 21 Lampiran 4 - Contoh Dokumen Kontrak 30 Lampiran A - Senarai Semak 2 Lampiran B - Keterangan Mengenai Petender 4 Lampiran C - Surat Akuan Petender 6 Lampiran D - Surat Akuan Pembida 8 Lampiran E - Surat Perwakilan Kuasa 9 Lampiran F - Jadual Harga Tawaran 10 Lampiran G - Senarai Peralatan Yang Akan Digunakan Dalam Perkhidmatan Kawalan Keselamatan 13 Lampiran H - Skim Perkhidmatan Pekerja 14 2

3 I. KENYATAAN TAWARAN KERAJAAN MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA TENDER PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN KE INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS XXXX, NEGERI XXXX 1. Tawaran ini adalah dipelawa kepada kontraktor-kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang Perkhidmatan Kawalan Keselamatan di bawah Kepala dan Sub-Kepala (Kawalan Keselamatan) yang masih sah dan berkuatkuasa. 2. Tender ini adalah bagi sekolah/insititusi seperti Jadual di bawah: BIL. NAMA INSTITUSI TEMPOH KONTRAK TARIKH, MASA DAN TEMPAT TAKLIMAT KOD TENDER TARIKH TUTUP DAN TEMPAT HANTAR DOKUMEN Diisi oleh IPGK 3. Petender-Petender yang ingin menyertai tender hendaklah mendaftar di Institut Pendidikan Guru Kampus XXXXXX pada waktu yang disebut di atas. Pendaftaran ini adalah bertujuan untuk Kementerian ini mendaftarkan Petender ke dalam sistem eperolehan bagi tender tersebut. Selepas Kementerian ini mendaftarkan Petender ke dalam sistem, capaian kepada dokumen tender secara digital boleh dibuat. 4. Semasa pendaftaran, petender-petender hendaklah mengemukakan SIJIL ASAL (untuk pengesahan) dan SALINAN FOTOSTAT (tidak dikembalikan) dokumen-dokumen berikut: a. Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dari Kementerian Kewangan; dan b. Lesen Menjalankan Urusan Agensi Persendirian dari Kementerian Dalam Negeri. 5. Sekiranya petender tidak mempunyai Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dan mempunyai Sijil Virtual, petender hendaklah mengemukakan Nombor Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan kepada Urus Setia bagi penyemakan dan pengesahan status pendaftaran syarikat. 3

4 6. Setiap petender yang hendak memasuki tender adalah DIWAJIBKAN HADIR KE TAKLIMAT TENDER. Hanya petender yang menghadiri taklimat tender sahaja dibenarkan membeli satu Dokumen Tender bagi satu tawaran. Lawatan tapak adalah DIGALAKKAN. Petender dikehendaki membawa bersama Cop Rasmi Syarikat. 7. Tawaran Kewangan dan Tawaran Teknikal hendaklah dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem eperolehan sebelum atau pada tarikh tutup tender seperti di atas, manakala dokumen sokongan yang lain hendaklah dimasukkan ke dalam dua (2) sampul surat yang berlainan dan dilakri serta dicatatkan Nombor Cadangan Petender (Y...) dan Nombor Tender KPM/28/2012/03/0172 (X...) pada penjuru atas sebelah kiri sampul surat bagi kedua-dua sampul surat. Kedua-dua sampul surat tersebut hendaklah dimasukkan ke dalam satu sampul surat dan dimasukkan ke dalam peti tender dan dialamatkan kepada:- Nombor Cadangan Petender (Y...) Nombor Tender KPM/28/2012/03/0172 (X...) TENDER PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN KE Institut Pendidikan Guru Kampus XXXXXXX,Daerah, Negeri : Pengarah Institut Pendidikan Guru XXXXXXXX Kementerian Pelajaran Malaysia Poskod Daerah Negeri Tawaran tender hendaklah dihantar sebelum atau pada jam tengah hari sebelum atau pada 29 Julai 2013 (Isnin). 8. Tawaran tender tidak akan dipertimbangkan sekiranya: a. Petender LEWAT mengemukakan tawaran tender sama ada secara manual atau atas talian atau kedua-duanya; b. Petender GAGAL mengemukakan dokumen wajib seperti yang dinyatakan dalam Dokumen dan Borang Tender; dan c. Petender GAGAL menghadiri taklimat tender. 9. Kementerian Pendidikan Malaysia tidak terikat untuk menerima mana-mana tawaran terendah atau mana-mana tawaran atau memberikan apa-apa sebab di atas penolakan sesuatu tawaran tender. 10. Syarikat-syarikat yang ingin mendaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia boleh berbuat demikian secara atas talian di atau boleh menghubungi Khidmat Bantuan Pelanggan eperolehan di talian Iklan tender ini juga boleh dirujuk di laman web Kementerian Pendidikan Malaysia di alamat berikut : 4

5 II. ARAHAN DAN SYARAT-SYARAT AM TENDER 1. PERIHAL TENDER ARAHAN AM 1.1 Tender ini adalah Tender Perkhidmatan Kawalan Keselamatan ke Institut Pendidikan Guru Kampus XXXXX bagi tempoh mulai 1 Jannuari Disember 2016 (36 Bulan). 1.2 Pelawaan ini adalah terikat kepada Arahan Am dan Syarat-Syarat Khas tender serta syarat-syarat yang akan dikeluarkan bersama-sama dengan dokumen tender berkaitan. 2. PERINGATAN MENGENAI KESALAHAN RASUAH 2.1 Merujuk kepada Surat Arahan Perbendaharaan rujukan S/K.Kew/PK/PP/1100/000000/10/31 Jld 26 SK. 7 (3) bertarikh 28 Februari i) Sebarang perbuatan atau percubaan rasuah untuk menawar atau memberi, meminta atau menerima apa-apa suapan secara rasuah kepada dan daripada mana-mana orang berkaitan perolehan ini merupakan suatu kesalahan jenayah di bawah Akta Pencegahan Rasuah 2009 (Akta 694); ii) iii) iv) Sekiranya mana-mana pihak ada menawar atau memberi apa apa suapan kepada mana-mana anggota pentadbiran awam, maka pihak yang ditawar atau diberi suapan dikehendaki membuat aduan dengan segera ke pejabat Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) atau balai polis yang berhampiran. Kegagalan berbuat demikian adalah merupakan suatu kesalahan di bawah Akta Pencegahan Rasuah 2009 (Akta 694); Tanpa prejudis kepada tindakan-tindakan lain, tindakan tatatertib terhadap anggota perkhidmatan awam dan menyenaraihitamkan Kontraktor atau Petender boleh diambil sekiranya pihak-pihak terlibat dengan kesalahan rasuah di bawah Akta Pencegahan Rasuah 2009 (Akta 694); dan Mana-mana Kontraktor atau Petender yang membuat tuntutan pembayaran berkaitan perolehan ini walaupun tiada kerja dibuat atau tiada barangan dibekal mengikut spesifikasi yang ditetapkan atau tiada perkhidmatan diberi dan manamana anggota perkhidmatan awam yang mengesahkan tuntutan berkenaan adalah melakukan kesalahan di bawah Akta Pencegahan Rasuah 2009 (Akta 694). 3. INTEGRITY PACT DALAM PEROLEHAN KERAJAAN 3.1 Perkara ini adalah merujuk kepada Surat Arahan Perbendaharaan rujukan S/K.Kew/PK/PP/1100/000000/10/31 Jld 29 SK. 6 (11) bertarikh 16 Disember Kesemua petender yang menghantar dokumen tender / sebut harga hendaklah menandatangani Surat Akuan Pembida (Lampiran D) bahawa petender tidak akan menawar atau memberi rasuah sebagai sogokan untuk mendapatkan kontrak. Wakil syarikat yang menandatangani Surat Akuan Pembida hendaklah 5

6 melampirkan Surat Perwakilan Kuasa (Lampiran E) yang telah ditandatangani bagi pihak syarikat sebagai tanda bahawa beliau adalah individu yang diberi kuasa untuk berurusan dengan pihak Kerajaan bagi urusan perolehan/perjanjian bagi perkara ini. Kegagalan mengemukakan dokumen-dokumen berikut boleh menyebabkan tawaran tender tidak akan dipertimbangkan Petender yang berjaya dan telah dilantik secara rasmi oleh pihak kerajaan dikehendaki menandatangani Surat Akuan Pembida Berjaya bahawa ia tidak akan memberi rasuah sebagai ganjaran kerana mendapatkan kontrak. Wakil syarikat yang menandatangani Surat Akuan Pembida Berjaya hendaklah juga melampirkan Surat Perwakilan Kuasa yang telah ditandatangani bagi pihak syarikat. Kegagalan mengemukakan dokumen-dokumen berikut boleh menyebabkan tawaran tender akan dibatalkan. 4. SISTEM eperolehan 4.1 Petender yang hendak menyertai tender perlu membuat pendaftaran dengan pihak Institut Pendidikan Guru Kampus xxxxxxxxxx. 4.2 Petender diwajibkan mempunyai Medium Akses eperolehan sebagai kemudahan mengakses sistem eperolehan bagi tujuan membuat tawaran teknikal dan tawaran kewangan secara atas talian (online). 4.3 Petender dikehendaki mengunci masuk (key-in) Tawaran Teknikal dan Tawaran Kewangan ke dalam sistem eperolehan dan menyerahkan cadangan tersebut secara atas talian (on-line) pada atau sebelum tarikh tutup tender. 4.4 Petender perlu memastikan tawaran teknikal dan tawaran kewangan yang telah di kunci masuk ke dalam sistem ep adalah lengkap dan sama ( tally ) seperti tawaran manual (Borang Tender) yang akan dimasukkan ke dalam Peti Tender. 4.5 Tawaran teknikal dan tawaran kewangan yang telah di kunci masuk MESTI diserah secara atas talian. 4.6 Petender tidak digalakkan membuat serahan atas talian pada saat-saat akhir kerana boleh menyebabkan cadangan tawaran tidak tersenarai di dalam sistem. Kerajaan tidak akan bertanggungjawab jika tawaran tender oleh Petender tidak tersenarai di dalam sistem eperolehan. 4.7 Semua dokumen manual (Borang Tender) sama ada tawaran teknikal dan tawaran kewangan termasuk dokumen sokongan yang diminta, MESTI dimasukkan ke dalam Peti Tender sebelum jam tengahari pada atau sebelum tarikh tutup tender. 5. BORANG TENDER 5.1 Penawaran tender hendaklah dibuat di atas borang-borang yang telah disediakan dalam Borang Tender seperti berikut: 6

7 Lampiran A - Senarai Semak Lampiran B - Keterangan Mengenai Petender Lampiran C - Surat Akuan Petender Lampiran D - Surat Akuan Pembida Lampiran E - Surat Perwakilan Kuasa Lampiran F - Jadual Harga Tawaran Lampiran G - Senarai Peralatan Yang Akan Digunakan Dalam Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Lampiran H - Skim Perkhidmatan Pekerja 5.2 Petender hendaklah menggunakan Borang Tender yang dimuat turun dari sistem eperolehan sahaja. 5.3 Petender tidak dibenarkan mengubah atau meminda sebarang kandungan, terma atau perkataan di dalam Borang Tender selain untuk tujuan mengisi maklumat dan tawaran. Kementerian/Institusi berhak menolak tender yang melanggar syarat ini. 6. CARA-CARA MENGISI BORANG TENDER 6.1 Petender hendaklah membaca arahan-arahan dan syarat-syarat dalam Dokumen Tender serta menyemak kandungan Dokumen Tender dengan TELITI sebelum mengisi Borang Tender. Kegagalan mematuhi mana-mana syarat yang telah ditetapkan mengakibatkan tawaran tender tersebut tidak akan dipertimbangkan. 6.2 Semua lampiran dalam Borang Tender hendaklah diisi dengan LENGKAP DAN JELAS serta MEMATUHI ARAHAN. Lampiran-lampiran tersebut adalah seperti berikut: BIL. PERKARA TINDAKAN/ARAHAN 1. LAMPIRAN A: Senarai Semak Menanda ( ) dokumen yang dihantar Menandatangani di ruangan PEMILIK SYARIKAT serta DICOP SYARIKAT 2. LAMPIRAN B: Keterangan Mengenai Petender 3. LAMPIRAN C: Surat Akuan Petender 4. LAMPIRAN D: Surat Akuan Pembida Mengisi semua maklumat mengenai petender dan pengalaman. Sekiranya tiada maklumat sila isikan TIADA Menandatangani di ruangan PEMILIK SYARIKAT dan SAKSI serta DICOP SYARIKAT Mengisi semua maklumat di ruangan yang disediakan Menandatangani di ruangan PEMILIK SYARIKAT dan ruangan SAKSI serta DICOP SYARIKAT Mengisi semua maklumat di ruangan yang disediakan Menandatangani di ruangan PEMILIK SYARIKAT serta DICOP SYARIKAT 7

8 BIL. PERKARA TINDAKAN/ARAHAN 5. LAMPIRAN E: Surat Perwakilan Kuasa Mengisi semua maklumat di ruangan yang disediakan Menandatangani di ruangan PEMILIK SYARIKAT serta DICOP SYARIKAT 6. LAMPIRAN F: Jadual Harga Tawaran 7. LAMPIRAN G: Senarai Peralatan Yang Akan Digunakan Dalam Perkhidmatan Kawalan Keselamatan 8. LAMPIRAN H: Skim Perkhidmatan Pekerja Mengisi semua maklumat di ruangan yang disediakan Menandatangani di ruangan PEMILIK SYARIKAT serta DICOP SYARIKAT Mengisi senarai peralatan yang akan digunakan Petender DILARANG mencatat maklumat syarikat di lampiran ini. Mengisi maklumat dengan LENGKAP dan JELAS. Petender DILARANG mencatat maklumat Syarikat di lampiran ini. 6.3 Sebarang pindaan yang dibuat ke atas mana-mana ruangan mestilah dipotong dan ditandatangani ringkas oleh individu yang menandatangani Dokumen Tender. PENGGUNAAN SEBARANG PEMADAM CECAIR ADALAH TIDAK DIBENARKAN. Kegagalan mematuhi mana-mana syarat yang telah ditetapkan membolehkan tender tersebut tidak akan dipertimbangkan / ditolak. SYARAT-SYARAT AM TENDER Petender-petender hendaklah mematuhi sepenuhnya syarat-syarat ini apabila menyertai tender : 1. KELAYAKAN UNTUK MEMASUKI TENDER 1.1 Semua petender yang ingin menyertai tender Kementerian Pendidikan Malaysia hendaklah berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia di bawah Kod Bidang Bekalan/Perkhidmatan di bawah Kepala dan Sub-Kepala (Kawalan Keselamatan) yang masih sah dan berkuatkuasa. Salinan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dan salinan Lesen Menjalankan Urusan Agensi Persendirian yang masih sah dan berkuatkuasa hendaklah disertakan dan diakui sah oleh Pegawai Kerajaan dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional / Pesuruhjaya Sumpah / Ahli Dewan Undangan Negeri / Ahli Parlimen / Jaksa Pendamai atau setaraf. 1.2 Petender hendaklah mengemukakan penyata bank/ salinan penyata bank yang disahkan bagi tiga (3) bulan terkini berturut-turut bagi bulan April 2013, Mei 2013 dan Jun 2013 seperti berikut: a) Penyata bank asal bagi setiap bulan MESTI disahkan oleh pihak bank; atau b) Salinan penyata bank asal yang telah disahkan oleh pihak bank boleh disahkan semula oleh pegawai Kerajaan dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional / Pesuruhjaya Sumpah / Ahli Dewan Undangan Negeri / Ahli Parlimen / Jaksa Pendamai atau setaraf. 8

9 1.3 Sekiranya petender mempunyai kemudahan kewangan dari bank / institusi kewangan, petender hendaklah mengemukakan surat pengesahan daripada bank / institusi yang berkaitan. 1.4 Lawatan tapak adalah DIGALAKKAN. 1.5 Petender hendaklah membaca arahan-arahan dan syarat-syarat serta menyemak kandungan dokumen tender dengan teliti sebelum membuat tawaran. Dokumendokumen lain tidak diterima kecuali dokumen-dokumen yang mesti dikemukakan. Kegagalan mematuhi mana-mana syarat yang telah ditetapkan membolehkan tender tersebut tidak dipertimbangkan. 2. HARGA TAWARAN 2.1 Harga Tawaran petender hendaklah diisi dalam Jadual Harga Tawaran (Lampiran F). Harga-harga yang ditawarkan adalah termasuk semua kos bersangkutan dengan Perkhidmatan Kawalan Keselamatan seperti pengangkutan, perkhidmatan dan peralatan. Petender tidak dibenarkan menawarkan lebih dari satu (1) kadar harga tawaran sejam. 2.2 Harga yang ditawarkan dalam tawaran ini adalah tetap, harga bersih dalam Ringgit Malaysia (RM) sahaja dan tidak boleh dipinda selepas penawaran tender ini ditutup serta akan berkuatkuasa dalam tempoh sah laku tender. Harga yang ditawarkan oleh petender yang berjaya hendaklah dipatuhi sepanjang masa kontrak berkuatkuasa dan tidak boleh dibuat sebarang perubahan KECUALI atas persetujuan bersama oleh kedua-dua pihak. 2.3 Harga-harga yang ditawarkan mestilah mengambil kira segala kos yang terlibat semasa atau selepas tawaran, kos pentadbiran dan lain-lain kos yang berkaitan termasuk cukai perkhidmatan yang ditetapkan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa. 2.4 Tawaran harga hendaklah telah mengambil kiraan fi perkhidmatan bagi perolehan secara elektronik sebanyak 0.8% bagi setiap nilaian Pesanan Kerajaan tertakluk kepada had maksimum RM9, bagi Pesanan Kerajaan melebihi RM1.2 juta. Fi yang dikenakan ini adalah seperti yang termaktub dalam Terma dan Syarat bagi Pendaftaran Pembekal di bawah Sistem eperolehan; Atau Tawaran harga hendaklah telah mengambil kiraan fi perkhidmatan bagi perolehan secara elektronik sebanyak 0.4% bagi setiap nilaian Pesanan Kerajaan tertakluk kepada had maksimum RM4, bagi Pesanan Kerajaan bernilai RM1.2 juta atau lebih bagi kontrak yang melibatkan beberapa kali pembayaran sama ada melalui Jadual Penghantaran, Pencapaian Perkhidmatan, Bayaran Kemajuan atau mengikut permintaan yang ditetapkan dalam tempoh kontrak. Fi yang dikenakan ini adalah seperti yang termaktub dalam Terma dan Syarat bagi Pendaftaran Pembekal di bawah Sistem eperolehan. 9

10 2.5 Kerajaan tidak terikat untuk menerima mana-mana tawaran yang terendah. Walau bagaimanapun, harga yang ditawarkan oleh petender bukanlah nilai kontrak muktamad yang akan ditetapkan oleh Kerajaan sekiranya berjaya di dalam penawaran tender ini. 3. SPESIFIKASI 3.1 Spesifikasi (Penentuan Skop Perkhidmatan) adalah seperti mana yang dinyatakan dalam Lampiran Petender perlu membekalkan peralatan yang secukupnya seperti di Lampiran G. 4. PERLANGGARAN SYARAT-SYARAT TENDER / KONTRAK 4.1 Petender yang tidak mematuhi syarat-syarat Tender / Kontrak boleh dikenakan tindakan seperti berikut; Kesalahan Melanggar Syarat Tender i) Menarik diri ii) Pakatan harga iii) Memalsukan maklumat dengan tujuan menyertai tender iv) Lain-lain kesalahan yang dinyatakan dalam dokumen dan borang tender serta peraturan-peraturan semasa yang sedang berkuatkuasa Kesalahan Kerana Melanggar Syarat Kontrak i) Perkhidmatan tidak menepati spesifikasi ii) Bilangan pekerja yang dibekalkan tidak mengikut penentuan iii) Tidak menyerahkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh yang ditetapkan 14 hari daripada tarikh penyerahan Surat Setuju Terima iv) Sub Kontrak; dan v) Lain-lain kesalahan yang dinyatakan dalam dokumen kontrak serta peraturan-peraturan semasa yang sedang berkuatkuasa Jenis-Jenis Tindakan / Hukuman i) Amaran ii) Denda iii) Rampasan Bon Pelaksanaan iv) Penamatan Kontrak v) Batal Tajuk Pendaftaran vi) Gantung Pendaftaran vii) Senarai Hitam Syarikat 5. HAK KERAJAAN APABILA PERKHIDMATAN YANG DILAKSANAKAN TIDAK MENGIKUT TERMA-TERMA DAN SYARAT-SYARAT 5.1 Jika Perkhidmatan yang dilaksanakan tidak mengikut atau jika berlaku pelanggaran manamana terma-terma dan syarat-syarat Perjanjian ini, Kerajaan boleh mengambil tindakan mana-mana satu atau apa-apa gabungan perkara-perkara yang berikut: a) menolak Perkhidmatan atau apa-apa bahagian darinya; 10

11 b) menolak Perkhidmatan atau apa-apa bahagian darinya dan meminta Kontraktor menggantikan Perkhidmatan atau apa-apa bahagian darinya dalam apa-apa tempoh yang ditentukan oleh Kerajaan. Jika Perkhidmatan atau apa-apa bahagian darinya tidak digantikan dalam masa yang ditentukan, Kerajaan boleh mendapatkan Perkhidmatan atau apa-apa bahagian darinya daripada lain-lain punca dan Kontraktor dikehendaki membayar amaun yang dikenakan kepada Kerajaan; c) menamatkan Perjanjian ini dan melantik pihak lain untuk melaksanakan Perkhidmatan; d) mengambil atau merampas keseluruhan atau sebahagian jumlah wang dalam Bon Pelaksanaan; e) mengenakan denda dengan jumlah dua puluh peratus (20%) daripada jumlah bulanan Nilai Perjanjian bagi premis yang terlibat. Bagi maksud ini, asas pengiraan denda adalah seperti berikut: Denda = 20% x Jumlah bulanan nilai perjanjian bagi premis terlibat mengikut Lampiran F 5.2 Tanpa menjejaskan klausa 5.1, jika didapati mana-mana pekerja Kontraktor tidak hadir bertugas mengikut terma-terma dan syarat-syarat dalam Perjanjian ini, Kerajaan boleh mengenakan denda dengan jumlah yang sama banyak dengan gaji sejam setiap pekerja yang tidak hadir tersebut mengikut Lampiran F. Bagi maksud ini, asas pengiraan kadar pemotongan bagi pekerja yang tidak bertugas adalah seperti berikut: Pemotongan = KS x BJ x BP KS BJ BP : Kadar sejam seorang Pengawal mengikut Lampiran F : Bilangan jam tidak bertugas : Bilangan Pengawal tidak bertugas 5.3 Kerajaan berhak memotong apa-apa wang yang kena dibayar kepada Kontraktor oleh Kerajaan, sama ada sebagai denda atau pampasan daripada mana-mana Perjanjian yang ditandatangani dengan Kerajaan daripada apa-apa yang kena dibayar oleh Kerajaan kepada Kontraktor di bawah Perjanjian ini. Jika wang yang kena dibayar kepada Kontraktor itu tidak mencukupi bagi menampung tuntutan Kerajaan, Kerajaan boleh menuntut baki tuntutan itu daripada Kontraktor dan Kontraktor hendaklah membuat pembayaran tersebut dalam tempoh yang ditentukan dalam notis tuntutan. Kerajaan juga berhak menuntut jumlah baki tersebut daripada Kontraktor melalui mana-mana Perjanjian yang ditandatangani dengan agensi Kerajaan, sekiranya Kontraktor gagal membuat bayaran setelah dituntut. 6. SURAT SETUJU TERIMA 6.1 Kerajaan adalah berhak menyetujuterima tender tersebut sama ada kesemuanya ataupun sebahagiannya daripadanya. Kerajaan tidak terikat untuk menerima tawaran yang paling murah atau sebarang tawaran. 11

12 6.2 Keputusan Kerajaan adalah muktamad. Kerajaan tidak akan melayan sebarang surat menyurat yang berupa rayuan daripada petender-petender mengenai sebab-sebab tawaran mereka tidak berjaya. 6.3 Petender-petender yang berjaya dikehendaki menandatangani satu Perjanjian Kontrak dengan Kerajaan Malaysia dan adalah terikat dengan syarat-syarat yang terkandung dalam perjanjian tersebut. Contoh Surat Setuju Terima adalah seperti dalam Lampiran BON PELAKSANAAN 7.1 Petender-petender yang berjaya dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan seperti berikut:- i) 2.5% - Daripada jumlah nilai kontrak bagi kontrak perkhidmatan yang kurang dari RM500, setahun. ii) 5% - Daripada jumlah nilai kontrak bagi kontrak perkhidmatan yang bernilai RM500, atau lebih setahun. 7.2 Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit Malaysia (RM) dari bank-bank atau institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama ada dalam bentuk: i) Jaminan Bank / Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank-bank / syarikat kewangan berlesen di bawah Akta bank dan Institusi Kewangan 1989 yang beroperasi di Malaysia; atau ii) iii) iv) Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di bawah Akta Bank Islam 1983 yang beroperasi di Malaysia; atau Jaminan Insuran yang dikeluarkan oleh syarikat-syarikat insurans yang berlesen di bawah Akta Insurans 1996 yang beroperasi di Malaysia; atau Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang berlesen di bawah Akta Takaful 1984 yang beroperasi di Malaysia; atau v) Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad (BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank). 7.3 Bon Pelaksanaan akan dikembalikan setelah tempoh sahlaku Bon Pelaksanaan tamat atau kontrak dilaksanakan dengan sempurna dan memuaskan. Sekiranya kontrak itu tidak dilaksanakan dengan sempurna dan memuaskan, maka Bon Pelaksanaan itu akan dirampas. 7.4 Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh Surat Setuju Terima (SST) tawaran dikeluarkan. Kelewatan penyerahan Bon Pelaksanaan akan menyebabkan SST dibatalkan dan seterusnya perjanjian ditamatkan. Kerajaan adalah berhak untuk berbuat demikian bagi mengelakkan kelewatan demi memastikan perlaksanaan tender ini berjalan seperti yang dirancang. 12

13 7.5 Petender yang berjaya hendaklah menggunakan Format Bon Pelaksanaan seperti di Lampiran 2 tanpa sebarang pindaan. Tempoh sah laku Bon Pelaksanaan hendaklah tamat satu (1) tahun selepas tarikh tamat kontrak. 8. MENARIK BALIK TAWARAN / MENOLAK TAWARAN 8.1 Petender tidak boleh menarik balik tawaran sebelum tender dipertimbangkan atau menolak tawaran setelah tawaran dibuat. Jika petender menarik diri atau menolak tawaran, nama petender akan dikemukakan kepada Kementerian Kewangan Malaysia untuk tindakan. 9. TEMPOH SAH LAKU TAWARAN 9.1 Tempoh sah laku tender adalah selama 210 hari bermula daripada tarikh tender ditutup. Tempoh ini boleh dilanjutkan dengan persetujuan bersama secara bertulis oleh keduadua belah pihak jika dan apabila perlu. 10. PINDAAN 10.1 Kerajaan berhak untuk membuat pindaan ke atas tempoh kuat kuasa kontrak Kerajaan berhak untuk membuat pindaan ke atas senarai premis dan / atau bilangan premis yang dinyatakan di Lampiran F. 13

14 III. SYARAT-SYARAT TAMBAHAN TENDER Syarat-syarat tambahan ini adalah menjadi sebahagian daripada syarat-syarat perjanjian. Kontraktor yang berjaya hendaklah memastikan syarat-syarat tambahan seperti berikut dipatuhi: 1. Perbincangan dengan pihak sekolah / Institusi Pendidikan hendaklah dilakukan bagi tujuan seperti berikut: i) Menentukan kawasan yang terlibat; ii) Mengatur program kerja; iii) Taklimat mengenai peraturan-peraturan sekolah; iv) Lain-lain perkara yang berkaitan; dan v) Senarai pekerja yang akan dibekalkan. 2. Kontraktor hendaklah melantik pekerja bergaji tetap dengan kadar bilangan yang mencukupi bagi menjamin kesempurnaan kerja seperti mana diterangkan dalam Lampiran 3 - Spesifikasi (Penentuan Skop Kerja). 3. Kontraktor hendaklah mengambil pekerja-pekerja warganegara di kalangan penduduk setempat dan digalakkan sekurang-kurangnya dua (2) orang pekerja daripada kalangan keluarga berpendapatan rendah. 4. Memandangkan perkhidmatan ini akan dilaksanakan di premis-premis Kerajaan, semua pekerja (anggota keselamatan) yang ditugaskan hendaklah berpakaian seragam lengkap, kemas disamping menjaga tingkahlaku yang sesuai. Semua arahan daripada ketua premis seperti Pengarah / Pengetua / Guru Besar dalam hal ini adalah mutakhir dan beliau boleh membuat teguran serta menasihati pekerja (anggota keselamatan) di premis kawalannya sama ada mengenai tugas, disiplin serta tindak-tanduk mereka sama seperti pada kakitangan awam lainnya. 5. Pihak Kontraktor diminta untuk memasang peralatan pengawasan seperti Buglar Alarm System, Close Circuit Television (CCTV) bagi membantu pihak Kerajaan, melakukan pemantauan terhadap premis dan merekod segala bentuk pencerobohan jika terdapat keperluan. Pemasangan sistem pengawasan ini hendaklah disokong oleh Central Monitoring System (CMS) yang membolehkan pihak Kontraktor mengawasi dari jauh (remote monitoring) dan menghantar pasukan bertindak (response team) dengan serta merta. 6. Cadangan pemasangan peralatan serta kuantiti dan pelan susun atur lokasi pemasangan hendaklah dikemukakan dalam masa seminggu dari tarikh kontrak bermula. Kontraktor diberi masa dua (2) minggu daripada tarikh surat persetujuan pihak Kementerian ke atas cadangan syarikat tersebut sekiranya diterima, untuk memasang dan memastikan peralatan tersebut siap beroperasi. 7. Segala kos pemasangan dan penyelenggaraan peralatan pengawasan tersebut akan ditanggung oleh pihak Kontraktor. 8. Adalah menjadi tanggungjawab Kontraktor untuk menjaga keselamatan pekerjanya, orang awam dan segala harta benda Kerajaan di dalam kawasan dan bangunan sekitarnya. Sebarang kemudaratan, kehilangan atau kerosakan yang melibatkan nyawa atau harta benda sama ada milik persendirian atau milik Kerajaan akan dikenakan tuntutan yang munasabah ke atas kontraktor. 9. Kerajaan adalah sentiasa berhak untuk memeriksa perkhidmatan kawalan keselamatan pada bila-bila masa. Kontraktor hendaklah memberi kemudahan kepada Kerajaan untuk meneliti serta memeriksa kawasan di mana perkhidmatan kawalan keselamatan ini dilaksanakan. 14

15 10. Pihak pengurusan premis seterusnya akan membuat perakuan terhadap perkhidmatan kawalan keselamatan yang berkenaan setelah kerja-kerja siap pada satu-satu masa. 11. Pekerja hendaklah berdisiplin dan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan premis dari masa ke semasa; 12. Semua pengawal keselamatan hendaklah memakai pakaian seragam yang disediakan dengan sempurna dan mempunyai kad pengenalan diri yang dibekalkan oleh Kontraktor; 13. Kontraktor hendaklah memastikan rekod kedatangan dan jadual bertugas dikemas kini pada setiap hari; 14. Kontraktor adalah bertanggungjawab ke atas keselamatan setiap pekerja dan juga harta benda premis; 15. Kontraktor adalah dikehendaki membaiki atau mengganti apa-apa kerosakan yang berlaku kepada harta benda premis akibat daripada kelalaian pihak pekerja Kontraktor semasa mengendalikan perkhidmatan berkenaan; 16. Pekerja-pekerja adalah digalakkan mengikuti kursus yang berkaitan Keselamatan yang dikendalikan oleh pihak Kerajaan dan juga pihak Swasta; 17. Kontraktor adalah bertanggungjawab sepenuhnya ke atas pekerja-pekerja yang dibekalkan dari aspek : i) Pembayaran Gaji dan Upah ii) Caruman PERKESO dan KWSP iii) Pakaian Seragam iv) Kemudahan Perubatan v) Disiplin vi) Kebajikan vii) Keselamatan 18. Kementerian/Jabatan/Institusi adalah bebas daripada sebarang tuntutan pihak Kontraktor. 19. Kontraktor hendaklah mematuhi Skim Perkhidmatan Pekerja (Lampiran H). IV. PENYERAHAN DOKUMEN TENDER 1. BORANG TENDER 1.1 Petender hendaklah mengemukakan dokumen yang telah lengkap telah diisi seperti berikut: SAMPUL TAWARAN LAMPIRAN TAWARAN KEWANGAN (Dimasukkan ke dalam sampul Tawaran Kewangan) PERKARA LAMPIRAN A Senarai Semak (Dokumen wajib) LAMPIRAN B Keterangan Mengenai Petender (Dokumen wajib) LAMPIRAN C Surat Akuan Petender (Dokumen wajib) LAMPIRAN D Surat Akuan Pembida (Dokumen wajib) 15

16 SAMPUL TAWARAN PERKARA LAMPIRAN E Surat Perwakilan Kuasa (Dokumen wajib) LAMPIRAN F Jadual Harga Mengikut Sajian (Dokumen wajib) Nota: Diisi dalam dua (2) salinan. Salinan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat (Dokumen wajib) Salinan Lesen Menjalankan Urusan Agensi Persendirian yang masih sah dan berkuatkuasa (Dokumen wajib); atau Salinan Lesen yang telah tamat tempoh sah beserta surat/perakuan Permohonan Pembaharuan Lesen oleh Syarikat daripada Kementerian Dalam Negeri (Dokumen wajib) Penyata Bank bagi bulan November 2012, Disember 2012 dan Januari 2013 (Dokumen wajib). Penyata Bank yang dikemukakan selain daripada bulan-bulan yang dinyatakan tidak akan diambilkira. Adalah dimaklumkan bahawa dokumen penyata bank amat penting untuk mengukur keupayaan kewangan / modal petender Salinan Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat Bumiputera (Jika ada) Salinan Laporan Tahunan Syarikat bagi Tahun 2010/2011 yang diaudit oleh Juruaudit Bertauliah bagi Syarikat Sdn. Bhd. / Berhad dan DIAKUI SAH oleh SETIAUSAHA SYARIKAT (jika ada) Salinan dokumen/surat pengesahan/perakuan yang menunjukkan syarikat mempunyai sumber kewangan lain seperti kemudahan pembiayaan daripada bank/institusi kewangan yang diakui sah oleh pihak institusi berkenaan (Jika ada) Profail Syarikat (profail ringkas / buku korporat syarikat mengenai latar belakang, komposisi pekerja, pengalaman syarikat) (Jika ada) Salinan Surat Setuju Terima (SST) / Surat Pelantikan bagi syarikat yang mempunyai kontrak Perkhidmatan Kawalan Keselamatan selain KPM bagi tiga (3) tahun terkini yang masih sah dan berkuatkuasa (Jika ada) Salinan Surat Pengesahan Prestasi Syarikat yang dikeluarkan agensi-agensi lain selain KPM (Jika ada) Salinan sijil kursus / seminar berkaitan yang disertai oleh pemilik / pekerja (Jika ada) LAMPIRAN TAWARAN TEKNIKAL (Dimasukkan ke dalam sampul Tawaran Teknikal) LAMPIRAN G Senarai Peralatan Yang Akan Digunakan Dalam Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (Dokumen wajib) LAMPIRAN H Skim Perkhidmatan Pekerja (Dokumen wajib) 1.2 Kegagalan menyertakan dokumen-dokumen seperti yang dinyatakan dalam para 1.1 membolehkan tender tersebut tidak dipertimbangkan/ ditolak. 1.3 Dokumen wajib dalam Borang Tender yang telah diisi perlu dikembalikan beserta dokumen sokongan (jika ada). 16

17 Borang Tender ASAL hendaklah dimasukkan ke dalam satu (1) bungkusan / sampul yang ditanda pada bahagian tengah sampul surat seperti mana berikut: TENDER PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN NAMA INSTITUSI NEGERI KOD TENDER : (Diisi oleh IPGK) : (Diisi oleh IPGK) : (Diisi oleh IPGK) Dialamatkan kepada: (Diisi oleh IPGK) 1.4 Semua tawaran tender hendaklah dimasukkan ke dalam peti tender yang telah ditentukan pada waktu pejabat di alamat seperti di atas tidak lewat daripada tarikh dan waktu yang ditetapkan. 1.5 Kementerian ini tidak akan bertanggungjawab di atas kehilangan borang-borang penyertaan tender akibat daripada kesilapan peti yang dimasukkan atau tender-tender yang dihantar melalui pos. Sekiranya terdapat kemusykilan, petender boleh merujuk kepada Jabatan Pelajaran Negeri yang berkaitan. 17

18 CONTOH SURAT SETUJU TERIMA LAMPIRAN 1 1Malaysia : Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan Ruj. Kami :... Tarikh :... Pengurus SYARIKAT XXXXX (Kontraktor/ Syarikat) Tuan, TENDER BAGI PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN DI INSTITUT PENDIDIKAN GURU KAMPUS XXX, NEGERI XXX Merujuk kepada tender tuan untuk perkhidmatan yang tersebut di atas, Kerajaan Malaysia dengan sukacitanya memberitahu bahawa Kerajaan telah bersetuju menerima tender tuan, tertakluk kepada syarat-syarat berikut: 1.1 Kadar harga tawaran tuan seperti di Lampiran A; 1.2 Nilai Kontrak yang disetujuterima (termasuk kos-kos yang berkaitan) ialah RM sejam / seorang pengawal dan bernilai RM.. sebulan x. bulan = RM.; 1.3 Tempoh kontrak: ; 1.4 Syarat-syarat dalam dokumen tender; dan 1.5 Tuan tidak boleh memajakkan mana-mana bahagian daripada Kontrak ini atau membuat apaapa Kontrak Kecil (Sub-contract) bagi melaksanakan Kontrak ini dan mana-mana bahagiannya dengan tidak terlebih dahulu mendapat persetujuan bertulis Kerajaan. 2. Dengan penerimaan tender tuan oleh Kerajaan, tuan adalah dimaklumkan bahawa suatu ikatan Kontrak terwujud antara Kerajaan dengan tuan. Suatu Kontrak Rasmi akan disempurnakan kemudiannya dengan memasukkan semua terma tender sebagaimana yang diubahsuaikan. Tuan akan diberitahu oleh Kerajaan apabila Dokumen Perjanjian siap sedia untuk ditandatangani oleh tuan. 3. Tuan adalah diingatkan bahawa mengikut syarat-syarat tender, tuan adalah dikehendaki menyempurnakan perkara berikut : 3.1 Mendepositkan dengan Kerajaan, suatu Bon Pelaksanaan dalam bentuk Jaminan Bank / Jaminan Syarikat Kewangan / Jaminan Insurans yang tidak boleh batal daripada sebuah Bank / Syarikat Kewangan / Syarikat Insurans yang diluluskan dan didaftarkan di Malaysia dengan jumlah sebanyak RM.. yang merupakan.% daripada nilai satu tahun kontrak. Bon Pelaksanaan tersebut hendaklah mengikut format seperti yang dikembarkan bersama-sama ini; 3.2 Tempoh Bon Pelaksanaan: ; 18

19 3.3 Bon Pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam tempoh tiga puluh (30) hari dari tarikh surat ini dan dihantar terus kepada.; 3.4 Apa-apa kegagalan dalam mematuhi kehendak-kehendak perenggan 3 ini dalam tempoh masa yang dinyatakan, kecuali jika diabaikan dengan nyata oleh Kerajaan, akan menyebabkan penerimaan ini terbatal dan selepas itu Kerajaan tidaklah dengan apa-apa cara juga bertanggungjawab kepada tuan. 4. Surat ini dihantar kepada pihak tuan dalam tiga (3) salinan. Sila kembalikan salinan kedua dan salinan ketiga setelah ditandatangani dan disaksikan dengan sempurna, di ruang yang berkenaan kepada pejabat ini dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh surat ini dan salinan asal untuk simpanan tuan. Sekian, terima kasih. BERKHIDMAT UNTUK NEGARA Saya yang menurut perintah,... (Tandatangan Pegawai ) Nama Penuh :... Jawatan :... 19

20 CONTOH BON PELAKSANAAN LAMPIRAN 2 JAMINAN BANK / JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS UNTUK BON PELAKSANAAN (KONTRAK BEKALAN/PERKHIDMATAN) Sebagai balasan kepada Kontrak NO.../... yang dibuat antara Kerajaan Malaysia. (Kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kerajaan ) dan (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kontraktor ) bagi membekal/menyerah/melaksana /menyiap... (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Kontrak ) kami yang bertandatangan di bawah, (kemudian daripada ini dirujuk sebagai Penjamin ) atas permohonan kontraktor, mengaku janji yang tidak boleh batal untuk memberi Jaminan kepada Kerajaan ke atas pelaksanaan yang sepatutnya Kontrak tersebut mengikut cara sebagaimana yang terdapat kemudian daripada ini. MAKA Penjamin dengan ini bersetuju dengan Kerajaan seperti berikut:- 1. Apabila Kerajaan membuat tuntutan bertulis, maka Penjamin hendaklah dengan serta merta membayar kepada Kerajaan nilai yang ditentukan di dalam tuntutan tersebut tanpa mengira samada terdapat apa-apa bantahan atau tentangan daripada Kontraktor atau Penjamin atau mana-mana pihak ketiga yang lain dan tanpa bukti atau bersyarat. Dengan syarat sentiasanya bahawa jumlah tuntutan yang dibuat tidak melebihi sebanyak Ringgit Malaysia... (nyatakan nilai jaminan dalam perkataan (RM...) dan bahawa tanggungan Penjamin untuk membayar kepada Kerajaan di bawah Jaminan ini tidak melebihi nilai tersebut di atas. 2. Kerajaan berhak untuk membuat apa-apa tuntutan sebahagian jika dikehendakinya dan jumlah kesemua tuntutan sebahagian itu hendaklah tidak melebihi nilai Ringgit Malaysia:... (nyatakan nilai dalam perkataan) (RM...) dan liabiliti Penjamin untuk membayar kepada Kerajaan jumlah yang disebutkan terdahulu hendaklah dikurangkan dengan perkadaran yang bersamaan dengan apa-apa bayaran sebahagian yang telah dibuat oleh Penjamin. 3. Penjamin tidak boleh dibebaskan atau dilepaskan dari Jaminan ini oleh sebarang perkiraan yang dibuat antara Kontraktor dan Kerajaan samada dengan atau tanpa Persetujuan Penjamin atau oleh sebarang perubahan tentang kewajipan yang diakujanji oleh kontraktor atau oleh sebarang penangguhan samada dari segi pelaksanaan, masa, pembayaran atau sebaliknya. 4. Jaminan ini adalah jaminan yang berterusan dan tidak boleh batal dan berkuatkuasa sehingga... (kemudian daripada ini disebut sebagai Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) iaitu dua belas (12) bulan selepas tarikh tamat kontrak atau selepas penghantaran/penyiapan terakhir mengikut mana yang terkemudian atau di dalam keadaan dimana Kontrak dibatalkan satu (1) tahun selepas tarikh Kontrak dibatalkan. Penjamin hendaklah melanjutkan Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) jaminan ini untuk tempoh tambahan selama tidak melebihi satu (1) tahun daripada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) apabila diminta oleh Kerajaan dan Jaminan ini adalah dengan ini dilanjutkan. Jumlah agregate maksimum yang Kerajaan berhak di bawah Jaminan ini mestilah sentiasa dipastikan tidak melebihi jumlah Ringgit Malaysia... (nyatakan nilai jaminan dalam perkataan) (RM......) 20

21 5. Apa-apa tanggungjawab dan tanggungan Penjamin di bawah Jaminan ini hendaklah luput apabila Jaminan ini tamat pada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) atau Tarikh Mati Lanjutan (Extended Expiry Date) melainkan jika sebelumnya Kerajaan telah meminta secara bertulis kepada Penjamin untuk membayar sejumlah wang tertentu yang masih belum dijelaskan mengikut peruntukan kontrak. 6. SEMUA TUNTUTAN BERKAITAN DENGAN JAMINAN INI, JIKA ADA, MESTILAH DITERIMA OLEH PIHAK BANK / SYARIKAT KEWANGAN / SYARIKAT INSURANS DALAM TEMPOH SAHLAKU JAMINAN INI ATAUPUN DALAM MASA EMPAT MINGGU DARIPADA TAMATNYA TARIKH JAMINAN INI, MENGIKUT MANA YANG LEBIH KEMUDIAN. Ditandatangani untuk dan bagi pihak Penjamin di hadapan ].... ] Nama :... ] Jawatan :..... ] Cop Bank/SyarikatKewangan / Syarikat Insurans:... ( Saksi ) Nama :... Jawatan :... Cop Bank/SyarikatKewangan / Syarikat Insuran 21

22 LAMPIRAN 3 PERINGATAN: Petender dikehendaki menyediakan :- i) BILANGAN PEKERJA SPESIFIKASI (PENENTUAN SKOP KERJA) Bilangan pengawal adalah seperti yang dinyatakan dalam Jadual Harga Tawaran (Lampiran F) dalam Borang Tender. ii) WAKTU BERTUGAS Tujuh (7) hari seminggu Termasuk cuti hujung minggu Termasuk Hari Kelepasan Am dan Cuti Persekolahan iii) SYIF Syif 1 : Dari jam 7.00 pagi hingga 7.00 petang (12 jam) Syif 2 : Dari jam 7.00 petang hingga 7.00 pagi (12 jam) Bil. Maklumat kampus Bilangan Pengawal Isnin Ahad (7 hari) 7.00 pg 7.00 ptg 7.00 ptg 7.00 pg 1. Keluasan: 2. Bilangan pintu masuk: 6 orang 6 orang 3. Bilangan blok: 4. Bilangan kolej kediaman/ kuarters: 1. PENGGUNAAN Peraturan-peraturan kerja bagi semua pengawal keselamatan yang ditetapkan selepas ini berkuatkuasa dari tarikh kontrak ini bermula. 22

23 2. PERATURAN KERJA/ TANGGUNGJAWAB 2.1 Pengawal hendaklah hadir mengikut waktu yang ditetapkan dan pengawal pengganti perlu disediakan sekiranya pengawal yang bertugas bercuti. Pengawal juga tidak boleh meninggalkan tempat bertugas masing-masing selagi tiada pengganti semasa pertukaran syif. 2.2 Semua pengawal setiap lapisan pangkat yang bertugas hendaklah sentiasa mematuhi tatalaku seperti berikut: Berpakaian seragam rapi, kemas dan lengkap. Pakaian mestilah dalam keadaan bersih; Rambut pengawal hendaklah digunting, pendek dan sederhana tidak melewati anak telinga dan rambut hendaklah disikat rapi; Pengawal hendaklah sentiasa berada di dalam keadaan bersedia. Mereka tidak dibenarkan tidur, membaca surat khabar/ majalah dan berbual-bual semasa bertugas; Semua pengawal wajib menghormati Pengarah dan Timbalan Pengarah selaku pihak pengurusan tertinggi kolej dan semua pengawai serta kakitangan kolej; Semua pengawal wajib menghormati orang ramai yang berurusan dengan pihak kolej semasa bertugas demi menjaga nama baik institusi kerajaan; dan Pengawal tidak dibenarkan merokok ketika bertugas. 2.3 Pengawal hendaklah mahir dalam bidang pertolongan cemas dan adalah bertanggungjawab melaksanakan pertolongan cemas apabila ketiadaan pihak yang lebih mahir. Oleh itu pengawal dikehendaki cekap menggunakan peralatan kecemasan dengan tatacara yang betul. 2.4 Pengawal dikehendaki mahir dalam penggunaan semua alat pencegah kebakaran. 2.5 Pengawal dikehendaki juga melaksanakan pemeriksaan terhadap pekerja-pekerja, orang-orang awam dan kenderaan yang memasuki kawasan premis untuk mencegah kecurian / pencerobohan. 2.6 Pemunggahan barang-barang menggunakan kenderaan untuk keluar dari kawasan premis wajib dibuat pemeriksaan yang teliti bagi menghindarkan harta kerajaan, pegawai, kakitangan, pelajar atau mana-mana orang yang dibenarkan secara sah meletakkan aset mereka di dalam kawasan premis oleh pegawai kerajaan yang menguruskan premis itu daripada kecurian. 2.7 Pengawal hendaklah sentiasa ada dalam simpanannya nombor telefon Balai Polis, Bomba dan hospital/pusat kesihatan yang berhampiran untuk tujuan kecemasan ketika bertugas. 23

24 2.8 Pengawal hendaklah menyediakan laporan keselamatan pada tiap-tiap hari dan menyerahkannya kepada Pengarah / Timbalan Pengarah / wakil yang dilantik untuk tindakan. 2.9 Pengawal hendaklah mematuhi peraturan kerja dan lain-lain perubahan peraturan kerja dari masa ke semasa yang hendak digunakan digubal hasil dari perundingan dan perbincangan yang terperinci di antara Kerajaan dan Syarikat Kawalan Keselamatan. Ini membolehkan setiap aspek keselamatan dapat diliputi disamping mengetahui jika terdapat sebarang kelemahan Pengawal wajib memberikan kerjasama yang sepenuhnya ketika pemantauan oleh pihak pihak pengurusan atau Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan (KPKK) atau pihak yang dilantik bagi tujuan menilai keberkesanan khidmat yang diberikan Pengawal wajib memberikan kerjasama yang sepenuhnya ketika pemantauan oleh juru audit luar atau juru audit dalaman yang dilantik untuk tujuan menilai prestasi khidmat luar yang diberikan bersesuaian dengan keperluan MS ISO 9001 : Pengawal wajib menjaga tingkahlaku dan mengawal emosi semasa bertugas ketika menghadapi situasi diluar jangkaan demi menjaga nama institusi kerajaan. 3. SENARAI TUGAS Pada keseluruhan senarai tugas pengawal keselamatan meliputi bidang perlaksanaan tugas seperti berikut : Kawalan Pintu Masuk/ Lalu Lintas Memastikan hanya kakitangan dan pelawat yang mempunyai pas sahaja yang dibenarkan masuk; Memastikan pelawat-pelawat luar melaporkan diri di Balai Pengawal sebelum dibenarkan masuk ke dalam kawasan premis; Membuat pemerhatian terhadap semua individu yang keluar masuk ke kawasan premis Menghubungi pihak pengurusan premis dengan segera sekiranya berlaku sebarang kejadian yang tidak diingini seperti kecurian, pencerobohan dan sebagainya; Semua Pengawal Keselamatan hendaklah memahami dan mahir mengenai Peraturan Umum (General Orders) dan Peraturan Tertentu (Special Orders) mengenai peraturan keselamatan premis kerajaan serta melaksanakannya; dan 3.2 Kawalan Bangunan Membuka pintu dan menutup pintu blok-blok pentadbiran sekiranya diarahkan oleh pihak pengurusan premis; 24

25 3.2.2 Bertanggungjawab untuk memastikan kawasan bangunan tidak dicerobohi oleh individu-individu yang tidak berkaitan; Membuat rondaan setiap masa untuk memastikan keselamatan kawasan / tempat bertugas; Merekodkan setiap kejadian yang tidak diingini di dalam buku laporan tugas yang disediakan oleh pihak syarikat; Sebarang kejadian melibatkan keselamatan di bangunan, kerosakan atau kehilangan peralatan, barangan dan harta benda perlu dilaporkan terus kepada pihak pengurusan premis; Memastikan pintu bangunan ditutup rapat dan berkunci dengan selamat; Menghubungi pihak pengurusan premis dengan segera sekiranya berlaku sebarang kejadian yang tidak diingini seperti kecurian, pencerobohan dan sebagainya; Faham dan mahir mengenai Peraturan Umum (General Orders) dan Peraturan Tertentu (Special Orders) mengenai peraturan keselamatan premis kerajaan serta melaksanakannya; Bertanggungjawab membantu mencegah kebakaran serta menjaga kesempurnaan fire extinguishers dan cara-cara berhubung dengan Perkhidmatan Bomba Malaysia dan bersedia untuk emergency action jika terdapat kemalangan kebakaran 3.3 Kawalan pada waktu pejabat Membuka pintu utama di setiap blok/ premis di waktu bertugas dan menutupnya kembali setelah tamat waktu pejabat sekiranya diarahkan oleh pihak pengurusan premis; Membuat kawalan keluar masuk kakitangan dan orang ramai yang berurusan di kawasan premis dengan memastikan individu yang tidak berkaitan seperti jurujual, peminta derma supaya tidak masuk ke kawasan/ bangunan tanpa mendapat kebenaran terlebih dahulu daripada pihak pengurusan premis; Merekodkan butiran diri orang awam yang masuk ke kawasan premis/ bangunan; 3.4 Kawalan pada waktu luar pejabat Memastikan orang awam yang tidak berkenaan atau pekerja-pekerja kontrak tidak lagi berada berada di dalam kawasan premis selepas waktu pejabat. Sekiranya terdapat kakitangan yang bertugas di luar waktu pejabat, butiran diri kakitangan tersebut perlu direkodkan; dan 25

26 3.4.2 Membuat rondaan di sekitar kawasan blok dan di luar bangunan sekerap yang mungkin untuk mengelakkan pencerobohan kawasan premis. 3.5 Kawalan Aset Kerajaan, Kakitangan dan Pelajar Pengawal hendaklah memastikan tidak berlaku apa-apa kecurian, kerosakan atau kehilangan aset alih dan tak alih kerajaan yang terdapat dalam kawasan premis sepanjang masa bertugas; dan Pengawal hendaklah juga memastikan tidak berlaku apa-apa kecurian, kerosakan atau kehilangan aset alih dan tak alih kakitangan, pegawai, pelajar atau mana-mana orang yang dibenarkan secara sah meletakkan aset mereka di dalam kawasan premis oleh pegawai kerajaan yang menguruskan premis itu. 3.6 Kawalan ke atas kakitangan, pelajar dan penghuni premis Pengawal hendaklah memastikan supaya tidak berlaku apa-apa gangguan dalam apa jua bentuk terdapat kakitangan, pelajar dan penghuni premis di dalam atau persekitaran premis oleh individu individu luar sepanjang masa bertugas. 3.7 Rondaan Membuat rondaan dua (2) jam sekali sekitar bangunan dan kawasan jagaannya dalam masa bertugas dan merakam watchmans clock (Dibekalkan oleh syarikat) pada setiap lawatan ke tempat yang ditentukan tersebut; Memastikan kawasan blok/ premis selamat dari sebarang bentuk pencerobohan (intrusion) dengan memastikan semua pintu masuk tertutup dan berkunci. Bagi kawasan bangunan pastikan pintu terkunci dan dalam keadaan baik; Memeriksa jika terdapat sebarang bunyi yang luar biasa dan memeriksa punca bunyi tersebut. Bunyi yang berkenaan mungkin menggambarkan percubaan pencerobohan, pergerakan pekerja yang tidak dibenarkan, bunyi peralatan dan jentera yang rosak atau sebarang kemungkinan masalah gangguan; Membuat pemeriksaan terhadap sebarang bau yang luar biasa yang dikesan dan melaporkannya segera kepada pihak pengurusan premis jika sumbernya tidak diketahui. 4. TUGAS-TUGAS TERTENTU Tugas-tugas tertentu pengawal adalah tertakluk kepada jawatan pengawal tersebut seperti berikut; 4.1 Pegawai Rondaan Menyelaras dan memantau keselamatan di Kompleks Kerajaan di bawah tanggungjawab dalam perkara berikut:- 26

27 Kawalan Pintu Masuk Rondaan Lalu Lintas Tempat Letak Kereta Menyediakan tugas harian Anggota Pengawal Keselamatan mengikut jadual yang ditetapkan Merangka jadual tugas harian/bulanan Anggota Pengawal Keselamatan dengan menentukan pergerakan/penempatan anggota mencukupi dan menepati masa Mengambil tindakan mengeluarkan arahan kepada Anggota Pengawal Keselamatan bagi tujuan menguatkuasakan setiap peraturan dilaksanakan Bertanggungjawab ke atas disiplin anggota dan mengemukakan laporan kesalahan di atas mana-mana Anggota Pengawal Keselamatan di Kompleks Kerajaan tanggungjawab Mengemukakan laporan maklumbalas berkaitan operasi keselamatan dan tindakan perlu kepada Pengawal Keselamatan Kerajaan Penyelarasan di Kompleks Kerajaan bertanggungjawab Mengatur dan menyediakan jadual tugas, Roll Call sekurang-kurangnya seminggu sekali, latihan jasmani dan Kawad Anggota Keselamatan. Jadual Roll Call perlu dihantar kepada Pengarah, Timbalan Pengarah dan Ketua Jabatan Pengurusan Pelajar Menyediakan tuntutan lebih masa anggota dan mengaturkan tugas lebih masa mengikut keperluan yang sepatutnya Membantu sesi latihan fire drill yang diadakan oleh pihak pengurusan premis dari semasa ke semasa dengan menyediakan anggota kawalan keselamatan secukupnya dan mematuhi arahan-arahan yang ditetapkan Mengemukakan laporan bertulis mengenai rondaan di sekeliling kawasan premis dan tempat letak kenderaan Menjalankan tugas-tugas lain seperti mana diarahkan oleh pihak pengurusan premis. 4.2 Ketua Pengawal Menyelia Kawalan Keselamatan Pintu Masuk, Kawalan Rondaan dan Lalu Lintas (Trafik) Menyelia dan menyelaras tugas dan semua Anggota Pengawal Keselamatan di bawah tanggungjawab. 27