Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan sebagai berikut:

Transkripsi

1 Pendahuluan Virtual Office merupakan Sebuah ruang kerja yang berlokasi di dunia internet dengan kata lain tidak mempunyai kantor real, dimana seorang individu dapat menyelesaikan tugas tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis tanpa memiliki lokasi usaha. Virtual Office merupakan lompatan dari teknologi informasi. Kalau ditinjau lebih mendalam, virtual office berangkat dari kebutuhan kepraktisan dan efisiensi di bidang komunikasi data. Untuk menciptakan keunggulan kompetitif, organisasi mutlak harus menguasai informasi lebih awal, akurat, dan komprehensif. Hal ini akan terwujud apabila pertukaran informasi dapat dilakukan dengan baik. Penyempurnaan sistem dan media dalam komunikasi data, memungkinkan pegawai tertentu untuk melakukan sebagian atau seluruh pekerjaannya di mana saja, termasuk di rumah masing-masing. Semakin banyak pegawai yang bekerja di rumah dan berkomunikasi dengan kantor mereka melalui media komunikasi, seperti surat elektronik ( ) dan transmisi faksimail (fax), maka tidak lagi diperlukan kantor yang secara fisik memerlukan space yang luas dan sarana yang komplit. Apabila suatu perusahaan melaksanakan pekerjaan kantornya dengan cara ini, tempat kerjanya disebut sebagai kantor maya. Keuntungan Kantor Maya Kantor maya mengatasi kendala fisik dari tempat kerja sehingga menghasilkan beberapa keuntungan sebagai berikut: 1. Pengurangan biaya fasilitas, perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagian pegawai bekerja di tempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor. 2. Pengurangan biaya peralatan, dari pada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, dengan telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam suatau LAN saling berbagi sumber daya. 3. Jaringan komunikasi formal, karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian dari pada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian besar informasi dikomunikasikan melalui

2 percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatian pada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja di lokasi tetap. 4. Pengurangan penghentian kerja, apabila terjadi gangguan alam seperti: banjir,angin ribut, dan sejenisnya yang membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, kegiatan perusahaan dapat terhenti. Namun, dengan kantor maya, sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan, asalkan jaringan suprastukturnya tidak mengalami gangguan. Dalam hal ini listrik tidak padam, dan penyedia jasa komunikasi juga tidak mengalami kemacetan. 5. Kontribusi sosial, kantor maya memungkinkan perusahaan memperkerjakan pegawai yang tadinya tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia dan orang tua dengan anak-anak kecil dapat bekerja di rumah. Oleh karena itu kantor maya lebih memungkinkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya. Keuntungan kontribusi sosial dapat dibagikan ke pegawai yang tadinya tidak mungkin memperoleh pekerjaan, sebelum kantor maya. Kerugian Kantor Maya Jika perusahaan berkomitmen pada strategi kantor maya, perusahaan itu melakukannya dengan menyadari bahwa sebagian terdapat dampak negatifnya,antara lain: 1. Rasa tidak memiliki, jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi. 2. Takut kehilangan pekerjaan, karena pekerjaan pegawai dilakukan terlepas dari operasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang sewaktu-waktu. Mereka dapat berkesimpulan bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadikorban pemecatan elektronik. 3. Semangat kerja yang rendah, sejumlah fakor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Fakor pertama adalah tidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Faktor lain adalah kenyataan bahwa gaji telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.

3 4. Ketegangan keluarga, apabila ada ketegangan di rumah telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meningkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah cara untuk menghindari tanggung jawab rumah tangga. Semua kerugian ini uniknya adalah kerugian bagi pegawai. Perusahaan mungkin tidak menyadari dampak negatif tersebut kecuali mereka memantau perasaan pegawai secara cermat. Oleh karena itu supaya kantor maya berhasil,perusahaan harus melakukan upaya khusus untuk memastikan bahwa pegawai tidak menderita. KOMUNITAS VIRTUAL 1. Apa yang dimaksud dengan Komunitas Virtual? Komunitas Virtual Merupakan sebuah kelompok atau komunitas di dalam dunia maya atau cyberspace, yang mempunyai kesamaan hobby dan kesamaan tujuan dimana kita tidak bisa saling bertemu dan bertatap muka karena kita tidak dalam waktu dan ruang yang bersamaan. Melalui komunitas virtual ini para anggota-anggotanya dapat berdiskusi dan mengadakan forum serta dapat berinteraksi secara langsung sesama anggota-anggotanya. Visi 1. Membuka lebih luas logika dan pikiran 2. Menjalin hubungan yang erat antara anggota dan berinteraksi satu sama lain. 3. Membuka pandangan dan wawasan akan hal baru Misi 1. Membentuk komunitas yang erat, kuat dengan adanya hubungan relationship satu sama lain.

4 2. Membentuk jiwa yang kuat sesuai dengan tujuan dibentuknya komunitas tersebut. memiliki dan bisa menimbulkan tekad (determination), peduli (awareness), tanggung jawab, giat, tekun, pantang menyerah, dan sabar. 3. Melakukan langkah-langkah sesuai dengan arah dan rencana yang telah dibuat agar program berjalan dengan semestinya. 4. Aktif dan memiliki jiwa yang mobile, baik untuk berinteraksi satu sama lain Tujuan Adapun tujuan dibentuknya suatu komunitas adalah agar dapat saling membantu dalam menghasilkan sesuatu sesuai dengan visi dan misi dan dapat mengimplementasikannya dalam kehidupan sehari-hari. Contoh mudahnya manfaat komunitas adalah dibentuknya komunitas bisnis dan mengenai income diinternet, lingkupnya pasti mengenai info-info yang dijelaskan dan diterangkan bagaimana kuatnya komunitas tersebut dibentuk agar dapat menghasilkan income dari internet dibandingkan dengan teman-teman kerja sendiri. Tentu saja kelebihan dan keuntungannya sangat banyak, seperti: Mendapatkan info terkini dan arah yang jelas mengenai seputar dunia internet. Menjalin hubungan dengan berdasar pada visi, misi dan tujuan diatas akan membentuk tim inti (Core Team) yang lebih kuat dibandingkan dengan pertemanan biasa di dunia maya tanpa mengenal satu sama lain. Dapat menjalankan program penghasil uang dengan arah yang sama dan saling memberi info satu sama lain. Mendapatkan hasil yang lebih maksimal dengan adanya komunitas dibandingkan dengan bekerja sendiri. Dapat saling berinteraksi satu sama lain dan bertanya seputar program, ide, saran dan kritik yang sangat berguna bagi kelangsungan komunitas.

5 Dapat mengetahui dan waspada terhadap program ataupun tawaran yang bersifat scam atau menipu. Karena internet merupakan lahan subur bagi usaha sehingga banyak orang yang mencoba untuk melakukan penipuan melalui programnya. Banyak program di internet yang menghasilkan income dan terbukti membayar tetapi lebih banyak lagi program Scam. Memiliki waktu kerja yang fleksibel tergantung individu masing-masing. Telecommuting Istilah telecommuting diperkenalkan karena merupakan satu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik pergi ke tempat kerja. Di antara telecommuter yang pertama adalah ilmuwan-ilmuwan komputer seperti programer sistem, yang menyadari bahwa mereka dapat membuat produk-produk peranti lunaknya di rumah atau di perahu layar dengan sama baiknya seperti di kantor. Keuntungan daritelecommuting bagi karyawan adalah sebagai berikut: 1. Fleksibilitas yang diberikan dalam menjadwalkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga akan dapat diakomodasi. 2. Perusahaan biasanya akan memberikan perhatian yang lebih besar pada kebutuhan komunikasi pada telecommuter jika dibandingkan dengan lingkungan kantor biasa, di mana sebagian besar informasi dikomunikasikan dalam percakapan informal dan melalui observasi. Kerugian telecommuting adalah sebagai berikut: 1. Karena sifatnya yang terisolasi, karyawan yang melakukan telecommuting dapat merasa menjadi anggota yang kurang dianggap penting. 2. Kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir karena pekerjaan karyawan dilakukan terpisah oleh operasi perusahaan, karyawan dapat berpikiran bahwa semua orang yang bekerja dengan sebuah komputer akan dapat melakukan pekerjaan mereka sehingga mereka dapat menjadi korban dari suatu pemecatan elektronik.

6 3. Meningkatnya ketegangan keluarga, di mana dalam hal ini pasangan dapat memandang pekerjaan sebagai suatu kesepakatan kerja yang digunakan untuk menghindari tanggung jawab keluarga. Pertimbangan Sebelum Menyewa Virtual Office 1. Memilih Lokasi Lokasi adalah salah satu faktor utama yang bisa membuat bisnis dan perusahaan berkembang atau tidak. Hal ini dikarenakan semakin strategis lokasi sebuah kantor semakin besar pula keuntungan yang diperoleh sebuah perusahaan. Maka penentuan lokasi kantor sangat krusial untuk diperhatikan. Saat menentukan sebuah virtual office yang akan disewa, anda juga memerlukan kecermatan untuk memperhatikan lokasinya. Meski ini hanya sebuah kantor virtual, namun bukan berarti anda mengabaikan faktor lokasi. Karena jika kantor virtual anda tidak strategis, maka bukan tidak mungkin perusahaan anda sulit mendapatkan konsumen atau klien. 2. Fasilitas Yang Didapatkan Saat ini dikota-kota besar, virtual office sudah mulai marak dan menimbulkan persaingan. Hal yang pasti dengan adanya persaingan antar pihak penyedia virtual office adalah harga yang kompetitif dengan beragam service atau fasilitas yang ditawarkan. Untuk itu jika anda benr-benar ingin menyewa sebuah virtual office, anda juga harus memperhatikan fasilitas yang diberikan pihak penyedia. Dengan harga yang ada, apakah sudah setara dengan fasilitas yang diberikan? Jangan remehkan sebuah fasilitas kantor, karena dengan fasilitas perkantoran yang ditawarkan anda bisa mulai menghitung untung dan rugi. Dengan fasilitas perkantoran juga akan bisa terlihat bagaimana susana kerja yang akan terjadi nantinya. 3. Konsep Perusahaan

7 Hal berikutnya yang perlu anda perhatikan saat akan menyewa kantor vitual adalah konsep perusahaan. Maksudnya adalah apakah konsep atau sistem perusahaan yang anda miliki ini akan berjalan selaras dengan konsep kantor virtual yang ada? Dengan hal ini akan membuat anda terhindar dari kerugian. Seperti kita ketahui bersama bahwa konsep virtual office adalah kantor online yang memiliki ruang terbatas bagi kegiatan pegawainya. Dengan ruang yang terbatas ini maka para pekerjanya akan diarahkan untuk bekerja diluar. Nah dari sini hubungkan dengan konsep perusahaan anda, apakah perusahaan anda sesuai dengan kondisi virtual office? Jika tidak selaras, maka dengan menyewanya perusahaan anda tidak akan berjalan dengan efektif dan efisien. Biasanya perusahaan-perusahaan yang menyewa virtual office adalah perusahaanperusahaan yang bergerak di dunia digital dan internet. 4. Para Pegawai Hal terakhir yang perlu anda perhatikan sebelum memutuskan menyewa virtual office adalah para pegawai yang nantinya bekerja untuk anda. Karena konsep virtual office ini belum terlalu populer, maka tidak semua pegawai yang ada dan yang anda rekrut nantinya bisa bekerja dengan konsep kantor virtual. Maka disini dibutuhkan kebijakan dan beberapa ketentuan yang adil dari anda selaku pemimpin perusahaan untuk bisa membicarakannya. Bagi beberapa orang yang sudah terbiasa dengan gaya bekerja di kantor konvensional tentu saja saat bekerja di kantor virtual membutuhkan waktu untuk beradaptasi. Itupun jika mereka sanggup dan bisa. Jika tidak bisa lagi, maka bisa saja kehilangan pegawai-pegawai anda. Maka faktor pegawai ini juga harus anda perhatikan sebelum memutuskan menyewa virtual office.