PENERAPAN SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT IN DATA PROCESSING (SAP) BERBASIS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PT PLN

Transkripsi

1 PENERAPAN SYSTEM APPLICATION AND PRODUCT IN DATA PROCESSING (SAP) BERBASIS ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PT PLN (Persero) UNIT INDUK PEMBANGUNAN I MEDAN TUGAS AKHIR Ditulis untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 Diajukan Oleh Rizki Ramadhani Lubis NIM PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2015

2 ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengimplementasian System Application and Product (SAP) Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan. Pada penelitian ini, jenis data yang dibutuhkan adalah data primer dan data skunder. Pengumpulan data menggunakan teknik wawancara, observasi, dan dokumentasi dengan menggunakan metode analisis deskriptif. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem informasi akuntansi pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan menggunakan software SAP yang terhubung secara online ke pusat, diterapkan pada phase V dengan menggunakan tiga modul dalam menghasilkan informasi akuntansi yang berkualitas baik yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan, yaitu Financial Management - FM Modul, Material Management - MM Modul, dan Human Resources Management - HR Modul yang menghasilkan output pelaporan posisi keuangan perusahaan, dan dapat berbagi informasi terkini. Kata Kunci: Sistem informasi akuntansi, Enterprise Resources Planning (ERP), Systems Application and Product in data processing (SAP).

3 ABSTRACT This research aims is to know about implementation of System Application and Product (SAP) Enterprise Resource Planning (ERP) on PT. PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan. In this research, kinds of data required are primary data and secondary data. Collecting data methode using by interview, observation, and documentation with descriptive analysis methode. The result of research shows that accounting information system on PT. PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan using SAP software that online connecting to server, applying on phase V with using three modul for provide accounting information of good quality that is useful for management decision making, they are Financial Management FM Modul, Material Management MM Modul, and Human Resources Management HR Modul that reporting company s financial position, and be able share updating information. Key Words: Accounting Information System, Enterprise Resource Planning (ERP), System Application and Product in data processing (SAP).

4 KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufik serta hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Penulisan Tugas Akhir ini yang disusun berdasarkan hasil penelitian yang dilaksanakan pada tanggal 16 Februari 2015 s/d Juli 2015 di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan, yang beralamat di Jalan Kasuari No. 8 Medan. Dalam penyusunan laporan hasil praktik kerja lapangan ini penulis banyak mendapatkan bantuan dari berbagai pihak, oleh sebab itu penulis ingin mengungkapkan rasa terima kasih kepada : 1. M. Syahruddin, ST., M.T; Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S.H Damanik, S.E., M.Si; Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si; Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-Karo, S.E.,Ak., M.Si; Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 5. Khairul, S.E., Mkom; Dosen Pembimbing I yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan serta arahan-arahan sehingga penyelesaian penulisan tugas akhir. 6. Adhi Surya Harahap, S.E.,Ak; Dosen Pembimbing II yang telah banyak meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan serta arahan-arahan sehingga penyelesaian penulisan tugas akhir. 7. Didi Adrian, Deputi Manager Bagian Akuntansi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan, yang telah banyak memberikan bimbingan selama pelaksanaan penelitian. 8. Seluruh pegawai PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan, khususnya bagian akuntansi dan bagian keuangan yang telah banyak memberikan arahan dan masukan selama penelitian. i

5 9. Ayahanda H. Abdul Muis Lubis (Alm.) dan Ibunda Hj. Khairani Sitompul yang senantiasa memberikan dukungan dan motivasi, serta doa-doa dalam penyelesaian penulisan tugas akhir. 10. Kakanda Nurliza Lubis S.E dan Abanganda Muhammad Syafri Lubis A.md; yang telah banyak memberikan dukungan dan motivasi dalam penyelesaian penulisan tugas akhir. 11. Teman-teman AK-6H, terutama Nisah, Intan, Randa, dan Yudi atas kebersamaan dan motivasinya. 12. Pihak-pihak terkait lainnya yang telah banyak membantu menyelesaikan penulisan tugas akhir. Penulis menyadari bahwa laporan ini masih belum sempurna apabila nantinya terdapat kekeliruan dalam penulisan tugas akhir ini penulis sangat mengharapkan kritik dan sarannya. Akhir kata semoga penulisan tugas akhir ini dapat memberikan banyak manfaat bagi kita semua. Medan, Agustus 2015 Penulis Rizki Ramadhani Lubis NIM ii

6 DAFTAR ISI LEMBAR PERSETUJUAN LEMBAR PENGESAHAN LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN ABSTRAK ABSTRACT Kata Pengantar... i Daftar Isi... iii Daftar Tabel... v Daftar Gambar... vi Daftar Lampiran... vii BAB 1 PENDAHULUAN Latar Belakang Pemilihan Judul Perumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Penelitian Manfaat Penelitian Teknik Pengumpulan dan Analisis Data Jadwal Kegiatan dan Pengolahan Data... 7 BAB 2 Tinjauan Umum Perusahaan Sejarah PT PLN (Persero) Ruang Lingkup Kegiatan Perusahaan Visi, Misi, Nilai dan Logo PT PLN (Persero) Struktur Organisasi BAB 3 Tinjauan Pustaka Sistem Informasi Teknologi Sistem Komputer Sistem Informasi Akuntansi iii

7 3.4 Sistem Enterprise Resources Planning (ERP) Pengertian SAP Langkah Urutan Proses Aplikasi SAP BAB 4 Pengumpulan dan Pengolahan Data Hasil Pengumpulan Data Pengolahan Data BAB 5 Pembahasan Sistem Informasi Akuntansi PT PLN (Persero) Kualitas Informasi dari SIA Informasi yang Dihasilkan oleh SAP Sistem ERP Tahap Implementasi ERP Implementasi SAP pada PLN Alasan Menggunakan SAP ERP BAB 6 SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Saran DAFTAR KEPUSTAKAAN LAMPIRAN iv

8 DAFTAR TABEL No. Tabel Judul Hal 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Input Tanggal Data Pada Jurnal Entry Input Data Pada Jurnal Entry Input Tanggal Data Pada Jurnal Entry Input Tanggal Data Pada Jurnal Terposting Input Tanggal Data Pada Jurnal yang Dibalik v

9 DAFTAR GAMBAR No. Gambar Judul Hal 2.1 Logo Umum PT PLN (Persero) Logo PLN Bersih Sturktur Organisasi PT PLN (Persero) Tampilan G/L Account pada Monitor Tampilan Data Unit Tertentu Tampilan G/L Akun Keseluruan Tampilan Display Document pada SAP Tampilan Display Document yang Diinginkan Tampilan Financial Statement Tampilan Pengaturan Format Financial Statement vi

10 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran Judul Hal Lampiran 1 Tampilan SAP Logon Lampiran 2 Tampilan Input Password Logon Lampiran 3 Tampilan Navigasi ke ERP Lampiran 4 Laporan Posisi Keuangan Lampiran 5 Laporan Posisi Keuangan-Lanjutan Lampiran 6 Tampilan Real Time SAP Lampiran 7 Kesediaan Dosen Pembimbing Utama Lampiran 8 Kesediaan Dosen Pembimbing Pendamping Lampiran 9 Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing Utama Lampiran 10 Kartu Bimbingan Dosen Pembimbing Pendamping Lampiran 11 Form Revisi Penguji Lampiran 12 Form Bebas Revisi Ketua Penguji Lampiran 13 Form Bebas Revisi Anggota Penguji Lampiran 14 Izin PKL Lampiran 15 Permohonan Pengajuan Judul TA Lampiran 16 Biodata Mahasiswa vii

11 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Pemilihan Judul Dewasa ini persaingan dalam dunia industri di negara Indonesia menjadi sangat ketat, apalagi dengan adanya perusahaan pendatang baru yang ternyata memiliki kekuatan jauh lebih unggul. Perusahaan yang sudah lama berdiri harus berani bersaing dengan perusahaan-perusahaan pendatang baru lain lebih keras lagi. Berbagai badan usaha yang ada, dituntut agar dapat bersaing dalam memperoleh dan memberikan informasi yang aktual, tepat waktu, cepat dan dapat dipercaya, baik kepada pihak internal perusahaan maupun pihak eksternal perusahaan. Keberhasilan manajemen dalam mengelola informasi yang relevan bagi para pemakai informasi tersebut dapat diperoleh dengan mempersiapkan suatu sistem informasi yang andal dalam mendukung kegiatan perusahaan. Salah satu sistem informasi yang penting dalam pelaksanaan kegiatan perusahaan adalah sistem informasi akuntansi yang akan menentukan dalam pengolahan data/transaksi keuangan, penyajian data keuangan dalam laporan keuangan dan sebagai sistem pelaporan manajemen yang berguna dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi akuntansi meliputi perangkat dan aplikasi sistem pemrosesan dan pengendalian internal dalam pelaksanaan pemrosesan data yang terjadi pada perusahaan. Dengan sistem informasi akuntansi yang handal, informasi yang dihasilkan lebih baik, yang dapat menggambarkan kondisi sebenarnya dari perusahaan. Dalam sebuah perusahaan bisnis suatu proses haruslah berjalan dengan efektif, untuk menunjang kebutuhan perusahaan akan persaingan yang semakin ketat. Implementasi teknologi informasi adalah jawaban yang paling tepat dalam menyelesaikan masalah ini, namun jika implementasinya tidak tepat maka akan menambah beban bagi perusahaan. Oleh karena itu, implementasi teknologi informasi sebaiknya dirancang sedemikian rupa untuk menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan dapat meningkatkan efektifitas proses 1

12 2 bisnis yang berjalan. Salah satu implementasi teknologi informasi yang banyak digunakan dan terbukti dapat meningkatkan efektivitas perusahaan adalah Enterprise Resource Planning (ERP). ERP adalah suatu sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses dalam sebuah perusahaan. Sistem dalam ERP meliputi operasional dan distribusi yang dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen. ERP meliputi fungsi-fungsi akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, pemasaran dan logistik. Aplikasi ERP di fungsi akuntansi meliputi modul-modul seperti buku besar, piutang dagang, hutang dagang, aktiva tetap, manajemen kas dan akuntansi biaya. Aplikasi ERP di keuangan meliputi modulmodul analisis portofolio, analisis risiko, analisis kredit, manajemen aktiva, sewa guna dan manajemen real estat. Aplikasi ERP di sumber daya manusia meliputi modul-modul rekruitmen, penggajian, manajemen personil, pengembangan karyawan dan manajemen kompensasi. Aplikasi ERP di pemasaran diantaranya adalah manajemen relasi pelanggan, pemasukan order, dan pemrosesan order. Aplikasi ERP di logistik diantaranya meliputi perencanaan produksi, manajemen material, dan manajemen pabrik. Salah satu jenis ERP yang sekarang sudah banyak diaplikasikan pada perusahaan di Indonesia yaitu SAP (System Application and Product) in data processing. SAP adalah suatu software yang dikembangkan guna mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP terdiri dari sejumlah modul-modul aplikasi yang berbasis pada rantai nilai (value chain) atau rantai penyediaan yang setiap modul berhubungan dengan pembelian, penjualan dan distribusi, perencanaan produksi, manajemen material, manajemen kualitas, perawatan pabrik, manajemen data produk, serta manajemen kapital sumber daya manusia yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap-tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul-modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi dan terhubung satu dengan yang

13 3 lainnya. Sistem pengelolaan data yang digunakan adalah dengan sistem on line, sistem SAP mempunyai sifat real time processing dan single entry. Artinya setiap data maupun informasi yang diterima tersebut akan secara langsung dapat terupdate begitu user menginput data ke dalam sistem pada saat itu juga, meskipun data tersebut sudah mengalami closing. Dengan adanya sistem informasi SAP ini, pihak perusahaan dapat mengetahui dan mengontrol kondisi perusahaan setiap harinya serta dapat memegang kendali suatu proses produksi agar dalam pengambilan keputusan dapat diambil suatu keputusan dengan cepat, cermat, dan tepat karena didasari oleh data-data internal yang valid dan selalu up to date. PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I merupakan suatu badan usaha milik negara yang bergerak dalam bidang kelistrikan dan merupakan organisasi yang dibentuk berkaitan dengan proyek percepatan MW yang bertugas untuk membangun Unit-unit Konstruksi untuk wilayah Pulau Sumatera. PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I termasuk kedalam kelompok perusahaan cost center. Cost center yaitu unit dalam suatu organisasi yang sesuai dengan fungsinya tidak menjalankan kegiatan yang berkaitan dengan penjualan atau bentuk penerimaan pendapatan lainnya, tetapi sebaliknya selalu menimbulkan biaya. Untuk mempermudah proses pencatatan, pembuatan laporan keuangan, serta mengurangi biaya dan memperlancar kinerja perusahaan yang terjadi didalam perusahaan, PT PLN (Persero) memilih untuk menggunakan software SAP berbasis ERP untuk menyatukan berbagai proses pencatatan transaksi yang panjang di perusahaan dan pencatatan dilakukan sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh perusahaan. SAP terdiri dari beberapa modul, dan yang telah diimplementasikan di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I saat ini antara lain modul Financial Management (FM), modul Material Management (MM), dan modul Human Resources Management (HR-M). Dengan telah diimplementasikan software SAP maka proses pencatatan beban, kewajiban, dan verifikasi dapat dilaksanakan secara multi user dan kapan saja

14 4 sehingga menghasilkan informasi yang tepat, dan akurat yang berguna untuk mengambil tindakan-tindakan yang berkaitan dengan kinerja perusahaan. Melihat pentingnya hal tersebut, penulis mencoba mendalami serta meneliti tentang sistem informasi akuntansi PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I yang telah mengaplikasikan SAP. Penulis akan menilai bagaimana penerapan SAP dilihat dari fungsinya sebagai pengendalian manajerial yang dapat memberikan informasi yang berkualitas untuk mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Berdasarkan uraian tersebut diatas, penulis tertarik untuk mengambil judul Tugas Akhir Penerapan Aplikasi System Application and Product in Data Processing (SAP) berbasis Enterprise Resource Planning (ERP) pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang tersebut diatas, masalah pokok yang akan dibahas dalam penelitian Tugas Akhir ini yaitu, Bagaimana pengimplementasian SAP dalam menghasilkan informasi akuntansi pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I? 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitian ini yaitu difokuskan pada pembahasan mengenai pengimplementasian SAP pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan dalam menghasilkan informasi akuntansi. 1.4 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian yang dilakukan di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan yaitu, untuk mengetahui bagaimana pengimplementasian SAP dalam menghasilkan informasi akuntansi pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I.

15 5 1.5 Manfaat Penelitian 1. Peneliti Adapun manfaat penelitian yang dilakukan di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan yaitu: a. Dapat mengenal aplikasi SAP berbasis ERP didalam dunia kerja yang sebelumnya belum pernah dibahas dalam bangku perkuliahan. b. Untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai sistem informasi akuntansi pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I yang telah menggunakan software SAP. c. Untuk menambah wawasan dan pengembangan ilmu dalam sistem informasi akuntansi yang menggunakan software SAP dengan membandingkan teoriteori yang telah dipelejari selama mengikuti perkuliahan serta memahami berbagai tingkat dan prosedur yang digunakan dalam membangun sistem akuntansi berbasis komputer. 2. Politeknik Negeri Medan Adapun manfaat penelitian yang dilakukan di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan yaitu: a. Sebagai bahan tambahan informasi baru bagi mahasiswa selanjutnya. b. Sebagai bahan pembanding untuk bahan penelitian selanjutnya. c. Sebagai sumber pembelajaran baru bagi mahasiswa selanjutnya dan dapat digunakan pada dunia kerja. 3. Perusahaan Adapun manfaat penelitian yang dilakukan di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan bagi perusahaan yaitu: a. Memudahkan PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan dalam menjalankan pekerjaannya sehingga pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu dan akurat. b. Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan kepada berbagai pihak yang mengaplikasian software SAP berbasis ERP pada PT PLN

16 6 (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan sehingga sistem informasi akuntansi tersebut dapat dikembangkan untuk mengantisipasi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. 1.6 Teknik Pengumpulan dan Analisis Data Adapun teknik pengumpulan dan pengolahan data dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan yang beralamat di Jalan Kasuari No.8 Medan, Indonesia. Waktu penelitian dan penulisan Laporan Tugas Akhir dimulai dari bulan April 2015 sampai dengan bulan Agustus Sumber dan Jenis Data Sumber data yang berhubungan dengan penelitian ini adalah: a. Data Primer Data primer yaitu data yang secara langsung diperoleh dari objek penelitian (tidak melalui perantara), dalam hal ini data langsung diperoleh dari PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I, melalui teknik wawancara dan observasi yang kemudian diolah oleh penulis. b. Data Skunder Data sekunder adalah data yang diperoleh/dikumpulkan dalam bentuk sudah jadi, atau data yang sudah diolah. Data ini adalah data yang sudah ada pada PT PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan I Medan, seperti sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi perusahaan, tugas dan tanggungjawab tiap bagian, pengaplikasian software SAP serta sistem informasi akuntansi perusahaan.

17 7 3. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang diterapkan penulis untuk memperoleh data dan informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan penelitian dan penulisan Tugas Akhir ini yaitu: a. Observasi adalah mengadakan pengamatan langsung pada objek penelitian untuk melihat dari dekat mengenai bukti-bukti, catatan-catatan kegiatan operasi yang dilakukan oleh perusahaan yang berkaitan dengan masalah yang dibahas. b. Wawancara yaitu suatu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan cara bertanya langsung atau mengadakan tatap muka dengan responden. Penulis melakukan komunikasi kepada deputi manager bagian akuntansi dan beberapa pegawai lainnya yang menangani pengaplikasian software SAP dalam pemrosesan transaksi yang terjadi sehingga memperoleh informasi mengenai sistem informasi akuntansi pada penerapan SAP di perusahaan. c. Dokumentasi, merupakan salah satu teknik pengumpulan data dengan mengumpulkan beberapa dokumen yang diperoleh dari hasil penelitian yang dapat memberikan keterangan bukti berupa sejarah perusahaan, struktur organisasi, serta laporan posisi keuangan perusahaan dan lain sebagainya. 4. Metode Analisis Setelah data yang diperlukan telah diperoleh maka analisis yang dibutuhkan untuk menganalisis masalah-masalah yang dikemukakan diatas adalah dengan menggunakan metode deskriptif, merupakan metode dimana data dikumpulkan, disusun, diinterpretasikan, dan dianalisa untuk memberikan hasil dan keterangan yang relevan dan lengkap. 1.7 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Kegiatan dalam penulisan Tugas Akhir ini dilakukan selama 4 bulan yaitu dari bulan April sampai dengan Agustus 2015 dengan alokasi waktu sebagai berikut:

18 8 No Kegiatan Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir April Mei Juni Juli Agustus Persiapan 2 Pengumpulan data Tabulasi dan analisa 3 data Menyusun konsep 4 laporan Konsultasi pada dosen 5 pembimbing 6 Sidang tugas akhir Perbaikan laporan 7 tugas akhir 8 Penggandaan laporan Sumber : Pedoman Tugas Akhir 2015