BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang

Transkripsi

1 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Keperluan untuk melengkapi dekorasi yang ada di dalam ruangan seperti rumah, restoran, serta hotel menjadi sangat penting karena berguna untuk mempercantik suasana yang ada di dalam ruangan, serta menjadi daya tarik tersendiri, contoh salah satu yang biasa digunakan sebagai dekorasi di dalam ruangan adalah karpet. Karpet adalah dekorasi yang biasanya digunakan untuk menutupi lantai sehingga terlihat lebih cantik, karpet biasanya terbuat dari serat serat. Bukan hanya sebagai dekorasi, fungsi karpet sendiri salah satunya adalah juga dapat menciptakan kenyamanan sehingga menjadikan ruangan terasa kian akrab. Karpet kecil yang biasa dipakai di dalam rumah sering kita jumpai di toko - toko peralatan rumah tangga, namun juga terdapat karpet besar yang biasa dipakai di restoran ataupun hotel, biasanya dijual di mall serta pasar swalayan. Beberapa perusahaan yang berkecimpung dibisnis industri karpet mulai terlihat di jakarta karena memang bisnis ini terbilang lumayan menguntungkan. Berbicara mengenai perusahaan bisnis industri karpet, tentulah ada persediaan yang disimpan untuk dijual dan digunakan dimasa yang akan datang, tentu saja ini perlu dilakukan pengontrolan agar semua proses kegiatan yang berjalan menjadi lebih baik, dimulai dari melakukan pendataan pada persediaan sampai melakukan pengiriman produk. Namun secara umum sebagian besar perusahaan industri memiliki permasalahan yang hampir sama, salah satunya ialah out of control pada manajemen persediaan produk, yang menyebabkan sulitnya pengontrolan persediaan, dimana pendataan persediaan produk yang masuk dan keluar seringkali terjadi kesalahan, yang menyebabkan terjadinya kesalahan pula pada pendataan pengiriman produk untuk dijual.

2 2 PT. JAYA ABADI M.A.S ini adalah perusahaan yang bergerak dibidang produksi, produk yang diproduksi adalah berupa karpet. Berbagai macam jenis karpet serta keset diproduksi di perusahaan ini, perusahaan ini juga membeli produk karpet dari produsen lain sehingga jenis karpet yang dijual menjadi lebih beragam, jadi dengan kata lain, selain sebagai perusahaan produksi, perusahaan ini juga berperan sebagai agen yang menjual berbagai macam produk karpet. Perusahaan ini biasanya menjual karpet yang telah dibuat atau dibeli dari produsen lain ke tempat tempat penjualan yang telah ditentukan, jadi produsen ini melakukan sistem konsinyasi yang menjual karpetnya melalui perantara seperti pada mall, swalayan, serta pasar pasar menengah ke atas. Perusahaan ini dikelola oleh lebih dari 50 orang yang masing masing memiliki tugas pada departemen nya masing-masing. Perusahaan ini memiliki banyak departemen yang terdiri dari departemen produksi, gudang, administrasi, dan pengiriman. Pada bagian gudang proses yang dilakukan sehari-hari dimulai dari pendataan persediaan produk, persediaan bahan baku sampai pendataan produk yang masuk dan keluar gudang yang dilakukan dengan pencatatan buku besar. Karena banyaknya jenis produk karpet yang ada, ini menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan terutama bagian gudang, dimana sering terjadi produk data tertukar yang dibeli dengan produk yang diproduksi sendiri, bukan hanya itu masalah lainnya adalah tidak terkontrolnya persediaan sehingga sering terjadi permasalahan dalam perhitungan persediaan bahan jadi atau bahan mentah yang ada di gudang yang berakibat kekurangan persediaan pada saat diperlukan, atau juga terjadi kelebihan persediaan yang ada di gudang, dan mengakibatkan penumpukan persediaan pada bahan jadi dan bahan mentah yang tidak terlalu dibutuhkan, Masalah lainnya adalah pada saat melakukan pengiriman produk ke lokasi penjualan dimana data yang diolah menggunakan buku besar sehingga seringkali terjadi kesulitan dan memakan waktu lama dalam pengolahan datanya. Permintaan bahan mentah untuk melakukan kegiatan produksi baru juga sering tidak terkontrol, dimana bahan mentah yang telah digunakan untuk kegiatan produksi juga didata menggunakan catatan buku sehingga seringkali mengalami kehilangan data, dan ini menjadi sulit pada bagian gudang saat

3 3 dimintai laporan. Persediaan produk yang ada di lokasi - lokasi penjualan juga seringkali tidak terkontrol dimana produk yang ada di lokasi penjualan tidak terdata dan sering mengalami kesalahan perhitungan persediaan yang berakibat sering terjadinya kehabisan produk yang akan dijual atau bahkan kelebihan persediaan produk di lokasi sehingga produk yang ada menjadi menumpuk, selain itu kehilangan data persediaan di lokasi penjualan juga kerap terjadi. Melihat dan meneliti permasalahan yang terdapat pada perusahaan ini, maka perlu dirancang sebuah sistem yang mampu mengatasi masalah masalah seperti yang terjadi saat ini, agar kegiatan dan seluruh proses yang ada di dalamnya dapat berjalan secara efektif, tepat, akurat, fleksibel, dan relevan. maka di buatlah penelitian dengan judul Perancangan Aplikasi Sistem Pengontrolan Persediaan dan Pengiriman Studi Kasus Pada PT. Jaya Abadi M.A.S Rumusan Masalah Pada pembuatan aplikasi yang akan dibuat ini, dijelaskan rumusan rumusan permasalahan yang akan ditemukan dalam proses pembuatannya, diantaranya sebagai berikut : 1. Bagaimana proses sistem pengontrolan persediaan dan pengiriman yang saat ini terjadi di perusahaan? 2. Bagaimana rancangan sistem untuk melakukan pengontrolan persediaan? 3. Bagaimana rancangan sistem untuk melakukan pengontrolan pengiriman? 1.3. Batasan Masalah Penelitian ini haya membatasi masalah-masalah yang ada pada PT. Jaya Abadi M.A.S, batasan pembahasan penelitian ini hanya mengenai masalah pengontrolan pengiriman dan persediaan, lalu pengelolaan data yang di proses hanya dibatasi pada: data persediaan produk jadi, data persediaan bahan mentah, data lokasi penjualan, data persediaan yang masuk dan keluar, serta data produk yang out of order (cacat / rusak). Selain itu juga membatasi pengontrolan mengenai pengiriman, dimana data yang diolah

4 4 berupa data pengiriman produk dari pabrik ke lokasi penjualan sampai dengan konfirmasi. Aplikasi yang akan di bangun merupakan intranet jadi hanya sebatas karyawan internal yang dapat mengaksesnya, aplikasi ini dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP sebagai aplikasi dalam membangun interface serta SQL server sebagai DBMS yang digunakan Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari pembuatan tugas akhir ini adalah : 1. Untuk mengetahui dan memahami permasalahan pada proses sistem yang terjadi di perusahaan. 2. Untuk menangani permasalahan perhitungan persediaan yang sering mengalami kesalahan, menangani masalah tidak terdatanya laporan transaksi dari setiap pemasukan dan pengeluaran persediaan, serta menangani masalah tidak terdatanya produk yang rusak. 3. Untuk menangani masalah kecurangan dalam pengiriman produk, sehingga produk yang dikirim tepat sampai di lokasi dan dapat didata dengan jelas sehingga meminimalisir kehilangan produk. Manfaat daripembuatan tugas akhir ini adalah : 1. Manfaat bagi penulis : Manfaat bagi peneliti sendiri adalah menambah wawasan dan pengetahuan tentang proses memanajemen persediaan dan pengiriman, manfaat lainnya adalah membantu dalam penyelesaian pembuatan tugas akhir. 2. Manfaat bagi perusahaan : Guna mempermudah dalam pengontrolan persediaan sehingga meminimalisir kesalahan dalam perhitungan, juga mempermudah pengontrolan pengiriman agar meminimalisir kecurangan dalam pengiriman, manfaat lainnya adalah dapat

5 5 memberikan efektifitas waktu kepada staff gudang dalam pembuatan laopran persediaan. 3. Manfaat bagi masyarakat : Penelitian ini juga dapat dijadikan sebagai bahan referensi peneliti lain yang ingin mengembangkan sistem yang telah dibuat Metode Penelitian 1. Jenis Penelitian Jenis metode yang digunakan dalam pembuatan tugas akhir ini adalah dengan menggunakan metode induktif berdasarkan fakta-fakta yang ada di perusahaan dan bersifat kualitatif pada pengukuran dan analisis datanya, cara yang dilakukan untuk penelitian bersifat deskriptif tanpa membandingkan dengan variable lain, dan berdasarkan tempat penelitian menggunakan field search (penelitian lapangan). 2. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah : 1. Observasi Melakukan pengamatan secara langsung proses kegiatan yang ada dibagian gudang dan dibagian pengiriman. 2. wawancara Melakukan teknik pengumpulan data dengan memberikan beberapa pertanyaan kepada staff kepala departemen gudang, staff pengiriman barang, dan sales promotion boy (SPB). 3. Studi literatur Melakukan pengumpulan data melalui dokumen-dokumen yang ada diperusahaan seperti surat pengiriman, dokumen persediaan gudang, dokumen permintaan pengeluaran persediaan dan juga melalui buku-buku yang ada di perpustakaan. 3. Metode Pengembangan System

6 6 Metode pengembangan sistem yang dilakukan adalah dengan metode waterfall dengan tahapan : 1. Analisa kebutuhan Melakukan analisa kebutuhan terhadap sistem yang akan dibuat. Merupakan proses menemukan, memperbaiki, memodelkan dan menspesifikasikan. Langkah langkah dalam analisa sistem: a. Identify Mengidentifikasi masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Tugas yang harus dilakukan analisis sistem adalah : Mengidentifikasi penyebab masalah Mengidentigfikasi titik keputusan Mengidentifikasi personil-personil kunci b. Understand Memahami kerja dari sistem yang ada c. Analyzem Menganalisis Sistem d. Report Membuat laporan hasil analisis 2. Desain System Melakukan perencangan sistem terhadap solusi dari permasalahan yang ada dengan membuat rancangan UML, rancangan UML yang akan dibuat menggunakan diagram alur diantaranya adalah : Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram, Sequence Diagram. Adapun tools yang digunakan untuk membuat diagram-diagram tersebut adalah Microsoft Visio Coding Melakukan penerjemahan dari desain ke dalam bahasa pemrograman dengan menggunakan bahasa PHP (Hypertext Prepocessor) untuk desain user interface

7 7 serta DBMS (Database Management System) yang digunakan menggunakan MYSQL. 4. Pengujian Program Tahap terakhir dimana penulis melakukan pengetesan dari aplikasi yang dibuat, diuji kemampuannya sehingga tahu dimana kekurangan dari aplikasi yang telah dibangun Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini disusun berdasarkan sistematika sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang Latar Belakang, Perumusan Masalah, Pembatasan Masalah, Tujuan, Manfaat, Metodologi Pengumpulan Data dan Sistematika Penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai landasan dalam penelitian serta pengertian program yang akan digunakan. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM Dalam Bab ini akan di bahas tentang analisis kebutuhan sistem dan perancangan yang dibuat. Adapun perancangan yang akan dibuat antara lain berupa perancangan aplikasi dengan menggunakan PHP dan program pendukung lainnya. BAB IV IMPLEMENTASI PEMBUATAN DAN PENGUJIAN Dalam bab ini dibahas tentang penerapan aplikasi dan evaliasi dari sistem yang sedang berjalan. Adapun bab ini dibagi menjadi hasil dan pembahasan dari aplikasi, evaluasi kelebihan dan kekurangan dari aplikasi yang dibuat berdasarkan dari hasil tes pengujian aplikasi. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Dalam bab ini akan di bahas tentang kesimpulan dan saran dari sistem yang akan dibuat.