PUSAT DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Transkripsi

1 V E R I F I K A S I & V A L I D A S I N I S N M E L A L U I A P L I K A S I V E R V A L P D L O G I N O P E R A T O R S E K O L A H S M P / S M A / S M K PUSAT DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 2017

2 H O M E Diagram Pie menggambarkan kondisi data di sekolah (data referensi, residu, belum memiliki NISN/mutasi, invalid), sesuai data hasil sinkronisasi dari Aplikasi Dapodik. Progress harian menggambarkan aktivitas operator sekolah per hari.

3 R E F E R E N S I ( n e w ) Referensi : Aktif >>>> Data siswa aktif sesuai data Dapodik tahun ajaran berjalan. Lulusan >> Data lulusan tahun ajaran sebelumnya (new). Menampilkan data peserta didik yang sudah memiliki NISN valid.

4 R E F E R E N S I ( a k t i f ) Pembaruan pada fitur ini adalah dihilangkannya fitur UNMATCH Operator Sekolah harus lebih teliti dan berhati-hati ketika mengelola data residu (MATCH atau NOT MATCH) karena data residu yang sudah menjadi data referensi tidak akan bisa dikembalikan lagi ke residu seperti pada versi sebelumnya.

5 R E F E R E N S I ( l u l u s a n ) Fitur baru - Referensi Lulusan Menampilkan data peserta didik yang sudah diluluskan dari Aplikasi Dapodik pada tahun ajaran sebelumnya, baik yang sudah sudah/belum memiliki NISN yang valid.

6 R E S I D U RESIDU Fitur ini hanya ada untuk jenjang SMP dan SMA/SMK. Menampilkan data peserta didik kelas 7 atau kelas 10 yang belum memiliki NISN yang valid, meskipun di Aplikasi Dapodik sudah dientrikan NISN. Data juga akan dianggap sebagai residu jika ada perbedaan entri 4 variabel (NISN, Nama, tempat, dan tanggal lahir) antara data Dapodik dan Arsip NISN.

7 CARA MENYELESAIKAN RESIDU Langkah 1 Klik data peserta didik, maka sistem VervalPD akan menampilkan hasil pencarian 1 dari database Arsip NISN Langkah 2 Identifikasi kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian ke-1), identifikasi kemiripan/kesesuaian pada variabel Nama, tempat, tanggal lahir dan nama ibu kandung. Konsep verifikasi dan validasi data residu Mencari data pembanding yang mirip/sesuai.

8 CARA MENYELESAIKAN RESIDU Langkah 3 Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-1) tidak mirip/tidak sesuai, lakukan pencarian data pembanding selanjutnya dengan menekan tombol SEARCH NEXT. Pencarian data pembanding Sistem VervalPD bisa melakukan pencarian data pembanding sebanyak 5x pencarian

9 CARA MENYELESAIKAN RESIDU Langkah 4 Identifikasi kembali kemiripan/kesesuaian data residu dengan data pembanding (pencarian ke-2), identifikasi kemiripan/kesesuaian pada variabel Nama, tempat, tanggal lahir dan nama ibu kandung. Konsep verifikasi dan validasi data residu Mencari data pembanding yang mirip/sesuai, tidak harus sama persis.

10 CARA MENYELESAIKAN RESIDU Langkah 5 Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-2) mirip/sesuai, klik data pembanding lalu tekan tombol MATCH. Dengan menekan tombol MATCH, secara otomatis data peserta didik akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN dari data pembanding, dan hilang dari residu. Mekanisme MATCH Data Residu akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN yang di-match-kan dari data pembanding, penulisan data yang berpindah ke Referensi Aktif akan mengikuti penulisan data Residu yang bersumber dari Dapodik, bukan berdasarkan penulisan dari data pembanding (Arsip NISN).

11 CARA MENYELESAIKAN RESIDU Langkah 6 Jika hasil identifikasi data pembanding (pencarian ke-2) juga tidak mirip/tidak sesuai, klik SEARCH NEXT demikian seterusnya hingga pencarian terakhir yaitu pencarian ke-5 untuk mencari data pembanding yang mirip/sesuai. Jika dari ke-5 opsi data pembanding (pencarian ke-1 s/d ke-5) tidak ada yang mirip/sesuai, tekan tombol NOT MATCH. Dengan menekan tombol NOT MATCH, secara otomatis sistem VervalPD akan memberikan NISN baru untuk data peserta didik yang dimaksud. Data kemudian akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru, dan hilang dari residu. Mekanisme NOT MATCH Tombol NOT MATCH akan aktif di akhir pencarian data pembanding ke-5 dan bisa digunakan. Dengan mekanisme ini data Residu akan berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru yang dibuatkan oleh sistem VervalPD.

12 HAL-HAL PENTING TERKAIT RESIDU HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN SAAT MELAKUKAN VERIFIKASI DAN VALIDASI NISN UNTUK DATA RESIDU: Setiap NISN yang dientrikan di Dapodik belum tentu/tidak selalu dianggap valid oleh VervalPD. Jika ada perbedaan entri/input antara data Dapodik dan data Arsip NISN, maka data peserta didik tersebut akan dianggap sebagai residu terlebih dahulu. Seluruh data yang tampil sebagai residu harus diselesaikan satu-persatu oleh Operator Sekolahnya langsung. Konsep penyelesaian residu cukup sederhana, yaitu dengan mencari dan memilih data pembanding dari database Arsip NISN yang ditampilkan oleh sistem VervalPD. Jika ditampilkan data yang mirip/sesuai dengan peserta didik yang dimaksud, pilih MATCH. Namun jika tidak ditemukan data yang mirip/sesuai dari database Arsip NISN, pilih NOT MATCH. Kemiripan/kesesuaian data pembanding ditentukan berdasarkan identifikasi Operator Sekolah terhadap variabel: Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Nama Ibu Kandung Peserta Didik. Operator Sekolah tidak boleh membiarkan data Residu (tidak menyelesaikan data residu dengan tuntas). Semua data Residu harus dipindahkan ke Referensi dengan 2 pilihan (MATCH atau NOT MATCH), tidak boleh dibiarkan di Residu. Jika tidak menemukan NISN yang diinginkan dari data pembanding (pencarian 1 s/d 5), klik NOT MATCH saja, ajukan pembuatan NISN baru terlebih dahulu supaya data bisa berpindah ke Referensi Aktif dengan NISN baru. Setelah itu jika masih merasa bahwa NISN baru tidak sesuai dengan NISN di dokumen sebelumnya (misal ijazahnya), ajukan perubahan NISN melalui fitur Edit NISN.

13 B E L U M M E M I L I K I N I S N ( n e w ) Fitur Belum Memiliki NISN Fitur baru ini menampilkan peserta didik mutasi (pindahan) kelas 8 dan 9 (SMP), dan kelas 11 dan 12 (SMA/SMK) yang belum memiliki NISN yang valid dari jenjang/sekolah sebelumnya. Status Validasi ada 2 kategori : Siswa baru Kelas 1* dan Mutasi Siswa. *Kategori Siswa Baru Kelas 1 hanya untuk jenjang SD.

14 HAL-HAL PENTING TERKAIT BELUM MEMILIKI NISN HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN PADA FITUR BELUM MEMILIKI NISN: Seluruh data peserta didik dengan pilihan registrasi masuk rombel di Dapodik sebagai siswa baru kelas 1 atau Mutasi akan ditampilkan dalam fitur ini, jika belum memiliki NISN yang dianggap valid oleh sistem VervalPD. Untuk status validasi Siswa Baru Kelas 1, Operator Sekolah cukup menunggu proses penomoran NISN otomatis, tidak ada pengerjaan apapun dari Aplikasi VervalPD.* Setiap peserta didik baru kelas 1 akan diberikan NISN secara otomatis setelah batas waktu yang ditentukan, Operator Sekolah harus memastikan agar melakukan pengiriman data (sinkronisasi) peserta didik kelas 1 dari Aplikasi Dapodik maksimal tanggal 30 September per tahun ajaran. Jika melebihi batas waktu belum juga melakukan pengiriman data, maka peserta didik kelas 1 akan diberikan NISN pada tahun ajaran berikutnya. Untuk status validasi Mutasi Siswa, Operator Sekolah tidak boleh membiarkan data peserta didik tetap tampil di fitur ini, dan harus segera di proses. Semua data Mutasi Siswa harus diproses oleh Operator Sekolah, tidak boleh dibiarkan di Belum Memiliki NISN. Konsep penyelesaian Mutasi Siswa adalah dengan mencari data peserta didik yang bersangkutan di sekolah asal/sebelumnya. *Kategori Siswa Baru Kelas 1 hanya untuk jenjang SD.

15 CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA LANGKAH 1 Klik tulisan MUTASI SISWA

16 CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA LANGKAH 2 Cari data siswa mutasi di sekolah asal. (syaratnya siswa harus sudah diregistrasikan keluar/mutasi keluar dari sekolah asal) Cara mencari data siswa mutasi di sekolah asal : Pilih nama PROPINSI dari sekolah asal, Pilih nama KABUPATEN/KOTA dari sekolah asal, dan Pilih sekolah asal dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman DATA MASTER REFERENSI (

17 ACUAN NPSN DALAM MUTASI SISWA Acuan NPSN Perhatikan : Pencarian sekolah asal, dilakukan dengan mengetikkan NPSN yang mengacu pada laman DATA MASTER REFERENSI (

18 CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA LANGKAH 3-A Jika data sekolah dan data siswa ditemukan di sekolah asal, klik data siswa yang dimaksud lalu klik PILIH SISWA Setelah proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, pada menu MUTASI >> Siswa Ditemukan

19 DI PROSES OLEH OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KAB/KOTA/PROVINSI tampilan di akun Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, menu MUTASI >> Siswa Ditemukan Data Lama : Data siswa di sekolah asal (sekolah sebelumnya) Data Baru : Data siswa di Dapodik sekolah saat ini Wewenang Operator Dinas Pendidikan Approve >>> setujui proses mutasi jika data lama dan baru mirip/sesuai. Setelah proses approve, data akan kembali ke sekolah, pada menu Referensi (Valid). Reject >> tolak proses mutasi jika data lama dan data baru sangat berbeda (ada indikasi mengambil NISN siswa lain atau jika proses mutasi yang dilakukan Operator Sekolah keliru). Sertakan alasan penolakan.

20 CARA MENYELESAIKAN MUTASI SISWA B2 LANGKAH 3-B B1 --- Jika sekolah ditemukan, namun data siswa yang dimaksud tidak ditemukan, cukup klik PILIH SEKOLAH B2 --- Jika sekolah asal dan data siswa (kedua datanya) tidak ditemukan sama sekali, klik TIDAK DITEMUKAN Setelah salah satu proses tersebut, maka data siswa akan masuk ke daftar antrian Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, pada menu MUTASI >> Siswa Tidak Ditemukan

21 DI PROSES OLEH OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KAB/KOTA/PROVINSI tampilan di akun Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota/Provinsi, menu MUTASI >> Siswa Tidak Ditemukan Wewenang Operator Dinas Pendidikan Approve >>> setujui proses mutasi. Jika hasil verifikasi data secara manual sudah dinas terima dan sudah dikonfirmasi sekolah. Setelah proses approve oleh dinas, maka data akan diteruskan dan masuk ke daftar antrian PDSPK. Reject >> tolak proses mutasi jika hasil verifikasi dinas menemukan kejanggalan atau kekeliruan yang dilakukan oleh Operator Sekolah. Sertakan alasan penolakan. Data akan kembali ke sekolah, pada menu Belum Memiliki NISN.

22 DI PROSES OLEH PDSPK tampilan di akun Pusat/PDSPK Wewenang PDSPK Approve >>> setujui proses mutasi. Data siswa akan di verifikasi ulang oleh PDSPK dan NISN untuk siswa mutasi sebagai hasil verifikasi PDSPK akan dikembalikan ke sekolah, pada menu Referensi (valid). Reject >> tolak proses mutasi jika hasil verifikasi ditemukan kekeliruan yang dilakukan Operator Sekolah. Diberikan alasan penolakan. Data siswa akan kembali ke sekolah, pada menu Belum Memiliki NISN.

23 S T A T U S P E N G A J U A N M U T A S I ( n e w ) STATUS PENGAJUAN MUTASI Menampilkan data peserta didik yang diajukan proses mutasi siswa melalui aplikasi VervalPD. Untuk mengetahui pengajuan mutasi sudah sejauh mana proses approvalnya.

24 D A T A I N V A L I D ( n e w ) DATA INVALID Fitur ini menampilkan data-data yang tidak valid, dilihat dari sisi Data Dapodik. Jika ada kesalahan dalam prosedur pengisian/entri data peserta didik di Dapodik, maka sistem VervalPD akan menginformasikan kesalahan tersebut melalui fitur ini. Contohnya: ketidaklengkapan pengisian variabel data peserta didik, tanggal masuk sekolah untuk siswa mutasi tidak valid, kesalahan penentuan registrasi masuk rombel dan lain-lain.

25 E D I T D A T A EDIT DATA Fitur ini masih sama dengan fitur di versi sebelumnya, berfungsi untuk memperbaiki data Referensi Aktif VervalPD. Ada 2 jenis EDIT DATA: 1. Edit NISN. 2. Edit identitas (Nama, Tempat, Tanggal lahir, Jenis kelamin dan Nama ibu kandung peserta didik).

26 E D I T N I S N EDIT NISN NISN yang sudah menjadi Referensi Aktif VervalPD masih bisa diajukan perubahan.

27 CARA MENGAJUKAN EDIT NISN Langkah 1 Klik tombol PILIH SISWA. Langkah 2 Pilih data peserta didik yang akan di EDIT NISN-nya, lalu Klik tombol OK. EDIT NISN NISN yang akan diajukan perubahan harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data Residu tidak bisa diajukan perubahan.

28 CARA MENGAJUKAN EDIT NISN Langkah 3 Isikan NISN baru sesuai dengan NISN yang tercantum di Ijazah sebelumnya. Langkah 4 Lampirkan/upload scan Ijazah sesuai ketentuan. SCAN DOKUMEN Dokumen yang diijinkan berupa Ijazah, upayakan scan dari dokumen asli, file ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).

29 CARA MENGAJUKAN EDIT NISN Langkah 5 Klik tombol PENGAJUAN PERUBAHAN. Tombol Batal digunakan untuk menggagalkan proses pengajuan perubahan NISN. Setelah menekan tombol PENGAJUAN PERUBAHAN, maka data akan mengalir masuk ke daftar antrian pusat untuk proses persetujuan admin PDSPK. Operator Sekolah bisa mengecek sejauh mana proses pengajuannya (sudah disetujui/ditolak) melalui Status di fitur Edit Data VervalPD. PENGAJUAN PERUBAHAN NISN Tombol indikator dokumen perubahan harus berwarna hijau, agar pengajuan perubahan bisa diajukan ke pusat. Jika indikator berwarna merah berarti file yang diupload terlalu besar atau bentuk file ekstensi tidak sesuai

30 E D I T I D E N T I T A S EDIT IDENTITAS Data peserta didik yang sudah menjadi Referensi Aktif VervalPD masih bisa diajukan perubahan. Variabel identitas yang bisa diajukan perubahan dari VervalPD meliputi: Nama Tempat Lahir Tanggal Lahir Jenis Kelamin Nama Ibu Kandung

31 CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS Langkah 1 Klik tombol PILIH SISWA. Langkah 2 Pilih data peserta didik yang akan di EDIT IDENTITAS-nya, lalu Klik tombol OK. EDIT IDENTITAS Identitas peserta didik yang akan diajukan perubahan harus sudah menjadi data Referensi Aktif, jika masih data Residu tidak bisa diajukan perubahan.

32 CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS Langkah 3 Isikan Identitas baru sesuai dengan identitas yang tercantum di akte kelahiran peserta didik. Seluruh variabel identitas harus diisi lengkap meski hanya satu atau dua variabel saja yang sebenarnya akan diajukan perubahan. Langkah 4 Lampirkan/upload scan Ijazah sesuai ketentuan. SCAN DOKUMEN Dokumen yang diijinkan berupa Akte kelahiran atau Surat Keterangan lahir, upayakan scan dari dokumen asli, file ekstensi JPG atau PNG, dengan ukuran maksimal file sebesar 1 MB (Megabytes).

33 CARA MENGAJUKAN EDIT IDENTITAS Langkah 5 Klik tombol PENGAJUAN PERUBAHAN. Tombol Batal digunakan untuk menggagalkan proses pengajuan perubahan identitas. Setelah menekan tombol PENGAJUAN PERUBAHAN, maka data akan mengalir masuk ke daftar antrian Dinas untuk proses persetujuan admin Dinas Pendidikan tingkat Kab/Kota terkait. Operator Sekolah bisa mengecek sejauh mana proses pengajuannya (sudah disetujui/ditolak) melalui Status di fitur Edit Data VervalPD. PENGAJUAN PERUBAHAN IDENTITAS Tombol indikator dokumen perubahan harus berwarna hijau, agar pengajuan perubahan bisa diajukan ke Dinas. Jika indikator berwarna merah berarti file yang diupload terlalu besar atau bentuk file ekstensi tidak sesuai

34 STATUS EDIT DATA STATUS EDIT DATA Menampilkan informasi terkait pengajuan perubahan (EDIT DATA) yang telah diajukan Operator Sekolah. Melihat sejauh mana pengajuan perubahannya, sudah berhasil diajukan atau belum, kapan diajukan, sudah disetujui atau belum, kapan disetujui/ditolak, atau pun ditolak dengan alasan apa.

35 F A Q f r e q u e n t l y a s k e d q u e s t i o n 1. Kenapa data siswa hilang setelah Operator Sekolah menyelesaikan proses pengajuan mutasi? Jawab: Data siswa memang akan hilang sementara saat dalam antrian proses persetujuan/approval di Dinas Pendidikan Kab/Kota dan PDSPK. Sejauh mana proses pengajuan mutasi tersebut bisa Operator Sekolah kroscek di menu Status Pengajuan Mutasi. 2. Apa yang harus dilakukan Operator Sekolah setelah proses mutasi sudah selesai diajukan dan data siswa sudah hilang dari menu Belum Memiliki NISN? Jawab : Cek menu Status Pengajuan Mutasi untuk mengetahui pengajuan mutasi sudah disetujui atau belum. Jika belum, segera konfirmasi ke Dinas Pendidikan Kab/Kota (Operator Dinas), bawa serta dokumen mutasi siswa untuk proses verifikasi ulang oleh Operator Dinas (verifikasi dokumen secara langsung atau via media lainnya tergantung kebijakan Dinas masing-masing). 3. Bagaimana jika NISN siswa mutasi hasil persetujuan mutasi (approve) oleh Dinas Pendidikan Kab/Kota dan PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa tersebut di ijazah sebelumnya? Jawab: jika NISN hasil approval Dinas Pendidikan/PDSPK tidak sesuai dengan NISN siswa di ijazah sebelumnya, silakan Operator Sekolah mengajukan edit NISN melalui menu EDIT DATA / PENGAJUAN >> NISN. 4. Apa yang harus dilakukan oleh Operator Sekolah jika ada data siswa yang masuk ke menu Belum Memiliki NISN, tetapi status validasinya bukan Mutasi Siswa melainkan Belum Memiliki NISN padahal siswa tersebut adalah siswa mutasi? Jawab: Perbaiki data siswa melalui aplikasi Dapodik terlebih dahulu. Keluarkan data siswa tersebut dari rombel lalu masukkan lagi kedalam rombelnya, dengan memilih registrasi masuk : MUTASI. Simpan perbaikan lalu sinkronisasi ulang Dapodiknya. Tunggu 1 hari hingga status validasi siswa di aplikasi VervalPD berubah menjadi Mutasi Siswa. Setelah status validasi berubah, silakan Operator Sekolah memproses pengajuan mutasinya mulai dari Langkah 1 s/d 3.