PROSES PENGAMBILAN CALON BARU PROGRAM SISWAZAH

Transkripsi

1 t BAHAGIAN AKADEMIK & HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI SAINS MALAYSIA Disediakan oleh: PN ZURINA MD PAZIL Disemak oleh: Disahkan oleh: EN YUSMADI NORASHID DR. SHAHRUL BARIYAH SAHUL HAMID 1

2 BIL KANDUNGAN MUKASURAT Kandungan Pindaan Rekod 1. Objektif Skop Definisi 4 3. Singkatan 5 4. Rujukan 5 5. Prosedur Rekod 9 7. Lampiran 10 2

3 NO. TERBITAN TARIKH TERBITAN REKOD PERUBAHAN PENERANGAN TENTANG PERUBAHAN 3

4 1. OBJEKTIF Untuk memastikan calon yang diterima adalah menepati syarat pengambilan Universiti. 2.1 SKOP Meliputi kesemua permohonan kemasukan program-program Pasca Siswazah di IPPT DEFINISI Jawatankuasa Satu badan yang telah dilantik oleh Majlis IPPT bertujuan untuk meluluskan semua aktiviti yang berkaitan dengan pelajar sebelum dibentangkan kepada Majlis IPPT. Sistem Maklumat Universiti-Pusat Pengajian Sistem maklumat yang dibangunkan oleh PPKT/Unit Peperiksaan/Unit Rekod untuk menyimpan maklumat pelajar Ijazah Tinggi Universiti. Majlis IPPT Satu badan yang bertindak membincang dan memperakukan semua permohonan pelajar dan hal ehwal pencalonan pelajar dan segala hal berkaitan pengurusan program akademik IPPT. 4

5 3. SINGKATAN PP PPT PT(P/0)N22 PT (P/O) IPS TPA BPKP PTM PTJ JKA UPU JPT BPL KKM Penolong Pendaftar Penolong Pegawai Tadbir Pembantu Tadbir Kanan Pembantu Tadbir (P/O) Institut Pengajian Siswazah Timbalan Pengarah () Pengurusan dan Kemasukan Pelajar Pegawai Teknologi Maklumat Pusat Tanggung Jawab Jawatankuasa Unit Pusat Universiti Jabatan Pengajian Tinggi Pengurusan Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia 4. RUJUKAN 4.1 Malaysian Standard MS ISO 9001: 2008 (IPPT/QMS/QM/RL01) 4.2 Manual Kualiti IPPT (IPPT/QMS/QM) 4.3 SMUP-PENG (Sistem Maklumat Universiti Pelajar) - Pusat Pengajian 4.4 Garis Panduan Sarjana Perubatan (/RL04) 4.5 Panduan Pengurusan Pengajian Siswazah (/RD05) 4.6 Syarat Pengambilan Pelajar Pasca-Siswazah(/RD06) 4.7 Panduan Gred bagi pelajar luar Negara(/RD07) 4.8 Pelupusan Rekod (IPPT/AKA/PK02/RL02) Surat Pekeliling Imigresen Malaysia Terhad Bilangan 3 Tahun 2013 Penguatkuasaan Visa Dengan Rujukan (VDR) Bagi Pelajar Antarabangsa 5

6 5. PROSEDUR Langkah Aktiviti Tanggungjawab 5.1 Proses permohonan a. Permohonan melalui BPKP (Sarjana Perubatan) - Terima borang, senarai calon dan tarikh temuduga dari BPKP-MED dan IPS. - Semak borang HLP KKM dan membuat perincian calon, jika tidak lengkap hubungi calon melalui telefon atau emel TP(A)/PP/PPT/ - Serahkan borang permohonan dan perincian calon kepada Ketua Program/Ketua Kluster beserta memo. - Menerima kembali borang perincian dan maklumbalas sama ada terima atau tolak daripada Ketua Kluster - Maklum tarikh temuduga kepada panel temuduga melalui surat - Keluarkan surat panggilan temuduga kepada calon - Terima senarai calon diterima/ditolak dari panel temuduga melalui Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan rujuk /B01 - Hantar surat senarai calon diterima/ditolak kepada Pengurusan latihan untuk makluman - Sediakan senarai calon diterima/ditolak untuk mesyuarat JKA dan kelulusan Majlis. - Menerima pengesahan senarai mutakhir dari Pengurusan Latihan, KKM. TP(A)/PP/PPT/PT (PO) IPS/TP(A)/PP - Senarai calon yang diterima/ditolak dihantar ke IPS untuk pengeluaran surat tawaran/surat penolakan. 6

7 b. Permohonan melalui Universiti (Mod Campuran, Mod Kerja Kursus & Mod Penyelidikan) - Terima memo permohonan kemasukan calon baru daripada IPS. - Mencetak permohonan calon dan menyemak borang sama ada calon memenuhi kriteria, jika borang tidak lengkap hubungi calon melalui telefon atau emel - Serahkan borang permohonan dan perincian calon kepada yang berkenaan bersama dengan memo. a) Mod Campuran : Ketua Kluster dan Ketua Program b) Mod Kerja Kursus: Ketua Kluster dan Ketua Program c) Mod Penyelidikan: Bakal Penyelia / Ketua Kluster (bagi calon yang tiada nama Penyelia di dalam borang) - Menerima borang maklumbalas daripada Ketua Kluster / Ketua Program / Bakal Penyelia. - Sediakan senarai calon diterima/ditolak untuk mesyuarat JKA dan kelulusan Majlis. - Senarai calon yang diterima/ditolak dihantar ke IPS untuk pengeluaran surat tawaran/surat penolakan. - Menghubungi calon luar negara untuk maklum keperluan permohonan visa dengan rujukan (VDR). TP(A)/PP PP/ TP(A)/PP PP/ PP/ 5.2 Penempatan klinikal calon Sarjana Perubatan Luar Negara - Menerima permohonan melalui IPS. - Surat tawaran dikeluarkan kepada calon selepas diperakukan oleh Majlis IPPT - Salinan dihantar ke IPS untuk makluman. - Terima maklumbalas daripada calon (borang A, salinan passport, CV dan gambar) - Minta Ketua Kluster / Ketua Program menentukan tarikh rasmi mula penempatan klinikal dan tempat latihan. IPS PP/ PP/ 7

8 - Hantar perakuan calon lulus penempatan ke IPS untuk mengeluarkan surat tawaran / surat penolakan Proses Kerja Permohonan dan Pengambilan 5.3. CARTA ALIR PROSEDUR Mula Permohonan melalui Universiti/BPL Penerimaan & Semakan borang Mod Campuran / Mod Penyelidikan Mod Kerja Kursus Perincian Borang kepada Ketua Kluster / Ketua Program untuk maklumbalas Temuduga Perakuan JKA & Kelulusan Majlis Memo ke BPL Memo ke IPS Tamat 8

9 6. REKOD Orientasi USM/IPPT/ Rekod No. Rujukan Simpanan Temuduga Calon Baru Sarjana Perubatan USM/IPPT/ Tempoh Lokasi Pegawai Bertanggungjawab /R01 Tiada had Bilik Fail, /R02 Tiada had Bilik Fail, Institut Pengajian Siswazah USM/IPPT/600/100/1-17 Pensyarah Kehormat USM/IPPT/ Pensyarah Penyandang USM/IPPT/ Pensyarah Jemputan USM/IPPT/ Surat Tawaran USM/IPPT/ Fail Majlis USM/IPPT/600/100/3-20 Fail JKA USM/IPPT/600/100/3-21 /R03 Tiada had Bilik Fail, /R04 Tiada had Bilik Fail, /R05 Tiada had Bilik Fail, /R06 Tiada had Bilik Fail, /R07 Tiada had Bilik Fail, /R08 Tiada had Bilik Fail, /R09 Tiada had Bilik Fail, 9

10 7. LAMPIRAN /B01 Borang Penilaian Kemasukan Temuduga Sarjana Perubatan 10