BAB I PENDAHULUAN. Produktivitas menekankan pada pemanfaatan sumber daya yang ada dalam

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG MASALAH Produktivitas menekankan pada pemanfaatan sumber daya yang ada dalam organisasi dengan efektif dan efesien sehingga menghasilkan suatu hasil output yang baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Oleh karena itu suatu organisasi mau tidak mau perlu memikirkan pendayamanfaatan seluruh sumber daya yang dimiliki ke arah peningkatan produktivitas dengan menerapkan sejumlah pendekatan manajemen modern. Salah satu dari bentuk pendekatan manajemen modern adalah penerapan teknologi sistem informasi. Seperti diketahui bahwa kebutuhan akan teknologi informasi adalah merupakan hal yang mutlak bagi sebuah organisasi. Pertumbuhan dan kemajuan dari sebuah organisasi akan lebih terbantu dengan penggunaan teknologi informasi dalam menyelesaikan tugas-tugas tertentu dan pencapaian tujuan serta organisasi. BAPPEDA (Badan Perencanaan Pembangunan Daerah) adalah sebuah badan yang bertugas untuk menyusun perencanaan pembangunan. Sistem informasi yang terintegrasi merupakan sumber daya input bagi BAPEDA dalam membuat perencanaan pembangunan. Dalam menjalankan tugasnya kebutuhan akan penerapan sistem informasi tentu saja tidak dapat ditawar-tawar lagi. 1

2 Sistem informasi yang terintegrasi dikembangkan dan dikelola di sebuah tempat yang dinamakan kantor. Kantor merupakan pusat informasi yang berfungsi dalam melayani pencarian informasi, pencatatan informasi, pemrosesan informasi dan penyajian informasi. Ketersediaan informasi dari kantor dapat memberikan bantuan sebagai langkah awal dalam kegiatan perencanaan yaitu pengumpulan dan pemrosesan data. Pengelolaan informasi oleh kantor merupakan bagian dari manajemen perkantoran modern. Dapat dikatakan bahwa sistem informasi berperan dalam peningkatan produktivitas. Hal ini terbukti berdasarkan pengalaman dari ratusan manajer dalam banyak seminar dan lokakarya yang membahas peningkatan produktivitas di Amerika Serikat % dari permasalahan yang mereka hadapi adalah berkaitan dengan kekurangan atau keterlambatan informasi (J. Ravianto, 1985:90). Masalah produktivitas kerja BAPEDA Kab. Bandung merupakan kasus yang menarik untuk dikaji sehubungan dengan keadaannya yang belum optimal. Hal ini dapat dilihat dari laporan kinerja dari tahun 2006 s/d 2009 pada Tabel 1.1. TABEL 1.1 Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH AKUNTABILITAS KINERJA 2006 RATA- RATA 2007 RATA- RATA 2008 RATA- RATA Pengukuran Kinerja Kegiatan 97.67% 88.06% 88.74% (PKK) Pengukuran Pencapaian 98.53% 94.98% 85.69% 85.97% 88.87% 88.88% Sasaran (PPS) Pencapaian Kinerja Keuangan 88.74% 84.15% 91.03% Sumber: Sekretariat BAPPEDA 2

3 LAKIP (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah) merupakan perwujudan konkrit tingkat pencapaian kinerja (performing government) Bappeda Kabupaten Bandung yang juga sebagai pertanggungjawaban atas pelaksanan kegiatan dalam periode tahun Dari Tabel 1.2 di atas dapat kita lihat kinerja pencapaian BAPPEDA dapat dikatakan Fluktuatif. Rata-rata pencapaian kinerja pada tahun 94.98% mencapai 94.98% namun pada tahun 2007 menurun drastis menjadi 85.97%. Walaupun terjadi peningkatan pada tahun 2008 menjadi 88.88%, peningkatannya dirasakan sedikit dibandingkan pencapaian pada tahun 2006 sebesar 94.98%. RENSTRA (Rencana Strategis) merupakan pedoman pelaksanaan kegiatan lima tahunan yang dijadikan acuan dalam pencapaian tujuan. Dari tahun kegiatan Dalam RENSTRA terdapat visi, misi, tujuan, sasaran, kebijakan dan program pada Rencana Strategis BAPEDA Kabupaten Bandung Tahun hanya sebagian yang dapat dimplementasikan dalam kegiatan selama 5 (lima) tahun yaitu : 1. Dari 5 buah misi, yang diimplementasikan ke dalam program dan kegiatan hanya 3 buah Misi (60,00 %) 2. Dari 15 buah Sasaran, yang diimplementasikan ke dalam program dan kegiatan hanya 5 buah Sasaran (33,33 %) 3. Dari 16 buah Kebijakan, yang diimplementasikan ke dalam program dan kegiatan hanya 5 buah Kebijakan (31,25 %) 4. Dari 20 buah Program, yang diimplementasikan ke dalam program dan kegiatan hanya 5 buah Program (25,00 %). 3

4 Dalam laporan RENSTRA , BAPPEDA memiliki beberapa isu dan permasalahan yang mempengaruhi terhadap optimalisasi kinerja Bappeda Kabupaten Bandung yakni: 1. Belum optimalnya kinerja Bapeda. Penjelasan atas isu tersebut adalah: a. Terbatasnya sarana dan prasarana penunjang kegiatan pekerjaan terhadap pencapaian kinerja Bapeda Kabupaten Bandung. b. Kurang terkaitnya kegiatan yang dilaksanakan dengan program Bapeda yang telah dicanangkan. Artinya, terdapat kegiatan yang dilakukan tetapi tidak diprogramkan oleh Bapeda, juga keadaan dimana rencana yang ada tidak direalisasikan. c. Belum konsistennya aplikasi tupoksi terhadap kegiatan yang ada di masing-masing bidang, yaitu: (1) kurangnya pemahaman terhadap tupoksi sehingga tupoksi belum dapat diimplementasikan sepenuhnya; (2) ada juga given condition yang kadang-kadang mengakibatkan Bapeda harus bekerja diluar tupoksinya d. Terbatasnya data dan informasi sebagai bahan penyusunan perencanaan daerah dari dinas/instansi. e. Kurangnya sosialisasi tentang produk perencanaan daerah terhadap dinas/instansi terkait dan juga terhadap publik. f. Belum optimalnya peran fungsi koordinasi Bapeda, baik internal maupun eksternal. g. Belum jelasnya pendelegasian kewenangan, baik dalam hal kewenangan fiskal (anggaran/apbd) maupun kewenangan dalam mengelola sebuah program antara Bapeda dengan instansi lain. 2. Masih terbatasnya kerangka regulasi perencanaan daerah, yang menyangkut perencanaan penganggaran tahunan dan juga perencanaan umum sektoral Setelah ditelusuri lagi kegiatan rapat baik dalam rapat penyusunan rencana dan rapat koordinasi tidak semua bidang dapat melaksanakan seperti yang dapat kita lihat pada Tabel 1.2 dibawah ini Tabel 1.2 Kegiatan Rapat Bulanan Tahun 2009 Sampai bulan Juli Bidang Perencanaan Fisik Bidang Perencanaan Ekonomi Bulan Jan Feb Maret April Mei Juni Juli Total

5 Bidang Perencanaan Sosial Sekretariat Litbang Statev (Statistik dan Evaluasi) Sumber: Sekretariat BAPPEDA Bulan Jan Feb Maret April Mei Juni Juli Total Dari tabel diatas kita bisa ketahui bahwa tingkat kerjasama atau koordinasi berdasarkan rapat yang diselenggarakan setiap bidang tidak semua bisa melaksanakan rapat koordinasi. Bidang Statev (Statistik dan Evaluasi) memiliki jumlah rapat yang sedikit diantara bidang lainnya. Ini bisa mencerminkan rendahnya tingkat koordinasi antar pegawai. Selain itu juga berdasarkan hasil wawancara dengan narasumber yang ada dari bagian Dokumentasi dan Informasi menyatakan masih terdapat kesulitan-kesulitan dalam melaksanakan rapat-rapat dalam suatu pemecahan masalah, sehingga harus melakukan rapat lanjutan diluar hari dinas. Ini berarti terdapat keterlambatan dalam pembuatan keputusan. Dapat dikatakan bahwa dalam pembuatan keputusan rapat dibutuhkan waktu lebih lama dari waktu yang seharusnya. Terkait dengan visi BAPEDA Kab. Bandung yaitu Badan perencana yang profesional untuk mewujudkan perencanaan pembangunan yang berkualitas secara transparan, partisipatif, dan akuntabel. Data diatas dapat mencerminkan adanya permasalahan yang terjadi di BAPEDA khususnya masalah produktivitas kerja 5

6 Terkait dengan visi BAPEDA Kab. Bandung yaitu Badan perencana yang profesional untuk mewujudkan perencanaan pembangunan yang berkualitas secara transparan, partisipatif, dan akuntabel. Data diatas dapat mencerminkan adanya permasalahan yang terjadi di BAPEDA khususnya masalah produktivitas kerja Dari paparan diatas, penulis mencoba untuk meneliti dan menganalisis peran pentingnya otomatisasi kantor terhadap produktivitas kerja yang dituangkan dalam skripsi dengan judul Pengaruh otomatisasi kantor terhadap produktivitas kerja pada Bagian Sekretariat dan Statev di BAPPEDA Pemerintahan Daerah Kabupaten bandung B. IDENTIFIKASI MASALAH Masalah yang terjadi di BAPEDA adalah masalah produktivitas kerja. Banyak hal yang menyebabkan turunnya produktivitas kerja diantarannya adalah SDM yang kurang, sarana dan prasarana yang belum memadai, serta katidaktersediaan informasi yang cepat, tepat dan ada bila dibutuhkan. Dalam salah satu permasalahan dari kinerja BAPPEDA dalam RENSTRA salah satunya adalah terbatasnya data dan informasi sebagai bahan penyusunan perencanaan daerah dari dinas/instansi Ketersediaan informasi yang cepat, tepat, dan ada saat dibutuhkan dapat mendukung pekerjaan seorang pegawai sehingga menghasilkan produktivitas kerja. Untuk itu pengelolaan data menjadi informasi yang bermakna dan penyampaiannya perlu dikaji lebih mendalam. Kantor sebagai pusat informasi 6

7 dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang sesuai, cepat, tepat, dan dapat disampaikan kepada yang membutuhkan. Otomatisasi kantor merupakan pengembangan teknologi sistem informasi oleh kantor dalam menjawab tuntutan ketersediaan informasi. Otomatisasi kantor merupakan salah satu alternatif yang dapat mempengaruhi produktivitas kerja,. Terutama di BAPEDA yang mempunyai tujuan untuk perencanaan pembangunan yang berkualitas. Masukan bagi instansi BAPEDA adalah data dan informasi yang menjadi pertimbangan dalam pembuatan perencanaan pembangunan. Untuk menjalankan tugasnya kebutuhan akan penerapan sistem informasi tentu saja tidak dapat ditawar-tawar lagi Dalam merencanakan sesuatu perencanaan, informasi memegang peranan penting sebagai bahan pertimbangan. Otomatisasi kantor dapat mendukung pegawai yang ada di BAPEDA dalam melaksanakan tugasnya dengan menyediakan informasi dengan cepat, tepat dan akurat, serta ada saat di butuhkan. C. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan identifikasi masalah diatas, Permasalahan penelitian ini dibatasi sesuai dengan keadaan yang sebagaian besar dialami oleh BAPEDA. Rumusan masalahnya adalah sebagiai berikut: 1. Bagaimana gambaran pelaksanaan otomatisasi kantor pada bagian sekretariat dan STATEV di BAPPEDA Kab. Bandung? 2. Bagaimana gambaran tingkat produktivitas kerja pada bagian sekretariat dan STATEV di BAPPEDA Kab. Bandung? 7

8 3. Adakah pengaruh dari otomatisasi kantor terhadap produktivitas kerja pada bagian sekretariat dan STATEV di BAPPEDA Kab. Bandung? D. MAKSUD DAN TUJUAN PENELITIAN Maksud dari peneltian ini adalah untuk melihat gambaran bagaimana otomatisasi kantor dapat menunjang para pegawai dalam mendukung pekerjaannya, sehingga mereka dapat menghasilkan produktivitas kerja yang diharapkan. Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Untuk mengetahui pelaksanaan otomatisasi kantor yang ada di BAPPEDA Kab. Bandung. b. Untuk mengetahui gambaran tingkat produktivitas kerja yang ada di BAPPEDA Kab. Bandung. c. Untuk mengetahui ada atau tidaknya pengaruh otomatisasi kantor terhadap produktivitas kerja pegawai di BAPPEDA Kab. Bandung. E. KEGUNAAN PENELITIAN Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi yang membutuhkannya. Manfaat yang penelitian ini berupa manfaat secara teoritis dan secara praktis. Manfaat yang diharapkan antara lain: d. Secara Teoritis Harapan dengan adanya penelitian ini dapat memberikan sumbangan dalam ilmu manajemen, dan bidang manajemen perkantoran khususnya. 8

9 Terutama dengan pemanfaatan teknologi informasi dalam pekerjaan kantor, penyediaan informasi dan penyampaian informasi dalam menunjang pekerjaan untuk mencapai produktivitas kerja yang diharapkan. e. Secara Praktis Bagi perusahaan atau instansi terkait, Dapat menjadi bahan kajian dan pengembangan lebih lanjut mengenai otomatisasi kantor dalam menunjang aktivitas kerja pegawai sehingga diharapkan dapat mencapai produktivitas kerja yang diharapkan. Bagi peneliti, dapat menjadi sebuah pengalaman dan pengetahuan tambahan. Dengan mengoptimalisasi teori yang dimiliki dengan data, fakta, dan peristiwa yang terjadi, kemudian di generalisasi secara objektif dan ilmiah. 9