Analisis dan Pemodelan Sistem Informasi pengelolaan Persediaan Barang (Studi Kasus Bagian Sarana dan Prasarana UB Press)

Transkripsi

1 Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer e-issn: X Vol. 2, No. 8, Agustus 2018, hlm Analisis dan Pemodelan Sistem Informasi pengelolaan Persediaan Barang (Studi Kasus Bagian Sarana dan Prasarana UB Press) Era Nurria 1, Aditya Rachmadi 2, Ismiarta Aknuranda 3 Program Studi Sistem Informasi, 1 eranurria@gmail.com, 2 rachmadi.aditya@ub.ac.id, 3 i.aknuranda@ub.ac.id Abstrak UB Press merupakan bagian dari unit penunjang pelaksana akademik (UKPPA) Universitas Brawijaya dengan fokus utama program kerja pada penerbitan e-book, buku konvensional dan sitasi. UB Press sendiri terbagi menjadi tiga divisi yakni divisi penerbitan, pemasaran dan administrasi, keuangan & sarpras. Pada bagian sarpras dalam melaksanakan kegiatanya masih menggunakan proses konvesional dalam proses permintaan barang, pendataan barang masuk dan barang keluar serta pemesanan barang yang semuanya masih menggunakan form manual. Dengan adanya permasalahan tersebut dibutuhkan suatu sistem informasi yang dapat mendukung proses bisnis pengelolaan persediaan barang. Pemodelan sistem informasi pengelolaan persediaan barang dilakukan menggunakan pendekatan Rational Unified Process (RUP) yang berfokus pada fase inception dan elaboration. Pada fase inception dilakukan analisis kebutuhan yang menghasilkan 15 fitur yang terdiri dari 12 kebutuhan fungsional dan 3 kebutuhan non fungsional serta 12 use cases. Pada fase elaboration dilakukan pemodelan sistem dan evaluasi sistem. Pada tahap pemodelan sistem menghasilkan kelas-kelas analisis hingga menjadi diagram kelas, pemodelan data dan pemodelan antarmuka sistem. Pada tahap evaluasi sistem menggunakan treacibility matrix dimana setiap persyaratan dapat dilacak ke dalam fitur, use case, sequence diagram, activity diagram serta antarmuka sistem. Selain menggunakan treacibility matrix digunakan consistency analysis dalam menghitung tingkat konsistensi kebutuhan yang menunjukan nilai 100% yang menunjukkann seluruh elemen kebutuhan saling berhubungan Kata kunci: Analisis, sistem informasi, perancangan, RUP, persediaan barang Abstract UB Press is part of UB's academic implementation support unit (UKPPA) with main program focus on e-book, conventional and citation. UB Press is divided into three divisions, publishing, marketing and administration, finance & facilities and infrastructure. The process of activities at facilities and infrastructure division still use conventional processes of demand for goods, data collection of goods and goods out and ordering goods all still using manual form. Given these issues information system that can support the business process of goods management is required. The model of management information system using Rational Unified Process which focus in the inception and elaboration phases. In the inception phase, need to analyze is performed which produces 15 features consisting of 12 functional requirements and 3 non-functional requirements and 12 use cases. In the elaboration phase needs to modeling the system and evaluate the system. At the modeling phase the system produces analysis of classes to be a class diagram, data modeling and user interfaces modeling. In the evaluation phase the system uses a traceability matrix where each condition can be traced to features, use cases, sequence diagrams, activity diagrams and interfaces. In addition to using traceability matrix, a consistency analysis was used to calculate the consistency level of need indicating 100 % shows all of the needs element are connected. Keywords: Analysis, Information System, Design, RUP, inventory 1. PENDAHULUAN UB Press tujuan untuk mengembangkan sistem informasi dan manajemen penerbitan berbasis teknologi informasi. Salah satu alasan mengapa UB Press memiliki tujuan tersebut karena, UB Press menyadari bahwa peran Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya 2366

2 Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 2367 teknologi informasi sangatlah membantu dalam melakukan manajemen dari proses bisnisnya, salah satunya adalah penerbitan dan percetakan. Penerbitan dan percetakan ini tidak hanya meliputi proses cetak tapi dibelakang proses tersebut tentunya membutuhkan beberapa proses yang lain. Salah satu yang harus diketahui adalah proses produksi yang membutuhkan persediaan barang (inventory) baik barang jadi, barang setengah jadi maupun barang mentah. Apabila dalam persediaan tidak ada pengaturan barang maka akan terjadi permasalahan dalam manajemen persediaan. Dengan permasalahan tersebut maka perlu adanya pengelolaan persediaan barang agar instansi dapat meminimalisasi resiko. Dalam proses percetakan dan penerbitan maka instansi harus mengetahui pasti persediaan kertas maupun bahan baku lain yang ada. Masalah yang kerap terjadi pada UB Press sendiri adalah permasalahan mengenai persediaan barang, diantaranya belum adanya mekanisme komputerisasi dalam hal pencatatan barang yang masuk maupun barang yang keluar. Akibatnya sulit untuk mendapatkan informasi ketika satu pihak ingin melihat informasi kapan saja. Proses pengelolaan data barang pada gudang masih dilakukan secara manual oleh staf sarana dan prasarana. Banyaknya barang yang tersimpan dalam gudang membuat karyawan merasa kesulitan dalam melakukan pengecekan stok barang. Staf sarana dan prasarana harus mencocokan barang yang tersimpan digudang dengan data barang masuk yang semuanya dilakukan secara manual. Permasalahan yang berada pada pergudangan barang perlu penanganan khusus agar dapat melakukan pengawasan ketika barang tersebut masih dalam gudang maupun sudah keluar gudang. Dengan adanya permasalahan mengenai pengelolaan data gudang yaitu pengelolaan barang masuk, pengelolaan barang keluar, pengelolaan stock barang dan persediaan barang, dibutuhkan suatu sistem informasi pengelolaan persediaan barang yang ada pada gudang. Dengan adanya sistem tersebut nantinya dapat mempermudah karyawan gudang untuk mengetahui jumlah persediaan barang yang tersisa di gudang serta dapat menentukan barang yang mana yang harus keluar terlebih dahulu yang dapat dilihat dari tanggal masuknya barang kedalam gudang. Mengingat bahwa pengelolaan persediaan sangat penting bagi UB PRESS dalam mencapai efisiensi dan efektivitas maka dibuatlah Analisis Dan Pemodelan Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang untuk dijadikan pedoman dalam melakukan pengembangan sistem. Dari hasil analisilah kita dapat mengetahui persyaratan-persyartan yang harus dipenuhi. 2. LANDASAN KEPUSTAKAAN 2.1 Kajian Pustaka Nistala & Kumari (2013) pada penelitianya yang berjudul An Approach to Carry Out Consistency Analysis on Requirements membahas mengenai evaluasi hasil analis dan perancangan sistem. Pada penelitianya, Nistala mengusulkan kerangka kerja untuk melakukan consistency analysis yaitu Requirement onfiguration Structure Framework yang digunakan dalam melacak konsistensi dari sebuah rancangan. Hasil dari penelitian ini adalah gambaran framework, tahap-tahap serta contoh pemakaian framework pada studi kasus. Framework yang dihasilkan dari penelitian Nistala dan Kumari peneliti gunakan dalam melakukan evaluasi analisis sistem yang dapat memberikan penilaian mengenai seberapa besar tingkat konsistensi dari analisis yang telah dilakukan. 2.2 Persediaan Sediaan adalah sejumlah bahan atau barang yang tersedia untuk digunkaan sewaktu-waktu dimasa yang akan datang. Sediaan terjadi apabila jumlah bahan atau barang yang diadaka (dibeli atau dibuat sendiri) lebih besar daripada julah yang digunakan (dijual atau diolah sendiri). Dengan kata lain, sediaan adalah kelebihan jumlah yang diadakan diatas jumlah yang digunakan. Selama sebelum digunakan, sediaan itu sebenarnya merupakan sumberdaya yang menganggur. Namun demikin itu tidak berarti bahwa sumber daya yang menganggur itu tidak bermanfaat. Sediaan itu berguna sebagai alat untuk berjaga-jaga agar ada permintaan atau kebutuhan dimasa depan yang tidak dapat dipenuhi (pardede, 2005). 2.3 Unified Model Language UML adalah bahasa standar untuk menuliskan blueprint perangkat lunak. UML juga digunakan untuk memvisualisasikan, menentukan, membangun dan mendokumentasikan artefak dari perangkat lunak secara intensif (Booch, 2005). UML sendiri juga memberikan standar penulisan

3 Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 2368 sebuah sistem blue print, yang meliputi konsep bisnis proses, penulisan kelas-kelas dalam bahasan program yang spesifik, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem perangkat lunka (Munawar, 2005). 2.4 Analisis Sistem Informasi Analisis sistem informasi merupakan kegiatan untuk menggali hal-hal yang akan ditangani oleh sistem yang dimaksudkan untuk memberikan pemahaman yang lebih menyeluruh tentang masalah dan kebutuhan untuk mendapatkan pemahaman yang lebih rinci tentang apa yang berhasil, apa yang tidak dan apa yang dibutuhkan (Whitteen dan Bentley, 2007). Analisis sistem informasi yang dilakukan meliputi identifikasi pemangku kepentingan dan pengguna, analisis permasalahan. Identifikasi fitur, identifikasi persyaratan sistem dan identifikasi kedudukan produk dan pemodelan use case. 2.5 Requirement Configuration Structure: Consistency Analysis Requirement Configuration Structrure adalah sebuah pendekatan untuk melakukan consistency analysis pada suatu perancangan perangkat lunak dengan memanfaatkan hubungan struktural antar elemen perancangan, yang berfokus pada konsistensi pendefinisian persyaratan (Nistala, 2013). Berikut merupakan tahapan yang digunakan dalam analisis konsistensi: 1. Layers and Configuration Item Dalam diidentifikasi masukan dari 4 layer yang ada yaitu Business Layer, Process Layer, Requirement Layer dan Spesification Layer. 2. Configuration Structure Configuration Structure ini berfungsi sebagai panduan dalam mengidentifikasi dan menghubungkan komponen pada layer and configuration structure.yang berfungsi 3. Consistency Analysis Consistency analysis dilakukan untuk memvalidasi kebenaran pada configiratiion structure. 4. Requirement Consistency Index Requirement Consistency Index digunakan untuk menghitung perbandingan nilai terhadap presentase konsistensi dalam sebuah pendefinisian kerbututhan. Perhitungan RCI dapat dilihat pada persamaan 1. RCI = A (B+C) (1) Keterangan: RCI : presentase konsistensi A :Jumlah elemen kebutuhan yang konsisten B : Jumlah total elemen kebutuhan C :Jumlah elemen kebutuhan yang terdefinisikan secara tidak benar. 3. METODE PENELITIAN Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan yakni tahap persiapan, tahap pengumpulan data, tahap analisis permasalahan dan persyaratan sistem, pemodelan sistem kemudian dilakukan valuasi dan yang terakhir tahap pengambilan kesimpulan dan saran. Pada tahap persiapan ini, peniliti menyiapkan segala kebutuhan yang akan digunakan untuk mengumpulkan data seperti studi literature dengan mengumpulkan informasi di UB Press dan mengumpulkan literatur yang menunjnag. Pada tahap pengumpulan data, peneliti melakukan beberapa hal seperti studi pustaka yang didapatkan dari buku dan artikel yang berkaitan dengan penelititan. Studi lapangan dilakukan dengan wawanca kepada pihak yang bertanggung jawab dalam melakukan pengelolaan persediaan barang dan observasi serta melakukan studi literatur dari dokumen yang bersangkutan. Setelah mendapatkan data maka peneliti melakukan pemodelan proses bisnis dan analisis persyaratan yang meliputi pemodelan proses bisnis saat ini dan usulan, identifikasi pemangku kepentingan analisis permasalahan, identifikasi fitur, identifikasi persyaratan sistem serta pemodelan use case. Pada tahap tahap analisis dan pemodelan sistem, peneliti melakukan analisis class, pemodelan sequence diagram, pemodelan data dan perancangan antar muka pengguna. Tahap tahap selanjutnya adalah evaluasi yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian antara kebutuhan dengan persyaratan sistem dan mengetahui apakah sistem sudah memenuhi tujuan pembuatan sistem itu sendiri. Evaluasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah traceability matrix dan requirements configuration structure. Pengambilan kesimpulan dilakukan berdasarkan hasil analisis dan pemodelan sistem pada proses bisnis yang sedang berjalan pada organisasi dan setelah adanya perbaikan dengan pemodelan sistem baru. Saran ditulis untuk mengambarkan rancangan yang sudah ada untuk

4 Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 2369 mendukung proses bisnis organisasi selanjutnya. 4. PROSES BISNIS DAN PERSYARATAN SISTEM Proses bisnis yang sedang berjalan pada bagian sarana dan prasarana UB press dalam melakukan pengelolaan barang saat ini yaitu dengan pembukuan. Ketika bagian produksi mendapatkan order buku maka akan meminta barang produksi kepada bagian sarpras yang nantinya bagian sarpras mengecek ketersediaan barang yang berada digudang, jika barang tidak tersedia makan akan mengajukan pembelian kepada ketua divisi sehingga barang akan dikirimkan kepada bagian produksi jika barang telah diterima. Keseluruhan proses permintaanbarang, pengajuan pembelian dan perhitungan stok dilakukan secara manual dengan menyerahkan blangko. Analisis permasalahan dilakukan untuk memahami bidang masalah dengan cukup baik untuk secara menyeluruh menganalisis masalah, kesempatan, dan batasanya. Adapun permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut: 1. Penyimpanan data barang masih dilakukan secara manual, yakni dengan menggunakan pembukuan. 2. Pengajuan pembelian barang yang dilakukan secara manual. 3. Pengajuan permintaan barang secara manual. 4. Pencarian informasi stok barang masih dilakukan secara manual. 5. Pengunaan kertas, tinta dan alat tulis lainya untuk pencatatan dan penyimpanan. Dari permasalahan yang ada maka dilakukan pendefinisian pendefinisian kebutuhan dari tiap pemangku kepentingan yang didapatkan dari solusi permasalahan antara lain: 1. Permintaan barang produksi dapat dilakukan melalui sistem. 2. Data seluruh barang yang dibutuhkan telah tersimpan pada databases sistem. 3. Keamanan Data. 4. Mengajukan pembelian barang melalui sistem. 5. Melakukan validasi pembelian barang melalui sistem. 6. Rekaptulasi barang masuk melalui sistem. 7. Rekaptulasi barang keluar melalui sistem. 8. Rekaptulasi stok opnam melalui sistem. 9. Rekaptulasi transaksi barang melalui sistem 10. Melakukan validasi permintaan barang logistik melalui sistem. 11. Sistem dapat diakases pada berbagai browser. 12. Sistem dapat diakses selama jam kerja Pemodelan use case menggunakan diagram use case. Diagram use case terdiri dari sekumpulan dari use case, aktor dan hubungan antara aktor dengan use case maupun hubungan aktor dengan aktor. Gambar 1 merupakan use case diagram dari sistem informasi pengelolaan persediaan barang. Gambar 1 Diagram Use Case Sistem Informasi Pengelolaan Persediaan Barang 5. PEMODELAN SISTEM Basis data digunakan untuk menyimpan seluruh data hasil proses dari sistem. Pemodelan basis data bertujuan untuk merancang basis data yang akan digunakan agar keluaran data dari program sesui yang diharapkan.gambar 2 merupakan pemodelan data sistem pengelolaan persediaan barang.

5 Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 2370 Gambar 2 Pemodelan Data SIPPB Sedangkan untuk pemodelan antarmuka pengguna dapat dilihat pada gambar 3 hingga gambar 5. Gambar 3 Halaman Utama Stok Opnam Gambar 5 Halaman Utama Manajemen Barang 6. EVALUASI Evaluasi yang digunakan adalah traceability matrix dan Ananlysis Consistency untuk mengetahui seberapa besar tingkat konsistensi dari analisis yang telah dilakukan. 6.1 Keruntutan Pemangku Kepentingan dengan Fitur Pada bagian ini akan dilakukan pelacakan keruntutan dari kebutuhan pemangku kepentingan dengan fitur sistem. Tabel 1 merupakan hasil keruntutan kebututhan pemangku kebutuhan dengan fitur yang dapat diruntutkan. Tabel 1 Keruntutan Kebutuhan Pemangku Kepentingan dengan Fitur. Tabel 1 Keruntutan Kebutuhan Pemangku Kepentingan Dengan Fitur Gambar 4 Halaman Transaksi Barang Kebutuhan Permintaan barang logistik dapat dilakukan melalui sistem Data seluruh barang yang dibutuhkan telah tersimpan pada databases sistem Keamanan Data Mengajukan pembelian barang melalui sistem Melakukan validasi pembelian barang melalui sistem Rekaptulasi barang masuk melalui sistem Rekaptulasi barang keluar melalui sistem Rekaptulasi stok opnam melalui sistem Rekaptulasi Transaksi Barang melalui sistem Melakukan validasi permintaan barang 2370ogistic melalui sistem Dapat diakses pada berbagai browser Fitur FEAT7 FEAT3 FEAT15 FEAT8 FEAT10 FEAT5 FEAT9 FEAT6 FEAT12 FEAT9 FEAT12 FEAT11 FEAT13

6 Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 2371 Akses sistem selama jam kerja FEAT Keruntutan Fitur Dengan Use Case Bagian ini menjelaskan keruntutan antara fitur dengan use case Tabel merupkan hasil keruntutan fitur sistem dengan use case yang dapat diruntutkan. Hasil keruntutan fitur dengan use case dapat dilihat pada tabel 2. Tabel 2 Keruntutan Fitur dengan Use Case Kode FEAT1 FEAT2 FEAT3 FEAT4 FEAT5 FEAT6 FEAT7 FEAT8 FEAT9 FEAT10 FEAT11 FEAT12 Use Case <<UC-12>> Mengautentikasi Pengguna <<UC-01>> Manajemen User <<UC-02>> Manajemen Barang <<UC-03>> Manajemen Supplier <<UC-04>> Manajemen Barang Masuk <<UC-05>> Manajemen Barang Keluar <<UC-10>> Manajemen Permintaan Barang <<UC-09>> Manajemen Pembelian Barang <<UC-08>> Manajemen Stok Opnam <<UC-11>> Memverifikasi permintaan barang <<UC-06>> Memverifikasi Pembelian Barang <<UC-07>> Manajemen Laporan 6.3 Requirement Configuration Structure Tahap awal yang harus dilakukan adalah menentukan masukan awal dari proses evaluasi konsistensi yang meliputi: 1. Business Layer berisikan tujuan proses bisnis yang sedang berjalan. 2. Process Layer merupakan kegiatankegiatan yang sedang berjalan untuk mendukung tujuan proses besar yang sedang berjalan. 3. Requirements Layer berisikan kebutuhan pemangku kepentingan 4. Spesification Layer didapatkan dari analisis kebutuhan dalam bentuk spesifikasi. Masukan pada layer ini terdapat dua kegiatan baru yang dibagi menjadi delapan sub-kegiatan yang bertujuan untuk mempermudah kinerja sistem Berdasarkan consistency analysis dapat diketahui bahwa: 1. Jumlah elemen kebutuhan yang konsisten adalah 67 elemen dengan rincian 9 elemen kebutuhan business layer, 12 elemen kebutuhan process layer, 10 elemen kebutuhan requirement layer dan 36 elemen kebutuhan spesifiction layer. 2. Jumlah total elemen kebutuhan adalah 67 elemen dengan rincian 9 elemen kebutuhan business layer, 12 elemen kebutuhan process layer, 10 kelemen kebutuhan requirement layer dan 36 elemen kebutuhan spesifiction layer. 3. Jumlah elemen terdefinisi secara tidak benar adalah 8 elemen yang terdapat pada specification layer. Setelah mengetahui nilai dari setiap variable maka didapatkan presentase konsistensi dari pendefinisian kebutuhan sistem informasi pengelolaan persediaan barang pada UB Press dengan perhitungan sebagai berikut: RCI = A (B + C) = = = 100% Berdasarkan hasil perhitungan diatas, diperoleh nilai 100%. Hal ini menunjukkan bahwa setiap elemen dari keempat layer sudah saling berhubungan. 7. KESIMPULAN Dalam menentukan kebutuhan yang akan dijadikan dasar dalam pemodelan sistem pengelolaan persediaan barang yaitu dengan melakukan identifikasi masalah pada instansi dengan melakukaan wawancara kepada pihak ketua bagian sarana dan prasarana mengenai proses bisnis yang berjalan sehingga menghasilkan spesifikasi kebutuhan yang akan diubah kedalam bentuk pemodelan sistem terdapat dua fase yang dilakukan, yaitu fase inception dan fase elaboration. Evaluasi dilakukan dengan menggunakan traceability matrix yang bertujuan untuk melakukan penelusuran keruntutan antara kebutuhan pemangku,persyaratan fungsional dan non-fungsional,use case, acivity diagram dan sequences diagram serta rancangan antarmuka. Hasil keruntutan kebututhan tersebut telah disesuaikan dan tidak ada kebututhan pengguna yang tidak terdefinisiskan. Consistency analysis dilakukan untuk melakukan evaluasi pada sistem bahwa kebutuhan yang telah didefinisiakan konsisten dengan index 100%. DAFTAR PUSTAKA Bittner, K. dan Spence Use Case Modeling. Boston. Addison-Wesley.

7 Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer 2372 Booch, G., James R. dan Ivar J Unified User Language User Guide The 2 nd Editon. New York. Addision-Wesley. Gornik, D IBM : Rational Unified Process Best Practice for Software Development Teams. IBM. New York. Kendall dan Kendall System Analysis And Design 5 nd ed. New Jersey. Prentice Hall. Ladjamudin Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta. Graha Ilmu. Sumayang, L., Dasar-Dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Pertama. Jakarta. Salemba Empat. Munawar Pemodelan Visual dengan UML. Yogyakarta. Graha Ilmu. Nistala, P. dan Kumari, P An Approach to Carry Out Consistency Analysis on Requirements. IEEE, pp Pontas, M.Pardede Manajemen Operasi Dan Produksi. Yogyakarya. Andi Offset. Pressman, Roger S Software Engineering A Practitioner s Approach, seven edition. New York. The MC Grow-Hill Companies, Inc. Siahaan, D Analisa Kebutuhan Dalam Rekayasa Perangkat Lunak. Yogyakarta. Penerbit Andi. Sommerville, I Software Engineering, Ninth Edition. New York. Addison-Wesley. Sugiarti, Y Analisa dan Perancnagan UML (Unified Model Language) Generated VB.6 Disertai Contoh Studi Kasus dan Interfaces Web. Yogyakarta. Graha Ilmu. Universitas Muhammadiyah Malang Press Manajemen Persediaan. Malang. UMM Press.