BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Transkripsi

1 BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Proses yang sedang berjalan Proses administrasi dan keuangan rawat inap diawali dengan datangnya pasien yang memiliki tiga jenis pasien masuk yaitu pasien pribadi, pasien jaminan perusahaan dan pasien Askes. Pasien pribadi adalah pasien yang datang dengan membayar sendiri tanpa ada jaminan perusahaan ataupun jaminan asuransi kesehatan. Pasien jaminan perusahaan adalah pasien yang datang dengan jaminan perusahaan dan mempunyai syarat pendaftaran melampirkan surat jaminan perusahaan yang menjalin kerjasama dengan RST. Sedangkan pasien Askes adalah pasien yang dijaminkan oleh Askes yang bekerja sama dengan RST dengan melampirkan Kartu Askes dan surat rujukan puskesmas atau surat jaminan dari Askes yang bersangkutan. Setelah ketiga jenis pasien ini mendaftar dan melakukan prosedur pendaftaran yang dilakukan oleh bagian pendaftaran dan rekam medik, berkas pasien dilanjutkan oleh bagian penata rekening untuk menginput semua slip-slip perawatan pasien dan biaya-biaya perawatan pasien selama dalam perawatan. Transaksitransaksi ini di input melalui komputer yang online. Online sistem hanya sebatas bagian penata rekening yang tersebar pada beberapa lantai RS, verifikasi dan kasir. Transaksi-transaksi yang menimbulkan biaya perawatan pasien antara lain adalah jasa dokter, pembelian obat, pemakaian disposible obat, Laboratorium, Radiologi,Rehap Medis, Diagnostik ( EEG, ECG, USG ), General Check Up, Bedah, Cath Lab, Kamar

2 Operasi, biaya pemakaian kamar dan administrasi. Setelah di input dan menghasilkan rincian biaya sementara, berkas administrasi pasien yang berisi datadata jenis pasien dan slip-slip pemeriksaan pasien yang dibuat oleh perawat dan petugas pelayanan medik diperiksa kebenarannya oleh bagian verifikasi.bagian Verifikasi mencocokkan berkas pasien dengan input yang dilakukan oleh bagian penata rekening, mencek kembali retur obat pasien dan memasukkan pendapatan pasien ke dalam laporan pendapatan pasien rawat inap. Setelah berkas pasien dinyatakan benar oleh verifikasi, maka penata rekening membuat rincian biaya yang asli, kwitansi dan menyerahkannya ke kasir untuk dilakukan pembayaran. Bila pasien pribadi proses selesai pada waktu pasien membayar rincian biaya pasien, tetapi bila pasien jaminan perusahaan dan askes setelah diberikan kepada kasir untuk dilihat apakah ada biaya yang terjadi diluar jaminan maka berkas pasien diserahkan kepada bagian piutang untuk diproses lebih lanjut. Bagian piutang menerima berkas pasien berupa slip-slip biaya, rincian tagihan biaya pasien. Berkas pasien dicek kembali apakah tagihan sesuai dengan rate kerjasama dengan perusahaan penjamin.setelah itu mengirimkan berkas pasien ke perusahaan penjamin pasien dengan melampirkan surat jaminan, medical record dam surat pengantar nomor rekening.setelah itu menginput jumlah tagihan pasien ke dalam laporan pendapatan piutang pasien rawat inap, bila telah lunas laporan pendapatan piutang pasien diserahkan kepada bagian akuntasi untuk dilakukan proses pelaporan pendapatan keuangan rawat inap. Bagian akuntansi mengolah kembali data-data yang diperoleh dari kasir dan bagian piutang dengan menggunakan aplikasi akuntansi dengan menginput kembali rincian biaya pasien rawat inap.

3 Secara umum proses yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar 4.1 PASIEN PRIBADI PASIEN MASUK PASIEN JAMINAN PERUSAHAAN PENATA REKENING INPUT SEMUA DATA BIAYA-BIAYA TAGIHAN PASIEN YAITU BIAYA PELAYANAN MEDIK, PENUNJANG MEDIK, DAN PELAYANAN NON MEDIK PASIEN JAMINAN ASURANSI KESEHATAN PEMBUATAN PERINCIAN BIAYA ASLI DAN KWITANSI OLEH PENATA REKENING OTORISASI OLEH VERIFIKASI DAN MEMBUAT LAPORAN PENDAPATAN RAWAT INAP KASIR MENERIMA SEMUA TAGIHAN PASIEN PULANG Pasien Pribadi melakukan pembayaran pada kasir Menyerahkan tagihan pasien jaminan & asuransi ke bagian piutang AKUNTANSI MEMBUAT LAP.PENDPTAN RI DARI KASIR DAN PIUTANG PIUTANG Proses Penagihan Pasien jaminan dan askes dan membuat lap.pendptan RI Gambar 4.1 Proses Administrasi dan Keuangan pasien RI yang Sedang Berjalan Dalam menganalisis proses administrasi dan keuangan untuk pasien rawat inap RST, pemodelan dimulai dengan mengidentifikasi prosedur-prosedur apa saja yang penting dalam proses-proses bisnis rawat inap. Kejadian yang sudah teridentifikasi tersebut kemudian digambarkan dalam Diagram Dekomposisi dan Diagram Konteks. Rincian untuk setiap proses-proses tersebut adalah sebagai berikut: Rawat Inap Pasien Pribadi 1. Pasien masuk dan keluar dari RST. - Melengkapi data pribadi atau identitas pada Formulir Les Pendek. - Menandatangani tata tertib pasien rawat inap dengan membawa surat pengantar uang muka. Pasien menyelesaikan pembayaran di kasir baik secara tunai atau kredit selama jangka waktu 1x24 jam.

4 - Dengan bukti kwitansi pembayaran uang muka, pasien diantar ke ruang perawatan. - Selama belum ada bukti setoran uang muka maka pasien akan ditempatkan pada ruang perawatan sementara (RPS). - Pasien diwajibkan menambahkan uang muka minimal sebesar setoran awal apabila perincian biaya telah melebihi batas yang ditentukan. 2. Pendaftaran dan Rekam medik. - Menanyakan apakah pasien baru atau tidak, bila pasien baru dibuatkan nomor rekam medik dan mengisi data-data yang diperlukan. - Menanyakan pada pasien apakah mempunyai jaminan atau tidak (jaminan yang bekerja sama dengan RST). - Menerangkan tata tertib pasien rawat inap. - Rekam medik menyiapkan status pasien untuk dibawa ke lantai perawatan. - Bagian Pendaftaran menginput pendaftaran pasien masuk dan memberikan no.tri ( Nomor Transaksi Rawat Inap). 3. Bagian Penata Rekening. - Memeriksa kelengkapan data administrasi pasien (misalnya uang muka). - Membuat slip dan memasukkan data pemeriksaan pasien, baik pemeriksaan penunjang medik, jasa dokter, obat dan disposable. - Mengkoordinasikan dengan bagian perawatan mengenai perincian biaya sementara pasien bila pasien bermasalah.

5 - Setiap 2 hari penata rekening menginformasikan kepada keluarga pasien tentang jumlah biaya perawatan yang sudah terjadi. - Menyiapkan berkas pasien dan perincian biaya pasien, bila pasien akan pulang untuk diperiksa oleh bagian verifikasi. - Menyiapkan kwitansi, rincian biaya pasien dan mengeluarkan No. Kwitansi. 4. Bagian Verifikasi - Mencocokkan semua slip rawat inap dengan data yang di input ke dalam komputer penata rekening pada perincian biaya perawatan sebelum pasien pulang. - Membuat Laporan Pendapatan Rawat Inap bulanan. - Menyiapkan berkas slip-slip biaya perawatan pasien sebagai bukti bila ada pemeriksaan. - Menanggapi keluhan dokter yang bermasalah. 5. Bagian Kasir. - Menerima pembayaran uang muka rawat inap secara tunai atau kredit. - Menerima pembayaran pelunasan tagihan biaya pasien pribadi - Memasukkan data ke dalam komputer pelunasan pasien pribadi. - Otorisasi surat pengantar uang muka pasien. - Menutup transaksi kasir pada akhir jam kerja.

6 6. Bagian Deposit Dokter - Memeriksa sharing dokter dari sistem komputer - Membuat pajak dokter - Membuat laporan dokter 7. Bagian Akuntansi - Memeriksa laporan penerimaan dan pengeluaran kasir dengan jumlah uang setoran - Memasukkan pelunasan piutang berdasarkan laporan piutang. - Memasukkan pendapatan harian Rawat Inap ke dalam buku besar untuk membuat laporan keuangan bulanan. Rawat Inap Jaminan Perusahaan dan Asuransi Kesehatan 1. Pasien masuk. - Pasien masuk untuk dirawat inap melengkapi data pribadi atau identitas pasien pada formulir les pendek yang mencatumkan status penjamin, nama penjamin dan diagnosa pasien masuk. - Memberikan surat jaminan perusahaan yang bekerja sama dengan RST. - Menyetujui dan menandatangani tata tertib pasien rawat inap. - Membawa surat pengantar uang muka pasien rawat inap ke kasir dan surat Jaminan perusahaan serta fotokopi identitas pegawai. - Dengan membawa surat pengantar uang muka pasien rawat inap yang telah disetujui oleh bagian pendaftaran dan petugas kasir, selanjutnya pasien diantar ke ruang perawatan.

7 2. Bagian Kasir. - Memeriksa berkas kelengkapan administrasi rawat inap yaitu surat pengantar uang muka pasien rawat inap, surat jaminan perusahaan yang asli dan fotokopi identitas pegawai. - Setelah diperiksa kelengkapannya, dicatat dibuku piutang perusahaan.menandatangani surat pengantar uang muka pasien rawat inap. 3. Ruang Perawatan. - Setelah diotorisasi oleh kasir, bagian pendaftaran mengantar pasien ke ruang perawatan pasien. - Memasukkan surat pengantar pasien ke map status pasien. - Memasukkan surat jaminan perusahaan dan identitas pegawai ke map perinciaan biaya per nama pasien. - Menyerahkan map perincian biaya pada petugas penata rekening yang bersangkutan. 4. Bagian Penata Rekening. - Menerima map status pasien dari perawatan. - Membuat slip dan memasukkan data pemeriksaan pasien, baik pemeriksaan penunjang medik, jasa dokter, obat dan disposible selain disposible obat.

8 - Setiap 2 hari penata rekening menginformasikan kepada keluarga pasien tentang jumlah biaya perawatan yang sudah terjadi. - Bila pasien sudah dinyatakan dapat pulang oleh dokter, berkas slip biaya pasien dan perincian biaya pasien sementara diperiksa oleh bagian verifikasi. - Bila sudah diotorisasi oleh bagian verifikasi maka menyiapkan kwitansi, rincian biaya pasien dan mengeluarkan No. Kwitansi. - Kepala unit penata rekening mengeluarkan surat ijin pulang yang diotorisasi oleh kepala unit penata rekening, petugas ruangan dan kasir. 5. Bagian Verifikasi. - Memeriksa slip retur obat, biaya obat, tindakan, visit dokter sesuai dengan rate perusahaan yang bekerja sama. - Mencocokkan semua slip rawat inap dengan data yang di input ke dalam komputer dengan penata rekening pada perincian biaya perawatan sebelum pasien pulang. - Menyerahkan rincian biaya pasien serta slip-slip pemeriksaan kepala unit penata rekening. 6.Bagian Piutang - Menerima berkas rincian biaya pasien serta slip-slip pemeriksaan yang sudah diperiksa oleh bagian verifikasi.

9 - Menyiapkan kwitansi, rincian biaya pemeriksaan, medical record, surat jaminan, identitas pegawai, surat pengantar nomor rekening RST untuk dikirimkan ke perusahaan sebagai penjamin. - Pengiriman penagihan melalui jasa kurir. - Menerima tanda terima dari kurir sebagai dasar jatuh tempo pencairan tagihan. - Meneruskan penagihan ke perusahaan melalui telepon. - Bila sudah diterima pencairan penagihan melalui transfer bank, berkas dan laporan dikirim ke akuntansi. - Membuat laporan pendapatan pasien jaminan perusahaan dan asuransi 7. Bagian Akuntansi - Menerima berkas dan laporan piutang pasien yang sudah lunas dari unit piutang dan laporan pendapatan pasien pribadi yang lunas dari kasir. - Melampirkan bukti transfer yang didapat dari bank. - Posting ke buku besar, disimpan dalam file buku besar. - Menyiapkan laporan keuangan pendapatan rawat inap bulanan.

10 4.2 Hasil Pengumpulan data Dari hasil pengumpulan data dengan menggunakan kuisioner dengan jumlah responden 36 orang adalah sebagai berikut : Tabel 1. Jumlah Responden Disebar Diterima Tidak Valid Yang dipakai Hard copy ( Printed ) Tabel 2. Jenis kelamin Jenis Kelamin Jumlah Responden Perempuan 7 Pria 29 Total 36 Tabel 3. Pendidikan Pendidikan Jumlah Responden SLTA 17 S 1 8 S 2 1 Akademik 10 Total 36 Tabel 4. Usia Usia Jumlah Responden tahun tahun tahun 7 > 47 tahun 4 Total 36 Tabel 5. Lama Bekerja Lama Bekerja Jumlah Responden < 1 (thn) (thn) (thn) 9 > 5 (thn) 22 Total 36

11 Tabel 6. Sistem Aplikasi Sistem Aplikasi Jumlah Responden ABIPRO 12 PF 16 Excel 3 Dac Easy 5 Total 36 Berdasarkan hasil kusioner, sebab-sebab yang paling memungkinkan yang memberi andil paling besar pada masalah ini adalah : Sebab 1. Terjadi pengulangan input pada pendapatan Rawat Inap sebesar 35% responden. Sebab 2. Terjadinya input data administrasi pasien yang tidak akurat sebesar 30% responden. Sebab 3. Sumber Daya Manusia sebesar 18% responden. Laporan pendapatan Rawat Inap antara verifikasi dan akuntansi yang tidak sama, penyebabnya dipilah dalam empat kategori yaitu Teknologi Sistem Manajemen Data, Personil (SDM), dan Prosedur Sistem. Akar-akar penyebab laporan yang tidak akurat ini dari hasil kusioner diolah ke dalam diagram Ishikawa atau Tulang Ikan.

12 Masing unit tidak mau berbagi informasi Sistem Manajemen Data Masing unit merekam & memiliki data sendiri Sistem & Prosedur Terjadi pengulangan input pada pendapatan R/I Banjir data Proses data pasien dgn no.rm Lap.Keu tdk akurat antara verifikasi dan akuntansi Tidak ada revisi atas perubahan prosedur training Komunikasi tidak lancar Kurang memiliki pengamanan memadai Prosedur tidak jelas tidak di training secara intensif Buku manual tidak ada Satu No.RM bisa 2 s/d 3 kali keluar masuk R/I Prosedur tidak diberikan Pegawai enggan Personil Verifikasi dengan s/ Data yang w PF & akuntansi berlebihan/ data dengan s/w DacEasy redudancy laporan yang digunakan dianggap valid adalah verifikasi Kurangnya kesadaran karyawan Input data pasien tidak akurat kesalahan wewenang Tumbuh pulaupulau dalam organisasi Hilang Teknologi Tidak mampu Budaya kerja/ tradisi Salah rekruitme n Tidak mau Mampu bekerja Mental keras rendah diri Pengetahuan tidak berkembang Perubahan thd sistem informasi Penggunaan Aplikasi Mudah SDM diambil dari divisi lain yang aktifitas kerja tidak tinggi Hubungan khusus Job description tidak jelas Merasa cukup dengan keadaan sekarang merasa cukup dengan ilmu yang dimiliki Sikap negatif kapasitas data terbatas 8 Juta Record s/w yang digunakan tidak integrasi untuk seluruh bag. keuangan Pengulangan input data adm. pasien ( Redundant) lap. sales R/I tidak sama antara verifikasi & akuntansi budaya kerja/ tradisi aplikasi yang digunakan merupakan aplikasi yang umum Tidak mau berkembang data ada yang hilang s/w yang digunakan berbeda Tidak mau menerima perubahan teknologi Laporan keuangan pendapatan Rawat Inap antara Verifikasi & Akuntansi tidak sama tidak ada training Gambar 4.4 Diagram Sebab Akibat (tulang Ikan/Ishikawa) Setelah melihat gambaran umum mengenai proses yang sedang berjalan serta melakukan kuisioner dan wawancara terhadap pengumpulan data maka dapat diidentifikasikan permasalahan sebagai berikut : Duplikasi laporan pendapatan rawat inap antara bagian verifikasi,piutang dan akuntansi yang disebabkan karena sistem aplikasi yang digunakan berbeda-beda yaitu verifikasi menggunakan Aplikasi PF, Piutang menggunakan aplikasi Excel dan akuntansi menggunakan aplikasi Dac Easy. Duplikasi laporan pendapatan rawat inap antara verifikasi dan akuntansi sehingga terjadi perbedaan dalam pelaporan keuangan karena akuntansi tidak memasukkan data tagihan piutang yang belum tertagih oleh bagian piutang. Bagian piutang hanya melaporkan piutang yang sudah lunas saja. Sehingga terjadi perbedaan

13 hasil laporan. Perbedaan laporan juga dikarenakan aplikasi yang digunakan oleh bagian verifikasi terbatas hanya sampai 8 juta record,sehingga ada kalanya data input laporan pendapatan ada beberapa yang hilang. Akibat dari Duplikasi laporan pendapatan rawat inap pemrosesan membutuhkan waktu yang lama sehingga hasil laporan selalu terlambat dan laporan pendapatan rawat inap tidak akurat. Jika dilihat dari data 6 bulan selama bulan Januari 2002 sampai dengan Juni 2002 perbedaan laporan antara Verifikasi dan Akuntansi berjumlah Rp ,- Input data yang tidak akurat disebabkan karena nomor input data pasien masuk dan no. output pasien pulang tidak sama. Hal ini dikarenakan penata rekening mengeluarkan no. kwitansi berdasarkan urutan pasien pulang, tidak berdasarkan no.tri/ Transaksi Rawat Inap yang telah dibuat oleh bagian pendaftaran, sehingga pasien yang statusnya belum pulang dan bermasalah tidak dapat terdeteksi. Pelaporan Pendapatan Keuangan yang lama sampai kepada manajemen merugikan karena tidak dapat mengambil keputusan secara cepat untuk meningkatkan pelayanan rawat inap untuk membeli alat baru, membuat fasilitas pelayanan baru kepada pasien sehingga selalu tertinggal dengan layanan rumah sakit lainnya. Masalah sumber daya manusia karena budaya kerja atau tradisi yang telah lama berkembang. Jika dilihat dari hasil kuisioner usia,lama bekerja, dan pendidikan, dibidang administrasi keuangan usia diatas 37 tahun dengan pendidikan SLTA,

14 lama bekerja diatas 5 tahun dan mayoritas adalah wanita adalah sulit untuk mengembangkan pendidikan dan pengetahuan teknologi karena sudah berkeluarga dan sudah terlalu tua untuk belajar mengembangkan pengetahuan mereka. Dampak dari permasalahan diatas adalah pelayanan kepada pasien yang kurang memuaskan pasien, biaya operasional yang tinggi karena pasien dirujuk ke rumah sakit lain bila tidak ada fasilitas pelayanan kesehatan, misalnya pemeriksaan laboratorium, MRI dan sebagainya, dan kehilangan kesempatan peningkatan pendapatan akibat keterlambatan laporan keuangan. Pengukuran Sistem yang Sedang Berjalan dapat dilihat pada Tabel.7 Parameter Sistem Yang Ada Belum Keterangan Berjalan Waktu Proses Laporan 30 hari Tingkat kesalahan isi 50% laporan Waktu koreksi kesalahan 1 minggu Nilai Kesalahan 1 Milyar Kebutuhan Informasi Status kredit pasien 1 bulan ada manual Laporan jumlah pasien 1 hari ada manual Laporan pendapatan Belum harian rawat inap Laporan pendapatan per Belum jenis pasien harian Akurasi Laporan Kesalahan perhitungan 50% Tingkat kesalahan diharapkan laporan antara verifikasi dan akuntansi 2 % dengan tingkat keyakinan 95 % Tabel 7. Pengukuran proses laporan pendapatan yang sedang berjalan

15 4.3. Perbaikan Proses Baru yang diusulkan Setelah mengadakan evaluasi terhadap kelemahan dan penyebab dari proses yang sedang berjalan maka diadakan perbaikan proses bisnis administrasi dan keuangan rawat inap. Perbaikan perbaikan yang dilakukan adalah perbaikan pada Teknologi Informasi dan Sistem Manajemen Data. Pemanfaatan teknologi informasi adalah dengan mengotomatisasi sistem yang sedang berjalan dan terintegrasi secara keseluruhan mulai dari proses masuk pasien sampai dengan pembuatan laporan keuangan pendapatan rawat inap. Adapun usulan penggunaan teknologi informasi adalah sebagai berikut: Sistem administrasi dan keuangan rawat inap terintegrasi antara sub-sub bagian administrasi dan keuangan sehingga tidak ada duplikasi data laporan pendapatan rawat inap antara verifikasi dan akuntansi. Sehingga informasi laporan pendapatan rawat inap tidak hanya bisa muncul di suatu tempat pada suatu waktu tertentu, tetapi informasi bisa muncul secara simultan di banyak tempat yang diinginkan. Teknologi ini memungkinkan banyak orang mengakses dan menggunakan informasi pada waktu yang bersamaan sehingga mempermudah dan mempercepat proses. Menambah komputer di setiap unit pelayanan medik untuk memasukkan input data biaya pasien langsung ke nomor pasien masuk ( No.TRI) dengan sistem aplikasi rumah sakit yang terintegrasi secara keseluruhan antara bagian pendaftaran dan rekam medik, perawatan, penata rekening,verifikasi, piutang, kasir, deposit dokter, dan pelayanan medik.

16 Aplikasi Rumah sakit yang baru yang mampu mengintegrasikan seluruh proses administrasi dan keuangan rawat inap sehingga proses input data menjadi lebih cepat dengan tingkat akurasi yang tinggi. Perbaikan sistem manajemen data yang merupakan sumber yang berhubungan yang harus direncanakan dan diatur, meliputi entity, attribute dan relationship dan ERD. Input data pasien dalam transaksi pelayanan rawat inap di serahkan kepada unit pelayanan medik. Sehingga kesalahan yang dilakukan piñata rekening diperkecil dan pertanggungjawaban pada setiap unit pelayanan medik. Kesalahan input oleh penata rekening dapat berupa salah input harga, jenis transaksi pelayanan Perbaikan Proses Bisnis Perbaikan proses bisnis administrasi dan keuangan yang baru diawali dengan aplikasi sistem rawat inap yang baru yang disimpan dalam satu server yang dapat diakses pada setiap station rawat inap, yang terintegrasi dari bagian penerimaan pasien sampai dengan bagian akuntansi. Bagian yang terintegrasi adalah bagian pendaftaran dan rekam medik, radiologi, laboratorium, rehap medis, diagnostik, medical check-up, bedah, instalasi farmasi, deposit dokter, penata rekening,verifikasi, kasir, piutang dan akuntansi. Semua modul modul aktivitas rumah sakit terdapat dalam aplikasi rawat inap. Modul modul aktivitas rumah sakit adalah :

17 1. Indeks Pasien Dokter berisi kode dokter dan data no. rekam medik pasien. 2. UGD berisi data transaksi UGD dan daftar harga UGD 3. Radiologi berisi data transaksi dan daftar harga radiology yang meliputi Thorax, CT-Scan, Cath Lab, dan Panoramic. 4. Laboratorium berisi data transaksi daftar harga dan hasil pemeriksaan laboratorium pasien. 5. Rehabilitasi medik berisi data transaksi dan daftar haga. 6. Diagnostik berisi data transaksi dan daftar harga yang meliputi USG, EEG, ECG, Echocardiography. 7. Check-up berisi data transaksi dan daftar harga paket. 8. Rekam Medik berisi data riwayat penyakit pasien dan laporan Depkes ( ICD X ). 9. Laporan Dokter berisi deposit dokter baik yang sudah dibayar pasien dan yang masih status kredit. 10. Instalasi Farmasi berisi transaksi, data obat, harga obat. 11. Manajemen Keuangan berisi Laporan laporan keuangan,neraca, laba rugi, cash flow harian Laporan Manajemen yaitu laporan jumlah pasien harian, laporan pendapatan rawat inap detail harian.

18 Gambar 4.5 Perbaikan Sistem Aplikasi Administrasi dan Keuangan RI Depost Dokter Radiologi Laboratorium Laporan Keuangan Neraca Laba Rugi Akuntansi Penata Rekening Verifikasi Sistem Aplikasi Rawat Inap terintegrasi Rehap Medis Diagnostik Pendaftaran & Rekam Medik Server Sistem Aplikasi RI Medical Check Up Kasir Bedah Piutang Instalasi Farmasi PASIEN PRIBADI PASIEN MASUK Diinput oleh bagian Pendaftaran dan Rekam Medik PASIEN JAMINAN PERUSAHAAN BAGIAN PELAYANAN MEDIK INPUT SEMUA DATA TRANSAKSI PELAYANAN MEDIK PERPASIEN BERDASARKAN NO.TRI DAN PRINT OUT SLIP-SLIP TRANSAKSI PASIEN JAMINAN ASURANSI KESEHATAN PENATA REKENING PEMBUATAN PERINCIAN BIAYA ASLI DAN KWITANSI OLEH PENATA REKENING MENERIMA PRINT OUT SLIP-SLIP TRANSAKSI DAN DIMASUKKAN DALAM BERKAS ADM PASIEN DAN INPUT TRANSAKSI VISIT DOKTER KASIR MENERIMA SEMUA BERKAS TAGIHAN PASIEN PULANG VERIFIKASI MENCEK SLIP-SLIP TRANSAKSI DAN TAGIHAN PASIEN BY SISTEM Pasien Pribadi melakukan pembayaran pada kasir Menyerahkan tagihan pasien jaminan & asuransi ke bagian piutang AKUNTANSI POSTING KE BUKU BESAR MENCEK LAPORAN PENDAPATAN RAWAT INAP BY SISTEM DAN PENYAJIAN LAPORAN PIUTANG Proses Penagihan Pasien jaminan dan askes Gambar 4.6 Perbaikan Proses Bisnis Administrasi dan Keuangan pasien RI

19 4.3.2 Sistem Manajemen Data Beberapa perbaikan dalam Manajemen Database adalah melalu Entity Relationship Diagram. Entitas entitas yang penting dalam proses rawat inap RST untuk menyimpan informasi mengenainya serta hubungan dengan antar entitas adalah sebagai berikut : 1. Data_Pasien Entitas ini berisi atribut : nama pasien, umur, kelamin, no.mr, alamat lengkap, tanggal lahir, tempat lahir, agama, suku dan bangsa. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut : - Satu pasien dapat memiliki banyak nomor pendaftaran ( No.TRI ) atau minimal satu nomor pendaftaran ( No.TRI ) - Satu pasien dapat menerima banyak kunjungan dokter atau minimal satu kunjungan dokter. - Satu pasien hanya dapat memiliki satu medical record - Satu pasien dapat memiliki banyak slip pemeriksaan atau minimal atau satu slip pemeriksaan. 2. Medical_Record Entitas ini berisi atribut : No. MR, tanggal, anamnesis pemeriksaan fisik, diagnosis, terapi dan nama dokter. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut : - Satu medical record hanya dimiliki oleh satu pasien - Satu no.mr dapat terdiri atas banyak slip pemeriksaan pasien atau minimal satu slip pemeriksaan pasien.

20 3. Slip_pemeriksaan_pasien Entitas ini berisi atribut : No. MR, nama pasien, no.tri, no.slip pemeriksaan dan nama transaksi. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut: - Satu slip pemeriksaan pasien hanya memiliki satu no.medical Record - Satu slip pemeriksaan minimal dimiliki satu pasien - Satu slip pemeriksaan minimal dimiliki satu dokter 4. Rincian_biaya_pasien Entitas ini berisi : nomor TRI, No.MR, nama pasien, tanggal masuk, tanggal keluar, nama penjamin, no.kamar, kode dokter, perincian,total biaya, jumlah slip, tarif, total,dan total biaya. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut: - Satu rincian biaya pasien hanya dapat dihasilkan dari satu slip pemeriksaan pasien - Satu rincian biaya rawat pasien hanya dapat dihasilkan oleh satu kunjungan dokter. - Satu rincian biaya rawat hanya dapat membuat satu kwitansi - Satu rincian biaya rawat hanya dapat memiliki satu no. pendaftaran. 5. Dokter Entitas ini berisi atribut : kode dokter, nama dokter, spesialisasi, no.izin praktek, alamat rumah, no. telepon rumah, no.hp. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut:

21 - Satu dokter dapat menghasilkan banyak slip pemeriksaan pasien atau minimal satu slip pemeriksaan pasien. - Satu dokter dapat melakukan banyak kunjungan dokter atau minimal satu kunjungan dokter. 6. Kunjungan_Dokter Entitas ini berisi atribut : No. TRI, No.MR, nama pasien, nama dokter, tanggal kunjungan, jam kunjungan, diagnosis kunjungan. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut: - Satu kunjungan dokter hanya dapat diterima oleh satu pasien - Satu kunjungan dokter hanya dapat dilakukan oleh satu dokter - Satu kunjungan dokter dapat menghasilkan banyak rincian biaya pasien atau minimal satu rincian biaya pasien. 7. Pendaftaran Entitas ini berisi atribut: No.TRI, No.MR, Nama pasien, no.reservasi, tanggal, hari, kelas, bed, alamat, penjamin, no.client,rujukan,penanggung jawab, terima melalui, dikirm,dirawat, diagnosa masuk. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut: - Satu nomor pendaftaran hanya dapat dimiliki oleh satu pasien - Satu nomor pendataran hanya dapat menghasilkan satu rincian biaya pasien.

22 8. Kwitansi Entitas ini berisi atribut : No.TRI, No.RM, nama pasien, tanggal kwitansi, total biaya dan keterangan. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut: - Satu kwitansi hanya dapat dibuat dari satu rincian biaya pasien. - Satu kwitansi dapat menghasilkan banyak tagihan piutang atau minimal satu tagihan piutang. 9. Tagihan_ Piutang Entitas ini berisi atribut :No.TRI, No.RM, tanggal kwitansi, nama pasien, tanggal jatuh tempo dan jumlah piutang. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut: - Tagihan piutang dapat dihasilkan minimal satu kwitansi. 10.Laporan_Keuangan_Rawat_Inap Entitas ini berisi atribut : No.TRI, No.MR, Nama Pasien, Tgl masuk, Tgl keluar, penjamin, jenis pembayaran dan jumlah biaya. Entitas ini memiliki hubungan dengan entitas lain yang memiliki kardinaliti sebagai berikut: - Satu laporan keuangan rawat inap dapat dihasilkan lebih dari satu record tagihan piutang.

23 dimiliki memiliki PASIEN memiliki dimiliki MEDICAL RECORD dimiliki memiliki dimiliki memiliki menghasilkan dihasilkan SLIP PEMERIKSAAN PASIEN PENDAFTARAN DOKTER dihasilkan menghasilkan dimiliki memiliki dilakukan melakukan menghasilkan RINCIAN BIAYA PASIEN KUNJUNGAN DOKTER dihasilkan dibuat membuat KWITANSI dihasilkan menghasilkan TAGIHAN PIUTANG dihasilkan menghasilkan LAPORAN KEUANGAN RAWAT INAP Gambar 4.7 Entity Relationship Diagram Rawat Inap RS.Tebet

24 4.3.3 Perbandingan Sistem yang Sedang Berjalan dan yang diusulkan Perbandingan sistem yang sedang berjalan dan sistem yang diusulkan adalah sebagai berikut : Aktivitas Sistem Lama Sistem Baru Manfaat Program Abipro, PF, Aplikasi Aktivitas Tidak terjadi redundansi Aplikasi Excel dan Dac Rawat Inap laporan pendapatan Easy Terintegrasi keuangan. Input Data Berdasarkan Berdasarkan no. TRI Manajemen Data Pasien masuk no.rm ( No. Transaksi administrasi dan (Nomor Rawat Inap ) keuangan pasien RI Rekam Medik) lebih akurat karena 1 no. RM dapat memiliki 2 atau lebih no.tri dalam Kapasitas Data Input Lamanya laporan Input data biaya pasien Pembuatan Perincian Biaya Pasien Pelaporan Pendapatan Rawat Inap 1 bulan. 8 Juta Record Tidak Terbatas Kemungkinan data hilang kecil karena kapasitas tak terbatas, sehingga laporan yang disajikan dapat dipercaya 30 hari 1 hari Laporan pendapatan rawat inap dapat langsung diperoleh karena aplikasi yang terintegrasi. Di input oleh setiap Kesalahan input oleh station pelayanan penata rekening diperkecil sehingga pertanggungjawaban pada setiap unit pelayanan Di input oleh bagian PenRek Pada waktu pasien pulang Dikeluarkan oleh verifikasi dan akuntansi Setiap saat pasien menanyakan Setiap saat oleh tingkat manajer yang mempunyai otorisasi Sistem Online dan terintegrasi antara bagian administrasi keuangan Sistem Pelaporan secara otomatis sesuai dengan kebutuhan user. Tabel 8. Perbandingan sistem lama dengan sistem baru

25 PASIEN PRIBADI PASIEN MASUK PASIEN JAMINAN PERUSAHAAN PENATA REKENING INPUT SEMUA DATA BIAYA-BIAYA TAGIHAN PASIEN YAITU BIAYA PELAYANAN MEDIK, PENUNJANG MEDIK, DAN PELAYANAN NON MEDIK PASIEN JAMINAN ASURANSI KESEHATAN PEMBUATAN PERINCIAN BIAYA ASLI DAN KWITANSI OLEH PENATA REKENING OTORISASI OLEH VERIFIKASI DAN MEMBUAT LAPORAN PENDAPATAN RAWAT INAP KASIR MENERIMA SEMUA TAGIHAN PASIEN PULANG Pasien Pribadi melakukan pembayaran pada kasir Menyerahkan tagihan pasien jaminan & asuransi ke bagian piutang AKUNTANSI MEMBUAT LAP.PENDPTAN RI DARI KASIR DAN PIUTANG PIUTANG Proses Penagihan Pasien jaminan dan askes dan membuat lap.pendptan RI PASIEN PRIBADI PASIEN MASUK Diinput oleh bagian Pendaftaran dan Rekam Medik PASIEN JAMINAN PERUSAHAAN BAGIAN PELAYANAN MEDIK INPUT SEMUA DATA TRANSAKSI PELAYANAN MEDIK PERPASIEN BERDASARKAN NO.TRI DAN PRINT OUT SLIP-SLIP TRANSAKSI PASIEN JAMINAN ASURANSI KESEHATAN PENATA REKENING PEMBUATAN PERINCIAN BIAYA ASLI DAN KWITANSI OLEH PENATA REKENING MENERIMA PRINT OUT SLIP-SLIP TRANSAKSI DAN DIMASUKKAN DALAM BERKAS ADM PASIEN DAN INPUT TRANSAKSI VISIT DOKTER KASIR MENERIMA SEMUA BERKAS TAGIHAN PASIEN PULANG VERIFIKASI MENCEK SLIP-SLIP TRANSAKSI DAN TAGIHAN PASIEN BY SISTEM Pasien Pribadi melakukan pembayaran pada kasir Menyerahkan tagihan pasien jaminan & asuransi ke bagian piutang AKUNTANSI POSTING KE BUKU BESAR MENCEK LAPORAN PENDAPATAN RAWAT INAP BY SISTEM DAN PENYAJIAN LAPORAN PIUTANG Proses Penagihan Pasien jaminan dan askes Gambar 4.8 Perbandingan proses yang berjalan dengan proses yang diusulkan

26 Dengan adanya pemanfaatan Teknologi Informasi maka diharapkan akan terjadi peningkatan kinerja secara signifikan yaitu dengan mempercepat waktu proses administrasi, pelaporan pendapatan rawat inap, keakuratan laporan yang disajikan dan relevan. Perkiraan Peningkatan kinerja dari perbaikan sistem yang diusulkan dengan pemanfaatan Teknologi dapat dilihat pada table. 9 Parameter Sistem Yang Berjalan Sistem Yang Diusulkan Ada Belum Keterangan Waktu Proses Laporan 30 hari 1 hari Aplikasi RI yang terintegrasi dan online Tingkat kesalahan isi laporan 50% 2 % Waktu koreksi 1 minggu 0 kesalahan Nilai Kesalahan 1 Milyar Max 2% dr total pendapatan Kebutuhan Informasi Status kredit pasien 1 bulan 1 hari ada manual Laporan jumlah pasien 1 hari 0 ada By sistem Laporan pendapatan harian rawat inap Laporan pendapatan per jenis pasien harian Akurasi Laporan Kebenaran perhitungan laporan antara verifikasi dan akuntansi 1 hari Belum Posting ke buku besar oleh akuntansi 1 hari Belum 50% 100 % Tingkat kesalahan diharapkan 2 % dengan tingkat keyakinan 95 % Tabel.9 Perkiraan Peningkatan Kinerja dengan perbaikan melalui pemanfaatan teknologi

27