BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi Konsep Dasar Sistem Konsep dasar suatu sistem terdapat 2 (dua) kelompok pendekatan dalam mendefinisikan suatu sistem, yaitu menekankan pada komponen atau elemennya dan menekankan pada prosedurnya. Definisi sistem yang menekankan pada elemen James O. Hicks, Jr. Wayne E. Leiniger: Suatu sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu sasaran tertentu. [3] Definisi sistem yang menekankan pada prosedur menurut Jerry FitzGeraid : Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. [3] Sedangkan definisi prosedur menurut W. Gerald Cole adalah : Prosedur adalah urut-urutan operasi klerikal/tulis menulis, biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi- transaksi perusahaan yang sering terjadi. [3] Kedua kelompok definisi ini adalah benar-benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Dengan demikian definisi ini akan mempunyai peranan yang penting didalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem. Karakteristik dari sistem itu meliputi antara lain : 1. Komponen ( Component ) 2. Batasan sistem ( Boundary ) 3. Lingkungan Luar ( Environment ) 4. Penghubung ( Interface ) II-1

2 5. Masukan ( Input ) 6. Keluaran ( Output) 7. Pengolah ( Process ) 8. Sasaran ( Objective ) 9. Tujuan ( Goal ) Konsep Dasar Informasi Menurut Robert N. Anthony dan Jhon Dearden menjelaskan tentang pengertian Informasi: Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. [3] Data merupakan sumber dari informasi. Bentuk tunggal dari data adalah datum/data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadiankejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian/event adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Kualitas informasi tergantung dari 3 (tiga) hal [3], yaitu : 1. Informasi harus akurat Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan. dan informasi harus mencerminkan maksudnya. 2. Informasi harus tepat waktu Informasi yang datang pada penerimaan harus tepat waktu. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Sebab tidak dapat menunjang dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. II-2

3 3. Informasi harus relevan Informasi yang datang harus mempunyai relevansi bagi kebutuhan penerima. Dengan begitu informasi tersebut akan mempunyai manfaat bagi penerimanya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang berbeda. Nilai dari Informasi ditentukan dari 2 (dua) hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai apabila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi diterima oleh penerima untuk membuat suatu keputusan dan dilakukan tindakan yang berarti yang akan menghasilkan suatu tindakan yang lain, yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input dan diproses kembali lewat suatu model, kemudian proses diatas akan berulang lagi sehingga membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch disebut dengan siklus informasi (Information Cycle) atau disebut juga siklus pengolahan data (Data Processing Cycle) Konsep Dasar Sistem Informasi Setelah diketahui definisi sistem dan informasi, dapat diketahui darimana informasi bisa diperoleh, yaitu dari sistem informasi. Sistem Informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis adalah sebagi berikut : Sistem informasi adalah suatu informasi sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan yang diperlukan. [3] 2.2 Komponen Sistem Informasi Terdapat lima komponen sistem informasi yaitu perangkat keras, perangkat lunak, data, prosedur, dan user [3]. Uraian selanjutnya akan dijelaskan dibawah ini: Perangkat Keras (Hardware) Merupakan komponen-komputer secara fisik yaitu terdiri dari: II-3

4 1. Unit peralatan input yaitu peralatan yang digunakan untuk menerima input atau memasukkan data kedalam komputer antara lain keyboard, disk drive, dan disket. 2. Unit peralatan proses (Process) yaitu alat dimana instruksi-instruksi program diproses untuk mengolah data yang sudah dimasukkan lewat alat input dan hasilnya akan ditampilkan di alat output. 3. Unit peralatan output yaitu alat yang digunakan untuk memindahkan atau mentransfer data dari dalam komputer kedalam bentuk yang permanen, antara lain printer Perangkat Lunak (Software) Suatu hardware tidak akan berfungsi tanpa adanya software. Software ini digunakan untuk melengkapi segi hardware, software tersebut telah dibuat oleh pabrik pembuat komputer Data Data mempunyai nilai sepanjang data itu bisa dicari kembali, diolah dan disediakan untuk orang-orang yang membutuhkannya dalam batas waktu tertentu guna pembuatan keputusan atau tindakan. Pemakaian data bersama-sama (sharedata) ini sangat penting karena akan mengurangi adanya duplikasi data Prosedur Prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan instruksi User User dibutuhkan untuk menunjang keberadaan komputer yaitu sistem analisis, programmer, dan operator komputer. II-4

5 2.3 Metode Pengebangan sistem Metode Rekayasa Perangkat Lunak Dengan Prototype Prototype adalah proses interatif dalam pengembangan sistem dimana kebutuhan diubah kedalam sistem yang berkerja (working system) yang secara terus menerus diperbaiki melalui kerjasama antara pengguna dan analis. Prototype juga bisa dibangun memalui beberapa tool pengembangan untuk meyerdehanakan proses. Prototype merupakan bentuk dari Rapid Application Development (RAD). RAD memiliki beberapa kelemahan, diantaranya adalah : a. RAD mungkin mengesampingkan prinsip-prinsip rekayasa perangkat lunak. b. Menghasilkan inkonsistensi pada modul-modul sistem. c. Tidak cocok dengan standar. d. Kekurangan prinsip reusability komponen. Metode prototype bisa digambarkan pada gambar 2.1 Gambar 2.1 metode prototype [2] Metodologi Prototype 1. Analisis berkerja dengan tim untuk mengindentifikasikebutuhan awal untuk system II-5

6 2. Analis kemudian membangun prototype. Ketika sebuah prototype telah selesai. Pengguna berkerja dengan prototype itu dan menyampaikan pada analis apa yang mereka sukai dan yang mereka tidak sukai. 3. Analis kemudian menggunakan feedback ini untuk memperbaiki prototype. 4. Versi baru diberikan kembali ke pengguna. 5. Ulangi langkah-langkah tersebut sampai pengguna merasa puas. Keuntungan Prototype 1. Prototype melibatkan pengguna dalam analisis dan desain. 2. Punya kemampuan mengkap kebutuhan secara konkret daripada secara abstrak. 3. Untuk digunakan secara standalone. 4. Digunakan untuk memperluas SDLC 2.4 Abstraksi Data Abstraksi data merupakan tingkatan dalam melihat data sebuah sistem basis data. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan interaksi pengguna dengan sistem. Abstraksi data terbagi dalam tiga level [4], yaitu : 1. Level Fisik (Physical Level) merupakan level terendah dalam abstraksi data, yang menunjukkan bagaimana sesungguhnya suatu data disimpan. Pada level ini kita berurusan dengan data sebagai teks, angka atau dapat melihatnya sebagai himpunan bit data. 2. Level Lojik/Konseptual (Conceptual Level) merupakan level yang lebih tinggi dari level fisik, yang menggambarkan data apa yang sebenarnya (secara fungsional) disimpan dalam basis data dan hubungannya dengan data yang lain. 3. Level Penampakkan (View Level) merupakan level tertinggi dari abstraksi data, yang hanya menunjukkan sebagian dari basis data. Data yang diperlihatkan dapat mewakili relasi antar tabel. II-6

7 2.4.1 Model Data Entity Relationship Model data didefinisikan sebagai kumpulan perangkat perangkat konseptual untuk menggambarkan data, hubungan data, sematik (makna) data dan batasan kekonsistenan data. Model data entity relationship adalah model data yang didasarkan pada sebuah persepsi terhadap sebuah dunia nyata yang didalamnya terdapat sekumpulan objek dasar dan relasi antara objek objek tersebut. Pada model entity relationship data diterjemahkan dengan menggunakan sejumlah perangkat konseptual menjadi sebuah diagram data yang disebut dengan Entity Relationship Diagram (ER-Diagram). Tiga hal mendasar dalam Diagram E-R, yaitu himpunan entitas, himpunan relasi dan atrribut. Selain itu terdapat batasan batasan dalam pemetaan data yaitu dalam pemetaan data yaitu kardinalitas pemetaan dan ketergantungan ekstensi. 1. Himpunan Entitas Sebuah entitas adalah sesuatu atau sebuah objek di dunia nyata yang dapat dibedakan dari objek-objek lain. Himpunan entitas adalah sekumpulan entitas yang mempunyai tipe sama dan memiliki atribut-atribut yang sama. Sebuah entitas direpresentasikan oleh atribut-atributnya. 2. Atribut Atribut adalah penjelasan atau gambaran sifat yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas. Setiap atribut yang dimiliki oleh sebuah himpunan entitas ditunjukkan dengan adanya informasi yang sama disimpan dalam basis data pada setiap entitas anggota himpunan entitas tersebut. 3. Himpunan Relasi Relasi menunjukkan adanya hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. Himpunan relasi merupakan kumpulan semua relasi diantara entitas-entitas yang terdapat pada entitasentitas himpunan tersebut. II-7

8 4. Kardinalitas Pemetaan Kardinalitas pemetaan menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain. Adapun simbol-simbol yang digunakan dalam Entity-Relationship Diagram (Diagram E-R) adalah : No. Simbol Keterangan 1. Simbol Rectangle, menggambarkan entity set dari suatu basis data. 2. Simbol Diamond, menggambarkan relationship atau hubungan antar basis data 3. Simbol Lingkaran, menggambarkan atribut atau field dari suatu basis data 4. Simbol Line, menggambarkan hubungan antar atribut dengan entity set dan entity set dengan relationship Tabel 2.1 Simbol-Simbol Diagram E-R II-8

9 2.4.2 Kunci Key adalah satu gabungan beberapa atribut yang dapat membedakan sebuah entitas dengan entitas lain. Beberapa macam key antara lain : 1. Superkey merupakan satu atau lebih atribut (kumpulan atribut) yang dapat membedakan sebuah entitas di dalam sebuah himpunan entitas. 2. Candidate key adalah superkey yang tidak mengandung superkey lainnya, yang merupakan subset dari superkey pertama. 3. Primary key adalah atribut yang dapat digunakan untuk membedakan sebuah entitas dalam sebuah himpunan entitas Data Flow Diagram Diagram alir data (Data Flow Diagram) adalah teknik pemodelan secara grafis yang menggambarkan aliran data dalam sistem serta fungsi-fungsi (proses) yang terlibat dalam transformasi aliran data tersebut. Selain itu, data flow diagram (DFD) memberikan informasi tambahan yang digunakan selama tahap analisis. DFD digunakan untuk merepresentasikan sistem atau perangkat lunak pada berbagai tingkatan abstraksi. Artinya, DFD dapat dibagi menjadi beberapa level yang menggambarkan penambahan aliran informasi dan fungsionalitas yang lebih rinci. DFD level 0 (Data Context Diagram) merepresentasikan elemen-elemen perangkat lunak atau sistem secara keseluruhan sebagai suatu proses dengan data masukan dan keluaran digambarkan sebagai panah yang masuk dan keluar proses. Selanjutnya pada level yang lebih tinggi (1,2,3, dan seterusnya), proses tersebut dipecah-pecah untuk memperoleh aliran data dan proses yang lebih rinci. Berikut ini akan diberikan simbol-simbol yang digunakan di dalam diagram alir data (Data Flow Diagram). II-9

10 No. Simbol Keterangan 1. External entity, sebuah elemen sistem (misalnya perangkat keras, seseorang, program yang lain) atau sistem yang lain yang menghasilkan informasi bagi transformasi oleh perangkat lunak atau menerima informasi yang dihasilkan oleh PL. 2. Proses, menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh sistem, dapat berupa prosedur yang memanipulasi atau mengolah data. 3. Data Store, merupakan tempat penyimpanan data untuk direferensi atau diolah lagi lebih lanjut. 4. Data Flow, menggambarkan aliran data yang menunjukkan transportasi data atau informasi. 5. Control Flow, menggambarkan aliran kontrol data atau kejadian, dapat berupa nilai Boolean. 6. Control Bar, merupakan acuan untuk CSPEC (control specification) yang menjelaskan kebiasaan sistem dan mendefinisikan bagaimana proses diaktifkan sebagai konsekuensi dari suatu kejadian. Tabel 2.2 Simbol-Simbol Data Flow Diagram II-10

11 2.6 Tools Untuk Pengembangan Perangkat Lunak Microsoft Visual Basic Version 6.0 Dalam membuat program aplikasi ini penulis menggunakan suatu paket bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic Version 6.0 yang dilengkapi laporannya berupa Data Report. Dimana bahasa pemrograman Microsoft Visual basic 6.0 ini merupakan Perangkat lunak database yang paling banyak digunakan orang pada saat ini. Microsoft Visual Basic Version 6.0 adalah salah satu development tools untuk membangun aplikasi dalam lingkungan windows. Dalam pengembangan aplikasi, Visual Basic menggunakan pendekatan Visual untuk merancang user interface dalam bentuk form, sedangkan untuk kodingnya menggunakan dialek bahasa Basic yang cenderung mudah dipelajari, oleh karena itu Visual Basic telah menjadi tools yang terkenal bagi para pemula maupun para developer. Dalam lingkungan windows User-Interface sangat memegang peranan penting dalam pemakaian aplikasi yang kita buat, pemakai senantiasa berinteriaksi dengan User-Interface tanpa menyadari bahwa dibelakangnya berjalan instruksi instruksi program yang mendukung tampilan dan proses yang dilakukan. Pada pemrograman Visual, pengembangan aplikasi dimulai dengan pembentukan user-interface, kemudian mengatur property dari objek objek yang digunakan dalam user-interface, dan baru dilakukan penulisan kode program untuk menangani kejadian (event). Tahap pengembangan aplikasi tersebut dikenal dengan istilah pengembangan aplikasi dengan pendekatan Bottom Up. Keunggulan lain dari Microsoft Visual Basic yaitu : 1. Dapat membantu aplikasi dalam sebuah file eksekusi (.exe) dengan menggunakan run-time Dynamic-Link Library (DLL) yang dapat didistribusikan secara bebas. 2. Visual Basic memungkinkan pembuatan aplikasi Graphical User Interface (GUI). 3. Aplikasi database yang menggunakan fasilitas Microsoft Access. II-11

12 4. Microsoft Visual basic merupakan suatu aplikasi yang biasa memanfaatkan fasilitas dari aplikasi lain, seperti pengolahan kata Microsoft Word, Spreedsheet dan Microsoft Excel. Dari uraian penulis di atas, sudah jelas mengapa penulis memilih Microsoft Visual Basic sebagai bahasa pemrograman yang dipakai untuk membuat program aplikasi. [6] Microsoft Access Access adalah sebuah program database management system (DBMS). Fungsi utama Access adalah mengolah data dan mengorganisasi data agar mudah dilihat dan di akses. Lebih dari itu mencari, mengelompokan, mengurutkan dan menghapus data lebih mudah. Dibandingkan program sejenis Access lebih mudah dipergunakan dan disukai karena untuk membuat database dalam Access anda tiodak menemukan baris-baris program. Pembuatan database semua dilakukan secara visual dan mudah. Access jalan dan beroperasi dalam OS keluarga Windows maka kemampuan dan dukungan fitur-fitur luar dapat digunakan dalam Access seperti VBA( Visual Basic Application), OLE(Object Linking Embedding),XML(Extended Markup Language). [1] 2.7 Sistem Informasi Manajemen Aset Sistem Informasi Manajemen Aset adalah sebuah aplikasi pengelolaan aset yang ditujukan untuk perusahaan besar dengan aset dengan jumlah banyak yang seharusnya memerlukan sebuah divisi sendiri untuk pengelolaan aset tersebut. Sistem Informasi Manajemen Aset dapat menjawab permasalahan-permasalahan aset yang sering dihadapi perusahaan berskala enterprise seperti berikut : [5] 1. Aset berjumlah banyak dan tersebar secara geografis 2. Aset memiliki penanganan (treatment) yang spesifik 3. Aset memiliki nilai tertentu dikaitkan dengan posisi geografis 4. Aset memiliki masalah-masalah legal yang berbeda-beda II-12

13 5. Pemanfaatan aset masih belum optimal, sehingga kinerja aset rendah 6. Proses pencatatan aset tidak sistematis dan terintegrasi 7. Manajemen data masih manual 8. Perencanaan pemanfaatan aset di masa yang akan datang belum optimal Beberapa kelebihan dari aplikasi yang bersifat mid-enterprise ini adalah: 1. Tertib Administrasi, Seluruh data/atribut aset tercatat dengan baik, manageable, penanganan simultan dalam satu periode, up-to-date (selalu terbarukan), proses pengelolaan data cepat 2. Sistem Informasi Eksekutif, 3. Kemudahan untuk pengambilan keputusan atas aset (misal untuk untuk kepentingan utilisasi, investasi, penataan kawasan (estate management), 4. Kemudahan dalam analisis aset, terutama melalui pendekatan ruang dan potensi ekonomi wilayah, sehingga dapat ditentukan kebijakan terbaik. 5. Optimalisasi Nilai dan Jumlah Aset. Proses monitoring terhadap aset lebih optimum (kinerja aset terkontrol), sehingga akan memberikan nilai kemanfaatan atas aset yang selalu tinggi 6. Manajemen pemeliharaan dan kewajiban terhadap aset 7. Pengelolaan data dan informasi yang lebih efektif dan efisien dimana sistem pelaporan dapat dilakukan setiap saat bergantung kebutuhan 8. Optimalisasi Bobot Aset terhadap SDM Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Aset Pada aplikasi ini ditanamkan konsep bahwa setiap aset merupakan milik sebuah kantor (dengan lokasi tertentu) yang berada pada unit tertentu. Hal ini untuk memudahkan pengelompokan tanggung jawab dan hak terhadap aset tersebut, baik tanggung jawab berupa pemeliharaan atau jatuh tempo suatu kewajiban. Setiap aset apapun jenisnya dianggap memiliki data atribut baik secara deskriptif yang menunjukan identitas maupun dokumen legal yang menunjukan kepemilikan atau hak dan kewajiban terhadap aset tersebut. Dalam aplikasi ini setiap II-13

14 aset dianggap memiliki nilai baik nilai perolehan maupun nilai pasar beserta manajemen penyusutannya. Gambar 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen [5] Aset pada aplikasi ini dikategorikan menjadi lima jenis aset yang secara konsep terbagi dari dua kelompok yakni jenis aset tanah dan jenis aset bangunan yang diturunkan dari kelompok Real Property, dan Mesin/Peralatan, Kendaraan, Fixture/Furniture yang diturunkan dari kelompok Personal Property. Fitur Sistem Beberapa fitur utama yang ada dalam aplikasi ini adalah: Workflow Manajemen Aset Deskripsi Fisik, Legal, Nilai, Kewajiban, Dokumen Search Engine Organisasi Pengelola Aset (User Management) Alert & Reminder Executive Information System Report Generator Bobot Aset terhadap Unit / SDM Penilaian Aset Penyusutan Nilai Aset Disposal Aset II-14