DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

Transkripsi

1 UNIT KERJA (LINGKUP) : kepala Sekolah DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL 1 Bisnis Proses (Kasek dan WMM) Sudahkah menetapkan bisnis proses Peta bisnis proses terdapat di pedoman mutu - Ada berapa kegiatan dalam bisnis proses dan sudahkah dibuatkan prosedur 2 Komitmen manajemen 5.1 Prosedur dan instruksi kerja yang telah dibuat - Sudahkan melakukan komitmen Komitmen yang telah ditanda tangani dan tanggung jawab wewenang yang telah ditandatangani 3 Fokus pada pelanggan Bagaimanakah cara memenuhi danmeningkatkan kepuasan pelangga 4 Kebijakan mutu 5.3 Telah dibuatkanprosedur pengukuran kepuasan pelanggan internal dan eksternal, prosedur penanganan komplain. - Sudahkah menetapkan kebijakan mutu Kebijakan mutu ada di pedaman mutu pada bab II 5 Sasaran Mutu Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu dan pencapaiannya - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya 6 Tanggung jawab dan wewenang Sudahkan menetapkan struktur organisasi dan tugas tanggung jawab serta wewenang Sruktur organisasi, tugas tanggung jawab dan wewenang

2 7 - Sudahkah dikomunikasikan Tugas tanggung jawab dan wewenang telah ditanda tangani, SK sesuai tugas APAKAH MEMILIKI PROGRAM KERJA? (SEMUA SDM DAN 7.1 PROGRAM KERJA,BUKTI PELAKSANAAN UNIT KERJA) Jember Auditor, NIP. DAFTAR PERTANYAAN

3 UNIT KERJA (LINGKUP) : WMM AUDIT INTERNAL 1 Ruang lingkup Adakah pasal pengecualian dari SMM ISO 9001:2008 yang tidak diterapkan. di pedoman mutu bagian ruang lingkup Nomor 3 2 Bisnis Proses Sudahkah menetapkan bisnis proses Peta bisnis proses terdapat di pedoman mutu - Ada berapa kegiatan dalam bisnis proses dan sudahkah dibuatkan prosedur 3 Pengendalian Dokumen dan Rekaman Apakah memiliki prosedur Prosedur yang dimiliki Prosedur dan instruksi kerja yang telah dibuat Semua prosedur - Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar, daftar induk-induk dokumen, distribusi dokumen - Sudahkah rekaman dikendalikan Daftar induk rekaman 4 Komitmen manajemen Sudahkan melakukan komitmen Komitmen yang telah ditanda tangani dan tanggung jawab wewenang yang telah ditandatangani

4 5 Fokus pada pelanggan Bagaimanakah cara memenuhi dan meningkatkan kepuasan pelangga 6 Kebijakan mutu 5.3 Telah dibuatkanprosedur pengukuran kepuasan pelanggan internal dan eksternal, prosedur penanganan komplain. - Sudahkah menetapkan kebijakan mutu Kebijakan mutu ada di pedaman mutu pada bab II 7 Sasaran Mutu (semua unit kerja) Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya Pencapaian Sasaran mutu - Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis Tnggung jawab dan wewenang Sudahkan menetapkan struktur organisasi beserta tugas tanggung jawab dan wewenang 8.5 Analisis dan tindak lanjut hasil analisis pengukuran sasaran mutu Sruktur organisasi, tugas tanggung jawab dan wewenang - Sudahkah tugas wewenang WMM ditetapkan Tugas tanggung jawab dan wewenang WMM - Sudahkah setiap sdm dengan SK dan dikominikasikan 9 Rapat tinjauan manajemen Apakah memiliki prosedur rapat tinjauan manajmen Tugas tanggung jawab dan wewenang telah ditanda tanganidan didistribusikan, SK sesuai tugas Prosedur - Sudahkah dilakukan sudah - Adakah bukti laporan pelaksanaan rapat tinjauan manajemen Undangan, daftar hadir rapat, berita acara rapat, laporan rapat tinjauan manajmen

5 10 Pemantauan dan pengukuran Sudahkah melakukan pengukuran kepuasan pelanggan sudah - Bagaimana hasil pengukurannya Quisioner, rekap hasil quisioner telah diisi - Sudahkah hasilnya pengukurannya dianalisis 8.4 Analisis yang menunujukan man yang dianggap puas dan mana yang tidak puas, 11 Apakah ada prosedur komplain Pos komplain - Adakah komplain yang telah diselesaikan ada tindak lanjut dari yang tidak puas - Mana bukti pengaduannya dan penyelesaiannya Format komplain yang telah terisi, rekap kompalin, bukti penanganan penyelesaian kompali 12 Apakah memiliki prosedur audit internal Pos audit internal - Mana laporan hasil audit internal Surat tugas Auditor, rencana Audit Internal, Bukti daftar hadir, daftar pertanyaan, laporan Audit, laporan Finding (temuan), Log status 13 Pengendalian Produk tidak sesuai 8.3 Laporan temuan dan perencanaan tindakan koreksi 12 Analisis data 8.4 Hasil analisis data tentang sasaran mutu, kepuasan pelanggan 13 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Hasil Audit tentang finding dan koreksi Jember Auditor, DAFTAR PERTANYAAN NIP.

6 UNIT KERJA (LINGKUP) : HUMAS AUDIT INTERNAL 1 Bisnis Proses Sudahkah menetapkan bisnis proses Peta bisnis proses terdapat di pedoman mutu - Ada berapa kegiatan dalam bisnis proses dan sudahkah dibuatkan prosedur 2 Pengendalian Dokumen dan Rekaman Apakah memiliki prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman Prosedur dan instruksi kerja yang telah dibuat Prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman - Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar - Sudahkah rekaman dikendalikan Daftar induk rekaman 3 Fokus pada pelanggan Bagaimanakah cara memenuhi danmeningkatkan kepuasan pelangga 4 Sasaran Mutu Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu dan pencapaiannya - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya Telah dibuatkanprosedur pengukuran kepuasan pelanggan internal dan eksternal, prosedur penanganan komplain. - Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut hasil pengukuran sasaran mutu 5 Program kerja Humas Sudahkan menyusun Program kerja humas Program kerja dan time schedule - Sudahkah program kerja dilaksanakan Bukti pelaksanaan program

7 6 Komunikasi dengan pelanggan Adakah prosedur promosi Prosedur promosi - Sudahkah menyusun program promosi Program promosi - Sudahkah promosi dilaksanakan Alat promosi, bukti pelaksanaan, hasil promosi - Sudahkah hasil promosi dianalisis 8.4 Analisis hasil Promosi berhubungan dengan jumlah dan jenis promosi yang paling efektif dan efisien 7 Penyaluran lulusan 7.2 Data lulusan tiap tahun, lulusan yang bekerja, wiraswasta dan melanjutkan ketrampilan khusus 8 Pengukuran kepuasan pelangga Adakah prosedur pengukuran kepuasan pelanhggan POS pengukuran Kepuasan Pelangga - Sudahkah kepuasan pelanggan terukur Quisioner yang telah terisi, rekap hasil quisioner - Sudahkah halilnya dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut - Adakkkah komplain yang masuk Data komplain - Sudahkah komplain diselesaikan Rekap komplain, bukti penyelesaian komplain 10 Pemantauan dan pengukuran Sudahkah melakukan pengukuran kepuasan pelangga Sudah - Bagaimana hasil pengukurannya Quisioner, rekap hasil isian quisioner - Sudahkah halilnya dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut Apakah ada prosedur komplain Pos komplain - Adakah komplain yang telah diselesaikan Ada - Mana bukti pengaduannya dan penyelesaiannya Format komplain yang telah teriai, rekap kompalin, bukti penanganan penyelesaian kompali

8 11 Pemantauan dan pengkuran proses Adakah proses pembelajaran yang Outsourcing Prakerin - Bagaimana caranya memantau agar proses sesuai/benar - Bagaimana cara menetapkan Du/Di yang dipakai Prakerin Laporan pemantauan Kriteri du/di yang dipilih - Bukti pelaksanaan prakerin siswa Sertifikat dan nilai prakerin 12 Analisis data 8.4 Hasil analisis data tentang sasaran mutu, kepuasan pelanggan, Promosi, 13 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Siswa Prakeri. Jember Auditor, NIP. DAFTAR PERTANYAAN

9 UNIT KERJA (LINGKUP) : SARANA PRASARANA AUDIT INTERNAL 1 Pengendalian Dokumen dan Rekaman Apakah memiliki prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman Prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman - Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar - Sudahkah rekaman dikendalikan Daftar induk rekaman 2 Sasaran Mutu Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu dan pencapaiannya - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya - Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut hasil pengukuran sasaran mutu 3 Adakah daftar inventarisir 6.3 Buku induk inventaris, daftar inventaris ruangan, daftar stok bahan praktek, bukti serah terima barang, bukti peminjaman alat 4 Adakah program perawatan dan perbaikan peralatan 6.3 Program perawatan dan perbaikan peralatan, bukti pelaksanaan perawatan, bukti pelaksanaan perbaikan, usulan perbaikan peralatan, bukti penggunaan peralatan. 5 Lingkungan Kerja 6.4 Layout, keamanan dan keselamatan kerja, kebersihan ruangan 6 Program kerja Sarana Prasarana Sudahkan menyusun Program kerja sarana prasarana Program kerja - Sudahkah program kerja dilaksanakan Bukti pelaksanaan program 7 Proses pembelian 7.4 Daftar yang akan dibeli, Persyaratan pemasok/suplayer, valuasi

10 pemasok/suplayer, daftar barang specifikasi dan harganya, bila diperlukan ada sk laporan pembelian Lihat : kepres 54 tahun Kalibrasi Alat 7.6 Tidak melakukan kalibrasi alat, pasal ini dipakai untuk dasar melakukan analisa soal sebagai alat ukur kompetensi siswa. Daftar nama barang, spesifikasi dan harga barang. 9 Analisis data 8.4 Hasil analisis data tentang sasaran mutu 10 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Tindakan perbaikan dan pencegahan berhubungan sarana (penambahan lokal kelas, penambahan peralatan praktek, melakukan perawatan alat) Jember Auditor, NIP. DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL

11 UNIT KERJA (LINGKUP) : KURIKULUM 1 Pengendalian Dokumen dan Rekaman Apakah memiliki prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman Prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman - Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar - Sudahkah rekaman dikendalikan Daftar induk rekaman 2 Sasaran Mutu Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu dan pencapaiannya - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya - Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut hasil pengukuran sasaran mutu 3 Program kerja Kurikulum Sudahkan menyusun Program kerja Kurikulum Program kerja dan Bukti pelaksanaan program - Sudahkah program pelaksanaan pembelajaran (jadwalmengajar) Jadwal pelajaran - Kalender pendidikan Kalender pendidikan 4 Persyaratan pelanggan Syarat siswa yang diterima di SMK perikanan dan kelautan - Syarat siswa yang naik kelas - Syarat siswa yang lulus Persyaratan siswa yang diterima di SMK perikanan dan kelautan Persyaratan siswa yang naik kelas Persyaratan siswa yang lulus

12 5 Desain dan pengembangan Apakah memiliki Kurikulum yang telah ditetapkan Kurikulum Semua Program Studi termasuk Normatif dan Adaptif yang telah disahkan - Apakah ada Struktur kurikulum dan silabus Struktur Kurikulum dan silabus dicocokan kd dan jumlah jam harus sama. - Apakah pernah melakukan evaluasi kurikulum Bukti pelaksanaan evaluasi kurikulum meliputi : SK TIM yang melaksanakan evaluasi, jadwal pelaksanaan evaluasi, undangan, daftar hadir, kurikulum lama,kurikulum baru yang telah disahkan, laporan perubahan 6 Produksi dan penyediaan jasa 7.5 Guru - Perangkat mengajar Bukti cek lis : Perangkat mengajar setiap guru yang telah ditanda tangani - Control Bukti pelaksanaan Absensi, nilai dan jurnal kelas - Apakah menyususn Perangkat mengajar Perangkat mengajar setiap guru yang telah ditanda tangani - Apakah ada bukti proses pelaksanaan mengajar Absensi, nilai dan jurnal kelas - Apakah menganalisis nilai 8.4 Nilai dan analisis berapa yang tercapai kkm-nya, dan tidak tercapai - Bagaimana tindak lanjut yang tidak tercapai 8.5 Perbaikan pengayaan (Remedial) 7 Pemantauan dan pengukuran Pemantauan dan pengukuran proses POS Monitoring guru, jadwal monitoring, hasil monitoring Tindakan perbaikan dan pencegahan hasil monitoring 8.5 Tindak lanjut hasil monitoring 8 Pemantauan dan pengukuran Produk Kapan Pelaksanaan Evaluasi Program Pelaksanaan Evaluasi - Kisi kisi soal dan soal Kisi-kisi soal dan bank soal - Bukti hasil evaluasi Nilai

13 - Apakah melaksanakan analisis soal 7.6 soal yang yangdinyatakan valid dari hasil analisis 10 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Remedial, penanganan siswa yang tidak naik kelas, siswa yang tidak lulus Jember Auditor, NIP.

14 UNIT KERJA (LINGKUP) : KESISWAAN DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL 1 Pengendalian Dokumen dan Rekaman Apakah memiliki prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman Prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman - Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar - Sudahkah rekaman dikendalikan Daftar induk rekaman 2 Sasaran Mutu Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu dan pencapaiannya - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya - Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut hasil pengukuran sasaran mutu 3 Program kerja Kesiswaan Sudahkan menyusun Program kerja Kesiswaan Program kerja - Sudahkah program kerja dilaksanakan Bukti pelaksanaan program 4 Prosedur PSB Prosedur PSB POS PSB - Persyaratan siswa pedaftar dan siswa yang diterima Penetapan Persyaratan siswa pedaftar dan criteria siswa yang diterima - Bukti pelaksanaan PSB Blangko pendaftaran, data pendaftar, data daftar ulang, SK penetapan yang

15 5 MOS diterima, SK panitia, alat evaluasi, hasil evaluasi - Bukti pelaksanaan MOS Nama peserta mos, jadwal mos, materi mos, Sk Panitya/pembimbing/instruktur mos, daftar hadir mos 6 Bagaiman cara Penangan siswa bermasalah Data siswa yang bermasalah, rekap jumlah siswa yang bermasalah, bukti penanganan siswa, rekap masalah. 7 Prestasi Siswa Nama siswa yang berprestasi, jenis prestasi bukti prestasi (Piala, Sertifikat, Piagam) 8 Beasiswa 7.2 Jenis beaiswa dan Persyaratan beasiswa, Bukti pemenuhan persyaratan, bukti serah terima beasiswa 9 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Bukti penanganan Siswa yang bermasalah Jember Auditor, NIP. DAFTAR PERTANYAAN

16 UNIT KERJA (LINGKUP) : TU dan SDM AUDIT INTERNAL 1 Pengendalian Dokumen dan Rekaman Apakah memiliki prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman Prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman - Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar - Sudahkah rekaman dikendalikan Daftar induk rekaman 2 Sasaran Mutu TU dan SDM Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu dan pencapaiannya - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya - Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut hasil pengukuran sasaran mutu 3 Menghitung kebutuhan sdm 6.1 Kebutuhan SDM 4 Matrik kompetensi guru Kualifikasi, Matrik kompetensi, rekap matrik kompetensi, gap kompetensi 5 Bila ada gap kompetensi bagaimana cara pemenuhannya. Diklat SDM Diklat, rekruitmen, outsourcing, Program Diklat, jadwal Diklat, Bukti daftar hadir nama2 peserta pelaksanaan Diklat, materi dan Evaluasi Diklat 6 File pegawai File pegawai (ada kesesuaian daftar riwayat hidup dan bukti fisik) 7 Program kerja TU dan SDM Sudahkan menyusun Program kerja TU dan SDM Program kerja - Sudahkah program kerja dilaksanakan Bukti pelaksanaan program

17 8 Barang milik Pelanggan Buku induk siswa, raport, fotocopy ijazah, bukti serah terima Ijazah, bukti serah terima raport, SKHU, Update data siswa setiap bulan. 9 Pengukuran kepuasan pelangga Adakkkah komplain yang masuk Data komplain - Sudahkah komplain diselesaikan Rekap komplain, bukti penyelesaian komplain 10 Analisis data 8.4 Hasil analisis data tentang sasaran mutu,kompetensi( Gap kompetensi ) 11 Tindakan perbaikan dan pencegahan 8.5 Diklat SDM, Rekruitmen pegawai. Jember Auditor, NIP.

18 UNIT KERJA (LINGKUP) : TU dan SDM DAFTAR PERTANYAAN AUDIT INTERNAL 1 Pengendalian Dokumen dan Rekaman Apakah memiliki prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman Prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian rekaman - Sudahkan dokumen dikendalikan Nomor dokumen, nomor format, dokumen ditanda tangani, daftar induk dokumen, daftar formulir, daftar induk dokumen luar - Sudahkah rekaman dikendalikan Daftar induk rekaman 2 Sasaran Mutu TU dan SDM Sudahkan menetapkan sasaran mutu Sasaran mutu dan pencapaiannya - Sudahkah sasaran mutu dihitung pencapaiannya - Sudahkah hasil sasaran mutu dianalisis 8.4 Analisis dan tindak lanjut hasil pengukuran sasaran mutu 3 Menghitung kebutuhan sdm 6.1 Kebutuhan SDM 4 Matrik kompetensi guru Kualifikasi, Matrik kompetensi, rekap matrik kompetensi, gap kompetensi 5 Bila ada gap kompetensi bagaimana cara pemenuhannya. Diklat SDM Diklat, rekruitmen, outsourcing, Program Diklat, jadwal Diklat, Bukti daftar hadir nama2 peserta pelaksanaan Diklat, materi dan Evaluasi Diklat 6 File pegawai File pegawai (ada kesesuaian daftar riwayat hidup dan bukti fisik) 7 Program kerja TU dan SDM Sudahkan menyusun Program kerja TU dan SDM Program kerja

19