ABSTRACT PENTINGNYA PENYUSUTAN ARSIP DALAM RANGKA EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN JASA KEARSIPAN DI PKT KEBUN RAYA-LIPI.

Transkripsi

1 Warta Kebun Raya 13(2), November 2015 PENTINGNYA PENYUSUTAN ARSIP DALAM RANGKA EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI PELAYANAN JASA KEARSIPAN DI PKT KEBUN RAYA-LIPI Erti Ernawati Pusat Konservasi Tumbuhan Kebun Raya LIPI Foto: Wisnu H.A. ABSTRACT Arsip yang sudah tertata Activities will run well if there are good supporting units, one of which is the Archives Unit. This unit is not only equipped with adequate infrastructure but also reliable and profesional resources. Archival units as a supporting unit of an agency that support the task implementation is able to maintain and organize archive of activities results. Managing, securing, and maintaining archives are its roles. However, not all documents resulted from the activity is valuable archives to be kept forever. As explained in article 40 of Law No. 43 of 2009 that the management of archives implemented to ensure availability of it in the carrying out activities as a performance accountability and legal evidence is based on a system that meets the requirements of a reliable, systematic, complete, thorough, and in accordance with standard norms, procedures, and criteria. Archives management consists of creating, using and maintaining, as well as depreciating archives. PENDAHULUAN Keberadaan Unit Kearsipan sangat diperlukan dalam rangka menunjang pelaksanaan kegiatan suatu organisasi. Kegiatan akan berjalan dengan baik dan lancar apabila didukung oleh unit-unit penunjang yang memadai, salah satunya adalah Unit Kearsipan yang dilengkapi dengan sarana dan prasarana yang memadai serta sumber daya manusia yang ulet, tekun, kreatif, handal, teliti dan profesional. Seiring dengan berjalannya waktu dan meningkatnya rutinitas kegiatan suatu organisasi, maka arsip semakin lama akan bertambah banyak dan menumpuk. Hal ini m e m e r l u k a n b a n y a k r u a n g a n u n t u k menyimpannya, tak jarang arsip disimpan diatas lemari besi, ditumpuk di meja, dan di atas filing cabinet. Kondisi ini dapat menghambat pencarian arsip yang diperlukan sebagai acuan suatu kegiatan tertentu karena arsip tidak 59

2 Warta Kebun Raya 13(2), November 2015 Gambar 1. Pedoman Arsip dan JRA Terbitan LIPI dengan mudah ditemukan dan layanan jasa kegiatan kelembagaan harus mempunyai arsip kearsipan tidak dapat berjalan dengan baik. yang sesuai dengan bukti fisik kegiatan dan hasil Untuk mengatasi hal tersebut perlu dilakukan kinerja yang lengkap. usaha-usaha pengelolaan arsip, salah satunya adalah dengan penyusutan arsip. Penyusutan PENYUSUTAN ARSIP arsip dilakukan berdasarkan pada Jadwal Retensi Arsip (JRA) yaitu jadwal yang mengatur Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, mengenai umur/jangka waktu penyimpanan pasal 49, penyusutan arsip adalah kegiatan arsip. Saat ini Lembaga Ilmu Pengetahuan pengurangan jumlah arsip dengan cara Indonesia (LIPI) sudah mempunyai buku pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke pedoman JRA Umum, Kepegawaian, Keuangan unit kearsipan, pemusnahan arsip yang telah dan Penelitian yang diacu oleh semua Satuan habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna kerja yang ada di lingkungan LIPI (Gambar 1). dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, dan Program Penyusutan Arsip sangat diperlukan penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip dalam mengelola arsip agar dapat menghemat kepada lembaga kearsipan. LIPI harus ruangan, alat penyimpanan,waktu pencarian, menyerahkan arsip statisnya ke Arsip Nasional tenaga pengelola, dan biaya. Pelayanan jasa Republik Indonesia (ANRI). Kearsipan akan dapat dilaksanakan dengan 60 mudah, cepat dan tepat, yang pada akhirnya Penyusutan arsip merupakan salah satu kegiatan pekerjaan akan lebih efektif dan efisien. Arsip- penting untuk mengatasi menumpuknya arsip arsip yang mempunyai nilai guna permanen, yang semakin hari semakin banyak. Diantara arsip vital, dan arsip penting lainnya dapat arsip-arsip tersebut terdapat arsip yang tidak disimpan dan dipelihara dengan baik sesuai memiliki nilai guna lagi bagi kepentingan dengan peraturan perundangan yang berlaku. organisasi, telah habis retensinya dan telah Program ini sangat mendukung reformasi berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA. birokrasi sejak tahun 2012 karena semua Tidak ada peraturan perundang-undangan yang

3 Warta Kebun Raya 13(2), November 2015 melarang dan tidak berkaitan dengan Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat penyelesaian proses suatu perkara perlu JRA adalah daftar yang berisi sekurang- dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi kurangnya jangka waktu penyimpanan atau tersedianya tempat penyimpanan dan retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip- rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang mempunyai nilai guna (Republik arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau Indonesia, Undang-undang Nomor 43, 2009, dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pasal 51). pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. Bila suatu instansi melaksanakan kegiatan JRA sebagai pedoman dalam menentukan umur penyusutan akan diperoleh keuntungan- arsip dapat pula didasarkan pada akumulasi keuntungan sebagai berikut: (1) penghematan retensi arsip aktif dan inaktif dengan 3(tiga) ruangan karena arsip yang disimpan benar-benar pola: (a). 2(dua) tahun untuk nilai guna arsip yang mempunyai nilai guna; (2) administrasi, (b). 5 (lima) tahun untuk nilai penghematan waktu karena tidak diperlukan guna hukum, informasi dan teknologi dan (c). 10 waktu lama dalam pelayanan jasa kearsipan (sepuluh) karena arsip yang disimpan sudah ditata pertanggungjawaban catatan keuangan, bukti sedemikian rupa sesuai dengan Tata Kearsipan pembukuan dan data pendukung administrasi yang berlaku di instansinya; (3) penghematan keuangan yang merupakan bagian dari bukti tenaga karena tidak diperlukan tenaga ekstra pembukuan. Contoh arsip undangan dapat tahun untuk nilai guna untuk mencari arsip-arsip yang diperlukan dimusnahkan setelah 1 tahun pelaksanaan, karena sudah ada Daftar Arsip sebagai petunjuk kecuali arsip undangan sebagai nara sumber, pencarian; dan tentu saja akan adanya peserta seminar biasanya diperlukan dalam penghematan biaya karena tidak diperlukan kelengkapan mengajukan jabatan fungsional peralatan dan ruangan untuk menyimpan arsip- dan kegiatan kelembagaan. Arsip Kepegawaian arsip yang tidak berguna. Umur arsip dalam berpedoman kepada JRA Kepegawaian, Arsip kegiatan penyusutan arsip ditentukan dengan Umum berpedoman kepada JRA Umum dan Arsip Gambar 2. Teknik Pemindahan Arsip Inaktif 61

4 Warta Kebun Raya 13(2), November 2015 Penelitian berpedoman pada JRA Penelitian. Pelaksanaan kegiatan kearsipan dinamis inaktif akan lebih efektif dan efisien sehingga pelayanan jasa kearsipan akan lebih mudah, tepat dan cepat (Gambar 2). Sebaliknya apabila suatu instansi tidak melaksanakan kegiatan penyusutan arsip, maka akan diperoleh kerugian antara lain pemborosan waktu, tenaga, dan biaya, sehingga mengakibatkan Pelayanan jasa kearsipan terhambat karena untuk mencari suatu arsip akan diperlukan waktu yang lama dan belum tentu dapat ditemukan dengan baik dan lengkap. Meski demikian, kegiatan penyusutan arsip ini harus melalui tahapan-tahapan sesuai prosedur dan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, tidak sembarangan memusnahkan arsip. KONDISI ARSIP PADA UMUMNYA Suatu Unit Kearsipan pada suatu instansi wajib menata, memelihara dan menyimpan arsip yang diciptakan oleh instansinya sehingga apabila diperlukan dapat dengan mudah ditemukan, yang berupa Arsip Dinamis (Arsip Dinamis Aktif dan Arsip Dinamis Inaktif) dan Arsip Statis. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu, Arsip Dinamis Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus sedangkan Arsip Dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Sementara itu, arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis tersebut menjadi khazanah lembaga kearsipan dan sebagai memori kolektif untuk dimanfaatkan bagi kepentingan publik, misal sebagai referensi penelitian, skripsi, tesis, disertasi atau kesejarahan (Gambar 3). Dari semua arsip yang tercipta, hanya sekitar 10% arsip suatu organisasi/ instansi yang mempunyai nilai guna dan jangka simpan yang panjang, 25% dikelompokan ke dalam arsip aktif, 30% arsip inaktif, dan 35% arsip yang tidak berguna dan dapat dimusnahkan (Arsip Nasional Republik Indonesia, 2005). Pada umumnya, tidak jarang arsip-arsip yang d i k e l o l a o l e h u n i t P e n g o l a h ( d i Bagian/Subbagian, Bidang/Subbidang) sulit dibedakan apakah arsip tersebut merupakan arsip dinamis yang masih aktif atau arsip yang sudah mencapai masa inaktif. Selain itu, apakah arsip tersebut masih harus disimpan di instansi pencipta atau sudah diserahkan ke ANRI sebagai arsip statis. Kesulitan dalam membedakan arsip tersebut dikarenakan penyimpanan arsip yang masih secara terus menerus digunakan dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari dengan arsip yang sudah jarang digunakan masih disimpan menjadi satu. Tidak jarang juga unit pengolah menyerahkan arsip-arsip yang sudah selesai diproses ke Unit Kearsipan dalam bentuk arsip kacau (Gambar 4), yaitu arsip yang tidak memberkas dalam artian arsip diserahkan tanpa daftar arsip, arsip dalam odner yang tidak berurutan, atau bahkan sekedar diikat atau dimasukkan ke dalam dus. Hal tersebut terjadi karena hampir semua Unit Pengolah belum menyelenggarakan program penyusutan arsip dan belum melakukan pemisahan terhadap jenis-jenis arsip. Padahal penyusutan arsip sangat diperlukan karena apabila tidak dilaksanakan akan menimbulkan masalahmasalah, diantaranya lambatnya pelayanan terhadap penyajian informasi, sulitnya membedakan antara arsip dinamis aktif dengan dinamis inaktif, pemborosan waktu, pemborosan sarana, pemborosan tenaga, dan akibatnya pemborosan biaya. Keterbatasan ruang kerja merupakan salah satu faktor penyebab tidak tersedianya ruangan yang 62

5 Warta Kebun Raya 13(2), November 2015 diperuntukan bagi penyimpanan arsip. Hal ini disebabkan karena belum adanya koordinasi secara integral dan terpadu dengan unit-unit kerja lainnya. Persepsi yang berkembang bahwa arsip kurang penting dibandingkan dengan penunjang kegiatan lainnya menyebabkan banyak instansi tidak mempunyai ruangan yang khusus untuk mengamankan arsip yang dalam istilah kearsipan disebut sebagai Pusat Arsip. Padahal kita ketahui saat ini bahwa arsip merupakan bukti otentik kegiatan organisasi yang menjadi pendukung utama dalam hasil kinerja. Bila tidak dilakukan program penyusutan terhadap arsip-arsip yang diciptakan oleh Instansi dan seiring dengan terus meningkatnya jumlah kegiatan maka akan semakin banyak arsip yang tercipta. Sebagai contoh apabila data laporan atau karya tulis yang dihasilkan oleh Peneliti PKT Kebun Raya-LIPI, karya tulis tersebut tentunya akan disimpan oleh masingmasing peneliti sebagai arsip dinamis dan baru mencapai masa inaktif selama 2-3 tahun, tetapi biasanya akan disimpan oleh peneliti yang bersangkutan sampai pensiun. Apabila setiap tahun peneliti menerbitkan 1 atau 2 tulisan maka selama ia bekerja akan menghasilkan tulisan, bisa dibayangkan apabila jumlah penelitinya 40 maka selama 25 tahun instansi tersebut akan menyimpan arsip/ dokumen tulisan/ berkas sebanyak (30-60) x 40 peneliti x 25 tahun. Begitu pula dengan proses rutinitas administrasi persuratan akan terus bertambah. Alangkah baiknya setiap hasil penelitian yang sudah selesai dapat diserahkan ke unit kearsipan menjadi arsip inaktif dan dapat diteruskan oleh LIPI ke lembaga kearsipan yaitu ANRI untuk menjadi arsip statis. Akibat tidak adanya pemeliharaan terhadap arsip inaktif yang seharusnya sudah mencapai masa musnah atau dipindahkan ke unit kearsipan yang lebih tinggi. Di samping itu, karena kurangnya perhatian terhadap sarana penyimpanan arsip maka tidak jarang terlupakan untuk mengecek arsip yang tersimpan, sehingga ketika suatu saat arsip diperlukan tiba-tiba arsipnya sudah habis Gambar 3. Beberapa kegunaan Arsip 63

6 Warta Kebun Raya 13(2), November 2015 Gambar 4. Kondisi arsip kacau (sebelum penataan arsip dan penyusutan) dimakan rayap. Hal ini terjadi karena berdasarkan suatu sistem yang memenuhi penempatan arsip belum memenuhi standar persyaratan: andal, sistematis, utuh, penyimpanan, yaitu disimpan di lemari besi dan menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, di ruangan ber-ac. prosedur, dan kriteria. Pengelolaan arsip dinamis meliputi penciptaan arsip, penggunaan Berdasarkan data tersebut maka sangat dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip. diperlukan program penyusutan arsip. Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis Efektifitas dan efesiensi terhadap pelayanan yang efektif dan efisien, pencipta arsip jasa kearsipan akan tercipta karena hemat membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, ruangan, peralatan, tenaga dan biaya yang jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi diperlukan. keamanan dan akses arsip. PENTINGNYA PROGRAM PENYUSUTAN ARSIP Unit Kearsipan merupakan unit pendukung DALAM KAITANNYA DENGAN EFEKTIVITAS DAN pelaksanaan kegiatan yang bertugas dalam EFESIENSI PELAYANAN JASA KEARSIPAN menata, mengamankan, dan memelihara arsiparsip hasil kegiatan. Namun demikian, tidak 64 Sebagaimana dijelaskan dalam pasal 40 Undang- semua dokumen yang tercipta dari kegiatan undang Nomor 43 tahun 2009 bahwa dapat dijadikan arsip yang bernilai guna pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk permanen atau perlu disimpan selamanya. menjamin Penentuan apakah suatu arsip harus disimpan ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan permanen atau dimusnahkan dilakukan atas akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah dasar penilaian secara mendalam. Penilaian

7 Warta Kebun Raya 13(2), November 2015 dilakukan berdasarkan kegunaan arsip bagi arsip tersebut belum merupakan arsip inaktif. kepentingan organisasi secara keseluruhan serta kepentingan lain di luar kepentingan organisasi. PENUTUP Kepentingan lain di luar kepentingan organisasi (yang sering kali diistilahkan dengan nilai guna Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan sekunder) berkaitan dengan kegunaan arsip bagi bahwa penyusutan arsip merupakan salah satu kepentingan masyarakat luas, diantaranya kegiatan kearsipan yang sangat penting pada adalah kepentingan arsip sebagai sumber setiap organisasi pencipta arsip. Jika penelitian atau kajian, sumber sejarah, bahan penyusutan arsip dilakukan, berbagai bukti dan sebagainya. keuntungan dapat diperoleh, yaitu penataan Penempatan arsip hendaknya diperhatikan inaktif disimpan terpisah sehingga pelayanan karena mungkin saja arsip yang disimpan tidak jasa kearsipan lebih mudah, cepat, tepat, dan teratur oleh pemiliknya karena beberapa akurat. Dengan kata lain, efektifitas dan kemungkinan seperti pindah ruangan, adanya efesiensi pelayanan jasa kearsipan dapat pergantian jabatan, lupa menyimpan dan lain tercapai karena penggunaan ruangan, biaya, sebagainya. Hal tersebut mengakibatkan adanya dan beberapa arsip vital yang selama ini dianggap menyelenggarakan program penyusutan akan hilang yang ternyata setelah sekian lama dapat diperoleh kerugian, lambatnya pencarian ditemukan di tumpukan arsip kacau yang siap kembali arsip karena arsip aktif dan inaktif untuk dibuang. masih disimpan menjadi satu, penataan arsip arsip lebih teratur karena arsip aktif dan tenaga. Sedangkan bila tidak kurang teratur, pelayanan jasa kearsipan lebih Penyimpanan dokumen keuangan yang lama sehingga pelaksanaan kegiatan tidak berhubungan dengan pemeriksaan kegiatan efektif. sangat diperlukan namun terkadang sulit ditemukan, yang pada akhirnya mengakibatkan tidak akuntabelnya kegiatan yang diperiksa. Berdasarkan hasil observasi penulis, terbukti bahwa dokumen atau arsip-arsip keuangan yang berhubungan dengan kegiatan suatu instansi merupakan hal yang dibutuhkan dan dicari untuk kepentingan pemeriksaan, khususnya yang berkaitan dengan kegiatan penelitian dan pengadaan barang-barang pendukung penelitian. Oleh sebab itu, arsip-arsip keuangan tersebut seyogyanya diperhatikan penataannya dan harus ditempatkan di ruangan penyimpanan khusus arsip-arsip inaktif yang berhubungan dengan dokumen keuangan, sebelum pengelolaannya diserahkan ke Unit Kearsipan (Gambar 5). Hal ini sangat penting diperhatikan karena hanya petugas yang berkaitan dengan kegiatan tersebut yang boleh mengetahuinya mengingat arsip sifatnya rahasia, apalagi kalau Gambar 5. Arsip Keuangan (di Unit Pengolah) yang sudah tertata 65

8 Warta Kebun Raya 13(2), November 2015 DAFTAR PUSTAKA Arsip Nasional Republik Indonesia Materi Pe l a j a r a n Ke a r s i p a n Te n t a n g Penyusutan Arsip. hal 5. Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia, J a d w a l R e t e n s i A r s i p (Umum/Gabungan). Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Jadwal Retensi Arsip Keuangan Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia Jadwal Retensi Arsip Penelitian Undang-undang No Tentang Dokumen Perusahaan. Undang-undang No Tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah No Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 66