UNIVERSITAS INDONESIA

Transkripsi

1 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PT. KALBE FARMA Tbk. KAWASAN INDUSTRI DELTA SILICON JL. M. H. THAMRIN BLOK A3-1, LIPPO CIKARANG, BEKASI PERIODE 18 JULI 16 SEPTEMBER 2011 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER SARAH NAZILIA ISLAMIDIENA, S.Farm ANGKATAN LXXIII FAKULTAS MATEMATIKA DANILMUPENGETAHUANALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMENFARMASI DEPOK JANUARI 2012

2 UNIVERSITAS INDONESIA LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER DI PT. KALBE FARMA Tbk. KAWASAN INDUSTRI DELTA SILICON JL. M. H. THAMRIN BLOK A3-1, LIPPO CIKARANG, BEKASI PERIODE 18 JULI 16 SEPTEMBER 2011 LAPORAN PRAKTEK KERJA PROFESI APOTEKER Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Apoteker SARAH NAZILIA ISLAMIDIENA, S.Farm ANGKATAN LXXIII FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM PROGRAM PROFESI APOTEKER DEPARTEMEN FARMASI DEPOK JANUARI 2012

3 ii

4 KATA PENGANTAR Segala puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas segala rahmat dan karunia-nya sehingga penulis dapat melaksanakan Praktek Kerja Profesi Apoteker di PT. Kalbe Farma Tbk. pada periode 18 Juli 16 September Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini dilaksanakan sebagai salah satu syarat untuk meraih gelar Apoteker, dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman dan mengaplikasikan ilmu yang telah diperoleh selama perkuliahan. Dalam ruang yang terbatas ini, dengan segala kerendahan hati, penulis ingin menyampaikan terima kasih dan rasa hormat kepada: 1. Agung Martupa, S.Farm., Apt. selaku supervisor Process Validation yang telah menyempatkan waktu untuk memberikan arahan dan bimbingan selama menjalankan PKPA di bagian Quality Assurance PT. Kalbe Farma Tbk. 2. Drs. Umar Mansur, M.Sc. selaku pembimbing dari Departemen Farmasi UI yang selalu sabar dan mendukung penulis. 3. Sumarti, S.Si., Apt. selaku Quality Assurance Manager PT. Kalbe Farma Tbk. atas kesempatan yang diberikan untuk dapat menambah pengetahuan dan pengalaman di bidang industri farmasi terutama mengenai Quality Assurance. 4. Prof. Dr. Yahdiana Harahap, Apt., M.S. selaku ketua Departemen Farmasi FMIPA UI 5. Dr. Harmita, Apt selaku ketua Program Profesi Apoteker Universitas Indonesia. 6. Hendry Hermanto, S.Farm., Apt.selaku supervisor Process Validation; Nurulhuda Sofianingrum, S.Farm., Apt., selaku supervisor Post Marketing; Willia Indarwati, S.Farm., Apt., selaku supervisor Cleaning Validation; Clara Sinta, S.Farm., Apt., selaku supervisor Audit Proses; Rosa Lusia W. selaku supervisor Infrastructure Validation; Dwitiya K. R., S.Farm., Apt. selaku supervisor Change Control and Compliance, serta semua pihak yang tidak iii

5 dapat disebutkan satu per satu atas kesediaannya berbagi ilmu dan pengalaman di bidangnya masing-masing. 7. Seluruh staf dan karyawan PT. Kalbe Farma Tbk. yang telah membantu selama pelaksanaan Praktek Kerja Profesi Apoteker. 8. Seluruh staf pengajar dan tata usaha program Profesi Apoteker UI atas bantuan yang telah diberikan kepada penulis. 9. Keluargaku tercinta Papah, Mamah, Shifa, Syamsul, dan Shafaa atas semua dukungan, kasih sayang, perhatian, kesabaran, dorongan, semangat dan doa yang tidak henti-hentinya. 10. Rekan-rekan PKPA di PT. Kalbe Farma Tbk. yang telah berbagi ilmu, pengalaman, dan juga menghibur selama pelaksanaan PKPA. 11. Seluruh sahabatku dan teman Apoteker Angkatan 73, Departemen Farmasi, FMIPA UI atas dukungan dan kerja sama selama ini. 12. Semua pihak yang telah memberikan bantuan kepada penulis selama penyusunan laporan ini. Akhir kata, penulis berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu. Tak ada gading yang tak retak, penulis pun menyadari penelitian dan penyusunan laporan PKPA ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran untuk kesempurnaan laporan PKPA ini. Semoga laporan PKPA ini memberikan manfaat bagi pengembangan ilmu pengetahuan dalam dunia farmasi khususnya dan masyarakat pada umumnya Penulis 2012 iv

6 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PENGESAHAN... ii KATA PENGANTAR... iii DAFTAR ISI... v DAFTAR TABEL... vii DAFTAR GAMBAR... viii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Tujuan... 2 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA Industri Farmasi Cara Pembuatan Obat yang Baik... 6 BAB 3 TINJAUAN KHUSUS PT. KALBE FARMA Tbk Sejarah PT. Kalbe Farma Tbk Visi dan Misi PT. Kalbe Farma Tbk Struktur Organisasi PT. Kalbe Farma Tbk Tinjauan Usaha PT. Kalbe Farma Tbk Lokasi dan Tata Ruang PT. Kalbe Farma Tbk Departemen-Departemen di PT. Kalbe Farma Tbk. Site Cikarang Pengolahan Purified Water Pengolahan Limbah BAB 4 PEMBAHASAN Manajemen Mutu Personalia Bangunan dan Fasilitas Peralatan Sanitasi dan Hygiene Produksi Pengawasan Mutu Inpeksi Diri dan Audit Mutu Penanganan Keluhan terhadap Obat, Penarikan Kembali dan Obat Kembalian Dokumentasi Pembuatan dan Analisis Berdasarkan Kontrak Kualifikasi dan Validasi v

7 BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR ACUAN vi

8 DAFTAR TABEL Tabel 3.1 5R/5S vii

9 DAFTAR GAMBAR Gambar 3.1 Logo PT. Kalbe Farma Tbk Gambar 3.2 Struktur organisasi PT. Kalbe Farma Tbk. site Cikarang Gambar 3.3 Struktur organisasi Departemen PPIC Gambar 3.4 Struktur organisasi Departemen Logistik Gambar 3.5 Alur keluar material Gambar 3.6 Alur keluar produk I Gambar 3.7 Alur keluar produk II Gambar 3.8 Struktur organisasi Departemen Produksi Gambar 3.9 Struktur organisasi Departemen Quality Operation (QO) Gambar 3.10 Struktur organisasi Quality Control (QC) Gambar 3.11 Struktur organisasi Quality Assurance (QA) Gambar 3.12 Struktur organisasi Departemen Quality System (QS) Gambar 3.13 Struktur organisasi Departemen R&D Gambar 3.14 Struktur organisasi Departemen Process Development Gambar 3.15 Struktur organisasi Departemen Teknik Gambar 3.16 Alur proses purified water Gambar 3.17 Alur proses pengolahan limbah viii

10 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kebutuhan masyarakat akan produk obat yang berkualitas menjadikan industri farmasi sebagai produsen obat bersaing untuk menghasilkan obat yang bermutu. Mutu obat sebagai suatu parameter mencakup berbagai aspek, yaitu aman (safety), berkhasiat (efficacy), dan dapat diterima oleh konsumen (acceptable). Mutu obat harus dibentuk sejak awal mulai dari penanganan bahan awal, proses produksi (pengolahan dan pengemasan), penyimpanan hingga distribusi obat. Salah satu langkah yang dilakukan pemerintah dalam upaya menjamin mutu obat yang beredar di pasaran tetap baik adalah dengan mengeluarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI No.43/Menkes/SK/11/1988 tanggal 2 Februari Keputusan ini mewajibkan seluruh industri farmasi di Indonesia untuk menerapkan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Cara Pembuatan Obat Yang Baik (CPOB) adalah pedoman pembuatan obat bagi industri farmasi di Indonesia yang bertujuan untuk menjamin obat dibuat secara konsisten, memenuhi persyaratan yang ditetapkan, dan sesuai dengan tujuan penggunaannya. CPOB menyangkut keseluruhan aspek produksi dan pengendalian mutu. Semua industri farmasi harus menerapkan CPOB dalam seluruh aspek dan rangkaian kegiatan pembuatan obat. Pelaksanaan CPOB merupakan tanggng jawab semua pihak yang terlibat dalam pembuatan obat (Badan Pengawas Obat dan Makanan Republik Indonesia, 2006). Apoteker memegang peranan penting dalam penerapan CPOB di industri farmasi. Seorang apoteker harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan yang baik untuk menjamin pelaksanaan CPOB sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan. Apoteker juga dituntut memilki pengetahuan tentang cara produksi obat yang meliputi perencanaan produksi, proses produksi, pengawasan dalam proses produksi, pengetahuan di bidang pengawasan mutu, serta ilmu-ilmu lain yang mendukung. 1

11 2 Untuk menghasilkan tenaga apoteker yang profesional tidak hanya menjadi tanggung jawab pihak perguruan tinggi farmasi saja. Dibutuhkan dukungan dan peran aktif dari berbagai pihak, seperti organisasi profesi, pemerintah, rumah sakit dan industri farmasi dalam rangka pemberian bekal yang menyeluruh secara teori dan praktek sebagai aplikasi ilmu dan teknologi kefarmasian. Dalam rangka membina apoteker di bidang industri farmasi, PT. Kalbe Farma Tbk. membuka kesempatan bagi calon apoteker untuk melakukan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA). Pelaksanaan PKPA di PT. Kalbe Farma Tbk. berlangsung dari tanggal 18 Juli sampai dengan 16 September Kegiatan ini memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk memperoleh wawasan, pengalaman yang bermanfaat, dan wacana yang luas mengenai peran apoteker dalam produksi obat serta melihat penerapan CPOB di industri farmasi. 1.2 Tujuan Tujuan dari PKPA yang diselenggarakan oleh Program Profesi Apoteker Departemen Famasi FMIPA UI bekerja sama dengan PT. Kalbe Farma Tbk. adalah: a. Memperoleh pengetahuan dan wawasan penerapan CPOB di industri farmasi. b. Memahami fungsi dan peran apoteker dalam industri farmasi.

12 BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Industri Farmasi Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1799/Menkes/Per/XII/2010 tentang Industri Farmasi, industri farmasi adalah badan usaha yang memiliki izin dari Menteri Kesehatan untuk melakukan kegiatan pembuatan obat atau bahan obat. Industri farmasi dapat melakukan kegiatan proses pembuatan obat dan/atau bahan obat untuk semua tahapan dan/atau sebagian tahapan. Pembuatan obat adalah seluruh tahapan kegiatan dalam menghasilkan obat, yang meliputi pengadaan bahan awal dan bahan pengemas, produksi, pengemasan, pengawasan mutu dan pemastian mutu sampai diperoleh obat untuk didistribusikan. (Kementerian Kesehatan, 2010). Industri farmasi untuk melaksanakan proses industrinya harus memenuhi ketentuan yang ditetapkan oleh pemerintah. Menurut peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1799/Menkes/Per/XII/2010 tentang Industri Farmasi, usaha industri farmasi wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Setiap pendirian Industri Farmasi wajib memperoleh izin industri farmasi dari Direktur Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. b. Industri Farmasi yang membuat obat dan/atau bahan obat yang termasuk dalam golongan narkotika wajib memperoleh izin khusus untuk memproduksi narkotika sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Persyaratan untuk memperoleh izin industri farmasi terdiri atas: a. berbadan usaha berupa perseroan terbatas, b. memiliki rencana investasi dan kegiatan pembuatan obat, c. memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak, d. memiliki secara tetap paling sedikit 3 (tiga) orang apoteker Warga Negara Indonesia masing-masing sebagai penanggung jawab pemastian mutu, produksi dan pengawasan mutu, e. komisaris dan direksi tidak pernah terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-undangan di bidang kefarmasian. 3

13 4 Untuk memperoleh izin industri farmasi diperlukan persetujuan prinsip yang berlaku selama 3 (tiga) tahun. Permohonan persetujuan prinsip diajukan secara tertulis kepada Direktur Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Dalam hal permohonan persetujuan prinsip dilakukan oleh Industri Penanaman Modal Asing atau Penanaman Modal Dalam Negeri, pemohon harus memperoleh Surat Persetujuan Penanaman Modal dari instansi yang menyelenggarakan urusan penanaman modal sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Persetujuan prinsip diberikan oleh Direktur Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan setelah pemohon memperoleh persetujuan Rencana Induk Pembangunan (RIP) dari Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan. Dalam hal permohonan persetujuan prinsip telah diberikan, pemohon dapat langsung melakukan persiapan, pembangunan, pengadaan, pemasangan dan instalasi peralatan termasuk produksi percobaan dengan memperhatikan ketentuan perundangundangan. Setiap pendirian industri farmasi wajib memenuhi ketentuan sebagaimana diatur dalam peraturan perundang-undangan di bidang tata ruang dan lingkungan hidup. Industri Farmasi wajib memenuhi persyaratan CPOB yang dibuktikan dengan sertifikat CPOB. Sertifikat CPOB berlaku selama 5 (lima) tahun sepanjang memenuhi persyaratan. Ketentuan mengenai persyaratan dan tata cara sertifikasi CPOB diatur oleh Kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan. Selain wajib memenuhi ketentuan yang telah disebutkan, Industri Farmasi juga wajib melakukan farmakovigilans. Izin usaha industri farmasi diberikan oleh Direktur Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan dengan rekomendasi dari kepala Badan Pengawasan Obat dan Makanan (Badan POM). Izin ini berlaku seterusnya selama perusahaan industri farmasi tersebut berproduksi dan memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan. Industri Farmasi yang akan melakukan perubahan bermakna terhadap pemenuhan persyaratan CPOB, baik untuk perubahan kapasitas dan/atau fasilitas produksi wajib melapor dan mendapat persetujuan sesuai ketentuan perundang-undangan. Untuk industri farmasi Penanaman Modal

14 5 Asing (PMA) masa berlakunya sesuai dengan ketentuan dalam UU No. 1 tahun 1967 tentang Penanaman Modal Asing dan peraturan pelaksanaannya. Perusahaan Industri Farmasi yang telah mendapat Izin Usaha Industri wajib: a. Menyampaikan laporan industri secara berkala mengenai kegiatan usahanya yaitu sekali dalam enam bulan, meliputi jumlah dan nilai produksi setiap obat atau bahan obat yang dihasilkan serta sekali dalam satu tahun. b. Melaksanakan upaya keseimbangan dan kelestarian sumber daya alam serta pencegahan timbulnya kerusakan dan pencemaran terhadap lingkungan hidup akibat kegiatan Industri Farmasi yang dilakukannya; c. Melaksanakan upaya yang menyangkut keamanan dan keselamatan alat, bahan baku dan bahan penolong, proses serta hasil produksinya termasuk pengangkutannya dan keselamatan kerja; d. Melakukan Analisa Mengenai Dampak Lingkungan (AMDAL) yang berlaku bagi jenis-jenis industri yang telah ditetapkan dan kewajiban untuk melakukannya setelah memperoleh Izin Usaha Industri Farmasi. Pelanggaran terhadap ketentuan yang tercantum dalam peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 1799/Menkes/Per/XII/2010 tentang Industri Farmasi dapat dikenakan sanksi administratif berupa: a. peringatan secara tertulis (diberikan oleh Kepala BPOM). b. larangan mengedarkan untuk sementara waktu dan/atau perintah untuk penarikan kembali obat atau bahan obat dari peredaran bagi obat atau bahan obat yang tidak memenuhi standar dan persyaratan keamanan, khasiat, atau mutu (diberikan oleh Kepala BPOM). c. perintah pemusnahan obat atau bahan obat jika terbukti tidak memenuhi persyaratan keamanan, khasiat atau mutu (diberikan oleh Kepala BPOM). d. penghentian sementara kegiatan (diberikan oleh Kepala BPOM). e. pembekuan izin industri farmasi (diberikan oleh Direktur Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan atas rekomendasi Kepala BPOM). f. pencabutan izin industri farmasi (diberikan oleh Direktur Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan atas rekomendasi Kepala BPOM).

15 6 Izin usaha industri farmasi dapat dicabut dalam hal : a. Perusahaan Industri Farmasi yang telah mendapat Izin Usaha Industri Farmasi melakukan pemindahtanganan hak milik Izin Usaha Industri Farmasi dan perluasan tanpa memiliki izin sesuai dengan ketentuan dalam Surat Keputusan ini; dan atau b. Perusahaan Industri Farmasi yang telah mendapat Izin Usaha Industri Farmasi tidak menyampaikan informasi industri farmasi secara berturut-turut 3 (tiga) kali atau dengan sengaja menyampaikan informasi yang tidak benar; dan atau c. Perusahaan Industri Farmasi yang telah mendapat Izin Usaha Industri Farmasi melakukan pemindahan lokasi usaha industri tanpa persetujuan tertulis terlebih dahulu dari menteri; dan atau d. Perusahaan Industri Farmasi yang telah mendapat Izin Usaha Industri Farmasi dengan sengaja memproduksi Obat Jadi atau Bahan Baku Obat yang tidak memenuhi persyaratan dan ketentuan yang berlaku, obat palsu; dan atau e. Tidak dipenuhinya ketentuan dalam Izin Usaha Industri Farmasi yang ditetapkan dalam Surat Keputusan. 2.2 Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) CPOB merupakan bagian dari sistem pemastian mutu dan seluruh aspek produksi yang berfungsi sebagai pedoman yang sangat penting tidak hanya bagi industri farmasi dan regulator, tetapi juga bagi konsumen dalam memenuhi kebutuhannya akan pengobatan yang aman, berkhasiat dan berkualitas. CPOB bertujuan untuk menjamin obat dibuat secara konsisten, memenuhi persyaratan yang ditetapkan dan sesuai dengan tujuan penggunaannya. Pedoman CPOB diterbitkan pertama kali pada tahun 1988, kemudian pada tahun 1989 diterbitkan Petunjuk Operasional Penerapan yang memberikan penjelasan dalam penjabaran sehingga Pedoman CPOB dapat diterapkan secara efektif. Sejalan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi di bidang farmasi, Pedoman CPOB dan Petunjuk Operasional Penerapan CPOB ini telah direvisi pada tahun Untuk mengantisipasi era globalisasi dan harmonisasi dalam bidang farmasi, terutama pemenuhan terhadap persyaratan dan standar

16 7 produk farmasi global terkini, Pedoman CPOB Edisi 2001 direvisi kembali menjadi Pedoman CPOB yang dinamis pada tahun Pedoman CPOB edisi 2006 memuat 12 elemen yaitu: Manajemen Mutu, Personalia, Bangunan dan Fasilitas, Peralatan, Sanitasi dan Hygiene, Produksi, Pengawasan Mutu, Inspeksi Diri dan Audit Mutu, Penanganan Keluhan terhadap Produk Penarikan Kembali Produk dan Produk Kembalian, Dokumentasi, Pembuatan dan Analisis Berdasarkan Kontrak, serta Kualifikasi dan Validasi Manajemen Mutu Industri farmasi harus membuat obat sedemikian rupa agar sesuai dengan tujuan penggunaannya, memenuhi persyaratan yang tercantum dalam dokumen izin edar, dan tidak menimbulkan risiko yang membahayakan penggunanya karena tidak aman, mutu rendah, atau tidak efektif. Manajemen bertanggung jawab untuk pencapaian tujuan ini melalui suatu kebijakan mutu yang memerlukan partisipasi dan komitmen dari semua jajaran di semua departemen dalam perusahaan, para pemasok, dan distributor. Unsur dasar manajemen mutu adalah suatu infrastruktur atau sistem mutu yang tepat mencakup struktur organisasi, prosedur, proses dan sumber daya dan tindakan sistematis untuk mendapatkan kepastian dengan tingkat kepercayaan tinggi, sehingga produk atau jasa pelayanan yang dihasilkan akan selalu memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan. Keseluruhan tindakan tersebut disebut pemastian mutu. Pemastian mutu adalah totalitas semua pengaturan yang dibuat dengan tujuan untuk memastikan bahwa obat dihasilkan dengan mutu yang sesuai dengan tujuan penggunaanya. Sedangkan pengawasan mutu merupakan bagian dari CPOB yang berhubungan dengan pengambilan sampel, spesifikasi dan pengujian, serta dengan organisasi, dokumentasi dan prosedur pelulusan yang memastikan bahwa pengujian yang diperlukan dan relevan telah dilakukan dan bahwa bahan yang belum diluluskan tidak digunakan serta produk yang belum diluluskan tidak dijual atau dipasok sebelum mutunya dinilai dan dinyatakan memenuhi syarat. Setiap industri farmasi hendaklah mempunyai fungsi pengawasan mutu. Pengawasan mutu secara menyeluruh juga mempunyai tugas lain, antara lain menetapkan, melakukan validasi dan menerapkan semua prosedur

17 8 pengawasan mutu; mengevaluasi, mengawasi, dan menyimpan baku pembanding; memastikan kebenaran label wadah bahan dan produk; memastikan bahwa stabilitas dari zat aktif dan obat jadi dipantau; mengambil bagian dalam investigasi keluhan yang terkait dengan mutu produk; dan ikut mengambil bagian dalam pemantauan lingkungan. Di dalam manajemen mutu terdapat pengakajian mutu produk yang dilakukan secara berkala terhadap semua obat terdaftar, termasuk produk ekspor, dengan tujuan untuk membuktikan konsistensi proses, kesesuaian dari spesifikasi bahan awal, bahan pengemas, dan obat jadi, untuk melihat tren dan mengidentifikasi perbaikan yang diperlukan untuk produk dan proses Personalia Sumber daya manusia sangat penting dalam pembentukan dan penerapan sistem pengawasan mutu yang memuaskan dan pembuatan obat yang benar. Oleh karena itu, industri farmasi hendaklah mempunyai personil yang terkualifikasi dan berpengalaman praktis dalam jumlah yang memadai untuk melaksanakan semua tugas. Jumlah personil di setiap tingkatan hendaklah cukup serta memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan sesuai dengan tugasnya. Personalia dalam industri farmasi hendaklah memiliki juga kesehatan mental dan fisik yang baik sehingga mampu melaksanakan tugasnya secara profesional. Personalia hendaklah mempunyai sikap dan kesadaran tinggi untuk mewujudkan CPOB dan memperoleh pelatihan awal dan berkesinambungan, termasuk instruksi mengenai hygiene yang berkaitan dengan pekerjaan. Tiap personil tidak dibebani tanggung jawab yang berlebihan untuk menghindari risiko terhadap mutu obat. Tugas spesifik dan kewenangan diri personil pada posisi penanggung jawab hendaklah dicantumkan dalam uraian tugas tertulis. Industri farmasi harus memiliki struktur organisasi. Struktur organisasi perusahaan diatur sedemikian rupa sehingga personil kunci yang mencakup kepala bagian produksi, kepala bagian penggunaan mutu dan kepala bagian menajemen mutu harus independen satu terhadap yang lain, dipimpin oleh orang berbeda serta tidak saling bertanggung jawab satu terhadap yang lain dan diberi wewenang penuh dan sarana yang memadai untuk melaksanakan tugasnya.

18 9 Hendaklah personil tidak mempunyai kepentingan lain di luar organisasi yang dapat menghambat dan membatasi kewajibannya dalam melaksanakan tanggungjawab atau yang dapat menimbulkan konflik kepentingan pribadi dan finansial. Kepala bagian produksi, pengawasan mutu dan manajemen mutu hendaklah seorang apoteker yang terdaftar dan terkualifikasi, memperoleh pelatihan yang sesuai, memiliki pengalaman praktis yang memadai dan keterampilan manajerial sehingga memungkinkan untuk melaksanakan tugas secara profesional, dimana masing-masing kepala bagian memiliki tanggung jawab bersama dalam menerapkan semua aspek yang berkaitan dengan mutu yang berdasarkan peraturan BPOM. Pelatihan diberikan kepada seluruh personil yang tugasnya berada di dalam area produksi, gudang penyimpanan atau laboratorium (termasuk personil teknik, perawatan dan petugas kebersihan) dan dibagi personil lain yang kegiatannya dapat berdampak pada mutu produk. Pelatihan mengenai CPOB hendaklah dilakukan secara berkesinambungan dengan frekuensi yang memadai untuk menjamin agar para karyawan terbiasa dengan persyaratan CPOB yang berkaitan dengan tugasnya. Pelatihan berkesinambungan diberikan dan dinilai secara berkala. Program pelatihan disetujui kepala bagian masing-masing dan catatan pelatihan disimpan. Setelah mengadakan pelatihan, prestasi karyawan hendaklah dinilai untuk menentukan karyawan tersebut telah memiliki kualifikasi yang memadai untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Pelatihan spesifik hendaklah diberikan kepada personil yang bekerja di area dimana pencemaran merupakan bahaya. Pengunjung dan personil yang tidak mendapat pelatihan hendaklah diberikan pelatihan oleh orang yang terkualifikasi. Catatan karyawan mengenai CPOB sebaiknya disimpan dan efektivitas program pelatihan hendaklah dinilai secara berkala. Setelah mengadakan pelatihan, prestasi karyawan dinilai untuk menentukan apakah mereka telah memiliki kualifikasi yang memadai untuk melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.

19 Bangunan dan fasilitas Bangunan dan fasilitas untuk pembuatan obat hendaklah memiliki ukuran, rancangan bangunan, konstruksi, letak serta disesuaikan dengan kondisi yang memadai agar memudahkan pelaksanaan operasi yang benar; pembersihan, sanitasi, dan pemeliharaan yang efektif. Tiap sarana kerja dibuat memadai sehingga dapat memperkecil risiko terjadinya kekeliruan, pencemaran silang, dan berbagai kesalahan lain yang dapat menurunkan mutu obat. Adapun syarat-syarat bangunan dan fasilitas menurut CPOB adalah sebagai berikut: a. lokasi bangunan hendaklah sedemikian rupa untuk mencegah terjadinya pencemaran dari lingkungan sekelilingnya, seperti pencemaran dari udara, tanah dan air maupun dari kegiatan di dekatnya; b. bangunan dan fasilitas hendaklah dikonstruksi, dilengkapi dan dirawat dengan tepat agar memperoleh perlindungan maksimal dari pengaruh cuaca, banjir, rembesan melalui tanah serta masuk dan bersarangnya binatang kecil, tikus, burung, serangga atau hewan lainnya; c. dalam menentukan rancang bangun dan tata letak hendaklah dipertimbangkan hal-hal sebagai berikut: kesesuaian dengan kegiatan lain, yang mungkin dilakukan dalam sarana yang sama atau dalam sarana yang berdampingan; d. tata letak ruang yang sedemikian rupa untuk memungkinkan kegiatan produksi dilaksanakan di daerah yang letaknya diatur secara logis dan berhubungan mengikuti urutan tahap produksi dan menurut kelas kebersihan yang disyaratkan; luasnya ruang kerja yang memungkinkan penempatan peralatan dan bahan secara teratur dan logis serta terlaksananya kegiatan, kelancaran arus kerja, komunikasi dan pengawasan yang efektif; pencegahan penggunaan kawasan industri sebagai lalu lintas umum; e. daerah pengolahan produk steril dipisahkan dari daerah produksi lain serta dirancang dan dibangun secara khusus; f. obat yang mengandung golongan penisilin dan sefalosporin diproduksi dalam suatu bangunan yang terpisah dilengkapi peralatan pengendali udara;

20 11 g. permukaan bagian dalam ruangan (dinding, lantai dan langit-langit) hendaklah licin, bebas dari keretakan dan sambungan yang terbuka serta mudah dibersihkan dan bila perlu mudah didesinfeksi. lantai dan dinding di daerah pengolahan dibuat dari bahan kedap air, permukaannya rata dan memungkinkan pembersihan secara cepat dan efisien. sudut-sudut antara dinding, lantai dan langit-langit dalam daerah-daerah kritis hendaklah dibentuk lengkungan; h. saluran air limbah hendaklah cukup besar dan mempunyai bak kontrol serta ventilasi yang baik; i. bangunan memiliki penerangan yang efektif dan mempunyai ventilasi dengan fasilitas pengendali udara Peralatan Peralatan yang digunakan dalam pembuatan obat hendaklah memiliki desain dan konstruksi yang tepat, ukuran yang memadai serta ditempatkan dan dikualifikasi dengan tepat, sehingga mutu yang dirancang bagi tiap produk obat terjamin secara seragam dari batch ke batch dan memudahkan pembersihan dan perawatannya. Permukaan peralatan yang bersentuhan dengan bahan baku, produk antara, produk ruahan atau obat jadi tidak boleh menimbulkan reaksi, adisi atau absorpsi yang dapat mempengaruhi identitas, mutu atau kemurnian di luar dari batas yang telah ditentukan. Peralatan sebaiknya dapat dibersihkan dengan mudah, baik bagian dalam maupun bagian luar, serta tidak boleh menimbulkan akibat yang merugikan terhadap produk. Pemasangan dan penempatan peralatan diatur sedemikian rupa sehingga proses produksi dapat berjalan secara efektif dan efisien. Peralatan hendaklah dirawat menurut jadwal yang tepat supaya tetap berfungsi dengan baik dan mencegah terjadinya pencemaran yang dapat mengubah identitas, mutu atau kemurnian produk. Peralatan yang rusak harus dikeluarkan dari area produksi dan pengawasan mutu, atau setidaknya diberi penandaan yang jelas Sanitasi dan Hygiene Tingkat sanitasi dan hygiene yang tinggi hendaklah diterapkan pada setiap aspek pembuatan obat. Ruang lingkup sanitasi dan hygiene meliputi personil,

21 12 bangunan, peralatan dan perlengkapan, bahan produksi serta wadahnya, dan segala sesuatu yang dapat merupakan sumber kontaminasi produk. Sumber kontaminasi potensial hendaklah dihilangkan melalui suatu program sanitasi dan hygiene yang menyeluruh dan terpadu. Sanitasi dan hygiene yang diatur dalam pedoman CPOB terbaru adalah terhadap personalia, bangunan dan peralatan. Prosedur sanitasi dan hygiene hendaklah divalidasi dan dievaluasi secara berkala untuk cukup efektif dan selalu memenuhi persyaratan Produksi Produksi obat hendaklah dilaksanakan dengan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan dan memenuhi ketentuan CPOB yang menjamin senantiasa menghasilkan produk yang memenuhi persyaratan mutu serta memenuhi ketentuan izin pembuatan dan izin edar (registrasi). Produksi obat membutuhkan sarana gedung produksi-pengemasan-penyimpanan, material yang memenuhi persyaratan, peralatan yang terkualifikasi dan terkalibrasi, personalia yang terlatih dan berkualitas, proses produksi yang tervalidasi dan dokumen produksi yang sah yang dapat ditelusuri. Mutu suatu obat tidak hanya ditentukan oleh hasil analisa terhadap produk akhir melainkan juga oleh mutu yang dibangun selama tahapan proses produksi sejak pemelihan bahan awal, penimbangan, proses produksi personalia, bangunan, peralatan kebersihan, dan hygiene sampai dengan pengemasan. Produksi hendaklah dilakukan dan diawasi oleh personil yang kompeten. Prosedur produksi dibuat oleh penanggung jawab produksi bersama dengan penanggung jawab pengawasan mutu yang dapat menjamin obat yang dihasilkan memenuhi spesifikasi yang telah ditentukan. Prosedur kerja standar hendaklah tertulis, mudah dipahami dan dipatuhi oleh karyawan produksi, serta didokumentasikan. Dokumentasi setiap langkah dilakukan dengan cermat, tepat dan ditangani oleh karyawan yang melaksanakan tugas Pengawasan Mutu Pengawasan mutu merupakan bagian yang penting dari CPOB untuk memastikan bahwa produk yang dibuat senantiasa konsisten dan mempunyai mutu yang sesuai dengan tujuan penggunaannya. Keterlibatan dan tanggung

22 13 jawab semua pihak yang berkepentingan dalam seluruh rangkaian pembuatan adalah mutlak untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan mulai dari saat obat dibuat sampai pada distribusi obat jadi. Pengawasan mutu hendaklah mencakup semua kegiatan analisis yang dilakukan di laboratorium, termasuk pengambilan sampel, pemeriksaan dan pengujian bahan awal, produk antara, produk ruahan dan produk jadi. Kegiatan ini juga mencakup uji stabilitas, program pemantauan lingkungan, pengujian yang dilakukan dalam rangka validasi, penanganan sampel pertinggal, menyusun dan memperbaharui spesifikasi bahan dan produk serta metode pengujiannya. Tiap personil yang bertugas melakukan kegiatan laboratorium hedaklah memiliki pendidikan, mendapat pelatihan dan pengalaman yang sesuai untuk memungkinkan pelaksanaan tugas dengan baik. Personil hendaklah memakai pakaian pelindung dan alat pengaman seperti masker, kacamata pelindung, dan sarung tangan tahan asam atau basa sesuai tugas yang dilaksanakan. Peralatan, instrument dan perangkat lunak terkait hendaklah dikualifikasi atau divalidasi, dirawat dan dikalibrasi dalam selang waktu yang telah ditetapkan dan dokumentasinya disimpan. Prosedur pengujian hendaklah divalidasi dengan memperhatikan fasilitas dan peralatan yang ada sebelum prosedur tersebut digunakan dalam pengujian rutin. Pengambilan sampel merupakan kegiatan penting dimana hanya sebagian kecil saja dari satu batch yang diambil. Keabsahan kesimpulan secara keseluruhan tidak dapat didasarkan pada pengujian yang dilakukan terhadap sampel yang tidak mewakili satu batch. Mutu suatu batch bahan awal dapat dinilai dengan mengambil dan menguji sampel yang representatif. Jumlah yang diambil untuk menyiapkan sampel representatif hendaklah ditentukan secara statistik dan dicantumkan dalam pola pengambilan sampel. Pengambilan sampel hendaklah dilakukan sedemikian rupa untuk mencegah kontaminasi atau efek lain yang berpengaruh tidak baik terhadap mutu. Semua alat pengambil sampel yang bersentuhan dengan bahan hendaklah bersih. Sampel pertinggal dengan identitas yang lengkap yang mewakili tiap batch bahan awal dan produk hendaklah disimpan hingga satu tahun setelah

23 14 tanggal kadaluarsa. Jumlah sampel pertinggal sekurang-kurangnya dua kali dari jumlah sampel yang dibutuhkan untuk pengujian lengkap, kecuali untuk uji sterilitas. Program uji stabilitas hendaklah dirancang untuk menilai karakteristik stabilitas obat dan untuk menentukan kondisi penyimpanan yang sesuai dan tanggal kadaluarsa. Studi stabilitas hendaklah dilakukan pada produk baru (biasanya dilakukan pada batch pilot), kemasan baru yang berbeda dari standar yang telah ditetapkan, serta pada produk yang mengalami perubahan formula, metode pengolahan, atau sumber bahan awal dan bahan pengemas primer. Dokumentasi dan prosedur pelulusan yang diterapkan bagian Pengawasan Mutu hendaklah menjamin bahwa pengujian yang diperlukan telah dilakukan sebelum bahan digunakan dalam produksi dan sebelum produk disetujui untuk didistribusikan. Pengawasan mutu terkait dengan cara berlaboratorium, pengawasan mutu yang baik, yang meliputi aspek bangunan dan fasilitas, organisasi dan personal, peralatan, pereaksi dan media, baku pembanding, spesifikasi dan metoda pengujian, data, pelaporan, dan ketelusuran Inspeksi Diri dan Audit Mutu Inspeksi diri bertujuan untuk mengevaluasi apakah semua aspek produksi dan pengawasan mutu industri farmasi memenuhi ketentuan Cara Pembuatan Obat yang Baik (CPOB). Program inspeksi diri hendaklah dirancang untuk mendeteksi kelemahan dalam pelaksanaan CPOB dan untuk menetapkan tindakan perbaikan yang diperlukan. Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara independen dan rinci oleh petugas yang kompeten dari perusahaan. Inspeksi diri hendaklah dilakukan secara rutin dan pada situasi khusus, misalnya dalam hal terjadi penarikan kembali obat jadi atau terjadi penolakan yang berulang. Semua saran untuk tindakan perbaikan supaya dilaksanakan. Prosedur dan catatan inspeksi diri hendaklah didokumentasikan dan dibuat program tindak lanjut yang efektif. Inspeksi diri meliputi seluruh aspek yang tercantum dalam CPOB, yaitu antara lain personalia, bangunan termasuk fasilitas untuk personil, perawatan bangunan dan peralatan, penyimpanan bahan awal, bahan pengemas dan obat jadi, peralatan, pengolahan dan pengawasan selama proses, pengawasan mutu, dokumentasi, sanitasi dan hygiene, program validasi dan revalidasi, kalibrasi alat

24 15 atau sistem pengukuran, prosedur penarikan kembali obat jadi, penanganan keluhan, pengawasan label, hasil inspeksi diri sebelumnya dan tindakan perbaikan. Inspeksi diri dilakukan oleh suatu tim, yang terdiri dari tiga anggota yang berpengalaman dalam bidangnya masing-masing dan memahami CPOB. Anggota tim tersebut dapat dibentuk baik dari dalam atau dari luar perusahaan, tetapi tiap anggota hendaklah bersifat independen dalam melakukan inspeksi. Inspeksi diri dapat dilakukan per bagian sesuai dengan kebutuhan perusahaan, namun inspeksi diri yang menyeluruh dilakukan minimal satu kali dalam setahun. Frekuensi inspeksi diri hendaklah tertulis dalam prosedur tetap inspeksi diri. Setelah inspeksi diri selesai dilaksanakan, perlu ada laporan inspeksi diri dan evaluasi laporan serta tindakan perbaikan. Penyelenggaraan audit mutu berguna sebagai pelengkap inspeksi diri. Audit mutu meliputi pemeriksaan dan penilaian semua atau sebagian dari sistem manajemen dengan tujuan spesifik untuk meningkatkan mutu. Audit mutu umumnya dilaksanakan oleh spesialis dari luar atau independen atau tim yang dibentuk khusus untuk hal ini oleh manajemen perusahaan Penanganan Keluhan terhadap Produk Penarikan Kembali Produk dan Produk Kembalian Semua keluhan dan informasi lain yang berkaitan dengan kemungkinan terjadi kerusakan obat hendaklah dikaji dengan teliti sesuai dengan prosedur tertulis. Untuk menangani semua kasus yang mendesak hendaklah disusun suatu sistem, bila perlu mencakup penarikan kembali produk yang diketahui atau diduga cacat dari peredaran secara cepat dan efektif. Penarikan kembali produk dapat berupa satu atau beberapa bets atau seluruh bets produk tertentu dari semua peredaran distribusi. Hal ini dilakukan bila terdapat produk yang tidak memenuhi persyaratan kualitas (cacat mutu) bila ada laporan mengenai reaksi yang merugikan yang serius serta beresiko terhadap kesehatan. Penarikan kembali ini dapat mengakibatkan penundaan atau penghentian pembuatan obat tersebut. Penarikan kembali produk dilakukan oleh personil yang bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mengkoordinasikan penarikan kembali produk dan hendaklah ditunjang oleh staf yang memadai untuk

25 16 menangani semua aspek penarikan kembali sesuai dengan tingkat urgensinya. Personil tersebut hendaklah independen terhadap bagian penjualan dan pemasaran. Keputusan penarikan kembali produk dapat diprakarsai oleh industri farmasi atau atas perintah Otoritas Pengawasan Obat, serta secara intern hendaklah datang dari Kepala Bagian Manajemen Mutu (Pemastian Mutu) dan manajemen perusahaan. Produk kembalian adalah obat jadi yang telah beredar, yang kemudian dikembalikan ke industri farmasi karena keluhan mengenai kerusakan, kadaluarsa, atau alasan lain misalnya kondisi wadah yang dapat menimbulkan keraguan akan identitas, mutu, jumlah dan keamanan obat yang bersangkutan. Berdasarkan hasil evaluasi, produk kembalian dapat dikategorikan sebagai berikut: a. Produk kembalian yang masih memenuhi spesifikasi dan karena itu dapat dikembalikan ke dalam persediaan; b. Produk kembalian yang dapat diproses ulang; c. Produk kembalian yang tidak memenuhi spesifikasi dan tidak dapat diproses ulang. Produk kembalian yang tidak dapat diolah ulang hendaklah dimusnahkan. Prosedur pemusnahan bahan atau pemusnahan produk yang ditolak hendaklah disiapkan. Prosedur ini mencakup tindakan pencegahan terhadap pencemaran lingkungan dan penyalahgunaan bahan atau produk oleh orang yang tidak mempunyai wewenang. Pemusnahan produk harus didokumentasikan, mencakup berita acara pemusnahan yang diberi tanggal dan ditandatangani oleh personil yang melaksanakan dan personil yang menyaksikan pemusnahan Dokumentasi Dokumentasi adalah bagian dari sistem informasi manajemen dan dokumentasi yang baik merupakan bagian yang esensial dari pemastian mutu. Dokumentasi yang jelas adalah fundamental untuk memastikan bahwa tiap personil menerima uraian tugas yang relevan secara jelas dan rinci sehingga memperkecil resiko terjadi salah tafsir dan kekeliruan yang biasanya timbul karena hanya mengandalkan komunikasi lisan. Spesifikasi, Dokumen Produksi Induk/Formula Pembuatan, prosedur, metode dan instruksi, laporan dan catatan

26 17 harus bebas dari kekeliruan dan tersedia secara tertulis. Keterbacaan dokumen adalah sangat penting. Spesifikasi menguraikan secara rinci persyaratan yang harus dipenuhi produk atau bahan yang digunakan atau diperoleh selama pembuatan. Dokumen ini merupakan dasar untuk mengevaluasi mutu. Dokumen spesifikasi yang diperlukan yaitu spesifikasi bahan awal, bahan pengemas dan produk jadi yang disahkan dengan benar dan diberi tanggal; jika perlu tersedia juga spesifikasi bagi produk antara dan produk ruahan. Spesifikasi bahan awal dan bahan pengemas mencakup deskripsi bahan, petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan, persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan, kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan, serta batas waktu penyimpanan sebelum dilakukan pengujian kembali. Spesifikasi produk antara dan produk ruahan hendaklah tersedia apabila produk tersebut dibeli atau dikirim, atau apabila data dari produk antara digunakan untuk mengevaluasi produk jadi. Spesifikasi produk antara dan produk ruahan hendaklah mirip dengan spesifikasi bahan awal atau produk jadi sesuai keperluan. Spesifikasi produk jadi mencakup nama produk yang ditentukan dan kode referan (kode produk), formula/komposisi atau rujukan, deskripsi bentuk sediaan dan uraian mengenai kemasan, termasuk ukuran kemasan, petunjuk pengambilan sampel dan pengujian atau prosedur rujukan, persyaratan kualitatif dan kuantitatif dengan batas penerimaan, kondisi penyimpanan dan tindakan pengamanan khusus, serta masa edar atau simpan. Dokumen yang termasuk dalam dokumen produksi adalah Dokumen Produksi Induk, Prosedur Produksi Induk dan Catatan Produksi Bets. Dokumen Produksi Induk berisi formula produksi dari suatu produk dalam bentuk sediaan dan kekuatan tertentu, tidak tergantung dari ukuran bets. Prosedur Produksi Induk terdiri dari dua dokumen, yaitu Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk. Masing-masing prosedur tersebut berisi prosedur pengolahan dan prosedur pengemasan yang rinci untuk suatu produk dengan bentuk sediaan, kekuatan dan ukuran bets spesifik. Catatan Produksi Bets, terdiri dari Catatan Pengolahan Bets dan Catatan Pengemasan Bets, yang berisi semua data dan informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan produksi dari suatu bets produk.

27 18 Dokumen Produksi Induk, Prosedur Pengolahan Induk dan Prosedur Pengemasan Induk (Formula Pembuatan, Instruksi Pengolahan dan Instruksi Pengemasan) menyatakan seluruh bahan awal dan bahan pengemas yang digunakan serta menguraikan semua operasi pengolahan dan pengemasan. Prosedur berisi cara untuk melaksanakan operasi tertentu, misalnya pembersihan, berpakaian, pengendalian lingkungan, pengambilan sampel, pengujian dan pengoperasian peralatan, sedangkan catatan menyajikan riwayat tiap bets produk, termasuk distribusinya dan semua keadaan yang relevan yang berpengaruh pada mutu produk akhir. Prosedur dan catatan mencakup penerimaan, pengambilan sampel, pengujian dan lain-lain. Menurut CPOB, hendaklah tersedia prosedur tertulis dan catatan penerimaan untuk tiap pengiriman tiap bahan awal, bahan pengemas primer dan bahan pengemas cetak. Selain itu, hendaklah tersedia prosedur tertulis untuk pengambilan sampel yang mencakup personil yang diberi wewenang mengambil sampel, metode dan alat yang harus digunakan, jumlah yang harus diambil dan segala tindakan pengamanan yang harus diperhatikan untuk menghindarkan kontaminasi terhadap bahan atau segala penurunan mutu. Pengujian bahan dan produk yang diperoleh dari tiap tahap produksi juga memerlukan prosedur tertulis yang menguraikan metode dan alat yang harus digunakan dalam pengujian Pembuatan dan Analisis Berdasarkan Kontrak Pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak dilakukan jika suatu perusahan membuat produk di perusahaan lain atau sebaliknya. Pembuatan dan analisis berdasarkan kontrak harus dibuat secara benar, disetujui dan dikendalikan untuk menghindari kesalahpahaman yang dapat menyebabkan produk atau pekerjaan dengan mutu yang tidak memuaskan. Kontrak tertulis antara pemberi kontrak dengan penerima kontrak harus dibuat secara jelas dalam hal tanggung jawab dan kewajiban masing-masing pihak. Kontrak harus menyatakan secara jelas prosedur pelulusan tiap bets produk untuk diedarkan yang menjadi tanggung jawab penuh Kepala Bagian Manajemen Mutu (Pengawasan Mutu).

28 Kualifikasi dan Validasi Validasi adalah tindakan pembuktian dan dokumentasi bahwa seluruh proses, prosedur atau metode memberikan hasil yang konsisten dan terpercaya. Validasi dibagi empat, yakni validasi pembersihan, validasi metode analisis, validasi proses dan validasi ruangan Perencanaan validasi Seluruh kegiatan validasi hendaklah direncanakan. Unsur utama program validasi hendaklah dirinci dengan jelas dan didokumentasikan di dalam Rencana Induk Validasi (RIV). RIV sekurang-kurangnya memuat: a. Kebijakan validasi b. Struktur organisasi kegiatan validasi c. Ringkasan fasilitas, sistem, peralatan dan proses yang akan divalidasi d. Format dokumen: format protokol dan laporan validasi, perencanaan dan jadwal pelaksanaan e. Pengendalian perubahan f. Acuan dokumen yang digunakan Dokumentasi Protokol validasi tertulis hendaklah dibuat untuk merinci kualifikasi dan validasi yang akan dilakukan. Protokol hendaklah diuji dan disetujui oleh kepala bagian manajemen mutu. Setelah kualifikasi selesai dilaksanakan hendaklah diberikan persetujuan tertulis untuk dapat melaksanakan tahap kualifikasi dan validasi selanjutnya Kualifikasi Kualifikasi didefinisikan sebagai tindakan pembuktian dan dokumentasi bahwa seluruh sistem dan peralatan dipasang dengan sesuai, bekerja dengan baik dan memberikan hasil yang diharapkan. Kualifikasi diklasifikasikan menjadi empat, yaitu kualifikasi desain, kualifikasi instalasi, kualifikasi operasional dan kualifikasi kinerja. KD (kualifikasi desain) adalah suatu tindakan untuk memastikan bahwa desain hendaklah memenuhi ketentuan CPOB dan didokumentasikan. KI (kualifikasi instalasi) adalah suatu tindakan untuk memastikan bahwa peralatan atau sistem penunjang terpasang baik sesuai dengan

29 20 spesifikasi yang ditentukan untuk peralatan atau sistem penunjang tersebut. KO (kualifikasi operasional) adalah suatu tindakan untuk memastikan bahwa peralatan atau sistem penunjang telah dapat dioperasikan dengan baik sesuai spesifikasi yang ditentukan. KK (kualifikasi kinerja) adalah suatu tindakan untuk memastikan bahwa peralatan dan sistem penunjang dapat memberikan kinerja atau sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan Validasi proses Pada umumnya validasi proses dilakukan sebelum produk dipasarkan (validasi prospektif). Dalam keadaan tertentu, jika hal diatas tidak memungkinkan, validasi dapat juga dilakukan selama proses produksi rutin dilakukan (validasi konkuren). Proses yang sudah berjalan hendaklah juga divalidasi (validasi retrospektif). Fasilitas, sistem, dan peralatan yang digunakan hendaklah dievaluasi secara berkala untuk verifikasi bahwa fasilitas, sistem, peralatan dan proses tersebut masih bekerja dengan baik. Untuk validasi prospektif, 3 (tiga) batch berurutan yang memenuhi parameter yang disetujui dapat diterima telah memenuhi persyaratan validasi proses. Untuk validasi konkuren, produksi rutin dapat dimulai tanpa lebih dahulu menyelesaikan program validasi. Validasi retrospektif hanya dapat dilakukan untuk proses yang sudah mapan, namun tidak berlaku jika terjadi perubahan formula produk, prosedur pembuatan atau peralatan. Batch yang dipilih untuk validasi retrospektif hendaklah mewakili seluruh batch yang dibuat selama periode pengamatan, termasuk yang tidak memenuhi spesifikasi, dan hendaklah dalam jumlah yang cukup untuk menunjukkan konsistensi proses. Validasi retrospektif memerlukan data dari 10 (sepuluh) sampai 30 (tiga puluh) batch berurutan untuk menilai konsistensi proses, tetapi jumlah batch yang lebih sedikit dimungkinkan bila dapat dijustifikasi Validasi pembersihan Validasi pembersihan hendaklah dilakukan untuk konfirmasi efektivitas prosedur pembersihan. Penentuan batas kandungan residu suatu produk, bahan pembersih dan pencemaran mikroba, secara rasional hendaklah didasarkan pada

30 21 bahan yang terkait dengan proses pembersihan. Biasanya validasi prosedur pembersihan dilakukan hanya untuk permukaan alat yang bersentuhan langsung dengan produk. Hendaklah dipertimbangkan juga bagian alat yang tidak bersentuhan langsung dengan produk. Validasi prosedur pembersihan hendaklah dilakukan dengan melaksanakan prosedur tiga kali berurutan dengan hasil yang memenuhi syarat untuk membuktikan bahwa metode tersebut telah tervalidasi Pengendalian perubahan Hendaklah tersedia prosedur tertulis yang merinci langkah yang diambil jika ada usul perubahan terhadap bahan awal, komponen produk, peralatan proses, lingkungan kerja, metode produksi atau pengujian ataupun perubahan yang berpengaruh terhadap mutu atau reprodusibilitas proses. Semua usul perubahan yang dapat mempengaruhi mutu produk atau reprodusibilitas proses hendaklah secara resmi diajukan didokumentasikan dan disetujui Validasi metode analisis Tujuan validasi metode analisis adalah untuk mengetahui bahwa metode analisis sesuai dengan tujuan penggunaannya. Validasi metode analisis umumnya dilakukan terhadap uji identifikasi, uji kuantitatif kandungan impurities, uji batas impurities, dan uji kuantitatif zat aktif dalam sampel bahan atau obat atau komponen tertentu dalam obat. Metode analisis lain seperti uji disolusi untuk obat atau penentuan ukuran partikel untuk bahan baku aktif hendaklah juga divalidasi Uji Identifikasi Uji identifikasi bertujuan untuk memastikan identitas analit dalam sampel. Uji ini biasanya dilakukan dengan membandingkan karakteristik sampel (misalnya spektrum, profil kromatogram). Pengujian kemurnian (impurity) dapat dilakukan melalui uji kuantitatif atau uji batas kemurnian (impurity) dalam sampel. Tujuannya untuk merefleksikan secara tepat karakteristik kemurnian dari sampel. Penetapan kadar bertujuan untuk menentukan kadar analit dalam sampel. Validasi ulang mungkin diperlukan saat ada perubahan sintesis bahan aktif, perubahan komposisi produk jadi, dan perubahan metode analisis.

31 BAB 3 TINJAUAN KHUSUS PT. KALBE FARMA Tbk. 3.1 Sejarah PT. Kalbe Farma Tbk. PT. Kalbe Farma Tbk. didirikan pada tanggal 10 September 1966 di sebuah garasi rumah di Jalan Simpang I No. 1, Tanjung Priok, Jakarta Utara oleh seorang farmakolog bernama dr. Boenjamin Setiawan. Nama Kalbe menunjuk pada nama para pemegang saham awal yaitu Khow Sioe Tjiang, Liem Lian Kiok, dan Boenjamin Setiawan. Tujuan pendirian PT. Kalbe Farma Tbk. adalah untuk berpartisipasi dalam pembangunan nasional pada umumnya dan meningkatkan kesejahteraan serta derajat kesehatan masyarakat pada khususnya yang tercermin dalam motto perusahaan PT. Kalbe Farma Tbk. yaitu Mengabdikan Ilmu untuk Kesehatan dan Kesejahteraan. Pada tanggal 24 Desember 1966 PT. Kalbe Farma Tbk. baru memperoleh ijin produksi dari Direktorat Jenderal Pengawasan Obat dan Makanan (DitJen POM) dan pada awal tahun 1967 PT. Kalbe Farma Tbk. mulai melaksanakan produksinya. Produk pertama yang dihasilkan oleh PT. Kalbe Farma Tbk. adalah gel untuk luka dengan merek Bioplacenton. Pada bulan April 1972 PT. Kalbe Farma Tbk. melakukan perluasan usaha dengan memindahkan kegiatan usahanya ke lokasi yang lebih luas di Jalan Ahmad Yani, Pulomas, Jakarta Timur. Kemudian pada tanggal 15 Agustus 1974, berdasarkan surat Keputusan Badan Koordinasi Penanaman Modal No. 352/BKPM/VII/74/PMDN, PT. Kalbe Farma Tbk. memperoleh status PMDN. Tahun 1976 unit perkantoran yang baru mulai digunakan dan tahun 1978 didirikan gedung Sediaan Padat Non-Steril (SPNS). Sejak tahun 1980 aktivitas distribusi produk dipisahkan dari kegiatan industrinya dengan didirikannya PT. Enseval Putra Megatrading sebagai distributor tunggal PT. Kalbe Farma Tbk. Tahun 1994, PT. Kalbe Farma Tbk. membangun pabrik baru di kompleks industri Delta Silicon (Cikarang). Semua jalur produksi dipindahkan secara bertahap dari Pulomas ke Cikarang pada tahun 1997 sampai dengan tahun Pabrik baru tersebut diresmikan pada tanggal 17 Desember 1998 bersamaan dengan 22

32 23 diterimanya sertifikat ISO 9001 yang lebih menekankan pada kepuasan pelanggan terhadap produk yang dihasilkan. Pabrik baru PT. Kalbe Farma Tbk. memiliki luas area m 2 dengan luas bangunan sekitar m 2. Pada tanggal 30 Juli 1991, PT. Kalbe Farma Tbk. untuk pertama kali tercatat di Bursa Efek Jakarta dan Surabaya dengan tujuan memberikan kesempatan kepada masyarakat umum untuk ikut memiliki industri ini sekaligus menanamkan sahamnya di PT. Kalbe Farma Tbk. Dalam rangka memperkuat persaingan bisnis industri farmasi PT. Kalbe Farma Tbk. melakukan akuisisi perusahaan seperti PT. Bintang Toedjoe (1990), Dankos Laboratories (1992), Hexpharm Jaya (1993), Saka Farma (1997), Merek Dagang Woods (1997), Baxter Kalbe (1999), dan PT. Erbapharma Internasional (2000). Untuk mendukung proses produksi dan mencegah ketergantungan kebutuhan bahan pengemas, PT. Kalbe Farma Tbk. melakukan akuisisi terhadap perusahaan packaging, yaitu PT. Avesta Continental Pack yang memproduksi bahan kemas fleksibel termasuk blister dan strip obat padat, juga untuk industri makanan, agrokimia, dan industri kosmetik. Bahan pengemasan sekunder seperti dus, corg box, dan master box disuplai oleh PT. Kageo, sedangkan sebagian kecil kemasan lain (kemasan primer tertentu) masih bergantung pada produk impor. PT. Kalbe Farma Tbk. menyadari bahwa pengembangan pasar farmasi tidak dapat hanya bergerak sendiri karena adanya keterbatasan dalam hal teknologi, pengetahuan, serta modal. Oleh karena itu, PT. Kalbe Farma Tbk. mulai menerapkan metode perjanjian lisensi dengan beberapa perusahaan farmasi dunia seperti Pharmacia Corporation, Daiichi Pharmaceutical, Fujisawa Pharmaceutical, dan Pfizer, Inc. PT. Kalbe Farma Tbk. dan anak perusahaannya telah menyelesaikan perencanaan strategis secara menyeluruh untuk periode tahun pada bulan September Secara umum dapat dijelaskan bahwa usaha farmasi akan difokuskan pada kategori obat tertentu melalui unit usaha tertentu, seperti induk perusahaan PT. Kalbe Farma Tbk. akan berkonsentrasi pada bidang kardiovaskular, onkologi, anti infeksi, saluran pencernaan, dan susunan saraf pusat; Baxter Kalbe akan terfokus pada kebutuhan rumah sakit; induk Dankos akan terfokus pada bidang saluran pernafasan, saluran pencernaan, kulit dan anti

33 24 infeksi; Bintang Toedjoe dan Saka Farma akan terfokus pada obat OTC; dan Hexpharm Jaya akan terfokus pada obat generik dan obat kombinasi sederhana. Pada tahun 2000, PT. Kalbe Farma Tbk. memiliki sekitar tenaga pemasaran yang tersebar di 52 cabang perwakilan dan memiliki tugas melayani kebutuhan di seluruh provinsi di Indonesia sehingga dapat memungkinkan PT. Kalbe Farma Tbk. menguasai target pasar sekitar 12,8% dari total pasar farmasi Indonesia. Pada saat ini PT. Kalbe Farma Tbk. telah memasuki 28 negara termasuk empat kantor perwakilan Kalbe di Srilanka, Malaysia, Myanmar, Vietnam, dan Afrika Selatan yang menyumbangkan 9% dari penjualan tahunan. Pasar internasional utama berasal dari Nigeria, Malaysia, Singapura, Srilanka, Myanmar, Afrika Selatan, dan Zimbabwe. Di akhir tahun 2004, PT. Kalbe Farma Tbk. berhasil melakukan integrasi sertifikat ISO 9001 (Sistem Quality Management) versi 2000, sertifikat ISO (Sistem Manajemen Lingkungan), dan OHSAS 18001/SMK3 (Sistem Manajemen Kesehatan dan Keselamatan Kerja) setelah menyelesaikan audit ketiga sistem tersebut secara bersamaan pada bulan Oktober Pada bulan November 2005, PT. Kalbe Farma Tbk. melakukan penggabungan tiga perusahaan yaitu PT. Enseval Putra Megatrading, PT. Dankos Laboratories Tbk., dan PT. Kalbe Farma Tbk. Alasan dan tujuan dilakukannya kebijakan penggabungan tiga perusahaan tersebut agar secara operasional kinerja perusahaan menjadi lebih efisien, hemat biaya, daya tarik terhadap investor lebih besar, dan peluang akses kepada lembaga pendanaan juga lebih besar. Pada tahun 2006, PT. Kalbe Farma Tbk. berhasil mencatat laba bersih sebesar Rp 677 miliar atau bertumbuh sebesar 8,06% jika dibandingkan dengan laba bersih tahun 2005 sebesar Rp 626 miliar. Pada bulan Maret 2007, PT. Kalbe Farma Tbk. melakukan perubahan logo perusahaan, dengan tag line yang baru yaitu ilmu pengetahuan untuk memperkaya kehidupan (Life Enriching Science). Logo perusahaan yang baru dapat dilihat pada gambar berikut :

34 25 Gambar 3.1 Logo PT. Kalbe Farma Tbk. Helix DNA yang asli sebagai simbol komitmen Kalbe yang tertuang dalam motto mengabdikan ilmu untuk kesehatan dan kesejahteraan, menggambarkan helix tersebut sebagai dua orang mengandung makna sebagai gambaran fokus Perseroan terhadap masyarakat, kepedulian, dan rasa berbagi. Warna hijau sejak awal telah disosialisasikan oleh Kalbe sejak Perseroan berdiri dan melambangkan kehidupan, pertumbuhan, dan inovasi. Produk-produk OTC yang dihasilkan oleh PT. Kalbe Farma Tbk. dan anak perusahaannya antara lain adalah produk-produk seperti Cerebrofort, Cerebrovit, Procold, Neo-Entrostop, Kalpanax, Promag, Xon-Ce, Woods, Handy Clean, Extra Joss, Waisan, Puyer No.16, Fiber, Fatigon, Mixadin, Mixagrip, Sakatonik ABC, Sakatonik ABG, Sakatonik Liver, Sakatonik Ginseng, dan Flugan. Makanan kesehatan yang dihasilkan PT. Kalbe Farma Tbk. antara lain adalah Milna, Hepatisol, Peptisol, Femafit, Chil Mil, dan masih banyak lagi produk kesehatan makanan yang dikelola oleh PT. Sang Hyang Perkasa (SHP). PT. Kalbe Farma, Tbk. memulai program Direct to Consumer sebagai upaya untuk memberikan layanan yang memiliki nilai tambah bagi konsumen dalam meraih kualitas hidup yang lebih baik. Tujuannya untuk memberikan informasi tentang produk-produk Kalbe kepada komunitas yang dilayani. Kegiatan lain yang dilakukan adalah dengan mengadakan seminar umum untuk meningkatkan kesadaran publik tentang pola penyakit dan membangun database untuk penggunaan obat bebas.

35 Visi dan Misi PT. Kalbe Farma Tbk. Visi PT. Kalbe Farma Tbk. adalah Menjadi perusahaan perawatan kesehatan Indonesia terbaik dimotori oleh inovasi, nama dagang yang kuat, dan manajemen yang kuat. Untuk mencapai visi tersebut, PT. Kalbe Farma Tbk. menetapkan misi perusahaan yakni Meningkatkan kesehatan untuk kehidupan yang lebih baik. Misi tersebut terfokus pada tiga elemen utama, yaitu: a. Konsumen PT. Kalbe Farma Tbk. mampu menyediakan produk berkualitas dengan harga murah dan terjangkau, mudah diperoleh, serta dengan pelayanan yang prima untuk menyenangkan hati pelanggan agar menjadi pilihan pertama konsumen. b. Sumber Daya Manusia (SDM) PT. Kalbe Farma Tbk. mampu mewujudkan SDM yang sesuai dengan kualifikasi dan tuntutan pekerjaan, memiliki dedikasi tinggi, inovatif, berorientasi pada pelayanan dan kualitas, serta pengembangan SDM melalui proses belajar yang berkelanjutan dan lingkungan kerja yang sehat dan mendukung. c. Proses dan Kualitas PT. Kalbe Farma Tbk. mampu meningkatkan kecepatan dan efisiensi proses kerja melalui sistem dan prosedur kerja yang rapi sesuai dengan perencanaan, usaha, pemeriksaan, dan aksi (plan, do, check, and action/pdca). Visi dan misi tersebut didukung oleh nilai-nilai utama yakni gigih untuk mencapai yang terbaik, inovasi, kerjasama yang kokoh, lincah, memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, serta integritas. Dalam mencapai visi dan misi tersebut, PT. Kalbe Farma Tbk. memiliki moto The Scientific Pursue of Health For A Better Life (Mengabdikan Ilmu Untuk Kesehatan dan Kesejahteraan). Visi dan misi tersebut turut didukung oleh core values (Kalbe Panca Sradha), yaitu: a. Trust is the glue of life Saling percaya adalah perekat diantara kami b. Mindfulness is the foundation of our action Kesadaran penuh adalah dasar setiap tindakan kami

36 27 c. Innovation is the key to our success Inovasi adalah kunci keberhasilan kami d. Strive to be the best Bertekad untuk menjadi yang terbaik e. Interconnectedness is a universal way of life Saling keterkaitan adalah panduan hidup kami 3.3 Struktur Organisasi PT. Kalbe Farma Tbk. Struktur organisasi PT. Kalbe Farma Tbk. site Cikarang dapat dilihat pada gambar dibawah ini: Gambar 3.2 Struktur organisasi PT. Kalbe Farma Tbk. site Cikarang

37 Tinjauan Usaha PT. Kalbe Farma Tbk Divisi Produk Kesehatan Terdapat tiga jenis produk kesehatan yang ditawarkan oleh PT. Kalbe Farma Tbk. yaitu obat bebas, produk nutrisi dan produk minuman energi. Produk obat bebas ditujukan untuk keluarga yang diperkirakan memiliki keterbatasan untuk memperoleh layanan kesehatan profesional. Sedangkan, produk nutrisi yang ditawarkan adalah produk-produk yang digunakan untuk mendukung kesehatan dengan sasaran pasar masyarakat di semua kelompok usia, seperti susu bayi dan anak-anak, ibu hamil dan menyusui, beberapa kebutuhan khusus kaum manula serta biskuit dan sereal bayi. Produk minuman energi yang ditawarkan didominasi oleh Extra Joss dengan sasaran konsumen adalah kaum pekerja. Di negara berkembang dengan populasi yang tinggi seperti Indonesia produk obat bebas berperan penting dalam rumah tangga yang disebabkan oleh adanya keterbatasan dalam memperoleh pelayanan kesehatan yang profesional. Saat ini PT. Kalbe Farma Tbk. telah menempati posisi puncak dalam beberapa sub-segmen pasar dengan merek terkemuka yang menjadi andalan keluarga. Pencapaian ini membuat Kalbe menjadi produsen obat bebas terbesar di Indonesia. Beberapa merek yang menjadi pemimpin masing-masing kategori produk adalah Promag (obat sakit maag), Neo-Entrostop (anti-diare), Woods dan Komix (obat batuk), Procold dan Mixagrip (obat flu), Fatigon, Cerebrovit dan Cerebrofort (multivitamin). Produk nutrisi PT. Kalbe Farma Tbk. telah memperoleh posisi pasar yang kuat di industri. Beberapa produk nutrisi andalan PT. Kalbe Farma Tbk. adalah Prenagen (nutrisi kehamilan), Milna (biskuit dan sereal bayi), BMT, Chil Mil, Chil Kid dan Chil School (susu bayi dan balita). Selain itu, PT. Kalbe Farma Tbk. menyediakan special clinical food, Diabetasol, yang telah mendominasi pasar. Awalnya produk ini diproduksi dengan perjanjian subkontrak dengan pihak ketiga. Sekarang diproduksi oleh pabrik baru Kalbe Morinaga yang mulai beroperasi pada April 2007.

38 Divisi Obat Etikal PT. Kalbe Farma Tbk. memiliki produk dalam beragam kategori terapi yang terdiri dari obat-obatan berlisensi, generik bermerek dan generik yang berjumlah lebih dari 280 jenis obat. Pada saat ini, PT. Kalbe Farma Tbk. merupakan produsen obat etikal terbesar di Indonesia. Pada tahun 2007, PT. Kalbe Farma Tbk. memperkenalkan lebih dari 30 produk obat etikal baru. Selama ini, PT. Kalbe Farma Tbk. mengandalkan inovasi dalam riset dan pengembangan untuk memproduksi produk obat generik bermerek, juga menjalin aliansi strategis dengan produsen farmasi dengan reputasi internasional untuk produk yang masih dilindungi paten. Sejak tahun 2004, PT. Kalbe Farma Tbk. melakukan teknik baru dalam pengembangan produk, dengan dibentuknya Innogene Kalbiotech yang bergerak di bidang riset bioteknologi. Setelah dua tahun beroperasi, Kalbe memperkenalkan produk pertamanya yaitu Kalsolac, obat dalam bentuk cairan steril yang digunakan pada fase pemulihan pasca bedah jantung dan cedera otak traumatis. Untuk fase pemulihan pasca-bedah jantung, obat ini dipasarkan di Indonesia dengan merek Totilac. Untuk indikasi cedera otak traumatis dilakukan pengujian pada hewan di Amerika Serikat pada tahun 2007 seiring dengan pengurusan paten. Produk lainnya adalah TheraCIM, antikanker antibodi monoklonal yang digunakan untuk mengobati kanker otak serta kanker hidung dan tenggorokan. Kalbe Vision yang khusus bergerak dalam pengembangan dan pemasaran produk perawatan mata yang inovatif telah memperkenalkan solusi menyeluruh untuk tindakan operasi katarak yang terdiri dari Rayner Intraocular Lens (IOL), Lipimix tetes mata sekali pakai yang digunakan pasien setelah tindakan operasi katarak dan LASIK serta untuk pasien yang mengalami erosi kornea. Selain itu, diperkenalkan Vitadrop, tetes mata bervitamin dan bebas pengawet untuk mengatasi rasa kering, iritasi, serta ketidaknyamanan yang disebabkan pemakaian lensa kontak dan lingkungan, NutriVision nutrisi super antioksidan untuk memelihara kesehatan mata serta mencegah penyakit mata degeneratif.

39 Divisi Distribusi dan Kemasan Bisnis distribusi dan kemasan Kalbe Grup telah berangsur-angsur mengalami perubahan orientasi dan skala bisnisnya sehingga tidak hanya memenuhi kebutuhan internal Grup. Divisi Distribusi Kalbe mengelola 40 pusat distribusi di seluruh Indonesia, mencakup lebih dari 1 juta outlet. Kalbe telah dipercaya untuk menangani distribusi produk-produk prinsipal non-afiliasi meliputi produsen farmasi, produk kesehatan serta diagnostik dan instrumen medis dan bahan baku kimia. Pada tahun 2007, divisi distribusi melakukan upaya peningkatan pelayanan dan diversifikasi bisnis dengan membentuk Klinik Mitrasana di Kawasan Industri Jababeka 2, sebuah fasilitas kesehatan ekonomis yang terdiri dari klinik, farmasi, laboratorium dan mini market. Divisi kemasan Kalbe menyediakan berbagai jenis kemasan dari bahan fleksibel dan kertas bagi produsen obat, kosmetik, nutrisi dan produk kesehatan lain di Indonesia. 3.5 Lokasi dan Tata Ruang PT. Kalbe Farma Tbk. PT. Kalbe Farma Tbk. terletak di Kawasan Industri Delta Silicon Jalan M.H. Thamrin Blok A3-1, Lippo Cikarang, Bekasi. Bangunan ini terdiri dari gedung kantor, gedung produksi, teknik, gudang dan sarana pendukung seperti pengolahan limbah, lapangan parkir, koperasi dan kantin. PT. Kalbe Farma Tbk. memiliki kantor pemasaran produk lokal yang terletak di Gedung Enseval Jalan Letjen Suprapto, Cempaka Putih, Jakarta dan kantor pemasaran produk ekspor di Kawasan Industri Pulo Gadung. Bangunan PT. Kalbe Farma Tbk. terdiri dari dua bagian yaitu bangunan kantor dan bangunan pabrik Bangunan Kantor Gedung kantor PT. Kalbe Farma Tbk. terdiri dari empat lantai yaitu: a. Lantai 1 meliputi bagian Operasional Cikarang, bagian Sumber Daya Manusia dan Pengembangan, Personalia dan Umum, Departemen Process Development, Akuntansi, ruang perpustakaan dan kantin. b. Lantai 1½ meliputi Departemen Production Planning and Inventory Control Pusat, bagian veteriner, bagian Teknologi Informasi.

40 31 c. Lantai 2 meliputi Lantai 2 Departemen Keuangan dan Pemasaran serta bagian hukum atau legal. d. Lantai 3 meliputi Departemen R&D Bagian Pengembangan Operasional Cikarang dengan laboratorium Formulasi dan laboratorium Analytical Development, Departemen Pemastian Mutu, Bagian Quality Control dengan Laboratorium Quality Control. e. Lantai 4 meliputi ruangan penyimpanan sampel uji stabilitas Bangunan Pabrik Gedung produksi terdiri dari tiga lantai yang masing-masing lantai dipisahkan oleh ruang yang disebut mezanin, yaitu ruang khusus untuk penempatan fasilitas utilitas seperti penyedot udara, pipa-pipa, kabel listrik, dan lain-lain. Tiap lantai terdiri dari line-line produksi dengan jumlah total 10 line, yaitu line 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8A, 8B, 9 dan 10. Pembagian ruangan pada gedung produksi adalah sebagai berikut: a. Lantai dasar, digunakan untuk ruang produksi line 9 dan 10, gudang alkohol, Departemen Teknik dan ruang loker karyawan. b. Lantai 1, digunakan untuk ruang produksi line 1, line 2, line 4, line 5, gudang bahan baku dan wadah, gudang kemas dan gudang obat jadi. c. Lantai 2, digunakan untuk ruang produksi line 6, line 7 dan line 8 (A, B). Ruang produksi di PT. Kalbe Farma Tbk. dicat dengan cat epoksi agar mudah dibersihkan, dibuat melengkung (tidak memiliki sudut) agar tidak menjadi tempat berkumpulnya debu, serta jendelanya dibuat miring dengan maksud agar mudah dibersihkan dan juga tidak menjadi tempat berkumpulnya debu. Ruangan dalam produksi dibagi menjadi tiga area berdasarkan perbedaan tekanan udara. Tujuan dari pembedaan tekanan ini yaitu untuk mencegah terjadinya kontaminasi silang. Ketiga area tersebut antara lain: a. Black area (black area) Area ini meliputi ruang kepala bagian, ruang kepala seksi (kasi), ruang pengemas sekunder, koridor yang menghubungkan gudang obat jadi dan ruang pengemas sekunder, ruang ganti pakaian black area dengan pakaian grey area dan ruang antara black area. Perlengkapan yang digunakan berupa baju dan celana

41 32 kerja berwarna putih (untuk bagian produksi) dengan penutup kepala dan sandal karet. Area ini memiliki tekanan udara yang paling rendah. b. Grey area (grey area) Area ini meliputi gudang timbang, koridor penghubung gudang timbang dengan ruang proses produksi, ruang proses produksi, ruang pengemasan primer dan ruang antara grey area. Perlengkapan yang digunakan yaitu terusan (overall) dengan penutup kepala, masker, sarung tangan (untuk yang bersentuhan langsung dengan produk), pelindung telinga (ear protector) untuk operator yang bekerja dengan mesin dengan kebisingan yang tinggi dan sepatu grey area. Jika memakai sandal maka harus mengenakan pembungkus sepatu sekali pakai (shoes cover disposable) yang terbuat dari plastik. Tekanan di ruang ini lebih besar dibanding black area. c. White area (white area) Area ini hanya terdapat di line 6, yang khusus memproduksi sediaan steril. Yang termasuk dalam area ini yaitu ruang penyangga white area, ruang ganti pakaian, ruang penyemprot udara dan ruang pengisian. Perlengkapan yang digunakan yaitu terusan dengan penutup kepala (bebas serat), sarung tangan, masker, kaca mata dan sepatu white area. Area ini dilengkapi dengan filter HEPA (High Efficiency Particulate Airflow) untuk menyaring udara sehingga jumlah, ukuran partikel dan jumlah bakteri sesuai dengan persyaratan. Tekanan udara di area ini paling besar dibanding area yang lain. 3.6 Departemen-Departemen di PT. Kalbe Farma Tbk. Site Cikarang PT. Kalbe Farma Tbk. memiliki 4 site, yaitu site Cikarang, site Jakarta, site Cipanas, dan site Bekasi. Tiap site dipimpin oleh seorang site head. Site Cikarang memiliki sembilan departemen yang akan diuraikan berikut ini Departemen Product Planning and Inventory Control (PPIC) Departemen PPIC PT. Kalbe Farma Tbk. merupakan bagian dari PPIC Group (PPICG) dari empat site perusahaan yang berada di bawah grup Kalbe, yaitu PT. Kalbe Farma Tbk., PT. Dankos Farma, PT. Hexpharm Jaya dan

42 33 PT. Finusolprima Farma. PPIC Group (PPICG) bertugas membuat planning untuk empat site perusahaan tersebut. Berikut ini struktur organisasi Departemen PPIC: Gambar 3.3 Struktur organisasi Departemen PPIC Keterangan: DD-GM = Deputi Director General Manager DP-ASCP = Demand Planning ASCP FG = Finish Good DP = Demand Planning Supv = Supervisor PPC = Production Planning Control CPC = Capacity Planning Control Toll Mfg = Toll Manufacturing Departemen PPICG merupakan departemen yang menjembatani antara distributor atau marketing dengan bagian produksi di masing-masing site. Bagian Marketing tidak dapat langsung berhubungan dengan bagian produksi. Marketing akan menyampaikan kebutuhannya kepada PPIC, kemudian PPIC akan meneruskan informasi dari marketing kepada produksi. Marketing ekspor menangani penjualan ekspor tanpa melewati PT Enseval Putera Megatrading, sedangkan untuk penjualan dalam negeri ditangani oleh distributor, yaitu PT. Enseval Putera Megatrading yang merupakan distributor tunggal PT. Kalbe Farma, Tbk. Pihak distributor ini akan menginformasikan apa yang dibutuhkan marketing kepada PT. Kalbe Farma, Tbk. melalui PPIC.

43 34 PPIC mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: a. Melakukan perencanaan, persiapan, dan pengendalian proses produksi mulai dari bahan baku sampai produk jadi. b. Mengkoordinasikan kegiatan toll manufacturing, meliputi toll in, yaitu penerimaan permintaan produksi dari perusahaan lain yang dapat dilakukan jika kapasitas produksi masih mencukupi, dan toll out, yaitu permintaan bantuan produksi ke perusahaan lain karena tidak memiliki fasilitas produksi untuk produk bersangkutan atau karena kapasitas produksi tidak mencukupi (contoh: penisilin dan sefalosporin). c. Membuat laporan ke instansi terkait, misalnya untuk pelaporan ke Badan POM atau Departemen Kesehatan, yang meliputi laporan produksi, laporan pemakaian material, dan laporan psikotropik. d. Mengkoordinasikan kegiatan logistik. Dalam melaksanakan tugasnya, Departemen PPIC selalu berhubungan dengan bagian-bagian berikut: Internal a. Marketing, dalam hal penyediaan produk b. Process Development, terkait dengan rencana trial dan permintaan KP c. Produksi, dalam hal menurunkan KP dan penyelesaian produk; d. Research and Development, terkait dengan rencana trial dan permintaan KP (terutama produk baru); e. Quality Assurance dan Quality Control, dalam hal rilis material dan produk f. Medical, terkait dengan produk baru; g. Purchasing, dalam hal pemesanan dan kedatangan material. h. Logistik, terkait dengan kedatangan material i. Teknik j. Bussiness Development k. Akuntansi dan Keuangan.

44 Eksternal a. Distributor, dalam pengiriman prakiraan kebutuhan dan penyediaan produk b. Pelanggan, untuk produk-produk toll in; c. Pemasok, untuk produk toll out Departemen Logistik Departemen ini bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, serta pengeluaran bahan baku, wadah, bahan kemas, dan produk jadi. Departemen Logistik di Kalbe Group secara struktural berada di bawah koordinasi Logistic Head. Masing-masing Departemen Logistik di Kalbe Group dipimpin oleh seorang Manager Logistik yang membawahi empat Kasi (Kepala Seksi) gudang, yaitu Kasi gudang bahan baku dan bahan pengemas primer, Kasi gudang penimbangan, Kasi gudang bahan pengemas sekunder, serta Kasi gudang produk jadi. Kasie gudang penimbangan dibantu oleh Kepala Penimbang. Hal ini karena proses penimbangan merupakan critical process yang memerlukan pengawasan yang lebih ketat. Struktur organisasi Departemen Logistik dapat dilihat dibawah ini. Gambar 3.4 Struktur organisasi Departemen Logistik Departemen Logistik memiliki Quality Objective yang merupakan tolak ukur pencapaian sasaran sehingga diharapkan kualitas pelayanan gudang dapat

45 36 terus ditingkatkan. Quality Objective gudang pada tahun 2011 adalah tidak terjadi penyimpangan pada bahan baku dan wadah, kemasan, produk jadi, dan penimbangan. Departemen Logistik memiliki peranan penting dalam menunjang proses produksi. Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: a. Menerima, menyimpan, serta mengeluarkan bahan baku, bahan pengemas, dan produk jadi b. Menimbang bahan baku untuk produksi c. Monitoring persediaan bahan baku, bahan pengemas, dan produk jadi Dalam menjalankan peran tersebut, Departemen Logistik terkait dengan beberapa bagian, diantaranya adalah: a. Departemen PPIC dalam proses perencanaan pembelian atau pengadaan material. b. Departemen QO dalam proses pemeriksaan bahan baku, wadah, kemasan, dan produk. c. Departemen Produksi dalam proses pelayanan material dan penerimaan produk. d. Departemen R&D dalam proses penelitian dan pengembangan. e. Departemen Teknik dalam proses pelayanan dan penyediaan energi. Fungsi dan tugas dari masing-masing seksi adalah sebagai berikut: Seksi gudang bahan baku dan bahan pengemas primer Bahan baku dan kemasan primer seperti alumunium foil, alumunium tray, dan PVC dari pemasok akan dikirim ke gudang bahan baku dan wadah. Ruang lingkup dan tugas seksi gudang bahan baku dan wadah adalah sebagai berikut: a. Menerima, memeriksa, dan memasukkan data bahan baku dan pengemas primer; b. Memberi identitas, menata, dan menyimpan material; c. Melaksanakan cycle count (mirip stock opname) material Cycle count material adalah kegiatan yang dilakukan oleh petugas logistik setiap hari atau pada periode tertentu untuk mengetahui atau mengendalikan kesesuaian barang antara stok komputer dengan fisiknya. Hal ini dilakukan oleh

46 37 gudang agar data yang terdapat dalam komputer selalu up to date dan sesuai dengan fisiknya. d. Melayani pelanggan; e. Melayani pengiriman material toll out; f. Memeriksa material yang bermasalah untuk dikembalikan ke vendor atau dimusnahkan. g. Mengayak gula Seksi gudang penimbangan Gudang penimbangan adalah tempat berlangsungnya proses penimbangan dan penyediaan bahan baku dan wadah yang dibutuhkan oleh produksi, yang sebelumnya diperiksa dan dirilis oleh bagian Quality Control (QC). Berdasarkan Kartu Produksi (KP) 1A, 1B, dan 3A yang diturunkan oleh produksi, gudang timbang akan menyediakan dan menimbang wadah dan bahan baku yang dibutuhkan. Setelah itu, bahan baku dan/atau wadah tersebut dikirim ke produksi sesuai dengan line yang membutuhkan. Tugas dan fungsi seksi gudang penimbangan adalah sebagai berikut: a. Melayani permintaan dan pengembalian material berdasarkan KP, FKB (Formulir Kebutuhan Barang) dan FPB (Formulir Pengembalian Barang) dari produksi dan toll in b. Menerima supply dari gudang material c. Memotong stok, menimbang, menghitung, dan memeriksa material sesuai dengan dokumen d. Membuat berita acara penyimpangan jumlah material e. Membuat berita acara penimbangan jumlah material f. Serah terima material dengan pelanggan Seksi gudang bahan pengemas sekunder Seksi ini memiliki tanggung jawab dalam melayani permintaan kemasan sekunder berupa master box, dus, brosur, dan label kemudian mengirimkannya ke setiap line produksi berdasarkan KP 3B yang diberikan oleh produksi. Kemasan dari vendor akan dikarantina terlebih dahulu, kemudian diperiksa oleh QC. Jika

47 38 status kemasan baik, maka kemasan tersebut dapat dikirim ke bagian produksi. Tugas dan tanggung jawab seksi gudang kemasan adalah sebagai berikut: a. Menerima, memeriksa, dan memasukkan data bahan pengemas sekunder b. Memberi identitas, menata, dan menyimpan kemasan c. Melaksanakan cycle count kemasan d. Melayani pelanggan atau toll in e. Melayani pengiriman kemasan toll out f. Memeriksa bila ada kemasan yang bermasalah (musnah atau kembali ke vendor) Seksi gudang produk jadi Tugas dan fungsi seksi gudang produk jadi adalah sebagai berikut: a. Menerima, memeriksa produk dan dokumen, serta memasukkan data produk jadi; b. Menata dan menyimpan produk; c. Menerima, memeriksa, dan memasukkan data retur produk. d. Mengirimkan produk untuk pelanggan (distributor, ekspor, dan sebagainya) atas Sales Order/Shipping Instruction Internal e. Melaksanakan cycle count produk f. Menerima, menata, menyimpan dan mengirim sarana promosi atas permintaan marketing. Gudang dibagi menjadi dua area yang mengapit area produksi. Hal ini berdasarkan penyusunan bangunan agar produksi tersusun dalam satu alur berurutan secara logis sesuai urutan operasi. Area pertama merupakan gudang bahan baku dan gudang kemasan primer serta gudang penimbangan, sedangkan area kedua merupakan gudang kemasan sekunder dan gudang produk. Selain itu, terdapat gudang alkohol dan gudang gas yang terpisah dari gudang lainnya dan berjarak 18 meter dari area gudang bahan baku dan wadah. Gudang ini menyimpan bermacam-macam bahan yang mudah terbakar, seperti alkohol, aseton, methylene chloride, serta gas. Pemisahan ini bertujuan untuk mencegah risiko kebakaran yang disebabkan oleh bahan-bahan tersebut.

48 39 Alur material masuk ke gudang diawali dengan penerimaan material dari pemasok yang disertai dengan dokumen (CA, Packing List, SP). Setelah didapat kesesuaian antara material dan PO (Purchase Order) serta kesesuaian fisik material, maka dibuatkan BPB dan material dimasukkan dalam lokasi material baru tiba. Jika tidak terdapat kesesuaian dokumen dan fisik material, maka material dikembalikan ke pemasok dan dibuatkan Berita Acara. Material yang lolos pada pemeriksaan awal berada dalam status karantina dengan pelabelan KARANTINA. Bagian QC akan melakukan evaluasi akhir terhadap material, lalu menentukan status material tersebut. Jika material sesuai spesifikasi, maka QC akan menempelkan label BAIK pada material kemudian material dipindahkan ke lokasi sesuai kode lokasi dan kondisinya. Jika material tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan, petugas QC akan menempelkan label TOLAK pada material kemudian material dipindahkan ke lokasi tolak. Apabila material dinyatakan ditolak setelah dilakukan pengujian oleh QC, maka dapat dilakukan : a. Pengembalian kepada pemasok jika masih dalam jangka waktu perjanjian pengembalian dengan sebelumnya membuat ATB (Alasan Tolak Barang). b. Dimusnahkan dengan sebelumnya membuat Formulir Usulan Musnah. Proses pemusnahan harus didokumentasikan dan disaksikan oleh perwakilan dari QC, logistik, dan akunting. Pemusnahan material dengan kapasitas yang terbatas dapat dilakukan sendiri oleh pihak Kalbe Farma, misalnya dalam memusnahkan bahan pengemas dari bahan kertas dapat dilakukan dengan perendaman dalam air. Namun, jika bahan pengemas yang dimusnahkan dalam jumlah besar, maka pihak Kalbe Farma akan bekerja sama dengan pabrik kertas dan tetap melakukan pengawasan langsung selama proses pemusnahan tersebut. Untuk pemusnahan material, baik yang berupa bahan aktif maupun bahan nonaktif, maka pihak Kalbe Farma bekerja sama dengan instansi pengolahan limbah. Hal ini untuk menjamin bahwa material yang tidak masuk spesifikasi tersebut dapat dipastikan pemusnahannya dan tidak disalahgunakan oleh pihakpihak yang tidak berkepentingan.

49 40 Alur masuk produk diawali dengan penerimaan produk dan Bukti Pengiriman Produk (BPP) dari Bagian Produksi atau dari Bagian PPIC untuk produk toll out. Setelah didapat kesesuaian antara produk dengan BPP, maka produk ditempatkan di area karantina. Bagian QA akan melakukan evaluasi akhir terhadap produk, lalu akan menentukan status produk tersebut. Jika produk sesuai spesifikasi, maka produk akan dipindahkan ke area gudang produk. Setelah itu, data produk dimasukkan ke dalam sistem komputer oleh Kasi/bagian administrasi gudang dan petugas QA akan menempel label BAIK kemudian produk dipindahkan tempatnya sesuai kode lokasi dan kondisinya. Jika produk tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan, maka petugas QA akan menempelkan label TOLAK pada produk. Material dan produk diletakkan dalam rak-rak dimana di setiap rak terdapat beberapa level (vertikal) dan beberapa kolom (horizontal). Setiap material dan produk yang baru tiba, dimasukkan datanya ke dalam komputer yang berfungsi menggantikan kartu letak barang yang kurang efisien. Hal ini bertujuan untuk mempermudah petugas dalam pencarian dan penempatan material dan produk. Komputer akan menunjukkan kode barang yang harus diambil sehingga karyawan bisa mencari posisi barang berdasarkan kode yang diberikan. Misalnya produk pada rak A menunjukkan bahwa material tersebut terletak pada Rak A, Kolom 01, Tingkat 1 dan Posisi pallet 01. Pengeluaran material dan produk dari gudang menggunakan sistem First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) secara komputerisasi. Komputer akan menunjukkan lokasi dari kode barang yang harus diambil, sehingga karyawan bisa mencari posisi barang berdasarkan kode yang diberikan. Selain untuk mempermudah petugas dalam pengambilan material, sistem komputerisasi juga dapat mengurangi kemungkinan terjadinya mix-up. Hal ini karena permasalahan utama dalam penyimpanan material di gudang adalah 95% merupakan bahan baku berupa serbuk berwarna putih sehingga kemungkinan terjadi mix-up maupun cross contamination menjadi besar. Oleh karena itu, peran Departemen Logistik sangat penting untuk mencegah terjadinya mix-up ataupun cross contamination tersebut. Pencegahan terjadinya mix-up juga dilakukan

50 41 dengan menggunakan label penandaan identitas yang jelas antar bahan baku. Untuk mencegah terjadinya cross contamination dapat dilakukan dengan menggunakan LAF dalam setiap proses penimbangan. Di PT. Kalbe Farma, Tbk. Penggunaan LAF ini baru di Line 6 dan selanjutnya akan digunakan pada Line Line yang lain. Selain itu, untuk mencegah cross contamination dilakukan jeda penimbangan antar bahan selama 5 menit dan menimbang bahan baku dengan urutan non-active ingredient kemudian dilanjutkan dengan active ingredient. Cara penyimpanan material dan produk di gudang diatur berdasarkan statusnya, yang terbagi menjadi karantina, baik dan tolak. Klasifikasi kondisi penyimpanan dibedakan menjadi tiga yaitu: a. Ruang biasa dengan temperatur C b. Ruang ber-ac dengan temperatur C Ruang ber-ac digunakan untuk menyimpan barang yang baru datang, cangkang kapsul, essence, serta flavour, kemasan primer (foil) dan terdapat area TOLAK yang digunakan untuk menyimpan bahan yang ditolak, yang terletak terpisah dan terkunci. c. Cool room dengan temperatur 2 8 C Cool room digunakan untuk menyimpan bahan-bahan yang membutuhkan suhu rendah, misalnya asam arakidonat, DHA dan oil. Salah satu tugas Departemen Logistik adalah melayani permintaan material dari pelanggan (Departemen Produksi). Masing-masing regu penimbangan pada Departemen Logistik melayani minimal dua line produksi. KP diturunkan lebih awal (dua hari sebelum penyerahan material). Alur keluar material dari Departemen Logistik dapat dilihat pada Gambar 3.5.

51 42 Cetak dan tempelkan label potong stok material Timbang material Keterangan KP1 : Kartu Produksi raw material KP3A : Kartu Produksi kemas primer KP3B : Kartu Produksi kemas sekunder D.D : drag and drop SAF : schedule activity form Gambar 3.5 Alur keluar material Alur keluar produk dibagi menjadi dua, yaitu: a. Alur keluar produk I Alur keluar produk I hanya digunakan untuk produk-produk yang dihasilkan oleh PT. Kalbe Farma, Tbk. Alur keluar barang dimulai dengan pengecekan keberadaan Sales Order (SO) di Reservasi inquiry. Jika ada, SO dikirim ke PPIC untuk disetujui. Reservasi dapat dilakukan secara otomatis maupun manual (bila perlu). Selanjutnya, registrasi reservasi dicetak dan dilakukan penyiapan produk yang diminta sesuai SO. Produk yang telah disiapkan dimasukkan ke mobil angkutan sambil diperiksa kesesuaian produk list muat barang dan berita acara loading barang.

52 43 Kesesuaian list muat barang dan berita acara loading barang juga diperiksa sehingga dapat dibuat Surat Pengantar Delivery Product (SPDP) dan Surat Pengantar Barang Keluar (SPBK) berdasarkan list muat barang. Hasil printout SPDP/SPBK diperiksa dan diparaf oleh Spv. SPDP/SPBK yang telah disahkan tersebut diserahkan pada sopir ekspedisi dan diparaf sehingga produk yang dipesan tersebut siap diantarkan. SPDP asli diserahkan ke Bagian Finance paling lambat 1 hari setelahnya. Skema alur keluar produk I dapat dilihat pada Gambar 3.6. Gambar 3.6 Alur keluar produk I b. Alur keluar produk II Alur keluar produk II digunakan untuk produk-produk yang dihasilkan oleh sister Company. Alur keluar produk II diawali dengan bagian marketing mengirimkan Sales Order (SO) ke PPIC. Setelah diperiksa, PPIC membuat FPB (Formulir Permintaan Barang). Bagian pembelian membuat PO (Purchase Order) Avantis yang akan diterima oleh CO (Customer Order) Management. Selanjutnya departemen marketing mengirim PO ke PT. Kalbe Farma, Tbk., PT. Dankos Farma, Tbk. (BIC), PT. Finusol Prima, atau PT. Hexpharm Jaya. Produk yang telah disiapkan dimasukkan ke mobil angkutan. PT. Dankos Farma, Tbk. (BIC), PT. Finusol Prima, atau PT. Hexpharm Jaya membuat BPB (Bukti Penerimaan

53 44 Barang) secara otomatis (on-line) sehingga dapat dibuat SPDP dan SPBK. Hasil print-out SPDP/SPBK diperiksa dan diparaf oleh Kasi. SPDP/SPBK yang telah disahkan tersebut diserahkan pada sopir ekspedisi dan diparaf sehingga produk yang dipesan tersebut siap diantarkan. Skema Alur keluar produk II seperti terlihat pada Gambar 3.7. Gambar 3.7 Alur keluar produk II Departemen Produksi Departemen Produksi merupakan bagian Plant Department yang dipimpin oleh Plant Head. Plant Head membawahi 5 manager. Supervisor/penanggung jawab line (PJL) pada masing-masing line produksi membawahi koordinator lapangan, production engineer (PE), administrasi, operator, pembantu operator, production helper, dan packer. Struktur organisasi Departemen Produksi dapat dilihat dibawah ini.

54 45 Gambar 3.8 Struktur organisasi Departemen Produksi Line yang ada di bagian produksi dibedakan menjadi dua bagian utama yaitu dedicated line dan non-dedicated line. Dedicated line merupakan line yang memproduksi obat dalam jumlah item yang relatif sedikit, namun dengan ukuran bets yang besar, meliputi line 1, dan 9. Non-dedicated line merupakan line yang memproduksi obat dengan jumlah item relatif banyak namun dengan ukuran bets yang relatif kecil atau sedikit, meliputi line 2, 4, 5, 6, 7, 8A,8B, dan 10. Pembagian line pada Departemen Produksi adalah sebagai berikut: a. Line 1 Line ini memproduksi 1 item produk yaitu tablet Promag. b. Line 2 Line ini memproduksi kaplet film coating, tablet inti, dan tablet hisap. Line 2 terdiri dari dua line yang merupakan gabungan dari line 2A dan line 2B. Sebagian besar produk line 2A adalah tablet inti, sedangkan produk line 2B adalah tablet salut. Produk line 2 antara lain: Neo-Entrostop, Xon-Ce, Pronicy, Neuralgin RX, Cypron, Pronicy, Zegavit, Zegase. c. Line 4 Line 4 memproduksi tablet inti, contoh produknya: Procold, Promag Double Action. d. Line 5 Line ini memproduksi sediaan cair oral, antara lain sirup, emulsi, dan suspensi, seperti Cerebrofort, Woods.

55 46 e. Line 6 Line ini khusus memproduksi sediaan cair steril (injeksi) seperti Rantin, Ulsikur, Kalmethasone, dan Sterile Water for Injection. f. Line 7 Line ini memproduksi sediaan semipadat topikal seperti krim, jelly, dan salep serta sediaan suppositoria dan ovula. Contoh produknya adalah Bioplacenton (jelly), Mycoral (krim), dan Kaltrofen (jelly dan suppositoria). g. Line 8 Line 8 merupakan line yang banyak memproduksi banyak item obat namun dalam ukuran bets yang kecil. Produk yang dihasilkan tersebut sebagian besar merupakan produk ethical. Line ini dibagi menjadi 2 yaitu line 8A yang menangani proses pembuatan produk dan line 8B yang menangani pengemasan primer dan sekunder untuk produk yang dihasilkan oleh line 8A. h. Line 9 Line ini khusus memprodusi sediaan cair non oral seperti Kalpanax tincture. i. Line 10 Line ini khusus melakukan pengemasan ulang (repack) untuk produk impor. Tugas umum Departemen Produksi secara keseluruhan adalah melakukan proses produksi dari bahan awal dan bahan pengemas menjadi produk jadi. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian produksi bekerja sama dengan bagian lain seperti PPIC, Process Development, QO, R&D, teknik, dan logistik. Selama proses produksi dilakukan In Process Control (IPC) yang merupakan rangkaian pemeriksaan produk selama proses produksi. IPC dilakukan secara mandiri oleh bagian produksi, dapat dilakukan oleh operator mesin yang bertugas. IPC berfungsi untuk memastikan agar tidak terjadi penyimpangan terhadap mutu produk sehingga proses produksi dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya. IPC juga dapat mencegah terjadinya kesalahan yang semakin berat karena dengan dilaksanakannya IPC maka adanya kesalahan dapat diketahui lebih awal sehingga tindakan penanganan masalah dapat segera dilakukan.

56 47 Selama proses berlangsung, produksi akan mengirimkan sampel ke QC untuk pemeriksaan kimia dan fisika. Setelah QC menyatakan rilis pro kemas, maka produksi dapat melakukan pengemasan primer dan sekunder. Setelah dikemas, barang selanjutnya dikirim ke gudang obat jadi dan bagian produksi akan mengirim retained sample ke bagian QA untuk pemeriksaan stabilitas, sementara itu KP dikirim ke bagian QA untuk dievaluasi dan disimpan sebagai batch record. Selanjutnya QC akan menyatakan release finished good agar produk dapat didistribusikan Departemen Quality Operation (QO) Departemen Quality Operation (QO) adalah departemen yang menjamin mutu produk yang dihasilkan dengan memperhatikan seluruh aspek yang berpengaruh pada kualitas produk baik secara langsung maupun tidak langsung, mulai dari personil yang terlibat, material, mesin, proses hingga lingkungan, dengan tujuan akhir agar diperoleh produk yang bersifat built in quality, yaitu kualitas atau mutu dibentuk ke dalam produk selama keseluruhan tahap proses pembuatan dan pada akhirnya dapat memenuhi kepuasan konsumen. Departemen QO dipimpin oleh seorang QO Manager yang bertanggung jawab langsung kepada Group Head dan juga Plant Head. Secara umum QO dibagi menjadi dua kelompok besar yaitu Quality Assurance (QA) dan Quality Control (QC). Struktur organisasi QO dapat dilihat dibawah ini. Plant Head QO Manager Quality Control (QC) Quality Assurance (QA) Gambar 3.9 Struktur organisasi Departemen Quality Operation (QO)

57 Quality Control Tugas utama Quality Control (QC) adalah mengawasi kualitas dari bahan awal (bahan baku dan bahan kemas) sejak masuk ke gudang hingga ke produk jadi yang siap dipasarkan. Tugas tersebut merupakan tugas yang dilakukan secara rutin. Struktur Organisasi QC dapat dilihat dibawah ini: Gambar 3.10 Struktur organisasi Quality Control (QC) Supervisor pada QC dibagi menjadi 4, yaitu: a. Supervisor Raw Material Bagian ini bertugas untuk memeriksa kualitas bahan baku (raw material) yang masuk ke bagian gudang dengan menggunakan metode analisis tertentu yang ditetapkan oleh bagian Analytical Development. Bahan baku yang masuk harus memenuhi spesifikasi yang sudah ditentukan.

58 49 b. Supervisor Packaging Material Bagian ini bertugas untuk memeriksa bahan kemas dan wadah yang akan digunakan. Kemasan dan wadah yang digunakan juga harus memenuhi spesifikasi yang sudah ditentukan. Bahan kemas dan wadah diperiksa menggunakan metode analisis tertentu yang ditetapkan oleh bagian Packaging Development. c. Supervisor Obat Jadi Bagian ini bertugas dalam melakukan pemeriksaan kualitas produk mulai dari awal produksi sampai produk tersebut siap masuk ke gudang untuk dipasarkan. Produk jadi yang memenuhi spesifikasi akan diberi label BAIK dan disimpan di gudang penyimpanan produk jadi serta dapat dipasarkan. Untuk produk yang tidak memenuhi persyaratan, dilakukan pengamatan terhadap penyimpangan dari produk untuk selanjutnya dilakukan tindak lanjut yang dapat berupa rework atau pemusnahan produk. d. Supervisor Mikrobiologi Bagian ini mendukung bagian lain yang memerlukan uji mikrobiologi, misalnya pemeriksaan raw material ataupun pemeriksaan ampul untuk sediaan injeksi. Pemeriksaan yang dilakukan diantaranya meliputi potensi antibiotika, uji sterilitas, uji pirogen/endotoksin, dan pemeriksaan angka total mikroba (ragi, kapang, dan bakteri). Selain itu, bagian ini juga melakukan pemeriksaan untuk uji sampel stabilitas, contoh pertinggal, hasil validasi pembersihan mesin, serta mendukung bagian QA dalam pemeriksaan ruangan Quality Assurance Quality Assurance (QA) bertugas untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan selalu memenuhi spesifikasi dan persyaratan yang ditentukan. Struktur organisasi QA dapat dilihat dibawah ini.

59 50 Gambar 3.11 Struktur organisasi Quality Assurance (QA)

60 51 Departemen QA terbagi menjadi beberapa bagian yaitu antara lain: a. Facility Validation Validasi ini bertujuan untuk membuktikan bahwa seluruh fasilitas dan sarana penunjang yang terkait dengan proses produksi terkualifikasi dan memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Sistem penunjang meliputi HVAC (Heating, Ventilating, and Air Conditioning), Water System; Compressed Air System; Pure Steam: Dust Collection System; Gas System; Plant Steam; Electricity; fasilitas (bangunan di area produksi dan penyelesaian akhir bangunan); dan peralatan. Kalibrasi dan kualifikasi peralatan juga termasuk dalam bagian ini. Kalibrasi adalah serangkaian tindakan untuk menentukan tingkat kesamaan nilai yang diperoleh dari sebuah alat atau sistem ukur yang direpresentasikan dari pengukuran bahan dan membandingkannya dengan nilai yang telah diketahui dari suatu acuan standar internasional yang lebih tinggi. Kualifikasi adalah tindakan untuk memastikan kelayakan dari suatu mesin atau peralatan. Kalibrasi merupakan bagian dari kualifikasi, dengan interval pengujian yang lebih sempit (misalnya, kalibrasi dilakukan per enam bulan, sedangkan kualifikasi dilakukan minimal 3 tahun bila tidak ada perubahan yang signifikan). b. Validation and Post Marketing Validasi merupakan bagian dari program QA sebagai upaya untuk memberikan jaminan terhadap khasiat (efficacy), kualitas (quality), dan keamanan (safety) produk-produk industri farmasi. Validasi di PT. Kalbe Farma Tbk. dilakukan dengan mengacu pada Rencana Induk Validasi (RIV) PT. Kalbe Farma Tbk. (RI E 80001B). Jenis validasi yang dilakukan pada bagian ini adalah validasi proses dan validasi pembersihan. Untuk saat ini, QA PT. Kalbe Farma Tbk. mengutamakan untuk melakukan validasi terhadap proses pembuatan produk dan proses pembersihan mesin yang belum pernah divalidasi sebelumnya. 1) Validasi Proses Validasi proses adalah suatu pembuktian bahwa proses pembuatan suatu produk mampu menghasilkan produk dengan kualitas yang konsisten dan

61 52 reproducible (berulang) serta sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Deviation report (laporan penyimpangan/perubahan) boleh dibuat, namun tidak diperbolehkan bila penyimpangan tersebut terjadi terus-menerus. Justifikasi terhadap penyimpangan boleh dilakukan selama hal tersebut masih dapat dipertanggungjawabkan dampaknya terhadap kualitas produk. QA bagian validasi proses bertanggungjawab untuk memvalidasi proses produksi obat skala pilot dan skala produksi. Validasi proses untuk skala pilot dilaksanakan terhadap satu bets terakhir setelah bagian R&D melakukan optimasi proses untuk skala pilot. Jika validasi pilot gagal terus-menerus, maka harus dilakukan optimasi kembali pada skala produksi. Validasi proses untuk skala produksi dilaksanakan terhadap tiga bets berturut-turut. Maksud dari tiga bets berturut-turut adalah validasi dilakukan terhadap tiga kali proses produksi secara berturut-turut di manufacturing site yang sama dengan fasilitas produksi yang sama. Pemicu dilakukannya validasi proses berasal dari Departemen Process Development, Departemen R&D, bagian registrasi, dan internal QA validasi. Tahapan pelaksanaan validasi proses yaitu menetapkan target proses produksi yang akan divalidasi, menyusun protokol, mengatur jadwal pelaksanaan (berkaitan dengan Departemen Produksi), pelaksanaan validasi, dan pembuatan laporan validasi. Validasi dinyatakan berhasil dan dapat diterima jika seluruh hasil pengujian terhadap 3 batch berturut-turut memenuhi spesifikasi dan persyaratan yang telah ditentukan. Hasil uji stabilitas jangka pendek (accelerated stability) dan hasil uji stabilitas jangka panjang (real time stability) produk disertakan tetapi status validasi dapat disimpulkan sebelum hasil uji stabilitas diperoleh. Jika dalam pelaksanaan validasi terdapat ketidaksesuaian dengan kriteria keberhasilan maka dilakukan analisa atau penelusuran penyebab penyimpangan. Hasil analisa atau penelusuran tersebut dicantumkan dalam Deviation Report. 2) Validasi Pembersihan Mesin dan peralatan yang digunakan dalam proses produksi digunakan untuk memproduksi lebih dari satu produk. Oleh karena itu, proses pembersihan

62 53 mesin dan peralatan menjadi hal yang sangat kritikal. Prosedur pembersihan harus divalidasi untuk membuktikan bahwa prosedur pembersihan tersebut secara konsisten dapat mengendalikan residu potensial dari produk sebelumnya, zat pembersih, dan bahan lain terhadap produk selanjutnya. Validasi ini bertujuan untuk menghindari kontaminasi silang antara produk sebelumnya dengan produk yang dibuat dengan menggunakan alat yang sama. Validasi pembersihan dilakukan terhadap permukaan mesin dan peralatan yang kontak langsung dengan produk. Parameter hasil pembersihan terdiri dari parameter visual, kimia, dan mikrobiologi. Cara pengambilan sampel yaitu dengan metode swab dan rinse. Validasi pembersihan terhadap suatu mesin dilakukan dengan menggunakan marker product yang ditentukan dengan bantuan maktriks untuk memastikan produk mana yang paling worst case. Kriteria worst case dilihat berdasarkan parameter toksisitas zat aktif, kelarutan zat aktif, ukuran bets produk, jumlah zat aktif, warna produk, dan bau produk. Tiap parameter memiliki sistem penilaian tertentu yang kemudian dijumlahkan. Produk dengan nilai yang paling tinggi ditetapkan sebagai marker. Pelaksanaan validasi pembersihan meliputi tahap penentuan mesin yang akan divalidasi, pemilihan marker product untuk mesin tersebut, penyusunan protokol, pengaturan jadwal, pelaksanaan terhadap tiga bets berturut-turut, dan pembuatan laporan validasi pembersihan. Validasi kembali dilakukan jika terdapat perubahan prosedur pencucian. Validasi dinyatakan berhasil dan dapat diterima jika seluruh hasil pengujian terhadap tiga kali proses pembersihan berturut-turut memenuhi spesifikasi dan persyaratan yang telah ditentukan. Post Marketing merupakan bagian yang melakukan pengawasan terhadap kualitas produk jadi setelah produk dipasarkan. Tugas dari PM antara lain menangani keluhan pelanggan, menangani recall dan returned product, menangani batch record dan contoh pertinggal, dan menguji stabilitas produk setelah dipasarkan.

63 54 c. Annual Product Review APR berisi gambaran dari produk yang dibuat dan diuji, yaitu meliputi besar bets, bahan baku, mesin dan peralatan, pengumpulan parameter kritis pada proses produksi dan hasil pemeriksaan di laboratorium QC, juga apabila terjadi perubahan atau penyimpangan proses. Berdasarkan data tersebut dibuat trend analysis. Bagi perusahaan yang telah berkomitmen untuk menerapkan Total Quality Management (TQM), APR terhadap produk sudah menjadi dokumen wajib yang harus disusun oleh perusahaan karena dari dokumen ini, perusahaan dapat melihat trend analysis produknya selama satu tahun sehingga sangat berguna dalam penetapan langkah-langkah perusahaan selanjutnya yang terkait dengan perbaikan formula maupun parameter proses, termasuk langkah strategis lain yang menyangkut perbaikan dan peningkatan mutu produk. d. Evaluation Batch Record Bagian ini bertanggung jawab terhadap pemeriksaan kelengkapan batch record serta menyatukan data-data dari produksi dan hasil analisa dari departemen QC. Kartu Produksi (KP) berisi data-data produksi, sedangkan batch record berisi KP, rekaman dan berkas analisa QC, lampiran-lampiran terkait dengan proses produksi, misalnya deviation report (jika ada). EBR diperlukan sebagai dokumentasi dan untuk memastikan produk sebelum direlease telah dievaluasi dengan benar termasuk penelusuran masalah jika terjadi penyimpangan. e. Audit Proses Audit proses dilakukan untuk memastikan bahwa semua proses berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan, mulai dari kedatangan barang hingga proses produksi berjalan dan produk siap dikirim ke distributor. Dengan dilakukannya audit proses, diharapkan penyimpangan yang terjadi dalam proses produksi dapat segera terdeteksi dan langkah perbaikan dapat segera dilaksanakan. Bagian audit proses melakukan audit pada gudang bahan baku dan bahan kemas, gudang penimbangan bahan, tempat produksi (proses pembuatan obat hingga pengemasan), gudang obat jadi, dan gudang kemasan sekunder dan tersier.

64 55 Tiap lokasi diaudit sesuai dengan parameter yang telah ditetapkan. Temuantemuan yang ada selama proses audit dilaporkan. Tiap temuan memiliki sistem penilaian sendiri yang kemudian akan dievaluasi. Audit dilakukan minimal dua kali per bulan untuk tiap line produksi. Bagian audit proses ini juga melakukan audit terhadap toller untuk memastikan bahwa obat yang dibuat oleh toller sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan oleh PT. Kalbe Farma Tbk. Audit ini dilakukan pada tahap pemilihan toller dan akan dilakukan audit ulang tiap dua tahun. Selain itu, audit juga dilakukan terhadap pemasok bahan baku dan bahan kemas. Dalam praktiknya, bagian audit proses ini juga membantu bagian EBR (Evaluation Batch Record) untuk memenuhi lead time dalam menentukan status produk baik (release) atau tolak. f. Computer System Validation Validasi komputer meliputi validasi program-program dari mesin dan komputer yang dimiliki. Validasi komputer merupakan bagian validasi yang masih baru sehingga masih dalam tahap pengembangan. Pada Departemen Quality Operation (QO) juga terdapat bagian yang menangani change control (Kontrol Perubahan) dan registration support. Change control merupakan suatu sistem yang digunakan untuk mengevaluasi perubahan yang kemungkinan dapat menyebabkan penyimpangan proses dan mungkin pada akhirnya dapat mempengaruhi kualitas produk. Semua perubahan yang terkait dengan kualitas harus didokumentasikan. Tujuan change control adalah agar setiap perubahan yang terkait dengan mutu, lingkungan, dan K3 dievaluasi terlebih dahulu dampaknya terhadap mutu, lingkungan, dan K3 serta sesuai pada ketentuan, peraturan atau undang-undang terkait sebelum diimplementasikan. Jika terjadi suatu perubahan, misalnya terjadi pergantian mesin, maka departemen tersebut akan mengajukan usulan perubahan, kemudian perubahan tersebut diamati dan dipelajari oleh tiap departemen yang terkait, apakah perubahan memberikan dampak atau tidak. Setelah usulan perubahan tersebut dipelajari dan dianalisa, perubahan ini disetujui dengan catatan-catatan sesuai dampak yang terjadi, misalnya dibuat protap baru, dilakukan kalibrasi/kualifikasi ulang, validasi

65 56 ulang, dan sebagainya. Selain itu, juga dilakukan pemantauan terhadap perubahan yang dilakukan untuk melihat kesesuaian. Change control sangat penting dilakukan karena berkaitan dengan registrasi obat. Untuk proses registrasi, bagian QA menyokong dokumendokumen yang meliputi protokol dan laporan validasi proses; protokol dan laporan stabilitas; CoA (Certificate of Analysis) dan hasil analisa produk jadi; dan CoA dan hasil analisa bahan baku. QA menyokong proses registrasi dengan adanya PDP (Permintaan Dokumen Pendaftaran) yang diberikan oleh bagian Bussiness Development. Saat ini akan dilakukan program untuk menyusun data mengenai kesesuaian antara yang didaftarkan saat registrasi dengan kondisi di lapangan. Dengan demikian dapat dipastikan bahwa produk yang beredar di pasaran sesuai dengan kondisi awal saat produk diregistrasikan Departemen Quality System (QS) Departemen Quality System (QS) mempunyai fungsi utama yaitu memastikan standar atau pedoman yang ada senantiasa berjalan dengan baik. Departemen ini bertugas menjaga dan mengembangkan sistem di PT. Kalbe Farma, Tbk. yaitu dengan memfasilitasi tiap departemen untuk membuat sistemnya dan memeriksa kesesuaian sistem tiap departemen dengan departemen lain. Selain itu terdapat pula mekanisme change control untuk mengawasi adanya perubahan di tiap departemen. Jika ada perubahan, maka perubahan tersebut disampaikan melalui Formulir Usulan Perubahan dan Quality System (QS) akan menentukan pihak-pihak yang harus mengetahui perubahan tersebut. Secara keseluruhan keseluruhan sistem yang dibuat telah memasukkan unsur-unsur CPOB/c-GMP, ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, dan OHSAS Struktur organisasi Departemen Quality System (QS) dapat dilihat dibawah ini.

66 57 Site Head Quality System Manager Document System Kalbe Management System OHS&E Compliance Quality Compliance CIP Maintenance & Development Gambar 3.12 Struktur organisasi Departemen Quality System (QS) Departemen Quality System membawahi lima bagian, yaitu: Kalbe Management System Tanggung jawab bagian ini adalah management review dan process monitoring and measurement. Kegiatan management review ini dikoordinasi oleh QS dan dihadiri oleh top manager dari tiap divisi. Laporan dalam management review disiapkan oleh QS yang mencakup hasil audit, keluhan kembalian, laporan kinerja proses, produk recall atau complaint, hasil survei customer satisfaction, kesesuaian company policy dan pencapaian company objective, status corrective/preventive action request, evaluasi kinerja pemasok, dan hal-hal lain yang dipandang perlu dalam implementasi quality, safety, and environmental management system. Hasil management review berupa keputusan-keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam implementasi sistem. Bagian Kalbe Management System ini mengawasi pencapaian target dengan melihat acuan yang telah ditetapkan perusahaan. Jika target tidak tercapai, maka dilakukan investigasi penyebab dan menentukan tindakan yang harus dilakukan agar target tercapai OHSE Compliance Bagian ini bertugas untuk memastikan kinerja sistem manajemen K3 dan lingkungan telah diterapkan dengan baik dalam hal sebagai berikut: a. Pencegahan kecelakaan kerja b. Evaluasi tingkat kesehatan karyawan c. Pemenuhan terhadap Undang-Undang dan regulasi yang terkait dengan K3 dan lingkungan d. Penghematan energi dalam bekerja

67 58 e. Pengelolaan buangan hasil produksi OHSE berperan dalam bidang K3 dan lingkungan mulai dari identifikasi masalah, mencegah, dan mengatasi bahaya yang akan timbul. Cara yang dilakukan antara lain: eliminasi, substitusi, engineering control, visual control dan administration control, dan penggunaan alat pelindung diri Quality Compliance Tugas bagian Quality Compliance dalam pemenuhan kualitas adalah analisis kesenjangan dan tindak lanjutnya. Bagian ini bertanggungjawab dalam pelaksanaan audit terhadap seluruh departemen. Audit dilakukan untuk memastikan bahwa sistem yang ada telah diimplementasikan sesuai dengan yang direncanakan dan mengidentifikasi peluang kemajuan. Proses audit yang dilakukan ada tiga macam, yakni audit internal, audit eksternal (audit toller dan audit pemasok bahan baku dan bahan kemas), dan audit oleh pihak eksternal misal oleh badan sertifikasi. Bagian Quality Compliance memfasilitasi pembentukan tim audit internal. Tim tersebut akan melaksanakan audit menyeluruh kepada semua pihak yang berkaitan dengan pelaksanaan sistem, pencapaian target, dan hal lainnya. Hasil audit tersebut akan dibahas dalam management review CIP Maintenance and Development Tugas bagian ini berkaitan dengan Sistem CAPA (Corrective Action Preventive Action). Jika ditemukan masalah, maka bagian ini akan mengatasinya. Semua perubahan dan penyimpangan dilaporkan dalam deviation report. Bagian ini kemudian akan menggali akar permasalahan untuk menentukan tindakan perbaikan (corrective action) yang harus dilakukan dan bagaimana tindakan pencegahannya (preventive action) agar tidak terjadi permasalahan yang sama. Selain itu, bagian ini juga menjalankan program Continual Improvement (Conim). Setiap kebijakan continual improvement yang telah dibuat oleh GPI akan diteruskan kepada bagian ini, kemudian akan dirancang metode pelaksanaannya. Hal yang menjadi penilaian dalam program ini adalah proses. Tiap personil diarahkan agar lebih peduli terhadap pekerjaannya sehingga kualitas tiap personil dalam bekerja akan terus meningkat. Kegiatan Conim meliputi Suggestion System (SS) untuk tingkat 1-3, Quality Control Project (QCP),

68 59 perbaikan dan pemecahan masalah untuk tingkat 4, Practice Problem Solving (PPS) untuk tingkat 5, 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin), dan Quality Control Cycle (QCC). Kegiatan QCC merupakan kegiatan kelompok yang rutin dilaksanakan untuk membahas masalah-masalah yang ada. Kegiatan ini ditujukan untuk tingkat 1-3 dengan fasilitator tingkat Document System Bagian ini bertugas mengendalikan dokumen-dokumen sistem manajemen perusahaan dari segi kesesuaian isi dokumen dengan standar yang diadopsi perusahaan (CPOB, ISO 9001:200, ISO 14001:2004 dsb), penyimpanan (pengarsipan), pemutakhiran dokumen yang beredar, sosialisasi dokumen, aplikasi dokumen, dan lain-lain. Bila terdapat dokumen baru atau perubahan pada dokumen lama, dokumen baru atau lama yang telah diubah tersebut harus dikaji terlebih dahulu oleh QS. QS akan mempertimbangkan apakah dokumen baru atau perubahan pada dokumen tersebut memberi dampak pada departemen lain atau tidak. Setelah dokumen tersebut diperbaiki dan disetujui oleh QS, perlu dilakukan pelatihan pada semua personel yang terkait. Setelah itu, dokumen tersebut dapat didistribusikan kepada pihak yang berkepentingan. Secara fisik, dokumen dibagi menjadi tiga, yaitu master document, uncontrolled copy document, dan controlled copy document. Master document disimpan oleh QS dan merupakan dokumen yang dibuat untuk kebutuhan jangka panjang. Uncontrolled copy document merupakan dokumen yang dibuat untuk kebutuhan sesaat dan tidak perlu direvisi sedangkan controlled copy document merupakan panduan kerja di lapangan dan akan ditarik bila terdapat revisi serta harus selalu diperbaharui.

69 Departemen Research and Development (R&D) Struktur organisasi Departemen R&D dapat dilihat dibawah ini. Gambar 3.13 Struktur organisasi Departemen R&D Departemen R&D berperan antara lain dalam: a. Pengembangan produk baru b. Penentuan spesifikasi bahan baku untuk produksi c. Penyusunan metode analisa d. Penentuan shelf-life (masa penyimpanan) produk Departemen R&D dipimpin oleh seorang R&D Pharma Deputy Director. Departemen R&D mencakup tiga bagian utama, yaitu: Packaging Development (Pengembangan Kemasan) Tugas utama Packaging Development adalah: a. Melakukan penelitian dan pengembangan material kemasan (primer dan sekunder) untuk produk baru. b. Melakukan penelitian dan pengembangan desain produk baru.

70 61 c. Menyiapkan atau menyediakan dokumen yang terkait dengan kemasan meliputi dokumen spesifikasi, metode analisis (MA), dan prosedur pengemasan (KP 3) Formulation Development (Pengembangan Formula) Tugas utama Formulation Development adalah pengembangan produk baru, baik obat bebas maupun ethical, sesuai dengan perkembangan teknologi sediaan farmasi. Proses pengembangan produk baru ini dapat dilakukan di dalam atau di luar perusahaan, misalnya melalui kegiatan lisensi atau bekerja sama dengan lembaga penelitian/pendidikan Analytical Development Tugas utama Analytical Development adalah: a. mengembangkan metode analisis dengan melakukan penelusuran pustaka tentang cara dan prosedur analisis suatu senyawa obat dan pengemasnya, orientasi, dan pemeriksaan sampel sehingga diperoleh metode analisis yang sesuai. Metode analisis yang diperoleh selanjutnya divalidasi dan dijadikan acuan analisis pemeriksaan rutin sehingga metode analisis tersebut menjadi valid dan efektif. b. mengembangkan metode pengujian stabilitas produk, baik pengujian stabilitas yang dipercepat (accelerated stability study) maupun pengujian stabilitas waktu sebenarnya (real time stability study) terhadap produk obat baru maupun produk obat yang telah dipasarkan Departemen Process Development Pada awalnya Departemen Process Development merupakan bagian dari Departemen Research & Development. Pada awal tahun 2007, Departemen Process Development dipisahkan dari Departemen R&D dimana R&D fungsinya lebih ke arah riset pengembangan produk baru sedangkan untuk Process Development lebih ke produk-produk yang sudah ada (existing product). Departemen Process Development dibagi menjadi 2 bagian, yaitu bagian Proses Formulasi (Formulation Process) dan bagian Proses Pengemasan (Packaging Process). Struktur organisasi Departemen Process Development dapat dilihat dibawah ini.

71 62 Gambar 3.14 Struktur organisasi Departemen Process Development Aktivitas utama departemen Process Development yaitu: a. Melakukan perbaikan produk yang sudah ada Hal ini dilakukan karena adanya perubahan, keinginan/ekspektasi pasar, perlunya efisiensi biaya (dilakukan dengan optimasi formula, kemasan, dan prosedur kerja), serta adanya perkembangan teknologi baru pada pembuatan sediaan. Alasan lain dilakukannya perbaikan produk yang sudah ada adalah adanya keluhan terhadap produk yang sudah ada yang dapat berasal dari konsumen atau adanya permintaan dari badan regulasi (BPOM). b. Penanganan masalah atau Trouble Shooting produksi Trouble shooting adalah usaha yang dilakukan untuk mengatasi masalah yang terjadi dalam proses produksi obat. Dalam batas tertentu, penanganan masalah masih diatasi oleh bagian produksi, tetapi apabila masalah yang dihadapi berkaitan dengan formula maka bagian produksi harus berkoordinasi dengan bagian Process Development. Trouble shooting dilakukan terhadap prosedur kerja, spesifikasi mesin dan material, serta lingkungan kerja.