Perluasan dan Pengelolaan Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan

Transkripsi

1 Perluasan dan Pengelolaan Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan Orientasi Persiapan Kerja Tahun 2016

2 Struktur Oragnisasi

3 Direktorat Perluasan Kepesertaan dan HAL Struktur Organisasi Direktur Perluasan Kepesertaan dan Hubungan Antar Lembaga Divisi Perluasan Kepesertaan Divisi Pengelolaan Kepesertaan Divisi HAL dan Wasrik Tata Kelola Kepesertaan Akun Manajemen Pemanfaatan dan Dukungan Data Kepesertaan Perluasan Peserta PU Perluasan Peserta BPU & Jakon Analisa Strategi dan Komunikasi Kepesertaan Hubungan Antar Lembaga Kemitraan Wasrik

4 Direktorat Perluasan Kepesertaan dan HAL Fungsi dan Peran Divisi Perluasan Kepesertaan (LST) Divisi Pengelolaan Kepesertaan (KLT) Divisi Hubungan Antar Lembaga dan Wasrik (HMW) Perluasan Peserta PU Perluasan dan Data Peserta BPU Perluasan dan Data Proyek/Jakon Sertifikat, KP BPJSTK dan Formulir Kepesertaan Pembinaan kepada MO Tata Kelola Peserta PU Tata Kelola Peserta PNS Pelaporan Kepesertaan Pembinaan kepada RO dan PMAP Monitoring Utilisasi e-service Data Governance CRM Piutang Iuran dan PDS Perluasan Kerjasama Pembinaan antar Lembaga Kemitraan dan MLT Pengawasan dan Pemeriksaan

5 Organisasi Kantor Cabang Kantor Cabang Madya A,Kantor Cabang Madya B, Kantor Cabang Pratama A & Kantor Cabang Pratama B : Kepala Kantor Cabang Sekretaris Bidang Pemasaran Bidang Umum & SDM Bidang Keuangan & TI Bidang Pelayanan Kantor Cabang Perintis

6 Organisasi Bidang Pemasaran PU Kepala Bidang Pemasaran PU Marketing Officer Relationship Officer Penata Madya Administrasi Pemasaran

7 Organisasi Bidang Pemasaran BPU Kepala Bidang Pemasaran BPU Penata Madya Pemasaran Peserta BPU Penata Madya Administrasi Peserta BPU

8 Organisasi Kantor Cabang Perintis (KCP) Kepala Kantor Cabang Perintis Penata Madya Pemasaran, Keuangan & TI Penata Madya Pelayanan dan Umum

9 Peran dan Fungsi Pemasaran

10 Peserta BPJS Ketenagakerjaan Peserta Penerima Upah Peserta Bukan Penerima Upah a. Pekerja pada perusahaan b. Pekerja pada orang perseorangan c. Orang asing yang bekerja di Indonesia paling singkat 6 bulan Nb : Termasuk usaha jasa konstruksi yang mempekerjakan tenaga harian lepas, borongan, dan/atau musiman a. Pemberi Kerja b. Pekerja di luar hubungan kerja atau Pekerja mandiri c. Pekerja yang tidak termasuk huruf b. yang bukan menerima Upah. 10

11 Segmen Peserta Segmen Peserta Jenis Program Penerima Upah Penyelenggara Negara (PN) Selain PN untuk WNI Selain PN untuk WNA Diatur dalam PP tersendiri (PT Taspen) Ditetapkan sesuai skala usaha Ditetapkan sesuai skala usaha Bukan Penerima Upah Jasa Konstruksi Wajib Sukarela Not Aplicable Tidak diikutkan menjadi peserta 11

12 Marketing Officer (MO) Ruang lingkup : Mengumpulkan data potensi dan melaksanakan kegiatan pemasaran untuk mengakuisisi kepesertaan baru atau mendapatkan kembali peserta yang telah keluar dari kepesertaan (untuk masuk kembali menjadi peserta), guna memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuran yang telah dibebankan.

13 Marketing Officer (MO) NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 1. Mengumpulkan data potensi dan pemutakhiran data potensi Data potensi akurat. 2. Menyusun rencana kerja Rencana kerja selaras dengan kebijakan. 3. a. Melakukan kontak dengan calon peserta, termasuk SPP1 dan SPP2; b. Melakukan sosialisasi kepada calon peserta; c. Melakukan penyebaran informasi dan edukasi produk kepada calon peserta. 4. Membangun hubungan baik dengan pihak terkait dalam rangka perluasan kepesertaan. 5. Menyiapkan administrasi untuk upaya penegakan hukum (UPH). Penambahan jumlah keepsertaan. Hubungan baik dengan pihak terkait. UPH berjalan lancar.

14 Marketing Officer (MO) NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 6. a. Meminta data dan dokumen dari calon peserta; b. Memastikan penerimaan iuran pertama dari calon peserta. 7. a. Melakukan penyerahan data-data perusahaan baru kepada RO; b. Menyerahkan dokmen pendaftaran peserta baru kepada PMAP untuk diarsip. Tertib administrasi. Serah terima lancar. 8. Menyusun laporan hasil kerja. Laporan tepat waktu.

15 Relationship Officer (RO) Ruang lingkup : Menelaah dan mengkoordinasikan pengumpulan data peserta, melaksanakan kegiatan pembinaan kepada peserta (sebagai bagian dari program Customer Relationship Management/CRM), memberikan pelayanan dan menangani keluhan peserta dengan cepat dan tepat, serta melakukan pembinaan kepada tim-nya, guna tercapainya tertib administrasi, terjalinnya hubungan baik meningkatkan iuran yang dengan peserta, dan kepesertaan dan telah ditetapkan.

16 Relationship Officer (RO) NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 1. a. Mengumpulkan informasi untuk kebutuhan segmentasi perusahaan binaan; b. Menyusun segmentasi berdasarkan kebijakan. 2. a. Menerima dan menangani keluhan peserta; b. Melakukan kunjungan perusahaan; c. Melakukan koordinasi dengan bidang pelayanan atas terpenuhinya pengajuan klaim dari perusahaan binaannya. d. Melakukan kegiatan sosialisasi, edukasi dan penyebaran informasi kepada peserta. 3. a. Memastikan ketersedianaan dan validitas data kepesertaan; b. Melakukan koordinasi dengan PMAP dalam hal terpenuhinya tanda bukti kepesertaan; c. Melakukan koordinasi dengan PMAP dalam hal terpenuhinya SPI1, SPI2 dan arsip lainnya. Usulan segmentasi akurat. Pelayanan sesuai kebutuhan dan penurunan jumlah keluhan. Tertib administrasi dan jumlah peserta yang menggunakan SIPP

17 Relationship Officer (RO) NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 4. a. Melaksanakan program CRM. b. Menekan dan menyelesaikan tunggakan iuran; c. Menekan dan menyelesaikan PDS TK, PDS Upah dan PDS Program. 5. Membina hubungan baik dengan mitra dan pihak terkait. Tertib administrasi dan kepatuhan peserta lama. Hubungan baik. 6. Menyusun laporan hasil kerja. Laporan tersedia tepat waktu.

18 Penata Madya Administrasi Perusahaan (PMAP) Ruang lingkup : Menghimpun dan mengelola data yang terkait dengan kegiatan pemasaran dan administrasi kepesertaan, melakukan pelayanan dokumen administrasi dan penghitungan besar iuran serta denda (jika ada), guna menyediakan data yang akurat dan dokumen yang lengkap untuk mendukung kelancaran kegiatan pemasaran.

19 NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 1. a. Mencocokan data potensi yang harus diinput dengan data base potensi dan data base kepesertaan. b. Membuat daftar PWBD; c. Menerbitkan SPP1 dan SPP2. 2. Mengumpulkan dan menyusun laporan rekapitulasi kegiatan serta pencapaian target MO & RO. 3. a. Melakukan koordinasi dengan bidang lain di cabang, untuk ketersediaan materi/slide/brosur/formulir. b. Menyimpan sarana dan prasarana bidang pemasaran termasuk materi/slide/brosur/formulir untuk penggunaan dikemudian hari. Penata Madya Administrasi Perusahaan (PMAP) a. Data base potensi akurat dan terkini; b. Tersedianya data PWBD. a. Rekapitulasi hasil pemasaran tersedia. a. Sarana dan prasarana tersedia. b. Terdokumentasi dengan baik sarana dan prasarana.

20 NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 4. a. Meneliti dokumen kepesertaan dari MO/RO; b. Menerbitkan surat penetapan iuran pertama. 5. a. Menyiapkan dokumen yang akan dikirim ke calon peserta/perusahaan lama; b. Melakukan koordinasi dengan MO/RO terkait pengiriman dokumen kepada calon peserta/perusahaan lama; c. Menyimpan salinan dokumen yang telah dikirim kepada calon peserta/perusahaan lama. 6. a. Melakukan pengarsipan dokumen kepesertaan & iuran tahun berjalan; b. Menyerahkan dokumen kepesertaan & iuran yang sudah lewat tahun berjalan kepada Bidang Umum & SDM. Penata Madya Administrasi Perusahaan (PMAP) Dokumen kepesertaan lengkap. Dokumen lengkap dan disampaikan tepat waktu. Semua arsip kepesertaan terdokumentasi. 7. Menyusun laporan hasil kerja. Laporan tersedia tepat waktu.

21 Penata Madya Pemasaran Peserta BPU (PMPP-BPU) Ruang lingkup : Melaksanakan kegiatan pemasaran (untuk mengembangkan kepesertaan) dan pembinaan kepada peserta di sektor informal dan jasa konstruksi, memberikan pelayanan dan menangani keluhan peserta dengan cepat dan tepat, guna memastikan tercapainya target kepesertaan dan iuran informal yang telah dibebankan dan untuk menjaga kepuasan peserta.

22 NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 1. Mengumpulkan data calon peserta dan peserta Data akurat 2. a. Menyusun dan melaksanakan rencana kerja pemasaran BPU/Jakons; b. Melakukan kontak dengan calon mitra BPU/Jakons; c. Melakukan kunjunga/pertemuan dengan mitra BPU/Jakons; d. Menerima pendaftaran BPU/Jakons. Penata Madya Pemasaran Peserta BPU (PMPP-BPU) 3. a. Menyusun program pembinaan BPU/Jakons; b. Melaksanakan program pembinaan BPU/Jakons. a. Rencana kerja tersedia; b. Penambahan peserta BPU & Jakons Program kerja pembinaan tersedia dan terlaksana.

23 NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 4. a. Menerima dan menangani keluhan peserta; b. Melakukan koordinasi dengan Penata Madya Administrasi Peserta BPU, dalam hal : Pelayanan administrasi; Pelayanan dokumen; Akurasi data. Penata Madya Pemasaran Peserta BPU (PMPP-BPU) a. Tertib administrasi kepesertaan; b. Penurunan jumlah keluhan. 5. Menyusun laporan hasil kerja. Laporan tersedia tepat waktu.

24 Penata Madya Administrasi Peserta BPU (PMAP-BPU) Ruang lingkup : Menghimpun data yang terkait dengan kegiatan pemasaran dan administrasi kepesertaan BPU dan Jakon, menyiapkan sarana prasarana penunjang kegiatan pemasaran serta melakukan pelayanan dokumen administrasi dan penghitungan besar iuran serta denda (jika ada), guna menyediakan data yang akurat dan dokumen yang lengkap untuk mendukung kelancaran kegiatan pemasaran informal khusus.

25 NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 1. a. Mengumpulkan data potensi; b. Mencocokan data potensi yang akan diinput dengan data base potensi & data base kepesertaan; c. Menginput data potensi. 2. Mengumpulkan dan menyusun laporan rekapitulasi kegiatan serta pencapaian target BPU & Jakons; 3. a. Melakukan koordinasi dengan bidang lain di cabang, untuk ketersediaan materi/slide/brosur/formulir. b. Menyimpan sarana dan prasarana bidang pemasaran termasuk materi/slide/brosur/formulir untuk penggunaan dikemudian hari. Penata Madya Administrasi Peserta BPU (PMAP-BPU) Data base potensi akurat dan terkini. Rekapitulasi hasil pemasaran BPU & Jakons tersedia. a. Sarana dan prasarana tersedia. b. Terdokumentasi dengan baik sarana dan prasarana.

26 NO. Uraian Tugas Hasil Akhir 4. a. Menerima dan meneliti dokumen pendaftaran; b. Menerbitkan SPI1 & SPI2 Jakons; c. Melakukan rekonsiliasi iuran Jakons. 5. a. Menyiapkan dokumen yang akan dikirim ke calon peserta/peserta lama (BPU & Jakons); b. Melakukan koordinasi dengan PMPP BPU terkait pengiriman dokumen kepada calon peserta/peserta lama (BPU & Jakons); c. Menyimpan salinan dokumen yang telah dikirim kepada calon peserta/peserta lama (BPU & Jakons). Penata Madya Administrasi Peserta BPU (PMAP-BPU) a. Data kepesertaan BPU & Jakons lengkap. b. Data rekonsliasi tersedia. Dokumen lengkap dan disampaikan tepat waktu. 6. Menyusun laporan hasil kerja. Laporan tersedia tepat waktu.

27 Proses Bisnis Pengelolaan Kepesertaan

28 Alur Bisnis Proses BPJS Ketenagakerjaan Marketing Sales Pendaftaran Pengelolaan Pelayanan 28

29 Proses Perluasan Kepesertaan

30 Strategi Perluasan dan Pertumbuhan Peserta Sosialisasi Masif/ Marketing Communication Sumber Perijinan (misal: PTSP) 1 2 Sosialisasi Klasikal Pihak ke 3 (Empowerment) 3 4

31 Strategi Perluasan dan Pertumbuhan Peserta Pengawasan dan Pemeriksaan Optimalisasi Kantor Cabang Perintis dan Service Point Officer 5 6 Pemanfaatan e-channel Pengelolaan Komunitas 7 8

32 Strategi Perluasan dan Pertumbuhan Peserta Prioritas Daerah Potensial Pemanfaatan Payment Point Online Bank 9 10

33 Hubungan Kerjasama Nota Kesepahaman Kerjasama Operasional Kerjasama Fungsional Bentuk lain yang disepakati bersama

34 Proses Data Potensi Pencarian Data potensi Perekaman Data Potensi Penyusunan Rencana Kegiatan dan Strategi Tindaklanjut Data Potensi

35 Proses Pendaftaran Kepesertaan Perekaman Dokumen Pendaftaran Penetapan iuran Pertama Konfirmasi Karena Ada Selisih Iuran Rekonsiliasi Iuran Penerimaan Iuran Pencetakan Tanda Bukti Kepesertaan

36 Iuran

37 Iuran PROGRAM PENGUSAHA IURAN PEKERJA JKK 0.24% - 1,74% - JKM 0.3% - JHT 3,70% 2% JP 2% 1% * Dihitung dari upah sebulan

38 Mekanisme Pendaftaran dan Pembayaran Iuran BPU Cara Pendaftaran Peserta Channel Cara Pembayaran Iuran Secara Individu Channel Yang Dikelola Sendiri Kantor Cabang Kantor Cabang Perintis Website BPJS Ketenagakerjaan Mobile App Secara Individu Melalui Wadah/Kelompok Channel Yang Dikelola Bekerjasama dengan Pihak Kedua Paymen Point (PPOB) ATM Service Point Office Mobile App Bank Melalui Wadah/Kelompok

39 Cara Mendaftarkan Jasa Konstruksi (Jakon)

40 Hubungan Kerja Antara MO dengan RO dan Petugas Wasrik Hubungan Kerja Antara MO dengan RO Hubungan Kerja Antara MO dengan WasRik Akusisi calon peserta menjadi peserta Menyerahkan daftar perusahaan tidak patuh (PWBD) Membina selama minimal 3 bulan sejak awal kepesertaan Penyerahan kepada RO disertai a. Berita Acara b. Memperkenalkan kepada peserta c. Menyerahkan seluruh dokumen Penyerahan daftar disertai a. SPP-1, SPP-2 b. Berita Acara Kunjungan c. Dokumen pendukung lain yang relevan Wasrik menindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku 40

41 Proses Rekonsiliasi Iuran

42 Proses Iuran Lanjutan Konfirmasi Karena Ada Selisih Iuran Perekaman Mutasi Kepesertaan Penetapan iuran Lanjutan Rekonsiliasi Iuran Penerimaan Iuran Pencetakan Tanda Bukti Kepesertaan

43 Hubungan Kerja Antara RO dengan Petugas Wasrik Menyerahkan daftar perusahaan tidak patuh (menunggak iuran dan PDS) Penyerahan daftar perusahaan menunggak disertai a. SPI-1, SPI-2 b. Berita Acara Kunjungan c. Dokumen pendukung lain yang relevan Penyerahan daftar perusahaan PDS disertai a. SP-PDS-1, SP-PDS-2 b. Berita Acara Kunjungan c. Dokumen pendukung lain yang relevan Wasrik menindaklanjuti sesuai ketentuan yang berlaku 43

44 Proses Penyelesaian Piutang

45 Matrik Perubahan Piutang PU Piutang Jakons Piutang BPU X Uraian Masalah Old New Piutang Iuran Cash Basis Accrual Basis Piutang denda Cash Basis Accrual Basis Piutang Jakon Digabung di-break JKK dan JKM Piutang denda Digabung di-break JHT, JKK, JKM Jenis Denda Tanggal Create Piutang Denda keterlambatan pembayaran iuran. KEU: akhir bulan OPR: tgl 15 next month. Denda keterlambatan iuran dan denda WASRIK. KE & OPR: di-create pada akhir bulan.

46 Matrik Perubahan Uraian Masalah Old New Dasar Perhitungan Piutang Klasifikasi Piutang Penerima Upah Operasional : sesuai DUSR (Data Upah Siap Rekon) dan ITRF (Iuran Terakhir Rekon Final) Keuangan : DUSR tidak dibatasi umur piutang sedangkan ITRF max 3 bulan. Lancar 1 bulan Kurang lancar 2.s.d 3 bulan Macet > 3 bulan Kontijensi selisih nilai antara Piutang KEU vs OPR DUSR dan ITRF diterapkan sama dan konsistensi baik untuk Operasional & Keuangan Lancar 1 bulan Kurang lancar 2.s.d 3 bulan Macet 4 s.d. 6 bulan Kontijensi > 6 bulan

47 Matrik Perubahan Uraian Masalah Old New Klasifikasi Piutang Jakon Lancar s.d. 3 bulan Kurang lancar 4.s.d 6 bulan Macet > 6 bulan Kontijensi tidak diatur Lancar 1 bulan Kurang lancar 2.s.d 3 bulan Macet 4 s.d. 6 bulan Kontijensi 7 s.d. 12 bulan Umur Piutang Jakon Dihitung dari akhir proyek Dihitung dari jatuh tempo termin

48 Penagihan Piutang Iuran Iuran terakhir N Umur piutang SPI-1 SPI-2 SPI-3 WASRIK KPKNL Kejaksaan

49 Proses Penyelesaian PDS

50 Jenis PDS PDS Tenaga Kerja Perusahaan hanya mendaftarkan sebagian pekerja kedalam program BPJS Ketenagakerjaan PDS (Perusahaan Daftar Sebagian) PDS Upah Perusahaan hanya melaporkan sebagian upah pekerja kepada program BPJS Ketenagakerjaan PDS Program Perusahaan hanya mendaftarkan sebagian program tidak sesuai dengan ketentuan perundangan

51 Proses Penyelesaian PDS Identifikasi PDS Membuat Daftar Perusahaan PDS Penerbitan SPP1 UPH Penerbitan SPP2 Kunjungan Perusahaan

52 Proses CRM

53 Customer Relationship Management (CRM) CRM adalah : mengkolaborasikan setiap pelanggan/peserta dengan kemampuan menciptakan win-win solution, menambahkan value sehingga menjadi loyal Lintas Fungsional Proses CRM : Proses pengembangan strategi Proses penciptaan nilai Proses integrasi multi-channel Proses manajemen informasi PA1 : Perusahaan Aktif yang memiliki TK > 5 PA2 : Perusahaan Aktif yang memiliki TK < 6 Platinum = ((PA1 x 20%) x 20%) x 20% Silver = ((PA1 x 20%) x 80%) Segmentasi Pelanggan : Segmentasi Peserta Gold = ((PA1 x 20%) x 20%) x 80% Bronze = (PA1 x 80%) + PA2 53

54 Cara mensegmentasi Model Relations 1 Model Relations 2 Model Relations 3 Metode Pareto Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 80% iuran 80% iuran Platinum 80% iuran Bronze 20% iuran Silver 20% iuran Gold 20% iuran

55 Customer BPJS Ketenagakerjaan CRM Perusahaaan (B2B) Orientasi Hubungan Maksimalisasi nilai suatu hubungan Proses pembelian dengan banyak tahapan, siklus penjualan panjang Keputusan pembelian rasional berdasarkan nilai-nilai bisnis Tenaga Kerja (B2C) Orientasi produk maksimalisasi nilai transaksi pasar sasaran luas dan banyak Proses pembelian ditentukan perusahaan, tenaga kerja memakai service Sikap thd produk emosional, berdasarkan status, keinginan dan harga

56 Customer Relationship Management (CRM) BAB XVIII Perusahaan Skema Business to Business (B2B) Tenaga Kerja Skema Business to Customer (B2C) Sasaran CRM pada BPJS Ketenagakerjaan Bentuk Kegiatan CRM Phone Call Client Visit Pengiriman Ucapan (Hari Raya/PHBN) Sport Activities Gathering Invitation Personal Birthday Regular Information Report CRM Activities 56

57 Pemadanan data Adminduk Pemutakhiran Data Kepesertaan

58 Aspek Legal UU 24/2013 j.o UU 23/2006 UU ADMINDUK NIK wajib untuk semua pelayanan publik termasuk jaminan sosial tenaga kerja PKS BPJSTK vs Dukcapil UU 40/2004 & UU 24/2011 UU SJSN & UU BPJS Direksi wajib memberikan Nomor Identitas Tunggal Peserta Perpres 26/2009 Penerapan e-ktp Berbasis NIK scr Nasional KEP/176/ Registrasi dan Update TK Berdasarkan NIK SE Dukcapil: /3376/Dukcapil tanggal 27 Maret 2015 KTP Elektronik (KTP-el) Bagi Peserta atau Calon Peserta BPJS Ketenagakerjaan PERDIR/02/ Pedoman Nomor Identitas Tunggal Peserta BPJS Ketenagakerjaan NIK: WNI Paspor: WNA

59 Terima Kasih Gedung BPJS Ketenagakerjaan Jl. Jend. Gatot Subroto No. 79 Jakarta Selatan T (021) F (021)