Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

Transkripsi

1 Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota Pusat Penerangan Sekretariat Jenderal Kementerian Dalam Negeri Republik Indonesia 2013

2 Pelindung: Menteri Dalam Negeri Pembina: Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri Pengarah: Kepala Pusat Penerangan Kementerian Dalam Negeri. Tim Penyusun: Andi Kriarmoni, Hartian Silawati, Andri Indrawan, Yanuar Andriyana, Budi Rahardjo, Desi Eko Prayitno, Mukhlis Abidi, Early Rahmawati, Kontributor: Dedi Noor Cahyanto, Tulus H. Subardjono, Sukosono, Djatmiko, Herbert Siagian, Dindin Wahidin, Annie Sumartini, Roos Maryati, Simon Saimima, Maharina Desimaria, Sad Dian Utomo, Eduard S. Pudji, Wisnu Hidayat, Zainal Ahmad, Bejo Untung Editor: Hartian Silawati, Mukhlis Abidi dan Early Rahmawati

3 Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota

4 Daftar Isi Daftar Singkatan 5 Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri 7 Kata Pengantar Kepala Pusat Penerangan Kementerian Dalam Negeri 8 Bab I Pendahuluan 11 A. Latar Belakang 11 B. Dasar Hukum 12 C. Maksud dan Tujuan 13 D. Ruang Lingkup 13 E. Pengguna 13 F. Pengertian 13 G. Bagan Alur Panduan PPID Bagi Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 15 Bab II Kelengkapan Pelaksanaan PPID Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 17 A. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) 17 B. Standar Operasional Prosedur (SOP) PPID 17 C. Daftar Informasi Publik (DIP) 18 D. Ruang Pelayanan Informasi 18 E. Aplikasi PPID Pemda pada Website Pemerintah Daerah 18 F. Laporan Pelayanan Informasi 18 G. Pendanaan 19 Bab III Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Daerah 21 A. Pengaturan PPID Pemerintah Daerah 21 B. Struktur Organisasi PPID Pemda 24 Bab IV Standar Operasional Prosedur (Sop) Pelayanan Informasi Publik 33 A. Alur Kerja PPID 33 B. Asas Pelayanan Informasi Publik 34 2 Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

5 C. Prinsip Penyusunan SOP PPID 34 D. Tahapan Penyusunan SOP 35 E. Tahapan Pelaksanaan SOP 35 F. Simbol Diagram Alur SOP 36 G. Jenis-Jenis SOP PPID 37 H. Monitoring dan Evaluasi SOP 40 I. Pengkajian Ulang Standar Operasional Prosedur 41 J. Operasional Pelayanan Informasi Publik 41 K. Waktu Pelayanan Informasi 41 L. Biaya 41 M. Laporan Operasional Layanan Informasi 42 Bab V Daftar Informasi Publik 45 A. Pendekatan dalam Penyusunan Daftar Informasi Publik. 45 B. Tahap-Tahap Penyusunan Daftar Informasi Publik. 46 C. Tahap Pengumpulan dan Identifikasi Informasi. 46 D. Tahap Pengklasifikasian Informasi. 47 Bab VI Monitoring dan Evaluasi 51 A. Monitoring 51 B. Evaluasi 51 Lampiran 53 Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 3

6 Daftar Lampiran Lampiran 1. Instrumen Pengisian Daftar Informasi Publik 53 Lampiran 2. Formulir Permohonan Informasi 59 Lampiran 3. Register Permohonan Informasi Publik 61 Lampiran 4. Format Pemberitahuan Tertulis 62 Lampiran 5. Format Surat Keputusan PPID Tentang Penolakan Permohonan Informasi 63 Lampiran 6. Format Keberatan atas Permohonan Informasi 64 Lampiran 7. SE Mendagri No /3435/Sj Tanggal 23 Agustus 2010 Perihal Pelaksanaan Undang Undang Nomor: 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik 65 Lampiran 8. Radiogram Mendagri No /1987A/Sj Tanggal 22 April Lampiran 9. Format Daftar Isian Publik 68 Lampiran 10. Standar Operasional Prosedur Penyusunan dan Pengumuman Daftar Informasi Publik 69 Lampiran 11. Standar Operasional Prosedur Pelayanan Permohonan Informasi Publik 71 Lampiran 12. Standar Operasional Prosedur Uji Konsekuensi 73 Lampiran 13. Standar Operasional Prosedur Pengajuan Keberatan Informasi Publik 75 Lampiran 14. Matriks Uji Konsekuensi 77 Lampiran 15. Radiogram Mendagri Nomor 188.2/7266/SJ Tanggal 3 Oktober Lampiran 16. Kepmendagri No Tahun 2013 tentang Tim Asistensi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Daerah 81 Daftar Gambar Gambar 1. Bagan Alur Panduan PPID Bagi Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 15 Gambar 2. Alur Kerja PPID Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/Kota 33 Pola struktur organisasi PPID Pemerintah Provinsi. 29 Pola struktur organisasi PPID Pemerintah Kabupaten/Kota Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

7 Daftar Singkatan UU KIP : Undang-undang Keterbukan Informasi Publik KI : Komisi Informasi DIP : Daftar Informasi Publik PPID : Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi OGP : Open Government Partnership SOP : Standar Operasional Prosedur SKPD : Satuan Kerja Perangkat Daerah DPRD : Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Pemda : Pemerintah Daerah LPPD : Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 5

8

9 Surat Edaran Sekretaris Jenderal Kementerian Dalam Negeri KEMENTERIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA Jakarta, 21 Juni 2013 Nomor : 061/3253/SJ Kepada Yth. Sifat : - 1. Sekretaris Daerah Provinsi Lampiran : 1 (satu) eks 2. Sekretaris Daerah Kota Perihal : Penyampaian Panduan 3. Sekretaris Daerah Kabupaten Pembentukan dan Operasional PPID Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota di - Seluruh Indonesia Dalam rangka implementasi UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, PP No. 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, dan Permendagri No. 35 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kemendagri dan Pemda, serta Radiogram Menteri Dalam Negeri Nomor 188.2/1987A/SJ tanggal 22 April 2013, dengan hormat diminta perhatian Saudara terhadap hal-hal sebagai berikut: a. Untuk mewujudkan pelayanan informasi secara cepat, tepat dan sederhana di setiap Badan Publik, perlu dibentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). b. Guna memberikan pedoman teknis pembentukan dan penguatan kapasitas PPID Pemerintah Daerah, bersama ini disampaikan Panduan Pembentukan dan Operasionalisasi PPID Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota untuk dapat dipedomani. Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. SEKRETARIS JENDERAL TTD Tembusan Kepada: 1. Yth. Bapak Menteri Dalam Negeri, sebagai laporan DIAH ANGGRAENI 7

10 Kata Pengantar Kepala Pusat Penerangan Kementerian Dalam Negeri Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) yang telah diundangkan pada tanggal 30 April 2008 dan berlaku efektif tanggal 30 April 2010, dilatarbelakangi oleh bergulirnya peristiwa reformasi di Indonesia sejak tahun 1998, menjadi titik balik perubahan paradigma tata kelola pemerintahan yang baik (Good Governance), yakni terwujudnya kepemerintahan yang demokratis, transparan, akuntabel dan adanya partisipasi masyarakat dalam berbagai proses perumusan kebijakan publik. UU KIP ditujukan untuk meningkatkan kemampuan Badan Publik dalam memberikan pelayanan informasi kepada masyarakat, sekaligus guna mencerdaskan masyarakat dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Kehadiran UU KIP memberikan penegasan bahwa keterbukaan informasi publik bukan saja merupakan bagian dari hak asasi manusia secara universal, namun juga merupakan hak konstitusional setiap warga negara, sebagaimana dinyatakan pada Pasal 28F UUD 1945 yang mengamanatkan bahwa setiap orang berhak berkomunikasi, menyebarkan, dan mendapatkan informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya. Di sisi lain, seperti yang diamanatkan oleh UUD 1945 Pasal 28J, selain memiliki hak atas informasi publik, masyarakat memiliki kewajiban juga untuk mematuhi berbagai peraturan dan mekanisme dalam mendapatkan dan menggunakan informasi tersebut. Keterbukaan dan akuntabilitas Badan Publik menjadi semakin penting untuk dilaksanakan dalam era globalisasi, karena sudah tidak ada lagi ruang dan sekat yang membatasi akses masyarakat untuk memperoleh informasi yang seluasluasnya. Oleh karena itu, badan publik baik di tingkat pusat maupun di daerah sudah saatnya membuka diri untuk dapat mempublikasikan informasi terkait dengan perumusan kebijakan, program dan kegiatan yang akan, sedang dan telah dilaksanakan. Demikian juga, informasi yang disampaikan masyarakat menjadi masukan bagi badan publik dalam proses perumusan kebijakan yang berpihak kepada masyarakat, sehingga tercipta komunikasi dua arah antara pemerintah dan masyarakat. Sesuai dengan Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, Kementerian Dalam Negeri (Kemendagri) sebagai badan publik di tingkat pusat mempunyai beban tugas, tanggung jawab dan rentang kendali dalam rangka 8

11 Kata Pengantar koordinasi, pembinaan dan pengawasan penyelenggaraan pemerintahan daerah, termasuk dalam urusan pengelolaan pelayanan informasi, dokumentasi dan tugastugas kehumasan di seluruh pemerintahan daerah (Provinsi, Kabupaten/Kota). Tugas, fungsi dan peran Kemendagri tersebut diharapkan dapat mendorong badan publik pemerintah daerah untuk melaksanakan UU KIP. Hal dimaksud sejalan dengan rencana aksi Open Government Indonesia (OGI), yang dikoordinasikan oleh Unit Kerja Presiden Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan (UKP4) bahwa Kemendagri ditetapkan sebagai penanggung jawab untuk mendorong percepatan pembentukan dan operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Daerah (PPID Pemda). Seperti kita ketahui bahwa Bapak Wakil Presiden RI pada tanggal 24 Januari 2012 telah mencanangkan OGI yang diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam memperkuat kesiapan Indonesia yang akan bertindak sebagai Lead Co-Chair pada pertemuan inisiatif multilateral OGI di London Inggris yang dimulai pada bulan September Dalam rangka implementasi rencana aksi OGI, Kemendagri telah menerbitkan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah yang merupakan pedoman bagi Pemerintah Daerah dalam mengimplementasikan kebijakan teknis UU KIP. Untuk itu melalui kesempatan ini, kami mengucapkan terima kasih kepada berbagai pihak yang telah mendukung proses penyusunan Buku Panduan ini, baik dari Kementerian Kominfo, Kementerian PAN & RB, Kementerian Keuangan, dan Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/BAPPENAS maupun dari organisasi non pemerintah, antara lain Program GIZ/Decentralization for Good Governance (DecGG), AusAid (AIPD), serta dukungan pendampingan dari yaitu PATTIRO dan ICEL. Kami harapkan Buku Panduan ini dapat memberikan manfaat bagi Pemerintah Daerah di seluruh Indonesia dan semua pemangku kepentingan dalam rangka melaksanakan UU KIP, khususnya dalam implementasi PPID Pemerintah Daerah di wilayah kerja masing-masing. Selamat Bekerja! Jakarta, September 2013 Kepala Pusat Penerangan RESTUARDY DAUD Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 9

12

13 Bab I Pendahuluan A. Latar Belakang Transisi demokrasi di Indonesia yang terjadi sejak tahun 1998, telah mengubah paradigma penyelenggaraan negara yang semula tertutup menjadi lebih terbuka serta memberikan ruang yang lebih luas bagi partisipasi publik. Salah satu produk regulasi dari paradigma baru tersebut adalah Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP). UU KIP secara tegas memberikan kewajiban kepada badan publik untuk membuka informasi yang berkaitan dengan institusinya, kebijakan yang dihasilkan, serta kegiatan-kegiatan yang dilakukan, termasuk kondisi keuangan dan penggunaan anggaran. Dengan kata lain, publik memiliki hak atas informasi dari badan publik. UU KIP merupakan produk regulasi yang cukup maju dalam mewujudkan keterbukaan penyelenggaraan negara. Praktik penyelenggaraan negara secara terbuka juga kini tengah digiatkan secara global. Salah satu inisiatif internasional yang dibangun untuk mewujudkan keterbukaan informasi adalah Open Governance Partnership (OGP). Sebagai salah satu negara yang telah berkomitmen terhadap inisiatif OGP, Indonesia bertanggungjawab untuk menjalankan berbagai inisiatif untuk mendorong keterbukaan informasi di dalam negeri. Inisiaif tersebut dituangkan dalam rencana strategis Open Government Indonesia (OGI). Seluruh kegiatan penyusunan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi rencana strategis Open Government Indonesia (OGI) berada di bawah koordinasi Unit Kerja Presiden Bidang Pengawasan dan Pengendalian Pembangunan (UKP4). Salah satu rencana aksi yang telah disusun di tingkat OGI adalah mengoptimalisasikan implementasi UU KIP yaitu mendorong percepatan pembentukan operasional layanan informasi lingkup Pemda melalui pembentukan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Daerah (Pemda) dan perangkatnya. Implementasi rencana aksi terkait PPID ini berada di bawah tanggung jawab Kementerian Dalam 11

14 Bab I Pendahuluan Negeri (Kemendagri). Dalam konteks pemerintahan daerah, PPID adalah pejabat yang ditetapkan melalui SK Gubernur/Bupati/ Walikota, yang bertanggungjawab dalam bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi yang bertanggungjawab langsung kepada Sekretaris Daerah selaku atasan PPID. Untuk memberikan panduan kepada Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota dalam membentuk dan mengoperasionalkan PPID Pemda perlu disusun buku Panduan Pembentukan dan Operasional PPID Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota. Dengan adanya panduan ini diharapkan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota dapat segera membentuk dan mengoperasionalkan PPID Pemda dalam memberikan layanan informasi secara maksimal kepada masyarakat. B. Dasar Hukum 1. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah; 2. Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 3. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; 4. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik; 6. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah; 7. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota; 8. Peraturan Menteri Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; dan 9. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi. 12 Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

15 Bab I Pendahuluan C. Maksud dan Tujuan Maksud dari panduan ini adalah agar Pemerintah Daerah memahami pentingnya membentuk PPID dan mampu mengoperasionalkan PPID sebagai bagian dari pelayanan informasi publik. Tujuan dari panduan ini adalah menyediakan langkah-langkah teknis pembentukan PPID Pemda dan bagaimana mengoperasionalkan secara teknis PPID tersebut. D. Ruang Lingkup Ruang lingkup buku panduan ini terdiri atas: Bab I merupakan uraian pentingnya buku panduan ini yang berisi latar belakang, dasar hukum, tujuan dan keluaran ruang lingkup, pengguna, pengertian dan bagan alur pedoman. Bab II menguraikan kelengkapan pelaksanaan PPID pemerintah daerah. Bab III menjelaskan tentang PPID yang di dalamnya meliputi pengaturan PPID dan struktur organisasi PPID pemerintah daerah. Bab IV menguraikan asas-asas pelayanan informasi publik, prinsip, tahapan penyusunan, tahapan pelaksanaan dan jenis-jenis SOP. Bab V menguraikan lebih detil tentang penyusunan Daftar Informasi Publik (DIP) yang berisi pendekatan, tahapan penyusunan, tahapan pengumpulan dan identifikasi informasi serta tahapan pengklasifikasian informasi. Bab VI menjelaskan secara singkat mengenai monitoring dan evaluasi PPID pemerintah daerah. E. Pengguna Pengguna dari panduan ini adalah Pemerintah Provinsi dan Pemerintah Kabupaten/Kota serta masyarakat pada umumnya. F. Pengertian 1. Pemerintah daerah adalah Gubernur, Bupati, atau Walikota, dan perangkat daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah. 2. Badan publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif, dan badan Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 13

16 Bab I Pendahuluan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, atau organisasi nonpemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri. 3. Badan publik pemerintah daerah adalah satu entitas pemerintah daerah Provinsi, Kabupaten/Kota, meliputi SKPD dan perangkat daerah lainnya yang merupakan bagian dari Pemerintah daerah. 4. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat dengan SKPD adalah perangkat daerah pada pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota. 5. Perangkat daerah provinsi adalah unsur pembantu kepala daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah provinsi yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah dan lembaga teknis daerah. 6. Perangkat daerah kabupaten/kota adalah unsur pembantu kepala daerah dalam penyelenggaraan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang terdiri dari sekretariat daerah, sekretariat DPRD, dinas daerah, lembaga teknis daerah, kecamatan, dan kelurahan. 7. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disingkat dengan PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik. 8. Pengguna Informasi Publik adalah orang yang menggunakan informasi publik sebagaimana yang diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 9. Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. 10. Pengelolaan Dokumen adalah proses penerimaan, penyusunan, penyimpanan, pemeliharaan, penggunaan, dan penyajian dokumen secara sistematis. 11. Standar Operasional Prosedur yang selanjutnya disingkat SOP adalah serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan tugas-tugas Pemerintah Daerah. 12. Sengketa Informasi Publik adalah sengketa yang terjadi antara badan 14 Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

17 Bab I Pendahuluan publik dan pengguna informasi publik yang berkaitan dengan hak memperoleh dan menggunakan informasi berdasarkan perundangundangan. G. Bagan Alur Panduan PPID Bagi Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota Untuk memudahkan pemahaman terhadap panduan PPID Pemerintah Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota dapat dilihat pada Gambar 1 berikut: Gambar 1. Bagan Alur Panduan PPID Bagi Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota UU No. 14 Tahun 2008 Pasal 13, ayat (1): Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana setiap Badan Publik: a. Menunjuk Penjabat Pengelola Infomrasi dan Dokumentasi PP No. 61 Tahun 2010 Pasal 12, ayat (1): Penjabat yang dapat ditunjuk sebagai PPID di lingkungan Badan Publik Negara yang berada dipusat dan daerah merupakan penjabat yang membidangi Infomrasi Publik Permendagri No. 35 Tahun 2010 Pasal 7, ayat (1): Untuk mengelola pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah ditetapkan PPID Struktur PPID SOP Kelengkapan PPID Pendanaan DIP Laporan Pelanayan Informasi Aplikasi PPID Ruang Pelayanan Informasi Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 15

18

19 Bab II Kelengkapan Pelaksanaan PPID Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota A. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Berdasarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat, dan sederhana, setiap Badan Publik membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi. Selanjutnya dalam Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 tahun 2008 tentang keterbukaan Informasi Publik, PPID harus sudah ditunjuk paling lama 1 (satu) tahun sejak Peraturan Pemerintah ini diundangkan. B. Standar Operasional Prosedur (SOP) PPID SOP PPID merupakan salah kelengkapan yang diperlukan untuk mempermudah PPID dalam mengelola dan pemberian layanan informasi kepada masyarakat. Penyusunan satu SOP PPID Pemda berdasarkan pada: 1. PP 61 Tahun 2010 Tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik; 2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi Dan Dokumentasi di Lingkungan Kemendagri dan Pemerintahan Daerah; 3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 52 Tahun 2011 Tentang Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Pemerintah Provinsi Dan Kabupaten/Kota; 4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik. 17

20 Bab 2 Kelengkapan Pelaksanaan PPID Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota C. Daftar Informasi Publik (DIP) Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaan Badan Publik. Daftar Informasi Publik dapat digunakan untuk membantu penyusunan database informasi dan mengetahui informasi apa saja yang dikuasai serta keberadaaan informasi tersebut di unit/satuan kerja. Daftar Informasi Publik juga memudahkan masyarakat saat mencari informasi dan menginformasikan kepada publik mengenai informasi apa saja yang berada di Badan Publik. D. Ruang Pelayanan Informasi Ruang pelayanan informasi merupakan tempat pelayanan informasi publik dan berbagai informasi lainnya yang bertujuan untuk memfasilitasi penyampaian informasi publik. Layanan informasi tidak harus dipahami secara sempit sebagai bentuk fisik meja, tapi juga berfungsi sebagai media informasi lainnya. Dalam hal ini perlu disiapkan sarana dan prasarana pendukung dan petugas pelayanan informasinya. E. Aplikasi PPID Pemda pada Website Pemerintah Daerah Aplikasi PPID Pemda pada Website Pemerintah Daerah merupakan sistem yang mengintegrasikan proses kerja pelayanan dengan pengelolaan informasi oleh PPID Pemda baik oleh PPID maupun PPID Pembantu dan digunakan untuk membantu PPID Pemda dalam melaksanakan tugas dan kewenangan secara efektif, efisien dan akuntabel. Sedangkan Website yang ditanamkan aplikasi PPID Pemda berfungsi untuk menyebarkan informasi dan menjembatani Pemerintah Daerah dengan masyarakat. F. Laporan Pelayanan Informasi UU KIP mengatur kewajiban Badan Publik untuk membuat dan mengumumkan laporan pelayanan informasinya sebagai proses evaluasi terhadap pelaksanaan kinerja PPID Pemda. Selain diumumkan kepada 18 Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

21 Bab 2 Kelengkapan Pelaksanaan PPID Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota publik, laporan juga disampaikan kepada Atasan PPID yaitu Sekretaris Daerah kepada Kepala Daerah (Gubernur/Bupati/Walikota). Kepala Daerah akan melaporkan pelaksanaan kinerja PPID sebagai bagian didalam Laporan Penyelenggaraan Pemerintahan Daerah (LPPD). Laporan pelaksanaan kinerja PPID didalam LPPD tersebut, selanjutnya oleh PPID Pemda diteruskan menjadi laporan kepada PPID Kemendagri. G. Pendanaan Pendanaan PPID diperlukan untuk mendukung pelaksanaan pengelolaan pelayanan informasi publik kepada masyarakat. Sumber pendanaan PPID sebagaimana diatur dalam Pasal 15 Permendagri No 35 tahun 2010 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan daerah, adalah sebagai berikut: Ayat (2): Segala biaya yang diperlukan untuk pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Provinsi dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Provinsi; Ayat (3): Segala biaya yang diperlukan untuk pengelolaan pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/ Kota dibebankan pada Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kabupaten/Kota. Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 19

22

23 Bab III Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Daerah A. Pengaturan PPID Pemerintah Daerah Pengaturan PPID Pemerintah Daerah berdasarkan Permendagri No. 35 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintahan Daerah dan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 Tentang Standar Layanan Informasi Publik. 1. Keberadaan PPID Pemda Untuk mengelola pelayanan informasi dan dokumentasi di lingkungan Pemerintahan Daerah ditetapkan PPID yang melekat pada pejabat struktural yang membidangi tugas dan fungsi pelayanan informasi. PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi ditetapkan oleh Gubernur. Sedangkan PPID di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/Kota ditetapkan oleh Bupati/Walikota. 2. Keberadaan PPID Pembantu PPID di lingkungan Pemerintahan Provinsi dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) dan/atau Pejabat Fungsional yang bertanggungjawab kepada Gubernur melalui Sekretaris Daerah. Sedangkan PPID di lingkungan Pemerintahan Kabupaten/Kota dibantu oleh PPID Pembantu yang berada di lingkungan Satuan Kerja Perangkat Daerah dan/atau Pejabat Fungsional yang bertanggungjawab kepada Bupati/Walikota melalui Sekretaris Daerah. 3. Tugas PPID Tugas PPID berdasarkan Pasal 9 Permendagri NO. 35 Tahun 2010, adalah: 21

24 Bab 3 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Daerah a. mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu; b. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik; c. melakukan verifikasi bahan informasi publik; d. melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan; e. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan f. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat. 4. Tanggung Jawab PPID memiliki tanggung jawab dalam: a. Mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh informasi publik yang berada di Badan Publik Pemerintah Daerah; b. Mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan seluruh informasi publik dibawah penguasaan Badan Publik Pemerintah Daerah yang dapat diakses oleh publik. 5. Wewenang PPID Dalam rangka melaksanakan tugasnya, PPID berwenang untuk: a. menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. meminta dan memperoleh informasi dari unit kerja/komponen/ satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya; c. mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya; d. menentukan atau menetapkan suatu informasi dapat/tidaknya diakses oleh publik; dan e. menugaskan PPID Pembantu dan/atau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi. 6. Pembentukan PPID Dalam membentuk PPID pemerintah daerah dapat melakukannya melalui 3 (tiga) tahapan, yaitu: 22 Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

25 Bab 3 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Daerah Tahap Persiapan Persiapan pembentukan PPID Pemda dapat diawali dengan menetapkan Tim Pembentukan PPID berdasarkan Surat Keputusan Gurbernur/Bupati/Walikota yang mempunyai tugas sebagai berikut: a. Membuat rencana kerja PPID Pemda minimal selama setahun ke depan. b. Merancang struktur organisasi PPID Pemda Provinsi dan Kabupaten/ Kota. c. Menyiapkan infrastruktur dasar bagi PPID Pemda Provinsi dan Kabupaten/Kota. d. Melakukan pelatihan awal kepada semua calon PPID dan PPID Pembantu serta unsur-unsur di dalamnya. e. Membuat pengaturan anggaran operasional dan kegiatan PPID Pemda selama satu tahun yang melekat pada unit kerja dimana PPID menjabat dan SKPD terkait/ppid Pembantu. Tahap Pembentukan Tim Pembentukan PPID dapat bekerjasama dengan Tim Asistensi yang dibentuk oleh Kementerian Dalam Negeri yang akan bertugas membantu Pemerintah daerah untuk membentuk PPID. Tim Pembentukan PPID menyusun rancangan pembentukan PPID, yang terdiri atas: a. Rencana kerja; b. Struktur organisasi; c. Rancangan Standar Operasional Prosedur; dan d. Rencana anggaran kegiatan PPID. Tim Pembentukan PPID menyusun rancangan tersebut dalam sebuah dokumen yang diserahkan kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah (Sekda). Jika diperlukan, Tim Pembentukan PPID dapat melakukan konsultasi ulang kepada Tim Asistensi Pembentukan PPID Pemda yang dikoordinasikan oleh PPID Kementerian Dalam Negeri. Tahap Penetapan Setelah dokumen pembentukan PPID disetujui oleh Gubernur/Bupati/ Walikota, selanjutnya Tim Pembentukan PPID Pemda membuat rancangan peraturan Kepala Daerah (Gubernur/Bupati/ Walikota) yang berisi pedoman umum PPID yang memuat struktur dan mekanisme pengelolaan dan pelayanan informasi PPID Pemda. Pemerintah Provinsi dan Kabupaten/Kota 23

26 Bab 3 Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) Pemerintah Daerah Kepala Daerah menunjuk dan menetapkan para pejabat yang menduduki posisi di PPID Pemda yang strukturnya telah dijabarkan dalam panduan umum. Penetapan ini dituangkan dalam Surat Keputusan (SK) Kepala Daerah. SK ini menjadi dasar kebijakan yang kuat bagi para pejabat yang duduk dalam PPID untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. Selanjutnya, Kepala Daerah juga menerbitkan Peraturan Gubernur/ Bupati/Walikota tentang mekanisme secara rinci atau standard operating procedure (SOP) dan penyediaan infrastruktur PPID. Selain itu, Sekretaris Daerah sebagai atasan PPID menetapkan mekanisme monitoring dan evaluasi pelaksanaan SOP PPID. B. Struktur Organisasi PPID Pemda 1. Struktur organisasi PPID Provinsi. Terbagi dalam 7 (tujuh) kelompok, yaitu : a. Pembina (Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah); b. Pengarah/Atasan PPID (Sekretaris Daerah); c. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi (Para Pejabat Eselon II di lingkungan Sekretariat Daerah Provinsi dan Seluruh Pimpinan SKPD); d. PPID (Kepala Biro Humas/pejabat eselon II yang menangani informasi dan komunikasi serta kehumasan); e. PPID Pembantu (Pejabat pada SKPD yang mengelola informasi dan dokumentasi); f. Pejabat fungsional/petugas Informasi (sesuai dengan kebutuhan); dan/atau g. Bidang pendukung Sebagai bahan acuan dalam penunjukan dan penetapan PPID di Lingkungan Pemerintah Daerah dapat mengacu pada Radiogram Menteri Dalam Negeri Nomor 188.2/1987A/SJ tanggal 22 April Struktur organisasi PPID Kabupaten/Kota Terbagi dalam 7 (tujuh) kelompok, yaitu : a. Pembina (Kepala Daerah dan Wakil Kepala Daerah); b. Pengarah/Atasan PPID (Sekretaris Daerah); c. Tim Pertimbangan Pelayanan Informasi (Para Pejabat Eselon II 24 Panduan Pembentukan dan Operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)