Pdp. Yonathan, S.Kom

Transkripsi

1 GMS CHRISTMAS CELEBRATION 2014 CHIEF OF USHER DEPARTMENT MEETING DOCUMENT Version 9.0 Prepared By : Pdp. Yonathan, S.Kom Head Of People Department

2 TABLE OF CONTENT Contents VERSION UPDATE HISTORY 01 GENERAL DESCRIPTION 02 STRUCTURE 03 TICKET 06 VENUE MAP 11 PARKING 12 EVENT RUNDOWN 13 USHER BRIEFING 14 SCHEDULE 17 CONTACT ME 18 i

3 VERSION UPDATE HISTORY Update version 5.0 Penambahan Detail Contact Ketua Ibadah & Supervisor. Update Venue Layout Penambahan Jumlah petugas pembagian ticket natal di tiap ibadah. Update ver Update Nama panitia. - Update Venue Layout. Update ver Update nama structure. - Penambahan Venue Layout Luar. - Update Venue Layout Dalam. - Penambahan Dokumen Parking. - Update Schedule Meetng. Update version Update General Structure. - Delete Venue Layout Luar. - Update Venue Layout Dalam. - Update Parking Rules. - Update Rundown Ibadah (No Altar CAll, No Fosfor) - Penambahan Briefing Usher. - Update Schedule Update Version Update Usher Briefing. 01

4 GENERAL DESCRIPTION TEMA FINDING HOPE WAKTU PELAKSANAAN PELAKSANAAN Kamis, 25 Desember 2014 Natal 1 : WIB Natal 2 : WIB Natal 3 : WIB Natal 4 : WIB LOKASI PELAKSANAAN Dyandra Convention Hall. JUMLAH KURSI ± Kursi / Ibadah. (4.350 Jemaat Undangan Jiwa Baru) SISTEM TIKET Ticket berbentuk gelang tangan. Untuk mendapatkan ticket, jemaat wajib menukarkan dengan NIJ. 02

5 STRUCTURE Struktur Panitia Natal Gereja Mawar Sharon 2014 Semua Divisi. 03

6 STRUCTURE Struktur Panitia Natal Gereja Mawar Sharon 2014 Divisi Usher. 04

7 STRUCTURE Detail struktur dan nomor handphone Ketua Ibadah dan Supervisor lapangan. POSISI NAMA NO HP KETUA PEOPLE Yonathan Ketua Usher Yonathan Ketua Usher Natal 1 Franky Lorentz Ketua Usher Luar Natal 1 Subiantoro Supervisor Parkir Natal 1 Buana Heksa Supervisor Drop Off Natal 1 Andri Ong Supervisor Crowd Natal 1 Yunus Ketua Usher Dalam Natal 1 Franky Lorentz Supervisor Blok A Natal 1 David Limanto Supervisor Blok B Natal 1 Hery S Supervisor Blok C Natal 1 Hendy Ketua Usher Natal 2 Hendri Sutiono Ketua Usher Luar Natal 2 Heru Supervisor Parkir Natal 2 Peter Liem Supervisor Drop Off Natal 2 Andri Ong Supervisor Crowd Natal 2 Hendy Ketua Usher Dalam Natal 2 Hendra Gunawan Supervisor Blok A Natal 2 Ayoung Supervisor Blok B Natal 2 Hok Siong Supervisor Blok C Natal 2 Yulius Ketua Usher Natal 3 Robert Tantry Ketua Usher Luar Natal 3 Robert Tantry Supervisor Parkir Natal 3 Soehariono yacob Supervisor Drop Off Natal 3 Hendrata Poernomo Supervisor Crowd Natal 3 Andre Yusdianto Ketua Usher Dalam Natal 3 Jhune Supervisor Blok A Natal 3 Melia Kartika sari Supervisor Blok B Natal 3 Ryan Christian W Supervisor Blok C Natal 3 Liliana Gunawan Ketua Usher Natal 4 Welly Soedjono Ketua Usher Luar Natal 4 Robert Tantry Supervisor Parkir Natal 4 Soehariono yacob Supervisor Drop Off Natal 4 Jhune Supervisor Crowd Natal 4 Hardy Tanujaya Ketua Usher Dalam Natal 4 Santoso Narpati Supervisor Blok A Natal 4 Deni Wijaya Supervisor Blok B Natal 4 Budiharto Supervisor Blok C Natal 4 Rudianto Ketua Pendoa Ferywati Ketua Pendoa Natal 1 Hwie Chien Supervisor Doa Atmosfer N1 Ferywati Supervisor Doa Altar Call N1 Hwie Chien Ketua Pendoa Natal 2 Hwie Chien Supervisor Doa Atmosfer N2 Ferywati Supervisor Doa Altar Call N2 Hwie Chien Ketua Pendoa Natal 3 Ferywati Supervisor Doa Atmosfer N3 Tjendera Dewi Supervisor Doa Altar Call N3 Dendy Lifton Ketua Pendoa Natal 4 Ferywati Supervisor Doa Atmosfer Na4 Steven Ngui Supervisor Doa Altar Call N4 Dendy Lifton

8 TICKET JENIS TIKET Natal 1 sampai Natal 4 Memiliki warna tiket yang berbeda. Di tiap ibadah dibedakan antara tiket jemaat dan tiket undangan. Total ada 8 Jenis tiket. PEMBAGIAN TIKET Tiket dibagikan di 7 Ibadah (AOG, ProM, Umum 1, Umum 2, Umum 3, Umum 4, Satelit) Dilakukan sebanyak 5 Batch: 22 November November Desember Desember Desember 2014 Setiap usher ibadah pada tanggal diatas sepulang ibadah menyediakan 5 orang untuk mengatur flow pengambilan tiket jemaat. ALOKASI PEMBAGIAN TIKET Natal 1 & 2 = NIJ Umum (2 Tiket), NIJ AOG (1 Tiket) Natal 3 & 4 = NIJ Umum (3 Tiket), NIJ AOG (2 Tiket) KTP berlaku mulai minggu ke 3, 4. Lajang = 1 Tiket Menikah = 2 Tiket Duda / Janda = 2 Tiket 06

9 TICKET Jatah tiket natal GMS 2014 per ibadah Ibadah Jumlah Eagle Kidz Bagi Alokasi TIKET TOTAL % Kehadiran AS ST V TIKET N1 N2 N3 N4 Umum Umum Umum Umum AOG Teen AOG Youth Pro M Sat. Revelation Sat. Unity Sat. HOV Sat. Sidoarjo A (22-23 Nov) B (29-30 Nov) Ibadah N1 N2 N3 N4 N1 N2 N3 N4 7:00 10:30 14:00 17:30 7:00 10:30 14:00 17:30 Umum Umum Umum Umum AOG Teen AOG Youth Pro M Sat. Revelation Sat. Unity Sat. HOV Sat. Sidoarjo C (6-7 Des) D (13-14 Des) N1 N2 N3 N4 N1 N2 N3 N4 Total 7:00 10:30 14:00 17:30 7:00 10:30 14:00 17:30 N1 N2 N3 N

10 TICKET Jumlah petugas Usher Ticketing Natal GMS 2014 IBADAH 22&23 Nov / 29&30 Nov / 06&07 Des / 13&14 Des Operator Ass. Opr Out Checker Greeter SPV In IT Total Umum 1 8/5/5/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 27/24/24/23 Umum 2 8/6/7/5 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 27/25/26/24 Umum 3 8/5/5/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 27/24/24/23 Umum 4 5/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 24/23/23/23 AOG Teen 6/5/5/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 25/24/24/23 AOG Youth 6/5/5/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 25/24/24/23 Pro M 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 4/4/4/4 1/1/1/1 4/4/4/4 1/1/1/1 23/23/23/23 Revelation Pagi 3/3/0/0 1/1/0/0 1/1/0/ /1/0/0-6/6/0/0 Unity Siang 3/3/0/0 1/1/0/0 1/1/0/ /1/0/0-6/6/0/0 Pagi 3/2/0/0 1/1/0/0 1/1/0/ /1/0/0-6/5/0/0 Siang 3/2/0/0 1/1/0/0 1/1/0/ /1/0/0-6/5/0/0 Sore 2/1/0/0 1/1/0/0 1/1/0/ /1/0/0-5/4/0/0 HOV 2/2/0/0 1/1/0/0 1/1/0/ /1/0/0-5/5/0/0 08 4

11 TICKET JOB DESCRIPTION 1. Operator - input ke database gms melalui gadget (registrasi) 2. Assisten Operator - Membagikan undangan sesuai dengan jumlah yang diinput oleh operator 3. Gate in - Mengecek kelengkapan persyaratan setiap orang yang akan masuk keantrian - Validasi antrian yang dipilih - Memasang semua papan nama Gate yang akan dipakai - Menutup antrian sesuai jumlah tiket yang tersisa (melihat sisa jumlah di TV) 4. Greeter - memberi info tentang ketentuan dan persyaratan yang berlaku apabila dibutuhkan 5. Checker - Mengecek kelengkapan persyaratan setiap orang yang akan masuk keantrian 6. IT - Menyiapkan dan memastikan system peralatan yang akan dipakai 7. SPV - Bertanggung jawab mengatur dan mengawasi pembagian, dari persiapan sampai selesai - Membagi orang yang mengambil di meja operator supaya tidak ada penumpukan. - Bertanggung jawab atas jumlah tiket yang diserahterimakan untuk dibagikan - Bertanggung jawab atas open dan close software computer - Memastikan jumlah sisa tiket yang dipegang oleh asisten operator - Memberi informasi sisa jumlah tiket kepada Gate in - Melakukan penghitungan sisa tiket 8. Gate Out - Menjaga pintu keluar agar tidak ada yang masuk melalui pintu keluar - Mengarahkan orang yang akan keluar 09

12 TICKET Alur Pembagian Ticket Mingguan Natal GMS

13 VENUE MAP USHER USHER 11

14 PARKING Kapasitas Parkir GMS & Dyandra MOBIL MOTOR GMS DYANDRA GMS DYANDRA GEDUNG GATE C GATE D GATE H GATE I KOMBES TOTAL BASEMENT GEDUNG MAWAR 33 MAWAR BASEMENT SHUTLE KENDARAAN 1. BUS BDI = 24 ORANG 2. GRANDMAX = 12 ORANG 3. Innova = 06 ORANG 4. Innova = 06 ORANG WAITING 1. Gate B dibuka. 2. Area depan kantin diberi beberapa kursi untuk jemaat menunggu kendaraan shutle. FLOW PARKIR MOBIL 1. Urutan Parkir : Dyandra, Kombes, Gedung Parkir GMS, Gate C, Gate D, Gate H, Gate I. 2. Parkir Dyandra, Kombes, Gedung Berbayar. 3. Buka tutup Gate dan menjaga arus oleh security GMS, berkoordinasi dengan Usher. MOTOR 1. Urutan Parkir : Dyandra, Danareksa, Gedung, Mawar 33, Mawar Semua Pelayan Tuhan parkir di gedung parkir motor GMS. 12

15 EVENT RUNDOWN Rundown Ibadah Natal 1 Gereja Mawar Sharon TIME DUR EVENT PIC NOTES Praise & Worship Prepare Ye The Way Joy To The World Dari Pulau Dan Benua PAW Drama Non Musical Drama Praise & Worship He Will Carry You PAW Sermon Ps. Philip Tidak ada Altar Call Praise & Worship Tetap Tersenyum Malam Kudus Ku Bri Yang Terbaik Tak Kan Goyah Clip Pesan Gembala-Gembala M2M Praise & Worship Endless Praise We Wish You A Merry Christmas PAW Ku Bri Yang Terbaik persembahan dijalankan. PAW Doa Berkat Ps.Jusuf Rundown diatas merupakan rundown kasar natal 1. Rundown natal lainnya acara sama persis, tinggal diconvert ke waktu ibadah tersebut. 13

16 USHER BRIEFING PERSIAPAN 1. Semua pelayan wajib parkir kendaraan di gedung parkir GMS. 2. Usher berkumpul 1,5 jam sebelum ibadah di teras area performer dyandra. 3. Dresscode : Kemeja Merah + Dasi Gold + Jas Hitam + Celana Kain + Sepatu Vantoufel. 4. Setiap usher wajib membawa minimal 3 buah bolpoin. 5. Setiap usher membawa 1 buah senter. PEMBAGIAN TIM Natal 1 = Usher Umum 1 + Pro M + Klampis Natal 2 = Usher Umum 2 + Pro M + Barat + Siwalankerto Natal 3 = Usher AOG + Extend Umum 2 Natal 4 = Usher Umum 3 + Umum 4 + Umum 1 + AOG + Barat JUMLAH USHER TIAP TIM (UPDATED 20 OKTOBER 2014) Ibadah 1 = 50 Orang Ibadah 2 = 30 Orang Ibadah 3 = 20 Orang Ibadah 4 = 25 Orang Pro M = 60 Orang AOG = 140 Orang Klampis = 23 Orang Barat = 60 Orang Siwalankerto = 40 Orang 14

17 BRIEFING USHER BEFORE SERVICE 1. Semua Usher wajib berkumpul di Teras area performer 1,5 jam sebelum pelayanan. 2. Semua Tools (Keplek, Amplop Persembahan, kantong kresek) dibagikan saat briefing. 3. Gate selalu terbuka, Open Pintu 45 Menit sebelum ibadah dimulai, All usher Standby gate T-1 jam. Untuk Ibadah 3, Open Pintu 30 Menit sebelum ibadah mulai. 4. Gate D untuk Tamu Undangan, Gate C untuk jemaat bertiket, Gate B & A disegel dahulu. 5. Setelah 30 menit acara mulai, Gate C & D ditutup, pindah ke Gate B baik yang memiliki tiket, maupun Undangan, dan juga yang tidak memiliki tiket. 6. Apabila ada masalah terkait dengan undangan, langsung dihubungkan pada tim hospitality di booth hospitality dekat pintu Tamu undangan dari Gate D langsung akan diterima oleh tim hospitality dan dibawa ke hospitality desk untuk diberi gelang, konsumsi, dan dimasukkan melalui pintu menit sebelum acara mulai, sampai 30 menit setelah acara mulai, jemaat akan masuk melalui pintu 3 & pintu Pintu 3 & Pintu 4 dijaga masing-masing 2 usher untuk memastikan semua jemaat yang masuk sudah memakai gelang. 10. Setelah 30 menit acara mulai, Pintu 3 & Pintu 4 akan ditutup, dan hanya dibuka pintu 1 saja. 11. Jemaat yang membutuhkan alat penerjemah dapat diambil di Interpreter Booth disebelah Pintu Toilet seberang Pintu 5 hanya untuk wanita saja, Toilet Pria menggunakan lantai bawah dan lantai atas. 13. Blok B1 & Blok C1, 6 baris paling depan untuk undangan, total sebanyak 270 kursi. 14. Sudah ada usher Hospitality yang akan jaga kursi undangan, tapi persembahan masih dicover oleh usher kita. 15. Flow Parkir akan dibantu oleh pihak dyandra sekitar 3 personel. 15

18 BRIEFING USHER ON SERVICE 1. Bila ruangan penuh, bila ada jemaat yang ketoilet akan diberi sticker di gelang, agar dapat kembali ketempat duduk mereka. 2. Menit ke 90, pada saat lagu Ku Bri Yang Terbaik persembahan dijalankan. 3. Perhitungan Jumlah jemaat akan dilakukan di menit ke 45 saat lagu He Will Carry You. Perhitungan dilakukan oleh tiap usher blok. 4. Perhitungan yang dilakukan meliputi : Jumlah Kursi, Jumlah Kursi Kosong, Jumlah Jemaat, perhitungan dilakukan oleh dua orang yang berbeda untuk crosscheck hasil. 5. Tidak Ada Altar Call. AFTER SERVICE 1. Selesai Ibadah, semua usher membersihkan sampah dibloknya masingmasing menggunakan kantong kresek yang sudah diberikan saat briefing. 2. Usher Luar kembali bertugas dan mengatur flow kepulangan jemaat. 3. Semua Usher kembali ke area Teras Performer area untuk evaluasi, menyerahkan jumlah jemaat, dan mengembalikan keplek. 4. Jumlah Jemaat dilaporkan oleh ketua ibadah di group whats app, berupa jumlah kursi, jumlah kursi kosong dan jumlah jemaat dari total Blok A, Blok B, dan Blok C saja. 5. Semua usher menyampaikan masalah / kendala yang terjadi kepada masingmasing ketua blok dan akan dicatat secara tertulis. 6. Ketua Ibadah, Ketua usher luar dan dalam, koordinator blok, menunggu tim berikutnya datang, menyampaikan kendala yang terjadi, menyerahkan keplek, baru dapat meninggalkan lokasi. 7. Setiap keplek yang hilang, maka ketua ibadah akan dikenakan denda sebesar Rp ,- 16

19 SCHEDULE 17

20 CONTACT ME For more information, suggestion, and critics, please contact me : Pdp. Yonathan, S.Kom Army Of God - Mawar Sharon Youth Pastor Office ext 123 Phone BBM D Yonathan@gms.or.id