BAB 4 HASIL EVALUASI DAN PEMBAHASAN. 4.1 Hasil Evaluasi Berdasarkan Kerangka Kerja BtripleE. Support Activities. Client nt. Operation.

Transkripsi

1 BAB 4 HASIL EVALUASI DAN PEMBAHASAN 4.1 Hasil Evaluasi Berdasarkan Kerangka Kerja BtripleE Support Activities Developme Operation Communication Account Client nt Of IT Of IT Management Manage ment Support Application Gambar 4.1 Proses IT Supply yang diterjemahkan dari Porter s Value-Chain Porter s Value-Chain diterjemahkan menjadi proses IT Supply yang dapat dilihat pada Gambar 4.1 yaitu untuk mengukur kinerja bagi setiap proses penyediaan IT, fungsi-fungsi dan proses dari layanan penyediaan IT pada Gambar dibawah, yang menjadi 5 score card yang mencakup ukuran kinerja untuk masing-masing fungsi dan proses IT supply yaitu; IT Supply Management, IT Development Management, IT Infrastructure Management, Account Management, Client Support. Setelah melakukan pengukuran kinerja pada sistem Microsoft Dynamics NAV modul Operation dengan skala Likert hasil dari kuesioner, berikutnya adalah melakukan evaluasi sistem Microsoft Dynamics NAV berdasarkan kerangka kerja BtripleE. Metode pengumpulan data yang 85

2 86 digunakan adalah melalui wawancara kepada IT Assist Manager pada PT. Pelita Samudera Shipping. Evaluasi sistem berfokus pada layer Effectiveness and Efficiency of IT Supply berdasarkan IT Supply Scorecards of, dimana perspektif yang digunakan yaitu pada Customer Perspective, Internal Perspective, dan Innovation and Learning Perspective, dan Financial Perspective. Scorecard yang digunakan hanya 3 yaitu: IT Supply Management, IT Development Management, dan IT Infrastructure Management. Berikut merupakan hasil pengukuran dari temuan terhadap sistem Microsoft Dynamics NAV berdasarkan 3 scorecard di atas: IT Supply Management IT Supply Management merupakan salah satu scorecard yang digunakan untuk mengukur apakah perusahaan dapat memenuhi kebutuhan IT untuk setiap bagian dari perusahaan. Dalam IT supply management scorecard perusahaan dapat mengukur apakah pengadaan IT di perusahaan sudah efektif, dan efisien. Juga apakah dapat mempertahankan potensipotensi perusahaan dimasa yang akan datang dan apakah IT di perusahaan sudah dapat memenuhi keinginan dari shareholder dalam hal ini adalah dari segi keuangan. Berikut adalah pengukuran terhadap measures/ukuran dan temuan yang diperoleh: Tabel 4.1 Temuan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Customer Perspective Temuan Be A Preferred Supplier Number of formal / informal client Kunjungan yang dilakukan hanya jika visits pertime period terjadi permasalahan terhadap sistem Microsoft Dynamics NAV yang digunakan. Tidak ada total yang pasti untuk kedatangan client. Pada dasarnya client

3 87 Temuan mudah dalam memahami cara penggunaan Microsoft Dynamics NAV. Tabel 4.2 Temuan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Internal Perspective Be A Good Employer Employee satisfaction score Employee turnover rate Be A Lean Organization Ratio direct / support personnel Be Competent Usage of external consultants to compensate for lack of skills as a % of own staff Temuan Untuk total kepuasan karyawan dalam mengoperasikan Microsoft Dynamics NAV yang berada pada skor 1. Skor didapatkan dengan merujuk pada kuesioner nomor 1. Tingkat turnover pada PT.PSS cukup tinggi, salah satu alasannya adalah karena PT.PSS banyak menggunakan staf tidak tetap untuk membantu dalam operasional perusahaan. Jumlah karyawan pada divisi IT di PT.PSS adalah 3 orang. Dan pembagian pekerjaannya yaitu 1 orang IT Assist Manager berada di Jakarta, 1 staf IT di Samarinda, dan 1 staf IT di Banjarmasin. PT.PSS menggunakan konsultan eksternal yang membantu pada networking (CISCO), IT planning dan membatu infrastruktur IT (MICROSOFT). Dimana jumlah konsultan eksternal adalah 2 orang.

4 88 Temuan Namun, kedua konsultan tersebut tidak menangani sistem Microsoft Dynamics NAV. Tabel 4.3 Temuan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Be An Innovative Supplier Average ages of hardware and IT applications Mix of new and old technology and extent of their usage Temuan Umur hardware dan aplikasi IT yang digunakan berusia antara 1-2 tahun dan masih mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini. Apabila hardware rata-rata sudah memasuki usia 5 tahun. Maka akan dilakukan pengecekan terhadap hardware yang digunakan. Jika memang terjadi kerusakan pada hardware maka akan diganti dengan hardware yang baru. Namun jika kerusakan tidak terlalu parah, maka hanya akan dilakukan pergantian sparepart. Terjadi pencampuran antara teknologi lama yaitu BASSnet dengan teknologi baru yaitu Microsoft Dynamics NAV. Dengan adanya pencampuran teknologi, kedua sistem tersebut saling mendukung, dimana fungsi BASSnet mendukung kegiatan operation dalam

5 89 Foster Innovative Thinking Number of employee improvement ideas made, approved, and implemented per year Temuan hal maintenance dan purchase order. Sedangkan Microsoft Dynamics NAV mendukung kegiatan daily operation FLF dan T&B. Jumlah ide perbaikan dari karyawan dalam waktu 1 tahun kurang lebih sebanyak 10 ide. Ide yang direalisasikan dalam 1 tahun sebanyak 3-4 ide. IT Development Management IT Development Management adalah salah satu scorecard yang digunakan untuk mengukur apakah pengembangan sistem/aplikasi di divisi IT berjalan sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Hasil temuan dapat menunjukkan efisiensi pengembangan dan kegiatan pemeliharaan juga biaya yang dikeluarkan. Berikut adalah pengukuran terhadap measures/ukuran dan temuan yang diperoleh: Tabel 4.4 Temuan Berdasarkan IT Development Management Scorecard Customer Perspective Temuan Be Cost Effective Total development costs per Total biaya pengembangan sistem baru delivered function point in untuk Microsoft Dynamics NAV yaitu operation USD. Total maintenance costs per Dalam pemeliharaan sistem untuk sistem function point in operation Microsoft Dynamics NAV, PT.PSS

6 90 Be A Quality Supplier Required training days per user to exploit new systems Number of versions (rework) of written documentation Number of software defects in acceptance test by size Temuan mengeluarkan biaya kepada Microsoft, yang berjumlah 16% dari total harga biaya awal saat membeli sistem, yang dinamakan Red Carpet Agreement Technical Support. PT. PSS juga mengeluarkan biaya sebesar 6000USD per tahun sebagai annual fee kepada pihak ketiga yang berperan sebagai eksternal konsultan yang mengimplementasikan sistem ini. Pelatihan awal terhadap sistem baru Microsoft Dynamics NAV dilakukan kepada user yang berada di Samarinda dan Banjarmasin yaitu 2 hari dengan melalui video call. Sedangkan untuk di Jakarta yaitu 3 hari, terhitung dari awal sampai saat ini. Jumlah rework dokumentasi tertulis mengenai pengembangan sistem Microsoft Dynamics NAV berjumlah 2 sejak implementasi. Jumlah software yang kurang berjalan dengan sempurna atau masih banyak kekurangan pada acceptance test adalah satu, yaitu Microsoft Dynamics NAV. Tabel 4.5 Temuan Berdasarkan IT Development Management Scorecard Internal Perspective Temuan Be in Operational Control Number of change request per year Jumlah permintaan untuk mengubah per application/user group komponen atau fungsi-fungsi tertentu pada

7 91 Temuan suatu sistem berkisar 5 8 kali perubahan per tahun. Tabel 4.6 Temuan Berdasarkan IT Development Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Be A Quick Adopter Average elapsed time to (fully) master new development approaches / techniques / tools Average elapsed time to (fully) implement new development approaches / techniques / tools Foster Innovation Number of state of the art projects per year/ % of total number of projects Number of experiments with new packages / IT solutions per year Number of training days per year / % of total time devoted to training Temuan Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mempelajari secara penuh teknik atau metode pengembangan sistem yang baru ini kurang dari 1 bulan. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mengimplementasikan teknik atau metode pengembangan sistem yang baru ini kurang dari 4 bulan. Terdapat 3 proyek IT yang sudah terealisasikan dari 5 proyek IT yang ada di perusahaan. Pengujian yang dilakukan terhadap sistem baru yang telah dibuat sebelum sistem tersebut go live berkisar dalam jenjang waktu 2 minggu sampai 1 bulan. Pelatihan kepada staf IT dilakukan secara keseluruhan berjumlah 30 hari dalam satu tahun.

8 92 Tabel 4.7 Temuan Berdasarkan IT Development Management Scorecard Financial Perspective Temuan Be in Financial Control Cost of maintenance as a % of Total biaya maintenance untuk sistem maintenance + development costs Microsoft Dynamics NAV dibandingkan dengan jumlah biaya maintenance + development yaitu (16000USD+6000USD) per (22.000USD USD) = 18% dari keseluruhan biaya maintenance dan development. IT Infrastructure Management IT Infrastructure Management memiliki aspek penting yaitu efisiensi, hal ini dikarenakan sebagian besar pengeluaran dari IT digunakan untuk infrastruktur. Untuk itu penting untuk menilai infrastruktur dari sistem Microsoft Dynamic NAV ini. Untuk pemanfaatan asset infrastruktur sudah baik karena penggunaannya sudah sesuai dengan kebutuhan. Untuk jumlah insiden, masalah, atau kegagalan transaksi yang dialami oleh sistem tergolong baik karena jumlahnya yang tidak besar. Berikut merupakan pengukuran dan temuan yang diperoleh: Tabel 4.8 Temuan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard Customer Perspective Temuan Be A Quality Supplier Number of hassle-free days per Dalam periode waktu satu bulan masalah period yang dialami kurang dari lima masalah. Number of business transaction Untuk kegagalan transaksi, sampai dengan failures as a % of total business saat ini belum pernah terjadi kegagalan transactions transaksi.

9 93 Tabel 4.9 Temuan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard Internal Perspective Temuan Optimize Assets Utilization CPU usage (%) overall, prime shift, non-prime Shift Tingkat penggunaan CPU diwaktu kerja mencapai 70% sedangkan untuk nonprimeshift mencapai 30% per hari. DASD usage (% allocated, % Tingkat penggunaan DASD (Direct Access actually used) Storage Device) sebanyak 60% dialokasikan dan 40% yang telah benarbenar digunakan per hari. Printer usage (% busy) Untuk penggunaan printer dalam sehari bisa digunakan sebanyak 60-70%. Network usage (% occupied) Penggunaan jaringan sudah dilakukan sebesar 80 %. Optimize Staff Levels Data Base administrators per Database Administrator yang dimiliki oleh files IT dalam PT.PSS hanya satu orang untuk mengurus database secara kesuluruhan. Be A Quality Operator Number of outage / defects / incidents Dalam periode waktu setahun, kegagalan yang dialami mencapai dua sampai tiga insiden seperti failure , power supply yang lemah, dan masah hardware. % of data backed up Back-up data dilakukan sebanyak 70%- 80% dari jumlah seluruh data. Biasanya yang diback-up merupakan data shareholder, master file, dan data transaksi. Sedangkan sisanya yang tidak terback-up merupakan personal data. Be in Operational Control % of network change requests per Permintaan untuk merubah jaringan year accomplished in time pertahunnya bisa mencapai satu sampai

10 94 % of hardware and software under configuration management Temuan dua kali. Hal ini dilakukan untuk pengembangan sistem. Untuk hardware sebesar tiga dari jumlah keseluruhan hardware under configuration management. Sedangkan untuk software dua dari jumlah keseluruhan software under configuration management. Tabel 4.10 Temuan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Temuan Be A Quick adopter Average elapsed time to (fully) Rata-rata waktu yang diperlukan user master new technique/tools untuk mempelajari teknologi alat-alat pendukung baruya itu kurang dari satu bulan. Average elapsed time to (fully) implement new technique/tools Rata-rata waktu yang diperlukan user untuk mempelajari teknologi atau alat-alat pendukung baru ini kurang dari empat bulan Foster Innovation Number of training days per year/% of total time devoded to training Pelatihan terhadap sistem baru dilakukan secara keseluruhan berjumlah 30 hari dalam periode satu tahun dalam satu tahun. Number of experiments with new technology per year Pengujian yang dilakukan terhadap sistem baru dalam satu tahun dua sampai tiga kali.

11 Hasil Evaluasi Sistem Microsoft Dynamics NAV Saat Ini dan Solusi Pengembangan/ Perbaikan Tabel 4.11 Model Kerja pada PT. Pelita Samudera Shipping Model of Work Working with an eye on the customer Close and intensive customer contact Broad insight in customer requirements Focus on world class service IT Effectiveness Requirement Open ended, informative Access to ubiquitous information bases Access to ubiquitous transaction history Decision support and office automation aids Berdasarkan hasil observasi, kuesioner dan wawancara tarhadap sistem Microsoft Dynamics NAV di PT. Pelita Samudera Shipping, dapat digambarkan hasil evaluasi sistem saat ini beserta solusi pengembangan/perbaikan yang dapat diterapkan untuk sistem ke kedepannya. Pengembangan/perbaikan yang diusulkan mengarah kepada keterkaitannya dengan kebutuhan-kebutuhan efektivitas dari IT sesuai dengan model kerja pada PT.Pelita Samudera Shipping yaitu working with an eye on the customer, sehingga kebutuhan efektivitas IT yang sesuai yaitu Openended, informative. Tabel 4.18 dibawah ini merupakan usulan pengembangan/perbaikan berdasarkan temuan masalah yang dikemukakan pada BAB 3. Tabel 4.12 Usulan Perbaikan dari Temuan Masalah No Masalah Usulan Pengembangan/Perbaikan 1. Tidak semua menu dapat mengenerate PT.PSS sebaiknya memanggil pihak ketiga kode transaksi atau untuk memperbaiki dengan cara master data sehingga sistem menambahkan fungsi untuk men-generate

12 96 pengkodean menjadi tidak konsisten. 2. Masih banyak terdapat penyingkatan istilah dan penamaan field yang tidak umum pada menu yang ada. 3. Tidak ada fungsi filter di beberapa menu. 4. Bagian IT dapat memiliki otorisasi untuk menginput data. 5. Microsoft Dynamics NAV belum terdapat fungsi analysis and reporting tools. kode transaksi atau master data agar sistem pengkodean konsisten di dalam database. User pada divisi Operation sebaiknya memiliki handbook untuk membantu mengerti istilah dan penamaan yang digunakan di dalam sistem. Di dalam sistem Microsoft Dynamics NAV, diubah penamaan label dan tidak disingkat. PT.PSS sebaiknya memanggil pihak ketiga untuk memperbaiki dengan cara menambahkan fungsi filter agar dapat lebih menyaring informasi atau data yang ingin dimunculkan. Bagian IT sebaiknya membuat pengaturan hak akses untuk dapat mengatur otorisasi untuk masing-masing master data dan transaksi. PT.PSS sebaiknya memanggil pihak ketiga untuk menambah fungsi analysis and reporting tools pada sistem Microsoft Dynamics NAV.

13 97 Usulan Sistem Pengkodean Penambahan fungsi untuk dapat men-generate kode pada master data, adalah agar sistem pengkodean menjadi konsisten di dalam database. Sehingga pengguna tidak dapat mengisi sendiri kode tersebut, melainkan sistem akan secara automatis mengeluarkan kode setiap pengguna akan menambah data baru. Dibawah ini pada Gambar 4.2 merupakan salah satu contoh usulan pada menu Barge Card, usulan ini dapat digunakan juga pada menu vessel card lain termasuk Tug Card, MV Card, dan FLF/FC Card Selain itu, sistem pengkodean ini juga dapat digunakan pada menu Item Card pada Gambar 4.3. Gambar 4.2 Usulan Generate Kode Automatis pada Barge Card Gambar 4.3 Usulan Generate Kode Automatis pada Item Card

14 98 Usulan Fungsi Filter Berikut ini merupakan usulan fungsi filter pada beberapa menu yang terdapat suatu daftar tertentu. Untuk menyaring data tertentu yang akan ditampilkan, filter membantu untuk pekerjaan dengan data yang banyak. Dibawah ini terdapat tiga tampilan sistem usulan dengan tambahan combo box, text box, dan tombol search yang berguna sebagai filter. Filter dapat dilakukan berdasarkan date, vessel type, code, dan status. 1. Activity Vessel Card Gambar 4.4 Usulan Tampilan Activity Vessel Card dengan filter 2. FLF Barge Movement List Gambar 4.5 Usulan Tampilan FLF BM List dengan filter

15 99 3. Vessel List Gambar 4.6 Usulan Tampilan Vessel List dengan filter Usulan Tampilan Reporting Tool dalam Bentuk Grafik Usulan tampilan informasi yang dapat digunakan oleh top management untuk pengambilan keputusan adalah dengan menggunakan grafik, hal ini tentunya akan mempermudah top management untuk mengambil keputusan. Diharapkan agar Microsoft Dynamics NAV dapat melakukan analisis untuk pembuatan grafik. dimana data grafik yang dibutuhkan diperoleh dari data harian maupun mingguan perusahaan yang dimasukkan kedalam sistem Microsoft Dynamics NAV. Dibawah ini merupakan beberapa contoh usulan tampilan informasi operasional perusahaan dalam bentuk grafik: Grafik Volume & Trip pada Gambar 4.7 merupakan penggambaran untuk memperlihatkan banyaknya penggunaan/utilisasi tug&barge serta FLF milik PT. PSS berbanding dengan jumlah perjalanan dalam satu bulan, karena di dalam kontrak awal, pelanggan dapat memilih akan menggunakan salah satu jasa dari PT. PSS dan memakai jasa dari perusahaan lain atau kedua jasa (tug&barge dan FLF), berikut penjelasan mengenai inputan data pada Microsoft Dynamics NAV yang dapat menjadi sumber dalam pembuatan report:

16 100 - No of trip: total dari berapa kali penggunaan barge. - Volume carriage by PT.PSS: volume yang dibawa menggunakan tug&barge milik PT. PSS didapat dari keseluruhan cargo on barge yang terdapat pada menu pada T&B Daily (Daily Report Detail Tab). - Volume discharge by PT.PSS s FLF: volume yang dibongkar oleh FLF milik PT. PSS, didapat dari cargo on board yang terdapat inputannya dari menu FLF Barge Movement (Barge Movement Tab) Volume and Trip (Number of volume compared with trip) 60, , ,00 Volume (MT) , , ,00 0 Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 No of trips Volume carriage by PTPSS (MT) Volume discharged by PTPSS' FLFs (MT) ,00 Gambar 4.7 Usulan Tampilan Analysis dalam Bentuk Grafik (Volume & Trip) Grafik Waiting pada Gambar 4.8 merupakan penggambaran untuk memperlihatkan waktu yang telah terpakai dalam kegiatan menunggu/waiting. Report ini berlaku untuk tug&barge dan FLF. Jenis kegiatan waiting dapat disesuaikan dengan report yang akan dibuat. Tujuan report ini salah satunya adalah management dapat mengetahui faktor apa yang menyebabkan waktu pengiriman

17 101 kargo terhenti. Berikut penjelasan mengenai inputan data pada Microsoft Dynamics NAV yang dapat menjadi sumber dalam pembuatan report : - Tug&Barge: untuk melihat report mengenai waktu dan jenis kegiatan menunggu yang dihabiskan oleh t&b, dapat mengambil data dari inputan yang ada pada menu T&B Daily (Tug Report Detail Line). - FLF: untuk melihat report mengenai waktu dan jenis kegiatan menunggu yang dihabiskan oleh FLF, dapat mengambil data dari inputan yang ada pada menu FLF Barge Movement (General Tab). rs) u o (H g a itin l W ta T o 90,00 80,00 70,00 60,00 50,00 40,00 30,00 20,00 10,00 0,00 Waiting in a Month Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Jetty quenue 11, Bridge Schedule 19, Waiting another T&B/Cargo 0, MV delay 4, FLF delay 0, Waiting assist Tug to alongside 1, MV quenue 25, Bad Weather 5, Waiting Instruction 0, Waiting Document 3,50 6 Gambar 4.8 Usulan Tampilan Analysis dalam Bentuk Grafik (Waiting) Grafik Bunker Consumption pada Gambar 4.9 merupakan penggambaran untuk memperlihatkan jumlah bahan bakar yang dikonsumsi oleh vessel selama perjalanan. Report ini berlaku untuk tug&barge. Inputan data pada Microsoft Dynamics NAV yang dapat menjadi sumber dalam pembuatan report, didapat dari menu T&B Daily (Running Hour Tab).

18 102 Bunker Consumption r) ite (L n tio m su n o C r k e n u B 310,00 300,00 290,00 280,00 270,00 260,00 250,00 240,00 230,00 220,00 Week1 Week 2 Week 3 Week 4 Bunkering 250,00 300,00 275,00 230,00 Gambar 4.9 Usulan Tampilan Analysis dalam Bentuk Grafik (Bunker Consumption) Dibawah ini merupakan usulan pengembangan/perbaikan berdasarkan hasil pengukuran berdasarkan temuan yang terdapat pada ketiga scorecard yang digunakan yaitu IT Supply Management, IT Development Management, dan IT Infrastructure Management. Berdasarkan hasil observasi, kuesioner dan wawancara tarhadap sistem Microsoft Dynamics NAV di PT. Pelita Samudera Shipping, dapat digambarkan hasil evaluasi sistem saat ini beserta solusi pengembangan/perbaikan untuk ke depannya.

19 103 IT Supply Management Tabel 4.13 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Customer Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be A Preferred Supplier Number of Minimal kunjungan 1 kali Kunjungan yang dilakukan Untuk dapat menjadi supplier yang lebih formal/informal perbulan dan maksimal di hanya jika terjadi disukai ada baiknya untuk rutin diadakan client visits pertime sesuaikan dengan permasalahan terhadap sistem pertemuan / kunjungan dengan client untuk period kebutuhan user. Microsoft Dynamics NAV menjaga hubungan dan untuk mendapatkan yang digunakan. Tidak ada kepercayaan dari client. total yang pasti untuk kedatangan client. Pada Sebaiknya Staff IT di Samarinda dan dasarnya client mudah dalam Banjarmasin di training agar dapat memahami cara penggunaan Microsoft Dynamics NAV. menyelesaikan permasalahan di wilayahnya masing-masing. Staff IT di Jakarta masih harus ke Samarinda dan Banjarmasin jika terjadi 103

20 104 Target Temuan Hasil Evaluasi masalah pada system tersebut. Tabel 4.14 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Internal Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be A Good Employer Employee satisfaction Total kepuasan karyawan Untuk total kepuasan karyawan Untuk Microsoft Dynamics NAV score pada skor 3-5 (dari total skor 5) dalam mengoperasikan Microsoft Dynamics NAV berada pada skor sangat disarankan untuk rutin dilakukan training atau dengan Dimana diharapkan 1. Hal ini disebabkan karena membuat dokumentasi cara Microsoft Dynamics NAV karyawan tidak memahami cara penggunaan Microsoft Dynamics dapat membantu mengoperasikan Microsoft NAV. Diharapkan tingkat mempermudah dalam Dynamics NAV. kepuasan user akan meningkat penyelesaian masalah. karena sudah mengetahui bagaimana cara menjalankannya dan penanganan apa yang harus dilakukan jika terjadi error. Employee turnover rate Berkurangnya staff Tingkat turnover pada Ada baiknya jika 1 staf

21 105 Target Temuan Hasil Evaluasi sementara (staf yang PT.PSS cukup tinggi, salah dikhususkan untuk mengerjakan terikat kontrak pertiga tahun) satu alasannya adalah karena PT.PSS banyak menggunakan tugas yang memang termasuk dalam divisi mereka. PT.PSS Berkurangnya tingkat staf tidak tetap untuk banyak menggunakan 1 staf turnover 50% (2 3 membantu dalam operasional untuk merangkap beberapa staf) dari tingkat perusahaan. (4 6 staf / 3 pekerjaan. Sehingga akan turnover yang ada saat bulan) memberatkan pekerjaan dari staf ini. Turnover rate di pengaruhi tersebut karena mengerjakan oleh ketidakpuasan karyawan beberapa pekerjaan sekaligus dan adanya rangkap tugas. (1 staf harus dapat mengerjakan dan tentunya akan menyebabkan karyawan berhenti bekerja. beberapa pekerjaan) Bagian Human Resource Development, dapat memiliki program yang dapat mengembangkan karyawan, dan mempertahankan karyawan. Sehingga dapat mengurangi tingkat turn-over.

22 106 Target Temuan Hasil Evaluasi Sebaiknya mempekerjakan karyawan yang memang ahli dibidangnya dan berkomitmen untuk berkerja dengan baik dan menjadi karyawan tetap maupun diadakan system kontrak pertahun jika memang diperlukan. Be A Lean Organization Ratio direct/support Staff IT untuk Jumlah karyawan pada divisi IT PT.PSS perlu untuk menambah staf personnel Jakarta sebanyak 3 di PT.PSS adalah 3 orang. Dan IT, agar dapat mendukung dalam orang (2 untuk pembagian pekerjaannya yaitu 1 perawatan hardware, software dan Microsoft dynamics NAV dan 1 untuk CISCO ) Untuk Banjarmasin orang IT Assist Manager berada di Jakarta, 1 staf IT di Samarinda, dan 1 staf IT di Banjarmasin. sistem Microsoft Dynamics NAV, maka dibutuhkan staf IT yang dapat membantu user dalam penggunaanya dan dapat membantu jika terjadi sebanyak 3 ( permasalahan. Terutama untuk di Microsoft dynamics Samarinda dan Banjarmasin.

23 107 Target Temuan Hasil Evaluasi NAV, Ascenz dan Bassnet) Untuk Samarinda sebanyak 3 orang (Microsoft Dynamics NAV, Ascenz dan Bassnet) Be Competent Usage of external Pengurangan PT.PSS menggunakan konsultan Konsultan external tentu akan consultants to penggunaan eksternal yang membantu pada membantu perusahaan untuk compensate for lack of konsultan external networking (CISCO), IT planning menyelesaikan permasalahan yang skills as a % of own staf dan memanfaatkan dan membatu infrastruktur IT tidak bisa diselesaikan oleh staf sumber daya (MICROSOFT). Dimana jumlah internal. internal yang ada. konsultan eksternal adalah 2 Namun lebih baik jika orang. Namun, kedua konsultan mempekerjakan konsultan internal. tersebut tidak menangani sistem Hal ini akan mempercepat Microsoft Dynamics NAV. penanganan masalah yang terjadi

24 108 Target Temuan Hasil Evaluasi pada PT.PSS tanpa harus menunggu kedatangan dari konsultan external. Konsultan internal tentu akan lebih memahami permasalahan yang terjadi. Karena konsultan internal bekerja dan berinteraksi secara langsung setiap hari di PT.PSS dan tentu pemahaman tentang proses bisnispun akan lebih baik. Akan lebih baik lagi jika perusahaan dapat menggunakan sumber daya internal. Tabel 4.15 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be An Innovative Supplier Average ages of Setiap tahun dilakukan Umur hardware dan aplikasi Sebaiknya untuk software yang hardware and IT pengecekan untuk IT yang digunakan berusia digunakan harus disesuaikan

25 109 Target Temuan Hasil Evaluasi applications hardware yang digunakan. Umur hardware yang digunakan PT.PSS maksimal 5 tahun dan akan di putuskan apakah akan dilakukan pergantian hardware atau tidak setelah 5 tahun berjalan. antara 1-2 tahun dan masih dengan kebutuhan perusahaan dan mengikuti perkembangan teknologi yang ada saat ini. Apabila hardware rata-rata sudah memasuki usia 5 tahun. Maka akan dilakukan pengecekan terhadap hardware yang digunakan. Jika memang terjadi kerusakan pada hardware maka akan diganti dengan hardware yang baru. Namun jika kerusakan tidak terlalu parah, maka hanya akan dilakukan pergantian sparepart. (pengecekan hardware setiap 5 tahun sekali) mengikuti perkembangan teknologi saat ini. Untuk hardware sebaiknya dilakukan pengecekan berkala, seperti pengecekan tahunan untuk mengetahui apakah hardware masih dapat digunakan atau harus dilakukan perbaikan. Minimal 1 tahun sekali.

26 110 Target Temuan Hasil Evaluasi Mix of new and old Microsoft dynamics Terjadi pencampuran antara Pencampuran teknologi sudah dapat technology and extent of NAV, Bassnet dan teknologi lama yaitu berjalan dengan baik. Karena dapat their usage Ascenz dapat saling BASSnet dengan teknologi saling melengkapi kekurangan mendukung pada baru yaitu Microsoft komponen yang ada pada masingmasing teknologi yang digunakan. bagiannya masingmasing (pada divisi Dengan adanya Dynamics NAV. dan sesuai dengan pencampuran teknologi, kegunaannya masing- kedua sistem tersebut saling masing) dan dapat mendukung, dimana fungsi terintegrasi dengan BASSnet mendukung baik satu sama lain. kegiatan operation dalam hal maintenance dan purchase order. Sedangkan Microsoft Dynamics NAV mendukung kegiatan daily operation FLF dan T&B. Foster Innovative Thinking Number of employee > 5 ide pertahun. (yang Jumlah ide perbaikan dari Karyawan sudah cukup aktif

27 111 Target Temuan Hasil Evaluasi improvement ideas dapat dipertimbangkan karyawan dalam waktu 1 dalam memberikan usulan ideide made, approved, and untuk direalisasikan) tahun kurang lebih sebanyak perbaikan bagi perusahaan. implemented per year 10 ide Dan ide tersebut dapat ditinjau Ide yang direalisasikan kembali oleh perusahaan dalam 1 tahun sebanyak 3-4 apakah dapat direalisasikan ide. atau tidak. Ide yang didapat dari karyawan tentu akan sangat membantu perusahaan, hal ini disebabkan karyawan sendirilah yang berinteraksi dengan kegiatan operasional harian perusahaan. Sehingga karyawan lebih memahami permasalahan apa yang harus diperbaiki kedepannya.

28 112 IT Development Management Tabel 4.16 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Development Management Scorecard Customer Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be Cost Effective Total development costs Target biaya pengembangan Total biaya pengembangan sistem PT. PSS mengeluarkan biaya untuk sistem per delivered function sistem baru untuk Microsoft baru untuk Microsoft Dynamics NAV tersebut, masih sesuai dengan alokasi biaya point in operation Dynamics NAV yang yaitu USD. awal. disediakan oleh PT.PSS yaitu berkisar USD. Total maintenance costs Target biaya pemeliharaan Dalam pemeliharaan sistem untuk Biaya yang dikeluarkan untuk per function point in sistem baru untuk Microsoft sistem Microsoft Dynamics NAV, pemeliharaan sistem masih dalam batas operation Dynamics NAV yang PT.PSS mengeluarkan biaya kepada toleransi yaitu berbeda 1%. disediakan oleh PT.PSS Microsoft, yang berjumlah 16% dari yaitu berkisar 15% dari total total harga biaya awal saat membeli biaya pembelian awal system, yang dinamakan Red Carpet sistem. Agreement Technical Support. PT. PSS juga mengeluarkan biaya sebesar

29 113 Target Temuan Hasil Evaluasi 6000USD per tahun sebagai annual fee kepada pihak ketiga yang berperan sebagai eksternal konsultan yang mengimplementasikan sistem ini. Be A Quality Supplier Required training days per user to exploit new Dalam 1 tahun dialokasikan hari untuk training. Pelatihan awal terhadap sistem baru Microsoft Dynamics NAV dilakukan Untuk pelatihan yang di Banjarmasin dan Samarinda belum efektif yang hanya systems Namun angka ini dapat kepada user yang berada di berjumlah 2 hari dan melalui video call. berubah jika memang Samarinda dan Banjarmasin yaitu 2 Sebaiknya dilakukan secara face to face training diperlukan. hari dengan melalui video call. dengan praktek langsung. Sehingga Sedangkan untuk di Jakarta yaitu 3 hari, terhitung dari awal sampai saat pelatihan akan lebih efektif dari segi komunikasi dan pemahaman. ini. Number of versions Tidak ada target yang pasti Jumlah rework dokumentasi tertulis - (rework) of written untuk dokumentasi mengenai pengembangan sistem documentation Microsoft Dynamics NAV berjumlah 2 sejak implementasi.

30 114 Target Temuan Hasil Evaluasi Number of software Jumlah software yang Jumlah software yang kurang Sistem Microsoft Dynamics NAV yang defects in acceptance test berjalan tidak sempurna berjalan dengan sempurna atau masih masih banyak kekurangan, hendaknya by size diharapkan tidak ada. banyak kekurangan pada acceptance dilakukan perbaikan kembali dengan test adalah satu, yaitu Microsoft Dynamics NAV. memberikan daftar error pada sistem dan fungsi-fungsi yang belum berjalan kepada pihak yang bertanggung jawab dalam hal support&maintenance.

31 115 Tabel 4.17 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Development Management Scorecard Internal Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be in Operational Control Number of change request Perubahan diharapkan tidak Jumlah permintaan untuk Perubahan pada suatu sistem dapat per year per ada. mengubah komponen atau fungsifungsi ditinjau kembali secara bijak, apakah application/user group tertentu pada suatu sistem berkisar 5 8 kali perubahan per memang sistem perlu dikustomisasi kembali, mengingat sistem Microsoft tahun. Dynamics NAV sudah mengalami kustomisasi sebesar 80% mengikuti proses bisnis yang ada.

32 116 Tabel 4.18 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Development Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be A Quick Adopter Average elapsed time to (fully) master new development approaches / techniques / tools Average elapsed time to (fully) implement new development approaches / techniques / tools Target rata-rata waktu yang diperlukan untuk mempelajari Rata-rata waktu yang diperlukan untuk mempelajari secara penuh secara penuh teknik atau teknik atau metode pengembangan metode pengembangan sistem yang baru ini kurang dari 1 system tergantung pada bulan. tingkat kesulitan dari sistem yang dipelajari. Minimal 2 minggu. Target rata-rata waktu yang Rata-rata waktu yang diperlukan diperlukan untuk untuk mengimplementasikan implementasi secara penuh teknik atau metode pengembangan teknik atau metode sistem yang baru ini kurang dari pengembangan system 4bulan. tergantung pada tingkat kesulitan dari sistem yang Rata-rata waktu dalam mempelajari penuh pengembangan sistem ini sudah sesuai dengan target dan dapat disesuaikan dengan tingkat kerumitan sistem dan kemampuan dari masing-masing user yang akan menggunakannya. Rata-rata waktu untuk implementasi teknik atau metode pengembangan sistem baru, terutama sistem Microsoft Dynamics NAV sudah baik.

33 117 Target Temuan Hasil Evaluasi dipelajari. Minimal 1 bulan. Foster Innovation Number of state of the art Ide proyek IT dapat projects per year/ % of total number of projects direalisasikan semua, setelah mendapatkan persetujuan dari top management. Number of experiments Target pengujian yang with new packages / IT dilakukan terhadap system solutions per year dalam kurun waktu satutahun satu kali per jumlah system baru yang akan dipakai. Number of training days Target rata-rata waktu yang per year / % of total time diperlukan untuk melakukan devoted to training training teknologi / alat-alat pendukung baru yaitu Terdapat 3 proyek IT yang sudah 60% proyek sudah terealiasasi dari yang terealisasikan dari5 proyek IT telah direncanakan. Divisi IT dapat yang ada di perusahaan. meningkatkan pencapaian realisasi proyek dengan terus konsisten, fokus, serta tanggap dengan keadaan perusahaan saat ini sehingga proyek yang telah direncanakan dapat dijalankan di perusahaan. Pengujian yang dilakukan terhadap Untuk pengujian yang dilakukan terhadap system baru yang telah dibuat teknologi atau system baru ada baiknya sebelum system tersebut go live dilakukan sesuai dengan tingkat adalah 3 kali. kompleksitas dan pengaruh sistem. Pelatihan kepada staff IT Jumlah pelatihan kepada staf IT bergantung dilakukansecara keseluruhan pada seberapa efektif tiap pelatihan tersebut, berjumlah 30hari dalam satu karena setiap pelatihan akan berbanding tahun. lurus dengan peningkatan produktivtas

34 118 Target Temuan Hasil Evaluasi tergantung pada tingkat perusahaan. kesulitan dari system untuk dipelajari. Tabel 4.19 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Development Management Scorecard Financial Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be in Financial Control Cost of maintenance as a Target biaya maintenance Total biaya maintenance untuk sistem % of maintenance + dari PT. PSS adalah kisaran Microsoft Dynamics NAV development costs 15% dari biaya pembelian awal sistem. dibandingkan dengan jumlah biaya maintenance + development yaitu (16000USD+6000USD) per (22.000USD USD) = 18% dari keseluruhan biaya maintenance dan development. Biaya yang dikeluarkan untuk maintenance lebih dari target semula. Maka dari itu, diharapkan maintenance yang dilakukan, dapat dilakukan secara optimal.

35 119 IT Infrastructure Management Tabel 4.20 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard Customer Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be A Quality Supplier Number of hassle-free Target dalam periode satu tahun Dalam periode waktu satu bulan Dalam hal kualitas sebagai supplier days per period minimal tingkat terjadinya masalah yang dialami kurang dari sudah kurang baik terlihat dari jumlah masalah maksimal dua masalah lima masalah. masalah yang dihadapi dalam periode yang terjadi satu bulan terjadi lima masalah, Akan lebih baik lagi jika masalah yang dihadapai kedepannya bisa semakin berkurang. Number of business Target untuk kegagalan Untuk kegagalan transaksi, Sampai Dari hasil temuan diketahui bahwa transaction failures as a % transaksi, diharapkan tidak ada dengan saat ini belum pernah infrastruktur IT pada PT.PSS sudah baik of total business kegagalan transaksi yang terjadi terjadi kegagalan transaksi. hal ini didasarkan pada temuan yang transactions menyatakan bahwa belum pernah terjadi kegagalan transaksi yang diakibatkan oleh infrastuktur IT perusahaan.

36 120 Tabel 4.21 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard Internal Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Optimize Assets Utilization CPU usage (%) overall, Target penggunaan CPU untuk Tingkat penggunaan CPU diwaktu Untuk tingkat penggunaan CPU dapat prime shift, non-prime prime shift sebesar 60%-70%. kerja mencapai 70% sedangkan diukur dengan melihat seberapa besar shift Sedangkan untuk non-prime untuk non-primeshift mencapai 30% penggunaannya dan pada PT.PSS time shift diharapkan sebesar per hari. penggunaan CPU sebesar 70% % Sehingga dapat disimpulkan penggunaan asset CPU sudah optimal, hal ini berdasarkan pada target penggunaan CPU di perusahaan dan temuan penggunaan CPU. DASD usage (% allocated, Target penggunaan DASD Tingkat penggunaan DASD (Direct Untuk penggunaan DASD sudah baik % actually used) pada sebesar 60%-80% Access Storage Device) sebanyak karena sudah sesuai dengan target, untuk dialokasikan, 70%-80% yang 60% dialokasikan dan 40% yang pengalokasiannya dapat dikatakan sudah benar-benar digunakan. telah benar-benar digunakan per hari mendekati target dari perusahaan. Printer usage (% busy) Target penggunaan printer Penggunaan printer dalam sehari Dengan penggunaan printer sebanyak pada sebesar 70 % melihat digunakan sebanyak 60-70% 60-70% perhari dapat dikatakan sudah

37 121 Target Temuan Hasil Evaluasi jumlah printer yang ada di efektif dan penggunaannya sudah PT.PSS hanya satu yaitu optimal Karena penggunaan printer sebagai mesin untuk sendiri sudah sesuai dengan kebutuhan melakukan copy data, print, dan target perusahaan itu sendiri. dan scan Apabila perusahaan ingin menjalankan kegiatannya dengan ramah lingkungan yang mengacu pada HSSE (Health, Safety, Security, Environment), maka ada baiknya jika perusahaan lebih menghemat dalam penggunaan printer. Network usage (% Target penggunaan jaringan Penggunaan jaringan sudah Perusahaan sudah mengoptimalkan occupied) pada sebesar 70%-80% dilakukan sebesar 80 % penggunaan jaringan untuk membantu kegiatan operasionalnya. Hal ini sudah sesuai dengan target perusahaan. Optimize Staff Levels Database Administrators per files Target jumlah database Database Administrator yang Untuk saat ini 1 orang staf masih cukup administrator disesuaikan dimiliki oleh IT dalam PT.PSS untuk mengurus database secara dengan jumlah file yang ada. hanya satu orang untuk mengurus keseluruhan, hal ini dikarenakan

38 122 Target Temuan Hasil Evaluasi Satu orang database database secara kesuluruhan. perusahaan tersebut belum lama berdiri administrator untuk per files. dan data yang disimpan masih belum banyak. Namun pada masa yang akan datang ada baiknya jika perusahaan memiliki Database Administrator disesuai dengan jumlah file yang ada pada database perusahaan. Jika perusahaan memiliki file yang banyak atau perusahaan merupakan perusahaan besar sebaiknya Database Administrator yang dimiliki lebih dari satu. Be A Quality Operator Number of outage /defects Target untuk tingkat terjadinya Dalam periode waktu setahun, Untuk jumlah insiden yang terjadi dapat / incidents kegagalan atau insiden yang kegagalan yang dialami mencapai dikatakan cukup kecil. Namun tidak tidak diinginkan maximal dua dua sampai tiga insiden seperti sesuai dengan target perusahaan. kali / tahun. failure , power supply yang lemah, dan masah hardware. diharapkan kedepannya untuk memiliki solusi dalam menangani insiden tersebut. Contohnya pada permasalahan power

39 123 Target Temuan Hasil Evaluasi supply sebaiknya disediakan UPS dan Stabilizer sehingga mengurangi kemungkinan kegagalan yang disebabkan oleh power supply. Sedangkan untuk masalah yang disebabkan perangkat keras dapat dicegah dengan pengecekan secara berkala untuk mengurangi masalah yang mungkin muncul. % of data backed up Target PT.Pelita Samudra Back-up data dilakukan sebanyak Back up data sudah cukup baik namun Shipping dalam melakukan 70%-80% dari jumlah seluruh data. masih belum sesuai dengan target Back-up data yaitu sebesar Biasanya yang diback-up perusahaan. 100%. Diharapkan semua data yang ada di masing-masing merupakan data shareholder, master file, dan data transaksi. Sedangkan Jika perusahaan ingin melakukan backup pada semua data baik data transaksi komputer dapat diback-up. sisanya yang tidak terback-up maupun data personal pada setiap merupakan personal data. komputer. Ada baiknya perusahaan melakukan penjadwalan untuk melakukan back-up data. Misalnya

40 124 Target Temuan Hasil Evaluasi setiap akhir minggu.. Hal ini akan mendorong user untuk melakukan backup keseluruhan data karena sudah terjadwal. Tidak menutup kemungkinan bahwa 20% data yang tidak terback up bisa menyebabkan masalah dikemudian hari jika ada permasalahan yang membutuhkan data tersebut. Be in Operational Control % of network change Jumlah permintaan perubahan Permintaan untuk merubah jaringan Perusahaan sudah melakukan perubahan requests per year jaringan dalam periode satu pertahunnya antara satu sampai dua jaringan 1-2 kali / tahun. dapat accomplished in time tahun maksimal satu sampai kali. Hal ini dilakukan untuk disimpulkan bahwa perusahaan ingin dua kali, tergantung tingkat pengembangan sistem. mengembangkan systemnya menjadi kebutuhan perusahaan. lebih baik lagi dan salah satu factor pendukungnya adalah jaringan. Oleh sebab itu dilakukan perubahan jaringan dengan harapan agar system yang digunakan dapat berjalan dengan baik.

41 125 Target Temuan Hasil Evaluasi % of hardware and Targetnya semua software dan Untuk hardware sebesar tiga dari Masih terdapat software dan hardware software under hardware sudah under jumlah keseluruhan hardware under yang tidak under configuration configuration configuration management configuration management. management. Ada baiknya seluruh management Sedangkan untuk software dua dari hardware dan software under jumlah keseluruhan software under configuration management. configuration management. Agar kedua perangkat tersebut diimplementasi serta di-maintain secara terkontrol. Tabel 4.22 Usulan Pengembangan/Perbaikan Berdasarkan IT Infrastructure Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Target Temuan Hasil Evaluasi Be A Quick Adopter Average elapsed time to Rata-rata waktu yang Rata-rata waktu yang diperlukan Untuk rata-rata waktu yang diperlukan (fully) master new diperlukan untuk mempelajari user untuk mempelajari teknologi dalam mempelajari teknologi dan alatalat technique/tools. teknologi / alat-alat pendukung alat-alat pendukung baru yaitu pendukung baru itu tergantung pada baru tergantung pada tingkat kurang dari satu bulan. kemampuan usernya dan tingkat kesulitan dari teknologi/alat kompleksitas dari teknologi dan alat-alat pendukung yang dipelajari. pendukung baru yang akan digunakan

42 126 Target Temuan Hasil Evaluasi Ditargetkan dalam kurun waktu oleh user tersebut. 1 bulan karyawan sudah Dari hasil temuan dapat disimpulkan memahami dengan baik bahwa karyawan cepat dalam teknologi dan alat-alat mempelajari teknologi dan alat pendukung yang baru. pendukung lainnya. Sehingga jika system yang digunakan sudah sesuai dan dapat berfungsi dengan baik maka untuk proses pembelajaran system tersebut tidak akan memakan waktu lama. Average elapsed time to Rata-rata waktu yang Rata-rata waktu yang diperlukan Untuk implementasi sendiri sama halnya (fully) implement new diperlukan untuk user untuk mengimplementasikan dengan mempelajari. disesuaikan dengan technique/tools. mengimplementasikan teknologi atau alat-alat pendukung kemampuan karyawan dan dilihat juga teknologi / alat-alat pendukung baru ini kurang dari empat bulan. dari hasil pencapaian implementasi baru yaitu tergantung pada teknologi atau alat-alat pendukung baru, tingkat kerumitan dari apakah setelah melakukan implementasi teknologi / alat pendukung yang akan diimplementasikan. kurang dari empat bulan tujuan dari implementasi terebut tercapai atau tidak. Target yang diharapkan

43 127 Target Temuan Hasil Evaluasi berkisar antara 1-5 bulan tergantung pada tingkat kerumitan implementasinya Foster Innovative Number of training days Rata-rata waktu yang Pelatihan terhadap sistem baru Perusahaan sudah melakukan beberapa per year/% of total time diperlukan untuk melakukan dilakukan secara keseluruhan kali training dan tentunya akan sangat devoded to training. training teknologi / alat-alat berjumlah 30 hari dalam periode membantu dalam pemahaman karyawan, pendukung baru yaitu satu tahun. namun disayangkan jika tingkat turnover tergantung pada tingkat masih tinggi. Karena tidak ada kesulitan dari sistem untuk dipelajari. Dalam 1 tahun di alokasikan 10 penurunan ilmu dari hasil training yang diadakan. Ada baiknya melakukan training sesuai -30 hari untuk training. Namun dengan tingkat kemampuan dari angka ini dapat berubah jika karyawannya. Jika karyawan bisa memang training diperlukan. menangkap materi pelatihan dengan cepat maka, tidak perlu mengeluarkan biaya yang besar, sehingga lebih efisien. Number of experiments Target pengujian yang Pengujian yang dilakukan terhadap Pengujian yang dilakukan sudah cukup

44 128 Target Temuan Hasil Evaluasi with new technology per dilakukan terhadap sistem sistem baru dalam satu tahun antara sering melewati target yang ada. dan hal year. dalam kurun waktu satu tahun yaitu satu kali per jumlah sistem baru yang akan dipakai. 2 ini akan berdampak baik karena hal tersebut dilakukan untuk mengetahui bagus atau tidaknya teknologi yang digunakan. Dengan melakukan percobaan pada teknologi baru, perusahaan dapat mengetahui teknologi terbaru yang bagus dan sesuai dengan perusahaan. Dan teknologi apa yang dapat menunjang operasional perusahaan agar lebih baik lagi.

45 Usulan Pengisian Kerangka Kerja BTripleE Setelah mendapatkan temuan terhadap 3 scorecard, yaitu IT Supply Management, IT Development Management, dan IT Infrastructure Management, dimana perspektif yang digunakan yaitu Customer Perspective, Internal Perspective, Innovation and Learning Perspective, dan Financial Perspective terdapat beberapa pengukuran yang belum dapat diidentifikasi oleh perusahaan. Maka dari itu berikut merupakan penjelasan mengenai pengukuran-pengukuran tersebut. Sehingga perusahaan memiliki gambaran untuk melakukan evaluasi terhadap nilai-nilai pengukuran yang belum teridentifikasi. IT Supply Management Tabel 4.23 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Customer Perspective Be An Attractive Supplier Awareness score of the suppliers product and service portfolio % of proposals that are converted into a contract Deskripsi Sebagai supplier yang baik hendakya memberikan penjelasan produk maupun jasa yang ditawarkan kepada customer hal ini akan berdampak pada peningkatan kepercayaan dari customer terhadap supplier. Dengan mengetahui berapa jumlah proposal yang disetujui untuk dijadikan kontrak maka dapat dijadikan acuan untuk mengetahui tingkat kepercayaan customer dan dapat dijadikan referensi pencarian solusi untuk peningkatan kinerja kedepannya sehingga akan lebih banyak 129

46 130 Deskripsi proposal yang disetujui untuk dijadikan kontrak. Overall client satisfaction score Total kepuasan klien tentu akan berdampak baik bagi supplier. Ada banyak cara untuk meningkatkan kepuasaan klien. Salah satunya dengan memberikan pelayanan yang terbaik untuk klien. Be A Preferred Supplier Number of workstations served as a % of total workstations Salah satu ukuran untuk menjadi supplier yang disukai adalah dengan melihat jumlah workstations yang yang digunakan. Be A Business Partner Agreed upon total annual budget vs. Hendaknya supplier mengetahui total realization % of supplier revenue anggaran tahunan yang disepakati dalam covered by formal contracts kontrak dan dibandingkan dengan realisasinya. Untuk mengetahui apakah terjadi perbedaan anggaran dan jika terjadi perbedaan maka sebaiknya perusahaan mengetahui mengapa perbedaan anggaran tersebut dapat terjadi. Dengan mengetahui alasan perbedaan anggaran Tersebut maka perusahaan dapat melakukan perbaikan kedepannya untuk mencegah terjadinya perbedaan anggaran yang dikeluarkan dengan kontrak. % of bills sent out on time Total tagihan harus dikirimkan tepat waktu. Tentunya hal ini dapat dilakukan jika seluruh biaya yang dikeluarkan dapat dihitung dengan baik dan cepat (real time).

47 131 Tabel 4.23 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Internal Perspective Deskripsi Be A Good Employer % of employee absence, illness days Untuk melihat kinerja karyawan apakah baik atau tidak dapat dilihat dari total ketidakhadiran/ sakit. Dengan begitu maka dapat melihat presentase kinerja karyawan tersebut apakah meningkat atau bahkan menurun. Salary competitiveness Persaingan gaji yang baik akan meningkatkan semangat kerja dari karyawan tersebut. Untuk mendapatkan gaji yang baik maka kinerja karyawan harus baik pula. Be a Lean Organization Ratio direct/indirect hours Pembagian jam kerja. Misalnya jika ada seorang karyawan memiliki jam kerja sebanyak 8 jam dalam 1 hari maka selama kurun waktu 8 jam apa saja yang dapat dilakukan. Seperti misalnya 2 jam untuk perbaikan error. 3 jam untuk membangun system baru dan lain sebagainya. Dan jika ada alokasi pekerjaan maka harus tetap mengacu pada job desk dari karyawan tersebut. Be Competent Lost business because of lack of Kehilangan bisnis karena kurangnya capability kemampuan karyawan internal sering terjadi pada beberapa perusahaan. Cara menanggulanginya dengan diadakan

48 132 Deskripsi pelatihan maupun dengan menggunakan staf external. Tabel 4.24 Usulan Pengisian Berdasarkan IT Supply Management Scorecard Innovation and Learning Perspective Be An Innovative Supplier % of budget spent on IT staff training % of budget spent on IT research and development Number of new products/services launched peryear Create New Markets % of revenues from new applications, products, and/or Deskripsi Anggaran yang dikeluarkan hendaknya realistis dan disesuaikan dengan kebutuhan staf IT. Dengan adanya anggaran untuk pelatihan maka akan lebih mudah untuk diadakan pelatihan-pelatihan IT dan tentunya akan meningkatkan kemampuan dari staf IT tersebut. Selain anggaran untuk keperluan pelatihan, hendaknya disediakan anggaran untuk melakukan research dan untuk membangun suatu system. Dengan begitu performa dari segi IT akan lebih baik lagi Perusahaan yang baik adalah perusahaan yang memiliki kemauan untuk berkembang maupun melebarkan unit bisnisnya. Namun tetap focus pada bidang bisnis yang dijalankan. Misalnya dengan meningkatkan jenis-jenis jasa yang ditawarkan. Dengan membuat suatu aplikasi, produk maupun jasa yang baru maka akan