RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PROSES PERKREDITAN BARANG PRIORITAS PADA PT. METROPOLITAN MITRA SARANA

Transkripsi

1 Prosiding SENTIA 205 Politeknik Negeri Malang Volume 7 ISSN: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PROSES PERKREDITAN BARANG PRIORITAS PADA PT. METROPOLITAN MITRA SARANA Yohannes Yahya Welim, T.W. Wisjhnuadji 2, Agripina Yetta 3,3 Sistem Informasi, 2 Sistem Komputer, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Yahyabl88@yahoo.com, 2 Wisnoex@yahoo.com, 3 agri.munze@gmail.com Abstrak Pada saat ini perusahaan yang menggunakan sistem komputerisasi sebagai sarana mempermudah kegiatan pekerjaan, misalnya perusahaan yang bergerak di bidang perkreditan atau pendanaan seperti perbankan, leasing, dan sejenisnya. PT. Metropolitan Mitra Sarana sebagai brandstore, yang menggunakan nama Prioritas. Prioritas merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perkreditan yang lokasinya di Tangerang,yang masih terdapat beberapa masalah seperti lambatnya pencarian data, banyaknya penggunaan kertas sebagai media untuk arsip, dan pembuatan laporan yang memakan waktu lama yang mengakibatkan pencapaian target pembayaran kredit konsumen tidak tercapai. Metodologi berorientasi obyek dengan menggunakan Activity diagram dan penjelasan proses yang akan dirancang dengan menggunakan use case diagram. dan Perancangan sistemnya dilakukan, menggunakan entity relationship diagram, Logical Record Structured (LRS). Kemudian Hasil yang diperoleh adalah semua permasalahan yang ada dapat diatasi, pekerjaan menjadi efisien dan efektif. Kesimpulan yang dapat diperoleh adalah mempermudah dalam pengecekan data konsumen pada saat bagian administrasi ingin melihat laporan rekapitulasi antara lain transaksi konsumen, pembayaran transfer yang mempermudah debitur dalam proses pembayaran kredit, di mana collector sebelumnya memberikan informasi sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran kredit, sehingga diharapkan tercapainya target pembayaran kredit konsumen dan pemilihan kelayakan calon debitur dapat mempermudah surveyor dalam penganalisaan di lapangan. Kata kunci : collector, transfer, konsumen, debitur, kredit.. Pendahuluan.. Latar Belakang Penggunaan teknologi informasi telah memasuki hampir semua ruang lingkup pekerjaan manusia. Dalam dunia bisnis saat ini dukungan teknologi informasi sudah menjadi sesuatu dasar dalam bisnis diberbagai bidang usaha. Dengan wujud komputerisasi pekerjaan menjadi lebih cepat, lebih mudah dan lebih akurat. Pekerjaan yang dulunya dilakukan secara manual yang banyak menggunakan tenaga, waktu dan biaya kini menjadi lebih berkurang, sehingga kesalahan yang sering terjadi karena kelalaian dan keterbatasan manusia dapat dikurangi, akhirnya pekerjaan yang dilakukan dapat lebih mudah, lancar, cepat, efektif dan efisien. Pada penerapannya sudah banyak perusahaan yang menggunakan sistem informasi sebagai sarana mempermudah kegiatan pekerjaan, begitupun perusahaan yang bergerak di bidang perkreditan atau pendanaan seperti perbankan, leasing, dan sejenisnya. Beberapa perusahaan atau badan usaha menggunakan teknologi untuk mempercepat dan mempermudah aktivitas proses bisnis sehingga memberikan C-87 dampak yang baik kepada perusahaan khususnya pada pelayanan, efisiensi kerja dan kemajuan perusahaan..2. Permasalahan. a. Pemilihan calon debitur kurang selektif, sehingga sering mendapati debitur berkriteria buruk yang menyebabkan pembayaran kreditnya tidak selesai. b. Teknologi yang digunakan belum memadai seperti bagian administrasi mencatat dan menyimpan data konsumen, baik data konsumen yang sudah selesai kredit atau sedang dalam proses kredit disimpan ke dalam tumpukan arsip dan file excel. Hal ini dikhawatirkan file tersebut dapat rusak atau hilang, yang dapat berakibat semua data konsumen hilang. c. Penggunaan teknologi informasi belum tersedia sehingga menyulitkan jalannya proses perkreditan. d. Tidak adanya sistem pembayaran transfer, sehingga menyulitkan collector karena harus melakukan secara manual penagihan kredit konsumen apabila tanggal jatuh tempo kredit telah lewat, proses tersebut

2 Prosiding SENTIA 205 Politeknik Negeri Malang Volume 7 ISSN: berdampak buruk pada pencapaian target perusahaan. e. Buruknya sistem analisa surveyor dalam ketentuan pemberian kredit..3. Tujuan. a. Merancang sebuah sistem komputerisasi perkreditan berorientasi obyek pada Prioritas yang diharapkan dapat menggantikan sistem manual yang ada. b. Memberikan penyimpanan data yang lebih aman dibandingkan dengan sistem berjalan, sehingga meminimalisir kemungkinan terjadinya data rusak atau hilang. c. Mempermudah dalam pengecekan data konsumen pada saat bagian administrasi melakukan rekapitulasi laporan transaksi konsumen. d. Mempermudah debitur dalam proses pembayaran kredit, di mana collector sebelumnya memberikan informasi sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran kredit, sehingga diharapkan tercapainya target pembayaran kredit konsumen. e. Memberi ketentuan khusus kelayakan calon debitur, agar mempermudah surveyor dalam penganalisaan di lapangan..4. Metode Penelitian. a. Wawancara Suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengajukan beberapa pertanyaan kepada narasumber yang mempunyai tanggung jawab terhadap kegiatan sistem perkreditan barang di Prioritas. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan staff administrasi dan Kepala Operasional selaku pimpinan cabang Prioritas pada cabang Beringin Tangerang dalam memperoleh data yang diperlukan. b. Observasi Kegiatan ini dilakukan untuk mengumpulkan data dengan cara pengamatan terhadap hal-hal yang berkaitan dengan masalah yang terjadi pada Prioritas sekaligus sebagai bahan masukan. c. Teknik Dokumentasi Merupakan metode pengumpulan data melalui arsip-arsip serta dokumendokumen yang terkait dengan kegiatan perkreditan barang agar dapat dijadikan sebagai acuan dalam perancangan sistem perkreditan barang yang terkomputerisasi. d. Analisa Sistem Adalah suatu metode pengembangan sistem yang menghasilkan sistem yang Object Oriented di mana sistem itu sendiri mampu memberikan suatu definisi dan penjelasan secara baik dan jelas. Tahapan tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut : ) Melakukan analisa pada sistem dengan mempelajari apa saja yang mampu dihasilkan oleh sistem yang telah ada. 2) Melakukan spesifikasi pada sistem, yaitu melakukan spesifikasi masukan seperti data, tahapan kegiatan dan lain lain sehingga menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun tahapannya adalah sebagai berikut : a) Activity Diagram Diagram yang menggambarkan alur kerja atau workflow sebuah proses bisnis dan urutan aktifitas di dalam suatu proses. b) Use Case Diagram Diagram yang menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang user atau dilihat menurut pandangan orang yang berada di luar sistem. e. Metode Perancangan Sistem Dalam tahap perancangan sistem yang berfungsi sebagai alat proses atau pengolahan data dengan menggunakan metode berorientasi objek. Tahapan merancang sistem secara rinci berdasarkan hasil analisa sistem yang ada, sehingga menghasilkan model sistem yang diusulkan dengan disertai perancangan database dan spesifikasi program. Adapun tahapan tahapan yang dipergunakan adalah sebagai berikut : ) Entity Relationship Diagram (ERD) Merupakan alat yang dapat mempresentasikan hubungan yang terjadi antara satu atau lebih komponen sistem. 2) Relasi Relasi digunakan untuk mendefinisikan dan mengilustrasikan model conceptual secara terperinci dengan adanya primary key dan foreign key. C-88

3 Prosiding SENTIA 205 Politeknik Negeri Malang Volume 7 ISSN: ) Logical Record Structure (LRS) Terdiri dari link diantara tipe record, link ini menunjukan arah dari satu tipe record lainnya. 4) Spesifikasi Basis Data Digunakan untuk menjelaskan tipe data yang ada pada model data konseptual secara detil. 5) Normalisasi Untuk mengorganisasikan field dengan menghilangkan group elemen yang berulang atau sebuah langkah atau proses untuk menyederhanakan hubungan elemen data di dalam tabel (record) dapat dilakukan dengan cara normalisasi. 6) Sequence Diagram Menggambarkan berbagai aliran aktifitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing masing aliran berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka berakhir. 7) Class Diagram Menggambarkan struktur dan deskripsi class, package dan objek beserta hubungan satu sama lain seperti containment, pewarisan, asosiasi, dan lain-lain. 2. Hasil dan Pembahasan. Langkah dalam membuat uruian prosedur mengacu pada prosedur proses perkreditan yang berjalan di PT. Metropolitan Mitra Sarana brand store Prioritas, yaitu sebagai berikut : a. Proses Pengajuan Kredit mengisi formulir pengajuan sewa beli (FPSB) dengan melampirkan persyaratan berupa fotocopy Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk yang kemudian diberikan ke supervisor untuk di proses. FPSB yang sudah terisi lengkap, kemudian FPSB di berikan staff admin untuk direkap. b. Proses Survey dan Persetujuan Kredit Staff admin memberikan dokumen yang berisi FPSB ke bagian surveyor, surveyor melakukan survey ke konsumen dan langsung dibuatkan lembar Laporan Analisa Kelayakan Kredit (LAKK). Setelah dapat hasil survey maka pimpinan cabang bersama dengan koordinator kredit dan collection menganalisa untuk pengambilan keputusan layak kredit. Jika pengajuan disetujui maka lembar LAKK diarsipkan oleh pimpinan cabang dan dokumen yang berisi FPSB diserahkan ke staff admin, jika tidak disetujui maka semua isi dokumen berupa FPSB dan LAKK diserahkan ke staff admin. c. Proses Pengiriman Barang Staff admin menginformasikan ke bagian gudang untuk menyiapkan barang sesuai dokumen yang disetujui, bagian gudang membuatkan faktur, kwitansi sewa beli dan Bukti Pengeluaran Barang (BPBK) yang akan diserahkan ke bagian pengiriman. Bagian pengiriman mengirimkan barang ke konsumen sesuai dengan BPBK setelah barang diterima konsumen maka konsumen membayar cicilan pertama atau tanda jadi dan bagian pengiriman memberikan kwitansi angsuran sewa beli ke konsumen beserta kartu pembayaran konsumen. Bagian pengiriman membuatkan 2 (dua) rangkap collection report pengiriman yang akan diserahkan rangkap satu ke staff admin beserta dengan cicilan atau uang tanda jadi dan rangkap dua ke collector. d. Proses Penagihan Kredit Collector melakukan konfirmasi jatuh tempo pembayaran kepada konsumen satu hari sebelum tanggal jatuh tempo berdasarkan Collection Report dan konsumen melakukan pembayaran ke staff admin di showroom Prioritas cabang Beringin Tangerang. Apabila konsumen tidak melakukan pembayaran tiga hari setelah tanggal jatuh tempo tanpa pemberitahuan terlebih dahulu maka konsumen tersebut dikenakan denda sebesar 0,5% per-hari dari nilai angsuran. e. Pembuatan Laporan Staff admin membuatkan laporan untuk diserahkan kepada kepala cabang. 2.. Analisa Proses. Pada analisa proses ini akan dijelaskan seluruh aktifitas yang dilakukan pada sistem berjalan melalui activity diagram di bawah ini : C-89

4 Lewat jatuh tempo Sebelum jatuh tempo Prosiding SENTIA 205 Politeknik Negeri Malang Volume 7 ISSN: Supervisor Kepala Cabang Isi formulir PSB Terima Formulir PSB Cek Kelengkapan Formulir PSB Terima Formulir PSB Buat laporan Terima Laporan Gambar. Activity Diagram Proses Pengajuan Kredit Gambar 5. Activity Diagram Pembuatan Laporan Bagian Gudang Bagian Pengiriman Collector Informasikan Barang Pesanan Terima Informasi Barang Pesanan Entry Data Barang Buat Faktur Sewa Beli, Kwitansi, dan Kartu Menyiapkan Barang Pesanan sesuai Faktur Sewa Beli Dan Kwitansi Entry Angsuran Buat BPBK Terima BPBK, Kwitansi, dan Kartu << include >> Kirim Barang, Kwitansi dan Kartu Terima Barang, Kwitansi dan Kartu Entry Data Cetak Data Terima Uang Muka / Cicilan Pertama Isi Rangkap BPBK Dan Collection Report Bayar Uang Muka / Cicilan Pertama Gambar 6. Use case Diagram Master Terima Uang Muka / Cicilan Pertama, Rekap BPBK, Kwitansi Faktur Sewa Beli, Dan Collection Report Terima rangkap Collection Report Input Formulir Pengajuan Sewa Beli Gambar 2. Activity Diagram Proses Survey dan Persetujuan Kredit Surveyor Input LAKK << extend >> Cetak Faktur Sewa Beli Cetak Kartu Surveyor Forum Persetujuan Kredit Kepala Cabang Bagian Gudang Cetak Kwitansi Cek Formulir PSB Cetak BPBK Konfirmasi Waktu Survey Terima Konfirmasi Lakukan Survey Buat Lembar LAKK Tentukan Waktu Survey Terima Lembar LAKK dan Map Dokumen Bagian Pengiriman Cetak Collection Report Menganalisa Kelayakan Kredit Disetujui Mengarsipkan Lembar LAKK Gambar 7. Use case Diagram Transaksi Ditolak Serahkan Map Dokumen Terima Map Dokumen Rekap Map Dokumen Laporan LAKK Gambar 3. Activity Diagram Proses Pengiriman Barang Laporan Collection Report Laporan Tagihan Angsuran Collector Laporan Rekapitulasi Barang Pesanan Konfirmasi Jatuh Tempo Pembayaran Terima Konfirmasi Jatuh Tempo Pembayaran Lakukan Pembayaran Angsuran Laporan Barang Terkirim Terima Uang Angsuran dan Denda Gambar 8. Use case Diagram Laporan Terima Uang Angsuran Gambar 4. Actvity Diagram Proses Penagihan Kredit C-90

5 Prosiding SENTIA 205 Politeknik Negeri Malang Volume 7 ISSN: *No_LAKK Nm_Surveyor Tgl_Survey *No_LAKK AJUKAN LAKK Kondisi_rmh Kemampuan_bayar Hasil_analisis Hasil_keputusan Keterangan *Id_barang M M Nm_barang KONSUMEN ISI FPSB PILIH BARANG Jenis_barang Merk_barang *No_KTP Tipe_barang Nm_lengkap *No_KTP Tgl_order *Id_barang Uk_barang Nm_panggil Jenkel *No_angs Tmpt_lahir M Nm_Angs Tgl_lahir PILIH ANGSURAN Bayar_DP Status_nikah Lama_cicilan Jml_tanggung Nm_ibu Biaya_angs Jenis_kartu *No_angs BUAT Nm_bank NPWP Almt Tlp Status_rmh Lama_tinggal Norek_listrik Tgl_fak M M COLLECTION Pekerjaan FAKTUR CATAT BPBK ISIKAN REPORT Jabatan Nm_perusahaan *No_CR Almt_perusahaan Tgl_BPBK Tgl_CR Tlp_perusahaan Status_pengiriman *No_CR No_platmobil Masa_kerja Nm_pengirim Penghasilan_tetap Penghasilan_tambahan *No_kwi DAPAT Sumber_penghasilan Nm_anak NmSekolah_anak Almt_sekolah_anak Nm_Saudara *No_kwi Jenkel_Saudara Tgl_kwi Hub_Saudara KWITANSI Denda Almt_Saudara Tlp_Saudara Nm_jamin Pekerjaan_jamin Jab_jamin Nm_perusahaan_jamin Almt_perusahaan_jamin Telp_jamin Masa_kerja_jamin Penghasilan_jamin Gambar 2 Rancangan Layar Master Gambar 9. Entity Relationship Diagram *No_KTP Nm_lengkap Nm_panggil Jenkel Tmpt_lahir Tgl_lahir Status nikah Jml_tanggung Nm_ibu Jenis_kartu Nm_bank NPWP Almt Tlp Status_rmh Telp_perusahaan Lama_tinggal Norek_listrik Pekerjaan Jabatan Nm_perusahaan Almt_perusahaan Tlp_perusahaan Masa_kerja Penghasilan_tetap Penghasilan_tambahan Sumber_penghasilan Nm_anak NmSekolah_anak Almt_sekolah_anak Nm_Saudara Jenkel_Saudara Hub_Saudara Almt_Saudara Tlp_Saudara Nm_jamin Pekerjaan_jamin Jab_jamin Nm_perusahaan_jamin Almt_perusahaan_jamin Telp_jamin Masa_kerja_jamin Penghasilan_jamin LAKK *No_LAKK Nm_surveyor Tgl_survey Kondisi_rmh Kemampuan_bayar Hasil_analisis Hasil_keputusan Keterangan No_order Barang FPSB No_KTP No_brg *Id_barang No_brg Nm_barang Tgl_order Jenis_barang Merk_barang Tipe_barang Uk_barang Angsuran No_angs *No_angs Nm_angs Bayar_DP Lama_cicilan Biaya_angs Faktur Catat BPBK No_fak No_BPBK Status_pengiriman Tgl_fak Tgl_BPBK No_platmobil Nm_pengirim No_order No_fak Kwitansi No_BPBK Collection Report *No_CR Tgl_CR Gambar 3 Rancangan Layar Transaksi *No_kwi Tgl_kwi denda Gambar 0. Logical Record Structure 2.2. Rancangan Layar Gambar 4 Rancangan Layar Laporan Gambar Rancangan Layar Menu Utama C-9 3. Penutup 3.. Kesimpulan a. Dapat menggantikan sistem yang ada, sehingga proses berjalan dengan efektif dan efisien. b. Dapat mempercepat dalam proses pengolahan data, dan penyimpanan data lebih aman. c. Dapat mempermudah dalam pengecekan data konsumen pada saat bagian administrasi merekap laporan transaksi konsumen. d. Dengan adanya sistem pembayaran transfer mempermudah debitur dalam proses pembayaran kredit, di mana collector sebelumnya memberikan

6 Prosiding SENTIA 205 Politeknik Negeri Malang Volume 7 ISSN: informasi sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran kredit, sehingga diharapkan tercapainya target pembayaran kredit konsumen. e. Dengan adanya ketentuan dalam pemilihan kelayakan calon debitur dapat mempermudah surveyor dalam penganalisaan di lapangan Saran a. Informasi yang disajikan pada dasarnya berasal dari data masukan, maka sebelum memasukan data harus dilakukan pengecekan terhadap kebenaran data agar informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan keinginan user. b. Maintenance terhadap perangkat komputer. c. Pengawasan terhadap sistem dan adanya tanggung jawab dalam menangani sistem yang ada. d. Untuk pengembangan ke depannya dari sistem ini perlu adanya akses dari tugas masing-masing user baik dari staff admin, bagian gudang, bagian pengiriman, dan Daftar Pustaka: surveyor untuk dapat masuk ke dalam sistem dan terkoneksi ke masing-masing perangkat komputer user. Bentley, Lonnie D. and Whitten,Jeffrey L , Systems Analysis and Design for the Global Enterprise, 7th Edition. Beijing : Higher Education Press. Jogiyanto HM, MBA, Akt, Ph.D., 2009, Analisis dan Desain Sistem Informasi., Yogyakarta, Andi. 2008, Metodologi Penelitian Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi. Mulyanto, Agus. 2009, Sistem Informasi Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. Sholiq. 200, Analisis dan Perancangan Berorientasi Obyek. Bandung: Muara Indah. Sembiring, Sentosa, SH, MH., 2008, Hukum perbankan Undang-undang perbankan no 0 tahun 998. Jakarta : Mandar Maju. C-92