LEMBAR DISPOSISI I CATATAN DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN KEHUMASAN PROVINSI DKI JAKARTA ~!9~~~1: ~= Diteruskan / kepada :

Transkripsi

1 m Indek:... UPT Kode LEMBAR DISPOSISI I CATATAN DINAS KOMUNIKASI, INFORMATIKA DAN KEHUMASAN PROVINSI DKI JAKARTA Tanggal Masuk :.t?/f?yj>.4?.i'!..:. :.1~ 1~1. Hal/isi Ringkas Tgl./Nomor Surat Asa I ~!9~~~1: ~=...'foii' /'" j: :;O ~ : ". ::~p.f.)~~:~!~~:::~:::::::::::::::::::::::::::::::: Instruksi / Informasi : Diteruskan / kepada : ~ 'QfJ ~~ ~ ~~ ~::r~r(' ~, \~& /"" 1. Sekretaris 2. Kabid Media Massa 3. Kabid Informasi Publik 4. Kabid SIM 5. Kabid Infrastruktur Perangkat Lunak 6. Kabid Infrastruktur Perangkat Keras 7. Kabid POSTEL Sesudah digunakan harap segera dikembalikan Kepada: Coret yang tidak perlu. ~,----

2 - - -gj, KARTU KENDALl No. Urul Indek f Kode Tgl@/M: Dar; I Kepada.) I Perihal I lsi ringkas. ( Tgl. Srt. Pengolah No. Srt.: i ~ i / ) Diteruskan Lampiran: Disimpan Keterangan :.) Corel yang tidak perlu Lambar kesatu

3 JAVA w~ RAVA PEMERINTAH PROVINSIDAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA DINAS KOMUNIKASIINFORMATIKA DAN KEHUMASAN Jln. Medan Merdek<:l Seiatan 8-9 Blok G Lt. XIII Telp. (021) , , , , , Fax. (021) JAKARTA LAPORAN RAPAT Nomor: 1''[ I -Dr Kepada Yth. Oari Sifat Lampiran Perihal Kepala Oinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan Provinsi OKI Jakarta Kepala UPT Jakarta Smart City Biasa 5 (lima) lembar Rapat Persiapan Penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015 Sehubungan dengan undangan rapat nomor 1216/072.1 dari Kepala Biro KOH dan KLN Selda Provinsi OKI Jakarta mengenai rapat koordinasi penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015, dengan ini disampaikan beberapa hal sebagai berikut: 1. Acara dilakukan pada hari Jumat. 7 Agustus 2015 pukul di Ruang Rapat Bagian Kerjasama Luar Negeri. 810k G Lt. 23 (P). Rapat dihadiri oleh unsur Protokol dan Konsuler I<ementerian Luar Negeri RI, Oinns Kominfomas Bidang Kehumasan, unsur UPT Jakarta Smart City, unsur Oinas Penataan Kota, dan unsur Biro Penataan Kota dan Lingkungan Hidup. Rapat dipimpin oleh Ibu Sinta, Kepala Bagian Kerjasama Luar Negeri. 2. Pembahasan: a. Diplomatic Corps Gathering merupakan acara yang dilakukan setiap tahun, yang memiliki maksud untuk mempererat hubungan diplomatik antar masing-masing perwakilan negara asing yang ada di Jakarta dengan Pemerintah Provinsi OKI ~ Jakarta.,/ b. Acara akan dilaksanakan pada hari Rabu, 1!Vieptember 2015 di Ballroom (Imam Bonjol & Thamrin Room) Hotel Mandarin--6riental Jakarta. Oirencanakan waktu pelaksanaan dimulai dari pukul s.d WIB. c. Para peserta gathering adalah Perwakilan Negara Asing di Jakarta, para SKPO Pemprov OKI Jakarta dan instansi Pernerintah Pusat. Pakaian yang digunakan untuk acara gathering ini adalah batik --- lengan panjang. d. Diplomatic Corps Gathering 2015 berbeda dengan gathering sebelumnya. Gathering tahun ini akan ditampilkan paparan daii BPTSP dan UPT Jakarta Srnart City..,--_ e. BPTSP dan UPT Jakarta Smart City diberikan waktu masing-masing sekitar 2Q-- menit. Karena waktu yang cukup singkat rnaka paparan yang akan ditarnpilklfn hanya yang berkaitan dengan Kedutaan Besar seperti pelayanan keamanan, CCTV, pengaduan, titik zonasi, dan lain sebagainya. f. Beberapa yang perlu disiapkan dari UPT Jakarta Smar~alah bahan paparan dalam Bahasa IniJ9.Ds dan video Jakarta Srnart ~ahan paparan dan video tersebut diharapkan sudah dapat diserahkan kepada Biro KOH & KLN selambatlambatnya 2 minggu sebelum acara berlangsung (Rabu, 2~ber 2015). ~~ly'...;.--- ~~#-(Il- (j),.,j.<;tj1'" 1;_' rnm"1iu\1 ("I.~n L ll/_ 1$07-

4 3. Saran staff : UPT Jakarta Smart City akan segera mengirimkan paparan dan video yang diperlukan kepada Biro KOH dan KLN. Bapak. Oemikian laporan ini disampaikan. Mohon arahan dan petunjuk lebih lanjut dari :; Agustus 2015 Kepala UPT Jakarta Smart City Oinas Komunikasi Informatika dan Kehumasan Provinsi OKI Jakarta ~. se~ NIP

5 -,;... LEMBAR DISPOSISI / CATATAN.!.~(l!mmm ~':,':"$j~k6~/~~ Perihal/ lsi ringkas \,b)~!l111!1 ~!J.\\~~.t,.. 7 ijj~ 5.b: ~.~~...t~;3~~ ~.; ff.~.t;.:..f:.l:c'-'.:..e.~ t.t'.tt t..f.r..-r.\..~~.\. q Ct..:.~??.c...:U. Tgl. I No. Sural : >.:: kjft.. ~~/'f.:\!..~l"':.~..\..:. A s a I :.J?'c:o.'tP.tl..t.... 'f.:~ij :. I Instruksi / Informasi * Diteruskan / kepada : Jh.Jir I 1. /\...; ~ )~%js 2. ~rn ",L r~,j?h ~k;j., ' 3. /<T.o' It tr1 g htl btl,t, f Irm~ltl rya~ I 4.,J--%/s' I 5. I 6. Sesudah digunakan harap segera dikembatikan Kepada:... Coret yang tidak perlu,, ; ~.'

6 " m, LEMBAR DISPOSISI / CATATAN DINAS KOMUNlKASI, INFORMATIKA DAN KEHUMASAN PROVINSI DKI JAKARl:<\ lndek' ~ro..... Kode Tanggal Ma'1UK : grdo l~,l,5.,:"""",,,,,, j~3>., ",,,.,,',,,,,,,.,,...,,.,..,.,.,, ',..,,,, Hal/isi Ringkas TglJNomor Sural As a I :~::: 0f :J~\:~ZJ~t~lt~:t.~::..., '~' 'A;'tt'~ i-b i~)i'~i0/o,:;i:f"",,"",,,.,,," "" '" ",.", '" '" : 'e;.';;;yfqji:r"~ ''f':l/'i":"" 1-..",.",..",.".".,,,.'.,,'.,,,'.,,,,,,. f7 :.l. Instruksi Iinformasi : Diteruskan I kepada : w(i 1, Kabid Media Massa 3, I<abid Informasi Publik 4, I<abid SIM 5, Kabid Infrastrul<tur Perangkat Lunak 6. Kabid Infrastruktur Perangkal Keras 7, Kabid POSTEL Sesudah digunakan harap segera dikembalikan Kepada: Corel yang lidak perlu 1

7

8 ul 'JAYA RAYA - ~- PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA SEKRETARIAT DAERAH BIRO KEPALA DAERAH DAN KERJASAMA LUAR NEGERI JL. Medan Merdeka Selatan 8-9 Telp ;, Fax , JAKARTA Kode Pos : , Agustus 2015 Nomor Sifat Lampiran Hal t' / Q7J.. 'I : Penting :,Undangan Rapal Koordinasi Penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering C) Oireklur Fasililas Diplomatik, Oirjen. Prolokol dan Konsuler, Kemenlerian Luar Negeri RI Direktur Protokol, Dirjen. Protokol dan Konsuh~r, Kementerian Luar Negeri RI Kepala Badan Pelayanan Terpadu Salu Pintu Provinsi OKI Jakarta Kepala Dinas Komunikasi, Informalika dan Kehumasari Provinsi DKI Jakarta Kepala Dinas Penataan Kola Provinsi DKI Jakarta. Kepala Dinas Pelayanan Pajak Provinsi DKI Jakarta Kepala Biro Penataan Kota dan Lingkungan Hidup Selda Provinsi OKI Jakarta di Jakarta Sehubungan dengan rencana penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015, dengan ini saya mengharapkan kehadiran Saudara dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada Tanggal Jumal. 7 Aguslus 2015 Waklu Tempal S.d. selesai Ruang Rapal Bagian KLN, Biro KDH & KLN, Blok G Lanlai 23 (P). Balai Kota Jakarta, Jalan Medan Merdeka Selatan No.8-9. Jakarta Pusat Agenda Rapal Persiapan Penyelenggaraan Diplomatic Corps Gathering 2015, membahas mengenai materi acara. Mengingal penlingnya pertemuan'ini, diharapkan kehadiran Bapak/lbu lepal waktu. Demikian saya sampail<an, atas perhalian dan kehadiran Bapakllbu saya ucapkan lerima kasih. Kepala Biro KOH d~;~~jasama Luar Negeri Selda prol,~ki Jakarta,. -. MuhamadMawardi NIP '');\''

9 ,.. Pointers by Biro KDH& Kerjasama Luar Negeri I Diplomatic Corps Service Sub-Division POINTERS KOORDINASI DENGAN KEMLU RI DAN SKPD TERKAIT MENGENAI RENCANA PENYELENGGARAAN "DIPLOMATIC CORPS GATHERING 2015", 1. Biro KDH dan KLN Setda Provinsi DKI Jakarta merencanakan menyelenggarakan "Diplomatic Corps Gathering 2015" dalam upaya untuk mensosialisasikan pelayanan-pelayanan yang dapat diberikan oleh Pemprov. DKI Jakarta sesuai ketentuan yang ada serta penerapan asas resiprositas. 2. Maksud penyelenggaraan kegiatan ini, adalah untuk mempererat hubungan diplomatik antar masing-masing perwakilan negara asing yang ada di Jakarta dengan Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. 3.. Tujuan kegiatan ini adalah: Memelihara hubungan kerjasama antara Pemprov. DKI Jakarta dengan negara lain dalam rangka menunjang kerjasama sister city dan kerjasama luar negeri yang telah dimiliki oleh Pemerintah Provinsi DKI Jakarta. Memelihara dan mendukung hubungan bilateral Indonesia 'dengan negara-negara lain sesuai dengan politik luar negeri yang dianut oleh Indonesia. Mendapatkan informasi yang menyeluruh mengenai bentuk pelayanan yang dapat diberikan oleh Pemprov. DKI Jakarta kepada para perwakilan negara asing sesuai asas resiprositas dan rekomendasi dari Kementerian Luar Negeri RI. 4. Tanggal Pelaksanaan hari Rabu, 1..l>eptember 2015 di Ballroom (Imam Bonjol & Thamrin Room) Hotel Mandarin Oriental Jakarta. Direncanakan waktu pelaksanaan dimulai dari pukul s.d WIB. Para peserta gathering adalah Perwakilan Negara Asing di Jakarta, para SKPD Pemprov DKI Jakarta dan instansi Pemerintah Pusat. 5. Bagian Kerjasama Luar Negeri telah membuat Nota Dinas kepada Bapak Gubernur Provinsi DKI Jakarta guna melaporkan rencana kegiatan Diplomatic Corps Gathering sekaligus menjadwalkan kehadiran Bapak Gubernur dalam acara ini. Terhadap hal-hal tersebut, telah diperoleh persetujuan dari Bapak Gubernur. 6. Agenda Rapat: a. Menginformasikan kepada peserta rapat mengenai rencana pelaksanaan acara: rundown acara, para undangan dan narasumber, dan hal teknis terkait lainnya. Diharapkan peserta rapat dapat memberikan masukan mengenai materi yang sebaiknya dipaparkan dalam kegiatan gathering serta hal-hal lainnya guna kelancaran dan kesuksesan pelaksanaan kegiatan. b. Sebagai Narasumber, direncanakan akan mengundang perwakilan dari Badan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (Materi: Jenis Pe!ayanan yang dapat diberikan o!eh Pemprov OK! Jakarta kepada Perwakifan Negara Asing di Jakarta) dan perwakilan dari Dinas Komunikasi, Informatika dan Kehumasan (Materi: Smart City, apfikasi untuk merigetahui mengenai zonasi, dll.). Diharapkan Dinas-dinas dan Biro terkait lainnya dapat mendampingi untuk mengantisipasi pertanyaan yang muncul saai diskusi berlangsung. c. Materi Paparan akan diberikan dalam bentuk files dalam CD, yang akan dibagikan di akhir acara. sehingga tidak ada materi yang di-print (paperless)'. Diharapkan Dinas-dinas dan Biro terkait dapat menyediakan materi paparan bahasa Inggris dalam bentuk soft copy, paling lambat 2 (dua) minggu sebelum hari pelaksanaan acara.

10 ,. Pointers by Biro KDH & Kerjasama Luar Negeri I Diplomatic Corps Service Sub-Division TENTATIF ACARA DIPLOMATIC CORPS GATHERING selesai Registrasi Peserta Diplomatic Corps Gathering (Peserta dipersilahkan mencicipi Welcome Snack, Coffee & Tea) Pembukaan oleh MC. Speech oleh Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler, Kemlu RI Speech oleh Ketua Para Duta Besar di Jakarta (Dean of Ambassador) Opening Speech oleh Bapak Gubernur Provinsi OKI Jakarta (atau Bapak Deputi Gubernur bidang Industri, Perdagangan dan Transportasi) Penyerahan Cinderamata dari Bapak Gubernur kepada Dirjen. Protokol dan Konsuler Kemlu RI serta Ketua Para Duta Besar di Jakarta. MC menyerahkan acara diskusi kepada Moderator. Moderator memperkenalkan para Narasumber dan mempersilahkan Narasumber pertama untuk memaparkan materi presentasi. Paparan oleh Narasumber pertama. Papa ran oleh Narasumber kedua. Diskusi Tanya Jawab Closing Diskusi oleh Moderator. MC mengambil alih. Penutupan oleh MC sekaligus mempersilahkan Peserta untuk menikmati Jamuan Santap Siang. Hiburan-Tarian Tradisionallnteraktif.