Pendahuluan FLOWCHARTS 4/3/2012. Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: FLOWCHART

Transkripsi

1 Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi: FLOWCHART Deskripsi Materi: Konsep dasar flowchart Tipe Flowchart Simbol flowchart Membuat flowchart Pendahuluan - Pada bab ini akan dijelaskan 2 tipe alat dokumentasi yang sering digunakan, yaitu: Data flow diagrams Flowcharts -Flowchart dibagi menjadi 3, yaitu: Flowchart Dokumen (Document flowcharts ) menggambarkan aliran dokumen dan informasi antaradepartemen-departemendan unitunit. Flowchart System (System flowcharts) menggambarkan hubungan antarainput, pemprosesan, dan output dalam sebuah sistem informasi Flowchart Program (Program flowcharts menggambarkan urutan pengoperasian secara logisyang dilakukan komputersaat menjalankan sebuahprogram FLOWCHARTS - Merupakan teknik analisa yang digunakan untuk menggambarkan aspek-aspek dari suatu sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. - Menggunakan serangkaian simbol standar untuk mendeskripsikan melalui gambar prosedur pemprosesan transaksi yang digunakan perusahaan, dan arus data yang melalui sistem. - Setiap simbol dalam flowchart menggambarkan input, output, pemprosesan, serta media penyimpanan yang dipergunakan. 1

2 Simbol Flowchart Simbol Input/Output Mewakili alat atau media yang merupakan input atau output dari suatu proses Simbol Proses Mewakili tipe alat yang digunakan untuk memproses data (manual/komputerisasi) Simbol Penyimpanan Simbol Aliran adan simbol lainnya Mewakili tipe alat yang digunakan untuk menyimpan data ketika sedang tidak dipergunakan oleh sistem Mewakili aliran data atau barang Mulai atau selesai dari flowchart Keputusan Penjelasan Simbol Flowchart FLOWCHART DOKUMEN Mengilustrasikan arus dokumen dan informasi diantara area tanggung jawab dalam suatu perusahaan. Menunjukkan: tempat asal setiap dokumen distribusinya tujuan penggunaannya tujuan akhirnya segala sesuatu yang terjadi selama dokumen tersebut mengalir melewati suatu sistem. FLOWCHART DOKUMEN Dokumen flowchart melacak dokumen dari awal dibuatnya hingga dokumen tersebut tidak dipergunakan lagi Dapat digunakan sebagai alat pengendalian internal: Aliran komunikasi yang tidak sesuai Aliran dokumen yang tidak perlu Prosedur-prosedur yang dapat menyebabkan penundaan 2

3 Membuat Flowchart Pahami sistemnya, yaitu dengan cara: - wawancara para pemakai, pembuat sistem, auditor, dan pihak manajemen - Kuisioner - Baca seluruh deskripsi naratif sistem - Praktekkan seluruh transaksi sistem Identifikasi departement yang akan menggunakan sistem, arus dokumen dan informasi, serta proses yang dilaksankan atas dokumen-dokumen tersebut. Ketika membaca naratif coba beri tanda dengan simbol-simbolflowchart Membuat Flowchart Gunakan kolom yang terpisah untuk aktivitasaktivitas dari setiap entity. misal jika terdapat 3 departemen atau fungsi yang berbeda yang melaksanakan suatu kegiatan dalam suatu sistem maka gunakan 3 kolom yang berbeda dalam flowchart yang Anda buat What are the entities in this flowchart? 3

4 Membuat Flowchart - Buat flowchart untuk arus normal operasi perusahaan, untuk memastikan bahwa seluruh prosedur dan proses berada dalam urutan yang sesuai. Jika ada pengecualian, identifikasikan dengan menggunakan simbol anotasi. - Desain flowchart sedemikian rupa agar dimulai dari atas ke bawah, dan dari kiri ke kanan - Gunakan simbol flowchart yang standart, dan gambarlah dengan pola atau komputer - Beri nama seluruh simbol dengan jelas. Tulis deskripsi input, proses, output di dalam setiap simbol. Apabila deskripsi terlalu panjang, gunakan simbol anotasi Membuat Flowchart Tunjukkan dari mana asal setiap dokumen, dan perlihatkan pula tujuan akhirnya Ketika membaca narasi, tentukan: One approach you can use is to read through the narrative and for each step define: Apa inputnya Apa proses yang terjadi Apa outputnya Identifikasi asal input 4

5 Input Proses Output yang Disimpan/ diarsip 5

6 Input utk Proses berikutnya Proses Output 6

7 Membuat Flowchart Setiap proses manual harus memiliki setidaknya satu input dan output Data yang dimasukkan atau diambil dari file komputer harus melalui proses Jangan menunjukkan simbol proses untuk: - Meneruskan suatu dokumen ke departemen yang lain - Filling suatu dokumen Meneruskan Dokumen Menyimpan dokumen 7

8 Membuat Flowchart Jangan menghubungkan 2 dokumen secara langsung, kecuali jika memindahkannya dari satu kolom ke kolom lainnya. Ketika sebuah dokumen dipindahkan ke kolom lainmemperlihatkan dokumen tersebut di ke-2 kolom Beri nomor di pojok kanan atas dokumen jika menggunakan multiple document Tampilkan dokumen yang diteruskan di kedua kolom 8

9 Membuat Flowchart Gunakan on-page connector dan nama untuk menghindari kelebihan garis arus Gunakan off-page connector jika alirannya beroindah ke halaman lain 9

10 Membuat Flowchart Jika flowchart menggunakan lebih dari satu halaman, maka penomoran halamannya adalah 1 dari 5, 2 dari 5, dst. Perlihatkan terlebih dahulu dokumen atau laporan didalam kolom tempat mereka dibuat. Kemudian dapat diperlihatkan perpindahannya ke kolom lainnya untuk pemprosesan lebih lanjut Gambar sketsa kasar sebagai langkah awal Buktikan keakuratan dari flowchart dengan menanyakannya pada users Beri nama, tanggal, dan nama yang membuat flowchart FLOWCHART SISTEM Let s change topics. FLOWCHART SISTEM Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIA Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem. Dapat berupa Input dapat berupa: Data baru Data yang disimpan & digunakan lagi Keduanya 10

11 FLOWCHART SISTEM Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIA Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem. Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkahlangkah yang dilaksanakan atas data Jika prosesnya terkomputerisasi, maka logika dari program komputer akan ditunjukkan dalam flowchart program FLOWCHART SISTEM Sistem flowchart menunjukkan hubungan antara input, proses, dan output dari suatu SIA Sistem flowchart diawali dengan mengidentifikasi input yang memasuki suatu sistem. Setiap input akan diikuti oleh proses, yaitu langkahlangkah yang dilaksanakan atas data Proses itu sendiri diikuti oleh output, yaitu berupa informasi Output dapat : Disimpan & digunakan lain waktu Ditampilkan di layar/screen Dicetak/print Input untuk proses berikutnya System Flowchart Shown in Figure 3-11 in your textbook Can you spot the input process output pattern? 11

12 FLOWCHART PROGRAM Let s change topics. Flowchart Program Program flowchart mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan suatu program. Dalam program flowchart juga terdapat pola input proses - output The program flowchart from Figure 3-11 in your textbook is shown on the right. 12

13 Note that the program flowchart details the logic of processes performed by the computer. This flowchart becomes the programmer s blueprint for writing the actual computer program. FLOWCHARTS VS. DFDs Now that we ve examined both flowcharts and DFDs, it may be useful to discuss the differences again. DFDs place a heavy emphasis on the logical aspects of a system. Flowcharts place more emphasis on the physical characteristics of the system. An example may be useful. 13

14 FLOWCHARTS VS. DFDs Kantor registrasi dari suatu universitas menerima formulir pendaftran dari mahasiswa. Formulir kemudian diurutkan dan disimpan berdasarkan abjad dan kemudian file catatan mahasiswa di-update untuk menunjukkan kelas yang baru. Mereka juga menyiapkn daftar kelas dari data yang sama. Formulir pendaftaran yang sudah diurutkan di teruskan ke kantor bendaharawan untuk tujuan penagihan pembayaran. Kemudian daftar kelas dikirimkan ke fakultas. s Here s a DFD that goes with the story. 1.0 Update 2.0 Prepare Bursar Faculty Registrar s Office s s Sort 1.0 Update 2.0 Prepare Faculty Bursar A Here s a flowchart that goes with the story Update Sorted Faculty Sorted Prepare Sorted Bursar 14

15 FLOWCHARTS VS. DFDs Misal para mahasiswa mendaftar secara online. Maka kantor registrasi/pendaftaran akan mengirimkan tape file dari data pendaftran tersebut ke bandaharawan kmpus dan mengirimkan daftar kelas ke fakultas. s Original DFD s Data Here s the revised DFD. How has it changed? 1.0 Update 1.0 Update Data 2.0 Prepare Bursar 2.0 Prepare Data Bursar Faculty Faculty Registrar s Office Registrar s Office Stude nts Sort Studen ts Data A Update Sorted Data Update Original Flowchart Sorted Facult y Prepare Sorted Bursar Bursar Here s the revised flowchart. How has it changed? Prepare Faculty 15

16 FLOWCHARTS VS. DFDs Moral of the story: Changes in the physical characteristics of the process do affect the flowchart but have little or no impact on the DFD. The DFD focuses more on the logic. When deciding which tool to employ, consider the information needs of those who will view it. 16