BAB I PENDAHULUAN. keunggulannya masing-masing. Keunggulan tersebut dapat berupa. perawatan kesehatan. Salah satu yang penting yang harus diperhatikan

Transkripsi

1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Penelitian Persaingan membuat klinik harus menggunakan berbagai strategi untuk dapat bertahan atau unggul dalam menghadapi kompetitornya. Strategi yang beragam disetiap klinik membuat setiap klinik memiliki keunggulannya masing-masing. Keunggulan tersebut dapat berupa keunggulan harga ataupun pelayanan, dan fasilitas lengkap. Klinik menjadi tumpuan masyarakat untuk memperoleh pelayanan, pertolongan serta perawatan kesehatan. Salah satu yang penting yang harus diperhatikan adalah biaya. Untuk mendapatkan keunggulan dalam harga, klinik harus dapat menekan biaya yang dikeluarkan seminimal mungkin. Salah satu komponen biaya yang dapat diminimalkan adalah Persediaan. Setiap klinik perlu mengadakan persediaan obat-obatan sesuai dengan kebutuhan Pasien. Persediaan obat-obatan adalah sangat penting untuk klinik, karena bila klinik tersebut tidak ada persediaan obat maka akan menyulitkan Pasien, karena harus mencari obat-obatan yang dibutuhkan di apotik yang pastinya butuh waktu. Persediaan obat-obatan di klinik harus dapat mencukupi kebutuhan pasien. Persediaan yang terlalu berlebihan akan menyulitkan klinik tersebut, karena akan meningkatkan modal kerja yang ditanamkan di persediaan dan obat-obatan juga dapat rusak jika tidak 1

2 2 disimpan dengan baik. Modal kerja tersebut seharusnya dapat digunakan untuk hal lain yang lebih penting. Sebaliknya persediaan yang terlalu sedikit akan menimbulkan masalah juga, yaitu sewaktu-waktu obat-obatan yang persediaannya sedikit tersebut dibutuhkan dalam jumlah yang besar akan tidak terpenuhi. Dengan sistem pengendalian intern persediaan yang baik, klinik dapat meminimalkan kekurangan persediaan obat-obatan. Sebagian besar klinik berharap mereka tidak memiliki kekurangan persediaan dengan jumlah yang besar dan juga tidak harus terlalu banyak menimbun persediaan. Klinik PERTAMEDIKA Sinabung Jakarta Selatan adalah klinik yang sudah dilengkapi dengan peralatan medis yang canggih dan modern. Klinik PERTAMEDIKA Sinabung Jakarta Selatan merupakan satu unit usaha dari Corporate Rumah Sakit Pusat Pertamina Jakarta Selatan. Tingkat perputaran obat-obatan yang tinggi pada Klinik PERTAMEDIKA Sinabung Jakarta Selatan serta menjadi pengadaan apabila kekurangan persediaan obat-obatan pada Poliklinik lain yaitu Poliklinik PERTAMEDIKA Depok, Pondok Ranji, Cinere dan Bogor saat terjadi kekurangan obat-obatan menyebabkan diperlukannya pengelolaan, pengawasan dan pengendalian yang baik terhadap persediaan obat-obatan dari risiko kehilangan dan kerusakan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data persediaan obat-obatan, meningkatkan efisiensi, menghindari terjadinya kesalahan-kesalahan dan penyimpangan-penyimpangan yang mungkin terjadi yang dapat merugikan

3 3 klinik, serta membantu terpenuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Sehingga tercapainya peningkatan laba klinik. Karenanya diperlukan sistem pengendalian intern persediaan obat-obatan yang memadai. Sistem pengendalian intern persediaan obat-obatan yang baik nantinya akan mempengaruhi pada peningkatan laba bagi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan. Pengelolaan dan pengendalian persediaan obat-obatan pada Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan saat ini sudah baik karena sudah menggunakan sistem sebagai berikut: Perencanaan obat Sinabung menggunakan rumus sbb: (Rata-rata keluar - Sisa stock + Permintaan khusus) + safety stock 1,5 kali. Dibutuhkan 7 hari kerja untuk waktu pengiriman dari vendor ke gudang induk (Rumah Sakit). Perencanaan ini dilakukan setiap bulannya dengan menggunakan rumus diatas. Tahap berikutnya perencanaan ini diverifikasi dan direkapitulasi oleh gudang induk (Rumah Sakit). Total dari permintaan obat dari seluruh klinik dijadikan satu permintaan obat yang disebut MR (Material Request) yang dilegalisir oleh Apoteker. Berikutnya pembuatan PO Purchasing order (surat pesanan) yang dibuat oleh bagian logistik. Bagian Logistik akan menghubungi vendor dan melakukan konfirmasi untuk permintaan obat yang disesuaikan dengan vendor/pabrik masing-masing obat yang dibutuhkan tersebut. Dibutuhkan 5 hari kerja pengiriman yang dilakukan dimulai pada tanggal setiap

4 4 bulannya. Sebelum PO diambil oleh vendor dilakukan konfirmasi terlebih dahulu via fax atau informasi lainnya. Setelah diyakini obat-obatan yang dibutuhkan siap dipesan dari setiap vendor maka bagian logistik menyiapkan surat pesanan yang sudah ditandatangani Direktur untuk dikirim ke vendor. Setelah dibubuhi batas akhir tanggal pengiriman barang oleh vendor, biasanya sekitar tanggal 1-7 obat-obatan sudah harus dikirim oleh vendor ke gudang induk (Rumah Sakit). Vendor melakukan pengiriman ke gudang induk (Rumah Sakit). Bagian logistik penerimaan melakukan verifikasi penerimaan atas pesanan-pesanan sebelumnya serta menandatangani dan membuat surat penerimaan barang bersama-sama dengan gudang. Pihak Vendor mengirim surat pesanan (invoice) atas tagihan tersebut kepada bagian keuangan Rumah Sakit. Dari sisi penerimaan barang gudang melakukan pencatatan atas penerimaan dalam satuan besar tersebut untuk dicatat pada kartu gudang. Pada saat rekapitulasi perencanaan maka bagian gudang melakukan pemilahan atas kebutuhan obat-obatan pada masing-masing klinik dan mempersiapkan pengiriman obat-obatan ke klinik-klinik yang termasuk disini Klinik Sinabung Jakarta Selatan yang akan dikirim. Setelah itu barang dikirim dan dilakukan mutasi persediaan antara gudang induk (Rumah Sakit Pusat Jaya Jakarta) ke Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan. Klinik Pertamedika Sinabung mencatat atas penerimaan barang dan mencatatnya pada kartu gudang Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan. Pada klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, gudang terbagi menjadi dua tempat penyimpanan

5 5 obat-obatan, yaitu: Gudang Besar dan Instalasi farmasi. Instalasi farmasi merupakan tempat obat-obatan dalam satuan kecil sehingga dapat langsung dipilah sesuai dengan permintaan resep para dokter. Mutasi dari gudang ke apotik menggunakan kartu stock. Setelah itu obat-obatan dikirim ke pasien sesuai resep dokter. Disamping kebutuhan obat-obatan untuk pasien di klinik Pertamedika Sinabung sendiri, Instalasi Farmasi Pertamedika Sinabung juga mengirimkan obat-obatan pada 4 klinik Pertamedika lainnya, yaitu: Klinik Pertamedika Depok, Pondok Ranji, Cinere dan Bogor, saat keempat klinik tersebut kekurangan obat-obatan dan membutuhkannya dengan segera. Berdasarkan wawancara dengan kepala farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan Ibu Ningrum, proses stock opname sudah tergolong baik dimana prosesnya sudah menggunakan program komputer (software) yang menjadi pendukung pencatatan persediaan obat-obatan disamping tetap menggunakan cara manual. Pengendalian intern persediaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menjamin tersedianya barang dalam jenis dan jumlah sesuai kebutuhan pada waktu dan tempat yang tepat serta bertujuan untuk menjaga keseimbangan antara besarnya manfaat yang diperoleh dari persediaan dengan biaya yang dikeluarkan. Sehingga nantinya akan berpengaruh terhadap peningkatan laba. Terdapat banyak metode pengendalian intern persediaan, diantaranya adalah metode pencatatan dengan kartu persediaan, metode pencatatan

6 6 persediaan dengan cara komputerisasi, metode persediaan minimummaksimum, analisis ABC, dan lain-lain. Pendistribusian harus sesuai dengan permintaan pada lembaran permintaan. Dimana pada lembaran permintaan harus diisi dengan stock awal, pemasukan, persediaan, sisa stok dan permintaan. Yang dilanjutkan oleh bagian gudang menyiapkan kebutuhan tersebut. Hal yang penting dalam sistem pengendalian intern persediaan adalah titik pemesanan kembali (re-order). Perusahaan harus menghitung waktu pemesanan terbaik untuk meminimalkan masalah-masalah yang telah diuraikan sebelumnya. Melakukan pemesanan terlalu cepat dapat menyebabkan kas perusahaan berkurang dan tidak dapat digunakan untuk hal lain, padahal persediaan masih ada bahkan kelebihan persediaan. Di sisi lain, pemesanan yang lama mengakibatkan kekurangan bahkan kehabisan persediaan untuk digunakan oleh pasien. Dalam hal pemesanan kembali, perusahaan perlu mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan dalam pengiriman barang dan juga jumlah pemesanan untuk barang tertentu (batch). Sistem Pengendalian intern persediaan obat-obatan pada klinik adalah proses yang berkelanjutan. Bagian Farmasi dapat membuat perkiraan yang baik mengenai jumlah obat-obatan tertentu yang akan dibutuhkan, namun terkadang bagian Farmasi mengalami kesalahan perkiraan dari waktu ke waktu. Hal tersebut tidak dapat dihindari. Seiring dengan kejadian tersebut, bagian Farmasi pada Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan, akan semakin berpengalaman dalam mengendalikan persediaan obat-obatan.

7 7 Hasil Penelitian sebelumnya yang terkait dengan judul ini yang telah dilakukan oleh Pretty Aprilia Sari (2013) yang berjudul Analisis Pengendalian Intern Perserdiaan Obat-obatan untuk Pasien Umum di Klinik Ibumas Tanjung Pinang, yang hasilnya adalah hal yang sangat penting untuk kefektifan pelaksanaan pengendalian intern serta menjamin independensi dalam segala hal dan tanggungjawab langsung kepada pimpinan adalah dengan adanya dewan komisaris serta audit internal. Serta hasil penelitian lainnya yang juga terkait dengan judul ini adalah oleh Edith Irma Amanda (2010) dengan judul Evaluasi Pelaksanaan Sistem dan Prosedur Akuntansi Persediaan Obat-obatan (Kasus Pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik) ditemukan adanya permasalahan dan kelemahan pada struktur organisasi, prosedur-prosedur pada sistem persediaan obat-obatan pada Rumah Sakit Umum Daerah Ibnu Sina Kabupaten Gresik belum berjalan dengan baik dan perlu adanya perbaikan. Hasil penelitian lainnya yang juga terkait adalah yang dilakukan oleh Yans Dwi Putri Pamungkas yang berjudul Pengendalian Intern Persediaan Obat Untuk Pasien Dinas Di Rumah Sakit Tingkat II DR.Soedjono Magelang. Yang membedakan penelitian ini dengan penelitian sebelumnya adalah bahwa Klinik PERTAMEDIKA Sinabung Jakarta Selatan merupakan klinik yang memiliki keterkaitan dengan empat klinik lainnya yaitu: Klinik PERTAMEDIKA Pondok Ranji, Klinik PERTAMEDIKA Cinere, Klinik

8 8 PERTAMEDIKA Bogor, dan Klinik PERTAMEDIKA Depok dan terpusat pada sistem gudang induk di Rumah Sakit Pusat Pertamina Jaya Jakarta demikian kompleksnya, maka jika pengelolaan persediaan obat yang tidak baik atau lalai dalam pencatatan, pengawasan dan semua kemungkinan lainnya dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan sebenarnya yang ada di gudang. Dan karena aktivitas keluar masuk obat yang beragam jenisnya serta cukup tinggi jumlahnya maka dibutuhkan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan dengan perhitungan yang sebenarnya. Oleh karenanya, peneliti bermaksud mengadakan penelitian pada Klinik PERTAMEDIKASinabungJakarta Selatan dengan judul Analisis Penerapan Sistem Pengendalian Intern Persediaan Obat-obatan (Studi kasus Pada Instalasi Farmasi Klinik Pertamedika Sinabung Jakarta Selatan). B. Rumusan Masalah Penelitian Berdasarkan latar belakang yang diuraikan diatas, pokok permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah: Apakah penerapan sistem pengendalian intern persediaan obat-obatan pada Instalasi Farmasi Klinik PERTAMEDIKA Sinabung Jakarta Selatan telah berjalan dengan baik? C. Tujuan Dan Kontribusi Penelitian 1. Tujuan Penelitian Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah:

9 9 Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai sudah sesuai atau tidaknya pelaksanaan sistem pengendalian intern persediaan pada instalasi farmasi Klinik PERTAMEDIKA Sinabung dengan tujuan pengendalian intern persediaan, menganalisa masalah yang berhubungan dengan pelaksanaan sistem pengendalian intern persediaan obat-obatan pada instalasi farmasi Klinik PERTAMEDIKA Sinabung Jakarta Selatan. 2. Kontribusi Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah: a. Manfaat Praktis : Dalam Penelitian ini diharapkan dapat menambah masukan atau sebagai bahan pertimbangan bagi pihak Klinik PERTAMEDIKA dalam penerapan sistem pengendalian persediaan obat-obatan yang lebih efektif dan efisien pada instalasi farmasi Klinik PERTAMEDIKA Sinabung Jakarta Selatan. b. Manfaat Akademik: Bagi penulis, agar dapat menambah pengetahuan hingga dapat menerapkan teori-teori yang didapatkan dari perkuliahan pada prakteknya di dunia kerja/bisnis. Selain itu, penelitian ini juga diharapkan dapat mengembangkan wawasan mahasiswa serta sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti dengan tujuan pengembangan ilmu pengetahuan.