SIMULASI DAN PEMODELAN SISTEM PERSEDIAAN PADA PERUSAHAAN RETAIL DENGAN METODE SISTEM DINAMIK (Studi Kasus : Distribution Center Hypermart Surabaya)

Transkripsi

1 SIMULASI DAN PEMODELAN SISTEM PERSEDIAAN PADA PERUSAHAAN RETAIL DENGAN METODE SISTEM DINAMIK (Studi Kasus : Distribution Center Hypermart Surabaya) Disusun Oleh : SHINTA OCTAVIANI Dosen Pembimbing : Erma Suryani, S.T,M.T,Ph.D Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya

2 Outline Pendahuluan Tinjauan Pustaka Model Penelitian Pembuatan dan Implementasi Model Pembuatan Skenario dan Analisa Kesimpulan dan Saran

3 PENDAHULUAN Distribution Center Hypermart merupakan gudang milik Hypermart yang melayani kebutuhan toko-toko, dan bertugas untuk melakukan pemesanan kepada supplier dan mengirimkan barang tersebut ke toko-toko sesuai dengan permintaan. permasalahan yang sering terjadi adalah kurangnya persediaannya barang ydi DC untuk dikirimkan ke[ada toko-toko sesuai dengan permintaan

4 Kehabisan persedian barang (Out of stock) adalah kondisi dimana sebuah perusahaan pengecer kehabisan barang untuk di taruh pada rak jualan. Hal ini telah lama menjadi permasalahan yang mengganggu pihak produsen dan juga pengecer

5 Rumusan Masalah 1. Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi persediaan gudang untuk mengurangi out of stock 2. Mengembangkan Kebijakan untuk mengurangi out of stock dengan mempertimbangkan faktorfaktor yang berpengaruh.

6 Batasan Masalah Data yang digunakan pada pengerjaan tugas akhir ini adalah data-data sample hasil survey dari Distribution Center Hypermart Surabaya yang meliputi : 1. Data order supplier tahun Data jumlah pengiriman oleh supplier tahun Data order Store tahun Data jumlah persediaan gudang tahun Data lead time tiap Supplier 6. Data servise level tiap bulan tahun 2013 Penelitian ini melakukan analisa terhadap 5 (lima) barang yang paling tinggi permintaannya dan paling memungkinkan untuk terjadi out of stock, meliputi: Sabun Biore Body Wash 450 ml Detergen Attack Easy 1.2 kg Downy Pewangi pakaian 1 L Shampo Pantene pro-v 200 ml Tissue Paseo softpack 250 sheets

7 Tujuan Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah : Membuat suatu model simulasi sistem dinamik yang dapat membantu pihak perusahaan untuk melakukan analisa persedian dengan menggunakan skenario-skenario model yang dapat mengurangi terjadinya out of stock yang dapat meningkatkan profit. Manfaat yang yang diberikan tugas akhir ini bagi perusahaan adalah tersedianya skenario-skenario keputusan hasil simulasi sistem dinamik yang dapat membantu perusahaan untuk melakukan evaluasi dan analisa yang sesuai dengan kondisi kekinian dari perusahaan. Manfaat

8 TINJAUAN PUSTAKA PT Matahari Putra Prima Tbk (MPP) sukses mengembangkan Matahari Departemen Store dan Hypermart sampai saat ini. Hypermart Pertama di bangun pada tahun 2004 Dengan mengusung konsep one stop shopping hypermart terbagi atas 3 tipe : 1. Hypermart (Supermarket) 2. FoodMart (Leasure) 3. Boston (Drugs & Pharmacy) Kategori tipe barang yang dijual oleh Hypermart adalah : 1. Groceries (Food, Non Food,Drink) 2. General Merchendise (Elektronik, Bazaar, Softline) 3. Fresh and Bakery (Produce, Fish and Meat, Dairy and Delly) Untuk melayani semua gerai tersebut Hypermart memiliki 3 gudang Distribution Center utama yang dibedakan atas Gudang kering dan Fresh. Gudang kering terletak di daerah Balaraja Jakarta yang merupakan gudang pusat utama yang melayani gerai di daerah Indonesia bagian barat, mulai dari Jawa barat, Jakarta, Sumatra dan Kalimantan dan juga ada di Margomulyo Surabaya.

9 SISTEM PERSEDIAAN Baroto (2002) mendefinisikan sistem persediaan sebagai suatu mekanisme mengenai bagaimana mengelola masukan-masukan yang sehubungan dengan persediaan menjadi output, dimana untuk itu diperlukan umpan balik agar output memenuhi standar tertentu Sistem persediaan adalah suatu mekanisme mengenai bagaimana mengelola masukan-masukan yang berhubungan dengan persediaan menjadi output, dimna untuk itu diperlukan umpan balik agar output memenuhi standart tertentu.

10

11 PERSEDIAAN Persediaan adalah barang yang disimpan atau digunakan atau dijual pada periode mendatang, dapat berupa bahan baku yang disimpan untuk diproses, komponen yang diproses, barang dalam proses pada proses manufaktur dan barang jadi yang disimpan untuk siap langsung dijual (Kusuma,2004). Pengertian persediaan menurut Pardede (2003) adalah sejumlah bahan atau barang yang tersedia untuk digunakan sewaktuwaktu pada masa yang akandatang.persediaan terjadi apabila jumlah bahan atau barang yang diadakan melalui proses produksi atau pembelian lebih besar daripada jumlah yang akan digunakan (dijual atau diolah sendiri).

12 PERAN DAN FUNGSI PERSEDIAAN Menurut Sumayang (2003) terdapat tiga alasan mengapa persediaan diperlukan : 1. Menghilangkan pengaruh ketidakpastian. Untuk menghadapi ketidakpastian, pada sistem persediaan diterapkan persediaan darurat yang dinamakan safety stock. 2. Memberi waktu luang untuk pengelolaan produksi dan pembelian. Tujuan ini memberikan kemudahan untuk : a) Memberikan kemungkinan untuk menyebarkan dan meratakan beban biaya investasi pada sejumlah produk b) Memungkinkan penggunaan satu peralatan untuk menghasilkan bermacam-macam jenis produk 3. Mengantisipasi perubahan pada Demand dan Supply Persediaan disiapkan untuk menghadapi beberapa kondisi yang menunjukkan perubahan Demand dan Supply: a) Bila ada perkiraan perubahan harga dan persedian bahan baku. b) Sebagai persiapan menghadapi promosi pasar, dimana sejumlah besar barang jadi disimpan menunggu penjualan tersebut.

13 PERENCANAAN PERSEDIAAN Menurut Garrison menyatakan bahwa perencanaan meliputi pemilihan serangkaian aktivitas dan spesifikasi bagaimana aktivitas tersebut dapat dilaksanakan. Dari definisi tersebut ada beberapa hal penting dalam suatu perencanaan yaitu : 1. Malibatkan masa yang akan datang 2. Harus ada tindakan yang diambil sesuai dengan keadaan saat ini 3. Harus ada penilaian terhadap struktur organisasi dan tanggung jawab, wewenang dan keadaan yang dapat diminta pertanggungjawaban atas terjadinya tindakan dalam suatu perusahaan tertentu.

14 KEBIJAKAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN Menurut Assauri (2000), pengendalia persediaan adalah suatu kegiatan untuk menentukan tingkat dan komposisi dari persediaan parts, bahan baku dan barang hasil atau produk, sehingga perusahaan dapat melindungi kelancaran produksi dan penjualan serta kebutuhan-kebutuhan pembelanjaan perusahaan dengan efektif dan efisien. Kebijakan pengendalian persediaan barang meliputi : 1. Permalan permintaan, 2. Penentuan jumlah pemesanan ekonomis, 3. lead-time, 4. safety stock 5. reorder point.

15 KONSEP PEMODELAN DAN SIMULASI Simulasi merupakan suatu teknik meniru operasi-operasi atau proses-proses yang terjadi dalam suatu sistem dengan bantuan perangkat komputer dan dilandasi oleh beberapa asumsi tertentu sehingga sistem tersebut bisa dipelajari secara ilmiah (Law and Kelton,1991) Langkah-langkah melakukan simulasi : 1. Pendefinisian Sistem 2. Formulasi Model 3. Pengambilan data 4. Pembuatan Model 5. Verifikasi Model 6. Validasi Model 7. Pembuatan Skenario

16 Validasi model Yaman Barlas dalam jurnalnya yang berjudul Multiple Test for Validation of Systems Dynamics Type of Simulation Model, menjelaskan dua cara pengujian yaitu: a. Perbadingan Rata-Rata (Mean Comparison) b. Perbandingan Variasi Amplitudo (% ErrorVariance) [ ] Ss Sa S A E1 = E2 = Sa A S = nilai _ rata rata _ hasil _ simulasi A = nilai _ rata rata _ data Ss = standard deviasi model Sa = standard deviasi data Model dianggap valid bila E1 5% Model dianggap valid bila E2 30%

17 SISTEM DINAMIK Metode sistem dinamik pertama kali diterpakan pada permasalahan manajemen seperti fluktuasi inventori, ketidakstabilan tenaga kerja, dan penurunan pangsa pasar suatu perusahaan. Metode sistim dinamik adalah metode yang dapat digunakan untuk menganalisa dan mengembangkan model untuk meramalkan permintaan store dan untuk mengevaluasi skenario. Dari model sistem dinamik dalam bentuk diagram kausatik dibangun Flow Diagram untuk mengambarkan variabel-variabel simulasi dan parameterisasi serta formulasi model untuk siap disimulasikan(erma Suryani, 2011)

18 Variabel Simbol Keterangan Level Merepresentasikan akumulasikan kuantitas yang terakumulasi sepanjang waktu, dapat berubah nilainya sejalan dengan perubahan yang terjadi pada rate Rate Merepresentasikan laju aliran yang dapat mengubah nilai level Auxilia ry Merepresentasikan variabel bantu yang berisi formulasi yang dapat menjadi masukan pada rate. Variabel ini sering digunakan untuk formulasi yang kompleks.

19 METODE PENGERJAAN

20 MODEL DAN IMPLEMENTASI 1. Pengumpulan data Data yang dimasukkan dalam proses pembuatan model ini adalah data yang diperoleh dari perusahaan studi kasus : Distribution Center Hypermart Surabaya, yang didapatkan dengan menggunakan 2 cara, yaitu wawancara langsung dengan Manager operational dan pengambilan data secara langsung dari pihak perusahaan Hasil Wawancara 1. Proses bisnis secara umum dan gambaran alur barang serta informasi yang diterapkan oleh perusahaan 2. Kapasitas gudang mencapai 5000 SKU 3. Faktor-faktor penyebab terjadinya Out of stock 4. Dampak dan pengaruh Out of stock pada perusahaan 5. Keputusan dan cara perusahaan dalam mengatasi Out of stok 6. Kondisi kekiniaan gudang Data perusahaan 1. Data order supplier tahun Data jumlah pengiriman oleh supplier tahun Data order Store tahun Data jumlah persediaan gudang tahun Data lead time tiap Supplier 6. Data servise level tiap bulan tahun 2013

21 2. Perancangan model Pemodelan menggunakan metode simulasi sistem dinamik ini dibagi menjadi tahapan-tahapan sesuai dengan penjelasan pada studi liteartur di BAB II. Tahapan tahapan yang harus dilakukan antara lain adalah : a. Diagram kausatik b. Diagram Flow c. Verifikasi Model d. Validasi Model e. Skenario Model Diagaram Kausatik

22 Store Inventory Item Order From Store actual shipment incoming item rate market share demand outcoming item rate Order from Store returnable item new item Store Inventory stockout outcoming item rate market share demand Order from Store revenue profit order forecast re-order point

23 Order To Supplier order forecast re-order point Order to supplier cost profit Order to supplier Good in Production order fullfilment Production Rate actual shipment

24 Diagram Stock Flow

25

26 Produk 1 ( Biore BodyWash 450 Ml) Produk 2 ( Attack Easy Detergen 1.2 kg) Produk 3 (Downy Pewangi Pakaian 1 L)

27 Produk 4 (Shampo Pantene Pro-V 200 ml ) Produk 5 (Tissue Paseo Softpack 250 sheets)

28 Hasil Validasi Base Model

29 PEMBUATAN SKENARIO DAN HASIL ANALISIS

30 Economics Order Tujuan dari skenario ini adalah untuk meminimalisir jumlah barang digudang guna menekan biaya penyimpanan gudang. Dari model dasar (base model) terlihat bahwa jumlah persediaan (inventory) gudang masih sangat tidak stabil, beberapa bulan terjadi out of stock namun pada bulanbulan lainya terjadi lonjakan jumlah persediaan yang cukup besar. Untuk menganggulangi terjadi hal tersebut maka digunakan metode Economic Order Quantity (EOQ).

31

32 Decrease Order Store Cross-Docking adalah sistem distribusi dimana barang yang diterima oleh gudang atau distribution center di simpan lagi tapi langsung disiapkan untuk pengiriman selanjutnya. Dengan kata lain, cross-docking adalah proses pemindahan dari titik penerimaan langsung Tujuan dari skenario ini adalah untuk mengurangi jumlah permintaan toko ke DC guna meminimalisir tingkat perbedaan volume barang yang datang yang terkadang tidak sesuai dengan jumlah pemesanan yang dilakukan sehingga menyebabkan terjadi out of stock. Dengan adanya cross-docking ini diharapkan dapat mengurangi jumlah permintaan toko yang masuk ke DC dan meminimalisisr jumlah persediaan barang di DC. Pihak Distribution Center Hypermart Surabaya menyebutkan bahwa pihak perusahaan hanya melakukan cross-docking tidak lebih dari 5%-10% untuk tiap produk.

33

34 Increase Actual Shipment Perbedaan jumlah barang yang datang dengan jumlah pemesanan yang dilakukan gudang ke supplier disebabkan oleh backlog yang terjadi di perusahaan supplier. Terjadinya backlog ini sering kali menjadi penyebab utama terjadi out of stock pada perusahaan retail dikarenakan gudang retail tidak mampu memenuhi permintaan toko yang jumlahnya lebih besar dari jumlah barang yang dikirm oleh supplier Backlog adalah pesanan untuk barang atau jasa yang belum terlayani atau dengan kata lain pesanan untuk barang atau jasa yang perusahaan belum sampaikan atau berikan kepada pelanggannya. Tujuan dari skenario ini adalah mengurangi dampak yang ditimbulkan dari backlog sehingga dapat meminimalisir terjadi out of stock pada DC. Harapan yang diinginkan adalah adaya pengirman kembali barang sejumlah nilai backlog yang terjadi, sehingga jumlah inventory gudang masih mampu untuk melayani permintaan barang dari toko.

35

36 Combine Scenario

37 Hasil Skenario (Produk 1) Skenario 1 ( Economic Order) Skenario 2 ( Decrease Order Store)

38 Skenario 3 ( Increase Actual Shipment) Skenario 4 ( Combine Scenario)

39 Hasil Skenario (Produk 2) Skenario 1 ( Economic Order) Skenario 2 ( Decrease Order Store)

40 Skenario 3 ( Increase Actual Shipment) Skenario 4 ( Combine Scenario)

41 Hasil Skenario (Produk 3) Skenario 1 ( Economic Order) Skenario 2 ( Decrease Order Store)

42 Skenario 3 ( Increase Actual Shipment) Skenario 4 ( Combine Scenario)

43 Hasil Skenario (Produk 4) Skenario 1 ( Economic Order) Skenario 2 ( Decrease Order Store)

44 Skenario 3 ( Increase Actual Shipment) Skenario 4 ( Combine Scenario)

45 Hasil Skenario (Produk 5) Skenario 1 ( Economic Order) Skenario 2 ( Decrease Order Store)

46 Skenario 3 ( Increase Actual Shipment) Skenario 4 ( Combine Scenario)

47 Analisa Hasil Skenario Produk 1 (Biore BodyWash 450 ml) Skenario Skenario 1 Skenario 2 Skenario 3 Tahun Gabungan Inv/month Inv/month Inv/month Inv/month Skenario Skenario 1 Skenario 2 Skenario 3 Tahun Gabungan Profit Profit Profit Profit

48 Produk 2 (Attack Easy Detergen 1.2 kg) Skenario Skenario Skenario Skenario 3 Tahun 1 2 Gabungan Inv/month Inv/month Inv/month Inv/month Skenario Skenario 1 Skenario 2 Skenario 3 Tahun Gabungan Profit Profit Profit Profit

49 Produk 3 (Downy Pewangi Pakaian 1 L) Skenario Skenario Skenario 1 Skenario 3 Tahun 2 Gabungan Inv/month Inv/month Inv/month Inv/month Skenario Skenario 1 Skenario 2 Skenario 3 Tahun Gabungan Profit Profit Profit Profit

50 Produk 4 (Shampo Pantene Pro-V 200 ml) Skenario Skenario Skenario Skenario 3 Tahun 1 2 Gabungan Inv/month Inv/month Inv/month Inv/month Skenario Skenario 1 Skenario 2 Skenario 3 Tahun Gabungan Profit Profit Profit Profit

51 Produk 5 (Tissue Paseo softpack 250 sheets) Skenario Skenario Skenario Skenario 3 Tahun 1 2 Gabungan Inv/month Inv/month Inv/month Inv/month Skenario Skenario 1 Skenario 2 Skenario 3 Tahun Gabungan Profit Profit Profit Profit

52 KESIMPULAN DAN SARAN Pemodelan sistem dinamik telah dilakukan pada sistem persediaan barang Distributin Center Hypermart Surabaya dengan tahapan : 1. Identifikasi Permasalahan 2. Identifikasi sistem 3. Pembuatan model konseptual 4. Formulasi model 5. Verifikasi dan validasi model 6. Pembuatan skenario 7. Implementasi dan analisa hasil skenario Sistem persediaan barang pada DC retail sangat dipengaruhi oleh banyakya jumlah permintaan dari toko dan banyak jumlah pengiriman yang dilakukan oleh supplier atau distributor. Selain itu keakuratan peramalan permintaan juga sangat mempengaruhi jumlah order barang yang berdampak pada jumlah pengiriman barang. Apabila pihak gudang/dc melakukan prediksi pemesanan maka sangat besar terjadinya kemungkinan Out of stock yang juga dipengaruhi oleh supplier backlog dan atau keterlambatan pengirman (Shipment Delay).

53 Untuk dapat memberikan usulan perbaikan sistem, maka dilakukan pembuatan dan penerapan skenario untuk mengurangi terjadinya out of stock yang juga berpengaruh pada keuntungan yang di dapatkan oleh perusahaan. Skenariosasi yang dilakukan memberikan dampak yang berbeda-beda untuk tiap produk analisa yang dipilih. Skenariosasi yang dilakukan antara lain adalah Economic Order, Decrease order Store, Increase Actual Shipment, dan Combine Scenario a. Produk 1 (Biore BodyWash 450 ml) Hasil skenario terbaik untuk produk 1 ini adalah hasil skenario ke 3 Increase Actual Shipment dengan nilai rata-rata inventory perbulan nya mencapai 3183 item dan kenaikan keuntungan yang di dapatkan sebesar 31% a. Produk 2 (Attack Easy Detergen 1.2 kg) Hasil skenario terbaik untuk produk 1 ini adalah hasil skenario ke 1 Economic Order dengan nilai rata-rata inventory perbulan nya mencapai 839 item dan kenaikan keuntungan yang di dapatkan sebesar 29% a. Produk 3 (Downy Pewangi Pakaian 1 L) Hasil skenario terbaik untuk produk 1 ini adalah hasil skenario ke 1 Economic Order dengan nilai rata-rata inventory perbulan nya mencapai 3856 item dan kenaikan keuntungan yang di dapatkan sebesar 12%

54 a. Produk 4 (Shampo pantene Pro-V 200 ml) Hasil skenario terbaik untuk produk 1 ini adalah hasil skenario ke 1 Economic Order dengan nilai rata-rata inventory perbulan nya mencapai 739 item dan kenaikan keuntungan yang di dapatkan sebesar 4,7% a. Produk 5 (Tissue Paseo Softpack 250 sheets) Hasil skenario terbaik untuk produk 1 ini adalah hasil skenario ke 1 Economic Order dengan nilai rata-rata inventory perbulan nya mencapai 418 item dan kenaikan keuntungan yang di dapatkan sebesar 64% Dari hasil skenariosasi yang telah dilakukan, yang paling memberikan hasil optimal untuk tiap-tiap produk adalah skenario 1 Economic Order, yaitu skenario untuk menentukan jumlah order paling ekonomis yang bisa dilakukan oleh DC agar mendapatkan keuntungan yang maksimal namun juga meminimalisir terjadinya out of stock. Karena menambah jumlah persediaan dalam jumlah yang berlebihan hanya akan menambah beban biaya penyimpanan yang juga akan mengurangi kentungan yang di dapatkan perusahaan.

55 Saran Adapun beberapa saran yang dapat penulis sampaikan sebagai pengembangan pengerjaan tugas akhir selanjutnya adalah Pengembangan model bisa lebih ditingkatkan dengan lebih menjabarkan variabel re-order point dan safety stock yang dalam tugas akhir ini belum di jabarkan secara mendetail mengenai variabelvariabel lain yang mempengaruhi dan cara perhitungan yang akurat. Saran bagi perusahaan adalah penulis merekomendasikan untuk menjadikan hasil penelitian ini sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan dalam melakukan proses order dan meningkatkan jumlah keuntungan yang didapat dengan mengimplemntasikan skenario 1 yang telah memberikan hasil paling optimal, namun untuk kasus-kasus tertentu tidak menutup kemungkinan bahwa skenario 2, 3 dan 4 akan memberikan hasil yang lebih baik.

56 Daftar Pustaka Goncalves, P., & Arango, S. (2010). Supplier Capacity Decisions Under Retailer Competition and Delays: Theoretical and Experimental Results. 28th International Conference of the System Dynamics Society. Gozali, A. S. (2012). IMPLEMENTASI METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) PADA SEDIAAN KNOP JENDELA UD, IN JA,SAMARINDA. Jurnal Ilmiah Mahasiswa Universitas Surabaya. Harahap, S. (2009). ANALISIS PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) PADA PT. FASTFOOD INDONESIA CABANG MEDAN. 29. HUTAJULU, M. F. (2008). PERENCANAAN DAN PENGAWASAN PERSEDIAAN BARANG. 28. Liu, S., & J. Chris White. (2010). Addressing Retail Out-of-Stock Issues Using System Dynamics. 2. Maddy, K. (2013, Mei 8). Cross Docking. Retrieved from Blog Bisnis : WIrausaha: Nahar, J. (2013). MENENTUKAN PERSEDIAAN BERAS DENGAN MENGGUNAKAN MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) BERDASARKAN RAMALAHN PERMINTAAN PADA TAHUN Prosiding Seminar Nasional Sains dan Teknologi Nuklir PTNBR -BANTAN. Nasution, A., & Prasetyawan, Y. (2008). Perencanaan & Pengendalian Produksi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Sari, S. P. (2010). PENGOPTIMALAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU KACANG TANAH MENGGUNAKAN METODE EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY) DI PT. DUA KELINCI PATI. Skripsi Jurusan/program Studi Sosial Ekonomi Pertanian/Agrobisnis. Sariyun Naja Anwar, B. M. (n.d.). MANAJEMEN RANTAI PASOKAN (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT) :. Suryani, E. (2010). Demand Scenario Analysis and Planned Capacity Expansion. A System Dynamics Framework. Thomas W. Gruen, P., Daniel S., C., & Sundar Bharadwaj, Ph.D. (2002). Retail Out-of-Stocks. A Worldwide Examination of Extent, Causes and Consumer Responses. W, G. L. (2008). PERAMALAN PERMINTAAN PASAR DAN PERENCANAAN KAPASITAS PRODUKSI DENGAN. 2. Wiguna, A. (2011, April 03). Cross Docking. Retrieved from teknik industri:

57 TERIMA KASIH