PPID BLH Kabupaten Lombok Barat

Transkripsi

1 Lampiran : KeputusanKepalaBadanLingkungan HidupKabupaten Lombok Barat Nomor : / /BLH/2015 Tanggal : Tentang : StandarOperasionalProsedurPelayananPublik di LingkupBadanLingkungan HidupKabupaten Lombok Barat. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PELAYANAN INFORMASI PUBLIK DI LINGKUP BADAN LINGKUNGAN HIDUP KABUPATEN LOMBOK BARAT A. ALUR KERJA PPID Alur kerja PPID secara umum dalam proses pelayanan publik dapat dilihat pada gambar 1 berikut : ALUR KERJA PPID BLH KABUPATEN LOMBOK BARAT Permohonan Petugas Layanan Bidang Dokumentasi dan arsip Bidang Pelayanan Atasan PPID PPID Kabupaten Komisi mengajukan permohonan mencatat data pemohon dan yg diminta memberikan tanda bukti mengecek dalam DIP PPID Kabupaten Tidak ya penyiapan materi jawaban menyerahkan yg dibutuhkan menyusun jawaban Tidak penyelesaian sengketan ya SELESAI Ya puas Tidak mengajukan permohonan StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 1

2 B. JENIS-JENIS SOP PPID BLH Kabupaten Lombok Barat 1. SOP Penyusunan Daftar Publik 2. SOP PenyimpananPublik 3. SOP Pelayanan Permohonan Publik 4. SOP Pengajuan Keberatan Pelayanan Publik C. TAHAPAN PELAKSANAAN SOP 1. Sosialisasi SOP, dilakukan sebelum pelaksanaan SOP, dalam hal ini SOP harus diketahui dan dipahami oleh seluruh pegawai di Lingkungan BLH Kabupaten Lombok Barat. 2. Pelaksanaan SOP, dilakukan setelah : a. Ditetapkan oleh Atasan Langsung PPID yaitu Kepala SKPD b. Sudah disosialisasikan c. Kelengkapan sarana prasarana d. Kelengkapan jumlah dan kompetensi SDM e. Mudah diakses dan dilihat 3. Pelatihan dan Peningkatan Pemahaman, dapat dilakukan dalam bentuk Rapat, bimbingan teknis, pendampingan atau pelaksanaan sehari-hari. 4. Monitoring dan Evaluasi, Monitoring dapat dilakukan melalui observasi, wawancara dan diskusi antar PPID, sedangkan Evaluasi dilakukan untuk mengetahui efektivitas dan kualitas SOP, sekaligus sebagai bahan penyempurnaan SOP. D. MONITORING DAN EVALUASI SOP Monitoring dan Evaluasi terhadap pelaksanaan SOP PPID BLH Kabupaten Lombok Barat, dilaksanakan oleh Atasan PPID, dengan semua unsur PPID dan perwakilan dari setiap Bidang, serta dapat mengikutsertakan masyarakat yang terlibat sebagai pemohon atau pelayanan publik yang dilakukan oleh BLH Kabupaten Lombok Barat. E. OPERASIONAL PELAYANAN INFORMASI Untuk melaksanakan pelayanan publik pada BLH kabupaten Lombok Barat, didukung Front Office dan Back Office. 1. Front Office a. Desk Layanan langsung b. Desk Layanan via media StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 2

3 Pejabat PPID BLH Kabupaten Lombok Barat, dapat melakukan layanan langsung melalui meja layanan atau melalui perantara (Telepon, Faksimile, dan Website) 2. Back Office Layanan secara back office, dapat dilakukan melalui a. Bidang Pengelola b. Bidang Dokumentasi dan Arsip c. Bidang Pelayanan. F. WAKTU PELAYANAN INFORMASI Waktu pemberian layanan di PPID BLH Kabupaten Lombok Barat dilaksanakan pada hari Senin-hari Jumat dengan rincian sbb: Senin-Kamis : WITA Istirahat : WITA Jumat : WITA Istirahat : WITA G. BIAYA Pejabat Pengelola dan Dokumentasi pada Badan Lingkungan Hidup Kabupaten Lombok Barat dalam menyediakan public tanpa dipungut biaya. Apabila diperlukan penggandaan atau perekaman, dibebankan kepada Pemohon. H. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) 1. SOP PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI PUBLIK. Dalam menyusu ndaftar public diperlukan berbagai tahap yang terdiri atas tahap pengumpulan, tahap klasifikasi, tahap dokumentasi, tahap penetapan dan pengumuman daftar public termasuk mengunggah daftar public dan dokumennya kedalam website PPID BLH, atau website PPID utama. Secara rinci langkah-langkah penyusunan DIP sbb: Tata Cara Penyusunan Daftar Publik a. Petugas Bidang Pengolah mengidentifikasi Publik yang ada di Bawah penguasaan Badan Lingkungan Hidup Kabupaten Lombok Barat, pada Sekretariat, dan Bidang-bidang. b. Petugas Bidang Pengolah, mengumpulkan seluruh Publik untuk selanjutnya di pilahmenjadi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala dan yang wajib tersedia setiap saat. StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 3

4 c. Setelah Publik dikelompokkan, selanjutnya dituangkan dalam Daftar Publik untuk dilakukan verifikasi. d. Ketua PPID melakukan verifikasi atas publik yang tertuang dalam draft DIP, selanjutnya ditetapkan menjadi DIP oleh atasan PPID. Lebih rinci SOP Penyusunan Daftar Publik tercantum dalam Lampiran I 2. SOP PENYIMPANAN INFORMASI PUBLIK. publik yang sudah tertuang dalam Daftar Publik BLH Kabupaten Lombok Barat, disimpan dan didokumentasikan dengan baik, sehingga memudahkan dalam pencarian. Publik yang akan didokumentasikan diberi kode fikasi terlebih dahulu, sesuai dengan jenis, masa retensi, bentuk tahun pembuatan dll. Tata Cara Penyimpanan Publik a. Petugas Bidang Dokumentasi dan Arsip menerima Daftar Publik yang telah ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan Lingkungan Hidup Kabupaten Lombok Barat. b. Petugas Bidang Dokumentasi berkoordinasi dengan secretariat dan Bidang-bidang selaku unit yang bertanggung jawab menerbitkan Publik untuk dapat memberikan dokumen dan publik yang tercantum dalam DIP dalam bentuk hard copy dan soft copy. c. Petugas Bidang Dokumentasi dan arsip memberikan kodefikasi. d. Dokumentasi dan yang sudah dikodefikasi disimpan dengan baik dalam bentuk soft copy dan hard copy. Lebih rinci tentang SOP Penyimpanan Publik tertuang dalam Lampiran II 3. SOP PELAYANAN FORMASI PUBLIK. Pelayanan Publik pada lingkungan BLH Kabupaten Lombok Barat dilakukan melalui meja pelayanan yang ada pada Sekretariat BLH Kabupaten Lombok Barat. Petugas Pelayanan dilakukan oleh 2 (dua) orang yang bertugas pada meja pelayanan dan 1(satu) orang coordinator bidang pelayanan. StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 4

5 Tata Cara Pelayanan Publik a. Petugas Bidang Pelayanan menyiapkan meja pelayanan dilengkapi dengan sarana yang diperlukan seperti : 1) Computer 2) Printer 3) Form-form untukpelayanan 4) Daftar publik yang dikuasai b. Pemohon mengajukan permintaan public kepada petugas pelayanan. c. Petugas Pelayanan memberikan formulir permohonan untuk diisi oleh pemohon. a. Pemohon mengisi formulir permohonan public dilengkapi dengan PC identitas diri. b. Petugas pelayanan memeriksa DIP, bila yang diminta pemohon ada dalam DIP, petugas dapat langsung memberikannya kepada pemohon dengan menandatangani bukti penyerahan publik. c. Petugas pelayanan memberikan pemberitahuan secara tertulis kepada pemohon, disertai keterangan yang disediakan dalam bentuk soft copy atau hard copy beserta biaya untuk penggandaannya. Lebih lanjut SOP Pelayanan Publik tercantum dalam Lampiran III. 4. SOP PELAYANAN PENGAJUAN KEBERATAN INFORMASI PUBLIK. Setiap pemohon public dapat mengajukan keberatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh petugas pelayanan kepada Atasan PPID berdasarkan alasan-alasan : 1. Tidak ditanggapinya permintaan 2. Permintaan ditanggapi tidak sebagaimana yang diminta 3. Tidak terpenuhinya permintaan 4. Pengenaan biaya yang tidak wajar 5. Permintaan diberikan melebihi waktu yang sudah ditentukan. PPID yang akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohon secara tertulis : 1). PPID mempersiapkan Daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan/atau pengguna. StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 5

6 2). PPID mengadakan rapat koordinasi dengan Bidang-Bidang selaku pengolah paling lambat 3 hari kerja setelah surat pengajuan keberatan di registrasi. 3). Hasil Keputusan Rapat dituangkan dalam BA yang di tandatangani seluruh peserta Rapat. 4). Hasil Keputusan Rapat didokumentasikan dengan baik, dan dijadikan acuan penyusunan tanggapan atas keberatan. Bila pihak pemohon tidak puas atas tanggapan Atasan PPID, maka pemohon berhak mengajukan sengketa Publik kepada Atasan PPID Utama. PPID Utama menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa Publik, melakukan pendampingan hokum menyusun kajian dan pendapat hokum serta mewakili dalam penyelesaian sengketa. StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 6

7 LampiranI :StandarOperasionalProsedurPenyusunanDaftarPublik NOMOR SOP : TGL. PEMBUATAN : TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : KEPALA DLH KAB. LOBAR PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK BARAT BLH KABUPATEN LOMBOK BARAT DASAR HUKUM 1. Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat No. 02 tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan dan dokumentasi di lingkungan pemerintah kabupaten lombok Barat 2. Keputusan Sekretaris Daerah Kabupaten Lombok Barat No. 33/1651/Dishubkominfo/ /2013 tentang SOP Pelayanan Publik bagi Pejabat PPID di Lingkungan Pemkab Lombok Barat 3. NAMA SOP H. LALU SURAPATI, SH. MH. NIP PENYUSUNAN DAN PENGUMUMAN DAFTAR INFPORMASI PUBLIK KUALIFIKASI PELAKSANA Keputusan Kepala BLH Kabupaten Lombok Barat No.05.A/870 / BLH /2016 tentang Penetapann Pejabat PPID BLH Kabupaten Lombok Barat KETERIKATAN PERINGATAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lembar Kerja/DPA-SKPD 2. KAK /TOR 3. Computer, Printer dan/atau Scaner 4. Jaringan Internet PENCATATAN DAN PENDATAAN - Disimpan sebagai data elektronikk dan manual StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 7

8 No. 1. Kegiatan Mengumpulkan publik dari masing-masing bidang sesuai dengan fungsinya. Pejabat PPID SKPD dan Staf PPID dan PPID SKPD Bidang pengelola waktu setiap saat dimulai awal TA Keterangan 2. Mengklasisikasikan publik sesuai dengan UU No. 14 tahun 2008 tentang keterbukaan publik Minimal 1 kali dalam setahun 3. Mendokumentasikan publik dalam bentuk file khusus (soft copy) dan tempat penyimpanan untuk hard copy Setiap ada publik baru 4. Menetapkan Daftar Publik secara resmi untuk diumumkan kepada masyarakat Satu tahun sekali 5. Meng Up Load DIP Ke Meng-Up-Load DIP ke website Website BLH atau web PPID Bappeda atau web PPID Utama Utama Segera setelah DIP ditetapkan StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 8

9 LampiranII :StandarOperasionalProsedurPenyimpananPublik PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK BARAT NOMOR SOP : TGL. PEMBUATAN : TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : KEPALA BLH KAB. LOBAR Ir. LALU EDY SADIKIN NIP BAPPEDA KABUPATEN LOMBOK BARAT NAMA SOP PENYIMPANAN INFORMASI PUBLIK DASAR HUKUM 1. Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat No. 02 tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan dan dokumentasi di lingkungan pemerintah kabupaten lombok Barat 2. Keputusan Sekretaris Daerah Kabupaten Lombok Barat No. 33/1651/Dishubkominfo/2013 tentang SOP Pelayanan Publik bagi Pejabat PPID di Lingkungan Pemkab Lombok Barat KUALIFIKASII PELAKSANA 3. Keputusan Kepala BLH Kabupaten Lombok Barat No. 05.A/870 / BLH /2016 tentang Penetapan Pejabat PPID BLH Kabupaten Lombok Barat KETERIKATAN PERINGATAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lembar Kerja/DPA-SKPD 2. KAK /TOR 3. Computer, Printer dan/atau Scaner 4. Tempat penyimpanan dokumen PENCATATAN DAN PENDATAAN - Disimpan sebagai data elektronik dan manual StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 9

10 No. Kegiatan PPID SKPD BID. DOKUMENTASI & ARSIP BIDANG-BIDANG PENGUASA INFORMASI waktu Keterangan PPID memberikan Daftar yang sudah ditetapkan oleh Atasan Langsung PPID kepada Bidang Dokumentasi dan Arsip Bidang dokumentasi dan Arsip, mengumpulkan Publik sesuai dengan Daftar Infrmasi dari masingmasing penguasa dalam bentuk soft copy dan hard copy Segera setelah DIP ditetapkan Segera setelah DIP diterima, sampai seluruh diperoleh 3. Bidang dokumentasi dan Arsip, memberikan kodefikasi pada yang telah dikumpulkan agar memudahkan dalam pencarian saat dibutuhkan. Setiap saat sampai seluruh diberi kode 4. yang sudah diberi kode, selanjutnya disimpan dalam Rak untuk yang tersedia dalam bentuk hard copy dan dalam CD/file untuk yang tersedia dalam bentuk soft copy. Segera setelah diberi kode dan disimpan sesuai dg kode StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 10

11 LampiranIII :StandarOperasionalProsedurPelayananPublik 1. PEMERINTAH KABUPATENLOMBOK BARAT DASAR HUKUM Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat No. 02 tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan dan dokumentasi di lingkungann pemerintah kabupaten lombok Barat NOMOR SOP : TGL. PEMBUATAN : TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : KEPALA DLH KAB. LOBAR H. LALU SURAPATI, SH., MH. NIP NAMA SOP PELAYANA PERMOHONAN INFORMASI PUBLIK KUALIFIKASI PELAKSANA MENGUASAI REGULASI TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK, SOPAN, RAMAH DALAM KOMUNIKASI, MAMPU MENJALANKAN PROGRAM EXCEL DAN WORD Keputusan Sekretaris Daerah Kabupaten Lombok Barat No. 33/1651/Dishubkominfo/20 13 tentang SOP Pelayanan Publik bagi Pejabat PPID di Lingkungan Pemkab Lombok Barat Keputusan Kepala BLH Kabupaten Lombok Barat No. 05.A/870 / BLH /2016 tentang Penetapan Pejabat PPID BLH Kabupaten Lombok Barat KETERIKATAN PERINGATAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lembar Kerja/DPA-SKPD 2. KAK /TOR 3. Computer, Printer dan/atau Scaner 4. Tempat penyimpanan dokumen PENCATATAN DAN PENDATAAN - Disimpan sebagai data elektronik dan manual StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 11

12 No. Kegiatan PEMOHON 1. Pemohon dapat menyampaikan permohonan melalui : 1). Datang langsung&mengisi form permohonan dilengkapi PC identitas diri., 2). Melalui web dg mengisi form yg di download, dan menyertakan scan identitas diri.,3) Mengirim fax permohonan yg diisi lengkap dan menyertakan PC identitas diri DESK PELAYANAN INFORMASI PPID Bappeda (Bid.Pel&Bid. Pengelola Inf) Penguasa (Bid. Dokumentasi) waktu Setiap hari Keterangan 2. Melakukan registrasi berkas permohonan publik. Jika yg diminta telah termasuk dalam DIP, maka petugas desk pelayanan memberikan langsung yang diminta kepada pemohon dg menandatangani bukti penerimaan publik, bila belum masuk dalam DIP maka disampaikan kpd Penguasa Setiap hari kerja, Staf Meja Pelayanan 3. PPID meminta kepada penguasa atau Bid. Dokumentasi dan Arsip untuk memberikan /dokumen yg sudah tersedia sebagai publik dan Penguasa memberikannya kepada PPID. 4. Memberikan /dokumen yang diminta oleh pemohon dg menandatangani bukti penerimaan Setiap hari, Pengoalh maksimal 10 hari kerja sejak adalah Bidang permohonan yang teregistrasi menyusun Maksimal diberikan perpanjangan pemenuhan selama 7 hari sejak pemberitahua n tertulis diberikan StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 12

13 Lampiran IV : Standar Operasional Prosedur Pengajuan Keberatan Publik PEMERINTAH KABUPATEN LOMBOK BARAT BAPPEDA KABUPATEN LOMBOK BARAT DASAR HUKUM 1. Peraturan Daerah Kabupaten Lombok Barat No. 02 tahun 2013 tentang Pedoman Pengelolaan dan dokumentasi di lingkungan pemerintah kabupaten lombok Barat 2. Keputusan Sekretaris Daerah Kabupaten Lombok Barat No. 33/1651/Dishubkominfo/2013 tentang SOP Pelayanan Publik bagi Pejabat PPID di Lingkungan Pemkab Lombok Barat 3. Keputusan Kepala DLH Kabupaten Lombok Barat No. 05.A/870 / BLH /2016 tentang Penetapan Pejabat PPID BLH Kabupaten Lombok Barat NOMOR SOP : TGL. PEMBUATAN : TGL. REVISI : TGL. EFEKTIF : DISAHKAN OLEH : KEPALAA DLH KAB. LOBAR H. LALU SURAPATI NAMA SOP NIP PENGAJUAN KEBERATAN INFORMASI PUBLIK KUALIFIKASI PELAKSANA KETERIKATAN PERINGATAN PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lembar Kerja/DPA-SKPD 2. KAK /TOR 3. Computer, Printer dan/atau Scaner 4. Tempat penyimpanan dokumen PENCATATAN DAN PENDATAAN - Disimpan sebagai data elektronikk dan manual StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 13

14 No. Kegiatan PEMOHON 1. Pemohon menyampaikan keberatan atas tidak terlayaninya permohonan melalui : 1). Datang langsung&mengisi form permohonan keberatan dilengkapi PC identitas diri., 2). Melalui web dg mengisi form yg di download, dan menyertakan scan identitas diri.,3) Mengirim fax permohonan yg diisi lengkap dan menyertakan PC identitas diri 2. Melakukan registrasi formulir pengajuan keberatan pelayanan dan menyampaikan keberatan kepada atasan PPID. DESK PELAYANAN INFORMASI Atasan PPID PPID SKPD waktu Keterangan Setiap hari kerja Setiap hari kerja, Staf Meja Pelayanan 3. memeriksa formulir pengajuan keberatan dari pemohon dan memerintahkan PPID untuk menjawab permintaan Setiap hari, pada jam kerja 4. Memerintahkan PPID untuk memenuhi permintaan dari pemohon 5. Memberikan yang diminta oleh pemohon kepada Atasan PPID, jika yg dimaksud telah masuk dalam DIP, Atasan PPID menjawab keberatan kepada pemohon apabila tidak masuk dalam DIP atau termasuk dalam yg dikecualikan Setiap hari, pada jam kerja Setiap hari, maksimal harus ditanggapi 30 hari sejak pengajuan keberatan diregistrasi StandarOperasionalProsedur PPID BLHKabupaten Lombok Barat 14