PENDEKATAN SISTEM. masalah. Solusi

Transkripsi

1 PENDEKATAN SISTEM 1. Pemecahan Masalah Masalah m eru pa ka n s u a tu kon disi ya n g m em iliki poten s i u n tu k m en im bu lkan keru gian lu ar biasa atau m en gh asilkan keu n tu n gan lu ar bia s a. J a di pe m e c ahan m as alah bera rti tin da ka n m em berika n res pon terhadap m a s a la h u n tu k m en eka n a kiba t bu ru k n ya a ta u m em a n fa a tka n pelu a n g keu n tu n ga n n ya. Oleh ka ren a itu m a s a la h pen tin g u n tu k dipecah kan. Keputusan adalah pem ilih an su atu s tra tegi a ta u tin da ka n. Pe ngam bilan ke put us an a da la h tin da kan m em ilih strategi a tau aksi yan g m a n ajer yakin i akan m em berikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Elemen-elemen proses pemecahan masalah : Masalah Elemen-elemen Informasi Pemecah masalah (manajer) Berbagai solusi alternatif Solusi Kendala : menggambarkan keadaan yang diharapkan apa yang harus dicapai oleh sistem. Informasi : menggambarkan keadaan saat ini - apa yang sedang dicapai oleh sistem. Perbedaan an tara m asalah dan gejala. Gejala adalah kon disi yan g dih asilkan oleh m asalah. Un tu k m em berikan ilu strasi in i, kita am bil contoh, seorang manajer dihadapkan pada suatu gejala seperti laba yang ren da h. Da la m h a l in i a da m a s a la h penyebab la ba ren da h. J a di dalam kaitan in i, m asalah adalah pen yebab da ri su atu persoalan, atau pen yebab dari suatu peluang. Noviyanto, ST Halaman 1

2 Jenis-jenis masalah : Masalah terstruktur; apabila terdiri dari elemen dan hubunganhubungan antar elemen yang semuanya dipahami oleh pemecah masalah. Masalah tak terstru ktu r; berisi elem en -elem en atau h u bu n gan a n tar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Masala h sem i-terstru ktu r, m asalah yan g berisi sebagian elem en - elemen atau hubungannya yang dimengerti oleh pemecah masalah. 2. Pendekatan Sistem Proses pem ecah an m asalah secara sistem atis berm u la dari J oh n Dewey, seoran g professor filosofi di Colu m bia Un iversity pada awa l abad ini. Dalam bukunya 1910 diidentifikasi ada 3 seri penilaian dalam memecahkan suatu kontroversi yang memadai : 1) Mengenali kontroversi. 2) Menimbang klaim alternatif. 3) Membentuk penilaian. Tahap-tahap dan langkah-langkah pendekatan sistem : Tahap I : Usaha Persiapan Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem. 2 : Mengenali sistem lingkungan. 3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan. Tahap II : Usaha Definisi Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. 5 : Menganalisa bagian sistem dalam urutan tertentu. Tahap III : Usaha Solusi Langkah 6 : Mengidentifikasi solusi alternatif. 7 : Mengevaluasi solusi alternatif. 8 : Memilih solusi terbaik. 9 : Menerapkan solusi terbaik. 10 : Membuat tindak lanjut bahwa solusi itu efektif. Noviyanto, ST Halaman 2

3 Tiap tingkatan manajemen adalah suatu sub-sistem. Input Proses Transformasi Output Input Proses Transformasi Output Input Proses Transformasi Output Aru s in form a si Arus keputusan Keterangan tambahan dari langkah-langkah pendekatan sistem : Langkah 5 : Men ga n alisis ba gian -bagia n sistem dalam u ru tan terten tu. Analisis bagian-bagian sistem dapat digambarkan sebagai berikut : 1 3 Pengolah Manajemen 4 informasi 5 Input Sumberdaya Proses 6 Sumber 7 2 input transformasi daya output Output Uru tan m en ggam barkan prioritas tiap elem en dalam pem ecah an m asalah. Misaln ya, m asalah dalam elem en 4 tidak bisa dipecah kan kalau ada masalah dalam elemen tiga. Noviyanto, ST Halaman 3

4 Elemen 1 : Mengevaluasi standar. kinerja dinyatakan dalam ben tu k ren can a, an ggaran, dan ku ota. Stan dar m em iliki karakteristik tertentu : Stan dar h aru s sah (valid). harus realistis. harus dimengerti oleh mereka yang diharapkan untuk mencapai. harus terukur. Elemen 2 : Membandingkan output sistem dengan standar. Elemen 3 : Mengevaluasi manajemen. Suatu penilaian kritis dilaku kan atas m an ajem en sistem dan stru ktu r organ isasi. Sinyal-sin yal adan ya m asalah : (1) m an ajer bekerja dala m jam yan g san gat pan jan g dan (2) kepu tu san -keputusan terbukti salah. Elemen 4 : Elemen 5 : Elemen 6 : Mengevaluasi pemroses informasi. Mengevaluasi input dan sumberdaya input. Pada analisis ini konseptual sistem tidak lagi merupakan persoalan, permasalahan ada pada sistem fisik. Mengevaluasi proses transformasi. Contoh-contoh modern dalam memecahkan masalah transformasi adalah: otomatisasi, penggunaan robot, computer-aided design dan computer-aided manufacturing (CAD/CAM) dan computer integrated manufacturing. Elemen 7 : Mengevaluasi sumber daya output. Pada langkah 6 - Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi. Ma n a jer m en giden tifika s i berm a ca m -m a ca m ca ra u n tu k m em eca h ka n perm a s a la h a n ya n g s a m a. Ma n a jer ja ra n g m em eca h ka n m a s a la h sen dirian, biasan ya dilaku kan tu ka r m en u kar pikiran (brain s torming). Pendekatan formal disebut sesi JAD (Joint Application Design), suatu ra n ca n ga n a plika s i bers a m a da n m eru p a k a n pen d eka ta n s is tem pen du ku n g kepu tu san secara kelom pok (group decis ion s upport s y s tem ) u n tu k m em ecah kan m asalah. Con toh pem ecah an m asalah yan g tidak san ggu p m en an gan i volu m e aktivitas pekerjaan yan g m en in gkat. Ada 3 solu si altern atif : (1) m en am bah lebih ban yak peralatan pada kom pu ter yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya; (2) menggantikan komputer yang ada dengan yang lebih besar; (3) m en ggan tikan kom pu ter yan g a da den gan jarin gan kom pu ter lokal (LAN) dari komputer-komputer yang lebih kecil. Noviyanto, ST Halaman 4

5 Langkah 7 - Mengevaluasi berbagai alternatif solusi. Men geva lu a s i a ltern a tif den ga n m en ggu n a ka n kriteria eva lu a s i. Da ri contoh tadi, keuntungan dan kerugian dipertimbangkan dengan kriteria : (1) biaya operasi; (2) pelatih an pem akai; (3) daya respon ; (4) keam an an data; dan (5) kemampuan mengadaptasi perubahan kebutuhan. Adapun evaluasi dari ketiga alternatif tersebut adalah : Alternatif 1 : Alternatif 2 Alternatif 3 Meningkatkan sistem Memasang sistem besar Memasang jaringan yang ada komputer mikro Keuntungan : 1) Kenaikan kecil dalam 1) Sangat responsif pada 1) Biaya operasi sedikit biaya operasi. permintaan informasi. menurun. 2) Tidak diperlukan 2) Keamanan data baik. 2) Sedikit mengadaptasi pelatihan pemakai. 3) Mudah mengadaptasi perubahan 3) Memberikan perubahan kebutuhan kebutuhan pemakai. keamanan data pemakai. maksimum. Kerugian : 1) Kurang responsif 1) Kenaikan besar dalam pada permintaan biaya operasi. informasi. 2) Diperlukan banyak 2) Tidak mudah pelatihan pemakai. mengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai. 1) Diperlukan pelatihan pemakai. 2) Kurang responsif pada permintaan informasi. 3) Menimbulkan m asalah keam an an data. Langkah 8 - Memilih Solusi Terbaik Men u ru t Hen ry Min tzberg (a h li m a n a jem en ) a da 3 ca ra m em ilih a ltern atif terbaik : Analisis : Suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, m em pertim ban gkan kon sekwen sin ya pada tu ju an organisasi. Penilaian : Proses mental dari seorang manajer. Tawar-menawar : Negosiasi antara beberapa manajer. Langkah 9 - Men erapkan Solu si. Setelah ada solu si perlu ditera pkan untuk mengetahui efektivitasnya. Langkah Mem bu at tin da k lan ju t u n tu k m em astikan ba h wa solu si itu efektif. Men ga ta s i s itu a s i u n tu k m em a s tika n ba h wa s olu s i m en ca pa i kinerja yang direncanakan. Noviyanto, ST Halaman 5

6 3. Model Pendekatan Sistem Integrasi 1. Memandang perusahaan sebagai suatu sistem Usaha definisi 4. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem. 5. Menganalisis bagian-bagian sistem sesuai urutan tertentu. Usaha solusi 6. Mengidentifikasi solusi alternatif. 7. Mengevaluasi solusi alternatif. 8. Memilih solusi terbaik. 9. Menerapkan solusi. 10. Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi efektif Faktor-faktor Pribadi yang Mem pengaruhi Pemecahan Masalah : Tia p m a n a jer m em iliki ga ya pem eca h a n m a s a la h ya n g u n ik. Ga ya in i m em pen ga ru h i keterliba ta n n ya dala m m era s a ka n m a s a la h, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi. Merasakan masalah : Ada tiga kategori dasar dalam gaya merasakan masalah (problemsensing style), yaitu : Men gh in dar m asalah (problem avoid er), m en ga m bil sikap positif da n menganggap bahwa semua baik-baik saja. Noviyanto, ST Halaman 6

7 Pem ecah m asalah (problem s olver), m an ajer in i tidak m en cari dan tidak menghalangi masalah. Pencari masalah (problem seeker), manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya. Mengumpulkan informasi : Gaya mengumpulkan informasi ada dua : Gaya teratur (preceptive styles), manajer jenis ini mengikuti m an agem ent by exception da n m en ya rin g s ega la ses u a tu ya n g tida k berhubungan dengan area minatnya. Gaya menerima (receptive style), manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi. Menggunakan informasi : Ma n a jer ju ga cen deru n g m en ggu n a ka n s a la h s a tu da ri du a ga ya menggunakan informasi, yaitu : Gaya sistematik (s y s tem atic s ty le). Manajer memberi perhatian kh u s u s u n tu k m en giku ti s u a tu m etode ya n g tela h diteta pka n, misalnya pendekatan sistem. Gaya intuitif (intuitive style).manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi. Di dalam pen dekata n sistem, tiga kom en tar beriku t perlu diperh atikan yaitu : 1) Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense). 2) Pendekatan sistem hanyalah satu cara memecahkan masalah. 3) Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Suatu metodologi adalah suatu cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu. Noviyanto, ST Halaman 7