ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TATA KELOLA SURAT DINAS (STUDI KASUS PUSTEKKOM KEMENDIKBUD)

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TATA KELOLA SURAT DINAS (STUDI KASUS PUSTEKKOM KEMENDIKBUD) SUNDORO PRAMUJI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2017

2 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI TATA KELOLA SURAT DINAS (STUDI KASUS PUSTEKKOM KEMENDIKBUD) Laporan Tugas Akhir Diajukan Untuk Melengkapi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Oleh: SUNDORO PRAMUJI PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2017

3

4

5

6 KATA PENGANTAR Alhamdulillah, Puji dan Syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melipahkan rahmat dan karunia-nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini tepat pada waktunya. Laporan Tugas Akhir ini merupakan salah satu persyaratan untuk dapat menyelesaikan Program Studi Strata Satu (S1) pada Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Mercu Buana. Penulis menyadari bahwa Laporan Tugas Akhir ini masih belum dapat dikatakan sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pihak untuk perbaikan di masa yang akan datang. Dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir tidak terlepas dari dukungan, bimbingan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu dengan segala kerendahan hati pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Allah SWT yang telah memberikan seluruh rahmat dan rezeki. 2. Ibu Nur Ani, ST., MMSI selaku Kepala Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana, sekaligus Dosen Pembimbing Laporan Tugas Akhir, yang dalam hal ini telah banyak memberikan masukan, meluangkan waktu, membantu dan membimbing sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini. 3. Ibu Inge Handriani, M.Ak., MMSI, selaku Koordinator Laporan Tugas Akhir Program Studi Sistem Informasi. 4. Orangtua dan istri serta keluarga besar tercinta, yang memberikan dukungan, nasihat, semangat dan do anya. 5. Bapak Dr. Ir. Ari Santoso, DEA selaku Kepala Biro Kerjasama dan Layanan Masyarakat Kemendikbud yang sekaligus merangkap sebagai pelaksana tugas Plt. Kepala Pustekkom Kemendikbud. 6. Bapak Nelwan Isa, SE, MM, selaku Kepala Bidang Pengembangan Teknologi Pembelajaran Berbasis Multimedia dan Web, Pustekkom Kemendikbud. 7. Bapak Drs. Kusdianto, MM, selaku Kepala Bagian Tata Usaha, Pustekkom Kemendikbud. 8. Bapak Lukman Hakim, S.Sos., MM selaku Kepala Subbagian Perencanaan Tata Laksana dan Kepegawaian. 9. Seluruh dosen pengajar jurusan sistem informasi yang telah memberikan ilmu selama kuliah di Universitas Mercubuana. iv

7 10. Semua pihak yang telah memotivasi dan ikut memberikan bantuan kepada penulis yang namanya tidak dapat disebutkan satu per satu. Semoga Allah SWT membalas kebaikan kepada semua pihak yang telah membantu penulis, dan penulis berharap semoga Laporan Tugas Akhir ini bisa bermanfaat khususnya bagi penulis sendiri dan umumnya bagi semua pihak yang membutuhkan. Aamiin Jakarta, 15 Juli 2017 Sundoro Pramuji v

8 DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERNYATAAN... i LEMBAR PERSETUJUAN SIDANG... ii LEMBAR PENGESAHAN... iii KATA PENGANTAR... iv ABSTRAK... vi ABSTRACT... vii DAFTAR ISI... viii DAFTAR GAMBAR... xv DAFTAR TABEL... xix BAB I... 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Masalah Perumusan Masalah Tujuan Batasan Masalah Metodologi Penelitian Metode Pengumpulan Data Metode Pengembangan Sistem Sistematika Penulisan... 6 BAB II... 8 LANDASAN TEORI Tinjauan Pustaka Sejenis Analisis PIECES Analisis Kinerja (Performance) Analisis Informasi (Information) Analisis Ekonomi (Economy) Analisis Keamanan (Control) Analisis Efisiensi (Efficiency) Analisis Layanan (Services) Analisis SWOT Definisi Perancangan/Desain Sistem Definisi Sistem viii

9 2.4.1 Karakteristik Sistem Definisi Informasi Definisi Sistem Informasi Pemodelan Perangkat Pemodelan Unified Modelling Language (UML) Diagram-Diagram UML Use Case Diagram Activity Diagram Sequence Diagram Class Diagram Pengertian SDLC Model SDLC Model Waterfall Model Rapid Application Development (RAD) Model Iteratif/Inkremental Model Spiral Model Prototipe Basis Data Pengertian Surat Dinas BAB III ANALISIS SISTEM Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan Sejarah Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan Tugas Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan dan Kebudayaan Fungsi Pusat Teknologi Informasi dan Komunikasi Pendidikan Struktur Organisasi Pustekkom Tugas Bagian Tata Usaha Pustekkom Fungsi Bagian Tata Usaha Pustekkom Struktur Organisasi Bagian Tata Usaha Pustekkom Eselonisasi Analisis Sistem Analisis Sistem Berjalan Activity Diagram Penerimaan Surat ix

10 Activity Diagram Disposisi Surat Masuk Identifikasi Masalah Analisis Kebutuhan Analisis Kebutuhan Aktor Analisis Aktifitas Kegiatan Aktor Analisis Input Sistem Informasi Analisis Proses Sistem Informasi Analisis Output Sistem Informasi Analisis Persyaratan Sistem Informasi Analisis SWOT (Strengths Weaknesess Opportunities Threats) Perancangan Sistem Use Case Diagram Sistem Usulan Deksripsi Use Case Login Deksripsi Use Case Ubah Profile Deksripsi Use Case Tambah Surat Masuk Deksripsi Use Case Edit Surat Masuk Deksripsi Use Case Lihat Surat Masuk dan Statusnya Deksripsi Use Case Cari Surat Masuk Deksripsi Use Case Memberi Disposisi Kepada Pejabat di Bawahnya/ Staf Deksripsi Use Case Lihat Disposisi Surat Masuk Deksripsi Use Case Memberikan Laporan Pelaksanaan Disposisi Deksripsi Use Case Lihat Grafik Track Surat Masuk Deksripsi Use Case Lihat Rekapitulasi Surat Masuk Deksripsi Use Case Tambah Referensi Perintah Disposisi Deksripsi Use Case Edit Referensi Perintah Disposisi Deksripsi Use Case Hapus Referensi Perintah Disposisi Deksripsi Use Case Cari Referensi Perintah Disposisi Deksripsi Use Case Tambah User Deksripsi Use Case Edit User Deksripsi Use Case Hapus User Deksripsi Use Case Cari User Deksripsi Use Case Tambah Kontak dan Alamat Instansi Deksripsi Use Case Edit Kontak dan Alamat Instansi Deksripsi Use Case Hapus Kontak dan Alamat Instansi Deksripsi Use Case Cari Kontak dan Alamat Instansi x

11 Deksripsi Use Case Tambah Jabatan Eselon Deksripsi Use Case Edit Jabatan Eselon Deksripsi Use Case Hapus Jabatan Eselon Deksripsi Use Case Cari Jabatan Eselon Deksripsi Use Case Logout BAB IV PERANCANGAN SISTEM Perancangan Activity Diagram Activity Diagram Login Activity Diagram Ubah Profile Activity Diagram Tambah Surat Masuk Activity Edit Surat Masuk Activity Diagram Lihat Surat Masuk dan Statusnya Activity Diagram Cari Surat Masuk Activity Diagram Memberi Disposisi Kepada Pejabat di Bawahnya/ Staf Activity Diagram Lihat Disposisi Surat Masuk Activity Diagram Memberikan Laporan Pelaksanaan Disposisi Activity Diagram Lihat Grafik Track Surat Masuk Activity Diagram Lihat Rekapitulasi Surat Masuk Activity Diagram Tambah Referensi Perintah Disposisi Activity Diagram Edit Referensi Perintah Disposisi Activity Diagram Hapus Referensi Perintah Disposisi Activity Diagram Cari Referensi Perintah Disposisi Activity Diagram Tambah User Activity Diagram Edit User Activity Diagram Hapus User Activity Diagram Cari User Activity Diagram Tambah Kontak dan Alamat Instansi Activity Diagram Edit Kontak dan Alamat Instansi Activity Diagram Hapus Kontak dan Alamat Instansi Activity Diagram Cari Kontak dan Alamat Instansi Activity Diagram Tambah Jabatan Eselon Activity Diagram Edit Jabatan Eselon Activity Diagram Hapus Jabatan Eselon Activity Diagram Cari Jabatan Eselon Activity Diagram Logout xi

12 4.2 Perancangan Sequence Diagram Sequence Diagram Login Sequence Diagram Ubah Profile Sequence Diagram Tambah Surat Masuk Sequence Diagram Edit Surat Masuk Sequence Diagram Lihat Surat Masuk dan Statusnya Sequence Diagram Cari Surat Masuk Sequence Diagram Memberi Disposisi Kepada Pejabat di Bawahnya/ Staf Sequence Diagram Lihat Disposisi Surat Masuk Sequence Diagram Memberikan Laporan Pelaksanaan Disposisi Sequence Diagram Lihat Grafik Track Surat Masuk Sequence Diagram Lihat Rekapitulasi Surat Masuk Sequence Diagram Tambah Referensi Perintah Disposisi Sequence Diagram Edit Referensi Perintah Disposisi Sequence Diagram Hapus Referensi Perintah Disposisi Sequence Diagram Cari Referensi Perintah Disposisi Sequence Diagram Tambah User Sequence Diagram Edit User Sequence Diagram Hapus User Sequence Diagram Cari User Sequence Diagram Tambah Kontak dan Alamat Instansi Sequence Diagram Edit Kontak dan Alamat Instansi Sequence Diagram Hapus Kontak dan Alamat Instansi Sequence Diagram Cari Kontak dan Alamat Instansi Sequence Diagram Tambah Jabatan Eselon Sequence Diagram Edit Jabatan Eselon Sequence Diagram Hapus Jabatan Eselon Sequence Diagram Cari Jabatan Eselon Sequence Diagram Logout Perancangan Class Diagram Perancangan Struktur Tabel Tabel data_user Tabel data_surat_masuk Tabel jabatan Tabel data_kontak_alamat Tabel data_disposisi xii

13 4.4.6 Tabel disposisi_laporan Tabel perintah_disposisi Rancangan Struktur Menu dan Layar Antarmuka Rancangan Struktur Menu Rancangan Struktur Menu Admin Rancangan Struktur Menu Operator Rancangan Struktur Menu Manajemen Rancangan Struktur Menu Sekretaris Rancangan Struktur Menu Staf Rancangan Layar Rancangan Layar Halaman Login Rancangan Layar Halaman Utama Rancangan Layar Halaman Ubah Profile Rancangan Layar Halaman Tambah Surat Masuk Rancangan Layar Halaman Cari Surat Masuk Rancangan Layar Halaman Lihat Surat Masuk dan Statusnya Rancangan Layar Halaman Detail Surat Rancangan Layar Halaman Edit Surat Masuk Rancangan Layar Halaman Tambah Disposisi Rancangan Layar Halaman Lihat Disposisi Surat Masuk Rancangan Layar Halaman Detail Disposisi Rancangan Layar Halaman Laporan Pelaksanaan Disposisi Rancangan Layar Halaman Grafik Track Surat Masuk Rancangan Layar Grafik Track Surat Masuk Rancangan Layar Halaman Rekapitulasi Surat Masuk Rancangan Layar Tampilan HTML Rekapitulasi Surat Masuk Rancangan Layar Halaman Daftar Perintah Disposisi Rancangan Layar Halaman Tambah Perintah Disposisi Rancangan Layar Halaman Daftar User Rancangan Layar Halaman Tambah User Rancangan Layar Halaman Daftar Kontak dan Alamat Instansi Rancangan Layar Halaman Tambah Kontak dan Alamat Instansi Rancangan Layar Halaman Daftar Jabatan Eselon Rancangan Layar Halaman Tambah Jabatan Eselon Rancangan Layar Kotak Dialog Konfirmasi Hapus Rancangan Layar Kotak Dialog Konfirmasi Logout xiii

14 BAB V PENUTUP Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA xiv

15 DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Diagram Analisis SWOT Gambar 2.2 Karakteristik Sistem Gambar 2.3 Ilustrasi Pengolahan Data Menjadi Informasi Gambar 2.4 Diagram UML Gambar 2.5 Contoh Diagram Use Case Gambar 2.6 Contoh Diagram Aktifitas Gambar 2.7 Contoh Diagram Sekuen Gambar 2.8 Contoh Diagram Kelas Gambar 2.9 Ilustrasi Model Waterfall Gambar 2.10 Ilustrasi Model RAD Gambar 2.11 Ilustrasi Model Iteratif Gambar 2.12 Ilustrasi Model Spiral Gambar 2.13 Ilustrasi Model Prototipe Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pustekkom Gambar 3.2 Activity Diagram Penerimaan Surat Gambar 3.3 Activity Diagram Disposisi Surat Masuk Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem Usulan Gambar 4.1 Activity Diagram Login Gambar 4.2 Activity Diagram Ubah Profile Gambar 4.3 Activity Diagram Tambah Surat Masuk Gambar 4.4 Activity Diagram Edit Surat Masuk Gambar 4.5 Activity Diagram Lihat Surat Masuk dan Statusnya Gambar 4.6 Activity Diagram Cari Surat Masuk Gambar 4.7 Activity Diagram Memberi Disposisi Kepada Pejabat di Bawahnya/ Staf 80 Gambar 4.8 Activity Diagram Lihat Disposisi Surat Masuk Gambar 4.9 Activity Diagram Memberi Laporan Pelaksanaan Disposisi Gambar 4.10 Activity Diagram Lihat Grafik Track Surat Masuk Gambar 4.11 Activity Diagram Lihat Rekapitulasi Surat Gambar 4.12 Activity Diagram Tambah Referensi Perintah Disposisi Gambar 4.13 Activity Diagram Edit Referensi Perintah Disposisi Gambar 4.14 Activity Diagram Hapus Referensi Perintah Disposisi Gambar 4.15 Activity Diagram Cari Referensi Perintah Disposisi xv

16 Gambar 4.16 Activity Diagram Tambah User Gambar 4.17 Activity Diagram Edit User Gambar 4.18 Activity Diagram Hapus User Gambar 4.19 Activity Diagram Cari User Gambar 4.20 Activity Diagram Tambah Kontak dan Alamat Instansi Gambar 4.21 Activity Diagram Edit Kontak dan Alamat Instansi Gambar 4.22 Activity Diagram Hapus Kontak dan Alamat Instansi Gambar 4.23 Activity Diagram Cari Kontak dan Alamat Instansi Gambar 4.24 Activity Diagram Tambah Jabatan Eselon Gambar 4.25 Activity Diagram Edit Jabatan Eselon Gambar 4.26 Activity Diagram Hapus Jabatan Eselon Gambar 4.27 Activity Diagram Cari Jabatan Eselon Gambar 4.28 Activity Diagram Logout Gambar 4.29 Sequence Diagram Login Gambar 4.30 Sequence Diagram Ubah Profile Gambar 4.31 Sequence Diagram Tambah Surat Masuk Gambar 4.32 Sequence Edit Surat Masuk Gambar 4.33 Sequence Diagram Lihat Surat Masuk dan Statusnya Gambar 4.34 Sequence Diagram Cari Surat Masuk Gambar 4.35 Sequence Diagram Memberi Disposisi Kepada Pejabat di Bawahnya/ Staf Gambar 4.36 Sequence Diagram Lihat Disposisi Surat Masuk Gambar 4.37 Sequence Diagram Memberi Laporan Pelaksanaan Disposisi Gambar 4.38 Sequence Diagram Lihat Grafik Track Surat Masuk Gambar 4.39 Sequence Diagram Lihat Rekapitulasi Surat Masuk Gambar 4.40 Sequence Diagram Tambah Referensi Perintah Disposisi Gambar 4.41 Sequence Diagram Edit Referensi Perintah Disposisi Gambar 4.42 Sequence Diagram Hapus Referensi Perintah Disposisi Gambar 4.43 Sequence Diagram Cari Referensi Perintah Disposisi Gambar 4.44 Sequence Diagram Tambah User Gambar 4.45 Sequence Diagram Edit User Gambar 4.46 Sequence Diagram Hapus User Gambar 4.47 Sequence Diagram Cari User Gambar 4.48 Sequence Diagram Tambah Kontak dan Alamat Instansi Gambar 4.49 Sequence Diagram Edit Kontak dan Alamat Instansi Gambar 4.50 Sequence Diagram Hapus Kontak dan Alamat Instansi xvi

17 Gambar 4.51 Sequence Diagram Cari Kontak dan Alamat Instansi Gambar 4.52 Sequence Diagram Tambah Jabatan Eselon Gambar 4.53 Sequence Diagram Edit Jabatan Eselon Gambar 4.54 Sequence Diagram Hapus Jabatan Eselon Gambar 4.55 Sequence Diagram Cari Jabatan Eselon Gambar 4.56 Sequence Diagram Logout Gambar 4.57 Rancangan Class Diagram Gambar 4.58 Rancangan Struktur Menu Administrator Gambar 4.59 Rancangan Struktur Menu Operator Gambar 4.60 Rancangan Struktur Menu Manajemen Gambar 4.61 Rancangan Struktur Menu Sekretaris Gambar 4.62 Rancangan Struktur Menu Staf Gambar 4.63 Rancangan Layar Halaman Login Gambar 4.64 Rancangan Layar Halaman Utama Administrator Gambar 4.65 Rancangan Layar Halaman Ubah Profile Gambar 4.66 Rancangan Layar Tambah Surat Masuk Gambar 4.67 Rancangan Layar Cari Surat Masuk Gambar 4.68 Rancangan Layar Halaman Lihat Surat Masuk dan Statusnya Gambar 4.69 Rancangan Layar Halaman Detail Surat Gambar 4.70 Rancangan Layar Halaman Edit Surat Masuk Gambar 4.71 Rancangan Layar Halaman Tambah Disposisi Gambar 4.72 Rancangan Layar Halaman Lihat Disposisi Surat Masuk Gambar 4.73 Rancangan Layar Halaman Detail Disposisi Gambar 4.74 Rancangan Layar Halaman Laporan Pelaksanaan Disposisi Gambar 4.75 Rancangan Layar Halaman Grafik Track Surat Masuk Gambar 4.76 Rancangan Layar Grafik Track Surat Masuk Gambar 4.77 Rancangan Layar Halaman Rekapitulasi Surat Masuk Gambar 4.78 Rancangan Layar Tampilan HTML Rekapitulasi Surat Masuk Gambar 4.79 Rancangan Layar Halaman Daftar Perintah Disposisi Gambar 4.80 Rancangan Layar Halaman Tambah Perintah Disposisi Gambar 4.81 Rancangan Layar Halaman Daftar User Gambar 4.82 Rancangan Layar Halaman Tambah User Gambar 4.83 Rancangan Layar Halaman Daftar Kontak dan Instansi Gambar 4.84 Rancangan Layar Halaman Daftar Kontak dan Alamat Instansi Gambar 4.85 Rancangan Layar Halaman Daftar Jabatan Eselon Gambar 4.86 Rancangan Layar Halaman Tambah Jabatan Eselon xvii

18 Gambar 4.87 Rancangan Layar Kotak Dialog Konfirmasi Hapus Gambar 4.88 Rancangan Layar Kotak Dialog Konfirmasi Logout xviii

19 DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Literature review... 8 Tabel 2.2 Definisi sistem informasi Tabel 2.3 Simbol pada diagram use case Tabel 2.4 Simbol pada diagram aktivitas Tabel 2.5 Simbol pada diagram sekuen Tabel 2.6 Simbol pada diagram kelas Tabel 3.1 Activity Diagram Penerimaan Surat Tabel 3.2 Activity Diagram Disposisi Surat Masuk Tabel 3.3 Analisis PIECES Tabel 3.4 Identifikasi Masalah Sistem Sekarang Tabel 3.5 Gambaran Sistem Usulan Baru Tabel 3.6 Tabel Analisis Aktifitas Kegiatan Aktor Tabel 3.7 Output yang di Butuhkan Pengguna Tabel 3.8 Analisis SWOT Tabel 3.9 Deskripsi Use Case Login Tabel 3.10 Deskripsi Use Case Ubah Profile Tabel 3.11 Deskripsi Use Case Tambah Surat Masuk Tabel 3.12 Deskripsi Use Case Edit surat masuk Tabel 3.13 Deskripsi Use Case Lihat Surat Masuk dan Statusnya Tabel 3.14 Deskripsi Use Case Cari Surat Masuk Tabel 3.15 Deskripsi Use Case Memberi Disposisi Kepada Pejabat di Bawahnya/ Staf Tabel 3.16 Deskripsi Use Case Lihat Disposisi Surat Masuk Tabel 3.17 Deskripsi Use Case Memberi Laporan Pelaksanaan Disposisi Tabel 3.18 Deskripsi Use Case Lihat Grafik Track Surat Masuk Tabel 3.19 Deskripsi Use Case Lihat Rekapitulasi Surat Tabel 3.20 Deskripsi Use Case Tambah Referensi Perintah Disposisi Tabel 3.21 Deskripsi Use Case Edit Referensi Perintah Disposisi Tabel 3.22 Deskripsi Use Case Hapus Referensi Perintah Disposisi Tabel 3.23 Deskripsi Use Case Cari Referensi Perintah Disposisi Tabel 3.24 Deskripsi Use Case Tambah User Tabel 3.25 Deskripsi Use Case Edit User xix

20 Tabel 3.26 Deskripsi Use Case Hapus User Tabel 3.27 Deskripsi Use Case Cari User Tabel 3.28 Deskripsi Use Case Tambah Kontak dan Alamat Instansi Tabel 3.29 Deskripsi Use Case Edit Kontak dan Alamat Instansi Tabel 3.30 Deskripsi Use Case Hapus Kontak dan Alamat Instansi Tabel 3.31 Deskripsi Use Case Cari Kontak dan Alamat Instansi Tabel 3.32 Deskripsi Use Case Tambah Jabatan Eselon Tabel 3.33 Deskripsi Use Case Edit Jabatan Eselon Tabel 3.34 Deskripsi Use Case Hapus Jabatan Eselon Tabel 3.35 Deskripsi Use Case Cari Jabatan Eselon Tabel 3.36 Deskripsi Use Case Logout Tabel 4.1 Tabel data_user Tabel 4.2 Tabel data_surat_masuk Tabel 4.3 Tabel jabatan Tabel 4.4 Tabel data_kontak_alamat Tabel 4.5 Tabel data_disposisi Tabel 4.6 Tabel disposisi_laporan Tabel 4.7 Tabel perintah_disposisi xx