PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA

Transkripsi

1 PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Guna Memperoleh Gelar Vokasi Ahli Madya (A.Md) dalam Bidang Ilmu Perpustakaan Disusun oleh : Ineke Kusumawati Armayana D PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2012

2 perpustakaan.uns.ac.id PERSETUJUAN Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan di hadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Pada hari : Jum at Tanggal : 01 Juni 2012 Dosen Pembimbing Drs. Sutarno, S.Sos NIP ii

3 SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH Yang bertanda tangan dibawah ini, saya mahasiswa Program Studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Nama : Ineke Kusumawati Armayana Nim : D Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir Judul : PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA Pembimbing : Drs. Sutarno, S.Sos Tanggal Diuji : 08 Juni 2012 adalah benar-benar karya saya sendiri. Apabila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolaholah hasil pemikiran saya sendiri, saya bersedia menerima sanksi sesuai peraturan yang berlaku di Fakultas termasuk pencabutan gelar Vokasi yang telah saya peroleh. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan apabila dikemudian hari terbukti melakukan kebohongan maka saya sanggup menanggung segala konsekuensinya. Surakarta, 2012 Ineke Kusumawati Armayana NIM. D iii

4 PERNYATAAN PESETUJUAN PUBLIKASI TUGAS AKHIR UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS Sebagai Sivitas Akademik Universitas Sebelas Maret Surakarta, saya yang bertanda tangan di bawah ini : Nama : Ineke Kusumawati Armayana NIM : D Program Studi : Diploma III Perpustakaan Fakultas : Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Jenis Karya : Tugas Akhir Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Sebelas Maret Surakarta Hak Bebas Royalti Noneksklusif ( Nonexclusive Royalty Fee Right ) atas Tugas Akhir saya yang berjudul : PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA Beserta instrument/ desain/ perangkat (jika ada). Berhak menyimpan, mengalihkan bentuk, mengalihmediakan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat serta mempublikasikan tugas akhir saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis (Author) dan pembimbing sebagai co Author atau pencipta dan juga pemilik Hak Cipta. Demikian pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya secara sadar dan tanpa paksaan dari pihak manapun. Dibuat di : Surakarta Pada Tanggal : Juni 2012 Ineke Kusumawati A D iv

5 perpustakaan.uns.ac.id PENGESAHAN Telah disetujui oleh Dosen Pembimbing untuk dipertahankan dihadapan Dewan Penguji Tugas Akhir Program Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Hari : Jum at Tanggal : 08 Juni 2012 Tim Penguji Penguji I Penguji II Drs. Is Hadri Utomo, M.Si. Drs. Sutarno, S.Sos NIP NIP Mengesahkan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Dekan, Prof. Drs. Pawito, Ph. D NIP v

6 MOTTO Sukses bukanlah suatu Kewajiban, namun berusaha untuk menjadi Sukses merupakan suatu Kewajiban vi

7 PERSEMBAHAN Penulis persembahkan kepada : 1. Ayah dan Ibu yang telah mendidik dan membesarkan ku. 2. Ke-dua kakak ku, adik dan keponakan ku tersayang. 3. Teman Kecil ku dan Seseorang yang selalu membantu ku. 4. Teman-teman D3 Perpustakaan angkatan Almamaterku. vii

8 ABSTRAK Ineke Kusumawati Armayana. DI Pengadaan Bahan Pustaka di Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Tugas Akhir : Program studi Diploma III Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Pengadaan bahan pustaka adalah suatu kegiatan yang berperan besar dalam mendukung eksistensi suatu perpustakaan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka, mengetahui kendalakendala yang dihadapi saat melakukan pengadaan bahan pustaka serta mengetahui usaha-usaha yang dilakukan dalam menyelesaikan hambatan pada pengadaan bahan pustaka. Metode pengumpulan data yang digunakan adalah metode wawancara, dokumentasi dan studi pustaka. Hasil yang didapat dari kegiatan magang yaitu mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui dua cara. Yaitu pembelian dan hadiah. Pembelian dilakukan melalui tiga cara yaitu pembelian mandiri, penunjukan langsung dan lelang. Kendala-kendala yang dihadapi saat melakukan pengadaan bahan pustaka diantaranya Proses pengadaan melampaui batas waktu yang telah ditentukan, Rekanan mengganti buku pesanan yang tidak ada tanpa pemberitahuan kepada pihak perpustakaan terlebih dahulu, Terlambatnya respon mahasiswa dan dosen tentang jadwal pengadaan buku. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi kendala tersebut adalah Seawal mungkin memasukkan daftar koleksi pengadaan, Perpustakaan membuat perjanjian dengan rekanan dan Menggunakan katalog penerbit Saran yang dapat diberikan adalah Lebih selektif dalam menentukan rekanan sebagai pelaksana pengadaan bahan pustaka, Koordinator pengadaan bahan pustaka aktif menanyakan buku-buku apa saja yang dibutuhkan pengguna. Kata kunci : pengadaan, bahan pustaka, pengadaan bahan pustaka viii

9 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Warohmatullahi Wabarokatuh. Puji syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, atas berkat rahmat-nya yang dilimpahkan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas akhir dengan judul PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA dengan baik. Penulisan tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagai persyaratan untuk mencapai gelar vokasi ahli madya (A.Md) pada Program Studi D3 Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari bahwa dalam penyusunana tugas akhir ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan dan kemampuan penulis miliki. Penulisan tugas akhir ini tidak akan berhasil dengan baik dan lancar tanpa adanya kerja sama serta bantuan dari pihak-pihak lain. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada: 1. Bapak Prof. Drs. Pawito, Ph. D, selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2. Bapak Drs. Haryanto, M.Lib, selaku Ketua Program Diploma III perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Sutarno, S.Sos selaku dosen pembimbing yang dengan perhatian memberi bimbingan dan pengarahan kepada penulis sehingga Tugas Akhir ini dapat selesai. 4. Bapak Drs. Is Hadri Utomo, M.Si selaku penguji I Tugas Akhir ini. 5. Bapak Erland Cahyo Saputro, M.Hum, selaku kepala UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta yang telah berkenan mengijinkan penulis melaksanakan KULIAH KERJA PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. ix

10 6. Seluruh pegawai UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta yang telah memberikan bimbingan kepada penulis selama melaksanakan KULIAH KERJA PUSDOKINFO. 7. Seluruh staf dosen Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta yang telah memberikan bekal dengan berbagai ilmu pengetahuan kepada penulis. Dengan segala kerendahan hati, penulis menyadari bahwa tugas akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik dari semua pihak sangat diharapkan untuk menyempurnakan karya tulis ini. Sehingga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua serta menjadi jembatan untuk penelitian selanjutnya. Amin Wassalamu alaikum Wr. Wb. Surakarta, 2012 Penulis x

11 DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL... HALAMAN PERSETUJUAN... SURAT PERNYATAAN ORISINALITAS KARYA ILMIAH... PERSETUJUAN PUBLIKASI... HALAMAN PENGESAHAN... MOTTO... HALAMAN PERSEMBAHAN... ABSTRAK... KATA PENGANTAR... DAFTAR ISI... DAFTAR TABEL... DAFTAR BAGAN... DAFTAR LAMPIRAN... i ii iii iv v vi vii viii ix xi xiii xiv xv BAB I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Metode Pengumpulan Data... 4 BAB II. LANDASAN TEORI 2.1 Perpustakaan Perpustakaan Perguruan Tinggi Pengadaan Bahan Pustaka Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI 3.1 Profil Perpustakaan Sejarah dan Dinamika xi

12 3.3 Visi, Misi, dan Tujuan Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusia Tata Ruang Perpustakaan Keanggotaan Koleksi Layanan Sanksi dan Denda Bebas Pustaka Pengembangan BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN 4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta Hambatan-Hambatan yang Ditemui dalam Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta Usaha yang Dilakukan Pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan dalam pengadaan bahan pustaka BAB V PENUTUP 5.1 Simpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xii

13 DAFTAR TABEL Tabei 3.1 Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun Tabel 3.2 Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam Tabel 3.3 Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/ xiii

14 DAFTAR BAGAN Bagan 3.1 Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Tahun Bagan 3.2 Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Bagan 3.3 Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta xiv

15 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Lampiran 2 Lampiran 3 Lampiran 4 Lampiran 5 Lampiran 6 Lampiran 7 Lampiran 8 Lampiran 9 Lampiran 10 Lampiran 11 Surat Tugas Form Penilaian Kuliah Kerja PUSDOKINFO Surat Keterangan Magang Jadwal Magang Laporan Periodik Form Usulan Buku pada OPAC Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Surakarta Form Usulan Buku Pemustaka Kerangka Acuan Kerja Pengadaaan Buku Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Surakarta Daftar Pengadaan Buku Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Surakarta Tahun 2012 Katalog Penerbit Hasil Wawancara xv

16 BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perpustakaan merupakan salah satu sarana yang tepat dalam mendukung suatu pembelajaran. Pada Perguruan Tinggi peran perpustakaan sangat besar guna mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Oleh karena itu perpustakaan dituntut untuk dapat menyediakan informasi yang mengacu pada kebutuhan pengguna. Tugas utama setiap perpustakaan adalah membangun koleksi yang kuat demi kepentingan pemakai. Membangun koleksi perpustakaan dapat dilakukan melalui pengembangan koleksi, pengembangan koleksi mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka adalah bagian dari ruang lingkup kegiatan yang terdapat dalam pengembangan koleksi. Pengadaan bahan pustaka merupakan kerja pelayanan teknis yang dilakukan oleh perpustakaan dalam menyediakan informasi kepada pengguna demi tercapainya tujuan perpustakaan. Agar koleksi yang diberikan perpustakaan relevan dengan minat dan kebutuhan pengguna maka dalam pengadaan bahan pustaka dibutuhkan penanganan yang terencana dan terarah sehingga memudahkan pemustaka menemukan informasi yang dibutuhkan. 1

17 2 Pengadaan bahan pustaka hendaknya dilakukan oleh orang yang telah ahli dibidang tersebut, mereka adalah orang yang dipandang memiliki otoritas untuk pengadaan bahan pustaka agar kegiatan pengembangan koleksi khususnya pada kegiatan pengadaan bahan pustaka tepat sasaran. Pihak yang akan melakukan pengadaan bahan pustaka hendaknya memperhatikan usulan atau kebutuhan pengguna, jenis lembaga induk yang akan mengadakan pengadaan, besar anggaran yang dimiliki, prioritas pemustaka, jenis bahan pustaka yang dibutuhkan dan sarana prasarana yang mendukung. Kegiatan pengadaan bahan pustaka melalui pembelian tidak sekedar membeli buku pada toko buku maupun penerbit, namun pengadaan memiliki prosedur tertentu agar tujuan perpustakaan tercapai. UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta merupakan salah satu perpustakaan yang rutin melakukan pengadaan bahan pustaka setiap tahunnya. Jumlah koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sampai pada tahun 2012 ini sudah mencapai judul dengan jumlah eksemplar keseluruhan mencapai (Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, 2012). Setiap tahun koleksi perpustakaan IAIN Surakarta mengalami penambahan untuk mengimbangi perkembangan informasi yang semakin hari semakin berkembang. Dengan diadakannya pengadaan bahan pustaka diharapkan perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Berdasarkan gambaran di atas penulis tertarik untuk memaparkan prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama

18 3 Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Hal ini diwujudkan penulis dengan pembuatan karya ilmiah yang berupa Tugas Akhir (TA) dengan judul PENGADAAN BAHAN PUSTAKA DI UPT PERPUSTAKAAN INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI (IAIN) SURAKARTA. Adapun sumber-sumber mengenai data dan fakta dari isi TA ini didasarkan pada masa Kuliah PUSDOKINFO yang dilakukan penulis selam dua bulan di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, terhitung sejak 13 Februari 2012 sampai 13 April Rumusan Masalah Setelah diuraikan dalam latar belakang masalah yang dikemukakan di atas, maka rumusan masalah yang dapat penulis kemukakan adalah : Bagaimana prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta? Apa saja hambatan-hambatan yang ditemui dalam pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta? Apakah usaha yang telah dilakukan pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan-hambatan dalam pengadaan bahan pustaka?

19 4 1.3 Tujuan Tujuan dari pembahasan Pengadaan Bahan Pustaka Di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta adalah : Untuk mengetahui prosedur pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta Untuk mengetahui hambatan-hambatan saja yang ditemui dalam pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta Untuk mengetahui usaha yang dilakukan pihak UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta untuk menyelesaikan hambatan dalam pengadaan bahan pustaka. 1.4 Metode Pengumpulan Data Pelaksanaaan Kuliah Kerja PUSDOKINFO di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta, Jalan Pandawa Pucangan Kartasura, Sukoharjo, Jawa Tengah dilaksanakan tanggal 13 Februari sampai dengan 13 April. Pada jam kerja yaitu : Senin s/d Kamis : WIB Jumat : WIB Dalam melakukan kegiatan pengumpulan data yang diperlukan dalam penyusunan Tugas Akhir ini Penulis menggunakan berbagai macam metode pengumpulan data yaitu:

20 Interview atau Wawancara Singarimbun (1989:192) menyatakan: Wawancara yaitu mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden. Untuk memperoleh informasi tentang pengadaan bahan pustaka di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta penulis telah melakukan interview dengan pegawai UPT Perpustakaan IAIN Surakarta yang berhubungan dengan pengadaan koleksi yaitu Bapak Erland Cahyo S, S.Sos dan Ibu Khoirul Maslahah, SIP Dokumentasi Susanto (2006:136) menyatakan: Dokumentasi adalah teknik pengumpulan data yang diperoleh melalui dokumendokumen. Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menggunakan dokumen-dokumen yang relevan dengan kebutuhan penulis. Di antaranya adalah data karyawan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Studi Pustaka Mestika Zed (2004:89), menyatakan: Studi pustaka adalah penelitian yang dilakukan di perpustakaan dimana objek penelitian biasanya digali lewat beragam informasi kepustakaan (buku, ensiklopedi, jurnal, kamus dan juga koleksi karya ilmiah).

21 6 Penulis menggali informasi melalui beberapa koleksi perpustakaan. Antaralain Buku teks, Jurnal dan Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta.

22 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Perpustakaan Perpustakaan adalah salah satu tempat yang menyediakan berbagai macam informasi untuk seluruh lapisan masyarakat. Menurut Sutarno NS (2003:7), Perpustakaan adalah suatu ruangan, bagian dari gedung/ bangunan, atau gedung itu sendiri yang berisi bukubuku koleksi, yang disusun dan diatur demikian rupa sehingga mudah untuk dicari dan dipergunakan apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh pembaca. Kemudian, menurut Soejono Trimo (1992:1): Perpustakaan adalah salah satu alat yang vital dalam setiap program pendidikan, pengajaran, dan penelitian (research) bagi setiap lembaga pendidikan dan ilmu pengetahuan. Selanjutnya Sutarno NS (2003:58), mendefinisikan fungsi perpustakaan sebagai berikut: Fungsi atau fungsi-fungsi perpustakaan adalah suatu tugas atau jabatan yang harus dilakukan di dalam perpustakaan tersebut. berikut : Lebih lanjut fungsi-fungsi sebuah perpustakaan dirinci sebagai Pengadaan bahan pustaka, meliputi kegiatan : 1. Menghimpun atau mengumpulkan 2. Membeli 3. Menerima sumbangan atau bantuan 7

23 8 4. Tukar-menukar 5. Menggandakan 6. Menerbitkan 7. Kerjasama koleksi (Sutarno NS, 2003:58) 2.2 Perpustakaan Perguruan Tinggi Jika diterjemahkan secara sederhana definisi perpustakaan Perguruan Tinggi adalah sebuah perpustakaan yang didirikan di sebuah perguruan tinggi dengan sasaran utama pemakainya adalah masyarakat yang berada dalam perguruan tinggi tersebut. Namun beberapa para ahli menjelasakan definisi perpustakaan perguruan tinggi sebagai berikut, Pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut Noerhayati (1987:1), disebutkan bahwa: Pada hakikatnya Perpustakaan perguruan tinggi adalah suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya, yang bersama-sama dengan unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tri dharmanya. Sedangkan pengertian perpustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo Basuki (1993:51), Perpustakaan perguruan tinggi yaitu perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berafiliasi dengan perguruan tinggi dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.

24 9 2.3 Pengadaan Bahan Pustaka Definisi Pengadaan Bahan Pustaka Dalam memenuhi kebutuhan pengguna dalam penyediaan informasi, perpustakaan dituntut untuk selalu menambah ragam koleksinya. Penambahan koleksi pada perpustakaan dapat dilakukan dengan cara pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka sering juga disebut sebagai acquisition yaitu suatu kegiatan menambah koleksi suatu perpustakaan melalui berbagai macam cara berdasarkan pada suatu prosedur. Pengertian pengadaan bahan pustaka menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.2), disebutkan bahwa : Pengadaan adalah terjemahan dari acquisition, yaitu kegiatan yang merupakan implementasi dari keputusan dalam melakukan seleksi yang mencakup semua kegiatan untuk mendapatkan bahan pustaka yang telah dipilih dengan cara membeli, tukar menukar dan hadiah termasuk dalam menyelesaikan administrasinya. Sedangkan pengertian pengadaan bahan pustaka secara singkat dipaparkan oleh Sutarno NS (2006:174), yaitu: Pengadaan atau akuisisi koleksi bahan pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan sumber-sumber informasi. Selanjutnya pengertian pengadaan Menurut soeatminah (1992:71) disebutkan bahwa: Pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan.

25 Jenis Bahan Pustaka Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi bahan pustaka yang terdapat pada perpustakaan saat ini semakin beragam bentuknya, tidak hanya didominasi oleh koleksi berbentuk buku. Kini hasil karya pemikiran manusia dituangkan dalam berbagai jenis media, Baik yang tercetak maupun non cetak. Menurut Yuyu Yulia (2006:1.3), jenis-jenis bahan pustaka antara lain: 1. Karya Cetak Karya cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti buku, terbitan berseri 2. Karya Noncetak Karya non cetak adalah hasil pikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman vidio, rekaman gambar, dan sebagainya. 3. Bentuk Mikro Bentuk mikro adalah suatu istilah yang digunakan untuk menunjukkan semua bahan pustaka yang menggunakan media film dan tidak dapat dibaca dengan mata biasa melainkan harus memakai alat yang dinamakan microreader. 4. Karya Dalam Bentuk Elektronik Dengan adanya teknologi informasi, maka informasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disk Tujuan dan Fungsi Pengadaan Bahan Pustaka Pada intinya kegiatan pengadaan bahan pustaka bertujuan untuk menambah koleksi perpustakaan guna menambah sumber informasi yang dibutuhkan pemustaka. Menurut Yuyu Yulia (2006:1.21), Tujuan dari pengadaan bahan pustaka adalah untuk

26 11 mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai masa kini dan masa mendatang Sedangkan fungsi dari kegiatan pengadaan bahan pustaka adalah menghimpun dan menyediakan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Fungsi pengadaan bahan pustaka menurut Noerhayati (1987:144), disebutkan bahwa: Fungsi pengadaan bahan pustaka adalah menerima dan mencari buku-buku pesanan dari fakultas, meneliti tentang macam atau jenis bahan pustaka cetak maupun non cetakan mengusahakan kelengkapannya, mengadakan pengamatan langsung tentang buku-buku baru misalnya langsung menanyakan ke penerbit atau toko buku. 2.4 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka Seleksi bahan pustaka Sebelum melakukan proses pengadaan bahan pustaka terlebih dahulu dilakukan seleksi bahan pustaka karena prinsip penyeleksian bahan pustaka sangat penting dalam menunjang kemajuan suatu perpustakaan agar koleksi yang diadakan dapat memenuhi kebutuhan pengguna. Menurut Soetminah (1992:76), bahan pustaka yang dipilih harus sesuai dengan: 1. Minat dan kebutuhan pemakai 2. Tujuan, fungsi dan ruang lingkungan layanan perpustakaan. 3. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti positif. 4. Bahan pustaka memenuhi kwalitas persyaratan.

27 12 Untuk melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan orang yang memiliki pengetahuan luas. Pihak yang berwenang melakukan seleksi pada perpustakaan perguruan tinggi menurut Yuyu Yulia (2009:4.6) disebutkan bahwa: Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen atau mungkin juga sebuah komisi penasihat/ pengawas perpustakaan yang dibentuk khusus dengan salah satu tugasnya adalah memilih atau menyarankan bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi. Komisi itu bisa saja terdiri dari pustakawan, dosen, pimpinan fakultas, dan lain-lain. Mahasiswa boleh saja menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan. Dalam melakukan seleksi bahan pustaka diperlukan alat bantu seleksi untuk mempermudah pemilihan bahan pustaka. Menurut Syarikin Pangribuan (2009:8), jenis alat bantu seleksi yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut: 1. Alat bantu seleksi Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka yang dipilih atau tidak, karena informasi yang diberikan tidak terbatas pada data bibliografi saja, dan keterangan lain yang diperlukan untuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat, tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi. Contoh alat bantu seleksi yaitu: a. Majalah tinjauan buku b. Resensi buku di surat kabar c. Katalog penerbit secara online pada web 2. Alat identifikasi dan verifikasi Yaitu alat bantu seleksi yang hanya menyantumkan data bibliografi bahan pustaka. Alat seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk mengetahui verifikasi, judul, edisi, nama

28 13 pengarang, harga dan lain-lain. Tepat dengan yang diinformasikan oleh pihak lain. Contoh alat identifikasi dan verifikasi adalah: a. Katalog penerbit b. Katalog induk c. Bibliografi d. Accession list, dan lain-lain Sistem pengadaan bahan pustaka Untuk menambah koleksi suatu perpustakaan dapat dilakukan berbagai macam cara dengan prosedur tertentu sehingga dapat diperoleh bahan pustaka yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Menurut Sulistyo Basuki (1993:222), perpustakaan membeli atau memperoleh buku dengan cara sebagai berikut: 1. Pembelian 2. Pertukaran 3. Hadiah 4. Keanggotaan organisasi Berikut adalah penjabaran dari masing-masing pernyataan Sulistyo Basuki di atas Pengadaan bahan pustaka melalui pembelian Menambah koleksi bahan pustaka melalui pembelian merupakan cara yang sering dilakukan oleh perpustakaan, karena pembelian merupakan salah satu cara pengdaan bahan pustaka yang sangat mudah dan efektif.

29 14 Menurut Yuyu Yulia (2009:5.7) pengadaan buku melalui pembelian dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut: 1. Pembelian secara langsung ke penerbit 2. Toko buku 3. Agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor baik di dalam negeri maupun di luar negeri. Pembelian buku melalui penerbit dapat dilakukan melalui penerbit dalam negeri maupun penerbit luar negeri. Penerbit dalam negeri melayani pembelian yang berasal dari perpustakaan. namun penerbit asing hanya melayani pembelian yang bersal dari toko buku ataupun penjaja (vendor) sehingga perpustakaan indonesia jika ingin memiliki koleksi dari luar negeri harus membeli melalui toko buku. Pembelian melalui toko buku biasanya dilakukan perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan sewaktu-waktu dengan eksemplar yang tidak banyak. Selain itu cara pembeliannya juga semakin dipermudah dengan tersedianya toko buku online. Selain melalui penerbit dan toko buku biasanya perpustakaan juga dapat melakukan pembelian melalui agen yang dikenal dengan istilah jobber atau vendor. Mereka memperoleh buku-buku dari penerbit, baik penerbit dari

30 15 dalam maupun luar negeri dengan mendapatkan potongan harga lalu menyimpan buku-buku tersebut untuk kemudian dijual kepada toko buku dan perpustakaan Pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran Selain dengan cara membeli, cara lain yang dapat digunakan perpustakaan untuk menambah koleksinya adalah dengan cara tukar menukar. Sebelum melakukan kegiatan tukar menukar, kedua belah pihak perpustakaan terlebih dahulu membuat perjanjian yang berisi tentang bahan pertukarannya. Buku yang akan ditawarkan dan ditukarkan dengan perpustakaan lain adalah buku-buku yang memiliki duplikat atau buku yang tidak lagi diperlukan perpustakaan. Lalu perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan-perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan buku yang ditawarkan. Tujuan dilakukannya pertukaran antar perpustakaan menurut Yuyu Yulia ( 2009:2.25), adalah sebagai berikut: 1. Memperoleh buku-buku tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, sebagai contoh terbitan pemerintah dan atau grey literatur 2. Mengeluarkan buku-buku hadiah yang tidak sesuai atau yang duplikat. 3. Mengembangkan kerja sama antar perpustakaan baik tingkat nasional maupun internasional.

31 Pengadaan bahan pustaka melalui hadiah Pengadaan buku melalui hadiah sangat penting dilakukan untuk membangun koleksi perpustakaan. Buku sumbangan atau hadiah memberikan keuntungan besar bagi perpustakaan. Dengan menerima buku-buku sumbangan, perpustakaan dapat memenuhi koleksi perpustakaan tanpa mengeluarkan anggaran dana untuk melakukan pembelian bahan pustaka. namun sebelum menerima buku sumbangan hendaknya perpustakaan memeriksa apakah buku tersebut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, jangan sampai buku yang diterima tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna karena buku yang tidak sesuai hanya akan ditumpuk digudang yang mengakibatkan pemborosan tempat. Menurut Yuyu Yulia ( 2009:5.29), cara untuk mendapatkan hadiah ada dua cara, yaitu: 1. Hadiah atas permintaan a. Mempersiapkan daftar donatur yang akan diminta sumbangannya (lembaga ilmiah, lembaga pemerintah, perorangan dan sebagainya). b. Menyusun daftar buku yang akan diajukan kepada pihak lain. c. Mengirimkan surat permohonan disertai daftar buku yang dibutuhkan. d. Menerima buku-buku sumbangan apabila diterima permohonannya. e. Memeriksa buku yang datang dan mencocokannya dengan daftar pengantar. f. Mengirimkan ucapan terimakasih. g. Mengolah buku sumbangan sesuai dengan prosedur.

32 17 2. Hadiah tidak atas permintaan a. Buku yang diterima dicocokkan dengan surat pengantar. b. Mengirimkan surat ucapan terimakasih. c. Buku yang diterima diperiksa terlebih dahulu apakah subjeknya sesuai dengan kebijakan pengembangan koleksi yang ada. Bila sesuai dapat segera diproses. d. Jika buku tidak sesuai, disisihkan sebagai buku untuk bahan pertukaran atau dihadiahkan kembali pada pihak lain Pengadaan bahan pustaka melalui keanggotaan organisasi Jika suatu perpustakaan ataupun badan induk perpustakaan menjadi salah satu anggota suatu organisasi biasanya anggotanya akan memperoleh terbitan organisasi tersebut secara cuma-cuma. Jika mereka harus membeli mereka bisa memperoleh bahan pustaka tersebut dengan harga yang murah.

33 BAB III GAMBARAN UMUM INSTITUSI 3.1 Profil Perpustakaan - Nama Instansi : UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri Surakarta - Alamat : Jalan Pandawa, Pucangan, Kartasura, Sukoharjo, Jawa Tengah - Telepon : (0271) Fax : (0271) perpus@iain-surakarta.ac.id - Website : - Jenis Industri/ Jasa : perpustakaan - Nama Pimpinan : Erland Cahyo Saputro, S.Sos., M.Hum - Jumlah Staff : sembilan (9) staff 3.2 Sejarah dan Dinamika Sejarah UPT Perpustakaan STAIN Surakarta tidak terlepas dari sejarah lahirnya STAIN Surakarta. Awal mula berdirinya STAIN Surakarta adalah dibukanya IAIN Walisongo kelas jauh yang berada di Surakarta. Fakultas kelas jauh yang dibuka di Surakarta merupakan relokasi dari fakultas Syariah di Pekalongan dan fakultas Ushuluddin di Kudus. 18

34 19 Pada tahun 1992 IAIN Walisongo di Surakarta diresmikan oleh menteri Agama Dr. Munawir Sadzali, MA., dengan nama IAIN Walisongo di Surakarta yang memiliki dua fakultas yaitu fakultas Syariah dan Ushuluddin dengan rektor Drs. H. Ahmad Lujito (rektor IAIN Semarang pada saat itu). Keberadaan 2 fakultas tersebut, kemudian memiliki dan membuka perpustakaan fakultas yakni perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin. Sejak itulah perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin berdiri yang akan menjadi cikal bakal berdirinya Perpustakaan STAIN Surakarta. Koleksi yang ada pada saat itu berasal dari koleksi Perpustakaan IAIN Walisongo Semarang dengan stempel Perpustakaan IAIN Walisongo Semarang. Untuk selanjutnya, pengadaan koleksi baru yang dibeli melalui fakultas masing-masing, diberi tanda stempel perpustakaan fakultas Syariah dan stempel perpustakaan fakultas Ushuluddin IAIN Walisongo Surakarta, begitu seterusnya berjalan sampai pada tahun Di tahun 1997 ini, terjadi perubahan besar untuk seluruh wilayah di Indonesia, bahwa fakultas-fakultas yang berada di daerah berubah menjadi STAIN, berdiri sendiri lepas dari induknya. Demikian juga fakultas Syariah dan fakultas Ushuuddin yang berada di Surakarta melepaskan diri dari induknya (IAIN Walisongo Semarang) dan berdiri sendiri dengan nama STAIN Surakarta berdasarkan Kepres No. 11 tahun Sejak itulah perpustakaan fakultas Syariah dan perpustakaan fakultas Ushuluddin digabung dengan nama UPT Perpustakaan STAIN Surakarta.

35 20 Pada awal berdirinya masih menggunakan sistem manual, sejalan dengan berkembangnya jaman maka Perpustakaan STAIN Surakarta dalam pengelolaannya mengarah pada sistem komputerisasi. Automasi Perpustakaan dimulai dengan dengan menggunakan program CDS-ISIS, selanjutnya pada tahun 2000 dikembangkan dengan program WINISIS. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin pesat, tuntutan kebutuhan informasi dari pemustaka (pemakai perpustakaan) dan tanggung jawab atas fungsi dan peran perpustakaan yang menjadi bagian infrastruktur yang sangat vital di STAIN Surakarta, maka pada tahun 2004/2005 perpustakaan menerapkan Sistem Informasi Perpustakaan Berbasis Web (SIPRUS) dengan harapan dapat menyajikan data yang cepat, akurat dan tepat. Sistem SIPRUS ini mempunyai fleksibilitas dan integrasi data yang tinggi, fleksibel karena aplikasi ini dapat dijalankan dalam dua plafform yaitu linux dan windows. Disamping itu SIPRUS telah dipersiapkan untuk diakses pada jaringan public (internet). Pengembangan perpustakaan yang terbaru adalah program perpustakaan digital yaitu Library Garden (2009). Sehingga sistem yang digunakan untuk sekarang ( 2009/2010) adalah perpaduan SIPRUS dan Library Garden. Berdasarkan Peraturan Presiden RI Nomor 1/2011 tanggal 3 Januari 2011 tentang Perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dan peresmian perubahan status dari Sekolah Tinggi Agama Islam Negeri (STAIN) Surakarta menjadi Institut Agama Islam Negeri (IAIN)

36 21 Surakarta dilaksanakan pada hari Kamis tanggal 28 Juli 2011 di Graha IAIN Surakarta oleh Menteri Agama RI Drs. Suryadharma Ali, M.Si. Maka nama perpustakaan berubah menjadi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. 3.3 Visi, Misi, dan Tujuan Visi Mewujudkan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta sebagai Pusat Sumber Informasi Ilmu Pengetahuan dan Budaya Islam Misi Menunjang pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi, meliputi bidang Pendidikan dan Pengajaran, Penelitian dan Pengabdian pada masyarakat serta menunjang kegiatan belajar mengajar di lingkungan IAIN Surakarta Memberikan layanan informasi kepada pemustaka dengan menerapkan sistem informasi perpustakaan yang berbasis komputer dan mengikuti perkembangan teknologi informasi Tujuan Mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas pelaksanaan proses belajar mengajar, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dengan cara menghimpun, mengolah dan menyebarkan informasi kepada seluruh sivitas akademika IAIN Surakarta.

37 Struktur Organisasi dan Sumber Daya Manusiaa Struktur organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta berada di bawah dan tanggung jawab langsung kepada Rektor IAIN Surakarta, serta pembinanya dilakukan oleh Pembantu Rektor I Bidang Akademik.

38 23 BAGAN 3.1 Srtuktur Organisasi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Tahun 2012 Rektor IAIN Surakarta Pembantu Rektor I Bidang Akademik Kepala Perpustakaan Bidang Administrasi Bidang Pengadaan dan Pengembangan Koleksi Bidang Layanan Sirkulasi Bidang Pengolahan Bahan Pustaka Bidang Pemeliharaan dan Perbaikan Buku Bidang Layanan Koleksi Referensi dan Tandon Bidang Teknologi Informasi Sumber: PMA RI Nomor 19 Tahun 2011 Tentang Ortaker IAIN Surakarta.

39 Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta saat ini memiliki sembilan (9) orang. TABEL 3.1 Daftar staff UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2012 No. Nama Jabatan Pendidikan 1. Erland Cahyo Saputro, S.Sos, M.Hum Kepala Perpustakaan Pustakawan Muda S2 Ilmu Perpustakaan 2. Syihabumilla, S.Ag.,S.S., M.Hum Pustakawan Muda S2 Ilmu Perpustakaan 3. Khoirul Maslahah, SIP Pustakawan Pertama S1 Ilmu Perpustakaan 4. Triningsih, SIP Pustakawan Pertama S1 Ilmu Perpustakaan 5. Nushorul Hasanah R. A,Md.,S.Pd. Pustakawan Pelaksana Lanjutan D3 Ilmu Perpustakaan 6. Sri Harjono PNS (Adm) SMA 7. Waluyo, Lc.MA PNS (Dosen) S2 Ekonomi Islam 8. Dewi Nuria Khodijah, A.Md PNS (Adm) D3 Ilmu Perpustakaan 9. M. Zaki Mubarok, A.Md HR D3 Ilmu Perpustakaan Sumber : Arsip UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun Tata Ruang Perpustakaan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menempati bangunan berlantai dua, dengan luas 750 m 2 dengan pembagian ruang sebagai berikut : Lantai 1 : ruang sirkulasi (peminjaman dan pengembalia buku), ruang baca, ruang koleksi, ruang tempat katalog online, loker, toilet,

40 25 ruang cybernet, ruang Javanesse corner dan ruang kepala perpustakaan Lantai 2 : ruang referensi, ruang pengolahan, ruang tandon, dan mushola. 3.6 Keanggotaan Anggota UPT Perpustakaan IAIN Surakarta adalah sivitas akademika IAIN Surakarta yang telah memenuhi persyaratan keanggotaan Mahasiswa 1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota. 2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga lembar. 3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp , Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru. 5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya dapat dilakukan herregristrasi Dosen dan Karyawan tetap IAIN Surakarta 1. Mengisi formulir permohonan menjadi anggota. 2. Menyerahkan pas foto terakhir ukuran 2x3 sebanyak tiga lembar. 3. Membayar biaya administrasi sebesar Rp , Mengikuti Program Pendidikan Pemakai UPT Perpustakaan IAIN Surakarta bagi mahasiswa baru.

41 26 5. Masa berlaku keanggotaan selama satu tahun dan sesudahnya dapat dilakukan herregristrasi Pemustaka Luar Sivitas Akademika IAIN Surakarta Pemustaka dari luar sivitas akademika IAIN Surakarta dapat memanfaatkan koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dengan ketentuan: 1. Mengisi daftar buku tamu. 2. Melakukan transaksi administrasi sebagai persyaratan masuk UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, kontrak administrasi berupa: a. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 2.000,00 dan mendapatkan kartu tanda masuk yang berlaku pada saat hari kunjungan. b. Atau membayar biaya administrasi sebesar Rp ,00 dan mendapatkan kartu baca yang berlaku tiga bulan sejak kontrak administrasi dilakukan. c. Pemanfaatan koleksi berupa layanan baca di tempat atau fotokopi.

42 Koleksi Ada dua macam koleksi yang dimiliki UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, yaitu: Koleksi tercetak Koleksi ini berupa buku yang terdapat di rak-rak yang penyusunannya dengan sisitem pengelompokan tertentu Koleksi digital Koleksi digital ini adalah koleksi peneliian mahasiswa (skripsi dan tesis) juga karya ilmiah dosen yang dapat dipublis lewat internet dan dapat didownload dengan syarat tertentu. Sedangkan untuk pengelompokan ada dua cara yaitu, berdasarkan klasifikasi dan berdasarkan penggunaan Klasifikasi Berdasarkan klasifikasinya, koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dibedakan menjadi dua, yaitu: 1. Koleksi umum yang menggunakan klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification). 2. Klasifikasi Islam yang menggunakan sistem DDC versi Islam.

43 28 TABEL 3.2 Perbandingan klasifikasi umum dengan klasifikasi islam Klasifikasi Umum 000 KARYA UMUM 100 FILSAFAT 200 AGAMA 300 ILMU-ILMU SOSIAL 400 BAHASA 500 ILMU-ILMU MURNI 600 ILMU TERAPAN 700 KESENIAN DAN OLAHRAGA 800 KESUSASTRAAN 900 SEJARAH DAN GEOGRAFI Klasifikasi Islam 2X0 ISLAM (UMUM) 2X1 AL QUR AN 2X2 HADITS 2X3 ILMU KALAM 2X4 FIQIH 2X5 AKHLAK DAN TASAWUF 2X6 SOSIAL DAN BUDAYA ISLAM 2X7 FILSAFAT ISLAM 2X8 ALIRAN DAN SEKTE 2X9 TARIKH DAN BIOGRAFI Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/ Penggunaan Berdasarkan penggunaanya, koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dibedakan menjadi enam, yaitu: Koleksi Sirkulasi Koleksi sirkulasi adalah adalah koleksi yang dapat dipinjam oleh anggota dengan menggunakan Kartu Anggota Perpustakaan dalam jangka waktu tujuh hari, kcuali untuk koleksi berbahasa Iinggris. Koleksi berbahasa Inggris bisa dibaca ditempat atau difotokopi. Kode koleksi ini adalah SR (untuk buku yang berbahasa Indonesia dan Inggris) dan AS (untuk buku yang berbahasa Arab) Koleksi Referensi Koleksi referensi adalah koleksi-koleksi yang hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi. Jenis koleksi ini seperti kamus, ensiklopedi, direktori, atlas, dan lain-lain.

44 29 Kode koleksi ini adalah RF (untuk buku yang berbahasa Indonesia dan Inggris) dan R (untuk buku yang berbahasa Arab) Koleksi Serial Koleksi serial adalah koleksi-koleksi berseri/ berkala yang dilanggan seperti surat kabar, majalah, jurnal, makalah dan hasil penelitian. Koleksi ini hanya dapat dibaca ditempat atau difotokopi Koleksi Tandon Koleksi tandon adalah semua koleksi copy 1 (C.1) yang dimiliki oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. Koleksi ini juga dilayankan untuk difotokopikan petugas Koleksi Skripsi Koleksi skripsi merupakan koleksi yang merupakan hasil karya mahasiswa yang berupa hasil penelitian yang telah dilakukan guna memperoleh gelar sarjana. Kode koleksi ini adalah SK Makalah dan Laporan Penelitian Makalah adalah koleksi yang berupa hasil karya dari dosen. Sedangkan laporan penelitian adalah hasil penelitian dosen yang didokumentasikan di perpustakaan.

45 30 TABEL 3.3 Daftar koleksi UPT Perpustakaan IAIN Surakarta tahun 2011/2012 No. Jenis Koleksi Judul Eksemplar 1. Buku Teks dan Kitab Buku Referensi Skripsi dan Tesis Jurnal Majalah Laporan Penelitian Dosen Surat Kabar 3-8. E-Books/ CD Room Koleksi Digital Jumlah Sumber : Arsip UPT perpustakaan IAIN Surakarta tahun Layanan Layanan yang dibeikan UPT Perpustakaan IAIN Surakarta terhadap pemustakanya di antaranya: Layanan bahan pustaka Layanan bahan pustaka adalah layanan yang diberikan kepada pemustaka dalam bentuk penelusuran, peminjaman, dan pengembalian koleksi. Dalam layanan bahan pustaka ini UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan sistem terbuka (open acces), yaitu pemustaka dapat memilih, membaca, dan mengambil buku yang dikehendaki.

46 Peminjaman Pemustaka yang telah menjadi anggota dapat meminjam bahan pustaka dengan ketentuan yang sudah ditetapkan. BAGAN 3.2 Alur peminjaman buku di UPT Perpustakaan IAIN Surakarta mulai Periksa katalog perpustakaan Periksa buku/ browsing Ada? Ambil slip pinjam Bawa ke meja sirkulasi Ada? Jumlah 1 selesa Serahkan kartu anggota perpustakaan selesai Koleksi tandon Input ke dalam siprus Hubungi petugas Cap tanggal kembali Hanya untuk di copy selesai Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012

47 Pengembalian Bahan pustaka yang dipinjam oleh pemustaka setelah batas waktu tertentu wajib dikembalikan sesuai aturan yang telah ditetapkan. BAGAN 3.3 Alur pengembalian UPT Perpustakaan IAIN Surakarta mulai Buku dikembalikan Terlambat? sanksi Perpanjangan? Kembalikan kartu selesai Cap tanggal kembali yang baru Perpanjangan dalam siprus selesai Sumber: Buku Panduan Perpustakaan IAIN Surakarta 2011/2012

48 Pemesanan bahan pustaka UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menyediakan layanan pemesanan bahan pustaka yang dapt dilakukan dengan cara: 1. Pemesanan apabila pemustaka datang langsung ke perpustakaan a. Pemustaka mengisi slip pemesanan buku yang dikehendaki. b. Membayar biaya administrasi sebesar Rp 1.000,00/ pesanan. c. Pesanan buku dicarikan petugas dan jika sudah tersedia, langsung konfirmasi ke nomor pemesan buku dan buku bisa langsung dipinjam. 2. Pemesanan bahan pustaka lewat SMS a. Pemustaka memesan buku lewat SMS dengan format pengetikan yang telah ditentukan dan dikirim ke nomor Format pengetikan: Pesanan_judul buku_pengarang_nama pemesan _ NIM _ tanggal akan meminjam b. Petugas sirkulasi mencarikan buku yang telah dipesan. Jika sudah tersedia, langsung konfirmasi ke pemesannya.

49 34 c. Pemustaka datang langsung ke UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. d. Pemustaka membayar administrasi Rp 1.000,00/ pesanan dan buku bisa langsung dipinjam. Sistem peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan menggunakan Kartu Tanda Anggota UPT Perpustakaan IAIN Surakarta. Dalam memperlancar layanan kepada pemustaka UPT Perpustakaan IAIN Surakarta menggunakan software khusus, yaitu SIPRUS yang terkoneksi dengan jaringan internet Jam buka layanan Berdasarkan pada Keputusan Rektor IAIN Surakarta Nomor 310/2011 Tentang Perubahan Penetapan Waktu (Jam Kerja) dalam 5 (lima) Hari Kerja di Lingkungan IAIN Surakarta maka, jam buka layanan perpustakaan mulai 1 Desember 2011 adalah sebagai berikut : Senin Kamis : WIB Jum'at : WIB Jangka waktu dan jumlah peminjaman 1. Koleksi Sirkulasi a. Koleksi yang dapat dipinjam adalah semua kode yang berkode SR dan AS

50 35 b. Jumlah koleksi yang dipinjam - 2 judul, 2 eksemplar bagi mahasiswa non skripsi - 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa skripsi - 10 judul, 10 eksemplar bagi mahasiswa munaqasyah - 5 judul, 5 eksemplar bagi mahasiswa seminar - 5 judul, 5 eksemplar bagi dosen dan karyawan c. Masa peminjaman - 7 hari dari tanggal peminjaman dan dapat diperpanjang 1 kali bagi mahasiswa - 4 minggu dari tanggal peminjaman dan tidak dapat diperpanjang bagi dosen dan karyawan tetap - 1 hari bagi mahasiswa munaqayah dan seminar 2. Koleksi Referensi a. Pemustaka diwajibkan mengisi daftar hadir yang telah disediakan. b. Menyerahkan kartu identitas berupa KTM atau Kartu Anggota yang masih berlaku bagi mahasiswa IAIN Surakarta dan KTP/SIM serta tanda transaksi administrasi bagi pemustaka dari luar IAIN Surakarta.

51 36 c. Koleksi referensi hanya bisa dibaca ditempat atau difotokopi. d. Skripsi boleh difotokopi mulai halaman judul sampai Bab I. e. Layanan fotokopi akan dilakukan oleh petugas dengan cara: - Pemustaka mengambil sendiri koleksi yang akan difotokopi kemudian mengisi slip yang disediakan. - Hasil fotokopi dapat diambil satu hari dari waktu penyerahan. - Layanan fotokopi dikenakan biaya Rp 300,00/ lembar untuk kleksi referensi dan Rp 500,00/ lembar untuk koleksi skripsi. 3. Koleksi Tandon Koleksi tandon dapat dapat dimanfaatkan dengan ketentuan: a. Apabila jumlah koleksi sirkulasi hanya satu eksemplar. b. Koleksi tandon hanya dapat difotokopi dengan bikenakan biaya Rp 300,00/ lembar. c. Pemanfaatan koleksi tandon harus dengan izin petugas.

52 Layanan cybernet Layanan cybernet adalah layanan pemakaian internet yang dipergunakan bebas kepada pemustaka yang telah menjadi anggota perpustakaan. Jam layanan buka cybernet yaitu hari Senin sampai Kamis pukul dengan biaya pemakaian Rp 1.000,00/ jam Layanan peminjaman loker Layanan peminjaman loker adalah layanan peminjaman tempat penyimpanan barang yang dimiliki pemustaka karena barang-barang tersebut tidak diperbolehkan dibawa masuk ke dalam perpustakaan. Untuk mendapatkan kunci loker, pemustaka wajib menyerahkan kartu identitas yang masih berlaku dengan masa pinjam hanya satu hari. Terlambat mengembalikan akan dikenakan sanksi Rp 2.000,00/ hari. 3.9 Sanksi dan Denda Anggota akan dikenakan sanksi atau denda: 1. Denda keterlambatan pengembalian koleksi perhari/ eksemplar Rp 300, Denda keterlambatan pengembalian koleksi sirkulasi yang difotokopi perhari/ eksemplar Rp 500, Anggota yang menghilangkan buku harus mengganti dengan buku yang sama, atau mengganti dengan uang sebesar 3x harga buku

53 38 tersebut dan ditambah membayar peroses buku sebesar Rp 5.000, Anggota perpustakaan yang kartu anggotanya hilang, harap segera melapor kepetugas dan dapat membuat kartu anggota baru dengan biaya administrasi sebesar biaya herregristrasi anggota Anggota yang merusak, mencuri, atau membawa keluar koleksi tanpa melalui prosedur kayanan yang benar, akan dicabut haknya sebagai anggota selama 2 semester dan dikenakan sanksi akademis Anggota yang menggunakan kartu anggota orang lain, tidak berhak mendapat layanan dari petugas dan kartu ditahan Mengubah/ merusak koleksi, fasilitas, dan program komputer dikenakan sanksi ganti rugi sesuai dengan tingkat kerusakan Bebas Pustaka Mahasiswa yang telah lulus dan hendak mendaftar mengikuti Wisuda Sarjana wajib memiliki Surat Keterangan Bebas Pustaka dari UPT Perpustakaan IAIN Surakarta dengan persyaratan: 1. Tidak memiliki pinjaman buku dan tanggungan lainnya. 2. Menyerahkan kartu anggota 3. Menyerahkan skripsi disertai compact disc (CD). 4. Membayar biaya pengembangan perpustakaan.

54 Pengembangan Kedepannya, UPT Perpustakaan IAIN Surakarta akan dikembangkan menjadi perpustakaan research. Perpustakaan research merupakan basis untuk memdukung perkembangan ilmu pengetahuan para dosen atau mahasiswa dengan cara menyediakan segala bentuk referensi yang dibutuhkan untuk kepentingan research.

55 BAB IV PEMBAHASAN MASALAH 4.1 Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Prosedur Pengadaan Bahan Pustaka di UPT Perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta dilakukan melalui dua cara yaitu pembelian dan hadiah. Untuk pengadaan melalui tukar-menukar belum dilakukan karena memang belum ada kebijakan yang mengarah ke sana. Pengadaan secara pembelian dan hadiah saat ini dinilai telah memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Menurut Kepala UPT Perpustakaan IAIN Surakarta, Erland Cahyo Saputro, S.Sos berikut adalah cara pengadaan bahan pustaka yang dilakukan oleh UPT Perpustakaan IAIN Surakarta Pembelian Tahapan pembelian dapat dibagi ke dalam tiga (3) tahapan, yaitu tahapan pra-pengadaan bahan pustaka, tahapan pengadaan bahan pustaka, dan tahapan pasca-pengadaan bahan pustaka. 1. Tahapan Pra-pengadaan Bahan Pustaka. Untuk menjaga dan meningkatkan mutu koleksi, perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta melaksanakan pengadaan bahan pustaka dengan beberapa prosedur. Tahap pertama sebelum dilakukan pengadaan bahan pustaka, terlebih dahulu perpustakaan membuat list daftar buku 40

56 41 yang akan di beli, dana pengadaan bahan pustaka diperoleh setiap tahun dari DIPA ( Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran) dengan jumlah yang tidak dapat ditentukan. Yang bertanggungjawab melakukan seleksi bahan pustaka adalah koordinator pengadaan bahan pustaka perpustakaan Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Surakarta. Tugas pokok koordinator pengadaan bahan pustaka adalah membuat Bank data pengadaan yang datanya mengacu pada SIPRUS (sistem informasi perpustakaan) dengan melihat buku yang paling laku dipinjam Namun memiliki eksemplar yang sedikit, yang dapat dilihat melalui daftar pinjam sirkulasi. Perpustakaan juga meminta usulan buku dari sivitas akademika, yaitu mahasiswa, dosen, dan karyawan IAIN Surakarta sebagai referensi dalam membuat daftar desiderata pengadaan. Untuk mempermudah seleksi bahan pustaka digunakan seleksi tools berupa katalog penerbit dan katalog online. Untuk koleksi referensi seleksi bahan pustaka dilakukan tanpa menunggu usulan dari pengguna, Koordinator pengadaan bahan pustaka langsung membuat list daftar yang akan dibeli berdasarkan koleksi refrensi yang dinilai memiliki kualitas isi yang bagus dan bermanfaat bagi pengguna. Setelah terpilih koleksi yang akan dibeli lalu dibuat order list yang nantinya akan diserahkan kepada panitia pengadaan yang