ORGANISASI KANTOR YANG BAIK BAGI PERUSAHAAN

Transkripsi

1 ORGANISASI KANTOR YANG BAIK BAGI PERUSAHAAN Oleh: Erika Nur Rahman Program studi D3 Administrasi Bisnis POLITEKNIK NEGERI BANDUNG ABSTRACT Office organization is a container in which two persons or more has particulary thingking and same purpose to coorperate to achieve a goal. A company should have a good office organization because the organization gives responsibility to the employees. A company must have a suitable office organization with company. Typically corporate organizations covers ranging from the principles the organization, the organizational structure, centralization, decentralization, delegation, span of control, formalization, and departementalization. Each organization must have its own organizational culture that aims to reflect the hailmark of the organization it is very important for a company. Keywords : Organization, Office and Organizational structure. PENDAHULUAN Berbagai para ahli menekankan bahwa organisasi merupakan suatu wadah. Ada yang memandang organisasi sebagai suatu organisme yang dinamis. Organisasi sebagai suatu wadah adalah memandang organisasi dengan pendekatan secara struktural, sedangkan organisasi sebagai suatu organisme adalah memandang melalui pendekatan perilaku (behavior). Organisasi sebagai suatu wadah yaitu dengan melihat organisasi sebagai sesuatu yang statis seperti gambar yang terdapat dalam struktur organisasi. Ciri khas organisasi biasanya digambarkan dengan kotak-kotak yang menghubungkan antara kedudukan dan jabatan yang diduduki oleh seseorang. Organisasi juga digambarkan sebagai garis wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing orang. Organisasi juga dipandang sebagai fungsi dan alat pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2 Organisasi dapat didefinisikan sebagai kerjasama dari sekelompok orang yang membentuk system untuk mencapai suatu tujuan. Jadi di dalam organisasi itu pasti tedapat kerjasama, terdapat sekelompok orang atau lebih dan setiap organisasi pasti mempunyai tujuan yang ingin dicapai. Di dalam jurnal ini akan disampaikan beberapa pembahasan mengenai organisasi kantor yang dapat dijadikan sebagai pondasi untuk menjadi suatu perusahaan yang memiliki organisasi kantor yang baik. METODE PENULISAN Metode penulisan yang saya lakukan dalam jurnal ilmiah ini adalah dengan mencari berbagai reverensi dari berbagai sumber baik itu dalam buku ataupun dalam jurnal. Setelah saya mendapatkan beberapa sumber yang menurut saya cukup relavan dengan judul jurnal yang saya buat, lalu saya jadikan reverensi tersebut sebagai acuan dalam penulisan jurnal ilmiah ini. Apa itu Organisasi? PEMBAHASAN Organisasi menurut Robbins (2007: ) mengacu pada sistem makna bersama yang dianut oleh anggota-anggota yang membedakan organisasi itu dari organisasi lain. Schein (McAuley, et., al., 2007:12) menyatakan bahwa organisasi merupakan koordinasi yang bersifat rasional yang dilakukan oleh sejumlah orang demi mencapai sejumlah tujuan yang jelas, lewat pembagian kerja atau fungsi, dan lewat suatu hirarki otoritas dan pertanggungjawaban. Daft (2010:11) mendefinisikan organisasi sebagai entitas sosial yang diatur oleh tujuan, didesain secara sengaja berupa system aktivitas yang terstruktur dan terkoordinasi, dan berhubungan dengan lingkungan eksternalnya. Robbins and Mathew (2009:5) menyatakan bahwa organisasi merupakan entitas sosial yang dikoordinasikan secara sadar, dengan batasan-batasan yang relative dapat dikenali, yang berfungsi secara terus-menerus dengan dasarnya yaitu untuk mencapai suatu tujuan bersama atau seperangkat tujuan. Jones and Mathew (2009:1) menyatakan bahwa organissasi merupakan alat yang digunakan oleh orang dalam mengkoordinasikan tindakantindakan mereka guna memenuhi sesuatu yang mereka harapkan atau hargai, yaitu mencapai tujuan. Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa organisasi perkantoran merupakan suatu kolektivitas orang yang ada di lingkungan kantor, dimana aktivitas yang dilakukannya di desain secara sadar, terkoordinasi, serta diatur oleh para anggotanya dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Banyak fakta yang ada di lingkungan perkantoran, namun demikian, setidaknya terdapat lima buah fakta yang umum terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu:

3 1. Sumber Daya Manusia (SDM) Setiap organisasi perkantoran pasti mencangkup SDM yang terlibat dalam interaksi social, baik disebabkan oleh struktur formal atau informal 2. Struktur Interaksi dlam system sosisal itu tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan laporan, baik berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi. 3. Hubungan Timbal Balik Sebagai suatu system yang terbuka, setiap organisasi perkantoran mempunyai hubungan timbal balik baik dalam orrganisasi intern maupun ekstern. 4. Tujuan Individu Setiap orang dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu, sebagian daripadanya merupakan alasan tindakan mereka masing-masing mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya. 5. Tujuan Bersama Interaksi social yang terjadi dalam manajemen perkantoran, dapat membantu pencapaian tujuan bersama, walaupun mungkin berbeda, maupun berkaitan dengan tujuan-tujuan individu tersebut. Lima bagian dasar dari sebuah organisasi menurut Henry Mintzberg adalah: 1. The Operating Core Yang termasuk kedalam The Operating Core adalah para pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan prosuksi barang dan jasa. 2. The Strategic Apex Yang termasuk didalam bagian ini adalah manajer tingkat puncak (top management) 3. The Middle Line Yang termasuk di dalam bagian ini adalah para manajer yang menjembatani manajer tingkat atas dengan bagian operasional. 4. The Thecnostructure Yang termasuk dalam bagian ini adalah mereka yang diserahi tugas untuk menganalisa dan bertanggung jawab terhadap bentuk standarisasi dalam organisasi. 5. The Support Staff Yang termasuk disini adalah orang-orang yang memberi jasa pendukung tidak langsung terhadap organisasi (orang-orang yang mengisi unit staff) Di dalam oraganisasi kantor struktur organisasi merupakan salah satu hal yang dibutuhkan. Struktur organisasi menetapkan cara pembagian, pengelompokan, da pengorganisasian pekerjaan secara formal (Robbins, 2003:176). Gibson et., al.. (2006:7) menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan cetak biru yang

4 mengidentifikasikan bagaimana orang dan pekerjaan dikelompokkan bersama dalam suatu organisasi. Struktur digambarkan oleh suatu bagan organisasi. Enam elemen struktur organisasi yang menunjang keberhasilan organisasi menurut Robbins dan Judge (2007:478) terdiri dari spesialisasi pekerjaan, rantai komando, rentang kendali, sentralisasi dan desentralisasi, formalisasi, serta departementalisasi. Masing-masing elemen struktur organisasi tersebut diuraikan sebagai berikut: 1. Spesialisasi pekerjaan Spesialisasi pekerjaan atau pembagian pekerjaan berenaan dengan sejauh mana tugas organisasi diemban oleh pegawai. Hakikat spesialisasi pekerjaan maksudnya daripada pekerjaan dilakukan oleh satu orang namun menanganu banyak hal, lebih baik pekerjaan tersebut dipecah menjadi sejumlah pekerjaan yang spesifik, dimana pekerjaan spesifik tersebut diemban oleh seorang atau beberapa orang pegawai. Manajer dapat melakukan efisiensi melalui spesialisasi pekerjaan. Dengan spesialisasi pekerjaan, keterampilan pegawai akan meningkat, sebab pegawai melaksanakan pekerjaannya secara berulang. Dari sisi biaya pelatihan, maka pelatihan untuk spesialisasi pekerjaan jauh lebih efektif dan efisien. 2. Rantai Komando Rantai komando merupakan garis tidak putus dari rangkaian wewenang yang ada dalam suatu organisasi. Dalam konsep rantai komando, terdapat dua hal penting, yaitu wewenang dan kesatuan komando. a. Wewenang Wewenang mengacu pada kemampuan untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah tersebut dipatuhi oleh pegawai. Untuk mempermudah koordinasi, posisi manajer diberi tempat dalam rantai komando, dan tiap manajer memiliki derajat wewenang b. Kesatuan Komando Asas kesatuan komando membantu mengamankan konsep garis wewenang yang tidak terputuskan. Kesatuan ini menyatakan bahwa seorang pegawai seharusnya mempunyai satu pemimpin dan hanya kepada satu pemimpin dia bertanggung jawab langsung. Jika kesatuan komando ini putus, maka seorang pegawai akan menghadapi pemimpinnya secara langsung. 3. Rentang Kendali Rentang kendali merujuk pada jumlah orang yang secara langsung mempertanggung jawabkan pekerjaannya sesuai dengan tingkatan atau hierarki organisasi dimana ia bekerja. Berapa banyak bawahan dapat diarahkan secara efektif dan efisien oleh seorang manajer? Pertanyaan rentang kendali ini penting, karena sangat menentukan banyaknya tingkatan

5 manajer yang harus dimiliki organisasi. Bila disejajarkan, makin luas atau besar rentang organisasi digunakan, maka semakin efisien organisasi itu. 4. Sentralisasi dan Desentralisasi Berikut ini diuraikan tentang sentralisasi dan desentralisasi. a. Sentralisasi Istilah sentralisasi mengacu pada pengambilan keputusan yang terpusat pada suatu titik tertentu dalam organisasi. Konsep tersebut hanya mencangkup wewenang formal, yaitu hak-hak yang terkait dengan posisi pekerjaan. Lazimnya dikatakan bahwa jika menajemen puncak mengambil keputusan organisasi tanpa melibatkan pegawai di bawahnya, maka organisasi tersebut menganut system sentralisasi. b. Desentralisasi Organisasi yang ter desentralisasi akan jauh lebih cepat untuk memecahkan masalah, karena lebih banyak pegawai yang memberikan masukan bagi keputusan organisasi. Seiring dengan tuntutan perubahan, maka akhir-akhir ini menajemen membuat organisasi menjadi lebih fleksibel dan tanggap, dan cenderung kearah desentralisasi dalam pengambilan keputusan. Dalam organisasi besar, manajer lini pertama (first line manager) mempunyai pengetahuan yang lebih rinci mengenai masalah-masalah daripada manajer puncak (top management). 5. Formalisasi Formalisasi mengacu pada suatu tingkat dimana perkerjaan di dalam organisasi itu dilakukan. Selain itu juga dinyatakan bahwa formalisasi adalah derajat dimana organisasi menstandarkan perilaku melalui aturan, prosedur pelatihan dan mekanisme lain yang terkait. Jika suatu pekerjaan sangat diformalkan, maka pelaksana pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasaan yang minimum mengenai apa yang harus mereka kerjakan, kapan harus dikerjakan, dan bagaimana seharusnya mengerjakannya. Para pegawai melaksanakan pekerjaan dengan cara yang sama persis dan menghasilkan output yang sama. Formalisasi dapat meningkatkan efisiensi dan pemenuhan, tetapi dapat juga menimbulkan masalah. 6. Departementalisasi Rentang kendali, sentralisasi, dan formalisasi adalah elemen penting dalam stuktur organisasi, namun hampir semua orang berfikir tentang bagan organisasi apabila berdiskusi tentang struktur organisasi. Bagan organisasi tersebut disebut dengan departementalisasi. Suatu departementalisasi merupakan dasar yang dipakai dalam mengelompokkan pekerjaan, yaitu menspesifikasi bagaimana suatu pekerja dan aktivitasnya dikelompokkan. Departementalisasi merupakan strategi dasar untuk aktivitas koordinasi dalam organisasi karena departementalisasi mempengaruhi perilaku dengan cara: a. Departementalisasi memunculkan rantai komando, yaitu system supervisi

6 b. Departementalisasi akan memfokuskan orang-orang pada model mental atau cara berfikir yang umum, seperti melayani klien, pengembangan produk, atau mendukung keterampilan khusus c. Departementalisasi menciptakan koordinasi melalui komunikasi informal diantara subunit dan pegawai Ada lima tipe departementalisasi menurut McShane dan Glinow (2006, ) diantaranya adalah : 1. Struktur Organisasi Sederhana Hampir semua organisasi dimulai dari struktur organisasi sederhana. Dimana pekerjaannya hanya beberapa orang saja dan biasanya bidang usahanya hanya satu macam produk atau jasa. Hanya terdapat hierarki yang minimal, biasanya pekerja melapor kepada pemilik. Pekerja dikelompokan dalam peran yang luas, karena skala eknominya tidak cukup untuk menugasi mereka pada peran yang khusus. Struktur organisasi sederhana itu sifatnya fleksibel, biasanya mereka tergantung pada pemilik yang mensupervisi langsung pekerjaannya namun ada juga konsekuensi dari struktur ini yaitu struktur organisasi ini sangat sulit diterapkan pada organisasi yang sedang berkembang. Manajer/ Pemilik Tenaga Produksi Tenaga Gudang Tenaga Distribusi Tenaga Penjual Tenaga Collector Gambar Struktur Organisasi Sederhana Struktur Organisasi sederhana adalah struktur organisasi dimana terdapat seorang pemilik dan biasanya ada beberapa pegawai yang membantunya dengan pengaturan atas tugas, tanggung jawab, dan komunikasi yang bersifat sangat informal serta dapat dicapai melalui supervisi secara langsung. Semua keputusan dibuat dan diputuskan oleh pemilik atau ada suatu tim kecil dari pemilik juga dari rekanan. Dari organisasi yang sederhana ini menjelaskan bahwa aktivitas dari organisasi tersebut tidaklah besar, hanya terdapat sedikit kebutuhan untuk memformalkan peran, komunikasi dan prosedur. Perhatian strategis utama dari struktur organisasi sederhana ini adalah bertahan hidup, dan kemungkinan bahwa satu keputusan buruk dapat secara serius mengancam kesinambungan dari organisasi tersebut. Struktur organisasi sederhana memungkinkan juga mendapatkan respons yang sangat cepat

7 terhadap pergeseran produk atau pasar dan kemampuan untuk mengakomodasikan kebutuhan permintaan pelanggan yang unik tanpa menghadapi kesulitan besar dalam hal koordinasi. Struktur organisasi sederhana mendorong para pegawai untuk melakukan banyak tugas, dan struktur tersebut sangat efektif dalam bisnis yang melayani produk atau pasar lokal yang sederhana. Struktur organisasi sederhana sangat menuntut bagi para manager sekaligus pemilik. Struktur organisasi ini membutuhkan pemilik yang multitalenta dan cerdik juga membutuhkan pemilik yang mampu manangani segala hal yang bersangkutan dengan organisasi tersebut. 2. Struktur Organisasi Fungsional Struktur organisasi fungsional adalah sturktur organisasi dimana tugas, orang, dan teknologi sangat dibutuhkan untuk menjalankan bisnis yang dibagi menjadi group-group fungtional yang terpisah misalnya (seperti pemasaran, operasi dan keuangan) dengan prosedur yang semakin formal guna mengkoordinasikan dan mengintegrasikan aktivitas-aktivitasnya untuk menghasilkan produk dan jasa dari bisnis tersebut. Struktur orrganisasi ini memfokuskan dalam mengorganisasikan pekerja pada sekitar pengetahuan yang khusus atau sumber daya yang lain dimana seorang manajer mungkin mengorganisasikan beberapa divisi kedalam departemennya. Dalam hal ini departementalisasi fungsi dapat digunakan dalam semua jenis organisasi, hanya saja fungsinya akan berubah karena untuk mencerminkan sasaran dan kegiatan organisasi itu sendiri. Chief Executive Officer (CEO) Manajer produksi Manajer SDM Manajer Pemasaran Manajer Riset Manajer Akuntansi Lower- level managers, specialist, and operating personnel Struktur Organisasi Fungsional Struktur orgaisasi ini mendorong spesialisaasi dan meningkatkan identitas pekerja dengan profesinya. Struktur fungsional pada akhirnya akan menciptakan kumpulan orang berbakat secara umum dengan tipe melayani bagi setiap orang dalam suatu organisasi. Struktur organisasi seperti ini biasanya banyak terdapat dalam oraganisasi dengan fokus produk tunggal atau sempit dari yang telah mengalami keberhasilan dalam pasarnya, sehingga hasilnya menuju pada peningkatan penjualan dan peningkatan jumlah orang yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.

8 Membagi tugas-tugas ke dalam bidang-bidang fungsional yang khusus memungkinkan para pegawai organisasi untuk fokus terhadap satu aspek dari pekerjaan yang dijalani dan yang dibutuhkan. Hal ini juga dapat mengembangkan tingkat efisiensi yang tinggi. 3. Struktur Organisasi Divisional Struktur Organisasai Divisional adalah struktur organisi dimana sekelompok unit atau divisi yang relative otonom diatur oleh satu kantor pusat korporat, namun setiap divisi operasi memiliki spesialis fungsionalnya masingmasing yang menyediakan produk atau jasa yang berbeda dari divisi-divisi yang lainnya. Ketika suatu organisasi melakukan diversifikasi atas jajaran produk/lainnya, mencangkup wilayah geografis yang luas, menggunakan saluran-saluran pasar yang berkaitan atau mulai melayani kelompok pelanggan yang beragam. Struktur organisasi ini juga memungkinkan manajemen organisasi untuk mendelegasikan wewenang atas manajemen strategis dengan entitasentitas yang berbeda yaitu divisi. Struktur organisasi divisional dapat mempererat pengambilan sebagai suatu tanggapan terhadap lingkungan kompetitif yang bervariasi yang memungkinkan manajemen mampu berkonsentrasi pada keputusan strategis yang korporat. Sedangkan tiap-tiap divisi biasanya bertanggung jawab atas laba, sehingga memfasilitasi penilaian yang akurat atas laba ataupun rugi. Bentuk divisional adalah fondasi struktur karena dapat mengakomodasi pertumbuhan dengan mudah. Sehubungan dengan produk atau klien, dapat ditambahkan pada divisi yang telah ada dengan sedikit tambahan pembelajaran. 4. Struktur Organisasi Matriks Struktur organisasi matriks adalah struktur organisasi yang dimana personel fungsional dan staff ditugaskan ke suatu bidang fungsional dasar maupun ke seorang manajer proyek atau produk. Struktur organisasi seperti ini memiliki dua saluran wewenang dan tanggung jawab atas kinerja, evaluasi, dan kendali, yang salah satu tipenya di departementalisasikan menggunakan dua bentuk organisasi upaya untuk mendapatkan keuntungan bagi keduanya. Struktur rganisasi matriks biasanya mengoptimalkan pada sumber daya dan keahlian, membuat ini ideal untuk proyek organisasi yang didasarkan pada beban kerja yang berfluktuasi. Selain mempunyai keuntungan struktur organisasi ini diketahui memiliki masalah. Yang pertama yaitu meningkatkan konflik dan ambiguitas. Pekerja yang bekerja pada struktur organisasi ini memiliki dua pimpinan, dengan konsekuensi, ada dua prioritas yang biasanya tidak sejajar antara satu dengan yang lainnya. Yang kedua yaitu sering terjadi ketidak jelasan siapa yang memberikan persetujuan terhadap beberapa keputusan. 5. Struktur Organisasi Tim atau sering disebut juga Struktur Tim Struktur tim memilliki beberapa perbedaan ciri dibandingkan dengan bentuk organisasi yang lainnya. Karena didalam struktur tim terdapat self-

9 directed work teams (SDWTs). SDWTs meliputi satu pekerjaan yang saling berkaitan, dan tim tersebut memiliki otonomi substansial untuk mengeksekusi pekerjaan. Tim biasanya diorganisasikan berdasarkan proses pekerjaan, sepeti membuat suatu produk atau melayani sekelompok klien khusus. System hierarki tim bersifat rata (flat). Struktur organisasi tim cenderung tidak menghabiskan banyak biaya karena struktur ini menggantungkan pada hierari formal. Tim lintas berfungsi memperbaiki komunikasi dan kerjasama lintas batas tradisional dan struktur ini berpotensial mengambil lebih banyak waktu untuk berkoordinasi pada tahap awal pengembangan organisasi. Apa yang dimaksud dengan Desain Organisasi? Desain organisasi adalah proses penentuan keputusan untuk memilih alternative kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen. Dengan demikian keputusan atau suatu tindakan yang dipilih akan menghasilkan sebuah struktur organisasi (Ivancevich 2008). Secara garis besar terdapat lima macam desain organisasi diantaranya yaitu struktur sederhana, birokrasi mesin, birokrasi professional, struktur divisional dan adhocrazy. Yang pertama adalah struktur sederhana. Desain organisasi struktur sederhana didominasi oleh strategic apex dan memiliki tingkat sentraslisasi yang sangat tinggi dalam melakukan kontrol. Struktur sederhana ini bersifat simple tetapi penggunaannya terbatas. Seperti pada organisasi yang ukurannya kecil, desain organisasi ini memiliki kelemahan yaitu tidak dapat dignakan dalam organisasi yang kompleks, dapat beresiko terjadinya kepemimpinan yang tersentralisasi serta bergantung pada satu figur saja. Kedua adalah birokrasi mesin. Desain organisasi birokrasi mesin didominasi oleh technostructure dan kontrol yang dilakukan melalui standarisasi. Struktur tipe ini mampu menampilkan aktivitas yang terstandarisasi dengan tindakan yang juga efisien. Struktur tipe ini juga efektif digunakan pada organisasi yang menggunakan teknologi mesin dalam melaksanakan kegiatannya sehingga lingkungannya simpel dan stabil. Desain organisasi seperti ini dapat juga digunakan pada organisasi besar. Yang ketiga adalah birokrasi professional. Birokrasi professional memiliki konsep dan kunci yaitu dengan mengkombinasikan standarisasi dan desentralisasi. Operating core mendominasi desain organisasi ini karena dalam hal ini mereka memiliki keahlian kritis yang diperlukan organisasi, dan mereka memiliki otonomi untuk menerapkan keahlian mereka, sehingga konsep dan kunci desain ini dapat terlaksana. Kelebihan yang dimiliki oleh desain struktur ini adalah dapat menampilkan tugas secara terspesialisasi dan efisien. Struktur ini biasanya dipakai di organisasiorganisasi besar dengan lingkungan yang cukup kompleks dan juga stabil, menggunakan teknologi rutin yang berinternalisasi melalui profesionalisme.

10 Keempat adalah struktur divisional. Desain organisasi struktur divisional didominasi oleh manajer tingkat menengah. Struktur ini terdiri dari kesatuan dari unitunit yang memiliki otonomi tinggi dan masing-masingunut birokrasi mesin dikoordinasi oleh masing-masing divisi (manajer tingkat menengah). Kepala divisi disini bertanggung jawab secara penuh terhadap produk dan jasa. Tipe seperti ini sangat cocok untuk digunakan dalam organisasi yang melaksanakan diversifikasi produk dan jasa secara penuh. Tipe ini juga cocok digunakan dalam organisasi yang melaksanakan diversifikasi produk dan pasar yang beraneka ragam. Lingkungan yang simpel dan stabil merupakan lingkungan yang cocok untuk tipe ini. Yang terakhir adalah adhocrazy. Desain organisasi adhocrazy bersifat sangat fleksibel, strandarisasinya rendah, dan sangat terdesentralisasi. Hierarkinya rendah tetapi dibagian departementalisasinya sanggat tinggi. Desain struktur jenis ini hamper sama dengan birokrasi-birokrasi professional, karena keduanya memperkerjakan orang-orang yang professional. Struktur ini menggunakan teknologi non-rutin dan cocok untuk organisasi dengan lingkungan yang sering berubah dan meiliki resiko yang tinggi. Kekuasaan pada struktur ini tidak berdasarkan posisi yang sekarang melainkan berdasarkan keahlian yang dimiliki. Apa Itu Budaya Organisasi? Budaya organisasi merupakan system nilai yang dikembangkan dan berlaku dalam sebuah organisasi dan juga menjadikan ciri khas sebuah organisasi. Hal tersebut sesuai dengan pendapat Robbins dan Judge (2007:511) yang enyatakan bahwa budaya organisasi merupakan system berbagai nilai yang dilakukan oleh para anggota organisasi sehingga membedakan organisasi tersebut dengan organisasi lain. Sedangkan McShane dan Von Glinow (2008:460) menyatakan bahwa budaya organisasi merupakan pola dasar dari nilai dan asumsi suatu organisasi yang mengarahkan pegawai dalam organisasi untuk berfikir dan bertindak terhadap masalah dan kesempatan. Dalam hal ini, budaya dalam organisasi kantor adalah budaya kantor yang hidup dan berkembang di lingkungan kantor yang menjadi ciri khas keberadaan kantor. Fungsi budaya organisasi kantor yaitu: 1. Pengikat Organisasi Budaya organisasi berfungsi sebagai pengikat seluruh komponen organisasi terutama pada saat organisasi menghadapi guncangan, baik dari dalam maupun dari luar akibatnya terdapat perubahan. Budaya organisasi kantor merupakan pengikat bagi seluruh komponen yang ada di lingkungan kantor untuk mencapai tujuan bersama. 2. Integrator Budaya organisasi merupakan alat untuk menyatukan keberagaman sifat, karakter, bakat dan kemampuan yang ada di dalam organisasi. Segala bentuk

11 perbedaan di lingkungan kantor merupakan sumber daya yang perlu didayagunakan, sehingga tujuan kantor dapat dicapai dengan optimal. 3. Identitas Organisasi. Budaya organisasi merupakan salah satu identitas organisasi seperti logo organisasi yang memiliki lambang tersendiri. Dalam hal ini, maka identitas yang ada di lingkungan kantor mengidentifikasikan kinerja yang ada dalam organisasi tersebut. Kualitas kantor slah satunya ditentukan oleh budaya organisasi kantor yang berlaku. 6. Motivator Budaya organisasi merupakan pemberi semangat bagi para anggota organisasi yang kuat akan menjadi motivator yang kuat juga bagi para anggotanya. Dengan demikian, budaya organisasi kantor merupakan slah satu sumber motivasi bagi para pegawai yang ada di lingkungan kantor. 7. Pedoman gaya kepemimpinan Seiring dengan adanya perubahan mau itu disengaja ataupun tidak disengaja akan membawa pandangan baru tentang kepemimpinan. Pmpinan dapat dikatakan berhasil apabila mampu membawa anggota organisasinya keluar dari krisis akibat perubahan yang terjadi. Gaya kepemimpinan di lingkungan kantor akan mempengaruhi juga pada kinerja kantor secara keseluruhan. 8. Meningkatan Nilai Salah satu dari fungsi organisasi adalah untuk meningkatkan nilai dari stakeholder-nya yaitu anggota organisasi, pelaanggan, pemasok, dan juga pihak-pihak yang berhubungan dengan organisasi. Budaya organisasi kantor yagn positif akan meningkatkan kinerja organisasi secara berkesinambungan. KESIMPULAN Dalam suatu organisasi organisasi perkantoran merupakan hal yang sangat perlu diperhatikan karena suatu perusahaan harus memiliki prinsip organisasi yang baik, bagan/struktur organi yang cocok untuk organisasi tersebut. Organisasi perkantoran merupakan suatu kolektivitas orang yang ada di lingkungan kantor, dimana aktivitas yang dilakukannya didesain secara sadar, terkoordinasi, serta diatur oleh para anggotanya dalam rangka mencapai suatu tujuan tertentu. Pendekatan dalam efektivitas organisasi, yaitu pendekatan pencapaian tujuan (goal attainment approach), pendekatan system, pendekatan konstituensi strategis dan pendekatan nilai-nilai bersaing. Lima buah fakta yagn umum terdapat dan berlangsung dalam organisasi perkantoran yaitu sumber daya manusia (SDM), struktur, hubungan timbal balik, tujuan individu dan tujuan bersama. Struktur organisasi menetapkan cara pembagian, pengelompokan, dan pengorganisasian pekerjaan secara formal. Enam elemen struktur organisasi yang menunjang keberhasilan organisasi terdiri dari spesialisasi pekerjaan, rantai komando, formalisasi, serta departementalisasi. Lima tipe departementalisasi organisasi adalah

12 struktur organisasi sederhana. Struktur organisasi fungsional, struktur organisasi divisional, struktur organisasi matriks, dan struktur organisasi tim/struktur tim. Desain organisasi merupakan proses penentuan keputusan untuk memilih alternative kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan department. Dengan demikian, keputusan atau tindakan-tindakan yang dipilih ini akan menghasilkan sebuah struktur organisasi. Setiap organisasi pasti memiliki budayanya tersendiri. Budaya dalam organisasi ini akan menunjukan bagaimana ciri khas dari organisasi tersebut. REFERENSI Anies, S. Basmalah. (2004). Perilaku Organisasi: Memahami Dan Mengelola Aspek Humaniora Dalam Organisasi. Depok: Usaha Kami. Priansa, Donni Juni. Garnida, Agus. (2013) Manajemen Perkantoran: Efektif, Efisien, dan Profesional. Bandung: Alfabeta. Chrisyanti, Irra. (2011). Manajemen Perkantoran. Jakarta: PT Prestasi Pustakaraya Nuraida, Ida. (2008). Manajemen Adminitrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius Darmawan, D. (2013). Prinsip-prinsio Perilaku Organisasi. Surbaya: Pena Semesta. Chaniago, H. (2013). Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: CV. Akbar Limas Perkasa. Makmur. (2016). Konseptual & Kontekstual Administrasi & Organisasi terhadap kebijakan Publik. Bandung: Refika Aditama Zainal, Veithzal Rival. (2016). Manajemen Kinerja Untuk Perusahaan & Organisasi Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE Yogyakarta. Bagia, I Wayan. (2016). Perilaku Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Torang, Syamsir. (2013). Organisasi & Manajemen: Perilaku, Struktur, Budaya & Perubahan Organisasi. Bandung: Alfabeta. Chyntia D.Scott Dennis T. (2010). Visi, Nilai Dan Misi Organisasi. Jakarta: Penerbit Indeks. Rasto. (2015). Manajemen Perkantoran: Paradigma Baru. Bandung: Alfabeta. Woods, Ciara. (2010). Sukses Di Kantor. Jakarta: Erlangga. Laksmi. (2015). Manajemen Perkantoran Modern. Depok: Rajagrafindo Persada.

13