BAB 2 LANDASAN TEORI. 2.1 Pengertian Data, Informasi, Sistem, Sistem Informasi

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Data, Informasi, Sistem, Sistem Informasi Pengertian Data Data adalah kata majemuk dari datum. 1. Data terdiri dari kumpulan karekter numeric atau alpha numerik atau kombinasi antara numerik, alphanumeric dan special symbol yang memberikan arti tertentu. Contoh: Agus Eko A/2 Kumpulan numerik memberikan arti nomor registrasi mahasiswa. Kumpulan alphanumerik AGUS memberikan arti sebuah nama. Kombinasi Eko-164 berarti kode mata kuliah Pengantar Aplikasi Koputer. A/2 berarti kelas A semester Data merupakan fakta, dokumen atau surat surat keterangan yang dapat diperoleh dari sumber aslinya. Misalnya, Kartu Tanda Penduduk (KTP) dari mahasiswa terdiri dari elemen-elemen No. KTP, Nama Lengkap, Jenis

2 Kelamin, Tempat/Tgl Lahir, Status, Pekerjaan, Alamat, RT/RW, Kelurahan, Kecamatan. 3. Data tidak dapat langsung dipakai untuk pengambilan keputusan. Data dapat dimanfaatkan setelah computer mengolahnya menjadi informasi. Jadi data merupakan bahan mentah yang dapat dijadikan data input bila memenuhi beberapa kriteria pengolahan data, misalnya fotokopi KTP harus dapat terbaca (Drs. Harry Waluya, 1997) Sususnan Data Secara Hierarki waluyo (1997, hal: 13) komputer dapat menyimpan data, bila data dapat diperinci dan tersusun secara hierarki, sebagai berikut: 1. Bit Bit merupakan singkatan dari angka binary yang terdiri dari 2 simbol yaitu 1 atau Byte Byte, angka binary dalam system komputer tidak cukup untuk pengolahan data bisnis. Dalam sistem komputer, satu karakter disebut suatu byte. 3. Character Character disebut juga byte yang terdiri dari simbol numerik, alphanumeric atau special symbol. 4. Field Field merupakan kumpulan dari satu karakte atau beberapa karakter yang diperoleh melalui pemasukan data input,

3 5. Record Record merupakan kumpulan dari field yang diperoleh dari perekaman data. 6. File File merupakan kumpulan dari record. 7. Database Database merupakan kumpulan dari file file. 8. Informasi Informasi berasal dari database yang diolah Pengertian Informasi Al- Bahra bin Ladjamudin (2005, hal: 8) menyatakan Gordon. B. Davis (1985) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti dan berguna bagi para penerimanya untuk mengambil keputusan masa kini maupun masa akan datangm dan Raymond McLeo (1995) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi penerimanya. Sumber informasi adalah data informasi diperoleh setelah data data mentah diproses atau diolah. Menyatakan Jhon Burch dan Gary Grudnitski, agar informasi dihasilkan lebih berharga, maka informasi harus memenuhi criteria sebagai berikut: 1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan 2. Informasi harus relevan, benar benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan

4 3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan. Kegunaan informasi untuk mengurangi ketidak pastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatau keadaan. Informasi digunakan tidak hanya oleh satu orang pihak di dalam organisasi Siklus Informasi Al- Bahra bin Ladjamudin (2005, hal: 11) menyatakan untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Siklus informasi atau siklus pengolahan data adalah sebagai berikut: Gambar 2.1 Siklus Pengolahan Data Pengertian Sistem Al- Bahra bin Ladjamudin (2005, hal: 2) menyatakan dalam mendefenisikan sistem terdapat dua kelompok pendekatan sistem, yaitu sistem yang lebih menemukan pada

5 prosedur dan elemenya. Prosedur didefinisikan sebagai suatu urut urutan yang tepat dari tahapan- tahapan instruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya (Gerald, 1991). Penganut pendekatan elemen adalah (Davis, 1985) yang mendefinisikan sistem sebagaibsuatu komponen atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung, satu sama lain dan terpadu. McLeod berpendapat, sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur didefinisikan bahwa sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertendu ( Gerald. J. 1991). jadi secara garis besar sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya Pengertian Sistem Informasi Al- Bahra bin Ladjamudin (2005, hal: 13) menyatakan sistem informasi dapat didefinisikan sebagai berikut: 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

6 2. Sekumpulan prosedur oganisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan / atau untuk mengendalikan organisasi. 3. Suatu sistem didalam suatu organisasi atau perusahaan merupakan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegatan strategi dengan laporan laporan yang diperlukan Manfaat Sistem Informasi Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka Al Bahra bin Ladjamudin (2005) Pemakai Sistem Informasi Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam suatu perusahaan dalam berbagai jenis. Anggota perusahaan/organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung jawab atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan.

7 Komponen Sistem Informasi Terdapat lima komponen yang dapat diklasifikasikan sebagai berikut. 1. Hardware dan Software yang berfungsi sebagai mesin. 2. People dan Procedure yang merupakan manusia dan tatacara menggunkan mesin. 3. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatau proses pengolahan data. Gambar 2.2 Lima komponen sistem informasi Kegiatan Sistem Informasi 1. Input Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan datauntuk diproses. 2. Proses Mengambarkan bagimanasuatu data diproses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. 3. Output

8 Suatau kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersesbut. 4. Penyimpanan Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data 5. Control Suatau aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersesbut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. 2.2 Sistem Database Waljiyanto (2003, hal: 2) menyatakan perkembangan teknologi pengelolaan basis data mempunyai pengaruh besar terhadap perkembangan penggunaan komputaer. Sebagai contoh, pemakaian teknologi basis data dalam pengelolaan data yang berjumlah besar untuk keperluan bisnis, keteknikan, pendidikan, kesehatan, hukum, perpustakaan,, dan lain sebagainya, akan sangat efisien bila komputer digunakan. Basis data dapat diartikan sebagai kumpulan data tentang suatu benda atau kejadian yang saling berhubungan satu sama lainnya. Sedangkan data merupakan fakta yang mewakili suatu objek seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang dapat dicatat dan mempunyi arti yang implisit. Pengertian basis data tersebut di atas masih sangat umum. Dalam praktek, penggunaan istilah basis data Elmasri R. (1994) lebih dibatasi pada arti implisist yang khusus, yaitu:

9 1. Basis data merupakan penyajian suatau aspek dari dunia nyata. Misalnya basis data perbankan, perpustakaan, pertanahan, perpajakan,dan sebagainya. 2. Basis data merupakan kumpulan data dari berbagai sumber yang secara logika mempunya arti implisit sehingga data yang terkumpul secara acak dan tanpa mempunyai arti, tidak dapat disebut basis data. 3. Basis data perlu dirancang, dibangun, dan data dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat digunakan oleh beberapa pemakai dan beberapa aplikasi yang sesuai dengan kepentingan pemakai. Dari batasan tersebut, dapat dikatakan bahwa basis data mempunyai berbagai sumber data dalam pengumpulan data, bervariasi derajad interaksi kejadiandari dunia nyata, dirancang dan dibangun agar dapat digunakan oleh beberapa pemakai untuk berbagai kepentingan. Pengelolaan basis data dapat dilakukan secara manual ataupun komputer. Basis data berbasis komputer dapat dikelola baik oleh sekumpulan program aplikasi untuk kepentingan atau oleh sistem manajemen basis data. Suatu hal yang perlu diperhatikan dalam penyimpanan data pada basis data adalah hindarkan adanya data yang rangkap. Di dalam pelaksanaa penyusunanbasis data dengan komputer tidaklah harus menggunakan SMBD ( Sistem Manajemen Basis Data) yang bersifat unruk tujuan umum seperti halnya SMBD yang banyak ditawarkan di pasaran.

10 Fungsi pengelolaan basis data baik itu menggunaan SMBD yang sudah tersedia di pasaran atau menggunakan SMBD yang dibuat sendiri bertujuan untuk dapat memanipulasi data dari basis data sehingga diperoleh infomasi sesuai dengan yang diinginkan. Gabungan antara basis data dan perangkat lunak SMBD termasuk di dalamnya program aplikasi yang dibuat dan bekerja dalam satu sistem, selanjutnya disebut Sistem Basis data seperti yang dilukiskan gambar di bawah ini. Gambar 2.3 Konsep Sistem Database Pengenalan Microsoft Access Yuliana (2007, hal: 5) menyatakan Microsoft Access adalah salah satu aplikasi Microsoft Office Suite. Access diciptakan untuk membuat dan menangani suatu database. Berikut ini adalah gambar dari elemen elemen dari microsoft access.

11 Gabungan file file yang mempunyai bubungan relasional antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bengunan data. Jika file tidak dapat dipadukan atau dihubungkan dengan file lainnya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari satu database, dan file tersebut dapat membentuk satu database tersendiri. Gambar 2.4 Contoh Database Yang Mempunyai Hubungan Dalam merancang sebuah database banyak komponen yang harus dipahami agar perancangan tersebut tidak mengalami kesulitan. Ada beberapa pengertian komponen yang tidak terlepas dari setiap pengolahan database yaitu: 1. Entitas Poltak (2011, hal: 274) menyatakan entitas adalah orang, tempat kejadian atau konsep yang informasinya disimpan. Pada bidang penggajian, karyawan, jabatan. 2. Atrubut Poltak (2011, hal: 274) menyatakan setiap entity mempunyai atribute atau sebutan untuk mewakili suatu entity. Seorang jabatan bisa dilihat

12 atributnya, misalnya id_jabatan, jabatan, gapok. Atribut disebut sebagai elemen dta field, data item. Gambar 2.5 Contoh Atribut Yang Ada Pada Entity Penggajian 3. Data value Poltak (2011, hal: 275) menyatakan data value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribut. Atribut nama barang menunjukkan tempat dimana informasi nama barang disimpan sedang data value adalah contoh: Marketing, MK1. Gambar 2.6 Contoh Penggunaan Data Value 4. Record Poltak (2011, hal: 275) menyatakan Kumpulan elemen- elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi lihat gambar di bawah ini.

13 Gambar 2.7 Contoh Ricord Data 5. File Poltak (2011, hal: 276) menyatakan kumpulan record yang sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, tetapi data value berbeda. Istilah file ini sering disebut satu set berkas. Jadi kumpulan dari beberapa berkas yang mempunyai hubungan itulah disebut file database Jenis Tipe Data di Access Taufani (2009, hal: 16) menyatakan tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu Kolom (bagian yang menurun) atau lebih dikenal dengan istilah Field dan baris (bagian mendatar) atau yang disebut Record. Struktur tabel pada Access 2007 yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan.berbagai jenis data yang akan ditempatkan pada setiap field.

14 Tabel 2.1 Jenis Data Access Jenis Data Keterangan Dapat menerima huruf, angka, symbol, spasi dan tanda baca. Text Jumlah karakter yang dapat ditampung sampai 255 karakter. Untuk pemasukkan teks yang panjang dan berguna untuk Memo memberikan keterangan/catatan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum karakter. Untuk pemasukkan data yang berjenis numerik maupun angka Number biasa. Ukuranya tergantung dari property field size yang digunakan Date/Time Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam dan menit. Currency Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang. Auto Number Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masingmasing record. Yes/No Untuk menampung dua macam keadaan atau pilihan, Yes (ya) atau No (tidak). OLE Object Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object Linking dan Embedding). Ukuran yang disediakan bisa mencapai 1 GB.

15 Hyperlink Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu. Lookup Wizard Memungkinkan anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar. 2.4 Sekilas Tentang Visual Basic 6.0 Basuki (2006, hal: 1) menyatakan bahasa basic pada dasarnya adalah bahasa yang mudah dimengerti sehingga pemrograman di dalam bahasa basic dapat dengan mudah dilakukan meskipun oleh orang yang baru belajar membuat program. Hal ini lebih mudah lagi setelah hadirnya Microsoft Visual Basic, yang dibangun dari ide untuk membuat bahasa yang sederhana dan mudah dalam pembuatan scriptnya (simple scripting language) untuk graphic user interface yang dikembangkan dalam sistem operasi Microsoft Windows. Visual Basic merupakan bahasa pemrograman yang sangat mudah dipelajari, dengan teknik pemrograman visual yang memungkinkan penggunanya untuk berkreasi lebih baik dalam menghasilkan suatu program aplikasi. Ini terlihat dari dasar pembuatan dalam visual basic adalah form, dimana pengguna dapat mengatur tampilan form kemudian dijalankan dalam script yang sangat mudah.

16 Ledakan pemakaian Visual Basic ditandai dengan kemampuan Visual Basic untuk dapat berinteraksi dengan aplikasi lain di dalam sistem operasi Windows dengan komponen ActiveX Control. Dengan komponen ini memungkinkan penguna untuk memanggil dan menggunakan semua model data yang ada di dalam sistem operasi windows. Hal ini juga ditunjang dengan teknik pemrograman di dalam Visual Basic yang mengadopsi dua macam jenis pemrograman yaitu Pemrograman Visual dan Object Oriented Programming (OOP). Visual Basic 6.0 sebetulnya perkembangan dari versi sebelumnya dengan beberapa penambahan komponen yang sedang tren saat ini, seperti kemampuan pemrograman internet dengan DHTML (Dynamic HyperText Mark Language), dan beberapa penambahan fitur database dan multimedia yang semakin baik.. Hal ini disebabkan oleh kemudahan dalam melakukan proses development dari aplikasi yang dibuat Membuat Project Baru Untuk memulai pembuatan program aplikasi di dalam Visual Basic, yang dilakukan adalah membuat project baru. Project adalah sekumpulan form, modul, fungsi, data dan laporan yang digunakan dalam suatu aplikasi. Membuat project baru dapat dilakukan sebagai berikut: 1. Dengan memilih menu File, 2. New Project,

17 Atau dengan menekan ikon new project pada toolbar yang terletak di pojok kiri atas. Setelah itu akan muncul konfirmasi untuk jenis project dari program aplikasi yan akan dibuat seperti terlihat pada gambar 2.8. berikut. Gambar 2.8 Layar pemilihan Jenis Project Visual Basic 6.0 menyediakan 13 jenis project yang bisa dibuat seperti terlihat pada gambar 2.8 di atas. Ada beberapa project yang biasa digunakan oleh banyak pengguna Visual Basic, antara lain: 1. Standard EXE: Project standar dalam Visual Basic dengan komponen-komponen standar. Jenis project ini sangat sederhana, tetapi memiliki keunggulan bahwa semua komponennya dapat diakui oleh semua unit komputer dan semua user meskipun bukan administrator. Pada buku ini akan digunakan project Standard EXE ini, sebagai konsep pemrograman visualnya. 2. ActiveX EXE: Project ini adalah project ActiveX berisi komponen-komponen kemampuan intuk berinteraksi dengan semua aplikasi di sistem operasi windows. 3. ActiveX DLL: Project ini menghasilkan sebuah aplikasi library yang selanjutnya dapat digunakan oleh semua aplikasi di sistem operasi windows. 4. ActiveX Control: Project ini menghasilkan komponen-komponen baru untuk aplikasi Visual Basic yang lain

18 5. VB Application Wizard: Project ini memandu pengguna untuk membuat aplikasi secara mudah tanpa harus pusing-pusing dengan perintah-perintah pemrograman. 6. Addin: Project seperti Standard EXE tetapi dengan berbagai macam komponen tambahan yang memungkinkan kebebasan kreasi dari pengguna. 7. Data project: Project ini melengkapi komponennya dengan komponen-komponen database. Sehingga bisa dikatakan project ini memang disediakan untuk keperluan pembuatan aplikasi database. 8. DHTML Application: Project ini digunakan untuk membuat aplikasi internet pada sisi client (client side) dengan fungsi-fungsi DHTML. 9. IIS Application: Project ini menghasilkan apliaksi internet pada sisi server (server side) dengan komponen-komponen CGI (Common Gateway Interface). Selanjutnya pilih Standard EXE dan tekan ok. Lalu muncul tampilan dari Standard Exe seperti pada gambar 2.8. Dengan demikian project sudah siap dibuat. Dalam pembuatan project sebelumnya double click pada form yang terbuat maka adak terlihat jendela tersembunyi (hidden windows) yang berupa jendela untuk pembuatan program atau jendela kode (code windows). Hal ini Dapat dilakukan dengan cara memilih ikon jendela form atau jendela kode yang ada di project explorer. Hal ini dapat dilihat pada gambar 2.9 dan gambar 2.10.

19 Gambar 2.9 Jendela Form Pembuatan program aplikasi menggunakan Visual Basic dilakukan dengan membuat tampilan aplikasi pada form, kemudian diberi script program dan dapat dituliskan di jendela kode seperti terlihat gambar Gambar 2.10 Jendela Kode komponen-komponen yang diperlukan. form disusun oleh komponenkomponen yang berada di toolbox, dan setiap komponen yang dipakai harus diatur

20 propertinya lewat jendela Property. Interface antar muka Visual Basic 6.0, berisi menu, toolbox, toolbar, form windows, project explorer, property window, dan form layout windows Menu Poltak (2011, hal: 12) menyatakan menu pada dasarnya adalah operasional standar di dalam sistem operasi windows, seperti membuat form baru, membuat project baru, membuka project dan menyimpan project. Di samping itu terdapat fasilitas-fasilitas pemakaian visual basic pada menu. Untuk lebih jelasnya Visual Basic menyediakan bantuan yang sangat lengkap dan detail dalam MSDN Toolbox Poltak (2011, hal: 15) menyatakan Toolbox berisi komponen-komponen yang bisa digunakan oleh suatu project aktif, artinya isi komponen dalam toolbox sangat tergantung pada jenis project yang dibangun. Komponen standar dalam toolbox dapat dilihat pada gambar 2.11 berikut ini.

21 Gambar 2.11 Komponen Standar dalam Toolbox Toolbar Poltak (2011, hal: 12) menyatakan toolbar adalah salah satu dari setiap jendela aplikasi yang dijalankan dengan system operasi windows. Dapat dikatakan selalu memiliki baris tool atau toolbar yang berisi tombol tombol perintah. Seperti terlihat gambar 2.12 Gambar Komponen Standart Dalam Toolbar

22 Form Windows Poltak (2011, hal: 14) menyatakan form atau jendela form merupakan daerah kerja utama dari pembuatan program atau tempat perancangan aplikasi. Pada daerah form inilah meletakkan atau menggambarkan objek interaktif seperti misalnya tombol tombol gambar, combo dan lain sebagainya. Sehingga objek yang berada pada form tersebut akan ditampilkan pada layar windows jika proram dijalankan. Lihat gambar Gambar 2.13 Form Windows Project Explorer Poltak (2011, hal: 18) menyatakan jendela ini adalah merupakan kumpulan dari sejumlah aplikasi yang sering disebut dengan project. Sementara project itu sendiri memiliki banyak file seperti file form, modul, class, dan yang lainnya.

23 Gambar 2.14 Project Explorer Property Window Poltak (2011, hal: 18) menyatakan jendela ini adalah jendela yang memiliki semua informasi tentang suatu objek yang terdapat pada visual basic. Properti merupakan suatu sifat dari objek. Sebagai contoh sebuah objek dapat memiliki property warna, ukuran, posisi, lebar, jenis, tipe, dan sifat yang lainnyadan setiap objek tersebut memiliki property yang saling berbeda beda.

24 Gambar 2.15 Property Window Form Layout Windows Poltak (2011, hal: 19) menyatakan fungsi dari jendela ini adalah untuk mengatur tampilan dari suatu form setelah proyek dijalankan. Tampilan proyek akan digambarkan dalam bentuk monitor sepert gambar Gambar 2.16 Form Layout Windows

25 2.4 Sekilas Tentang Data Report Data report merupakan salah satu tool yang di sediakan oleh visual basic 6.0 untuk membuat report/laporan dan mendesaign laporan yang akan dicetak nantinya ketika laporan itu dibutuhkan untuk di cetak. Di dalam form data report itu terdapat lima bagian data report form ( Ertyu, 2002) adalah lihat gambar Gambar 2.17 Data Report Form Penjelasan gambar di atas adalah sebagai berikut: 1. Report Header Report Header merupakan bagian yang hanya akan dicetak satu kali, yaitu pada halaman pertama saja. Bila ingin meletakkan judul utama report,dpat melakukan sebuah label berdasarkan ukuran fontnya, lalu dibold, underline, bila perlu color. 2. Page Header Bagian ini akan dicetak pada bagian atas setiap halaman sebelum ini report.

26 3. Details Bagian ini merupakan isi data report. Hasil record ditampilkan di sini. 4. Page Footer Bagian ini akan dicetak pada setiap akhir halaman. 5. Report Footer Bagian ini hanya dicetak pada akhir report atau halaman terakhir Data Environment Henry Pandia (2002, hal 151) menyatakan data environment adalah sebuah objek yang mempunyai beberapa conection. Conection menghubungkan data environment dengan datebase tertentu dan untuk menyusun data sourch, setelah itu sebagai tempat menyusun layout laporannya menggunakan data report designer. Lihat pada gambar 2.18 tampilan data environment. Gambar 2.18 Data Environment