[PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

Transkripsi

1 LAPORAN PELAKSANAAN PROGRAM TAHUN 2012 PUSAT DOKUMENTASI DAN PENGENDALI INFORMASI (PDPI) UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH KENDARI TAHUN 2012

2 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Warrahmatullahi Wabarrakatuh Dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagai penyedia layanan teknologi informasi di Universitas Muhammadiyah Kendari (UMK), Pusat Dokumentasi dan Pengendali Informasi (PDPI) telah melaksanakan serangkaian kegiatan dalam program kerja PDPI tahun Program kerja tersebut telah disosialisasikan dalam Rapat Kerja (RAKER) pimpinan UMK pada bulan Februari tahun Selama tahun 2012, PDPI telah menyelesaikan dua program utama yaitu (1) Terciptanya Jaringan UMK yang terintegrasi dengan Internet; (2) pengembangan sistem informasi pendukung tata kelola universitas dan sistem informasi pendukung belajar mengajar. Penyelesaian kedua program tersebut direalisasikan melalui implementasi beberapa kegiatan dalam pengembangan jaringan, sistem informasi, pemanfaatan resmi, dan pengembangan SDM. Laporan kegiatan ini disusun sebagai bahan evaluasi kinerja PDPI di tahun 2012 dan sebagai dasar perencanaan serta penyusunan program dan kegiatan PDPI di tahun Demikian, semoga laporan kegiatan PDPI tahun 2012 dapat memberikan informasi tentang kegiatan PDPI bagi seluruh pihak. Wa alaikumsalam Warrahmatullahi Wabarrakatuh Kendari, Desember 2012 Drs. Firdaus S, M.Si Ketua PDPI [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

3 1 PENDAHULUAN Saat ini teknologi informasi dan komunikasi (TIK) sudah menjadi kebutuhan yang utama bahkan tulang punggung bagi penyelenggaraan pendidikan di Universitas Muhammadiyah Kendari (UMK). Secara umum, UMK dapat dikategorikan sebagai institusi besar, jika diukur dari jumlah mahasiswa, pegawai (dosen dan non-dosen), jumlah kegiatan pada suatu satuan waktu, jumlah gedung dan ruang, dll. Untuk institusi besar, pengembangan, pengelolaan sarana TIK dan yang menggunakannya perlu dirancang dengan baik untuk menjamin agar sarana TIK dapat dimanfaatkan secara optimal dan mendatangkan keuntungan yang diharapkan. UMK memerlukan sarana TIK dasar, yaitu infrastruktur jaringan (termasuk sarana komunikasi dan internet) dan sistem-sistem informasi. Selain itu, untuk menunjang kegiatan Tri Dharma, juga memerlukan sarana TIK lain (lanjut) untuk e-education, e-research, e-society, dll. UMK perlu memiliki kebijakan di bidang TIK, yang tentunya tidak menyimpang dari visi dan misi UMK. Sarana TIK dimanfaatkan untuk: (a) Mendukung penjaminan mutu, sehingga dimana dimungkinkan, semua keperluan informasi untuk penjaminan mutu harus disediakan. (b) Mendukung kegiatan Tri Dharma secara optimal. (c) Mendukung manajemen PT secara optimal. (d) Memberikan layanan informasi yang memadai bagi civitas akademika dan masyarakat luar. Disamping itu Sarana TIK akan terus dikembangkan untuk mengikuti perkembangan teknologi dan mengoptimalkan pemanfaatannya, dengan demikian, SDM pengelola sarana TIK maupun pengguna sarana TIK juga akan terus dikembangkan. Pelaksana sistem TIK di UMK adalah Pusat Dokumentasi dan Pengendali Informasi (PDPI). PDPI memiliki tanggung jawab besar untuk mewujudkan UMK Digital. [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

4 2 RENSTRA PDPI Rencana stratejik (Renstra) Pusat Dokumentasi dan Pengendali Informasi (PDPI) Universitas Muhammadiyah Kendari untuk kurun waktu tahun didasari dari tugas pokok PDPI, yaitu ketersedian infrastruktur jaringan UMK, ketersedian informasi yang aktual, terpercaya, efisien dan efektif melalui suatu sistem informasi manajemen terpadu yang online. A. VISI DAN MISI PDPI Visi Pusat Dokumentasi dan Pengendali Informasi adalah Menjadi suatu lembaga profesional di bidang pengembangan teknologi komunikasi dan informasi dalam rangka mewujudkan UMK digital. Untuk mencapai visi PDPI tersebut diatas, maka diperlukan misi. Misi PDPI adalah : 1. Mengembangkan infrastruktur TIK terintegrasi dan berkualitas dengan menggunakan teknologi terkini 2. Mengembangkan sistem informasi manajemen universitas terintegrasi yang baik dan mandiri. B. TUJUAN DAN SASARAN PDPI Berdasarkan misi PDPI tersebut di atas, maka tujuan yang akan dicapai oleh PDPI dalam kurung waktu adalah : 1. Mengembangkan jaringan UMK yang terintegrasi dengan Internet 2. Mengembangkan sistem informasi pendukung tatakelola univesitas dan sistem informasi pendukung proses belajar mengajar Sasaran yang akan dicapai untuk masing-masing tujuan dari PDPI yang dijabarkan di atas adalah : 1. Terciptanya jaringan UMK yang terintegrasi dengan Internet Jaringan UMK merupakan jaringan yang menghubungkan seluruh komputer dan perangkat lainnya dalam lingkungan UMK dengan Jardiknas dan Internet dengan [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

5 menggunakan media kabel (UTP dan/atau FO) dan tanpa kabel (wireless, WiFi). Sementara itu Jardiknas (Jaringan Pendidikan Nasional) merupakan jaringan yang menghubungkan lembagalembaga pendidikan Indonesia. Jaringan ini merupakan jaringan WAN yang menawarkan informasi akademik yang bersifat open access. Sedangkan Intenet merupakan jaringan komputer seluruh dunia yang menawarkan informasi tanpa batas. Indikator tercapainya sasaran ini, yaitu : a) Teraksesnya data/informasi dari Jardiknas dan Internet dalam jaringan UMK b) Teraksesnya data/informasi UMK dalam Jardiknas dan Internet 2. Tersedianya SI pendukung tatakelola univesitas dan proses belajar mengajar Sistem informasi pendukung tatakelola univesitas merupakan sistem informasi pendukung manajemen UMK, yang dibangun untuk kebutuhan akan pengelolaan data dan informasi UMK melalui TIK untuk memudahkan civitas akademika dan stakeholder memperoleh informasi yang akurat dan cepat tentang perkembangan UMK. Sedangkan sistem informasi pendukung proses belajar mengajar pada dasarnya penerapan TIK dalam kegiatan proses belajar mengajar. Indikator ketercapaian sasaran ini : a) Berfungsinya sistem penyediaan data dan informasi sesuai kebutuhan civitas akademika dan stakeholder b) Tercapainya sistem pembelajaran berbasis TIK yang berkualitas bagi civitas akademika C. KEBIJAKAN DAN PROGRAM Adapun langkah kebijakan dan program yang akan dilakukan untuk mencapai masingmasing sasaran yang di maksud di atas, adalah : 1. Mengembangkan Infrastruktur Jaringan UMK, Perkembangan sosftware dibarengi dengan perkembangan hardware termasuk infrastruktur jaringan. Dengan kondisi ini, maka jaringan LAN UMK haruslah selalu di upgrade sesuai dengan prinsip teknologi terkini atau yang sering disebut next-generation network (NGN). Program-program yang direncanakan untuk kebijakan ini adalah : a) Menghubungkan setiap komputer dan perangkatnya dalam lingkungan UMK dalam jaringan client-server dan menambah coverage area untuk hotspot. b) Menyempurnakan sarana multimedia dan fasilitas teleconference di ruang Media Center [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

6 2. Mengintegrasikan jaringan UMK dengan jaringan Internet Internet menawarkan informasi tanpa batas, sehingga banyak sumber daya yang dapat dimanfaatkan baik berupa content, aplikasi suatu system, diantaranya adalah , newgroups, chating, phone call, Internet telephony (VoIP), real player streaming, Internet radio broadcasting, streaming video, video conferencing, dsb. Selain jaringan Internet, dalam dunia pendidikan Indonesi, telah terbangun suatu jaringan pendidikan yaitu jaringan pendidikan Indonesia (Jardiknas) dalam hal ini jaringan pendidikan tinggi Indonesia (Inherent) yang menawarkan informasi akademik open acsses. Untuk dapat mengakses informasi dari jaringan tersebut dan begitu pula sebaliknya supaya informasi dari kampus UMK dapat diakses dengan dunia luar, maka perlu diitegrasikan jaringan kampus dengan jaringan tersebut. Kebijakan ini dapat dilakukan dengan program : a) Menyediakan bandwidth internet dengan rasio minimal 1 mahasiswa : 1Kbps b) Menghubungkan jaringan UMK ke simpul zona perguruan tinggi Jardiknas Propinsi Sulawesi Tenggara 3. Menyiapkan Administrator jaringan, dan teknisi jaringan setiap unit, Jaringan LAN UMK akan selalu berkembang sesuai dengan prinsip next-generation network (NGN), oleh karena itu haruslah dibarengi dengan peningkatan pengetahuan dan keterampilan administrator dan teknisi jaringan tersebut. Hal ini diperlukan untuk meningkatkan pengelolaan jaringan yang efisien dan efektif. Kebijakan ini dilakukan dengan program : a) Mengirim staf PDPI mengikuti pelatihan atau magang administrator jaringan b) Melakukan pelatihan setup dan maintenance jaringan bagi teknisi komputer setiap unit 4. Mengembangkan SI pendukung tatakelola univesitas terpadu Dalam rangka peningkatan tatakelola UMK, sangat diperlukan data/informasi setiap unit yang akurat dan tepat. Untuk menyajikan data/informasi akurat dan tepat, maka diperlukan sistem informasi unit-unit dalam lingkungan UMK. Sistem informasi yang diperlukan adalah Portal UMK (website), SI Akademik, SI Keuangan, SI Sarana dan prasarana (Asset), SI kepegawaian (SDM), dan SI Alumni. SI berbasis web merupakan solusi tepat untuk dapat memperoleh data yang cepat dan akurat sehingga pengambilan keputusan data dilaksanakan dengan benar dan tertib. Kebijakan ini dilakukan dengan program : a) Menyempurnakan website UMK multi bahasa (Indonesia, Inggris dan Arab), informatif dan interaktif sesuai kriteria penilaian webometric. [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

7 b) Bekerjasama unit lain menyusun dan me-ngembangkan SI Akademik, Keuangan, Asset, SDM, dan Alumni 5. Mengembangkan SI pendukung proses belajar mengajar Dalam pencapaian mutu akademik yang tinggi dalam rangka mewujudkan UMK digital, kegiatan proses belajar mengajar haruslah berbasis TIK. Beberapa sistem pendukung pembelajaran yang perlu diadakan yaitu e-learning e-library, e-book, e-journal dan webblog dosen. Kebijakan ini dapat terpenuhi dengan program : Bekerjasama unit lain untuk menyusun dan mengembangkan e-learning e-library, e-book, e-journal dan website pribadi dosen (webblog dosen) untuk mendukung PBM 6. Menyiapkan webadmin dan operator SIM setiap unit Sistem informasi pendukung tatakelola universitas dan pendukung PBM UMK setiap saat mengalami perkembangan seiring dengan perkembangan institusi itu sendiri. Perkembangan ini haruslah dibarengi dengan pengetahuan dan keterampilan operator SI tersebut. Kebijakan ini dilakukan dengan program : a) Mengirim staf PDPI mengikuti pelatihan atau magang administrator web/sim b) Melakukan pelatihan SI pendukung tatakelola univesitas dan pendukung PBM bagi operator SIM setiap unit [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

8 3 REALISASI KEGIATAN TAHUN 2012 Kegiatan PDPI untuk tahun 2012, meliputi pencapaian 2 sasaran: (1) pengembangan jaringan yang terkoneksi Jardiknas dan internet, (2) ketersediaan sistem informasi pendukung tatakelola universitas dan pendukung proses belajar mengajar. 1. Terciptanya jaringan UMK yang terintegrasi dengan Internet Kegitan yang dilakukan untuk mencapai sasaran terciptanya jaringan UMK ini pada tahun 2012, yaitu : pengadaan infrastruktur dan membangun jaringan LAN dari PDPI ke setiap unit dalam lingkungan UMK. Pada kegiatan ini dilakukan koneksi server ke program studi dan lembaga-lembaga lainnya. Jaringan LAN ini menggunakan backbone kabel UTP. Dalam pelaksaan kegiatan ini beberapa masalah yang dijumpai yaitu, koneksi internet sangat kurang, karena koneksi internet hanya menggunakan koneksi dengan speedy dari Telkom Tbk. Kegiatan dalam pencapaian sasaran ini disajikan dalam Tabel III Mengembangkan sistem informasi pendukung tatakelola univesitas dan sistem informasi pendukung proses belajar mengajar. Program untuk tersedianya sistem informasi pendukung tatakelola UMK, untuk tahun 2012 adalah mengembangkan sistem informasi manajemen umum yang berupa portal UMK (website), mengupgrade dan mengupdate database sistem informasi manajemen yang ada. Sedangkan program untuk tersedianya pendukung proses belajar mengajar adalah membangun website pribadi dosen. Kegiatan yang terkait dengan program ini dan telah dilaksanakan selama tahun 2012, ditunjukan pada Tabel III-2. [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

9 Tabel III-1. Uraian Pencapaian Sasaran Kegiatan Terciptanya jaringan UMK yang terintegrasi dengan Internet No Kegiatan Uraian 1. Menambah kapasitas Bandwidth Internet 2. Penambahan jumlah koneksi intranet dan internet Sewa Bandwidth Internet 2MB Seluruh unit kerja terkoneksi dalam UMK- NET Realisasi Biaya (Rp) TOTAL Sumber Dana Realisasi Kegiatan Pengelola Keterangan 0 UMK 10% PDPI UMK sudah menandatangani MOU bersama PT. Telkom Tbk dalam penyediaan koneksi internet cepat menggunakan teknologi fiber optic Sampai dengan minguu ke-2 bulan Desember, PT. Telkom Tbk, sedang menyelesaikan tahap konstruksi kabel fiber optic UMK 100% PDPI Seluruh unit terkoneksi dengan backbone kabel UTP, sebagian dengan koneksi wireless Penambahan jumlah koneksi intranet dan internet didukung oleh ketersediaan perangkat jaringan komputer seperti : HUB/SWITCH, Access Point [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

10 Tabel III-2. Uraian Pencapaian Sasaran Kegiatan Mengembangkan Sistem Informasi Pendukung Tatakelola Univesitas dan Sistem Informasi Pendukung Proses Belajar Mengajar No Kegiatan Uraian 1. Pengembangan Website UMK 2. Penyediaan Sistem Informasi Online Mengupgrade dan Mengupdate konten website SIMAK /simakumk/ (Jaringan Intranet/Lokal) SIMKEU /simkeu/ (Jaringan Intranet/Lokal) SIMPEG /simpeg/ (Jaringan Intranet/Lokal) Realisasi Biaya (Rp) Sumber Dana Realisasi Pengelola Keterangan 0 UMK 25% PDPI HUMAS 0 UMK 65% PDPI BIRO AKADEMIK PRODI 25% PDPI BIRO KEUANGAN 25% PDPI BIRO UMUM Program kegiatan tidak berjalan sebagaimana yang diharapkan karena rendahnya kinerja Biro Humas dalam menghimpun informasi untuk keperluan update website Kurangnya partisipasi fakultas dan program studi dalam memanfaatkan fasilitas website UMK Saat ini, seluruh operasional SIMAK masih dijalankan oleh PDPI. Kurangnya tenaga operator SIMAK Sudah tersedi manual pengguna SIMAK (PHKI 2011) Tidak tersedia data dari Biro Keuangan Sudah tersedia manual pengguna SIMKEU (PHKI 2011) Tidak tersedia data dari Biro Umum Sudah tersedia manual pengguna SIMPEG (PHKI 2011) [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

11 No Kegiatan Uraian Penyediaan Sistem Informasi Online 3. Penyediaan Learning Managemet System 4. Sosialisasi dan aplikasi Paper Less Office 5. Pelatihan pengelolaan jaringan 6. Sewa Hosting dengan space 5GB dan domain ac.id E-LIBRARY /elib/ (Jaringan Intranet/Lokal) e-journal umkpress.umkendari.ac. id (Jaringan Intranet) journal.umkendari.ac.id Realisasi Biaya (Rp) Sumber Dana Realisasi Pengelola Keterangan PDPI 90% PDPI LEMOCEN PDPI 10% PDPI UMK PRESS (Jaringan Internet) Pelatihan web blog dosen UMK 100% PDPI Dosen Tetap UMK Pelatihan penggunaan dan group UMK - Tersedianya SDM dalam pengelolaan jaringan INTRANET UMK - Tersedianya webmaster 0 UMK 50% PDPI Lembaga/ Unit UMK 100% Basri Sufa, S.Kom, MP Sudah dikelola langsung oleh Perpustakaan Tidak ada data/tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh UMK Press Pelatihan sudah dilaksanakan dengan peserta 20 orang dosen Beberapa dosen sudah mempunyai alamat blog, namun konten dari blog dosen sangat minim Pelatihan terhambat gangguan koneksi internet Seluruh unit kerja termasuk rektor dan pembantu rektor sudah mempunyai alamat resmi UMK Sudah tersedia panduan penggunaan Pelatihan Mikrotik di Makassar sewa selama 1 tahun UMK 100% PDPI Hosting pada idwebhost Jogjakarta TOTAl [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

12 4 ANALISA KEGIATAN TAHUN 2012 Sampai dengan akhir tahun 2012, PDPI UMK telah menyiapkan sarana dan prasarana pendukung aktivitas ICT di UMK melalui pengembangan (1) jaringan intranet dan internet; (2) pengembangan sistem informasi pendukung tata kelola universitas dan sistem informasi pendukung belajar mengajar. Pengembangan jaringan intranet di seluruh unit kerja telah selesai dilaksanakan dengan backbone kabel UTP. Dengan selesainya pengembangan jaringan tersebut, semua unit kerja di UMK sudah dapat mengakses internet dan server sistem informasi UMK. Dalam penggunaan koneksi internet, PDPI telah memprakarsai kerjasama antara UMK dan PT. Telkom, Tbk dalam penyediaan koneksi internet cepat menggunakan teknologi fiber optic. Layanan koneksi cepat internet tersebut diharapkan sudah dapat dinikmati civitas akademik UMK pada awal tahun Selain mengembangkan jaringan internet dan intranet di lingkungan UMK, PDPI juga telah merampungkan serangkaian kegiatan strategis dalam mendukung pemanfaatan ICT di UMK melalui penyediaan layanan sistem informasi akademik (SIMAK), sistem informasi kepegawaian (SIMPEG), sistem informasi keuangan (SIMKEU), electronic library (e-lib), jurnal online, blog pribadi dosen, resmi UMK, dan website UMK ( Pemanfaatan SIMAK oleh civitas akademika belum dapat dilaksanakan secara maksimal karena tidak adanya dukungan dari unit/lembaga terkait dalam pemanfaatan SIMAK. Terkait dengan hal tersebut, pengelolaan SIMAK selama tahun 2012 dilaksanakan oleh PDPI dengan kegiatan utama melaksanakan input data akademik mahasiswa. Selain SIMAK, SIMPEG dan SIMKEU juga tidak dimanfaatkan secara maksimal selama tahun Hal ini disebabkan karena tidak tersedianya data yang disediakan oleh unit kerja terkait untuk dikelola menggunakan sistem informasi. Meskipun demikian, sistem informasi perpustakaan yang telah dikelola langsung oleh unit perpustakaan UMK telah menunjukkan hasil yang cukup baik. Pencapaian ini ditunjukkan dengan digunakannya e-library yang disiapkan oleh PDPI sebagai sarana pendukung kegiatan perpustakaan. [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

13 Gambar IV-1. Tampilan Sistem Informasi Akademik (SIMAK), /simakumk Gambar IV-2. Tampilan e-library UMK, /elib Untuk mendukung kegiatan belajar mengajar melalui pemanfaatan ICT, PDPI telah melaksanakan kegiatan pelatihan pembuatan blog dosen sebagai sarana learning management system. Kegiatan ini diikuti oleh kurang lebih 20 orang dosen tetap dari berbagai fakultas di UMK. Penyediaan blog pribadi dosen saat ini untuk sementara hanya dapat diakses dalam jaringan internal (Intranet) UMK. Selain mendukung kegiatan belajar mengajar, pemanfaatan ICT di UMK juga didorong sebagai sarana publikasi UMK melalui website resmi UMK. Saat ini, website UMK dan jurnal online UMK belum dimanfaatkan secara maksimal oleh unit terkait. Meskipun pengelolaan website resmi UMK merupakan tanggung jawab penuh [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

14 PDPI namun penyediaan informasi untuk website resmi UMK sejatinya menjadi bagian penting dari tugas kehumasan UMK dalam mempublikasikan secara lengkap seluruh aktivitas di lingkungan UMK. Sejak dikembangkan pada awal tahun 2011, website resmi UMK, belum dapat digunakan secara maksimal oleh unit kehumasan UMK meskipun upaya sinergi kegiatan antara PDPI dan Biro Humas telah diupayakan sejak awal tahun Selain website, jurnal online UMK, yang menjadi tanggung jawab UMK Press juga belum dimanfaatkan secara maksimal selama tahun Gambar IV-3. Tampilan Website Resmi UMK, Kegiatan pengembangan ICT di UMK selama tahun 2012 tidak terbatas dalam pemanfaatan sistem informasi dan aplikasi namun diperluas dengan penggunaan resmi UMK dalam setiap kegiatan surat menyurat resmi. Terkait dengan hal tersebut, PDPI telah menyiapkan alamat resmi untuk seluruh unit kerja termasuk rektor dan pembantu rektor UMK. Beberapa unit kerja yang sudah menggunakan alamat resmi ini antara lain rektor UMK PDPI biro akademik biro umum dan lembaga penelitian umk [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

15 Gambar IV-4. Tampilan Jurnal Online UMK, Untuk mendukung seluruh kegiatan pengembangan ICT tersebut, PDPI telah meningkatkan kemampuan staff teknis dalam pengelolaan jaringan komputer. Upaya pengembangan Staff dilaksanakan dengan mengikutsertakan bapak Basri Sufa, S.Kom, MP, dalam kegiatan pelatihan Mikrotik di Makassar. Dengan mengikuti kegiatan tersebut diharapkan PDPI dapat tetap memberikan pelayanan yang baik bagi civitas akademika UMK. [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun

16 5 PENUTUP Dalam tahun 2012, PDPI UMK telah melaksanakan serangkaian kegiatan pengembangan ICT di UMK. Seluruh program kegiatan pengembangan jaringan intranet dan internet serta pengembangan sistem informasi tahun 2012, telah dilaksanakan dengan tingkat keberhasilan yang mencapai 85%. Laporan kegiatan ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi kinerja PDPI selama tahun 2012 dan sebagai bahan tolak ukur bagi PDPI dalam penentuan program dan kegiatan tahun [PDPI] Laporan Kegiatan Tahun