DIKLAT SEBAGAI SUATU SISTEM. Abstrak

Transkripsi

1 DIKLAT SEBAGAI SUATU SISTEM Oleh: Puji Iswari *) Abstrak Keterkaitan antar unsur (bagian) dalam penyelenggaraan diklat bagaikan sebuah sistem dengan susunan terpadu dan terdiri atas bagian-bagian yang saling berhubungan, saling berinteraksi dan saling mendukung serta membentuk satu kesatuan yang utuh. menjadi efektif dan efisien apabila berada dalam kerangka sistem melalui tahapan-tahapan yang meliputi: proses analisis kebutuhan diklat, proses penentuan tujuan diklat, proses perencanaan program diklat, proses pelaksanaan diklat dan proses evaluasi diklat. Setiap proses tidak berdiri sendiri tetapi saling terkait satu dengan lainnya dan hasil proses sebelumnya yang menentukan proses berikutnya. Agar tujuan penyelenggaraan diklat tercapai secara efektif dan efisien, proses-proses tersebut hendaknya berada dalam pendekatan sistem yang integral. Kata kunci: Sistem,, Keberhasilan Pendahuluan Pendidikan dan Pelatihan () adalah sebuah kata yang sangat akrab dengan kita sehari-hari karena keterlibatan kita sebagai penyelenggara, widyaiswara, ataupun peserta diklat. Menurut Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 dinyatakan bahwa diklat adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan (pengetahuan, keterampilan, dan sikap) Pegawai Negeri Sipil agar dapat melaksanakan dan meningkatkan kualitas tugas pekerjaannya yang berorientasi pada pelayanan, pengayoman dan pengembangan partisipasi masyarakat. Muncul pertanyaan-pertanyaan, mengapa setelah sekian banyak diklat dilaksanakan hasilnya masih belum mencerminkan tujuan yang sebenarnya? Bagaimana membangun diklat sebagai suatu sistem agar manfaat dan tujuan diklat bisa tercapai dengan baik? dianggap sebagai salah satu upaya strategis dalam peningkatan kualitas sumber daya manusia (SDM). Keberhasilan ditentukan oleh berbagai faktor yang meliputi penentuan tujuan diklat, pengembangan kurikulum, penyusunan program diklat, penetapan peserta dan widyaiswara, penyelenggaraan administrasi dan keuangan, proses pembelajaran serta lingkungan fisik dan lingkungan emosional. Faktor-faktor tersebut akan menunjang efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan diklat apabila berada dalam kerangka sistem. Dengan kata lain faktor yang menentukan keberhasilan diklat adalah sistem penyelenggaraan diklat yang integral dimana sub sistem dari sistem tersebut terkait satu dengan yang lainnya. Perlu ada sistem yang mengatur dan ada pengelola yang melaksanakan, mengendalikan agar diklat berjalan sesuai dengan fungsinya, tujuan diklat tercapai secara efektif dan tidak terjadi pemborosan karena salah memilih arah dan tujuan. Konsep merupakan wadah pengembangan SDM aparatur dan non aparatur sebagai sosok individu profesional untuk dapat melaksanakan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan 1

2 sesuai tuntutan kerja. Proses belajar yang dimaksudkan adalah untuk mengubah kompetensi kerja seseorang sehingga ia dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya. Kompetensi diklat secara umum mencakup 3 (tiga) ranah utama yaitu ranah kognitif (pengetahuan), ranah afektif (sikap dan perilaku) dan ranah psikomotorik (ketrampilan). Kegiatan diklat akan bermuara kepada peningkatan kualitas peserta diklat dengan kompetensi yang dipersyaratkan untuk mampu melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya sebagai abdi negara dan abdi masyarakat. Lulusan diklat diharapkan mampu berperan sebagai pembaharu, memiliki sikap dan pengabdian yang berorientasi pada pelayanan prima organisasi. 1. Proses belajar (learning) adalah usaha aktif seseorang yang dilakukan secara sadar untuk mengubah perbuatan, perilaku atau kemampuannya dimana hasilnya bisa benar atau salah. 2. Kinerja/kemampuan kerja (performance) adalah perubahan atau prestasi hasil kerja seseorang pekerja secara keseluruhan, dimana hasil kerja tersebut harus ditunjukkan buktinya secara konkrit dan dapat diukur (dibandingkan dengan standar yang telah ditentukan). 3. Pekerja/karyawan/pegawai (people) adalah seseorang yang sudah dewasa yang menduduki suatu jabatan tertentu dalam suatu organisasi yang memerlukan suatu diklat untuk meningkatkan pengetahuan, ke-terampilan dan sikap mentalnya untuk meningkatkan hasil-hasil pekerjaannya. 4. Pekerjaan/jabatan (job) adalah sejumlah tugas-tugas spesifik yang dilakukan oleh pekerja/ karyawan/pegawai dimana tugastugas tersebut mempunyai tingkat kerumitan dan kesulitan serta berhubungan satu dengan lainnya. dipandang sebagai bagian dari pendidikan yang mengkaitkan proses belajar untuk meningkatkan pengetahuan, ketrampilan dan sikap di luar sistem pendidikan yang berlaku dalam waktu yang relatif singkat dan metode yang lebih mengutamakan praktik daripada teori (Atmodiiwiryo,2002), dengan empat kata kunci yaitu: Secara umum diklat merupakan pelatihan praktis yang biasanya berlangsung dalam jangka pendek yang bertujuan meningkatkan dan memperbaiki sikap perilaku, keterampilan dan pengetahuan peserta diklat sesuai tujuan. Konsep Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin systema dan bahasa Yunani sustema adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen 2

3 atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi untuk mencapai suatu tujuan. Dalam pengertian yang paling umum sebuah sistem adalah sekumpulan benda yang memiliki hubungan di antara mereka. Sistem dapat diartikan sebagai suatu susunan terpadu dan terdiri atas bagianbagian yang saling berhubungan, saling berinteraksi dan saling mendukung antar bagiannya serta membentuk satu kesatuan yang utuh. Pada prinsipnya setiap sistem selalu terdiri dari empat elemen yaitu objek, atribut, hubungan internal dan lingkungan. Adapun batasan sistem: memiliki komponen untuk menjalankan fungsi (sub sistem), sistem dikelilingi sistem lain dan tidak berdiri sendiri, menjalankan proses transformasi mengubah masukan dan keluaran, komponen saling berinteraksi saling bergantung, memiliki efek keterpaduan (sinergisme), memiliki mekanisme balikan, dan bersifat relatif tergantung pada lingkungan. proses, output (keluaran), dan outcome (dampak). Dengan penjelasan sebagai berikut: 1. Masukan (input): peserta dengan kompetensi yang ingin dimiliki, widyaiswara sesuai kompetensi keahlian dalam proses belajar mengajar, bahan ajar/modul sesuai tujuan diklat, anggaran yang tersedia, waktu pelaksanaan, alat, bahan, bangunan (sarana prasarana) untuk penyelenggaraan diklat 2. Proses: meliputi proses identifikasi kebutuhan diklat, proses penentuan tujuan diklat, proses perencanaan program diklat, proses pelaksanaan diklat, dan proses evaluasi diklat. 3. Produk: diklat selesai, bahan dan materi divalidasi, dan penguasaan kapasitas oleh peserta 4. Keluaran: peserta (lulusan) diklat memiliki kompetensi sesuai dengan yang diharapkan, sertifikasi, keterangan masuk kerja dan SIM INPUT PROSES PRODUK OUTPUT OUT COME Konsep sebagai Suatu Sistem Konsep diklat sebagai suatu sistem merupakan seperangkat komponen atau unsur-unsur atau sub sistem yang saling berinteraksi untuk mengubah kompetensi kerja pegawai/karyawan/orang sehingga dapat berprestasi lebih baik dalam jabatannya melalui proses belajar dalam kegiatan diklat. Pendekatan sistem dalam diklat merupakan pendekatan dengan menggunakan bagan arus mulai dari input (masukan), 5. Dampak (outcome): peningkatan produktifitas lulusan, kontribusi lulusan yang diberikan ke organisasi. Penerapan pendekatan sistem dalam diklat adalah berdasarkan kebutuhan nyata dilapangan antara lain: mengembangkan kurikulum berdasarkan kebutuhan peserta, menyiapkan secara cermat faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan program diklat, menyediakan lingkungan fisik dan lingkungan emosional yang mendukung 3

4 proses pembelajaran secara kondusif, mengetahui sejauh mana keberhasilan program diklat, menjamin pencapaian tujuan diklat secara efektif dan efisien. Evaluasi Pelaksanaan Analisis Kebutuhan Tahap pertama dalam konsep model diklat sebagai suatu sistem adalah analisis kebutuhan diklat (training needs assessment). Analisis Kebutuhan (AKD) adalah suatu proses kegiatan yang bertujuan untuk menemukenali adanya suatu kesenjangan dalam bentuk pengetahuan, keterampilan maupun sikap dan perilaku pegawai pada suatu unit organisasi, kelompok kerja atau komunitas tertentu yang dapat ditingkatkan melalui diklat. AKD dilaksanakan sebagai dasar untuk menyusun program diklat. Pedoman bagi organisasi untuk merancang bangun program diklat, memberikan masukan bagi organisasi lembaga diklat untuk melanjutkan atau menghentikan kegiatan selanjutnya, menjaga dan meningkatkan produktivitas kerja, menghadapi kebijakan baru, menghadapi tugas-tugas baru. Adapun manfaat AKD adalah menghasilkan rencana diklat sesuai dengan kebutuhan dan Penentuan Tujuan sebagai dasar yang kuat untuk penyusunan program diklat. Proses selanjutnya setelah AKD adalah adalah proses penentuan tujuan diklat. Proses ini untuk menentukan tujuan Perencanaan Program diklat yang dilandasi oleh upaya untuk menghilangkan diskrepansi kinerja yang ditentukan pada proses AKD. Dalam hal penentuan tujuan diklat inilah dilakukan kegiatan rancang bangun program diklat. Dengan melakukan proses rancang bangun program diklat akan dihasilkan kurikulum dan Garis-garis Besar Program Pembelajaran (GBPP). Rancang bangun program diklat dapat diartikan sebagai suatu proses kegiatan yang dimaksudkan untuk membuat atau menyusun secara garis besar hal-hal yang akan dikerjakan berkaitan dengan proses belajar seseorang agar dapat mengubah kompetensi kerjanya sehingga ia dapat berprestasi dalam jabatannya. Proses ketiga adalah proses perencanaan program diklat. Ini merupakan proses yang panjang dan berkesinambungan. Aspek -aspek yang diperhatikan dalam proses perencanaan diklat adalah sebagai berikut: seleksi peserta diklat, pengembangan panduan diklat, penyelenggaraan diklat, penetapan pengajar/widyaiswara sesuai persyaratan kompetensi diklat, sarana dan prasarana diklat dan mekanisme penyediaan dana. Kegiatan perencanaan ini yang menyangkut unsur-unsur pengelolaan diklat (6 M yaitu Man, Money, Material, Machines, Methods, Market) dan menghasilkan rencana yang matang. Proses selanjutnya adalah proses pelaksanaan diklat, yang meliputi: pembukaan 4

5 dan penutupan, pelaksanaan proses pembelajaran (kesiapan petugas, kesiapan widyaiswara, ketersediaan bahan diklat), evaluasi proses pembelajaran (dibatasi pada evaluasi hasil pembelajaran), dan kegiatan administrasi diklat. Proses terakhir adalah proses evaluasi diklat, yang meliputi: evaluasi sebelum dan sesudah pelaksanaan diklat, evaluasi proses pembelajaran, evaluasi penyelenggaraan diklat dan evaluasi dampak (pasca) diklat. Evaluasi diklat adalah mata komponen penting dalam sistem diklat. Tanpa ada evaluasi, kita tentu saja tidak mengetahui apakah program diklat yang diselenggarakan oleh suatu lembaga diklat berhasil atau sebaliknya tidak berhasil. Tingkat pencapaian efektivitas dan efisiensi suatu program diklat dapat diketahui dari hasil evaluasi diklat. Pengelola diklat yang handal dipersyaratkan memiliki kompetensi mengenai pelaksanaan evaluasi diklat. Penutup Merupakan keniscayaan bagai suatu lembaga diklat untuk sinergis merancang diklat dalam proses-proses yang telah disebutkan diatas dalam kerangka sistem yang integral. Setiap proses tidak berdiri sendiri tetapi saling terkait satu dengan lainnya dan hasil proses sebelumnya akan menentukan proses berikutnya. Lembaga diklat juga sudah sepatutnya mengelola dan memiliki sistem balikan dalam rangka meningkatkan kualitas layanan yang relevan dengan kebutuhan organisasi, unit keja dan individu dalam pengembangan karirnya. Dampak lebih lanjut penerapan diklat sebagai suatu sistem adalah dapat menghasilkan lulusan diklat yang berkualitas. Semoga! Daftar Pustaka Atmodiwiryo, Subagyo, Manajemen Pelatihan. PT. Ardadizya Jaya. Jakarta Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil *) Kepala BDLHK Pekanbaru JIKA SATU PINTU DITUTUP MAKA AKAN ADA PINTU LAIN YANG TERBUKA, HANYA TERKADANG KITA TERLALU LAMA MENYESALI PINTU YANG TERTUTUP ITU HINGGA TIDAK MELIHAT PINTU LAIN YANG DIBUKAKAN UNTUK KITA (LINCOLN) 5