Manual Penggunaan dan Instalasi Software

Transkripsi

1 Manual Penggunaan dan Instalasi Software 2014

2 Daftar Isi I. Instalasi Instalasi Software... 1 a. Instalasi Modem... 1 b. Instalasi Software... 1 c. Aktifasi Software Setting Fingerprint... 4 a. Setting Waktu pada fingerprint... 4 b. Setting Comm pada fingerprint... 5 c. Setting Network pada Komputer... 6 d. Setting Aplikasi pada Komputer... 8 e. Setting Fingerprint lebih dari satu Setting Modem a. Setting COM modem b. Setting Aplikasi Sender II. Penggunaan Penggunaan Fingerprint a. Mendaftarkan Admin pada Fingerprint b. Mendaftarkan Siswa Baru c. Melakukan Backup Sidik Jari Fingerprint d. Melakukan Restore Fingerprint Penggunaan Software a. Memasukkan Data Siswa b. Memasukkan Data Karyawan c. Melihat Absensi Penggunaan Fitur a. Fitur SMS Broadcast b. Fitur Polling c. Fitur Autorespond III. FAQ ii

3 I. Instalasi 1. Instalasi Software a. Install Modem Install modem sesuai dengan petunjuk dari modem. b. Install Software SIKA Install software sesuai pentunjuk instalasi software c. Aktifasi Software Pada desktop akan ada 3 shortcut aplikasi. Jalankan absensiclient.exe untuk memulai program. Akan muncul form untuk melakukan aktifasi software. 1

4 Untuk melakukan aktifasi, catat (1) Product ID, (2) Nama Sekolah, dan (3) Computer ID untuk kemudian dikirimkan ke nomor aktifasi. Jalankan aplikasi Mobile Partner dari modem, kemudian pilih menu New atau tekan Ctrl+N untuk membuat pesan baru 2

5 (1) Kirim pesan ke nomor aktifasi ( ) untuk meminta kode aktifasi dengan format pesan (2) IDProduct<pagar>NamaSekolah<pagar>ComputerID Tunggu pesan balasan. Apabila sudah mendapat balasan, (1) lihat pesan, kemudian (2) copy isi pesan yang berupa kode aktifasi Tempel kode aktifasi pada kolom Activation Key. Lalu tekan tombol Validasi untuk mengaktifkan Software 3

6 Software sudah teraktifasi dan siap digunakan. 2. Setting Fingerprint a. Setting Waktu pada fingerprint (1) Buka Menu dengan menekan tombol M/OK selama 4 detik. Kemudian pilih pada menu Tgl/Wkt. (2) Setting tanggal dan waktu sesuai dengan kalender dan jam pada komputer. (3) Simpan dengan menekan tombol OK. 4

7 NOTE: ketika melakukan setting pada alat fingerprint lebih dari satu, pastikan tanggal pada tiap fingerprint sama dengan tanggal pada komputer. b. Setting Comm pada fingerprint (1) Buka menu, pilih pada menu Comm Untuk mengatur komunikasi. (2) Kemudian Pilih menu Jaringan untuk melakukan konfigurasi IP Masukkan IP dengan format berikut: Alamat IP Subnetmask TIPS: Untuk melakukan setting Fingerprint lebih dari satu, buka panduan menyetting fingerprint pada halaman selanjutnya. 5

8 Selanjutnya pilih setting Keamanan untuk mengatur password dan Device ID. Isikan nomor ID alat sesuai nomor fingerprint. Misalnya (1) untuk fingerprint pertama. dan password c. Setting Network pada Komputer Hubungkan Alat Fingerprint dengan PC melalui kabel jaringan. Kemudian buka setting network melalui Control Panel > Network and Sharing Center > Change Adapter Setting. Kemudian klik kanan pada Local Area Connection lalu pilih properties. 6

9 Pada kolom properties klik ganda pada setting Internet Protocol Version 4 (TCP/IPv4) Setting IP dengan membedakan IP Address dengan Fingerprint. Co: Tes Koneksi melalui ping pada command prompt. Caranya klik Startmenu kemudian ketik cmd. Pada command prompt ketikkan ping(spasi)alamat IP fingerprint. Contoh: ping Apabila sudah mendapatkan reply, maka setting IP fingerprint sudah terhubung. 7

10 d. Setting Aplikasi pada Komputer Jalankan aplikasi absensiclient pada desktop Buka menu File>Sekolah>Data Master>Data Sekolah untuk membuka konfigurasi sekolah. Maka anda akan diminta melakukan login. Masuk dengan username: admin dan password: 2011 untuk membuka tampilan konfigurasi. Buka tab bagian Konfigurasi Software kemudian lihat pada Device Setting. Sesuaikan nilai pada Device setting dengan nilai yang ada pada Fingerprint. Mulai dari Device ID (1), IP Address (2), dan Password (3). 8

11 Apabila mengikuti contoh, maka setting dengan nilai berikut: Device ID 1 IP Address Password 2011 e. Setting Fingerprint lebih dari satu Untuk melakukan instalasi fingerprint lebih dari satu. Pertama-tama lakukan langkah Setting Waktu pada fingerprint. Selanjutnya saat melakukan setting Comm pada fingerprint, pastikan alamat IP dan Device ID pada tiap fingerprint Berbeda. Contohnya: Mesin Fingerprint Alamat IP Device ID Password Fingerprint pertama Fingerprint kedua Fingerprint ketiga Kemudian lakukan Setting Aplikasi pada Komputer. Masuk pada Konfigurasi Software, kemudian ubah nilai pada kolom Active dan Enable pada Device 2 dan Device 3 menjadi 1. Device Active Enable Device ID IP Address Port Password Device Device Device

12 3. Setting Modem a. Setting COM modem 1. Klik pada Startmenu. Kemudian ketikkan device manager pada searchbar untuk mencari program Device Manager. 2. Tekan Enter atau klik pada program Device Manager untuk membuka Device Manager. 1. Pilih menu Ports (COM & LPT) untuk melihat port yang tersedia. Terlihat modem HUWEI Mobile Connect 3G PC UI Interface pada port COM Catat nomor port (COM35). Nomor port ini akan digunakan untuk menghubungkan modem dengan program. 10

13 1. Klik kanan pada port Modem PC UI Interface untuk membuka menu. 2. Pilih menu properties untuk membuka setting dari modem. Pada menu properties, pilih tab Port Settings. Pastikan nilai baudrate Bits per second adalah Kemudian klik tombol OK untuk menyimpan. 11

14 b. Setting Aplikasi Sender 1. Pada Desktop, pilih Aplikasi Sender. Jalankan aplikasi ini untuk memulai SMS Server. Program secara otomatis akan berjalan di system tray. Klik pada panah tray untuk menampilkan icon program yang berjalan. Klik kanan pada icon program Sender (2). pilih Options untuk membuka Konfigurasi dari program (3). pilih tab Terminal 1, kemudian klik tombol Update (3) untuk membuka kuncian. Klik pada Com Port (1) dan pastikan nilainya sesuai dengan alamat Com Port pada device manager (dalam contoh ini COM35). Setelah disetting, klik pada tombol Apply untuk menyimpan perubahan. Note: ketika menjalankan aplikasi Sender, pastikan tidak ada aplikasi modem (seperti Mobile Partner) yang berjalan. 12

15 II. Penggunaan 1. Penggunaan Fingerprint a. Mendaftarkan Admin pada Fingerprint (1) Buka Menu Fingerprint. Kemudian pilih menu User. Kemudian Pilih User Baru untuk menambah pengguna baru (2) Isi No ID dengan nomor ID (untuk admin, biasanya bernilai 1). Pindahkan menu kebawah, kemudian tekan OK pada tombol Dft FP untuk mendaftarkan sidik jari baru 13

16 (3) Akan muncul tampilan untuk mendaftarkan sidik jari. Tekan sidik jari yang akan didaftarkan ke scanner. (4) Ulangi sebanyak 3 kali hingga muncul tampilan Daftar Sukses. Kemudian Tekan ESC untuk kembali ke menu daftar sidik jari atau tekan OK apabila ingin mendaftarkan sidik jari lain. (5) Pindahkan menu kebawah, kemudian tekan OK pada tombol Dft Pwd untuk mendaftarkan password. Password ini digunakan sebagai alternative untuk menggantikan sidik jari. 14

17 (6) Masukkan password dengan menekan angka 0-9 pada tombol. Password maksimal berjumlah 8 kombinasi angka. Kemudian tekan OK untuk menyimpan. maka akan muncul gambar kunci kecil pada kolom Pwd yang menandakan password sudah tersimpan. (7) Selanjutnya Pindahkan menu pada kolom Hak. Ubah Hak menjadi Admin. (8) Pindahkan menu kebawah, kemudian pilih OK. Setelah muncul kotak dialog tekan Cancel/ESC untuk selesai dan kembali ke menu utama. b. Mendaftarkan Siswa Baru Untuk mendaftarkan siswa baru, ikuti langkah seperti mendaftarkan Admin pada fingerprint. Lewati langkah ke-5 dan ke-6. Kemudian, pada langkah ke-7, ubah settingan Hak menjadi User. Kemudian simpan dengan tombol OK. Note: Ketika melakukan pendaftaran fingerprint, pastikan untuk mencatat Nomor ID Fingerprint pada template Data Siswa yang terdapat di Desktop>SiKaTemplate. 15

18 c. Melakukan Backup Sidik Jari Fingerprint (1) Masukkan flashdisk ke port USB dari hardware. Sebelumnya pastikan format Flashdisk adalah FAT32. (2) Kemudian buka menu, lalu pilih PenDrive (2) Untuk menyimpan data sidik jari user yang sudah didaftarkan pada fingerprint kedalam flashdisk, pilih menu Download. Kemudian pilih Download User (3) Tunggu Proses berjalan hingga selesai. Apabila berhasil, akan muncul dialog Download berhasil. Tekan OK untuk kembali. 16

19 d. Melakukan Restore Fingerprint Setelah disimpan di Flashdisk, data Fingerprint dapat dicopy-kan ke Fingerprint lain dengan menggunakan fitur Restore (1) Masukkan flashdisk yang sudah diisi data user dari fingerprint lain. Buka Menu, lalu pilih PenDrive. (2) Pilih menu Upload. Kemudian pilih menu Upload User untuk memasukkan data dari Flashdisk. Tunggu proses hingga selesai. Apabila berhasil, akan Muncul Dialog Upload Berhasil. Tekan OK untuk kembali ke menu. 17

20 2. Penggunaan Software a. Memasukkan Data Siswa Untuk memasukkan data siswa kedalam Aplikasi SiKa, buka aplikasi melalui File>Sekolah>Data Master>Data Sekolah. Kemudian pada pilih tab Data Siswa. Kemudian klik pada tombol Import Data Siswa dari XLS untuk memunculkan kotak dialog Import. Pilih Template Data Siswa yang sudah terisi dengan lengkap dan benar, lalu tekan Open. Lalu tekan Simpan Data untuk menyimpan data siswa. Note: ketika memasukkan data siswa, perlu diperhatikan bahwa jangan sampai ada karakter seperti petik (apostrof) atau koma didalam nama siswa. 18

21 b. Memasukkan Data Karyawan Untuk memasukkan Data Karyawan, buka File>Sekolah>Data Master>Data Karyawan. Masukkan username: admin dan password: 2011 untuk membuka menu data karyawan. Klik kanan pada table, kemudian pilih Impor Data Karyawan dari Excel. Pilih Load dari Excel untuk memilih File Template Data Karyawan. 19

22 Pilih File yang akan dibuka. Kemudian klik Open untuk membuka. Klik Simpan untuk menyimpan Data Karyawan. Tampilan Karyawan yang sudah disimpan. 20

23 c. Melihat Absensi Untuk melihat Absensi, buka File>Sekolah>Presensi>Presensi. 3. Penggunaan Fitur a. Fitur SMS Broadcast Siapkan pesan yang akan dikirim secara broadcast. Pesan dapat diberi format berupa angka 1 sampai 5 dalam kurung kurawal. Angka-angka ini nantinya akan digantikan dengan kolom pada nantinya akan digantikan dengan data dari excel. Klik pada tombol Load dari Excel untuk membuka file excel yang akan dibroadcast. 21

24 Format file excel yang dapat dibuka adalah sebagai berikut: Kolom A diisi dengan panggilan (co: pak, bu, nak, dsb) Kolom B diisi dengan nama penerima pesan broadcast Kolom C diisi nomer handphone penerima pesan broadcast Kolom D diisi dengan data pertama Kolom E diisi dengan data kedua Kolom F diisi dengan data ketiga Kolom G diisi dengan data keempat Dengan format file excel diatas, pesan broadcast akan dikirim pada nomor dengan isi pesan sebagai berikut: kepada tuan ahmad anak anda telah berangkat dari sekolah menuju rumah melalui jalan setapak Pilih file Template Broadcast. Klik open untuk membuka file. 22

25 Apabila sudah yakin, klik pada tombol Yes untuk mengirimkan pesan Broadcast. b. Fitur Polling Untuk membuat polling baru, klik kanan pada tabel polling. Kemudian pilih Tambah Polling. Maka akan muncul dialog kosong untuk menambahkan polling. 1. Kode polling diisi dengan format kode untuk mengirim polling. 2. Tanggal mulai berisi tanggal dimulainya polling. 3. Tanggal selesai diisi dengan tanggal polling selesai 23

26 4. Ceklist aktif digunakan untuk mengaktifkan atau menon-aktifkan polling. Ketika polling tidak aktif, makan jawaban yang masuk kedalam kotak masuk, tidak akan diproses. 5. Kolom pertanyaan polling diisi dengan pertanyaan polling 6. Kode jawaban berisi jawaban polling. Untuk menambah opsi jawaban, klik kanan pada tabel kode jawaban. kemudian pilih Tambah Jawaban. Maka akan muncul dialog tambah jawaban polling 1. Masukkan kode jawaban dan jawaban yang diwakili 2. Tekan OK untuk menambah jawaban polling Tambah jawaban polling lainnya kemudian tekan OK untuk menyimpan polling. 24

27 Note: Format pesan yang akan dibaca oleh polling berupa: KodePolling<spasi>KodeJawaban. Contohnya:POL<spasi>P Melihat detail polling Klik kanan pada polling yang akan dilihat detilnya kemudian pilih detail polling untuk melihat detilnya. Melihat hasil polling Untuk melihat hasil polling, klik kanan pada polling yang akan dilihat hasilnya. Kemudian pilih menu lihat hasil. 25

28 Hasil polling terdapat pada kolom jumlah sesuai jawaban yang dipilih. c. Fitur Autorespond Untuk menggunakan fitur autorespond pilih menu File>SMS Gateway>Autorespond. Siapkan template autorespond sesuai dengan yang diinginkan. Untuk menambah perintah dan jawaban dari autoresponse, klik pada tombol Import dari Excel di pojok kanan bawah. 26

29 Pilih Template Excel yang sudah disiapkan sebelumnya. Kemudian Buka dengan menekan tombol Open. Masukkan ID Group,tanggal mulai dan tanggal berakhirnya untuk menandai periode autoresponse. Kemudian tekan OK untuk menyimpan Autorespond. 27

30 Melihat autorespons yang ada Untuk melihat autorespond yang aktif, masuk ke menu autorespond, kemudian klik dropdown pada ID Group untuk melihat apakah sudah ada autoresponse yang aktif. Kemudian pilih ID Group dari autoresponse untuk melihat perintah dan jawaban yang ada. Hasil dari autorespond yang aktif. 28

31 III. FAQ Q : Apakah program ini dapat berjalan pada Operating Sistem selain Windows 7 32 bit? A : Tidak. Q : Kenapa Fingerprint tidak terdeteksi di aplikasi SiKA? A : Pastikan Device Setting pada Konfigurasi Admin di aplikasi SiKA sudah sesuai dengan setting pada fingerprint untuk Device ID, IP Address, Port, dan Password. Serta pastikan Kolom Active dan Enable bernilai 1. Q : Kenapa saat siswa melakukan presensi orang tua siswa tidak menerima sms kehadiran? A : Pastikan aplikasi sender sudah berjalan di tray dan dengan pengaturan yang benar, apabila sudah pastikan juga apakah pengaturan waktu dan tanggal pada fingerprint sudah sesuai dengan pengaturan waktu dan tanggal di computer. Q : Kenapa saat siswa melakukan presensi, aplikasi SiKA belum menerima data siswa yang sudah absen? A : Pembacaan data dari fingerprint oleh aplikasi SiKA dilakukan setiap 5 menit sekali (default) atau sesuai nilai pada Internal Read pada Konfigurasi Admin (nilai 5 berarti 5 menit). Q : Kenapa sms tidak mau terkirim? A : Pastikan aplikasi bawaan modem sudah tertutup. Q : Aplikasi modem sudah tertutup tetapi sms tetap tidak terkirim? A : Pastikan Baud rate dan Com Port pada modem dan aplikasi sender sudah sesuai. Q : Aplikasi modem sudah tertutup dan settingan Baud rate dan Com Port sudah sesuai, tetapi sms tetap tidak terkirim? A : Tutup aplikasi sender yang ada di tray lalu jalankan lagi. 29