Siklus Informasi / pengolahan data (John Burch) Proses (Model) Input (Data) Data (ditangkap)

Transkripsi

1 BAB 1 - KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan fakta dalam bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut melalui suatu proses tertentu sehingga menghasilkan informasi (Jogiyanto HM) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto HM) Siklus Informasi / pengolahan data (John Burch) Proses (Model) Keterangan : Data yang didapat diinputkan lalu diolah ke dalam suatu model (proses) menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasikan suatu tindakan lain yang akan membuat data tersebut kembali, lalu data itu akan ditangkap sebagai input, diproses kembali dan seterusnya. Input (Data) Data (ditangkap) Dasar Data Output (Information) Penerima Hasil TIndakan Keputusan (Tindakan) Kualitas Informasi (John Burch & Gary Grudnitski, Jogiyanto HM) Kualitas suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu : 1. Informasi harus akurat(accurate) Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak bias(menyesatkan). Informasi harus jelas mencerminkan maksudnya, karena dari sumber menuju tujuan kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat merusak informasi tersebut. 2. Informasi harus tepat pada waktunya (timeliness) Informasi tidak boleh datang terlambat. Informasi yang telah usang tidak akan mempunyai nilai lagi, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan bagi organisasi. Jika pengambilan keputusan terlambat karena lambatnya informasi, maka akan berakibat fatal bagi organisasi. 3. Informasi harus relevan (relevance) Informasi tersebut harus mempunyai manfaat bagi pemakainya. Setiap informasi yang ada akan bermanfaat sesuai bidang permasalahannya masing-masing Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem secara umum, yaitu penekanan pada prosedurnya dan penekanan pada komponen atau elemennya. Kedua pendekatan ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda hanya cara pendekatannya. Pendekatan Sistem dengan penekanan kepada komponennya akan lebih mudah digunakan dalam mempelajari sistem untuk tujuan analisis dan perancangan sistem. Pendekatan sistem pada Prosedur (Jerry & Andra FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr) Adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur Dimana sistem ini lebih menekankan kepada urutan operasi dalam sistem (prosedur); Adalah urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana 1

2 (how) mengerjakannya yang saling berhubungan, berkumpul bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu Pendekatan sistem pada komponen atau elemennya Adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Karakteristik System Suatu sistem memiliki karakteristik atau sifat tertentu yaitu memiliki komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), pengolah (process), keluaran(output), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). LINGKUNGAN LUAR BOUNDARY SUBSISTEM SUBSISTEM SUBSISTEM SUBSISTEM INTERFACE INPUT PROSES OUTPUT BOUNDARY Komponen Sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi atau bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen atau elemen sistem dapat berupa suatu subsistem (bagian sistem : I-P-O) yang menjalankan suatu fungsi tertentu dari sistem yang mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Batas Sistem Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau lingkungan luar. Batas sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut. Lingkungan luar sistem Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi proses sistem. Penghubung Sistem Media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya yang memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke sub sistem lainnya dimana output dari suatu subsistem dapat menjadi input bagi subsistem lainnya. Masukan Energi yang dimasukkan ke dalam sistem, dapat berupa masukan perawatan (maintenance input : energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, contohnya program) dan masukan sinyal (signal input : energi yang diproses untuk menjadi keluaran atau informasi, contohnya data) 2

3 Pengolah Bagian yang akan mengolah masukan menjadi keluaran Keluaran Hasil pengolahan dari Masukan berupa informasi yang akan berguna bagi pemakainya Sasaran/Tujuan Setiap sistem pasti memiliki tujuan/sasaran. Sasaran sistem menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran/tujuannya. Sistem Informasi (Robert A. Leitch/K. Roscoe Davis) Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan. Dari mana informasi itu berasal? Informasi diperoleh dari sistem informasi (information System) atau information processing system. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Komponen Sistem Informasi (John Burch dan Gary Grudnitski) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building blocks), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block) dan blok kendali (controls block). Keenam blok itu akan saling berinteraksi satu dengan yang lainnya sebagai suatu sistem untuk mencapai tujuan/ sasaran yang diinginkan. PEMAKAI PEMAKAI INPUT MODEL OUTPUT PEMAKAI PEMAKAI TEKNOLOGI DASAR DATA KENDALI PEMAKAI PEMAKAI Blok Masukan Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan dapat berupa dokumen-dokumen dasar. Blok Model Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dalam basis data dengan cara tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. Blok Keluaran Produk dari sistem infrmasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dan pemakai sistem 3

4 Blok Teknologi Merupakan kotak alat (tool-box) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu Hardware, Software dan Brainware. Blok Basis Data Basis Data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lain, tersimpan dalam perangkat keras komputer dan diolah oleh perangkat lunak untuk dimanipulasi. Data perlu disimpan ke dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Blok Kendali Banyak hal yang merusak sistem informasi, seperti kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan, sabotase, dll. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah atau diatasi. 4

5 BAB 2 PENGEMBANGAN SISTEM Pengembangan sistem (systems development) dapat berarti menyusun suatu sistem baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada (Jogiyanto HM). Perlunya perbaikan atau penggantian terhadap sistem lama disebabkan beberapa hal, antara lain : 1. Adanya permasalahan(problems) yang timbul di sistem yang lama dapat berupa : a. Ketidakberesan yang menimbulkan sistem lama tidak beroperasi sesuai harapan antara lain : - kecurangan yang disengaja - kesalahan yang tidak disengaja - tidak efisiennya operasi - tidak ditaatinya kebijakan manajemen b. Pertumbuhan Organisasi Pertumbuhan organisasi menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, kemungkinan dikarenakan kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data yang terus meningkat, perubahan kebijakan manajemen baru, dll. 2. Untuk meraih kesempatan (opportunities) Dengan berkembangnya tingkat teknologi yang sangat cepat, organisasi mulai merasakan bahwa penggunaan teknologi sangat diperlukan untuk mendukung tersedianya informasi dengan cepat guna mendukung proses pengambilan keputusan oleh manajemen. Selain itu penggunaan teknologi juga dapat sangat membantu dalam peningkatan pelayanan kepada pelanggan sehingga kemungkinan peluang akan jatuh ke tangan kita lebih besar daripada ke tangan pesaing. 3. Adanya instruksi-instruksi (directives) Perbaikan dan penggantian juga dapat terjadi karena adanya instruksi-instruksi baru dari pimpinan atau dari luar organisasi ( peraturan pemerintah) SISTEM YANG ADA Permasalahan Kesempatan Instruksi PENGEMBANGAN SISTEM Memecahkan masalah Meraih Kesempatan Memenuhi Instruksi SISTEM YANG BARU Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru diharapkan akan terjadi peningkatan pada sistem yang baru sesuai prinsip PIECES, yaitu : Performances (kinerja), peningkatan kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput(jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan pada saat tertentu) dan response time (rata-rata waktu tunda antara setiap transaksi atau penambahan pekerjaan dengan selang waktu pengerjaan pekerjaan tersebut. Information (informasi), peningkatan terhadap kualitas informasi yang disajikan Economy (ekonomi), peningkatan manfaat atau keuntungan atau penurunan biaya kegiatan 5

6 Control (kendali), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahankesalahan serta kecurangan yang terjadi Efficiency (efisiensi), peningkatan terhadap efisiensi operasi berhubungan dengan bagaimana sumber daya yang ada digunakan dengan pemborosan yang minimum. Services (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Prinsip Pengembangan Sistem (Jeffrey L. Whitten, Leonnie D. Bentley, Thomas I.M.Ho) Sewaktu kita melakukan proses pengembangan sistem ada beberapa prinsip yang tidak boleh dilupakan, yaitu : 1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen Pengguna informasi utama adalah manajemen, maka sistem harus dapat mendukung kebutuhan informasi yang diperlukan oleh manajemen. 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar Sistem baru dengan teknologi baru tentunya membutuhkan modal yang besar. Karenanya pengembangan sistem baru harus bernilai tinggi bagi organisasi. 3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangan, penerapan maupun proses operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan dan penggunaan sistem harus orang terdidik (bukan secara formal tapi dapat dilakukan secara latihan kerja/on the job training), dimana mereka memahami permasalahan-permasalahan yang ada dan solusi yang mungkin dilakukan. 4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem Agar proses pengembangan sistem dapat berjalan dengan memuaskan, perlu dibuat schedule kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas yang akan dilakukan oleh personil dalam team kerja, sehingga pengembangan sistem dapat dikerjakan dan selesai tepat waktu sesuai anggaran yang ada.siklus/daur Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) umumnya menunjukkan tahapan-tahapan kerja tersebut. 5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut Yang dimaksud tidak berurut disini, adalah setiap urutan dalam SDLC bisa dilakukan secara bersamaam dalam rangka efisiensi waktu pengerjaan tanpa mengurangi fungsi masing-masing tahapan kerja. 6. Jangan takut membatalkan proyek Apabila proyek yang dikerjakan tidak memungkinkan untuk dilanjutkan, maka sebaiknya dibatalkan agar tidak terjadi penyerapan dana lain untuk proyek yang tidak menghasilkan. 7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem Dokumentasi sistem harus dilakukan dari tahapan awal pengembangan sampai selesai, dimana dokumentasi yang dibuat dan terkumpul dapat dijadikan bahan komunikasi antara analis dan user. 6

7 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (System Development Life Cycle) Daur atau siklus hidup pengembangan sistem merupakan bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Dalam siklus ini tiap tahapan mempunyai karakteristik sendiri (Jogiyanto HM). KEBIJAKAN & PERENCANAAN SISTEM Awal Proyek Sistem ANALISIS SISTEM DESAIN (PERANCANGAN) SISTEM UMUM DESAIN (PERANCANGAN) SISTEM RINCI Pengembangan Sistem SELEKSI SISTEM IMPLEMENTASI (PENERAPAN) SISTEM PERAWATAN SISTEM Manajemen Sistem 7

8 Bab 3 - Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem (Perencanaan Sistem / System Planning) Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, maka pengembangan sistem tidak akan berjalan sesuai yang diharapkan. - Kebijakan Sistem Merupakan landasan dan dukungan dari manajemen puncak untuk membuat perencanaan sistem. - Perencanaan Sistem Setelah adanya penetapan kebijakan oleh manajemen puncak, maka perlu dibuat perencanaan sistem yang menyangkut kebutuhan fisik, tenaga kerja dan dana yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem. Perencanaan sistem dapat terdiri dari perencanaan jangka pendek (1-2 th) dan perencanaan jangka panjang (s.d 5 th) yang ditangani oleh departemen sistem (bila ada) yang terdiri dari : a. Planning Staf bertugas melakukan perencanaan sistem berdasarkan kebijakan sistem yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. b. Departemen pengembangan sistem bertugas mengembangkan sistem sesuai dengan rencana yang telah dibuat oleh planning staf. c. Departemen Pengolahan Data bertugas mengoperasikan sistem yang telah dikembangkan oleh departemen pengembangan sistem. - Proses Perencanaan Sistem Dikelompokkan ke dalam tiga proses utama, yaitu : a. Merencanakan proyek sistem yang dilakukan oleh staf perencana sistem b. Mempersiapkan proyek sistem yang akan dikembangkan (dilakukan oleh komite pengarah) c. Mendefinisikan proyek sistem yang dikembangkan (oleh analis sistem) Merencanakan Proyek Sistem Mempersiapkan Proyek Sistem Yang Akan Dikembangkan Mendefinisikan Proyek Sistem Dikembangkan Mengkaji Tujuan, perencanaan Strategis dan Taktik Perusahaan Menunjuk Sistem Analis Melakukan Studi Kelayakan Mendefinisikan Proyek- Proyek Sistem Mengumumkan Proyek Pengembangan Sistem Menilai Kelayakan Proyek Sistem Menetapkan Sasaran Proyek-Proyek Sistem Membuat Usulan Proyek Sistem Menetapkan Kendala Proyek-Proyek Sistem Meminta Persetujuan Manajemen Menentukan Proyek Sistem Prioritas Membuat Laporan Perencanaan Sistem Meminta Persetujuan Manajemen 8

9 Bab 4 - Tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem (Analisis Sistem / System Analyze) Analisis Sistem (System Analysis) Analisis Sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam begian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto HM). Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah-langkah dalam Analisis Sistem Di dalam analisis sistem ruang lingkup tugas dalam tiap tahapan kerja adalah lebih rinci (detil). Langkahlangkah analisis sistem adalah sebagai berikut : a. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah Tugas yang harus dilakukan adalah : a. Mengidentifikasi penyebab masalah b. Mengidentifikasi Titik Keputusan Suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi c. Mengidentifikasi Personil Kunci b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada Dilakukan dengan memahami bagaimana sistem yang ada beroperasi dengan cara melakukan penelitian untuk mencari data yang dibutuhkan. Tugas yang harus dilakukan adalah : a. Menentukan jenis penelitian (wawancara/observasi/kuesioner/pengambilan sampel) b. Merencanakan Jadual Penelitian Dimana penelitian dilakukan, apa & siapa yang akan diteliti, siapa yang meneliti, kapan penelitian dilakukan c. Membuat Penugasan Penelitian (menentukan tugas dari masing-masing anggota team analis sistem) d. Membuat Agenda Wawancara (membuat materi wawancara agar wawancara dapat diselesaikan pada waktunya tanpa ada materi yang terlewatkan) e. Mngumpulkan Hasil Penelitian (waktu pengerjaan kegiatan sistem lama, kesalahan-kesalahan sistem lama, pengambilan sampel sistem lama, formulir dan laporan sistem lama, elemen data sistem lama, teknologi sistem lama dan kebutuhan informasi pemakai sistem/manajemen sistem lama). c. Analyze, yaitu menganalisa sistem Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang didapatdari hasil penelitian yang telah dilakukan. Tugas yang dilakukan adalah : - Menganalisis kelemahan sistem Menganalisis Distribusi Pekerjaan Menunjukkan beban dari masing-masing personil dalam menangani kegiatan yang sama, sehingga bisa diketahui mana personil yang bebannya harus dikurangi dan mana yang harus ditambah Menganalisis Pengukuran Pekerjaan Apakah kebijakan dan prosedur telah dilaksanakan, produktivitas karyawan memuaskan, personil telah terkoordinasi dan mampu bekerjasama, tujuan kegiatan tercapai, ada kegiatan operasional yang tumpang tindih. Menganalisis Keandalan Menunjukkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan. Semakin sedikit kesalahan yang terjadi, berarti sistem semakin andal. 9

10 Menganalisis Dokumen Apakah dokumen yang ada memang diperlukan, dokumen telah dirancang seefektif mungkin, perlu diberikan tembusan dokumen. Menganalisis Laporan Dapatkah laporan tersaji dengan mudah dari data/file yang ada, apakah terjadi duplikasi yang tidak perlu setiap terjadi pembuatan laporan Menganalisis Teknologi Apakah teknologi yang ada mampu memenuhi semua kebutuhan sistem tanpa penundaan yang berarti. - Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen Menentukan apa saja kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai/manajemen d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis Tujuan Utama dibuatnya laporan hasil analisis adalah : a. pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan b. meluruskan kesalahpahaman mengenai apa yang ditemukan dan dianalisis oleh sistem analis yang dianggap keliru oleh manajemen c. meminta saran dan pendapat manajemen d. meminta persetujuan manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya. ANALIS SISTEM (SYSTEM ANALYZE) & PEMROGRAM (PROGRAMMER) Systems analyst adalah orang yang menganalisis sistem (mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai sistem) untuk mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan. Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancang bangun yang telah di buat oleh analis sistem. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Programmmer 1. Tanggung jawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer 2. Pengetahuan pemrogram cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, ultilities dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. 3. Pekerjaan pemrogram sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan intruksi-intruksi program 4. Pekerjaan pemrogram tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang, terbatas pada sesama pemogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesialisasi) programnya System Analyst 1. Tanggung jawab analist system tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. 2. Pengetahuan analist sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. 3. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah masalah secara garis besar 4. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem, pemrogram tetapi juga pemakai sistem dan manajer 10

11 Pengetahuan Dan Keahlian Yang Diperlukan Analis Sistem Beberapa pengetahuan dan keahlian yang diperlukan oleh seorang analis sistem yaitu : 1. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi komputer dan pemograman komputer 2. Pengetahuan tentang bisnis secara umum 3. Pengetahuan tentang metode kuantitatif (pencapaian keuntungan) 4. Keahlian pemecahan masalah 5. Keahlian komunikasi antar personil 6. Keahlian membina hubungan antar personil Alat Pengembangan Sistem Untuk melakukan langkah-langkah pengembangan sistem yang ada, maka dibutuhkan alat untuk melaksanakannya. Alat yang digunakan umumnya berupa gambar atau diagram atau grafik. Selain itu bisa juga tidak berupa gambar atau grafik (nongraphical tools) seperti data dictionary, structure english serta formulir-formulir untuk mencatat dan menyajikan data. 11

12 Bab 5 FLOWCHART (DIAGRAM ALIR) Suatu metode untuk menggambarkan suatu tahapan penyelesaian masalah secara sederhana, terurai, rapi dan jelas dengan menggunakan simbol-simbol yang standar. Penggambaran sistem secara logika. Digunakan terutama untuk alat Bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Pedoman untuk menggambarkannya: 1. Sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan mulai dari bagian kiri suatu halaman 2. kegiatannya harus ditunjukkan dengan jelas 3. Ditunjukkan dengan jelas dimulai dan berakhirnya suatu kegiatan 4. Masing-masing kegiatan sebaiknya digunakan suatu kata yg mewakili suatu pekerjaan 5. Kegiatannya sudah dalam urutan yang benar 6. Kegiatan yg terpotong dan akan disambung ditunjukkan dengan jelas oleh simbol penghubung Digunakan simbol-simbol yang standar 7. Bagan alir (flowchar) adalah bagan (chart) yg menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedur PENULISAN dan SIMBOL FLOWCHART Penulisan Flowchart terbagi 5(lima), yaitu : 1. Bagan alir sistem (systems flowchart) merupakan : Bagan yg menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada didalam sistem. Menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem Simbol-simbol : Simbol Dokumen; menunjukkan input dan output baik untuk proses manual, mekanik atau komputer Simbol manual; menunjukkan pekerjaan manual N Simbol simpanan offline ; file nonkomputer yg diarsip urut angka (numerical) A Simbol simpanan offline; file nonkomputer yg diarsip urut huruf (akphabetical) C Simbol simpanan offline; file non komputer yg diarsip urut tanggal (chronological) Simbol kartu punc; menunjukkan i/o yg menggunakan kartu punch 12

13 Simbol Proses; menunjukkan kegiatan proses dari operasi program komputer Simbol sort offline; menunjukkan proses pengurutan data diluar proses komputer Simbol disk ; menunjukkan i/o menggunakan harddisk Simbol operasi luar; menunjukkan operasi yg dilakukan diluar operasi komputer Simbol pita magnetic; menunjukkan i/o menggunakan pita magnetic Simbol diskette; menunjukkan i/o menggunakan disket Drum magnetik; menunjukkan i/o menggunakan drum magnetic Keyboard; menunjukkan input yg menggunakan on-line keyboard Pita kertas berlubang; menunjukkan i/o menggunakan pita kertas pita berlubang Display; menunjukkan output yg ditampilkan di monitor Hubungan komunikasi; menunjukkan proses transmisi data mell. Saluran komunikasi Garis Menunjukkan dari proses alir; arus Penjelasan; Menunjukkan penjelasan dari suatu proses Penghubung; Menunjukkan penghubung ke hlman yg sama atau hlman lain Pita Kontrol; menunjukkan penggunaan pita kontrol (control tape) dlm batch control utk pencocokan di proses batch processing 13

14 Contoh : Bagan alir sistem untuk prorses direct processing file master piutang file master langganan Membuat laporan piutang Laporan piutang 2. Bagan Alir Dokumen Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan : Bagan alir yg menunjukkan arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya Menggunakan simbol-simbol yg sama dengan bagan alir sistem 3. Bagan Alir Skematik (schematic flowchart) Merupakan bagan alir yg mirip dengan bagan alir sistem, yaitu menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah : Bagan alir skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem juga menggunakan gambargambar komputer dan peralatan lainnya yg digunakan. Fungsi penggunaan gambar tsb adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yg kurang mengerti dgn simbol-simbol bagan alir. 4. Bagan Alir Program (Porgram flowchart) Merupakan bagan yg menjelaskan secara rinci langkah-langkah dari proses program. Dibuat dari derivikasi bagan alir sistem Terdiri dari 2 bentuk : a. Bagan Alir logika; digunakan untuk menggambarkan setiap langkah didalam program komputer secara logika --> disiapkan oleh analis sistem b. Bagan alir komputer terinci 14

15 Bagan Alir Program Menggunakan simbol-simbol sbb : Input/output; digunakan mewakili data i/o utk Proses; digunakan utk mewakili suatu proses Garis Menunjukkan dari proses alir; arus Keputusan; digunakan utk suatu selrksi kondisi didlm program Penghubung; Menunjukkan penghubung ke hlman yg sama atau hlman lain Persiapan; digunakan utk memberi nilai awal suatu besaran Proses terdefinisi; menunjukkan suatu operasi yg rinciannya ditunjukkan ditempat lain Terminal; menunjukkan awal & akhir dari suatu proses 5. Bagan Alir Proses Merupakan bagan alir yg banyak digunakan di teknik industri. Berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam suatu prosedur. Juga dapat menunjukkan jarak kegiatan yang satu dengan yg lainnya serta waktu yg diperlukan oleh suatu kegiatan Simbol-simbol : Menunjukkan suatu operasi Menunjukkan suatu pemindahan 15

16 Menunjukkan suatu simpanan Menunjukkan suatu inspeksi Menunjukkan suatu penundaan/delay Contoh Latihan : PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG 1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam buku barang dan buku departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada. 3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam buku permintaan dan mengurangi stok barang pada buku barang. 4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang. 5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir. 16

17 Ka. Bag Umum Staf Umum Departemen Perusahaan START 1 2 Memberikan daf brg & daf dept prsh Terima daf brg & daf dept prsh Memberikan FPB Daf Dept Prsh Daf Brg 1 Daf Dept Prsh Daf Brg Catat daf brg & daf dept prsh FPB Dept Prsh Brg Terima Tolakan & FBP Kembali 3 FPB Menerima FPB x FPB END Cek Dept 6 Dept Terdaftar T Y 5 Tolak & Kembalikan FBP FPB 4 17

18 Ka. Bag Umum Staf Umum Departemen Perusahaan 9 5 Brg 7 8 Terima Lap Permintaan Barang & Lap Stok Brg Cek Brg Terima BPB Lap Stok Brg Lap Permintaan T Brg Ada 6 BPB Y x x Catat FPB Buat BPB 7 Permin taan BPB Berikan BPB 8 Dept Prsh Buat Lap Permintaan Barang & Lap Stok Brg Lap Stok Brg Lap Permintaan 9 18

19 Bab 6 DATA FLOW DIAGRAM (DIAGRAM ALIR DATA) Salah satu tool yang paling penting bagi seorang analis sistem Penggunaan DFD sebagai modeling tool dipopulerkan oleh Tom DeMacro (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan Metoda Analisis Sistem Terstruktur (Structured System Analysis Method) DFD dapat digunakan untuk mempresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual dengan melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik. Definisi DFD Merupakan diagram yang menunjukan secara grafis urutan-urutan dalam proses yang harus dilakukan dalam suatu sistem. Jadi DFD merupakan suatu alat bantu yang dapat mevisualkan hubungan antara subproses-subproses didalam suatu sistem. Simbol yang digunakan dalam DFD ( DAD ) 1. EXTERNAL ENTITY ( TERMINAL) - Entitas yang berada diluar sistem, yang memberikan data kepada sistem (Source) atau yang menerima informasi dari sistem (Sink), dapat berupa orang, organisasi dll. - Tidak termasuk bagian dari sistem - Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian (departemen), maka bagian lain yang masih terkait menjadi external entity - Nama terminal berupa kata benda - Terminal tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama (digambarkan dua kali, maksudnya untuk membuat diagram lebih jelas). Bila demikian, maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas. 3.1 Hitung Gaji Jam_Lembur Slip_Gaji Karyawan Karyawan 2. PROCESS ( PROSES) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil dari arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. - Menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem - Berfungsi mentranformasikan satu atau beberapa data masukan manjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 19

20 - Setiap proses memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. - Proses sering juga disebut sebagai BUBBLE. - Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya : Hitung Gaji, Pendataan Order, Cetak Laporan Penjualan, dll. - Jangan menggunakan kata proses sebagai bagian dari nama suatu process (bubble). - Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama. - Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran atau urutan - urutan proses. Namun demikian, urutan nomor tidak berarti secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis. - Penomoran proses pada tingkat pertama (Diagram Nol) adalah 1.0, 2.0, 3.0, dst. - Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari proses 1.0) adalah 1.1, 1.2, 1.3, dst. - Context Diagram tidak perlu diberi nomor. 2.1* Hitung Pph 2.0 Pendata an Order 5.0 Cetak Laporan - Proses 2.1 adalah proses level terendah, tidak perlu dirinci lagi. 3. DATA STORE (PENYIMPANAN) - Tempat menyimpan data - Proses dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data store. - Nama harus mencerminkan isi dari data store tersebut - Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung. PELANGGAN MS_BARANG 4. DATA FLOW ( ARUS DATA) - Menggambarkan aliran data dari suatu entity ke entity lainnya. - Arah panah menggambarkan aliran data. - Aliran data :» Antara dua proses yang berurutan» Dari data store ke proses dan sebaliknya.» Dari source ke process» Dari proses ke sink 20

21 - Arus data ini menujukkan arus dari data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut : a. Formulir atau dokumen yang dipergunakan oleh perusahaan. b. Laporan tecetak yang dihasilkan oleh sistem c. Tampilan atau output di layar komputer yang dihasilkan oleh sistem d. Masukan untuk komputer. e. Surat-surat atau memo f. Data yang dibaca atau direkam ke suatu file g. Suatu isian yan dicatat dalam buku agenda - Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis sambung. - Tidak boleh ada nama aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus mencerminkan isinya. - Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan group elemen. - Hindari penggunaan kata data dan informasi untuk memberi nama pada aliran data. - Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap. Daftar_Hadir 3.1* Periksa Daftar Hadir Daftar_hadir_Valid Jam_kerja Tarif_per_jam 3.2 Hitung Upah Upah_Mingguan Ketentuan lain: - Nama aliran data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan nama aliran data yang keluar dari proses tersebut. - Data flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama bila :» Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami.» Aliran datanya menggambarkan seluruh data item (satu record utuh) - Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya karena terminal bukan bagian dari sistem. Hubungan terminal dengan data store harus melalui proses. 21

22 TINGKATAN DIAGRAM PADA DFD 1. Context Diagram (Diagram Hubungan, Level 0) 2. Zero Diagram (Diagram Nol, Level 1) 3. Detail Diagram (Diagram Rinci, Level 2, Level 3, dst.) Context Diagram (level 0) - Merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke atau output dari sistem. - Memberikan gambaran tentang keseluruhan sistem. - Terminal yang memberikan masukan kepada sistem disebut source, terminal yang menerima keluaran dari sistem disebut sink. - Hanya ada satu proses. - Tidak boleh ada data store. Zero Diagram (level 1) - Perlihatkan data store yang digunakan. - Untuk proses yang tidak dirinci lagi pada level selanjutnya (functional primitive), tambahkan pada akhir nomor proses tanda *. - Keseimbangan input dan output (balancing) antara diagram 0 dengan diagram hubungan harus terpelihara. Detail Diagram (level 2, 3, dst) - Merupakan rincian dari diagram nol atau diagram level di atasnya. - Keseimbangan didalam diagram rinci dengan diagram nol atau diagram level diatasnya harus terpelihara Penomoran Level pada DFD Nama Nama Diagram Nomor Process Level 0 Context 0 1 Diagram Diagram Diagram Diagram Diagram Diagram Diagram Dst. Di dalam suatu level seyogyanya tidak terdapat lebih dari 7 buah proses, bila lebih maka harus dilakukan dekomposisi. 22

23 KESEIMBANGAN DALAM DFD Keseimbangan dibedakan untuk setiap level DFD 1. Keseimbangan Antara Level 0 dan Level 1 a. Jumlah dan Nama External Entity Antara Level 0 dan Level 1 b. Jumlah, Nama dan Arah Arus Data Antara Level 0 dan Level 1 2. Keseimbangan Antara Level 1 dan Level 2 a. Jumlah dan Nama External Entity Antara Level 1 dan Level 2 b. Jumlah, Nama dan Arah Arus Data Antara Level 1 dan Level 2 c. Jumlah dan Nama Data Store Antara Level 1 dan Level 2 d. Arah Arus Data Dari / Ke Data Store Ke/Dari Proses Antara Level 1 dan Level 2 3. Keseimbangan Antara Level 2 dan Level 3, dst a. Jumlah dan Nama External Entity Antara Level 2 dan Level 3 b. Jumlah, Nama dan Arah Arus Data Antara Level 2 dan Level 3 c. Jumlah dan Nama Data Store Antara Level 2 dan Level 3 d. Arah Arus Data Dari / Ke Data Store Ke/Dari Proses Antara Level 2 dan Level 3 A a1 b1 b2 B a2 X b3 A a1 a2 1.0 * X1 2.0 * X2 b1 DT1 b3 B DT2 3.0 X3 b2 b3 B b2 3.1 * X31 DT1 DT2 3.2 * X32 23

24 Contoh Latihan : PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG 1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam buku barang dan buku departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada. 3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam buku permintaan dan mengurangi stok barang pada buku barang. 4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang. 5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir. DIAGRAM HUBUNGAN (CONTEXT DIAGRAM, LEVEL 0) Daf_brg FPB KA. BAG. UMUM Daf_Dept_Prsh SISTEM PERMINTAAN BARANG FPB_kembali DEPARTEMEN PERUSAHAAN Lap_Stok_Brg BPB Lap_Permintaan Ket : FPB = Formulir Permintaan Barang BPB = Bukti Permintaan Barang 24

25 DIAGRAM NOL ( ZERO DIAGRAM, LEVEL 1 ) KA. BAG. UMUM Daf_Brg Dept_Prsh 2.0 Pengolahan Permintaan Barang FPB Daf_Dept_Prsh 1.0 Pendataan Daftar Barang & Daftar Dept Perusahaan BRG BPB DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB_Kembali PERMINTAAN Lap_Permintaan Lap_Stok_Brg 3.0 Buat Laporan Permintaan dan Stok Barang DIAGRAM RINCI 1.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 ) KA. BAG. UMUM Daf_Brg Daf_Dept_Prsh 1.1 * Catat Daftar Barang BRG 1.2 * Catat Daftar Departemen Perusahaan Dept_Prsh 25

26 DIAGRAM RINCI 2.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 ) DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB Dept_Prsh FPB_Kembali 2.1 * Terima & Periksa FPB BRG 2.3* Cetak BPB FPB_OK PERMINTAAN 2.2 * Catat FPB BPB DIAGRAM RINCI 3.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 ) Dept_Prsh 3.1 * Buat Laporan Stok Barang Lap_Stok_Brg BRG KA. BAG. UMUM PERMINTAAN 3.2* Buat Laporan Permintaan Lap_Permintaan 26

27 PEBEDAAN DIAGRAM ALIRAN DATA DENGAN BAGAN ALIR DFD sangat berbeda dengan bagan alir (Flow-chart). Pebedaannya adalah : 1. Proses di DFD dapat beroperasi secara paralel, sehingga beberapa proses dapat dilakukan secara serentak. Hal ini merupakan kelebihan dari DFD dibandingkan dengan bagan alir yang cenderung menunjukkan proses yang urut. 2. DFD lebih menunjukkan arus dari data di suatu sistem, sedangkan bagan alir lebih menunjukkan arus dari prosedur. TEKNIK MEMBUAT DATA FLOW DIAGRAM (DFD) 1. Identifikasi nama setiap External Entity Entitas yang berada diluar sistem, yang memberikan data kepada sistem (Source) atau yang menerima informasi dari sistem (Sink), dapat berupa orang, organisasi dll. Tidak termasuk bagian dari sistem artinya extenal entity tidak pernah melakukan proses baca atau tulis didalam tempat penyimpanan data (data store) Nama terminal (external entity) berupa kata benda contoh : pelanggan, pemasok, manajer, gudang dll 2. Identifikasi semua aliran data Aliran data masuk (Input) Aliran data keluar (Output) 3. Buat Diagram hubungan (context diagram) 4. Buat dekomposisi diagram untuk menentukan nama setiap prosesnya. Contoh dekomposisi diagram : Context diagram The system Nol 1.0 nama proses1 Nol 2.0 Nama proses 2 Nol 3.0 nama proses 3 Rinci 1.1 Rinci 1.2 Rinci 1.3 Rinci 2.1 Rinci 2.2 Rinci Rinci Rinci

28 BEBERAPA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MEMBUAT DFD Teknik yang Salah Teknik Betul 1 Extenal Entity 1 Extenal Entity 2 Extenal Entity 1 Proses Extenal Entity 2 2 Extenal Entity Data Store Extenal Entity Proses Data Store 3 Data Store Data Store Data Store Proses Data Store BEBERAPA KEMUNGKINAN ARUS DATA YANG MASUK DAN KELUAR DARI SUATU PROSES 1. Suatu proses yang menerima sebuah arus data dan menghasilkan sebuah arus data. Kartu_Jam_Kerja Hitung Gaji Daftar_Gaji 2. Susatu proses yang menerima lebih dari satu arus data dan menghasilkan sebuah arus data. Kartu_Jam_Kerja Tingkat_Upah Hitung Gaji Daftar_Gaji 3. Suatu proses yang menerima satu arus data dan menghasilkan lebih dari sebuah arus data. Rincian_Piutang Cetak Laporan Piutang Laporan_Umur_Piutang Laporan_Piutang_Ditagih 28

29 CONTOH DIBAWAH INI BENTUK SUATU PROSES YANG SALAH!! Pelanggan Pelanggan Order_Pelanggan 1.0 Verifikasi Kredit Pelanggan Order_Disetujui 2.0 Buat Order Penjualan Order_Penjualan Akuntansi Dimanakah letak kesalahannya?... Umumnya kesalahan proses di DFD sebagai berikut ini. 1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan Black Hole (lubang hitam) 2. Proses Menghasilkan Output tetapi tidak pernah menerima Input dan kesalahan ini disebut dengan Miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input. 29

30 PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG (KOMPUTERISASI) 1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam File barang dan File departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada. 3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam File permintaan dan mengurangi stok barang pada File barang. 4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang. 5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir. DIAGRAM HUBUNGAN (CONTEXT DIAGRAM, LEVEL 0) Daf_brg FPB KA. BAG. UMUM Daf_Dept_Prsh SISTEM PERMINTAAN BARANG FPB_kembali DEPARTEMEN PERUSAHAAN Lap_Stok_Brg BPB Lap_Permintaan Ket : FPB = Formulir Permintaan Barang BPB = Bukti Permintaan Barang 30

31 DIAGRAM NOL ( ZERO DIAGRAM, LEVEL 1 ) KA. BAG. UMUM Daf_Brg Dept_Prsh 2.0 Pengolahan Permintaan Barang FPB Daf_Dept_Prsh 1.0 Pendataan Daftar Barang & Daftar Dept Perusahaan BRG BPB DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB_Kembali PERMINTAAN Lap_Permintaan Lap_Stok_Brg 3.0 Cetak Laporan Permintaan dan Stok Barang DIAGRAM RINCI 1.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 ) KA. BAG. UMUM Daf_Brg Daf_Dept_Prsh 1.1 * Entry Daftar Barang BRG 1.2 * Entry Daftar Departemen Perusahaan Dept_Prsh 31

32 DIAGRAM RINCI 2.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 ) DEPARTEMEN PERUSAHAAN FPB Dept_Prsh FPB_Kembali 2.1 * Validasi FPB BRG 2.3* Cetak BPB FPB_OK PERMINTAAN 2.2 * Entry FPB BPB DIAGRAM RINCI 3.0 ( DETAIL DIAGRAM, LEVEL 2 ) Dept_Prsh Cetak * Buat Laporan Stok Barang Lap_Stok_Brg BRG KA. BAG. UMUM PERMINTAAN 3.2* Cetak Laporan Permintaan Lap_Permintaan 32

33 Bab 7 KAMUS DATA (DATA DICTIONARY) Kamus data adalah Suatu daftar terorganisasi tentang komposisi elemen data, aliran data, dan data store yang digunakan pada DFD. Mulai dibuat pada saat yang bersamaan dengan pembuatan DFD, pada tahap analisis sistem yang berjalan. Pengisian kamus data dilakukan setiap saat selama proses pengembangan berlangsung, ketika diketahui adanya data item atau saat diperlukan penambahan data item ke dalam sistem. Kamus Data berisi Elementary Data Element (Elementary Data) Elemen data tingkat terendah, tidak bisa diuraikan lebih lanjut, dapat berupa : Data item, contoh : NPM, Nama, Alamat Data Literal, contoh : NO_ SMOKE_ MSG = Thank You for not Smoking Group Data Element ( Composite Data) Gabungan elementary data element. Data Store Gabungan beberapa elementary data element atau group data element yang berhubungan. SIMBOL YANG DIGUNAKAN Assign = Menyatakan terdiri dari Pelanggan = Kode_Pelanggan + Nama_Pelanggan... Concatenation (sequential) + Menggabungkan elemen data dengan elemen data yang lain Alamat = Nama_Jalan + Nomor + Kota + Kode_Pos Iteration (repetition) { } Pengulangan elemen data Karyawan = Nama + Nama_Pasangan + {Nama_Anak} Pada simbol repetition boleh dicantumkan jumlah minimum dan maksimum pengembangan data tersebut. Contoh : Karyawaan = nama + Nama_Pasangan + 0 {Nama_Anak} 3 Selection (Choice) [ ] dan Pilih satu dari beberapa data alternatif Akomodasi = [Rumah_Sendiri Sewa Kontrak] Option ( ) Data tambahan, boleh ada boleh tidak Contoh : Karyawan = Nama + Alamat + (Telepon) Comment (Keterangan) *... * Penjelasan / keterangan tentang suatu data Contoh : Alamat = Jalan + Nomor + Kode_Pos + Kota * Alamat Kantor * 33

34 KEY (KUNCI) Dalam Kamus Data key hanya digunakan pada Data Store, karena key dalam data store berfungsi untuk melakukan validasi, pengisian, Perubahan, pencarian, penghapusan data dalam data store. CANDIDATE KEY Data elemen (satu atau beberapa) yang memiliki Unique Value untuk setiap entry Fungsi dari Candidate Key adalah sebagai calon Primary Key Contoh : PEGAWAI = NIP + Nm_pegawai + Alm_pegawai + Telp_Pegawai NIP candidate key Nm_pegawai candidate key Alm_pegawai candidate key Telp_pegawai candidate key PRIMARY KEY Candidate key yang dipilih untuk mengidentifikasikan tiap baris secara unik. Ditandai dengan garis bawah Fungsi Primary Key (@) hanya digunakan untuk data store Contoh : PEGAWAI = NIP + Nm_pegawai + Alm_pegawai + Telp_Pegawai PEGAWAI + Nm_pegawai + Alm_pegawai + Telp_Pegawai FOREIGN KEY Kunci Utama (Primary Key) yang berasal dari datastore lain (asal) yang digunakan di dalam data store pengguna Ditandai dengan # Fungsi Foreign Key (#) adalah sebagai penghubung antara datastore pengguna dengan data store asal Contoh : PEGAWAI + Nm_pegawai + Alm_pegawai + Telp_Pegawai BAGIAN + Nm_Bagian PROYEK + Tgl_Proyek + jml_pegawai + {#NIP + #Kd_Bagian + Jab_proyek} COMPOUND KEY Kunci Utama Yang terdiri lebih dari satu Field / Data Item dikarenakan tidak adanya field / data item yang unik Contoh : MHS + Nm_Mhs + Alm_mhs + Telp_mhs Dosen + Nm_Dosen + Alm_Dosen + Telp_Dosen MK + Nm_MK + Sks + Prasyarat Absen + #Kd_MK + #NIP + {#NPM + Kehadiran } 34

35 DATA TABEL Kumpulan dari data yang terorganisasi berdasarkan key yang berada di dalam sistem Setaiap table di database mempunyai nama table yang unik yang mengidentifikasikan isinya. Sebuah baris atau record pada table di sebut sebagai tuple Tiap kolom pada judul table mempunyai nama kolom Data tabel dapat dibagi menjadi : SATU DIMENSI File_Mhs = {@NPM + Nama + Alamat + Telepon} NIM Nama Alamat Telepon Jonathan Mawar Burhan Melati Wijaya Anyelir DUA DIMENSI File_Mhs = {@Jurusan + {#NPM + Nama + Alamat + Telepon}} Jurusan NIM Nama Alamat Telepon Jonathan Mawar Ilmu Komputer Burhan Melati Wijaya Anyelir Camelia Anggrek Manajemen Samuel Puspa Budiman Anyelir 19C TIGA DIMENSI File_Mhs = {@PTS +{#Jurusan + {#NIM + Nama + Alamat + Telepon}}} PTS Jurusan NIM Nama Alamat Telepon Jonathan Mawar Ilmu Komputer Burhan Melati UBINUS Wijaya Anyelir Manajemen Camaelia Anggrek Samuel Puspa Wati Muala Teknik Inf STMIK MDP 1171 Susi Duta Besar Sistem Inf 2210 Andi Mabes A Alias Untuk menyatakan nama lain dari suatu data element atau data store yang sebenarnya sama dengan data element ata data store yang telah ada. Terjadi karena kurang koordinasi antara beberapa analis sistem Analis sistem yang satu menggunakan EMPLOYEE Analis sistem yang lain menggunakan KARYAWAN Namun maksud keduanya sama Penggunaan alias sebaiknya dihindari 35

36 Contoh Latihan : PROSEDUR SISTEM PERMINTAAN BARANG 1. Setiap Awal Tahun Ka. Bag. Umum akan memberikan daftar stok barang dan daftar departemen perusahaan kepada staf umum untuk dicatat dalam buku barang dan buku departemen perusahaan. 2. Setiap Awal bulan departemen perusahaan mengajukan permintaan barang kepada staf umum dengan memberikan formulir permintaan barang (FPB) yang berisi data-data departemen pemohon dan barang yang diminta. Staf umum akan melakukan pengecekan departemen dan barang apakah departemen terdaftar dan barang ada. 3. Jika tidak terdaftar atau barang tidak ada maka permintaan akan ditolak dengan mengembalikan FPB. Jika terdaftar dan barang ada, maka FPB akan dicatat dalam buku permintaan dan mengurangi stok barang pada buku barang. 4. Staf umum akan membuat bukti permintaan barang (BPB) yang akan diberikan ke departemen perusahaan yang meminta berikut barang. 5. Setiap akhir bulan staf umum akan membuat laporan permintaan barang dan stok akhir barang kepada Ka. Bag. Umum sebagai laporan akhir. A. Kamus Data Aliran Masukan 1. Daf_brg = tgl_stok + { kd_brg + nm_brg + jml_brg} 2. Daf_dept_prsh = tgl_daftar + {kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept} 3. FPB = no_fpb + tgl_fpb + kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + {kd_brg + nm_brg + jml_minta} B. Kamus Data Aliran Keluaran FPB_kembali = no_fpb + tgl_fpb + kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + {kd_brg + nm_brg + jml_minta} BPB = no_fpb + tgl_fpb + tgl_kirim + kd_dept + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + {kd_brg + nm_brg + jml_minta + ket} C. Kamus Data Laporan Lap_stok_brg = Periode_laporan + Tgl_cetak + hal_cetak + {kd_brg + nm_brg + jml_brg } Lap_permintaan = Periode_laporan + Tgl_cetak + hal_cetak + {tgl_fpb + {no_fpb + kd_dept + nm_dept + tgl_kirim + {kd_brg + nm_brg + jml_minta + ket }}} D. Kamus Data Datastore Brg + nm_brg + jml_brg + tgl_stok Dept_prsh + nm_dept + nip_ka_dept + nm_ka_dept + tgl_daftar Permintaan + tgl_fpb + tgl_kirim + #kd_dept + {#kd_brg + jml_minta + ket} 36

37 BAYANGAN LAYOUT CV. SAHABAT Tgl. Stok : dd-mm-yyyy Daftar Barang Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang (buah) xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 Ka. Bag. Umum (xxxxxxxxxxxxxxx) CV. SAHABAT Tgl. Daftar Daftar Departemen Perusahaan : dd-mm-yyyy Kode Nama Departemen NIP Ka. Dept Nama Ka. Dept Departemen xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx Ka. Bag. Umum (xxxxxxxxxxxxxxx) 37

38 CV. SAHABAT No. FPB : xxxxx Tgl. FPB : dd-mm-yyyy Kd. Dept. : xxxx Nama Dept. : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx NIP. Ka. Dept. : xxxxxxxxxx Nama Ka. Dept : xxxxxxxxxxxxxxx Formulir Permintaan Barang Kode Barang Nama Barang Jumlah Permintaan Brg (buah) xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 Staf Umum Yang Meminta (xxxxxxxxxxxxxxx) (xxxxxxxxxxxxxxx) CV. SAHABAT No. FPB : xxxxx Tgl. FPB : dd-mm-yyyy Tgl. Kirim : dd-mm-yyyy Kd. Dept. : xxxx Nama Dept. : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx NIP. Ka. Dept. : xxxxxxxxxx Nama Ka. Dept : xxxxxxxxxxxxxxx Bukti Permintaan Barang Kode Barang Nama Barang Jumlah Permintaan Keterangan Barang (buah) xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxxxxx xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 999 xxxxxxxx Staf Umum, Yang Menerima, (xxxxxxxxxxxxxxx) (xxxxxxxxxxxxxxx) 38

39 CV. SAHABAT Laporan Stok Barang Periode : dd/mm/yyy s.d dd/mm/yyy Tgl. Cetak : dd/mm/yy Hal. Cetak : 999 Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang (buah) xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 CV. SAHABAT Laporan Permintaan Periode : dd/mm/yyy s.d dd/mm/yyy Tgl. Cetak : dd/mm/yy Hal. Cetak : 999 Tgl FPB No. FPB Kode Dept Tgl_Kirim Kode Barang Nama Barang Jumlah Barang (buah) dd-mm-yyyy xxxxx xxxx dd-mm-yyyy xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 xxxxxxxx dd-mm-yyyy xxxxx xxxx dd-mm-yyyy xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 9999 xxxxxxxx Ket 39