BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Manajemen merupakan proses yang khas yang terdiri atas perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan serta pengawasan yang dilakukan untuk menentukan dan usaha mencapai untuk sasaran-sasaran dengan memanfaatkan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya (Terry, 2006). Hal ini juga dikuatkan oleh Dyck dan Neubert (2009:7) yang menyatakan bahwa manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan sumber daya manusia dan sumber daya organisasi lainnya agar dapat secara efektif mancapai tujuan organisasi. Terdapat 4 fungsi manajemen, yaitu: 1. Planning (Perencanaan). Perencanaan yaitu mengidentifikasikan tujuan organisasi dan starategi dan mengalokasikan sumber daya organisasi yang tepat yanag diperlukan untuk mencapainya. 2. Organizing (Pengorganisasian) Pengorganisasian yaitu memastikan bahwa tugas tugas telah ditetapkan dan struktur hubungan organisasi diciptakan untuk memfaasilitasi pertemuan dari tujuan-tujuan organisasi. 3. Leading (Memimpin) Memimpin yaitu berhubungan dengan orang lain sehingga pekerjaan mereka menghasilkan upayaa pencpaian tujuan organisasi. 4. Controlling (Pengendalian) Pengendalian yaitu memastikan bahwa tindakan-tindakan anggota organisasi konsisten dengan nilai-niali organisasi dan standar. Menurut Robbin dan Coulter (2010), manajemen adalah aktivitas kerja yang melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efisien dan efektif. Solihin (2010) mengatakan bahwa berdasarkan atas fungsi-fungsinya, manajemen dapat didefinisikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian dari berbagai sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Definisi manajemen dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut: 13

2 14 1. Manajemen merupakan sebuah proses. Artinya, seluruh kegiatan manajemen yang dijabarkan ke dalam empat fungsi manajemen dilakukan secara berkesinambungan dan semuanya bermuara kepada pencapaian tujuan perusahaan. 2. Pencapaian tujuan perusahaan dilakukan melalui serangkaian aktivitas yang dikelompokkan ke dalam fungsi-fungsi manajemen dan mencakup fungsi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan serta pengendalian. 3. Pencapaian tujuan dilakukan secara efektif dan efisien. Efektivitas menunjukkan tercapianya tujuan yang diinginkan melalui serangkaian tindakan yang dilakukan oleh perusahaan. Sedangkan efesiensi menunjukkan pencapaian tujuan secara optimal dengan menggunakan sumber daya yang paling minimal. 4. Pencapaian tujuan perusahaan dilakukan dengan memanfaatkan sumber daya organisasi yang dimiliki oleh perusahaan. 2.2 Manajemen Operasional Pengertian manajemen operasi secara umum berkaitan dengan produksi barang dan jasa dalam bagian ini akan dibahas mengenai apa definisi dari pengertian manajemen operasi, pentingnya manajemen operasi, keputusan kritis dalam manajemen operasi. Manajemen operasi menurtu (Jay Heizer, 2009), adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Kegiatan yang menghasilkan barang dan jasa berlangsung disemua organisasi. Dalam orgnisasi yang tidak memproduksi produk secara fisik, fungsi produksinya mungkin tidak terlihat secara jelas. Aktivitas ini biasa kita sebut sebagai jasa. Produk yang ditawarkan oleh jasa yaitu dapat berbentuk pelayanan dalam hal apapun. Terlepas dari produk akhirnya berupa barang atau jasa, aktivitas produksi yang berlangsung dalam organisasi biasanya disebut operasi atau manajemen operasi. Sedangkan menurut (Richard, 2006), manajemen oprasional adalah bidang manajemen yang mengkhususkan pada produksi barang. Serta menggunakan alat-alat dan teknik khusus untuk memecahkan masalah-

3 15 masalah produksi. Menurut (Herjanto, 2007), manajemen operasi dan produksi dapat diartikan sebagai suatu proses yang saling berkesinambungan dan efektif menggunakan fungsi-fungsi manajemen untuk mengintegrasikan berbagai sumber daya secara efisien dalam rangka mencapai tujuan. Sehingga dari definisi-definisi diatas manajemen operasi adalah serangakain aktivitas yang dilakukan untuk mengatur proses produksi atau operasi yang efektif dan efisien dan menghasilkan nilai yang baik dalam bentuk barang atau jasa Pentingnya Manajemen Operasional Heizer dan Rander (2009:5), mengatakan bahwa 4 alasan utama dalam mempelajari manajemen operasi antara lain adalah: 1. Manajemen operasi adalah satu dari tiga fungsi utama dari setiap organisasi dan berhubungan secara utuh dengan fungsi bisnis lainnya. Semua organisasi memasarkan (menjual), mambiayai (mencatat laba rugi), dan memproduksi (mengoperasikan), maka sangat penting untuk mengetahui bagaimana aktivitas manajemen operasi berjalan. Karena itu pula, dengan mempelajari manajemen operasi dapat mengetahui bagaimana orang orang mengorganisasikan diri mereka bagi perusahaan yang produktif. 2. Untuk mengetahui bagaimana barang dan jasa diproduksi. 3. Untuk memahami apa yang dikerjakan oleh manajer operasi. 4. Manajemen operasi merupakan bagian yang paling banyak menghabiskan biaya dalam sebuah organisasi Fungsi-Fungsi Manajemen Operasi (Jay Heizer, 2009) mengatakan bahwa untuk membuat barang dan jasa, seluruh organisasi melakukan 3 fungsi. Fungsi-fungsi ini sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu organisasi. Fungsi-fingsinya antara lain: 1. Pemasaran yang menghasilkan permintaan, paling tidak menerima pemesanan untuk sebuah barang tau jasa (tidak aka nada aktivitas jika tidak ada penjualan). 2. Produksi/ operasi yang menghasilkan produk.

4 16 3. Keuangan/akuntansi yang mengawasi sehat tidaknya sebuah organisasi, membayar tagihan dan mengumpulkan uang Keputusan Kritis dalam Manajemen Operasi Menurut (Jay Heizer, 2009) perbedaan, biaya rendah dan respons yang cepat dapat dicapai saat manajer membuat keputusan efektif dalam sepuluh wilayah manajemen operasional. Keputusan ini dikenal sebagai keputusan operasi (operational decision). Berikut sepuluh keputusan manajemen operasional yang mendukung misi dan menetapkan strategi: 1. Perancangan barang dan jasa. Perancangan barang dan jasa menetapkan sebagian besar proses transformasi yang akan dilakukan. Keputusan biaya, kualitas dan sumber daya manusia bergantung pada keputusan perancangan. 2. Kualitas. Ekspektasi pelanggan terhadap kualitas harus ditetapkan, peraturan dan prosedur dibakukan untuk mengidentifikasi serta mencapai standar kualitas tersebut. 3. Perancangan proses dan kapasitas. Keputusan proses yang diambil membuat manajemen mengambil komitmen dalam hal teknologi, kualitas, penggunaan sumber daya manusia dan pemeliharaan yang spesifik. Komitmen pengeluaran dan modal ini akan menentukan struktur biaya dasar suatu perusahaan. 4. Pemilihan lokasi. Keputusan lokasi organisasi manufaktur dan jasa menentukan kesuksesan perusahaan. 5. Perancangan tata letak. Aliran bahan baku, kapasitas yang dibutuhkan, tingkat karyawan, keputusan teknologi dan kebutuhan persediaan mempengaruhi tata letak. 6. Sumber daya manusia dan rancangan pekerjaan. Manusia merupakan bagian yang intergral dan mahal dari keseluruhan rancangan sistem,. Karenanya, kualitas lingkungan kerja diberikan, bakat dan keahlian yang dibutuhkan, dan upah yang harus ditentukan dengan jelas. 7. Manajemen rantai pasokan. Keputusan ini menjelaskan apa yang harus dibuat dan apa yang harus dibeli.

5 17 8. Persediaan. Keputusan persediaan dapat dioptimalkan hanya jika kepuasan pelanggan, pemasok, perencanaan produksi dan sumber daya manusia dipertimbangkan. 9. Penjadwalan. Jadwal produksi yang dapat dikerjakan dan efisien harus dikembangkan. 10. Pemeliharaan. Keputusan harus dibuat pada tingkat kehandalan dan stabilitas yang diinginkan. 2.3 Peramalan Metode peramalan akan membantu dalam mengadakan pendekatan analisa terhadap tingkah laku atau pola dari data yang lalu, sehingga dapat memberikan cara pemikiran, pengerjaan dan pemecahan yang sistematis dan pragmantis, serta memberikan tingkat keyakinan yang lebih besar atas ketepatan hasil ramalan yang dibuat. Peramalan (forecasting) (Assauari, 2008), peramalan adalah suatu pemikiran yang menggunakan teknik-teknik tertentu, maka peramalan menjadi lebih dari sekedar pemikiran yang dapat disebut sebagai teknik ilmiah. setiap pengambilan keputusan yang menyangkut keadaan dimasa yang akan datang, maka pasti ada peramalan yang melandasi pengambilan keputusan tersebut. Peramalan (forecasting) menurut (Jay Heizer, 2009), adalah seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data di masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan bentuk model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intusi yang bersifat subjektif atau bisa juga dengan menggunakan model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer. Peramalan adalah proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan di masa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran, kualitas, waktu, dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. Salah satu jenis peramalan adalah peramalan permintaan. Peramalan permintaan merupakan tingkat permintaan produk-produk yang diharapkan akan terealisasi untuk jangka waktu tertentu pada masa yang akan datang (Nasution, 2010) Peramalan atau forecasting adalah suatu proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan di masa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan

6 18 barang ataupun jasa. Forecasting yang akurat merupakan informasi yang sangat dibutuhkan dalam pengambilan keputusan manajemen. Peramalan (forecasting) merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien khususnya di bidang ekonomi. Peramalan mempunyai peranan jiwa eksternal yang pada umumnya berada di luar kendali manajemen seperti: Ekonomi, Pelanggan, Pesaing, Pemerintah, dan lain sebagainya. Jadi dapat disimpulkan bahwa peramalan adalah proses memperkirakan keadaan atau informasi yang akan terjadi di masa depan Meramalkan Horizon Waktu (Jay Heizer, 2009), peramalan biasanya diklasifikasikan brdasarkan horizon waktu masa depan yang dilingkupinya. Horizon waktu terbagi menjadi beberapa kategori. 1. Peramalan jangka pendek. Peramalan ini meliputi jangka waktu hingga satu tahun, tetapi umumnya kurang dari tiga bulan. Peramalan ini digunakan untuk perencanaan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan kerja dan tingkat produksi. 2. Peramalan jangka menengah. Peramalan jangka menengah atau intermediate umumnya mencakup hitungan bulan hingga tahun. Peramalan ini bermanfaat untuk merencanakan penjualan, perencanaan dan anggaran produksi, anggaran kas serta menganalisis bermacammacam rencana operasi. 3. Peramalan jangka panjang. Umumnya untuk perencanaan masa tiga tahun atau lebih. Peramalan jangka panjang digunakan untuk merencanakan produk baru, pembelanjaan modal, lokasi atau pengembangan fasilitas, serta penelitian dan pengembangan (litbang). Peramalan jangka menengah dan jangka panjang dapat dibedakan dari peramalan jangka pendek dengan melihat tiga hal. 1. Pertama, peramalan jangka menengah dan jangka panjang berkaitan dengan permasalahan yang lebih menyeluruh dan mendukung keputusan manajemen yang berkaitan dengan perencanaan produk, pabrik dan proses. Menetapkan keputusan akan fasilitas, seperti

7 19 misalnya keputusan seorang manajer umum untuk membuka pabrik manufaktur baru di Brazil dapat memerlukan waktu 5-8 tahun sejak permulaan hingga benar-benar selesai secara tuntas. 2. Kedua, peramalan jangka pendek biasanya menerapkan metodologi yang berbeda dibandingkan peramalan jangka panjang. Teknik matematika, seperti rata-rata bergerak, penghalusan eksponensial, dan ekstrapolasi tren umumnya dikenal untuk peramalan jangka pendek. Metode kuantitatif yang lebih luas dan lebih tidak kuantitatif sangatlah bermanfaat dalam meramalkan isu-isu seperti apakah suatu produk baru. 3. Akhirnya, sebagaimana yang mungkin diperkirakan, peramalan jangka pendek cenderung lebih tepat dibandingkan peramalan jangka panjang. Faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan permintaan berubah setiap hari. Dengan demikian, sejalan dengan semakin panjangnya horizon waktu, ketepatan peramalan seseorang cenderung semakin berkurang. Peramalan penjualan harus diperbarui secara berkala untuk menjaga nilai dan integritasnya. Peramalan harus selalu dikaji ulang dan direvisi pada setiap akhir periode penjualan Pendekatan dalam Peramalan Menurut Hanke dan Wichern, International Edition (2006:78) metode peramalan dapat dibagi 2 yaitu: 1. Metode Peramalan Kualitatif atau Subyektif Qualitative forecasting techniques relied on human judgement and intuition more than manipulation of past historical data, atau metode yang hanya didasarkan kepada penilaian dan intuisi, bukan kepada pengolahan data historis. 2. Metode Peramalan Kuantitatif Sedangkan peramalan kuantitatif diterangkan sebagai: Quantitative techniques that need no input of judgments; they are mechanical procedures that produce quantitative result and some quantitative procedures require a much more sophisticated manipulation of data than do other, of course atau metode yang tidak memerlukan penilaian, melainkan data.

8 20 Terdapat dua pendekatan umum untuk peramalan sebagaimana ada dua cara mengatasi semua model keputusan. Pendekatan yang satu adalah analisis kuantitatif dan pendekatan lain adalah analisis kualitatif. 1. Peramalan kuantitatif (quantitative forecast) menggunakan model matematis yang beragam dengan data masa lalu dan variable sebab akibat untuk meramalkan permintaan. 2. Peramalan subjektif atau kualitatif (qualitative forecast) menggabungkan factor, seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem nilai pengambil keputusan untuk meramal Jenis-Jenis Peramalan Menurut Heizer dan Render (2009:82), persediaan dapat melayani 4 fungsi yang menambah fleksibilitas bagi operasi perusahaan: 1. Decouple atau memisahkan beberapa tahapan dari proses produksi. Sebagai contoh, jika persediaan sebuah perusahaan berfluktuasi, persediaan tambahan mungkin diperlukan untuk melakukan decouple proses produksi dari pemasok. 2. Melakukan decouple perusahaan dari fluktuasi permintaan dan menyediakan persediaan barang-barang yang akan memberikan pilihan bagi pelanggan. Persediaan seperti ini digunakan secara umum pada bisnis eceran. 3. Mengambil keuntungan dari diskon kuantitas karena pembelian dalam jumlah besar dapat mengurangi biaya pengiriman barang. 4. Melindungi terhadap inflasi dan kenaikan harga Model-Model Peramalan (Jay Heizer, 2009), peramalan memiliki dua model yang terdiri dari masing-masing metode yaitu: 1. Model Deret Waktu Model deret waktu membuat prediksi dengan asumsi bahwa masa depan merupakan fungsi dari masa lalu. Dengan kata lain, mereka melihat apa yang terjadi selama kurun waktu tertentu danmenggunakan data masa lalu tersebut untuk melakukan peramalan. 2. Model Asosiatif

9 21 Model asosiatif (hubungan sebab akibat), seperti regresi linier, menggabungkan banyak variabel atau faktor yang mungkin mempengaruhi kuantitas yang sedang diramalkan Peramalan Deret Waktu (Jay Heizer, 2009), menganalisis deret waktu berarti membagi data masa lalu menjadi komponen-komponen, kemudian memproyeksikannya kemasa depan. Deret waktu mempunyai empat komponen, antara lain: 1. Tren merupakan pergerakan data sedikit demi sedikit meningkat atau menurun. Perubahan pendapatan, populasi, penyebaran umur, atau pandangan budaya dapat mempengaruhi pergerakan tren. 2. Musim adalah pola data yang berulang pada kurun waktu tertentu, seperti hari, minggu, bulan, atau kuartal. 3. Siklus adalah pola dalam data yang terjadi setiap beberapa tahun. Siklus ini biasanya terkait pada siklus bisnis dan merupakan hal penting dalam analisis dan perencanaan bisnis jangka pendek. Memprediksi siklus bisnis sulit dilakukan karena adanya pengaruh kejadian politik ataupun kerusuhan internasional. 4. Variasi acak merupakan satu titik khusus dalam data yang disebabkan oleh peluang dan situasi yang tidak lazim. Variasi acak tidak mempunyai pola khusus sehingga tidak dapat diprediksi Metode Peramalan Kuantitatif Heizer dan Render dalam buku Manajemen Operasi (Jay Heizer, 2009) metode-metode peramalan kuantitatif, terdiri dari: 1. Pendekatan Naif (Naïve Method) Cara paling sederhana untuk meramal adalah berasumsi bahwa permintaan di periode mendatang akan sama dengan permintaan pada periode terakhir. Untuk beberapa jenis produk, pendekatan naïf (naïve method) merupakan model peramalan objektif yang paling efektif dan efisien dari segi biaya. Paling tidak pendekatan naïf memberikan titik awal untuk perbandingan dengan model lain yang lebih canggih.

10 22 2. Rata-Rata Bergerak (Moving Average) Peramalan rata-rata bergerak menggunakan sejumlah data aktual masa lalu untuk menghasilkan peramalan. Rata-rata bergerak berguna jika kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa yang kita ramalkan. Secara matematis, rata-rata bergerak sederhana (merupakan prediksi permintaan periode mendatang) dinyatakan sebagai berikut. Rata-rata bergerak = Dimana n adalah jumlah periode dalam rata-rata bergerak. 3. Rata-Rata Bergerak dengan Pembobotan (Weighted Moving Average) Saat terdapat tren atau pola yang terdeteksi, bobot dapat digunakan untuk menempatkan penekanan yang lebih pada nilai terkini. Pemilihan bobot merupakan hal yang tidak pasti karena tidak ada rumus untuk menetapkan mereka. Oleh karena itu, pemututsan bobot yang digunakan membutuhkan pengalaman. Sebagai contoh, jika bulan atau periode terakhir diberi bobot yang terlalu berat, peramalan dapat menggambarkan perubahan yang terlalu cepat yang tidak biasa pada permintaan atau pola penjualan. Rata-rata bergerak dengan pembobotan dapat digambarkan secara matematis sebagai berikut. Pembobotan rata-rata bergerak = Baik rata-rata bergerak sederhana maupun rata-rata bergerak dengan pembobotan sangat efektif dalam meredam fluktuasi pada pola permintaan untuk menghasilkan prediksi yang stabil. Rata-rata bergerak mempunyai tiga persoalan. - Bertambahnya jumlan n (jumlah periode yang dirata-ratakan) memang meredam fluktuasi dengan lebih baik, tetapi membuat metode ini kurang sensitive terhadap perubahan nyata pada data.

11 23 - Rata-rata bergerak tidak dapat menggambarkan tren dengan baik. Karena merupakan rata-rata, mereka akan selalu berada dalam tingkat yang sebelumnya dan tidak akan memprediksi perubahan ke tingkat yang lebih tinggi atau lebih rendah yang merupakan nilai aktual sesungguhnya. - Rata-rata bergerak membutuhkan data masa lalu yang ekstensif. 4. Penghalusan Eksponensial (Exponential Smoothing) Penghalusan eksponensial merupakan metode peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan yang canggih, tetapi masih mudah digunakan. Metode ini mengunakan pencatatan data masa lalu yang sangat sedikit. Rumus penghalusan eksponensial dasar dapat ditunjukkan sebagai berikut. Peramalan baru = Peramalan periode terakhir + (permintaan periode terakhir Peramalan periode terakhir) Dimana : = Sebuah bobot atau konstanta penghalus yang dipilih oleh peramal yang mempunya nilai antara 0 dan 1 Persamaan dapat ditulis secara matematis sebagai berikut : Dimana : = peramalan baru = peramalan sebelumnya = konstanta penghalus (pembobotan) = permintaan aktual periode lalu 5. Penghalusan Eksponensial dengan Penyesuaian Tren (Exponential Smoothing With Trend) Model penghalusan eksponensial yang lebih rumit dan dapat menyesuaikan diri pada tren yang ada. Idenya adalah menghitung tren rata-rata data penghalusan eksponensial, kemudian menyesuaikan untuk kelambatan (lag) positif atau negatif pada tren. Dengan penghalusan eksponensial dengan penyesuaian tren, estimasi rata-rata dan tren

12 24 dihaluskan. Prosedur ini membutuhkan dua konstanta penghalusan, untuk rata-rata β untuk tren. Kemudian, kita menghitung rata-rata dan tren untuk setiap periode. Rumus Penghalusan Eksponensial dengan Penyesuaian Trend adalah sebagai berikut: = +, Dimana: = peramalan dengan eksponensial yang dihaluskan dari data berseri pada periode t = tren dengan eksponensial yang di haluskan pada periode t = permintaan aktual periode t = konstanta penghalusan untuk rata-rata = konstanta penghalusan untuk rata-rata 6. Proyeksi Trend (Linear Regression) Proyeksi Tren merupakan suatu metode peramalan yang mencocokan garis tren pada serangkaian data masa lalu, kemudian memproyeksikan garis pada masa mendatang untuk peramalan jangka menengah atau jangka panjang. Rumus untuk menentukan perhitungan Linear Regression adalah sebagai berikut: Dimana: = nilai terhitung dari variable yang akan diprediksi = persilangan sumbu = kemiringan garis regresi (atau tingkat perubahan pada untuk perubahan yang terjadi di ), = variable bebas (dalam kasus ini adalah waktu) Untuk menentukan nilai dan, akan di jelaskan pada rumus dibawah ini.

13 25 Dimana : = nilai terhitung dari variable yang akan diprediksi = persilangan sumbu = kemiringan garis regresi (atau tingkat perubahan pada untuk perubahan yang terjadi di ), = variable bebas (dalam kasus ini adalah waktu) = nilai variabel terikat yang diketahui = jumlah data atau pengamatan 7. Metode Croston Metode ini pertama kali muncul pada tahun 1972 yang dikembangkan oleh Croston. Metode ini menggunakan perhitungan jumlah permintaan dan waktu inter-arival antara permintaan. (Leven & Segerstedt, 2004) menjelaskan Croston mengusulkan metode yang dapat menangani kesulitan untuk permintaan intermittent. Kemudian metode ini dikenal dengan metode Croston (CR). Perubahan yang utama dari metode peramalan ini ialah ketika hanya ada permintaan (pengambilan kembali dari inventori) dan tidak diperbaharui ketika interval waktu peramalan telah lewat seperti exponential smoothing biasa. Metode Croston tidak hanya focus pada pemintaan melainkan metode ini juga mempertimbangkan waktu antara permintaan ke dalam perhitungan. Sehingga model ini sesuai untuk peramalan spare part yang memiliki pola permintaan intermitten. Kemudian dijelaskan dalam penelitian (Wiillemain, Charles, & Henry, 2004) Metode croston s menyediakan hasil peramalan yang lebih akurat dibandingkan exponential smoothing. Metode croston s digunakan untuk meramal permintaan yang bersifat lumpy, yaitu permintaan yang terjadi tidak setiap periode dan mempunyai varian yang tinggi, sehingga metode ini ditujukan untuk menghitung peramalan pada periode yang tidak terjadi permintaan atau permintaanya nol.

14 26 Metode Croston s memprediksi rata-rata permintaan per periode, dengan menerapkan exponential smoothing, Metode Croston ini memisahkan besar permintaan yang diperbaharui (Zt) dan interval permintaan ( ). Dalam peninjauan periode t, jika tidak ada permintaan pada periode tersebut maka estimasi besarnya permintaan dan waktu inter-arrival pada akhir waktu t, Zt dan masing-masing tetap tidak berubah. Persamaan croston terbagi menjadi dua, yaitu: a) Jika X(t) = 0 b) Jika X(t) 0 Kombinasi dari ukuran kuantitas permintaan dan interval kejadian permintaan per periode, maka Keterangan: : Perkiraan ukuran kuantitas permintaan : Rata-rata interval antara permintaan : Interval waktu sejak permintaan terakhir : Permintaan pada periode t M(t) : Peramalan permintaan pada periode t

15 Peramalan Suku Cadang Peramalan terhadap suku cadang terutama suku cadang suatu mesin yang digunakan untuk proses suatu produksi atau proses kerja mesin banyak menggunakan 3 jenis model peramlan diantaranya: 1. Peramalan Moving Average 2. Peramalan Exponential Smoothing 3. Peramalan Croston Ketiga metode ini yang nantinya akan digunakan dalam penelitian ini. Dimana metode metode di atas di dapat berdasarkan rujukan dari beberapa jurnal. Dalam sebuah artikel Managing Demand for Spare Parts oleh (Mikalsen) dijelaskan bahwa peramalan suku cadang memiliki sifat yang berbeda dimana terdapat pola permintaan yang inttermintten/ lumpy, atau dapat disebut pola permintaan berselang sehingga mengakibatkan peramalan yang digunakan pun berbeda dari proses meramalkan permintaan suatu produk pada biasanya. Hal ini juga selaras dengan yang disampaikan oleh (Wiillemain, Charles, & Henry, 2004) dimana dalam jurnal ini dijelaskan bahwa permintaan yang memiliki pola reguler atau permintaannya di setiap bulannya selalu sama atau tidak mengalami kenaikan dan penurunan secara signifikan maka metode yang sesuai adalah metode exponential smoothing, namun permintaan yang memiliki pola berselang atau permintaannya tidak selalu ada dalam setahun, ada dimana pada bulan tertentu pemintaannya kosong, oleh karena itu penggunaan metode croston sangat cocok dalam proses peramalan ini Menghitung Kesalahan Peramalan Menurut Rangkuti (2005:80) menyatakan keharusan untuk membandingkan perhitungan yang memiliki nilai MAD (Mean Absolute Deviation) paling kecil, karena semakin kecil MAD berarti semakin kecil pula perbedaan antara hasil forecasting nilai aktual.

16 28 Menurut (Jay Heizer, 2009), ada beberapa perhitungan yang biasa digunakan untuk membandingkan model peramalan yang berbeda, mengawasi peramalan, dan untuk memastikan peramalan, dan untuk memastikan peramalan berjalan baik. Tiga dari perhitungan yang paling terkenal adalah deviasi mutlak rerata (Mean Absolute Deviation MAD), kesalahan kuadrat rerata (Mean Squared Error MSE), dan kesalahan persen mutlak rerata (Mean Absolute Percent Error MAPE). 1. Deviasi Rata-Rata Absolut (Mean Absolute Deviation) MAD merupakan ukuran pertama kesalahan peramalan keseluruhan untuk sebuah model. Nilai ini dihitung dengan mengambil jumlah nilai absolut dari tiap kesalahan peramalan dibagi dengan jumlah periode data n. Rumus untuk menghitung MAD adalah sebagai berikut. MAD = 2. Kesalahan Rata-Rata Kuadrat (Mean Square Error) MSE merupakan cara kedua untuk mengukur kesalahan peramalan keseluruhan. MSE merupakan rata-rata selisih kuadrat antara nilai yang diramalkan dan yang diamati. Kekurangan penggunaan MSE adalah bahwa MSE ini cenderung menonjolkan deviasi yang besar karena adanya pengkuadratan. Rumus untuk menghitung MSE adalah sebagai berikut. MSE = 2.4 Persediaan Pesediaan menurut (Herjanto, 2007), persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali atau suku cadang dari peralatan atau mesin. Bagi banyak perusahaan, persediaan dicerminkan sebagai investasi, dan investasi ini sering lebih besar dari pada yang

17 29 seharusnya karena perusahaan lebih mudah untuk memiliki persediaan just in case (berjaga-jaga kalau ada sesuatu terjadi) dari pada persediaan just in time (persediaan seperlunya). Perusahaan dapat mengurangi biaya dengan mengurangi tingkat persediaan ditangan, sebaliknya konsumen akan merasa tidak puas bila suatu produk atau suatu operasi terhenti/habis. Persediaan merupakan suatu sumber daya yang disimpan yang digunakan untuk menghilangkan kebutuhan saat ini atau kebutuhan yang akan datang. Persediaan diatas termasuk bahan mentah, barang dalam proses, dan barang jadi. Ketika menentukan permintaan dari suatu barang, ini merupakan informasi yang memungkinkan untuk dapat menentukan permintaan dari suatu barang, dan menentukan jumlah barang mentah yang akan dibutuhkan untuk membuat barang jadi tersebut. Persediaan pada umumnya merupakan salah satu jenis aktiva lancar yang jumlahnya cukup besar dalam suatu perusahaan. Hal ini mudah dipahami karena persediaan merupakan faktor penting dalam menentukan kelancaran operasi perusahaan. Persediaan adalah bentuk investasi, dimana keuntungan (laba) ini bisa diharapkan melalui penjualan dikemudian hari. Oleh sebab itu pada kebanyakan perusahaan sejumlah minimal persediaan harus dipertahankan untuk menjamin kontinuitas dan stabilitas penjualannya. Mengendalikan persediaan yang tepat bukan hal yang mudah. Apabila jumlah persediaan terlalu besar yang dapat mengakibatkan timbulnya dana yang tertanam dalam persediaan, meningkatnya biaya penyimpanan dan risiko kerusakan barang yang lebih besar. Namun, jika persediaan terlalu sedikit mengakibatkan risiko terjadinya kekurangan persediaan (stockout) karena seringkali barang tidak dapat didatangkan secara mendadak dan sebesar yang dibutuhkan sehingga dapat menyebabkan terjadinya proses produksi, tertundanya penjualan, bahkan hilangnya pelanggan. Sebagaimana keputusan manajemen operasi lainnya, kebijaksanaan yang paling efektif dengan mencapai keseimbangan diantara berbagai kepentingan dalam perusahaan. Pengendalian persediaan harus dilakukan sedemikian rupa agar dapat melayani kebutuhan bahan/barang yang tepat dan dengan biaya yang rendah. Pengendalian persediaan berfungsi menentukan tingkat persediaan yang sesuai,

18 30 dimana pemesanan harus dilakukan kembali, persediaan pengaman, pendataan singkat dan kondisi persediaan Penggolongan Persediaan Mulyadi (Mulyadi, 2001) mengelompokan persediaan sebagai berikut: Dalam perusahaan manufaktur persediaan terdiri dari: persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Sedangkan dalam perusahaan dagang persediaan hanya terdiri dari satu golongan yaitu persediaan barang dagangan Tujuan Pengelolaan Persediaan Suatu pengendalian persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan tentu memiliki tujuan-tujuan tertentu. Menurut (Ristono, Manajemen Persediaan, 2009), tujuan pengelolaan persediaan ialah: a) Untuk dapat memenuhi kebutuhan atau permintaan konsumen dengan cepat (memuaskan konsumen). b) Untuk menjaga kontinuitas produksi atau menjaga agar perusahaan tidak mengalami kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya proses produksi, hal ini dikarenakan alasan: Kemungkinan barang (bahan baku dan penolong) menjadi langka sehingga sulit untuk diperoleh. Kemungkinan supplier terlambat mengirimkan barang yang dipesan. c) Untuk mempertahankan dan bila mungkin meningkatkan penjualan dan laba perusahaan d) Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena dapat mengakibatkan ongkos pesan menjadi besar. e) Menjaga supaya penyimpanan dalam penempatan tidak besar-besaran, karena akan mengakibatkan biaya menjadi besar Sistem Persediaan Sistem persediaan yang dinyatakan oleh (Assauari, 2008) adalah salah satu kegiatan dari urutan kegiatan-kegiatan yang bertautan erat satu sama lain dalam operasi produksi perusahaan tersebut sesuai dengan apa yang telah direncanakan lebih dahulu baik waktu, jumlah, kualitas maupun biaya.

19 31 mekanisme sistem ini adalah pembuatan serangkaian kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan dan beberapa besar pesanan harus dilakukan. sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya produk jadi, barang dalam proses, komponen, dan bahan baku secara optimal, dalam kuantitas optimal, dan pada waktu optimal. kriteria optimal adalah minimasi biaya total yang terkait dengan persediaan, yaitu biaya pemesanan,biaya penyimpanan,dan biaya kekurangan persediaan. Variabel keputusan dalam pengendalian persediaan tradisional dapat diklarifikasikan ke dalam variabel kuantitatif dan variabel kualitatif. Secara kuantitatif, variabel keputusan pada pengendalian sistem persediaan adalah sebagai berikut: 1. Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan (EOQ) 2. Kapan pemesanan harus dilakukan (reorder point) 3. Berapa jumlah persediaan pengaman (safety stock) 4. Bagaimana mengendalikan persediaan. Secara kualitatif, masalah persediaan berkaitan dengan system pengoperasian persediaan yang akan menjamin kelancaran pengelolaan persediaan adalah sebagai berikut : 1. Jenis barang apa yang dimiliki 2. Dimana barang tersebut berada 3. Berapa jumlah barang yang sedang dipesan 4. Siapa saja yang menjadi pemasok masing masing item. Secara luas, tujuan dari sistem persediaan adalah menemukan solusi optimal terhadap seluruh masalah yang terkait dengan persediaan. Dikaitkan dengan tujuan umum perusahaan, maka ukuran optimalisasi pengendalian persediaan seringkali diukur dengan keuntungan maksimum yang dicapai. Optimalisasi pengendalian persediaan biasanya diukur dengan total biaya minimal pada suatu periode tertentu Jenis- jenis persediaan Terdapat 4 jenis persediaan yang harus dipelihara perusahaan untuk mengakomodasi fungsi-fungsi persediaan menurut (Jay Heizer, 2009), yaitu:

20 32 1. Persediaan bahan mentah (raw material inventory) Bahan-bahan yang biasanya dibeli, tetapi belum memasuki proses manufaktur dan digunakan untuk melakukan decouple (memisahkan) pemasok dari proses produksi. 2. Persediaan barang setengah jadi (WIP inventory) Komponen atau bahan mentah yang telah melewati beberapa proses perubahan, tetapi belum selesai. WIP ada karena waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah produk (disebut waktu siklus). 3. MRO (Maintenance, Repair, Operating) Persediaan yang disediakan untuk pesediaan pemeliharaan, perbaikan, operasi, yang dibutuhkan untuk menjaga agar mesin-mesin dan prosesproses tetap produktif. 4. Persediaan barang jadi Produk yang telah selesai dan tinggal menunggu pengiriman tetapi masih merupakan asset dalam pembukuan perusahaan Fungsi-fungsi Persediaan Persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang akan menambahkan fleksibilitas operasi perusahaan. Fungsi persediaan menurut (Rangkuti, 2007) yaitu: a) Fungsi Decuopling, untuk membantu perusahaan agar bisa memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. b) Fungsi Economic Lot Sizing, persediaan ini perlu mempertimbangkan penghematan- penghematan (potongan pembelian,biaya pengangkutan per unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, risiko, dan sebagainya) c) Fungsi antisipasi, untuk mengantisipasi dan mengadakan permintaan musiman (seasonal inventories), menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan untuk menyediakan persediaan pengamanan (safety stock)

21 33 Selain fungsi fungsi di atas, Menurut (Herjanto, 2007) terdapat enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, antara lain: a) Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan. b) Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan. c) Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi. d) Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan tersebut tidak tersedia di pasaran. e) Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas ( Quantity discount ) f) Memberikan pelayanan kepada langganan dengan tersedianya bahan yang Biaya-biaya Persediaan Untuk pengambilan keputusan penentuan besarnya biaya-biaya variabel dan untuk menentukan kebijakan persediaan yang perlu diperhatikan adalah bagaimana perusahaan dapat meminimalkan biaya-biaya. 2009), antara lain : Terdapat tiga jenis biaya dalam persediaan menurut (Jay Heizer, 1. Biaya penyimpanan (holding cost) yaitu, biaya yang terkait dengan menyimpan atau membawa persediaan selama waktu tertentu. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang dipesan semakin banyak, atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk dalam penyimpanan adalah: a. Biaya fasilitas-fasilitas penyimpanan (termasuk penerangan, pemanas dan pendingin). b. Biaya modal (opportunity cost of capital, yaitu alternative pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan). c. Biaya keusangan

22 34 d. Biaya perhitungan phisik dan konsiliasi laporan e. Biaya asurani persediaan f. Biaya pajak persediaan g. Biaya pencurian, pengrusakan, atau perampokan h. Biaya penanganan persediaan. 2. Biaya pemesanan (ordering cost) mencakup biaya dari persediaan, formulir, proses pemesanan, pembelian, dukungan administrasi dan seterusnya. Ketika pemesanan sedang diproduksi, biaya pemesanan juga ada, tetapi mereka adalah bagian dari biaya penyetelan. 3. Biaya penyetelan (setup cost) adalah biaya untuk mempersiapkan sebuah mesin atau proses untuk membuat sebuah pemesanan. Ini menyertakan waktu dan tenaga kerja untuk membersihkan serta mengganti peralatan atau alat penahan. Manajer operasi dapat menurunkan biaya pemesanan dengan mengurangi biaya penyetelan serta prosedur-prosedur yang efisien seperti pemesanan dan pembayaran elektronik. Sedangkan menurut (Ristono, 2009) faktor biaya persediaan meliputi: 1. Biaya penyimpanan di gudang, semakin banyak barang yang disimpan maka akan semakin besar biaya penyimpanannya. 2. Resiko kerusakan barang, semakin lama barang tersimpan di gudang maka resiko kerusakan barang semakin tinggi. 3. Resiko keusangan barang, barang-barang yang tersimpan lama akan out of date atau ketinggalan zaman Pengendalian persediaan dalam industry jasa. Menurut (Jay Heizer, 2009), Manajemen persediaan dalam sector jasa perlu dilakukan tidak hanya dalam sector barang karena dalam sector jasa persediaan berlebihan ditahan di bisnis eceran maupun perdagangan besar, sehingga manajemen persediaan menjadi amat penting. Pengaruh kerugian terhadap profitabilitas sangat substansial, konsekuensinya, keakuratan, dan

23 35 pengendalian persediaan sangatlah penting. Teknik-teknik yang dapat diterapkan mencakup: 1. Pemilihan karyawan, pelatihan, dan disiplin yang baik. Hal-hal ini tidak pernah mudah dilakukan, tetapi sangat penting dalam bisnis makanan, perdagangan besar,dan operasi bisnis eceran dimana karyawan-karyawannya mempunyai akses kepada barang-barang yang langsung dapat dikonsumsi. 2.Pengendalian yang ketat atas kiriman barang yang datang. hal ini dilakukan berbagai perusahaan melalui pemakaian sistem kode-batang (bar-code) yang membaca semua kiriman yang masuk dan secara otomatis memeriksa isinya dengan catatan pemesanan pembelian. bila dirancang dengan tepat, sistem ini sulit untuk dikelabui. 3.Pengendalian yang efektif atas semua barang yang keluar dari fasilitas. hal ini dilakukan dengan kode batang atau barang-barang yang diangkut, garis magnetic di barang dagangan,atau karyawan-karyawan yang ditempatkan di pintu ke laur dan di wilayah-wilayah yang risiko kehilangannya tinggi.pengamatan langsung berbentuk kaca satu arah, video atau pengawasan oleh manusia Pengendalian Suku Cadang (Spare Part Control) Pengendalian terhadap suku cadang di suatu perusahaan sangat penting dilakukan demi kelancaran proses operasi. Sebagai mana dijelaskan oleh (Kurniawan, 2013),Tujuan dari pengendalian suku cadang antara lain ialah sebagai berikut: a. Meningkatkan realibilitas peralatan dan memperpanjang umur pakai peralatan melalui pemilihan secara teliti pada proses pembelian dan penyimpanan spare part. b. Menjamin ketersediaan spare part pada saat dibutuhkan sehingga dapat meminimasi waktu perawatan. c. Mengurangi persediaan, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan melalui proses perencanaan pengendalian persediaan. Pengendalian persediaan ini merupakan suatu proses pengendalian persediaan barang yang bersifat unik. Dimana berfungsi sebagai : a. Sebagai buffer atau cadangan, yaitu menjaga agar proses berikutnya dapat berjalan dengan lancar.

24 36 b. Sebagai pengatur harga jika terjadi kenaikan harga akibat perubahan permintaan Model Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity) Inventory Management secara ilmiah dimulai pada tahun 1315 ketika Ford M H Aris seorang engineer di Westinghouse mengembangkan formula Economic Order Quantity (EOQ). (Kurniawan, 2013). Setiap perusahaan selalu berusaha untuk menentukan policy penyediaan bahan dasar yang tepat, dalam arti tidak menganggu proses produksi dan disamping itu biaya yang ditanggung tidak terlalu tinggi. Menurut (Jay Heizer, 2009), EOQ adalah sebuah teknik control persediaan yang meminimalkan biaya total dari pemesanan dan penyimpanan serta berdasar pada beberapa asumsi: Jumlah permintaan diketahui, konstan dan independent. Waktu tunggu yakni waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan diketahui dan konstan. Penerimaan persediaan bersifat instant dan selesai seluruhnya. Dengan kata lain, persediaan dari sebuah pesanan datang dalam satu kelompok pada suatu waktu. Tidak tersedia diskon kuantitas. Biaya variable hanya biaya untuk menyiapkan atau melakukan pemesanan (biaya penyetelan) dan biaya menyimpan persediaan dalam waktu tertentu (biaya penyimpanan). Kehabisan (kekurangan) persediaan dapat sepenuhnya dihindari jika pemesanan dilakukan pada waktu yang tepat. Dengan asumsi seperti diatas, maka tahapan untuk mencari jumlah pemesanan yang menyebabkan biaya minimal adalah sebagai berikut: 1. Mengembangkan persamaan untuk biaya pemasangan atau pemesanan. 2. Mengembangkan persamaan untuk biaya penahanan atau penyimpanan. 3. Menetapkan biaya pemasangan sama dengan biaya penyimpanan. 4. Menyelesaikan persamaan dengan hasil angka jumlah pemesanan yang optimal.

25 37 Sedangkan menurut (Herjanto, 2007)EOQ adalah salah satu model klasik yang diperkenalkan oleh FW Harris pada tahun 1914, tetapi paling banyak dikenal dalam teknik pengendalian persediaan. Model kuantitas pesanan ekonomis (Economic Order Quantity EOQ) ini adalah salah satu teknik pengendalian persediaan yang paling tua dan paling dikenal secara luas. Tingkat Persediaan Persediaan 5. minimum Kuantitas pesanan = Q (tingkat 6. persediaan maksimum) 7. Persediaan 8. minimum 9. Tingkat Penggunaan Persediaan rata-rata yang tersedia 0 Gambar 2. 1 Penggunaan Persediaan dalam Waktu Tertentu Sumber : (Jay Heizer, 2009) Berikut rumus yang digunakan dalam perhitungan persediaan atau atau

26 38 Dimana: = jumlah optimum unit per pesanan (EOQ) = permintaan per periode = biaya pemesanan untuk setiap pesanan = biaya penyimpanan per unit per periode = jumlah unit per pesanan = biaya total = rata rata tingkat persediaan (average inventory) = jumlah pemesanan yang diperkirakan per periode A = Biaya pemesanan h = biaya simpan Titik Pemesanan Ulang (Reorder Point) Menurut (Jay Heizer, 2009) ROP adalah titik pemesanan ulang adalah tingkat atau titik persediaan dimana tindakan harus diambil untuk mengisi kembali persediaan barang. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi ROP antara lain: 1. Lead time. 2. Tingkat pemakaian bahan baku rata rata persatuan waktu tertentu. 3. Safety stock. Persamaan matematis untuk menghitung ROP mengasumsikan permintaan selama waktu tunggu itu sendiri adalah konstan. Ketika kasusnya tidak seperti ini, persediaan tambahan yang sering disebut persediaan pengaman haruslah ditambah. Persamaannya menjadi: Dimana: = reorder point = permintaan per hari = lead time

27 Lead time Tingkat Persediaan Q* Kemiringan = unit/hari = d ROP (unit) Waktu tunggu = L Waktu (hari) Gambar 2. 2 Titik Pemesanan Ulang Sumber: Heizer dan Render (2010:100) Pengertian lead time menurut Zulfikarijah (2005: 96) adalah merupakan waktu yang dibutuhkan antara pemesanan dengan barang sampai diperusahaan, sehingga lead time berhubungan dengan reorder point dan saat penerimaan barang. Lead time muncul karena setiap pesanan membutuhkan waktu dan tidak semua pesanan bisa dipenuhi seketika, sehingga selalu ada jeda waktu. Lead time sangat berguna bagi perusahaan yaitu pada saat persediaan mencapai nol, pesanan akan segera bisa tiba diperusahaan. Dalam EOQ, lead time diasumsikan konstan artinya dari waktu ke waktu selalu tetap misalnya lead time 6 hari, maka akan berulang dalam setiap periode. Akan tetapi dalam prakteknya lead time banyak berubah-ubah, untuk mengantisipasinya perusahaan sering menyediakan safety stock. Dari pembahasan diatas faktor waktu sangatlah penting dalam pengisian kembali persediaan karena terdapat perbedaan waktu yang kadang cukup lama saat mengadakan pesanan untuk menggantikan atau pengisian kembali persediaan Persediaan Pengaman (Safety Stock) Pengertian safety stock menurut (Zulfikarijah, 2005) Safety stock merupakan persediaan yang digunakan dengan tujuan supaya tidak terjadi Stock out (kehabisan stok).

28 40 Menurut Taylor (2005:364), persediaan cadangan adalah persediaan yang disimpan untuk mengantisipasi permintaan pelanggan yang sulit diketahui dengan pasti. Stok cadangan ini disimpan untuk memenuhi permintaan musiman atau siklus. Menurut (Zulfikarijah, 2005) ada beberapa faktor yang dapat menyebabkan perusahaan melakukan safety stock, yaitu : 1. Biaya atau kerugian yang disebabkan oleh stock out tinggi. Apabila bahan yang digunakan untuk proses produksi tidak tersedia, maka aktivitas perusahaan akan terhenti yang menyebabkan idle tenaga kerja dan fasilitas pabrik yang pada akhirnya perusahaan akan kehilangan penjualannya. 2. Variasi atau ketidakpastian permintaan yang meningkat. Adanya jumlah permintaan yang meningkat atau tidak sesuai dengan peramalan yang ada diperusahaan menyebabkan tingkat kebutuhan persediaan yang meningkat pula, oleh karena itu perlu dilakukan antisipasi terhadap safety stock agar semua permintaan terpenuhi. 3. Resiko stock out meningkat. Keterbatasan jumlah persediaan yang ada di pasar dan kesulitan yang dihadapi perusahaan mendapatkan persediaan akan berdampak pada sulitnya terpenuhi persediaan yang ada di perusahaan, kesulitan ini akan menyebabkan perusahaan mengalami stock out. 4. Biaya penyimpanan safety stock yang murah. Apabila perusahaan memiliki gudang yang memadai dan memungkinkan, maka biaya penyimpanan tidaklah terlalu besar. Hal ini dimaksudkan untuk mengantisipasi terjadinya stock out. Safety stock merupakan dilemma, dimana adanya stock out akan berakibat terganggunya proses produksi adanya stock yang berlebihan akan membengkakkan biaya penyimpanannya. Oleh karena itu dalam penentuan safety stock harus memperhatikan keduanya, dengan kata lain dalam safety stock diusahakan terjadinya keseimbangan diantara keduanya. Dalam penentuan safety stock pada lebel tertentu tergantung pada jenis pemesanan persediaan dimasing-masing perusahaan apakah berdasarkan pada quantity.

29 41 Tujuan safety stock adalah untuk meminimalkan terjadinya stock out dan mengurangi penambahan biaya penyimpanan dan biaya stock out total, biaya penyimpanan disini akan bertambah seiring dengan adanya penambahan yang berasal dari reorder point oleh karena adanya safety stock. Keuntungan adanya safety stock adalah pada saat jumlah permintaan mengalami lonjakan, maka persediaan pengaman dapat digunakan untuk menutup permintaan tersebut. Berdasarkan pendapat Assauri (2004: 186), ada 2 faktor yang menentukan besarnya persediaan pengaman yaitu: 1. Penggunaan bahan baku rata-rata. Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. Hal ini perlu diperhatikan karena setelah kita mengadakan pesanan, maka pemenuhan kebutuhan atau permintaan pelanggan sebelum barang yang dipesan datang harus dapat dipenuhi dari persediaan yang ada. 2. Faktor waktu atau lead time. Lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan sampai dengan kedatangan bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan. Dari kedua keadaan tersebut diatas, maka perusahaan perlu menetapkan adanya proses persediaan pengaman untuk menjamin kelancaran proses produksi akibat kemungkinan adanya kekurangan persediaan tersebut. Untuk menghitung besarnya safety stock, dapat digunakan cara yang relatif lebih teliti yaitu: - Metode perbedaan pemakaian maksimum dan rata-rata. Metode ini dilakukan dengan menghitung selisih antara pemakaian maksimum dengan pemakaian rata-rata dalam jangka waktu tertentu, kemudian selisih tersebut dikalikan dengan lead time. 1. Metode statistika yang berdistribusi normal. Dimana:

30 42 = standar normal (diperoleh dari tabel distribusi normal, misalnya = 95%, ini berarti tingkat pelayanan sebesar 95% dari permintaan atau penjagaan terhadap kemungkinan terjadinya stock out hanya 5%) = standar deviasi = lead time Metode penentuan safety stock Dalam menentukan safety stock terdapat metode yang dapat digunakan oleh perusahaan sebagai berikut : 1. Intuisi Persediaan ditentukan berdasarkan jumlah safety stock pengalaman sebelumnya misalnya 1,5 kali; 1,4 kali dan seterusnya selama lead time. 2. Service level tertentu. Metode ini mengukur seberapa efektif perusahaan mensuplai permintaan barang dari stoknya. Dalam perhitungan digunakan probalitas untuk memenuhi permintaan, untuk itu diperlukan informasi yang lengkap tentang probalitas berbagai tingkatan permintaan selama lead time karena sering kali terjadi variasi. Variasi ini disebabkan oleh fluktuasi lama lead time dan tingkat permintaan rata-rata. 3. Permintaan dengan distribusi empiris. Metode ini didasarkan pada pengalaman empiris dimana dalam penentuan stok didasarkan pada kondisi riil yang dihadapi oleh perusahaan. 4. Permintaan berdistribusi normal Permintaan yang dilakukan oleh beberapa pelanggan memiliki jumlah yang berbeda-beda, walupun demikian dengan menggunakan asumsi permintaan bersifat total akan dapat dilakukan perhitungan dengan distribusi normal. 5. Permintaan berdistribusi Poisson

31 43 Pada saat jumlah permintaan total merupakan permintaan dari beberapa pelanggan dimana setiap pelanggan hanya membutuhkan sedikit barang, maka sedikit sekali kemungkinan produsen akan memenuhi kebutuhan satu pelanggan dalam jumlah yang besar. Dengan adanya ratarata tingkat pemesanan yang konstan dan interval waktu jumlah pemesanan tidak tergantung pada yang lainnya, maka penentuan safety stock dapat menggunakan pendekatan distribusi poisson dengan syarat jumlah permintaan rata-rata selama lead time sama atau kurang dari Lead time tidak pasti. Adanya jumlah permintaan yang tidak pasti pada periode tertentu akan berakibat lead time untuk setiap siklus pemesanan bervariasi. Untuk itu perusahaan akan berusaha menyediakan safety stock atau buffer stock selama lead time. 7. Biaya Stock out. Peningkatan biaya penyimpanan akan meningkat service level, sehingga semua usaha yang digunakan untuk menutup semua level yang memungkinkan pada saat terjadi lead time permintaan merupakan tujuan yang sangat sulit dicapai. Untuk semua produks, permintaan maksimum akan lebih murah dibandingkan dengan terjadinya stock out. Permasalahannya adalah menentukan tingkat safety stock yang dapat menyeimbangkan biaya penyimpanan dengan biaya safety stock out. Dari uraian diatas pentingnya safety stock disebabkan oleh karena kerugian yang akan ditanggung oleh perusahaan karena proses yang terhenti, variasi permintaan yang sangat variatif, resiko stock out dipasar (pemasok) meningkat dan kemungkinan biaya safety stock yang lebih murah. Penentuan safety stock dapat dilakukan mulai perhitungan yang sangat sederhana yaitu dengan menggunakan intuisi sampai dengan menggunakan pendekatan ilmiah atau menggunakan alat statistic baik dengan distribusi normal