BAB II DASAR TEORI. Manajemen pengadaan tersebut merupakan fungsi manajerial yang sangat

Transkripsi

1 BAB II DASAR TEORI II.1 Manajemen Pengadaan Material Manajemen persedian material merupakan salah satu bagian dari sistem logistik yang ditujukan untuk pelaksanaan proyek pada pengadaan material sesuai rencana kebutuhan. Manajemen pengadaan tersebut merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, mengingat persediaan material bagi suatu proyek konstruksi melibatkan investasi biaya yang cukup besar. Pada umumnya setiap proyek konstruksi meliputi kegiatan kegiatan yang kompleks, yang mana melibatkan berbagi aktivitas dan operasi. Kegiatan pengadaan material memerlukan perencanaan dan pengendalian yang baik mengingat besarnya persentasi biaya material terhadap total biaya proyek. Sehingga bila penanganan material yang kurang efektif akan mengakibatkan kerugian baik waktu, biaya maupun mutu. Maka hal ini harus mendapat perhatian yang tinggi dari kontraktor demi kelancaran dan kinerja yang ingin dicapai dalam pelaksanaan proyek konstruksi. II-1

2 II.2. Tujuan Dan Fungsi Manajemen Material Manajemen material ditujukan untuk mendukung agar dapat menjamin penyelesaian pelaksanaan proyek konstruksi secara efektif dan efisien. Adapun tujuan manajemen material meliputi : 1. Pembelian Dengan Harga Yang Baik Manajemen material bertujuan membeli material dengan harga yang baik. Harga yang baik itu tidak selalu harga yang murah di pasaran. Harga tersebut adalah harga yang sudah termasuk diskon dan transportasi hingga sampai di proyek. 2. Persediaan Material material datang pada saat ang tepat dengan jumlah dan kualitas yang sesuai dengan rencana biaya yang sekecil kecilnya. 3. Kelancaran Pengiriman Menyangkut aktivitas pekerjaan yang berhubungan langsung dengan waktu dan biaya. Kegiatan yang berkaitan dengan tujuan tersebut upaya mengikat vendor untuk melaksanakan sesuai jadwal yang telah disepakati. 4. Hubungan dengan Vendor Hubungan yang baik dengan vendor akan memberikan peningkatan pelayanan pada konraktor. 5. Penyimpanan Material Penyimpanan material merupakan suatu kegiatan untuk melakukan pengaturan persediaan mateial di empat penyimpanan. Penerimaan material haruslah sesuai dengan spesifikasi pesanan yang telah ditentukan. II-2

3 6. Pemakaian Material pada dasarnya pemakaian material yang dibutuhkan dapat dipenuhi sesuai denganw waktu yang dibutuhkan. 7. Jenis Dan Kualitas Material. Banyak yang terjadi pada saat pengiriman material oleh Vendor, tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan dan banyak terjadi kerusakan material. Maka tugas manajemen material untuk dapat menentukan kualitas vendor. 8. Sistem Administrasi Menyediakan pelayanaan administrasi logistik yang efektif dan efisien. II.3. Organisasi Manajemen Material Suatu organisasi manajemen material pada proyek konstruksi, dilengkapi oleh bagian bagian organisasi yang dapat melakukan pekerjaannya menurut fungsi yang diperlukan secara terpadu. Bentuk struktur organisasi manajemen material tersebut adalah seperti gambar di bawah ini. II-3

4 Material Logistik Monitoring dan Pengendalian Analisa Kebutuhan Material Pemesanan Material Gudang Material Pengawasan Material Anggaran Material Penerimaan Penyimpanan Pendistribusian Gambar 2.1 Struktur Organisasi Manajemen Material Tugas dan tanggung jawab masing masing bagian organisasi adalah sebagai berikut : 1. Analisa Kebutuhan Material a) Membuat analisa kebutuhan material b) Menentukan besarnya persediaan material c) Menentukan kualitas material II-4

5 2. Pemesanan Material a) Mengontrol pemesanan material sesuai dengan kebutuhan b) Pemesanan sesuai frekuensi yang berdasarkan jumlah kebutuhan pada setiap periode. 3. Pengawasan Dan Pengendalian Material a) Melaporkan keadaan material pada bagian pembelian. b) Mempersiapkan schedule dan pengiriman material dari sumber pada proyek c) Mengawasi pengiriman material d) Mengawasi penyimpanan material e) Mengawasi pendistribusian mateial 4. Anggaran Material a) Mencatat biaya pengeluaan material b) Pembayaran pada vendor c) Memberikan laporan pada bagian logistik. 5. Gudang Material a) Penerimaan material b) Pendistribusian material II-5

6 II.4. Pengadaan Material Persediaan material adalah suatu proses kegiatan dimana sejumlah material ditempatkan sebagai stok untuk mengantisipasi kebutuhan material dan keadaan pasar untuk jangka waktu tertentu sehingga terjamin kelangsungan penyeleseain aktivitas kerja. Suatu proyek konstruksi tidak akan lancar pelaksanaannya bila tidak menggunakan sistem persediaan dan pengendalian material yang terencana untuk memenuhi kebutuhan. Tetapi bila persediaan terlalu besar akan merugikan, sebaliknya bila persediaan material terlalu kecil juga tidak enguntungkan kontraktor. II.4.1 Faktor Yang Mempengaruhi Pengadaan Material Faktor faktor utama yang mempengaruhi pengadaan material untuk suatu proyek konstruksi ada beberapa macam yang akan saling terkait dalam proses tersebut. Adapun faktor faktor yang dimaksud adalah : 1. Perkiraan Pemakaian Sebelum pembelian material dilaksanakan perencanaan termasuk perkiraan material yang digunakan termasuk penyimpanan serta pemesanan dalam pelaksanaan proyek konstruksi sesuai sasaran jadwal waktu dan jenis pekerjaan yang berlaku. 2. Penentuan Pembelanjaan Besarnya persediaan material sangat tergantung dari penentuan besarnya pebelanjaan yang ditentukan schedule persediaan material. II-6

7 3. Lead Time / Waktu tunggu Waktu pengisian merupakan waktu yang diperlukan antara saat pemesanan material dengan datangnya material tertentu agar dapat meminimalisasi cost opportunity loss. 4. Pemakaian Material Sebenarnya Informasi karakteristik hasil pemakaian material yang serupa dari periode dapat merupakan salah satu faktor yang perlu diperhatikan. 5. Keadaan Pasar Keadaan suatu material di pasaran perlu di perhatikan dalam persediaan material, karena kelengkapan material dipasaran tidak selalu sesuai persediaan material, karena kelengkapan material dipasaran tidak selalu sesuai persediaan yang berlaku. Keadaan ini haruslah dilaksanakan dengan membeli material dalam jumlah yang cukup besar namun optimum bagi proyek. 6. Situasi Dan Kondisi Perekonomian Situasi dan kondisi perekonomian yang dapat berpengaruh pada sasaran dalam perencanaan yang tidak menyebutkan kebutuhan dan kerugian bagi proyek. 7. Kondisi Pergudangan Luas akses dan kondisi gedung perlu direncanakan agar mudah untuk melakukan penerimaan, penyimpanan, distribusi serta administrasi manajemen material secara efektif dan optimum. II-7

8 II.4.2 Pengaturan Pengadaan Material Pengaturan Pengadaan Material Meliputi : 1. Pemilihan Material Faktor faktor yang harus dipertimbangkan : a) Segala material tidak boleh dipesan di bengkel tertentu tanpa izin / persetujuan konsultan perencana. b) Semua material harus memenuhi syarat teknis pelaksanaan pekerjaan dan peraturan teknis lain seperti peraturan konstruksi, peratuan bahan bangunan yang dijadikan acuan perencanaan. c) Bentuk, Ukuran, Penempatan dan pemasangan harus sesuai dengan perencanaan dan dilakukan pengukian sebelumnya. 2. Penangan Material. Kegiatannya meliputi : a) Penyimpanan material penyimpanan material harus memenuhi syarat bebas dari segala macam gangguan kerusakan yang diakibatkan oleh adanya penumpukan, pengangkatan, pembongkaran, kegiatan kerja, lalu lintas serta gangguan keamanan. b) Perlindungan material Material harus dilindungi dari segala macam gangguan kerusakan, pengotoran, perubahan warna atau bentuk sejak dari pengangkutan, pengangkatan, penyimpanan, pengerjaan, serta pemasangan. II-8

9 c) Penerimaan Material Setiap kedatangan material dilapangan harus diberitahukan kepada konsultan pengawas, untuk dapat segera diperiksa dan dinilai persyaratan mutunya serta setiap material harus dijamin atau di garansi dengan mengadakan surat jaminan atau garansi. 3. Penyaluran Material Kegiatan penyaluran material meliputi menidahan material dari empat penyimpanan ke lokasi kerja material yang dibutuhkan dengan beberapa proses yaitu : a) Proses administrasi b) Proses penyampaian informasi c) Proses Pengeluaran d) Proses pengangkutan. II.5. Proses Pengendalian Biaya Material Pengendalian material memenuhi keakuratan, identifikasi ketepatan waktu dan mengendalikan keseluruhan material yang dibutuhkan, dari desain sampai dengan penerimaan material dilapangan. Pengendalian material yang baik adalah konsisten, komprensif, dan mendukung pada saat pengadaan dan pada saat konstruksi. II-9

10 Dalam pengendalian manajemen material ada beberapa hal yang perlu diperhatikan : 1. Permintaan Material Permintaan material diawali dengan mengajukan ke bagian pembelian owner (PT.ASR) untuk melakukan pengadaan material yang diperlukan. Pemesanan harus secara jelas menyatakan apa yang dibutuhkan untuk menjamin material yang tepat. Pesanan harus memasukkan seluruh informasi yang dibutuhkan oleh penawar untuk menghitung biaya material, informasi tersebut seperti : Kebutuhan jadwal pengiriman, pengepakan, lokasi tempat pengiriman, tansportasi yang digunakan. 2. Memeriksa Kebenaran Penerimaan Material Material yang dipesan kepada pemasok, baik menyangkut jumlah, macam dan kualitas dari material tersebut harus diperiksa kebenarannya. Apabila tidak sesuai ataupun kurang, maka pemesanan dapat megembalikan barang tersebut, dan kekurangan material dapat di order kembali. 3. Stock Kontrol Fungsi suatu pengendalian persediaan ( stock control ) adalah menyediakan barang barang yang dibutuhkan dalam jumlah kualitas sesuai pada waktu yang ditentukan dengan biaya dan cara yang paling ekonomis. 4. Penyimpanan dan Pengamanan Material Pengendalian penyimpanan diperlukan untuk membuat suatu perkiraan kebutuhan dimasa akan datang, dimana dapat dilakukan penambahan stok material informasi mengenai keadaan simpanan material di lapangan II-10

11 dipercayakan kepada shift agen. Untuk mengurangi biaya penyimpanan yang tinggi, maka material seperti besi tulangan disimpan diluar gudang. Kehilangan material dapat diminmalkan dengan pengaturan material yang cukup dan penerangan, keberadaan penjaga atau satpam, lokasi parkir yang cukup jauh dari gudang penyimpanan. Kendaraan dan orang tidak boleh memiliki kemudahan akses masuk ke gudang penyimpanan. Pegawai yang di perkerjakan adalah pegawai yang memiliki catatan baik. II.6 Penyusunan Jadwal Jadwal merupakan salah satu faktor penting dalam aktivitas konstruksi karena memberikan gambaran pekerjaan yang berhubungan antar waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Kesalahan dari pembuatan jadwal proyek dapat membuat penyelsaian proyek semakin lama yang berdampak melonjaknya anggaran seperti biaya biaya overhead. Ada beberapa hala yang perlua diperhatikan dalam menyusun jadwal yaitu: 1. Jadwal meliputi keseluruhan pekerjaan Saat menyusun jadwal, terlebih dahulu harus menguraikan jenis pekerjaan yang akan dilakukan dengan pertimbangan keterkaitan antara pekerjaan yang satu dengan yang lain, sehingga dapat menggambarkan hubungan antara kegiatan dan waktu yang diperlukan pada setiap item pekerjaan. II-11

12 2. Jadwal harus merupakan suatu kegiatan dan biaya Setiap aktivitas proyek untuk melakukan pekerjaan memerlukan biaya, diantaranya biaya tenaga kerja, biaya sewa peralatan, dan biaya overhead. 3. Jadwal harus mudah dimengerti dan mudah digunakan Meliputi rencana, gamabar atau spesifikasi yang harus dibaca oleh lebih dari satu orang dan dianggap sebagai wahan untuk mengkomunikasikan informasi dengan bahasa ang mudah dimengerti. Dalam hal ini di gunakan metode jaringan kerja. II.7. Jaringan kerja Metode jarngan kerja diperkenalkan menjelang akhir dekade 1950-an, oleh suatu tim engginee. Dan ahli matematika dari perusahaan Du-point bekerja sama dengan Rand Corparation. Sistem lengkap dalam menyusun jaringan kerja sebagai berikut : 1. Identifikasi lingkungan proyek dan menguraikan menjadi komponen komponen kegiatan. 2. Menyusun komponen komponen kegiatan sesuai urutan logika ketergantungan menjadi jaringan kerja. 3. Memberikan kurun waktu masing-masing kegiatan. 4. Identifikasi jalur kritis, float, dan kurun waktu penyelesaian proyek. 5. Meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumberdaya. Keuntungan jaringan kerja : 1. Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis. 2. Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumber daya. II-12

13 3. Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komponen dengan ketergantungan yag kompleks. 4. Dapat mengetahui lama perkiraan kurun waktu penyelseaian proyek. II.7.1 Pembuatan Daftar Kebutuhan Materal Daftar material dibuat untuk mempermudah pihak perencana melihat rincian jenis jenis material yang akan dipakai selama proyek konstruksi. Rincian terdiri dari : 1. Waktu atau kapan material akan dipakai. Keterangan mengenai waktu pemakaian material dibutuhkan agar pihak pelaksana dapat memperkirakan kapan pemesanan atau pembelian suatu material harus dilakukan. Hal ini bertujuan agar pemesanan atau pembelian material tidak dilakukan terlalu cepet yang akhirnya menyebabkan material tertimbun dilokasi proyek kaena belum saatnya dipakai. 2. Jumlah kebutuhan masing masing material Jumlah kebutuhan setiap material tersebut sangat berguna. Dengan mengetahui jumlah material yang dipakai, pihak pelaksana dapat memperkirakan besarnya biaya yang diperlukan untuk pengadaan material 3. Keterkaitan material yang satu dengan material yang ada. Tujuan utama dari perincian keterkaiatan ini adalah agar pihak pelaksana dapat mengetahui jenis jenis material apa saja yang harus dipesan dan material apa saja yang tidak perlu dipesan. II-13

14 II.8 Material Requirement Planning ( MRP ) II.8.1 Sejarah Material Requirement Planning (MRP) MRP mulai digunakan secara meluas dalam kegiatan manajemen produksi sejak awal tahun 1970-an sejalan dengan semakin berkembangnya computer dan semakin berkembang terus dengan ditemukannya berbagai konsep konsep baru yang lain. Konsep ini muncul pertama kali pada industri manufaktur dengan karakteristik setiap periode kegiatan merupakan proses pengulangan (Repentitive). Material Requirment Planning ( MRP ) adalah suatu metode yang digunakan untuk merencanakan material secara menyeluruh sesuai data kebutuhan yang dipengaruhi oleh tingkat persediaan di tangan dan jadwal penerimaan berdasarkan tahap waktu saat material dibutuhkan. Data data yang dibutuhkan untuk metode Material Requirment Planning ( MRP ) adalah ; 1. Master Schedule ( Jadwal perencanaan ) 2. Bill of material ( jenis, jumlah, dan spesifikasi material ) 3. Lead Time ( waktu tunggu ) 4. Syarat permintaan barang 5. Jumlah persediaan yang masih ada 6. Jumlah minimum yang ditetapkan. II-14

15 II.8.2 Pengertian Material Requirement Planning (MRP) Menurut M.Syamsul Ma arif (2003;324), dalam produksi, MRP dianggap sebagai pandangan hidup dalam manajemen bisnis munafaktur Menurut Holy liun yunarto (2005:45) Pengertian MRP adalah system perencanaan dan penjadwalan kebutuhan material untuk produksi yang memerlukan beberapa tahapan proses atau dengan kata lain rencana produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan kedalam bahan mentah (raw material ) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu senggang (lead time) sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masingmasing komponen suatu produk yang dibuat. Metode lot for lot (LFL) adalah pendekatan menggunakan konsep atas dasar pesanan diskrit dengan pertimbangan minimasi dari ongkos simpan, jumlah yang dipesan sama dengan jumlah yang dibutuhkan. Metode fixed period requirement (FPR) adalah pendekatan menggunakan konsep ukuran lot dengan periode tetap, dimana pesanan dilakukan berdasarkan periode waktu tertentu saja. Besarnya jumlah pesanan tidak didasarkan oleh ramalan tetapi dengan cara menggunakan penjumlahan kebutuhan bersih pada interval pemesanan dalam beberapa periode yang ditentukan. Kebutuhan kotor adalah kebutuhan material besi yang didapat dari bill of quantity. Kebutuhan bersih adalah kebutuhan material kotor dikurangi dengan stok material yang ada. II-15

16 II.8.3 Kemampuan Sistem MRP Ada empat kemampuan yang menjadi ciri utama dari sistem MRP : 1. Mampu menentukan kebutuhan pada saat yang tepat Maksudnya adalah menentukan secara tepat kapan suatu pekerjaan diselesaikan atau kapan material harus tersedia pada jadwal yang direncanakan. 2. Membentuk kebutuhan minimal pada setiap item Dengan diketahuinya kebutuhan akan produk jadi, material requirement planning (MRP ) dapat menentukan secara tepat sistem penjadwalan ( berdasarkan prioritas) untuk memenuhi semua kebutuhan minimal setiap item komponen. 3. Menentukan Pelaksanaan rencana pemesanan Maksudnya adalah memberikan indikasi kapan pemesanan atau pembatalan terhadap pemesanan harus dilakukan, baik pemesanan diluar atau dibuat sendiri. 4. Menentukan penjadwalan ulang atau pembatan atas suatu jadwal yang sudah direncankana. II-16