SISTEM INFORMASI PERHITUNGAN BIAYA ANGKUTAN PADA PERUSAHAAN JASA PENGIRIMAN PT MAHAKAM PRIMA LINTAS

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI PERHITUNGAN BIAYA ANGKUTAN PADA PERUSAHAAN JASA PENGIRIMAN PT MAHAKAM PRIMA LINTAS Thirafi Firly Ghufran Binus University, Jl Kebn Jeruk Raya N. 27, (021) Dr. Lim Sanny, S.T., M.M. Binus University, Jl Kebn Jeruk Raya N. 27, (021) dan Tri Pujadi, S.Ss., M.M. Binus University, Jl Kebn Jeruk Raya N. 27, (021) Abstrak The purpse f the research cnducted at PT Mahakam Prima Lintas that perates in the field f gds transprtatin services, shw that the calculatin f the cst by emplyes ffer t prspective custmers f PT Mahakam Prima Lintas still using the traditinal calculatin f csts that are nt spared frm human errr, which is that if there is an errr in the calculatin f the cst ffered, the cmpany will bear the substantial lsses. T supprt the prcess f making an apprpriate the ffering price, and make it easy emplyees make bid prices t ptentian custmers, the making f an infrmatin system that can calculate the cst perating f the service a facility that can supprt the perfrmance f PT Mahakam prima lintas in calculating and making the the ffering price t prspective custmers. This system infrmatin applicatin is designed t prvide cnvenience fr the emplyees f PT Mahakam Prima Lintas in serving custmers wh want t use the services f PT Mahakam Prima Lintas, s that emplyee is using the applicatin, the applicatin is built n based f the web, which can be used anywhere, as lng as the availability f the internet netwrk. Keywrds: web, system infrmatin, transprtatin service Tujuan penilitian yang dilakukan pada PT Mahakam Prima Lintas yang bergerak pada bidang jasa pengangkutan barang, menunjukkan bahwa perhitungan biaya penawaran kepada caln pelanggan karywan PT Mahakam prima Lintas masih menggunakan perhitungan biaya secara tradisinal yang tidak luput dari kesalahan manusia, yang dimana jika terjadi kesalahan dalam perhitungan biaya yang ditawarkan, perusahaan akan menanggung kerugian yang cukup besar. Untuk mendukung prses pembuatan harga penawaran yang sesuai, dan memudahkan karyawan dalam membuat harga penawaran kepada caln pelanggan, maka pembuatan sistem infrmasi yang dapat menghitung biaya

2 perasinal jasa dapat memberikan fasilitas yang dapat mendukung kinerja PT Mahakam Prima Lintas dalam menghitung dan membuat harga penawaran kepada caln pelanggan. Aplikasi sistem infrmasi ini dirancang untuk memberikan kemudahan bagi karyawan PT Mahakam Prima Lintas dalam melayani para pelanggan yang ingin menggunakan jasa PT Mahakam Prima Lintas, agar karyawan mudah menggunakan aplikasi ini, aplikasi ini dibangun dengan berbasis web, yang dapat digunakan dimana saja, selama tersedianya jaringan internet. Kata Kunci: web, sistem infrmasi, perhitungan biaya PENDAHULUAN Salah satu fungsi dari tekhnlgi infrmasi adalah meghitung biaya estimasi, pada jurnal yang dibuat leh Michael tedja tahun 2001 dikatakan bahwa biaya estimasi merupakan perhitungan biaya kasar, karena perhitungan tersebut tidak bedasarkan gambar kerja yang dibuat, pertimbangan utama suatu estimasi biaya adalah infrmasi yang didapat dari pengalaman masa lampau. Sebelum suatu pekerjaan tersebut dilaksanakan atau tidak, manajemen puncak sering melakukan analisis estimasi biaya kasar melalui studi kelayakan pryek. Perhitungan biaya estimasi yang dilakukan secara manual memberikan peluang terjadinya kesalahan perhitungan, yang nantinya akan berdampak kerugian kepada perusahaan, selain itu data yang ada dapat hilang atau tercecer yang mengakibatkan sulitnya mencari infrmasi masa lampau sebagai patkan biaya. Penggunaan sistem infrmasi dalam menentukan biaya telah diterapkan pada sebuah perusahaan bernama De Mar yang dibahas dalam kasus leh Heizer dan render (2009: 292), yang bergerak dalam memprduksi pipa, pemanas dan pendingin udara yang berlkasi di Fresn, De mar menjamin harga sebuah pekerjaan hingga pecahan terkecilnya sebelum pekerjaan dimiulai. Ketika semua pesaing hampir memberikan jaminan pekerjaan mereka selama 30 hari, De Mar menjamin semua kmpnen dan upah pekerja mereka selama satu tahun. Demar memperkirakan tidak ada pembebanan biaya perjalanan karena tidak adil membebankan ngks transprtasi kepada pelanggan. Pemilik De Mar Larry Harmn berkata, kami berada di industry yang tidak memiliki reputasi yang baik. Jika dari awal kami menempatkan uang sebagai sasaran utama, maka kami berada dalam kesulitan. Sehingga De Mar menekankan kepuasan pelanggan, uang adalah hasil sampingannya. PT Mahakam prima lintas merupakan perusahaan keluarga yang telah berdiri sejak 24 februari 2006 dan bergerak dibidang jasa pengangkutan, PT Mahakam Prima Lintas melayani jasa pengangkutan dengan knsep Business t business (B2B). Perusahaan ini melayani pengiriman barang dengan menggunakan jalur transprtasi reguler dan jalur transprtasi khusus/charter. Namun pada sisi manajemen perusahaan, dalam melakukan perhitungan biaya perasinal jasa pengangkutan, perusahaan ini belum didukung leh sarana sistem i n f r m a s i y a n g memadai. dengan tidak adanya dukungan dari sistem infrmasi yang baik, PT Mahakam Prima Lintas beberapa kali mengalami kerugian yang diakibatkan leh kesalahan dalam estimasi biaya, faktr kesalahan manusia dalam perhitungan atau kelalaian dalam memasukkan faktr-faktr dalam perhitungan sehingga perlu dirancang s u a t u sistem infrmasi biaya perasinal jasa pengiriman yang mampu menunjang prses penghitungan biaya yang dikeluarkan untuk melayani aktifitas pengiriman barang yang dilakukan leh perusahaan, yang nantinya dapat memberikan infrmasi kepada para manajemen. Sistem infrmasi yang baik adalah sebagai suatu cara yang dapat dijalankan PT.Mahakam Prima Lintas untuk menghindari kerugian dalam memperhitungkan biaya perasinal pengangkutan, dan dengan sistem infrmasi yang didukung basis web, para manajemen dapat dengan mudah mengetahui estimasi biaya perasinal yang dibutuhkan kapanpun mereka butuhkan, dengan adanya efektifitas yang dapat diberikan leh sistem infrmasi, PT. Mahakam Prima Lintas dapat bersaing dengan perusahaan sejenis yang telah menerapkan sistem infrmasi yang terintegrasi, Membangun teknlgi sistem infrmasi yang terintegrasi dapat dilakuakan dengan beberapa metdlgi. Salah satunya adalah dengan menggunakan pendeketan berrientasi bjek, yang membagi kmpnen ke dalam kelmpk bjek-bjek dan dilanjutkan dengan mengklasifikasikan ke dalam class guna merancang sebuah sistem yang berfkus pada fleksibilitas, mudah dimengerti, dan sesuai dengan kebutuhan dari pengguna. METODE PENELITIAN/PERANCANGAN

3 Metdlgi yang dilakukan leh penulis untuk mendapatkan gambaran yang jelas mengenai permasalahan yang ada yaitu dengan menggunakan metde 1. Library Research Dengan cara membaca buku-buku yang berkaitan dengan tpic penulisan seperti ini, seperti bukunu analisis, buku manajemen perasinal, buku matematika bisnis, buku strategi fr e-bisnis, buku pengenalan sistem infrmasi serta buku bject riented analysis & design. Gunananya untuk membantu dalam pengumpulan bahan atau refrensi yang bersifat teritis. 2. Field Research Dalam penelitian lapangan, peninjauan akan dilakukan secara langsung. Penelitian lapangan dilakukan dengan tiga cara, yaitu: a. Pengamatan Meninjau dan mengamati langsung mengenai hal-hal yang diperlukan dalam pembuatan sistem b. Studi dkumentasi perusahan Data yang dibutuhkan untuk skripsi ini berupa strukutur rganisasi, pembagian tugas, dan tanggung jawab persnil. Prsedur kegiatan yang sedang berjalan c. Wawancara Mengajukan pertanyaan-pertanyaan kepada pihak internal perusahaan sehingga sistem yang dibuat menjadi efektif dan sesuai dengan kebutuhan 3. Metde Analisis dan Perancangan a. Inceptin Menentukan tujuan dari penelitian, mendefinisikan ruang lingkup penelitian, menentukan biaya dari keseluruhan penelitian, membuat mdel analisis sistem dengan menggunakan ntasi UML, yaitu: Event Table, Prblem Dmain Mdel Class Diagram, Usecase Diagram, Usecase Descriptin, Statechart Diagram, dan System Sequence Diagram. b. Elabratin Membuat desain sistem dengan tahapan sebagai berikut : c. Cnstructin Desain Deplyment dan Sftware Architecture Desain Usecase Realizatin Desain Database Desain User Interface Desain systemsecurity and cntrl Pada tahap ini dilakukan pembangunan sistem infrmasi perhitungan biaya perasinal jasa PT Mahakam Prima Lintas berikut database untuk sistem infrmasi pada PT Mahakam Prima Lintas. SIMPULAN DAN SARAN Analisis Sistem Berjalan Prses perasinal perusahaan yang masih dijalankan secara tradisinal, hal ini juga diikuti dalam perhitungan biaya perasinal jasa transprtasi yang dilakukan secara manual dan perkiraan yang dimana prses ini sangat bergantug pada kejelian dari pihak perasinal dalam menentukan biaya perasinal jasa pengangkutan yang akan digunakan dalam menjalankan jasa perasinal perusahaan. Dalam prses perhitungan perasinal, PT Mahakam Prima Lintas belum didukung leh sistem infrmasi yang dapat menghitung biaya kegiatan jasa perasinal transprt, prses perhitungan biaya yang digunakan untuk menghitung biaya jasa perasinal PT Mahakam Prima

4 Lintas Saat ini melibatkan bagian perasinal, mekanik, keungan dan pihak direktur untuk melakukan sebuah perhitungan jasa perasinal perusahaan yang akan ditawarkan kepada pihak caln pelanggan. Slusi Pemecahan Masalah Untuk memecahkan masalah yang ada, dibutuhkan adanya invasi yang dilakukan pihak manajer yang dapat digunakan kemudian hari untuk kemajuan perusahaan. 1. Perhitungan biaya perasinal jasa dilakukan secara tmatis yang telah diatur sebelumnya dan berbasis web 2. Membuat database rder yang bertujuan agar data penawaran yang diajukan dapat tersimpan dan tidak tercecer 3. Perhitungan biaya yang dilakukan secara tmatis dapat mempercepat prses dalam membuat penawaran harga 4. Perhitungan dengan menggunakan sistem infrmasi dapat menghindari kesalahan perhitungan, dibandingkan dengan perhitungan secara manual, perhitungan dengan menggunakan sistem infrmasi dapat lebih efektif. Sistem Infrmasi Biaya Operasinal PT Mahakam Prima Lintas, Antara Lain: 1. Pada gambar 4.1 PT Mahakam Prima Lintas menerima pekerjaan/prject dari relasi, pelanggan baru, tender dan beserta LOI. Infrmasi yang dibutuhkan dari sebuah prject antara lain muatan yang akan dikirim, jumlah tnase/vlume, jarak, dan 2. Karyawan PT Mahakam Prima Lintas memasukkan jarak yang akan digunakan untuk melakukan sebuah pengiriman. Jarak yang akan ditempuh akan digunakan untuk menentukan berapa biaya bahan bakar & spare part yang dibutuhkan untuk melakukan sebuah prject pengiriman 3. Karyawan PT Mahakam Prima Lintas memasukkan tnase yang akan dikirim, ini akan digunakan untuk menentukan jumlah unit yang akan digunakan untuk mengakmdasi seluruh muatan yang akan dikirim

5 4. Setelah memasukkan data, karyawan akan menerima perhitungan biaya perasinal untuk melakukan pengiriman/mengerjakan prject pengiriman 5. Infrmasi biaya yang telah didapat, akan digunakan kembali untuk mencari atau menentukan harga penawaran bagi perusahaan. Karyawan bisa menggunakan persentase atau menambahkan nilai (rill) dari nilai pkk. 6. Perhitungan biaya yang telah dilakukan dapat dicetak yang nantinya sebagai penawaran harga yang diajukan kepada knsumen 7. Perhitungan biaya yang telah dicetak, diserahkan/dilaprkan kepada direktur sebagai bahan untuk pertimbangan direktur dalam penyediaan mdal dana dan alkasi unit yang akan digunakan 8. Pekerjaan yang telah disetujui leh direktur akan diterima kembali leh karyawan pemasaran sebagai bahan untuk membuat surat penawaran kepada caln pelanggan 9. Pelanggan menerima penawaran harga beserta detil harga penawaran biaya perasinal yang diajukan leh PT Mahakam Prima Lintas Kesimpulan PT Mahakam Prima Lintas memempunyai beberapa permasalahan dalam menghitung biaya perasinal jasa pengangkutan yang diajukan kepada pelanggan yang diantaranya adalah : Kesalahan perhitungan biaya perasinal yang diakibatkan leh kelalaian dalam menghitung biaya perasinal jasa pengangkutan yang dapat mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Menggunakan sistem infrmasi sebagai sarana perhitungan biaya perasinal dapat membantu karyawan dalam menentukan harga penawaran yang akan diajukan Kesalahan dari faktr kesalahan manusia dapat dihindari dengsan sistem infrmasi yang dapat menghitung biaya perasinal jasa pengangkutan yang akan ditawarkan kepada caln pelanggan. Saran Saran yang dapat diberikan antara lain : Pemeliharaan dari aplikasi sistem infrmasi agar dapat mendukung perasinal perusahaan dalam menawarkan jasanya.

6 Basis data harus sering di update secara berkala agar infrmasi yang tersedia akan selalu terbaharui. Adanya pengembangan sistem infrmasi biaya perasinal berbasis web menuju e-scm. REFERENSI BPS. ( ). Eknmi dan perdangan. Retrieved April 2014, dari BADAN PUSAT STATISTIK: David, F. R. (2010). Strategic Management. Pearsn Educatin. David, F. R. (2005). Strategic Management: Cncepts and Cases. Pearsn Prentice Hall. Ester Maryana, T. W. (2012). Teknlgi Infrmasi Tekan Biaya Operasinal Perbankan. artikel bisnis dan keuangan, kmpas.cm. Hinsn, r. E. (2006). Pla Dari Bisnis Kami Dalam Ghana. Jurnal Budaya. Jelassi, T. E. (2008 ). Strategies fr e-business : creating value thrugh electrnic and mbile cmmerce : cncepts and cases. Prentice Hall. Jhn Satzinger, R. J. (2010). System Analysis & Design In A Changing wrld. Bstn: Cengage Learning. Jhn W. Satzinger, R. B. (2007). Object-Oriented Analyisis & Design. Bstn: Thmsn Curse Technlgy. Jhn W. Satzinger, R. B. (2005). Object-riented analysis & design with the unified prcess. Thmsn Curse Technlgy. Murphy, G. B. (2007). Penggunaan Internet Usaha kecil Dan Fleksibilitas. Jurnal Usaha Kecil. O'Brien, J. A. (2005). Pengantar Sistem Infrmasi Ed. 12. Salemba Empat. O'Brien, J. M. (2010 ). Intrductin t infrmatin systems. McGraw Hill. Shim, J. K. (2009). Budgeting basics and beynd. Jhn Wiley & Sns, Inc. Stephen P. Rbbins, M. c. (2012). Management. Harlw: Pearsn Educatin. Wahyudi, T. N. (2000). Sistem Kalkulasi Biaya Berdasarkan Aktivitas (Activity Based Csting System) Sebagai Dasar Dalam Menetapkan Harga Pkk Prduk. Jurnal Pendidikan Ilmu Ssial, 2. RIWAYAT PENULIS Thirafi Firly Ghufran lahir di kta Jakarta pada 1 januari Penulis menamatkan pendidikan S! di Universitas Bina Nusantara dalam bidang sistem infrmasi dan manajemen pada Saat ini bekerja sebgai freelancer. Penulis aktif di kegiatan lahraga calisthenics indbarian Jakarta sebagai anggta.