Buku Petunjuk Penggunan Aplikasi (User Manual)

Transkripsi

1 (User Manual) SISTEM MONITORING DAN INFORMASI PENGAWASAN ATAS REVIU LAPORAN KEUANGAN INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI Nomor Dokumen INSPEKTORAT JENDERAL 996/G.G2/PW/2017 Revisi - A - Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

2 Dokumen ini ditujukan kepada pimpinan Inspektorat Jenderal Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Hak Cipta Inspektorat Jenderal Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Hak cipta dilindungi oleh Undang-undang. ini dimiliki oleh Inspektorat Jenderal Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Dilarang keras menyalin, memperbanyak, menerbitkan isi buku ini, sebagian atau seluruhnya, dengan cara apa pun, baik elektronik maupun mekanis, termasuk tetapi tidak terbatas pada fotokopi atau sistem penyimpanan data pada komputer. Dilarang keras menyingkapkan informasi dalam laporan ini kepada pihak ketiga tanpa didahului persetujuan tertulis dari Inspektorat Jenderal Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi. Hal 2 dari 33

3 KATA PENGANTAR Pemerintah Indonesia mendorong pemanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh masyarakat dan stakeholder, untuk memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah diamanatkan melalui Instruksi Presiden No.3/2003, dimana lembagalembaga pemerintahan baik di pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good Governance. Dalam hal pengimplementasian e-government, Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi telah membangun dan mensosialisasikan Sistem Monitoring dan Informasi Pengawasan atas Reviu Laporan Keuangan yang dapat diakses melalui alamat website Semoga Buku Panduan ini dapat bermanfaat dalam pengoperasian Sistem Monitoring dan Informasi Pengawasan atas Reviu Laporan Keuangan demi terlaksananya fungsi e-government yang lebih baik dan fungsional. Jakarta, 31 Mei 2017 INSPEKTORAT JENDERAL KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI Inspektur Jenderal, Tertanda Prof. Dr. Jamal Wiwoho, S.H., M.Hum. NIP Hal 3 dari 33

4 DAFTAR ISI DAFTAR ISI...4 DAFTAR GAMBAR PENDAHULUAN TUJUAN PEMBUATAN DOKUMEN DESKRIPSI UMUM SISTEM DESKRIPSI DOKUMEN (IKHTISAR) SUMBER DAYA YANG DIBUTUHKAN PERANGKAT LUNAK PERANGKAT KERAS SUMBER DAYA MANUSIA PENGENALAN DAN PELATIHAN MENU DAN CARA PENGGUNAAN STRUKTUR MENU PENGGUNAAN Cara Membuka Situs Menu Administrator Fitur Administrator Fitur Menu Periode Reviu Fitur Menu User Fitur Menu Referensi Catatan Tempalte LRA, LO, LPE, Neraca Menu Operator SAIBA Menu Pereviu SPI Hal 4 dari 33

5 DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Halaman Pengantar Aplikasi Gambar 2. Menu Login Reviu Laporan Keuangan Gambar 3. Fitur Administrator Gambar 4. Fitur Menu Periode Reviu Gambar 5. Fitur Menu User Gambar 6. Futur Menu Referensi Gambar 7. Fitur Menu Operator Saiba Gambar 8. Fitur Menu Pereviu SPI Hal 5 dari 33

6 1 PENDAHULUAN 1.1 TUJUAN PEMBUATAN DOKUMEN Dokumen user manual Aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi atas reviu Laporan Keuangan ini dibuat untuk tujuan sebagai berikut: 1. Tujuan utama pengembangan aplikasi: a. Menyeragamkan format data isian Catatan Hasil Reviu (CHR) dan Ikhtisar Hasil Reviu (IHR) atas LK; b. Untuk memudahkan kompilasi data hasil reviu (CHR dan IHR) LK yang dilakukan oleh seluruh satker dibawah Kementerian Riset Teknologi dan Dikti. c. Memudahkan Inspektorat Jenderal Kemenristekdikti memantau pelaksanaan Reviu Laporan Keuangan oleh SPI/Auditor. d. Kemenristekdikti mempunyai database system atas Hasil Reviu Laporan Keuangan yang diperoleh secara web based. e. Kemenristekdikti dapat memperoleh informasi LK seluruh satker dan dapat melakukan konsolidasi Laporan Keuangan dari seluruh Satker yang telah mengisi data LK-nya. f. Bahan dalam penyusunan perencanaan pengawasan Inspektorat Jenderal. 2. Selain itu aplikasi ini juga diharapkan dapat memudahkan SPI dalam menyusun CHR dan IHR dan memperlancar penyampaian Laporan Reviu Laporan Keuangan Pihak-pihak yang berkepentingan dan berhak menggunakan dokumen ini yaitu: 1. Administrator Itjen Kemenristekdikti Administrator Itjen Kemenristekdikti menggunakan dokumen ini sebagai panduan untuk mereka bagaimana membuat user, menentukan hak akses dan menambah data referensi 2. Operator SAIBA Satker Operator SAIBA menggunakan dokumen ini untuk mengetahui cara-cara penggunaan aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi atas reviu Laporan Keuangan, mulai dari menginput data Laporan Keuangan hingga posting. 3. Pereviu SPI Satker Pereviu SPI Satker menggunakan dokumen ini sebagai panduan penggunaan aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi atas reviu Laporan Keuangan dalam membantu mereka melakukan reviu, mengisi hasil reviu ke dalam CHR dan IHR dan posting Hal 6 dari 33

7 1.2 DESKRIPSI UMUM SISTEM 1. Deskripsi Umum Aplikasi Aplikasi ini merupakan tool (alat bantu) untuk SPI dalam melakukan kegiatan reviu laporan keuangan, dalam tahap awal, data keuangan seperti Neraca, Laporan Realisasi Anggaran, Laporan Operasional dan Laporan Perubahan Ekuitas masih harus diinput datanya oleh operator SAIBA. Rencana ke depan, data akan ditarik langsung dari aplikasi SAIBA. Setelah data laporan keuangan diinput secara lengkap, SPI dapat melaksanakan proses reviu, hasil reviu dituangkan dalam Catatan Hasil Reviu (CHR) dan IHR dan eluruh koreksi yang dihasilkan dalam CHR akan secara otomatis diakumulasi menjadi Ihtisar Hasil Reviu (IHR). 2. Deskripsi Umum Kebutuhan Aplikasi Yang Akan Diimplementasikan Deskripsi umum kebutuhan aplikasi yang akan diimplementasikan meliputi semua informasi yang bersifat teknis yang menjadi acuan dalam pengembangan aplikasi. 1.3 DESKRIPSI DOKUMEN (IKHTISAR) Dokumen ini dibuat untuk memberikan panduan penggunaan aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi atas reviu Laporan Keuangan. Dokumen ini berisikan informasi sebagai berikut : 1. BAB I. Berisi informasi umum yang merupakan bagian pendahuluan, yang meliputi tujuan pembuatan dokumen, deskripsi umum sistem serta deskripsi dokumen. 2. BAB II Berisi perangkat yang dibutuhkan untuk penggunaan aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi atas reviu Laporan Keuangan meliputi perangkat lunak dan perangkat hardware 3. BAB III Berisi user manual aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi atas reviu Laporan Keuangan baik user manual yang diperuntukkan untuk administrator dan user (pengguna) Negeri dan Swasta) Hal 7 dari 33

8 2 SUMBER DAYA YANG DIBUTUHKAN 2.1 PERANGKAT LUNAK Perangkat lunak yang digunakan dalam pengujian adalah aplikasi browser seperti Mozila Firefox, Google Chrom atau aplikasi browser lainnya. 2.2 PERANGKAT KERAS Perangkat keras yang dilibatkan dalam pengujian aplikasi ini adalah: 1. Komputer atau Laptop yang memiliki koneksi jaringan internet. 2. Mouse sebagai peralatan antarmuka 3. Monitor sebagai peralatan antarmuka 4. Keyboard sebagai peralatan antarmuka. 2.3 SUMBER DAYA MANUSIA Sumber daya manusia yang akan menggunaan aplikasi ini dari sisi Administrator adalah yang Memiliki pemahaman tentang antar muka computer dan mengoperasikannya. Sedangkan dari sisi Operator adalah yang memiliki pemahaman tentang Laporan Keuangan dan mampu mengoperasikan Komputer dan yang terakhir dari sisi Pereviu SPI adalah SPI yang tidak hanya mampu mengoperasikan komputer namun juga memahami tentang standar penyusunan laporan keuangan dan memahami prosedur reviu laporan keuangan. 2.4 PENGENALAN DAN PELATIHAN Sumber daya manusia yang terlibat dalam operasinal penggunaan aplikasi ini seharihari terlebih dahulu diberikan pengenalan dan pelatihan yang cukup untuk menggunakan aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi atas reviu Laporan Keuangan ini. Hal 8 dari 33

9 3 MENU DAN CARA PENGGUNAAN 3.1 STRUKTUR MENU Adapun struktur menu pada Aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi Pengawasan Atas Reviu Laporan Keuangan adalah sebagai berikut: 1. Menu Administrator Terdapat 3 menu utama untuk Administrator: 1) Periode Reviu 2) User 3) Referensi 2. Menu Operator Saiba Terdapat 3 submenu utama untuk Operator (dalam kelompok Menu Input): 4) Laporan Keuangan: operator memiliki hak untuk mengisi/mengedit data laporan keuangan 5) Catatan Hasil Reviu: operator hanya dapat melihat CHR 6) Ikhtisar Hasil Reviu: operator hanya dapat melihat IHR 3. Menu Pereviu SPI Terdapat 3 submenu utama untuk Operator (dalam kelompok Menu Input): 7) Laporan Keuangan: Pereviu tidak memiliki hak untuk mengisi/mengedit data laporan keuangan 8) Catatan Hasil Reviu: Menu utama yang di gunakan oleh pereviu dalam melakukan Reviu Laporan Keuangan Jika terdapat catatan dari hasil Reviu. 9) Ikhtisar Hasil Reviu. 3.2 PENGGUNAAN Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tata cara menggunakan aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi Pengawasan Atas Reviu Laporan Keuangan. Hal 9 dari 33

10 3.2.1 Cara Membuka Situs Untuk memulai akses terhadap aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi Pengawasan Atas Reviu Laporan Keuangan ini: 1. Bukalah aplikasi PDPT melalui web browser (Google Chrome atau Mozila FireFox atau lainnya) dengan alamat url sebagai berikut: 2. Kemudian tekan Enter pada tombol keyboard atau klik tombol Go pada browser. 3. Akan muncul tampilan halaman depan aplikasi Sistem Monitoring dan Informasi Pengawasan Atas Reviu Laporan Keuangan sebagai berikut : Gambar 1. Halaman Pengantar Aplikasi 4. Kemudian Klik Login, dan akan muncul menu login sebagai berikut: Gambar 2. Menu Login Reviu Laporan Keuangan Hal 10 dari 33

11 5. Kemudian masukan username dan password yang telah diberikan kemudian klik login Menu Administrator Aministrator mempunyai 3 roles atau hak akses yaitu: 1) Menambahkan periode reviu 2) Membuat user dan menentukan hak akses 3) Menambah data referensi Fitur Adminisrator Terdapat 3 menu utama untuk Administrator: 1) Periode Reviu: pada menu ini administrator dapat memanage periode reviu laporan dan menambahkan referensi tahun dan referensi periode 2) User : pada menu ini administrator dapat memanage user yang dapat mengakses aplikasi ini dan merubah password administrator 3) Referensi: pada menu ini administrator dapat memanage (menambahkan atau mengurangi) data referensi (Eselon I, Satker, Jenis Akun Jurnal) dan juga data template laporan (LRA, LO, LPE) dan neraca Gambar 3. Fitur Adminisrator Hal 11 dari 33

12 Fitur - Menu Periode Reviu Gambar 4. Fitur Menu Periode Reviu TAHAPAN ADMIN PADA MENU PERIODE REVIU 1) Pada setiap awal tahun, administrator harus menambahkan referensi tahun pada sub menu Ref. Tahun 2) Kemudian, administrator juga harus melakukan penambahan periode reviu di setiap awal semester pada tahun yang bersangkutan serta menentukan status entry Proses Entry 3) Apabila periode entry dan reviu telah berakhir, maka administrator harus merubah status entry tersebut menjadi Entry data dikunci Hal 12 dari 33

13 Hal 13 dari 33

14 FITUR - MENU USER Terdapat 2 submenu utama dalam kelompok Menu User: 1) Manage User: administrator memiliki hak untuk menambahkan/mengedit user serta menentukan hak akses user tersebut 2) Ganti Password: administrator dapat mengganti password nya sendiri Gambar 5. Fitur Menu User Hal 14 dari 33

15 TAHAPAN MEMBUAT USER 1) Pembuatan user dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan, namun untuk awal penggunaan aplikasi ini maka admin harus membuatkan user untuk seluruh satker 2) Setelah admin membuatkan user dengan id/ dan nama, kemudian admin menambahkan satker user yang bersangkutan pada tab unit UAKPA (Unit Akuntansi Kuasa Pengguna Anggaran) 3) Kemudian tentukan peran/ hak akses user tersebut, peran yang ada terbagi menjadi 5, antara lain: a. Admin b. Pereviu c. Operator d. MonitorSatket e. MonitorKementrian 4) Default password untuk setiap user yang dibuat adalah password. Hal 15 dari 33

16 Hal 16 dari 33

17 FITUR MENU REFERENSI Terdapat 7submenu utama dalam kelompok Menu Periode Reviu: 1) Ref. Eselon I: untuk menambahkan/mengedit data referensi unit Eselon I 2) Ref. Satker: untuk menambahkan/mengedit data referensi Satker 3) Ref. Jenis Akun Jurnal: untuk menambahkan/mengedit data referensi jenis akun jurnal per group jurnal standar atau jurnal standar 4) Template LRA: untuk menambahkan/mengedit data referensi LRA 5) Template LO: untuk menambahkan/mengedit data referensi LO 6) Template LPE: untuk menambahkan/mengedit data referensi LPE 7) Template Neraca: untuk menambahkan/mengedit data referensi neraca Hal 17 dari 33

18 Gambar 6. Fitur Menu Referensi Hal 18 dari 33

19 Hal 19 dari 33

20 Hal 20 dari 33

21 Hal 21 dari 33

22 CATATAN TEMPALTE LRA, LO, LPE, NERACA Untuk jenis transaksi, terdapat dua pilihan, yaitu: 1) Penjumlahan, artinya akun tersebut merupakan summary dari akun-akun yang berkaitan 2) Input, artinya untuk akun tersebut bersifat inputan Hal 22 dari 33

23 3.2.3 MENU OPERATOR SAIBA Terdapat 3 submenu utama untuk Operator (dalam kelompok Menu Input): 1) Laporan Keuangan: operator memiliki hak untuk mengisi/mengedit data laporan keuangan 2) Catatan Hasil Reviu: operator hanya dapat melihat CHR 3) Ikhtisar Hasil Reviu: operator hanya dapat melihat IHR Gambar 7. Fitur Menu Operator Saiba Hal 23 dari 33

24 Hal 24 dari 33

25 Hal 25 dari 33

26 Hal 26 dari 33

27 Hal 27 dari 33

28 3.2.4 MENU PEREVIU SPI Terdapat 3 submenu utama untuk Pereviu (dalam kelompok Menu Input): 1) Laporan Keuangan: pereviu hanya dapat melihat laporan-laporan 2) Catatan Hasil Reviu: pereviu memiliki hak memberikan catatan untuk laporan keuangan pada menu CHR ini 3) Ikhtisar Hasil Reviu: pereviu hanya dapat melihat IHR Gambar 8. Fitur Menu Pereviu SPI Hal 28 dari 33

29 Hal 29 dari 33

30 Kemudian pilih menu Catatan Hasil Reviu kemudian pilih salah satu Kode UAKPA yang sudah direviu dengan klik salah satu kode UAKPA lalu pilih menu View Detai yang ada diatas atau klik 2X pada Kode UAKPA. Jika Operator tidak mem-posting data hasil entry, maka Pereviu tidak dapat melakukan reviu laporan keuangan. (terlihat status masih Proses Entry LK ). Jika Operator sudah mem-posting data hasil entry, maka Pereviu dapat melakukan reviu laporan keuangan. (status berubah menjadi Proses Reviu LK ) Hal 30 dari 33

31 Hal 31 dari 33

32 Hal 32 dari 33

33 Hal 33 dari 33