PERANCANGAN PORTAL E-COMMERCE PERALATAN INDUSTRI TRANSMISI DAYA PADA XJG, INC.

Transkripsi

1 PERANCANGAN PORTAL E-COMMERCE PERALATAN INDUSTRI TRANSMISI DAYA PADA XJG, INC. Hero Senopati Maselite, Joko Lianto Buliali Program Studi Pascasarjana Magister Manajemen Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK XJG adalah suatu perusahaan distribusi internasional dalam bidang transmisi daya yang melihat peluang untuk menjembatani keinginan para Supplier-nya untuk masuk ke dunia internet dengan tetap memberdayakan para distributor-nya sebagai suatu jaringan pemasaran yang kokoh. Akan tetapi kondisi saat ini mereka belum memiliki sistem yang terkomputerisasi. Hal ini menyebabkan tingginya biaya pemasaran dan telekomunikasi, serta terjadi keterlambatan informasi yang dapat menurunkan nilai jual produknya dalam persaingan global. Berdasarkan permasalahan dan kebutuhan perusahaan, maka dilakukan analisis untuk menyederhanakan proses penjualan ke dalam suatu sistem terkomputerisasi berbasis web yang disebut portal e-commerce, dan suatu model pembagian kerja yang lebih baik menurut fungsi dasar dari pihak terkait. Semua perbaikan sistem tersebut bertujuan untuk melayani Customer lebih baik. Perancangan perbaikan sistem menggunakan pendekatan UML dengan cara melakukan pembagian fungsi portal ke dalam paket yang sesuai dengan jenis topik dan dokumen, serta pembagian ruangan sesuai dengan kelas aktornya. Analisis Biaya Manfaat dengan pendekatan Cost Displacement menunjukkan bahwa implementasi portal ini akan menguntungkan. Keuntungan secara tangible diperoleh dari penghematan biaya postal, printing, telekomunikasi dan kertas (office supply). Sedangkan keuntungan intangible akan diperoleh dari improvisasi dan percepatan pelayanan Customer. Kata kunci: Portal, e-commerce, Distribusi, UML, Cost Displacement PENDAHULUAN Latar Belakang XJG adalah Master Distributor transmisi daya yang didirikan pada tahun 1992 di Tokyo, Jepang. XJG merupakan anak perusahaan dari pabrikan pengatur gerak bertekanan udara di Amerika (Air Clutch/Brake, Overload Protection dan Motion Control), untuk beragam aplikasi industri packaging, printing, machine tools, material, rubber, handling, automotive, pulp & paper, serta textile. XJG menyalurkan produk asli USA, lisensi Jepang, dan juga beberapa produk dari Supplier lainnya, di mana para Supplier menerapkan metoda pengadaan barang dengan persediaan terbatas ( Just In Time). Lebih dari 100 type ( item) produk didistribusikan melalui Distributor di Korea, Taiwan, China, Singapura, dan India. Sistem Informasi saat ini menggunakan telepon, fax dan . Inquiry dari Customer harus melalui Distributor untuk diteruskan ke XJG dan Supplier, di mana waktu penyampaian dapat terlambat yang dapat menurunkan nilai jual produk. Selain

2 itu pengiriman informasi secara konvensional dapat terlambat, terselip, atau hilang. Perusahaan worldwide memiliki beban pemasaran dan operasional yang tinggi, meliputi: biaya pengiriman dokumen, promosi, dan pengadaan katalog, sehingga ada keterbatasan layanan yang pada gilirannya berdampak buruk pada proses penjualan. Perumusan Masalah Permasalahan dalam perancangan sistem ini adalah: 1. Bagaimana membangun portal e-commerce yang sesuai kebutuhan perusahaan. Portal adalah gabungan model bisnis-ke-bisnis dan bisnis-ke-customer. 2. Bagaimana sistem dapat mendistribusi informasi kepada pihak-pihak yang relevan, mengikuti jalur distribusi dan hak jual tiap Distributor dan Suppliernya. 3. Bagaimana sistem dapat menerapkan closed price (harga tertutup) untuk one to one Customer. Padahal portal e-commerce umumnya menampilkan satu harga. 4. Bagaimana merekomendasikan model infrastruktur portal. 5. Bagaimana melakukan analisis biaya manfaat sehingga dapat memprediksikan manfaat implementasi yang diharapkan dapat melebihi dari nilai investasinya. Batasan Masalah Perancangan hanya pada sisi XJG tanpa kolaborasi dengan Distributor dan Supplier. Antar muka yang dirancang adalah berbasis web. Model data yang digunakan adalah Clutches/Brakes yang merupakan bisnis utama XJG, di mana data tersebut memiliki klasifikasi teknik yang rumit. Tujuan Penelitian Tujuan penelitian adalah merancang suatu portal e-commerce dan melakukan analisis biaya manfaat dari portal e-commerce tersebut. Manfaat Penelitian Sistem yang akan dirancang diharapkan dapat menjadi kanal pemasaran baru, untuk mendekatkan diri ke Customer dengan tetap melayani lewat distributor. Manfaat yang diharapkan dapat diperoleh XJG adalah: 1. Mempercepat proses transaksi order dan proses delivery. 2. Penghematan operasional dalam manajemen order. 3. Melakukan penghematan penggandaan katalog dan buku manual. 4. Melakukan pelayanan technical support lebih banyak lewat situs interaktif. 5. Mempermudah mendapatkan Customer baru. METODA Perancangan ini membutuhkan tahapan dan metodologi penelitian, meliputi: 1. Observasi Mengumpulkan segala kebutuhan ( requirement) informasi dan data untuk membangun portal e-commerce yang tepat. Dokumen yang terkait meliputi berkas order, catalog, dan manual. Selain itu dilakukan persiapan wawancara via ke Distributor, Supplier, dan direksi XJG (kunjungan bisnis). C-13-2

3 2. Analisis Sistem Berdasarkan data dan informasi yang diperoleh dilakukan analisis sistem untuk mengetahui kebutuhan user dan rekomendasi perbaikan proses. Pendekatan yang dilakukan dengan menjabarkan kebutuhan user dan proses bisnis, kemudian mengefisiensikan proses order dan mendefinisikan ulang fungsi user. 3. Perancangan Sistem Perancangan model portal e-commerce berdasarkan analisis sistem UML (Unified Modeling Languange) dan alat bantu perangkat lunak Rational Rose. Selain itu juga direkomendasikan infrastruktur dan sumber daya manusianya. 4. Analisis Biaya Manfaat. Kita akan membandingkan biaya investasi dan operasional dengan manfaat yang akan didapat perusahaan. Pendekatan yang dipakai adalah Cost Displacement (penghematan dengan mengeliminasi atau menekan fungsi penyebab biaya). HASIL DAN PEMBAHASAN Sistem Saat Ini Sistem saat ini belum terkomputerisasi ini melibatkan sejumlah pihak: 1. Customer, yaitu para pembeli baik secara langsung maupun lewat Distributor. Ada 3 tipe Customer antara lain: End user, Reseller dan Machine Builder. 2. Distributor, yaitu perusahaan lokal mandiri yang memasarkan produk dengan hak khusus dari XJG. Suatu area hanya memiliki 1 Distributor untuk tiap brand. 3. XJG, yaitu master distributor dari Supplier yang dapat menunjuk distributor. 4. Supplier, yaitu produsen transmisi daya yang berada di Amerika dan Jepang. 5. Pengangkutan, yaitu jasa kurir pengirim pesanan Customer dari Supplier. Alur informasi antar pihak bersifat parsial dan mandiri. Di mana aliran informasi bertingkat dari Customer, Distributor, XJG dan Supplier seperti pada gambar 1. Tiap informasi harus menunggu pihak terkait untuk ditanggapi atau diteruskan. Demikian pula pada proses order di mana tiap pihak melakukan proses Inquiry, Quotation, Sales Contract, Delivery, dan Invoice secara parsial dan serupa seakan proses berulang pada tingkat berikutnya. Permintaan Informasi C u sto m e r 1 D istrib u to r 2 X J G 3 S u p p lie r Jawaban Informasi C u s to m e r 3 D is tr ib u to r 2 X J G 1 S u p p lie r Gambar 1. Aliran Infomasi pada Sistem Saat Ini Pengamatan waktu penyampaian informasi saat ini dilakukan selama Januari Agustus 2004, didapatkan 3 kondisi seperti pada gambar 2. Di mana waktu penyampaian informasi terpanjang adalah 13 hari. Jika informasi tersebut adalah permintaan barang, maka akan memperpanjang proses total delivery yang pada akhirnya dapat mendorong Customer pindah ke kompetitor. XJG menerapkan harga tertutup di mana harga tiap Customer tidak selalu sama sesuai dengan kinerja belanjanya. Tujuannya untuk menghindari perang harga terhadap kompetitor, sehingga kualitas produk menjadi andalan penjualan. C-13-3

4 Gambar 2. Alur Informasi dan Waktu Perambatan Informasi Analisis Sistem yang Akan Dibangun Analisis sistem dilakukan dengan survey administratif (dokumen order, catalog, dan manual), wawancara langsung dan lewat , menjabarkan visi misi perusahaan, identifikasi permasalahan dan penjabaran kebutuhan user. Visi perusahaan adalah menjadi market leader bidang transmisi daya terkemuka di kawasan Asia. Sedangkan misi dan rencana ke depan sebagai berikut: Membuat jaringan distribusi yang handal dengan Distributor di luar Jepang. Meningkatkan potensi, kapasitas dan peluang kerja sama dengan Supplier. Mencari peluang Supplier baru dengan metode kemitraan saling menguntungkan. Rencana membangun sistem informasi bersama mitra untuk melayani Customer. Permasalahan yang teridentifikasi pada sistem saat ini meliputi: 1. Belum ada sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga ada keterlambatan. 2. Informasi harus menunggu sebelum diteruskan ke pihak yang lebih tepat. 3. Keterbatasan informasi menyebabkan ketidak-maksimalan melayani Customer. 4. Batas wilayah tidak dapat diawasi ketat berakibat perang harga antar Distributor. 5. Mahalnya biaya pengiriman materi penunjang, promosi, catalog, dan manual. Perbaikan sistem berdasarkan pada hasil analisis kebutuhan user seperti pada tabel 1, merekomendasikan suatu layanan integrasi secara team (non parsial) melalui pembagian tugas seperti pada gambar 3. Sedangkan kerangka portal dibentuk dari fungsi operasional yang sesuai dengan kebutuhan user seperti pada gambar 4. Di mana Customer berinteraksi dengan portal dan dilayani secara team di back office. Pesanan Customer divalidasi oleh Distributor, dan sistem akan menginstruksikan Delivery secara langsung ke Supplier. Provider (XJG) Product Support (Supplier) Customer Service (Distributor) PORTAL E-COMMERCE Customer 1. Distributor sebagai Customer Service 2. XJG sebagai regulator dan provider 3. Supplier sebagai Product Support Gambar 3. Diagram Pembagian Tugas pada Sistem Baru C-13-4

5 User Supplier XJG Distributor Customer Tabel 1. Kebutuhan User Kebutuhan user 1. Meminta informasi harga dan tata caranya (21.7%) 2. Meminta informasi tentang fungsi produk, data teknik. dan cara instalasi (16.3%) 3. Meminta dikirimkan catalog produk (15.0%) 4. Bertanya tentang availibility produk dan prediksi waktu pengiriman (7.5%) 5. Bertanya tentang status pengiriman (6.1%) 6. Mengkonfirmasikan dan bertanya status pemesanan produknya (5.8%) 7. Melakukan pemesanan produk (4.8%) 8. Bertanya tentang informasi promosi dan penunjang lainnya (4.2%) 9. Meminta informasi produk penganti dari kompetitor (3.8%) 10. Meminta potongan harga atau diskon (3.8%) 11. Meminta informasi company profile dan Distributor lokal terdekat. (3.5%) 12. Bertanya kembali karena pertanyaan tentang penawaran belum terjawab (2.9%) 13. Bertanya tentang tagihan dan melaporkan pembayarannya (2.9%) 14. Meminta dikirimkan buku manual produk (1.7%) 1. Kecukupan informasi tentang produk. 2. Dapat menjawab semua pertanyaan Customer dan bertanya ke XJG atau Supplier 3. Mendapatkan jawaban yang cepat dari XJG. 4. Dapat melakukan proses pemesanan secara cepat. 5. Dapat memonitor dan memvalidasi status pesanan, pengiriman, dan tagihannya. 6. Dapat melihat identitas Customer. 1. Sistem yang dapat melayani Customer dengan menjawab semua pertanyaan, mengarahkan ke pihak yang tepat dengan cepat, dan mengurangi keterlambatan. 2. Sistem yang aman (secure), cepat dan handal. 3. Cara murah menyampaikan informasi promosi, catalog, manual dan berita ke semua Customer secara cepat 4. Dapat memonitor status pemesanan dan pengiriman. 5. Dapat mengetahui identitas Customer dan track recordnya. 6. Dapat memberikan harga produk yang tepat ke Customer secara otomatis. 7. Sistem yang dapat mengatur wilayah Distributor sehingga tidak terjadi perang harga. 1. Sistem yang dapat menjawab pertanyaan yang sering ditanyakan. 2. Informasi pertanyaan yang cepat diterima Supplier agar dapat cepat dijawab (peluang penjualan) 3. Informasi pemesanan yang cepat untuk segera memproses pengadaan (Just in Time). 4. Dapat memberikan informasi status pemesanan cukup satu kali per perubahaan INFORMASI PUBLIC Registrasi Pendaftaran Member Baru Artikel Contact Bertanya Info Umum Info Company Info Promosi Search Catalog PRODUCT Browse MEMBER Revisi Profile Manual Produk Pustaka equivalent Pustaka Aplikasi Bertanya Teknik Quotation Purchase Delivery order Daftar Harga Sales Contract Invoice Bertanya OPERATOR Daftar Member Menjawab Umum Edit Info Product Jalur Distribusi ADMIN Edit Info Edit Harga Menjawab Teknik Gambar 4. Struktur Portal E-commerce Revisi Menjawab Set Status ORDER TRACKING C-13-5

6 Perancangan Pemodelan sistem menggunakan UML dengan membagi sistem dalam 5 paket sesuai dengan fungsinya mengikuti rekomendasi gambar 4. Paket-paket tersebut adalah pendaftaran user, informasi, produk, order tracking, dan operator admin seperti gambar 5. Sedangkan pada paket order tracking dibagi lagi menjadi fungsi quotation, sales contract, delivery order dan invoice seperti pada gambar 6. Ak. Customer Informasi Produk Ak. Distributor Ak. Customer Quotation Sales Contract Ak. Distributor Ak. XJG Pendaftaran user Operator Admin Tracking Ak. XJG Ak. Supplier Ak. Freight Delivery Invoice Ak. Supplier Gambar 5. Pemodelan dengan Paket Gambar 6. Paket Tracking Antar muka dirancang dengan web base dan multi link untuk mempermudah Customer dalam mencari informasi, sedangkan rekomendasi infrastruktur dengan dedicated server yang dititipkan di Internet Provider guna mempermudah pemeliharaan, pengamanan firewall, dan ketersediaan bandwidth. Sedangkan jumlah sumber daya manusia yang direkomendasikan adalah 1 orang manager, 1 web developer, 1 graphics designer/webmaster, dan 1 home administrator. Analisis Biaya Manfaat Perhitungan pada tabel 2 adalah analisis biaya manfaat. Investasi yang akan dilakukan antara lain: setup kantor baru, legalitas, dan penyediaan hardware/ software. Selain itu juga memperhatikan biaya operasional sistem baru meliputi honor pegawai, telekomunikasi/ bandwidth, dan operasional kantor. Penghematan yang dapat dilakukan di bidang telekomunikasi, postal, dan operasional office. Hasil analisis menunjukkan bahwa investasi ini dapat kembali setelah tahun ke-2 beroperasi (perhitungan simple payback), atau pada tahun ke-3 jika dibebani cost capital sebesar 12% yang artinya investasi ini layak dilakukan dan memiliki potensi keuntungan yang baik pada tahun berikutnya. Dan jika kita bandingkan dengan nilai masa depan dari uang yang diinvestasikan di tahun ke-3 terhadap hasil usaha menunjukkan keuntungan, artinya investasi ini dapat membuahkan hasil yang lebih baik dari nilai masa depannya. Nilai masa depan ( Net Future Value) didapat dari jika nilai uang investasi hanya didepositokan selama 3 tahun. C-13-6

7 Tabel 2. Analisis Biaya Manfaat NOTE Year Inv. (Rp. x ,00 p.a) Rate Detail Setup Rp ,-/US$ Development Hardware Software Setup Network Setup Office & Legal TOTAL Operasional Cost rate /month Dedicated HRD/SDM Office Rent Operasional Office Maintance TelecommunicationTO TAL -% 10% 10% 10% 10% Saving & Income Office Paper Postal Printing Telecommunication Total Net benefit balance ROI Simple Payback Cost Capital Discounted Annual net Ben balance ROI w/ discounted Discounted Payback NPV fr. ROI (3 years) NPV fr. total benefit disc-ted Net Future Value Invest. Gain NFV Invest. Delta NFV vs NPV ROI IRR Profitability Index PENUTUP Kesimpulan rate % % ,12% 0, ,2% ,2% ,8% 2 years 1, , ,3% 1, ,2% 3 years ,8% 1, ,2% Time depost. for 3 years. (in INA) Return from time depost. In Indonesia. Hasil rancangan Portal e-commerce diharapkan dapat dipertimbangkan sebagai salah satu jawaban atas kebutuhan perusahaan, karena sebagai berikut: 1. Rancangan ini menyederhanakan proses penjualan agar efisien dan lebih cepat. 2. Informasi akan dapat disampaikan kepada pihak yang tepat secara otomatis, sehingga dapat memperbaiki kualitas layanan. 3. Rancangan sistem tetap melibatkan para Distributor dan mengabungkan para Supplier ke dalam suatu komuniti pasar yang lebih besar. 4. Rancangan dapat menempatkan informasi marketing sebanyak-mungkin dan pendistribusiannya secara elektronik akan menurunkan biaya marketing saat ini. 5. Menurut pendekatan Cost Displacement pada analisis biaya manfaat menunjukkan bahwa implementasi sistem akan menguntungkan perusahaan melalui penghematan biaya postal, printing, telekomunikasi dan office supply. C-13-7

8 Saran Pengembangan Sistem Sebagus apapun sebuah sistem di atas kertas hanya dapat bermanfaat bagi perusahaan jika sudah diimplementasikan secara baik dan tepat. Penelitian ini adalah bagian kecil dari suatu konsep sehingga perlu dipertimbangkan faktor penunjang lain sebelum diimplementasikan. Setelah implementasi, perusahaan diharapkan dapat benarbenar menjalankan seluruh elemen untuk mencapai kesuksesan, meliputi: Pembangunan identitas diri dan citra diri dengan nama domain yang tepat. Kontrol terhadap availibilty dan kualitas koneksi hosting dengan internet. Tampilan halaman yang interaktif, informatif dan mudah diterima oleh customer. Membangun dan menjaga kepercayaan customer dengan menambah komitmen pelayanan yang sudah terjaga saat ini. Standarisasi pelayanan untuk semua operator dengan pengawasan yang baik. Mempermudah proses pembayaran di sisi customer. DAFTAR PUSTAKA Kalakota, Ravi et. al. (1999), Massachusetts. E-Business Roadmap for Succes, Addison-Wesley, Remenyi, Dan et. al. (2000), The Effective Measurement and Managemet of IT Costs and Benefits, edisi ke 2, Butterworth Heinemann, Woburn. Ustadiyanto, Riyeke (2001), Framework e-commerce, Andi Offset, Yogjakarta. Hoffer, Jeffrey et. al. (1988), Modern System Analysis And Design, edisi ke 2, Addison Wesley, Massachusetts. Purbo, Onno et.al. (2001), Mengenal ecommerce, Elex Media Komputindo, Jakarta. Hartono, Jogiyanto (1999), Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi ke 2, Andi, Yogyakarta., (2002), White Book: How to Create an E-commerce Web Site, VeriSign, California., (2002), White Book: Building an E-Commerce Trust Infrastucture SSL Server Certificates and Online Payment Services, VeriSign, California. Booch, Grady et.al. (1998), The Unified Modeling Language User Guide, Addison- Wesley, Boston. T. Quatrany, Visual Modeling with Rational Rose and UML, Addison Wesley. A. Suhendar et.al (2002), Visual Modeling Menggunakan UML dan Rational Rose, Informatika,_Bandung. C-13-8