PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI PENANGANAN SURAT/DOKUMEN KLASTER (MAIL HANDLING) KODE PROGRAM PELATIHAN : K II.01

Transkripsi

1 PELATIHAN BERBASIS PENANGANAN SURAT/DOKUMEN KLASTER (MAIL HANDLING) KODE PROGRAM PELATIHAN : K II.01 DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan 1

2 KATA PENGANTAR Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja. Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia. Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta. Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI. Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK. Jakarta, Desember 2008 DIREKTUR STANDARDISASI DAN PROGRAM PELATIHAN Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc NIP

3 PROGRAM PELATIHAN BERBASIS 1. Judul/Nama Pelatihan : Cluster Mail handling 2. Kode Program Pelatihan : K II Jenjang Program Pelatihan : Level II 4. Tujuan Pelatihan : Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten : 4. 1 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan baik dalam melakukan penanganan berkas, baik mengirim surat atau menerima surat 4. 2 Menggunakan peralatan kantor yang berhubungan dengan kegiatan penanganan berkas, baik surat surat masuk atau surat keluar Menangani berkas dengan baik serta melakukan korespondensi dalam lingkungan kantor 4. 4 Melakukan prosedur penanganan surat masuk intern maupun ekstern Melakukan penanganan surat keluar sampai pada distribusi surat Menangani surat dalam bahasa inggris dengan baik 5. Unit Kompetensi yang ditempuh: 5.1 ADM.PK : Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan 5.2 ADM.PK : Menggunakan peralatan kantor 5.3 ADM.PK : Melakukan Prosedur Administrasi 5.4 ADM.PK : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen 5.5 ADM.PK : Menangani pengiriman Surat/Dokumen 5.6 ADM.PK : Membaca dalam bahasa Inggris 6. Lama Pelatihan : 110Jam Pelatihan (@45 menit) OJT : 16 Jam Jumlah : 126 Jam 7. Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1. Pendidikan : Minimal SLTA 7.2. Pelatihan/Pengalaman Kerja : Umur/Usia : Minimal 18 Tahun 7.4. Jenis Kelamin : Pria / wanita 7.5. Kesehatan : Berbadan sehat dan tidak 7.6. Test Kemampuan : General Test dan RPL 3

4 KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS NO UNIT KODE UNIT I. KELOMPOK UNIT UMUM 1.1 Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan 1.2 Menggunakan peralatan PENGE- KETERAM- TAHUAN PILAN JUMLAH ADM.PK ADM.PK kantor 6.01 Jumlah I II. KELOMPOK UNIT INTI 2.1 Melakukan Prosedur Administrasi 2.2 Menangani penerimaan surat/ 2.1 Menangani Pengiriman Surat/ 2.2 Membaca dalam Bahasa Inggris ADM.PK ADM.PK ADM.PK ADM.PK Jumlah II III. KELOMPOK UNIT KHUSUS Jumlah III IV. EVALUASI PROGRAM LATIHAN 4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan Jumlah IV Jumlah I s/d IV V PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 5.1 Melakukan Kegiatan Penanganan berkas Jumlah V Jumlah I s/d V

5 SILABUS PELATIHAN BERBASIS I. KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : menit ELEMEN 1. Berkomunikasi di Tempat Kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi Jenis Komunikasi di tempat kerja Melakukan komunikasi Melakukan identifikasi dalam berkomunikasi di tempat kerja Penget ahuan Ketera mpilan Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. 1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. 1.4 Kepekaan akan kebudayaan dan kemasyarakatan diperlihatkan. 1.5 Kemampuan mendengarkan dengan aktif dan bertanya bila perlu, dilakukan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah. Jenis sarana komunikasi Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi Proses pemberian informasi Menyampaikan informasi secara efektif dan efisien Kultur Budaya Kultur sosial Komunikasi aktif dua arah Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial Melakukan komunikasi Mendengarkan secara aktif. Memakai sarana yang benar dalam ber-komunikasi Menyampaikan infor-masi dengan benar Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial sesuai dengan perbedaan kultur dan budaya Menunjukkan kemampuan untuk memahami dan mendengarkan dengan baik 1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan. Prinsip dasar penanganan konflik dan pemecahan masalah Melakukan usaha pemecah-an konflik atau kesalah pahaman Bertanggung jawab atas pemecahan masalah sesuai dengan kebijakan 5

6 ELEMEN 2. Memberikan bantuan kepada Pelanggan 2.1 Kebutuhan dan tujuan pelanggan, termasuk di dalamnya kebutuhan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pelayanan diberikan secara tepat. Kebutuhan pelanggan Jenis produk layanan Kualitas pelayanan Memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan Menunjukan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan Penget Ketera ahuan mpilan Semua kebutuhan dan permintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam jangka waktu segera/tidak terlalu lama. Kualitas pelayanan Kebutuhan potensial layanan Melakukan pemenuhan permintaan pelanggan Menunjukkan kemampuan memenuhi permintaan pelanggan 2.3 Kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan diidentifikasi dan dilakukan bilamana memungkinkan. Pengembangan jasa kepada pelanggan Mempergunakan untuk meningkatkan pelayanan peluang senantiasa kualitas Melakukan pening-katan kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan 2.4 Ketidakpuasan/ keluhan pelanggan dapat segera dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur. Kualitas pelayanan Kebutuhan potensial layanan Melakukan prosedur menangani keluhan pelanggan Mengatasi keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan 2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya. Proses penanganan keluhan pelanggan Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelanggan Menunjukkan kemampuan memenuhi permintaan pelanggan Asesmen Asesmen Asesmen 6

7 1.2. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Memilih Peralatan 1.1 Peralatan untuk melaksanakan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan 1.2 Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan. Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan digunakan dikuasai dan dipahami: Peralatan Tangan/manual Paralatan elektrik Jenis dan Macam Peralatan serta operasional kerjanya Penentuan jumlah peralatan yang akan digunakan. Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan Memeriksa dan Mengamati ketidaksesuaian peralatan Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan sesuai kebutuhan Penget Ketera ahuan mpilan Mengoperasikan Peralatan 2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan Cara penggunaan peralatan yang benar sesuai dengan fungsinya Mengoperasikan peralatan kantor yang digunakan sesuai kebutuhan Mengoperasikan peralatan kantor yang digunakan menurut Buku manual / SOP Ketidaksesuaian diidentifikasi secara tepat dan benar Penanganan Ketidaksesuaian kerja Peralatan Melakukan terhadap peralatan identifikasi ketidaksesuaian Melakukan identifikasi terhadap ketidak-sesuaian peralatan dengan benar dan tepat 3. Memelihara Peralatan 3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual Pemeliharaan peralatan dengan menghoperasikan peralatan sesuai prosedur Mentaati rambu-rambu pengguna-an peralatan pada saat menggunakan Pencatatan pemelihara-an dilakukan sesuai intruksi Cara Pencatatan pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentukan Menyimpan pemeliharaan tempatnya buku pada 7

8 ELEMEN 3.3 Peralatan dan sarana di simpan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan cara menyimpan sarana menurut SOP Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan per-alatan Penget ahuan Ketera mpilan 3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tinakan Cara-cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan keruraskan yang berat diserahkan kepada ahlinya Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan Asesmen Asesmen Asesmen 8

9 II. KELOMPOK UNIT INTI 2.3. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Proses kantor 1.1 Dokumen diproses sesuai dengan prosedur dengan batas waktu. 1.2 Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses. 1.3 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Prosedur penggunaan peralatan kantor untuk memproses Prosedur penanganan kerusak-an pada peralatan kantor Melakukan proses secara tepat sesuai prosedur perusa-haan Menggunakan peralatan kantor untuk memproses dengan benar. Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusak-an peralatan kantor Melakukan proses secara tepat sesuai waktu dan prosedur Menggunakan peralatan kantor untuk mem-proses dengan benar sesuai prosedur Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor sesuai prosedur Penget Ketera ahuan mpilan Dasar surat menyurat 2.1 Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur Macam-macam jenis surat dan format surat Membuat surat dengan format yang sesuai Membuat surat dengan aturan yang ditentukan Kalimat / kata-kata ditulis secara tepat dan benar dan mengguna-kan bahasa yang singkat dan jelas Teknik penulisan kalimat/kata-kata pada surat Membuat surat dengan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas Penggunaan kalimat /katakata tepat dan benar 2.3 Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar Teknik penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar Mengidentifikasi peng-gunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat. Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan 9

10 ELEMEN 3. Mengurus / menjaga sistem 2.4. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Melakukan proses secara tepat sesuai prosedur perusaha-an Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim Melakukan proses secara tepat sesuai waktu dan prosedur Penget ahuan Ketera mpilan Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur Prosedur melakukan modifikasi referensi dan sistem indeks Melakukan modifikasi referensi dan sistem Melakukan modifikasi referensi dan sistem sesuai prosedur Asesmen Asesmen Asesmen 10

11 2.2. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01 Mengidentifikasi surat/ yang diterima 1.1 Surat/ yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur Melakukan pengidentifikasian surat/ yang diterima Pengetahuan cara mengidentifikasi surat/ sesuai prosedur Melakukan pengidentifikasian surat/ yang diterima Penget ahuan Ketera mpilan Surat/ diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya Prosedur penerimaan surat/ Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/ Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/ sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi 1.4 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama sesuai prosedur. Prosedur pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Prosedur pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama sesuai prosedur Melakukan pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama Penanganan surat/ yang bersifat penting dan rahasia sesuai SOP Pengidentifikasi keakuratan surat elektronik sesuai prosedur 02 Memproses pencatatan surat/ masuk 2.1 Surat/ dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada 2.2 Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur Prosedur penerimaan surat/ Proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Melakukan pencatatan surat/ yang diterima Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Melakukan pencatatan surat/ sesuai dengan sistem yang ada pada Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur

12 ELEMEN 2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui. Prosedur penerimaan surat/ yang ditujukan kepada karyawan lainnya Melakukan distribusi surat/ yang diterima kepada para karyawan di departemennya Melakukan distribusi surat / yang diterima kepada para karyawan di departemennya sesuai tujuannya Penget ahuan Ketera mpilan 03 Mendistribusikan surat/ masuk 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu 3.2 Penerimaan surat/ teridentifikasi 3.3 Salinan surat/ dibuat apabila diperlu-kan. Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Pengetahuan pembuatan salinan surat/ Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ Melakukan salinan pembuatan Proses pendistribusian surat/ dilakukan segera Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ sesuai prosedur Melakukan pembuatan salinan surat/ sesuai kebutuhan 1 2 Asesmen Asesmen Asesmen 12

13 2.3. Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01 Mengidentifikasi surat / untuk dikirim 1.1 Surat/ yang akan dikirim di-dentifikasi sesuai prosedur Proses pengidentifikasian surat/ yang akan dikirim Melakukan proses pengidentifikasian surat/ yang akan dikirim Proses pengidentifikasian surat/ yang akan dikirim dilakukan sesuai SOP Penget ahuan Ketera mpilan Surat/ di seleksi sesuai dengan tujuannya Proses penyeleksian surat/ sesuai dengan tujuannya Melakukan proses penyeleksian surat/ sesuai dengan tujuannya Penyeleksian surat/ sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur Prosedur pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur 1.4 Berita dalam surat elektronik yang akan dikirim diperiksa keakuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur. Prosedur pengiriman surat melalui elektronik Melakukan pemeriksaan dan penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim Pengecekan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur 02 Memproses pencatatan surat/ untuk dikirim 2.1 Surat/ dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada pe-rusahaan Prosedur pengiriman surat/ Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/ yang akan dikirim Surat/ yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi sesuai prosedur

14 ELEMEN 2.2 Surat yang bersifat penting/ rahasia di-tangani untuk di-distribusikan sesuai dengan prosedur Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan sesuai dengan prosedur Penget ahuan Ketera mpilan 03 Mendistribusikan surat/ 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat/ dilakukan segera Penerimaan surat/ teridentifikasi 3.3 Salinan surat/ dibuat Pengetahuan pembuatan salinan surat/ Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ Melakukan salinan pembuatan Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ sesuai prosedur Melakukan pembuatan salinan surat/ sesuai kebutuhan 04 Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur 4.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur 4.3 Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama Proses penyeleksian pilihan pengiriman Proses penyeleksian pilihan pengiriman Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk men-dapatkan yang terbaik Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur per-usahaan

15 ELEMEN 4.4 Pengambilan surat - surat penting dikelola dan ditindaklanjuti. Prosedur pengelolaan suratsurat penting untuk ditindaklanjuti Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat - surat penting sesuai prosedur Penget ahuan Ketera mpilan 05 Mengelola dan Mengirim 5.1 Daftar distribusi disiap-kan sesuai prosedur Proses pendistribusian surat/ Melakukan proses persiapan daftar distribusi surat/ Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai prosedur Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur 5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur Prosedur pengiriman surat elektronik Prosedur pengiriman surat elektronik Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan Melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur Pencatatan dan penyimpanan surat elektronik sebelum dikirim sesuai prosedur Asesmen Asesmen Asesmen 15

16 2.3 Unit Kompetensi : Membaca Dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional dasar Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengenali tanda- tanda umum yang biasa digunakan pada industri 2. Membaca kerja sederhana 1.1 Arti tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris dimengerti serta dapat ditafsirkan makna nya. 2.1 Maksud dan isi diidentifikasi 2.2 Apabila diperlukan, menanggapi maksud yang diidentifikasi dari 2.3. Bantuan dicari apabila diperlukan Pengertian dan pemahaman serta penafsiran makna dari tanda-tanda baca dan singkatan bahasa Inggris. Cara mengidentifikasi isi Cara menanggapi maksud dari isi yang diidentifikasi dengan benar. Cara mencari bantuan yang diperlukan secara tepat Memilih tanda baca untuk digunakan sesuai kebutuhan dengan benar sesuai kebutuhan Melakukan identifikasi Isi secara benar dan tepat Tanggapan maksud dari isi benar dan tepat Melakukan pencarian Bantuan yang diperlukan Tanda baca dipilih dan digunakan secara benar dan tepat Isi diidentifikasi secara benar dan tepat sesuai SOP Kebenaran tanggapan isi dengan tepat Pencarian bantuan dicari dari orang yang tepat Bantuan yang diperlukan dicari sesuai SOP Penget Ketera ahuan mpilan Membaca teks instruksional sederhana 3.1 Tujuan dan inti teks diidentifikasi 3.2 Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan 3.3 Bantuan dicari apabila diperlukan Cara mengidentifikasi tujuan dan inti teks Cara menanggapi maksud dan teks yang dibutuhkan Cara mencari bantuan Tujuan dan inti teks diidentifikasi secara benar Tanggapan terhadap maksud dan teks diberikan sesuai kebutuhan Bantuan dicari sesuai kebutuhan Teks instruksional dibaca dengan benar Pemberian tanggapan sesuai kebutuhan Bantuan dicari bila diperlukan Membaca diagram sederhana 4.1 Maksud dan inti diagram/simbol sebagai sarana komunikasi diidentifikasi Cara mengidentifikasi maksud dan inti diagram atau simbol sebagai sarana komunikasi Maksud dan inti diagram teridentifikasi Simbol sebagai sarana komunikasi digunakan dengan tepat Tanggapan diberikan terhadap maksud dari teks yang dibutuhkan Cara menanggapi maksud dari teks yang diperlukan Memberikan tanggapan sesuai yang dibutuhkan Memberikan tanggapan sesuai dengan maksud 16

17 ELEMEN 4.3 Bantuan dicari apabila diperlukan Cara mencari bantuan Mencari bantuan sesuai keperluan Mencari bantuan kepada pihak yang tepat Asesmen Asesmen Asesmen Penget ahuan Ketera mpilan 17

18 V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 3.1. Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan Kode Unit : ADM.PK ELEMEN 01. Berkomunikasi ditempat kerja 02. memberikan bantuan kepada pelanggan 03. Bekerja dalam satu tim INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA Memberikan pelayanan dalam menangani surat masuk atau surat keluar Memberikan bantuan pada pihak yang mnembutuhkan penanganan surat masuk dan surat keluar Melakukan bekerjasama dalam satu tim dalam menangani berkas Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan kantor Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Memilih peralatan, 02. Mengoperasikan peralatan 03. Memelihara peralatan Menggunakan peralatan kantor yang yang berhubungan dengan penanganan berkas Melakukan pemeliharaan peralatan yang telah digunakan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Proses - kantor 02. dasar Surat menyurat 03. mengurus/menjaga sistem Melakukan penanganan surat atau di kantor Mengkonsep dan mengetik berbagai jenis dan bentuk surat Melakukan kegiatan kearsipan, mulai menerima, menata sampai menyimpan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 18

19 2.5. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Meng-identifikasi surat/dokumen yang diterima 02. Memproses pencatatan surat/ yang masuk 03. Mendistribusikan surat/ masuk Melakukan proses penerimaan surat/ berdasarkan prosedur Melakukan pencatatan surat/ masuk ke dalam buku agenda surat masuk Mendistribusikan surat masuk kepada bagian-bagian yang ditruju. Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Meng-identifikasi surat/ untuk dikirim 02. Memproses pencatatan surat/ untuk dikirim 03. Mendistribusikan surat/ masuk 04. Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 05. Mengelola dan mengirim Melakukan proses pengiriman surat mulai dari proses konsep sampai pada mengetikan Melakukan pencatatan surat keluar pada buku agenda surat keluar Mendistribusikan surat yang telah ditangani sesuai prosedur Mengelola surat penting dengan prosedur khusus Mengirim surat yang harus diterima pada hari yang sama Mengelola dan mengirim sesuai prosedur perusahan Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 19

20 3.6. Unit Kompetensi : Membaca Dalam Bahasa Inggris pada tingkat operasional dasar Kode Unit : ADM.PK ELEMEN INDIKATOR PELAKSANAAN PELATIHAN DITEMPAT KERJA 01. Mengenali tanda tanda umum yang biasa digunakan pada industri 02. Membaca kerja sederhana 03. Membaca teks intruksional sederhana 04. Membaca diagram sederhana Membaca dan melihat tanda tanda surat atau yang dikelola dalam bahasa inggris dengan baik. Semua kegiatan dilakukan sesuai dengan Standar operasional ditempat kerja. 20

21 DAFTAR PERALATAN DAN BAHAN YANG DIGUNAKAN 1. Judul/Nama Pelatihan : Klaster Penanganan Surat/Dokumen 2. Kode Program Pelatihan : K II.01 NO UNIT 1. Bekerjasama dengan kolega dan pelanggan KODE UNIT ADM.PK DAFTAR PERALATAN DAFTAR BAHAN KETERANGAN - Ruang kerja - Telepon - Slip telepon - Memo Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 2. Menggunakan peralatan kantor 3. Melakukan Prosedur Administrasi 4. Menangani Penerimaan Surat/ 5. Menangani Pengiriman Surat/ 6. Membaca dalam bahasa Inggris Tingkat opersional dasar ADM.PK ADM.PK ADM.PK ADM.PK ADM.PK Komputer - Perforator - Stapler - Printer - Scanner - Filing cabinet - Ordner - Stempel - Pembuka surat - Alat tulis - Komputer - Printer - Scanner - ordner - Pembuka surat - Stapler - Stempel tanggal - Baki surat - Rak surat - Komputer - Printer - Stempel - Photocopy - Ordner - Kertas - Kertas - Amplop - Kertas berkop - Buku agenda surat - Disposisi - Kertas - Kartu kencdali - Kertas ber-lem - Map map - Buku agenda surat - amplop - kertas berkop - kertas - buku ekspedisi - Tanda terima - prangko - Kamus - Surat surat inggris Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta Jumlah peralatan dan bahan disesuaikan dengan jumlah peserta 21

22 RANCANGAN PELATIHAN DI TEMPAT KERJA Judul/Nama Pelatihan : Cluster Mail Handling Nama Peserta Pelatihan :...,, Nama Lembaga/Perusahaan :... Kegiatan di Tempat Kerja :... NO HARI/ TANGGAL AREA KERJA UNIT/ ELEMEN KEGIATAN JAM HASIL PEMBIMBING ,..... Pimpinan