INOVASI ONESTOP SERVICE KETERANGAN DOMISILI PERUSAHAAN KELURAHAN WARUNGBOTO KECAMATAN UMBULHARJO KOTA YOGYAKARTA

Transkripsi

1 INOVASI ONESTOP SERVICE KETERANGAN DOMISILI PERUSAHAAN KELURAHAN WARUNGBOTO KECAMATAN UMBULHARJO KOTA YOGYAKARTA A. ONE STOP SERVICE KETERANGAN DOMISILI PERUSAHAAN Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik sejatinya bertujuan untuk mendorong terwujudnya penyelenggaraan pelayanan publik yang prima dalam arti memenuhi harapan dan kebutuhan baik bagi pe mberi maupun penerima pelayanan. Oleh karena itu hakekat pelayanan publik adalah pemberian pelayanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan dan kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat. Kelurahan Warungboto sebagai bagian dari penyelenggara pelayanan publik wajib melaksanakan kebijakan di atas, akan tetapi harus diakui implementasinya belumlah maksimal. Sumberdaya manusia merupakan faktor yang paling berperan terhadap belum maksimalnya pelayanan di kelurahan. Logika berpikir dari perangkat kelurahan sendiri harus diakui sampai sekarang belum bisa dirubah total. Merubah paradigma dari dilayani menjadi melayani tidaklah semudah membalikan telapak tangaan, salah satu sebabnya adalah bahwa perangkat kelurahan yang ada saat ini rata-rata merupakan produk lama sehingga sulit merubah dirinya untuk menyesuaikan dengan kultur birokrasi modern. Akan tetapi, dengan telah diberlakukannya regulasi tentang pelayanan publik, mau tidak mau, suka tidak suka kelurahan sebagai bagian penyelenggara pelayanan publik harus melaksanakan ketentuan tersebut dengan segala keterbatasannya 169

2 Kelurahan sebagai garda terdepan dalam pelayanan masyarakat idealnya memiliki performa yang maksimal baik dari sisi sumber daya manusianya maupun sumber dananya, akan tetapi dengan keterbatasan yang ada selama ini, maka mengharapkan pelayanan yang ideal dari kelurahan merupakan hal yang masih di awang-awang. Kultur birokarsi di Indonesia senyatanya masih belum berubah total semangat melayani masih bersifat setengah hati, sehingga masyarakat yang sejatinya adalah majikan belum bisa terlayani secara maksimal, Bagaimana mungkin, hanya untuk legalisir surat-surat saja harus mengadap dua pejabat di dua meja yang berbeda. Situasi ini jelas jauh dari prinsip pelayanan prima, disamping membutuhkan waktu lama ditambah melihat sikap pejabat yang memberi pelayanan jauh dari kesan familiar, ramah dan membantu.fenomena di atas, menginspirasi kita yang berada di garis terdepan da lam pelayanan masyarakat untuk mencoba memberikan solusi dengan menyederhanakan prosedur pelayan di kelurahan B. AKSI INOVASI Inovasi yang dilakukan di Kelurahan Warungboto merupakan buah dari kesepakatan dari seluruh karyawan dan karyawati kelurahan dengan ide dan dorongan Lurah Warungboto tentang bagaimana membuat pelayanan masyara kat di Kelurahan Warungboto menjadi lebih mudah, cepat, transparan, dan akuntabel, khususnya pelayanan Keterangan Domisil Perusahaan. Keterangan Domisili Perusahaan adalah keterangan yang diberikan oleh Lurah kepada pemilik usaha, yang menerangkan bahwa usahanya benarbenar berkedudukan dan berada di wilayah Kelurahan Warungboto. Surat Keterangan Domisili Perusahaan ini berfungsi menguatkan izin usaha yang dimiliki oleh suatu perusahaan, dan merupakan dasar dari dikeluarkannya semua izin usaha, pendaftaran perpajakan dan pendaftaran perusahaan 170

3 di instansi lain,sehingga Surat Keterangan Domisili Perusahan dipersyaratkan baik dalam pengurusan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), dan untuk keperluanlainnya. Tujuan dari inovasi OneStop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto adalah mempermudah dan menyederhanakan proses pengurusan dan penerbitan surat tersebut, dimana pemohon tidak lagi harus menghadap dua atau tiga petugas dengan meja yang berbeda-beda, akan tetapi pemohon hanya perlu menghadap satu petugas dalam satu meja. Konsep ini kita sebut dengan istilah One Stop Service. Dengan adanya penyederhanaan tersebut, maka pemohon dibuat nyaman tidak harus datang dari meja satu ke meja lainnya. Pemohon hanya datang disatu meja untuk memasukkan berkas persyaratan yang diperlukan kemudian menunggu surat itu selesai diproses oleh petugas. Dengan diterapkan konsep ini, maka waktu yang dibutuhkan menjadi lebih singkat. Bila sebelum diberlakukannya konsep ini penerbitan Surat Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto memakan waktu lebih kurang 7 sampai 10 menit, maka setelah diberlakukannya konsep ini hanya butuh waktu 5 menit Para pihak yang terlibat langsung dalam proses ini adalah Kasi Pelayanan selaku penerima berkas sekaligus berperan sebagai front office, kemudian Kasi Pemberdayaan dan Perekonomian selaku seksi yang memproses Surat Keterangan Domisili Perusahaan dimaksud, kemudian Lurah selaku pejabat yang berwenang menandatangani surat keterangan tersebut. Pada akhirnya hasil dari inovasi ini tentunya yang menikmati adalah warga masyarakat yang memiliki usaha atau perusahaan yang berkedudukan di wilayah Kelurahan Warungboto. Dengan adanya inovasi ini maka 171

4 pengurusan Surat Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto menjadi lebih cepat, transparan dan akuntabel. Inovasi One Stop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto merupakan sesuatu yang dipandang perlu harus dilakukan. Dengan konsep inovasi ini masyarakat seakan dimanjakan, cukup mendatangi salah satu petugas dan menyampaikan apa maksud dan tujuannya, kemudian dilayani oleh petugas dan selesai di tempat itu juga, tidak perlu menghadap Kasi atau Lurah hanya untuk sekedar minta tanda tangan. Hal yang kelihatan kecil, sederhana, dan sepele ini belum tentu terjadi di kelurahan lain di Kota Yogyakarta ini. Masyarakat yang datang ke suatu kelurahan untuk mengurus surat-surat yang diperlukan kebanyakan masih harus menghadap beberapa petugas dengan beberapa meja, untuk meminta tanda tangan Lurah diharuskan menghadap sendiri, hal ini tidak berlaku di Kelurahan Warungboto. C. MEKANISME INOVASI ONE STOP SERVICE KETERANGAN DOMISILI Tahapan penerapan konsep One Stop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto dimulai pada sekitar awal bulan Maret 2015 ketika Inovasi Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kota Yogyakarta mengadakan semacam workshop tentang inovasi daerah. Dengan ditetapkannya Kota Yogyakarta sebagai Laboratorium Inovasi Daerah oleh Lembaga Adminstrasi Negara, seluruh SKPD termasuk Kelurahan berlomba-lomba menciptakan ide-ide inovasi yang nantinya akan diterapkan di SKPD masing-masing. Kelurahan Warungboto yang juga merupakan salah satu SKPD mencoba mendesain inovasi dalam bidang pelayanan masyarakat. Kelurahan walaupun bukan merupakan SKPD, tetapi bila merujuk pada Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 91 Tahun 172

5 2008 tentang Fungsi, Rincian Tugas dan Tata Kerja Kelurahan di Lingkungan Kota Yogyakarta, memikul beban dan tanggungjawab yang tidak ringan, ditambah lagi ketugasan yang harus dilaksanakan oleh Lurah/Kelurahan dengan terbitnya Peraturan Walikota Yogyakarta Nomor 4 Tahun 2014 tentang Pelimpahan Sebagaian Kewenangan Walikota kepada Lurah untuk Melaksanakan sebagian Urusan Pemerintahan Daerah. Berdasarkan Perwal tersebut, Lurah/Kelurahan wajib melaksanakan 7 urusan yaitu ; urusan Otonomi Daerah, Pemerintahan Umum, Administrasi Keuangan, Perangkat Daerah, Kepegawaian dan Persandian; urusan Pemberdayaan Masyarakat dan Desa; urusan Pekerjaan Umum; urusan Lingkungan Hidup; urusan Perdagangan; urusan kesehatan; dan urusan kesenian. Dikarenakan begitu kompleksnya tugas dan tanggungjawab yang harus diemban oleh Kelurahan, maka atas saran dari Lembaga Adminstrasi Negara Kelurahan Warungboto diminta menentukan satu inovasi yang berkaitan dengan pelayanan masyarakat sehari-hari. Kemudian atas berbagai pertimbangan Lurah menentukan inovasi yang akan dilaksanakan oleh Kelurahan Warungboto adalah OneStop Service Keterangan Domisili Perusahaan, hal ini dengan alasan bahwa proses penerbitan surat keterangan tersebut dirasa masih membutuhkan waktu dan prosedur yang kurang simple. Setelah disepakatinya konsep inovasi diatas, maka dimulailah tahapan kegiatan untuk mengimplementasikan ide tersebut. Pada sekitar bulan April 2015 dilakukan penyusunan lembar kerja disain inovasi yang dilengkapi dengan rencana aksi inovasi di Kelurahan Warungboto. Rencana aksi tersebut memuat tentang kegiatan apa yang akan dilaksanakan; siapa pelaksananya; membutuhkan waktu berapa lama; output yang dihasilkan; kemudian metode yang digunakan dalam merealisasikan kegiatan tersebut. 173

6 Selanjutnya pada bulan Mei 2015 dibuat Perjanjian Pelaksanaan Inovasi Daerah oleh Lurah Warungboto selaku pihak pertama atau yang berkewajiban mewujudkan inovasi, dan Walikota Yogyakarta selaku pihak kedua yang bertugas melakukan supervisi yang diperlukan serta akan melakukan evaluasi terhadap capaian inovasi dari perjanjian ini, mengambil tindakan yang diperlukan dalam rangka pemberian penghargaan dan sanksi. Dengan ditandatanganinya perjanjian dia atas, maka ada keharusan dari Lurah/Kelurahan Warungboto untuk mengimplementasikan konsep inovasi tersebut. Pada akhir Mei 2015 dibentuklah tim yang bertanggunjawab melaksanakan ide inovasi One Stop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto. Tim ini beranggotakan semua pegawai Kelurahan Warungboto dan diketuai oleh Lurah Warungboto sekaligus sebagai penanggungjawab dari kegiatan ini. Keberdaaan Tim ini dikuatkan dengan Surat Keputusan Lurah Warungboto Nomor6 Tahun 2015 tentang Pembentukan Tim Pelaksana Inovasi Daerah di Kelurahan Warungboto. Tugas utama dari tim ini adalah mengawal pelaksanaan inovasi One Stop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto. Setelah terbentuk, maka tim segera berkoordinasi untuk merumuskan langkahlangkah yang harus diambil. Berdasarkan hasil dari beberapa koordinasi yang dilakukan oleh tim, diputusan bahwa perlunya dillakukan penyederhaan prosedur penerbitan Surat Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto. Proses penerbitan surat tersebut tidak lagi melalui 2 atau 3 meja sebagaimana yang berlaku selama ini, akan tetapi cukup dilayani di satu meja yaitu Seksi Pelayanan dengan prosedur sebagai berikut : Kasi Pelayanan menerima berkas dari pemohon, setelah diyatakan lengkap kemudian diserahkan 174

7 kepada Kasi Pemberdayaan Masyarakat dan Perekonomian untuk memproses berkas sesuai tupoksinya, setelah berkas permohonan diproses dengan out put berupa Surat Keterangan Domisili Perusahaan kemudian dimintakan tanda tangan Lurah; setelah ditanda tangani kemudian di diserahkan kembali kepada Kasi Pelayanan; setelah diterima Kasi Pelayanan kemudian dibubuhkan cap sebagai bukti legalisasi lalu diserahkan kepada pemohon, dengan demikian prosedur pelayanan menjadi lebih cepat dan simpel. Strategi yang dilakukan sebelum inovasi adalah dengan melakukan analisa keadaan. Dengan demikian akan diketahui bahwa prosedur penerbitan Keterangan Domisili Perusahaan di Kantor Kelurahan Warungboto yang dilakukan selama ini dinilai tidak efisien dan terlalu birokratis, hanya untuk mendapatkan selembar surat keterangan saja pemohon harus berjalan kesana-kemari, harus menghadap salah satu pejabat hanya untuk minta tanda tangan. Prosedur tersebut dirasa sangat tidak efisien sehingga harus dilakukan usaha-usaha terobosan untuk memangkas brokrasi atau alur prosesnya. Sebelum inovasi tersebut diaplikasikan, terlebih dahulu dilakukan sosialisasi kepada tokoh masyarakat RT, RW, para pimpinan lembaga kemasyarakatan yang ada di Kelurahan Warungboto, dengan harapan agar kegiatan ini dapat disebarluaskan kepada masyarakat sekaligus menghimpun masukan dari masyarakat berkaitan dengan rencana diterapkannya inovasi dimaksud. Setelah dilakukan sosialisasi kepada masyarakat luas, tahapan selanjutnya adalah melakukan konsolidasi dengan semua karyawan dan karyawati Kelurahan Warungboto untuk menyiapkan segala sesuatunya menyongsong diterapkannya inovasi tersebut. Kemudian agar dalam aplikasinya tidak menemui kendala, maka dilakukan semacam pelatihan kepada petugas 175

8 pelaksana dalam hal ini adalah Kasi Pelayanan Informasi dan Pengaduan dan Kasi Pemberdayaan Masyarakat dan Perekonomian. Tahapan selanjutnya adalah melakukan uji coba penerapan inovasi tersebut selama dua bulan, hal ini dilakukan sebagai upaya untuk melihat permasalahan, kendala apa saja yang dihadapi sehingga nantinya setelah inovasi diaplikas ikan secara penuh bisa berjalan dengan sempurna. Proses terlaksananya inovasi One Stop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto melibatkan semua karyawan dan karyawati Kelurahan Warungboto, walaupun kegiatan ini nantinya hanya akan ada 2 seksi yang terlibat dan bertanggungjawab langsung, akan tetapi secara umum kegiatan ini merupakan tanggungjawab bersama. Suskes dan tidaknya kegiatan ini terletak pada komitmen dari semua karyawan dan karyawati Kelurahan Warungboto dalam memberikan pelayanan yang prima kepada masyarakat. Sebagaimana diketahui bahwa Kelurahan bukanlah SKPD dimana tugas pokok dan fungsi masingmasing seksi bisa dilaksanakan secara ketat. Akan tetapi di kelurahan, tugas pokok dan fungsi merupakan tanggungjawab bersama sehingga mejemen yang berlaku adalah model menejemen keroyokan. Masingmasing seksi tidak hanya mengerjakan pekerjaan sesuai tupoksinya, tetapi harus bisa nyambi mengerjakan tugas seksi lainnya Sumber daya manusia menjadi kunci utama dalam mengaplikasikan inovasi ini, dengan keterbatasan baik dari sisi kuantitas maupun kualitas sumber daya manusia yang dimililki Kelurahan Warungboto, namun tidak menguransi semangat dalam upaya memberikan pelayanan yang maksimal kepada masyarakat. Semua karyawan dan karyawati dituntut untuk loyal kepada pekerjaan, mengedepankan semangat untuk melayani dan selalu mendahulukan kepentingan masyarakat di atas kepentingan organisasi, apalagi pribadi. Koordinasi baik bersifat formal maupun non 176

9 formal selalu dilakukan agar tercipta iklim kerja yang kompak dan kondusif sehingga menghasilkan kinerja positif. Produk yang dihasilkan dari kegiatan inovasi ini adalah berupa Surat Keterangan Domisili Perusahan (SKDP). Dimana proses penerbitan surat keterangan ini menjadi lebih cepat dengan prosedur yang simple. Sebelum dilakukan inovasi penerbitan surat ini membutuhkan waktu kurang lebih 10 menit karena harus melalui 2 3 petugas dengan meja yang berbeda, akan tetapi setelah dilakukan inovasi waktu yang dibutuhkan maksimal 5 menit karena hanya melalui 1 petugas dengan meja. Adapun perbedaan alur pelayanan sebelum dan setelah dilakukan inovasi dapat dijelaskan pada gambar berikut : Alur penerbitan SKDP sebelum dilakukan inovasi dapat dijelaskan bahwa pemohon yang akan mengurus SKDP dengan membawa surat pengantar RT/RW mendatangi meja Kasi Pelayanan untuk mendaftarkan berkasnya,apabila berkas dinyatakan lengkap maka akan diteruskan kepada Kasi Pemberdayaan Masyarakat dan Perekonomian untuk dibuatkan SKDP setelah selesai, form SKDP diberikan kepada pemohon untuk dimintakan tanda tangan Lurah setelah form SKDP ditandatangani Lurah kemudian diserahkan kembali kepada pemohon untuk dibawa ke meja Kasi Pelayanan untuk dimintakan cap sebagai bukti legalitas,skdp sudah jadi dan dinyatakan sah kemudian diserahkan kepada pemohon Alur penerbitan SKDP setelah dilakukan inovasi dapat dijelaskan bahwa pemohon yang akan mengurus SKDP dengan membawa surat pengantar RT/RW mendatangi meja Kasi Pelayanan untuk mendaftarkan berkasnya apabila berkas dinyatakan lengkap maka akan diteruskan kepada Kasi Pemberdayaan Masyarakat dan Perekonomian untuk dibuatkan SKDP, setelah selesai, form SKDP dimintakan tanda tangan Lurah setelah form 177

10 SKDP ditandatangani Lurah kemudian diserahkan kepada Kasi Pelayanan untuk bubuhkan cap sebagai bukti legalitas SKDP sudah jadi dan dinyatakan sah diserahkan kepada pemohon. Dari gambar di atas tampak sangat jelas perbedaan alur penerbitan SKDP di Kelurahan Warungboto sebelum dan sesudah dialkukan inovasi. Kegiatan ini tidak hanya berhenti disini tetapi akan terus berproses menuju pelayanan yang ideal seperti yang diharapkan masyarakat. Oleh karena itu konsep ini akan terus dilakukan penyempurnaan disana-sini, saran dan masukan dari bebagai pihak masih diperlukan demi sempurnanya konsep ini.sistem yang digunakan untuk memantau kemajuan dan mengevaluasi inovasi One Stop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto dilakukan langsung oleh Lurah dimana mekanismenya adalah dengan memberikan pengawasan langsung implementasi dilapangan, kendala apa yang dihadapi, peralatan apa yang dibutuhkan, bagaimana respon masyarakat terhadap diberlakukannya inovasi tersebut, mencatat dan mengamati bagaimana respon masyarakat/pemohon terhadap diberlakukannya inovasi ini, apakah positif atau negatif. Untuk mengetahui perkembangan kemajuan dan efektifitas pelaksanaan inovasi One Stop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto, Lurah berserta kasi yang bertanggungjawab langsung terhadap pelaksanaan inovasi ini mengadakan evaluasi terhadap kinerja para petugas. Mengingat masing-masing seksi yang bertanggung jawab juga mengerjakan tugas lain, untuk itu evaluasi juga menyangkut apakah dengan diberlakukannya ivonasi ini beban kerja seksi pelaksana juga bertambah. Jika sebelum inovasi yang berjalan adalah pemohon, maka setelah inovasi adalah petugasnya, dengan demikian logikanya beban fisik 178

11 dari petugas juga bertambah. Penambahan beban fisik ini apakah akan mempengaruhi petugas atau tidak. Sebagaimana perubahan, di awalnya pasti terdapat kondisi yang kurang nyaman, keadaan ini hanyalah efek sementara dari sebuah perubahan, dimana mengubah pola perilaku pelayanan dari yang sudah ada dan terbiasa menjadi diluar kebiasaan memang butuh waktu untuk penyesuaian. Apalagi dengan pola pelayanan baru ini petugas dituntut lebih aktif bergerak kesana-kemari untuk melayani pemohon. Dengan berlakunya pelayanan Surat Keterangan Domisili Perusahaan pola baru ini tampaknya tidak ada kendala yang berarti, karena inovasi tidak merubah total system prosedur pelayanan, akan tetapi hanya merubah sedikit berkaitan dengan prosedur yang harus dilakukan dalam penerbitan Surat Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto D. DAMPAK INOVASI Dengan diberlakukannya inovasi One Stop Service Keterangan Domisili Perusahaan di Kelurahan Warungboto tentunya membawa dampak positif terutama bagi pemohon, karena waktu yang dibutuhkan lebih singkat ditambah prosedur yang harus dillalui lebih sederhana, tidak harus menghadap petugas satu ke petugas lainya, tentunya hal ini sangat memudahkan dan memanjakan masyarakat pemohon dalam mengurus surat tersebut. 179