Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi M e d a n

Transkripsi

1 UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM S-1 REGULER MEDAN S K R I P S I PERENCANAAN DAN PENGAWASAN BIAYA OPERASI GUNA MENINGKATKAN EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI PADA RUMAH SAKIT UMUM HAJI MEDAN OLEH : N A M A : SUDARMANTO N I M : DEPARTEMEN : AKUNTANSI Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi M e d a n

2 PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa skripsi yang berjudul : Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasi Guna Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi Pada Rumah Sakit Umum Haji Medan Adalah benar hasil karya saya sendiri dan judul dimaksud belum pernah dimuat, dipublikasikan atau diteliti oleh mahasiswa lain dalam konteks penulisan skripsi level program S-1 departemen akuntansi fakultas ekonomi universitas sumatera utara. Semua sumber data dan informasi yang diperoleh telah dinyatakan dengan jelas benar apa adanya dan apabila dikemudian hari pernyataan ini tidak benar saya bersedia menerima sanksi yang ditetapkan oleh universitas. Medan, 24 Februari 2009 Yang membuat pernyataan S U D A R M A N T O NIM:

3 KATA PENGANTAR Segala puji syukur disampaikan kehadirat Allah SWT yang senantiasa memberikan kesehatan dan kemampuan kepada penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini. Shalawat beriring salam disampaikan kepada Nabi Muhammad SAW sebagai Rasul terakhir yang sangat diharapkan syafa atnya di akhirat kelak. Apa yang termuat dalam skripsi ini pasti telah dikuasai dan dipahami oleh banyak orang yang mungkin saja sebagian diantaranya berpendapat bahwa apa yang dituliskan disini tidaklah cukup untuk dapat disebut sebagai sebuah karya ilmiah, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih jauh dari sempurna dan masih banyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan yang penulis miliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati, penulis menerima masukan berupa kritikan dan saran-saran yang bersifat membangun. Penulis menyadari tanpa bimbingan dan petunjuk dari dosen pembimbing dan dari pihak lain, maka sulit bagi penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi ini, oleh sebab itu, pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada: 1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 2. Bapak Drs. Arifin Akhmad, MSi, Ak selaku Ketua Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

4 3. Bapak Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc. Ak. Selaku Sekretaris Departemen Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 4. Bapak Drs. M. Zainul Bahri Torong, MSi, Ak. Selaku Dosen Pembimbing yang telah meluangkan waktu dan memberikan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. 5. Ibu Dra. Salbiah, MSi, Ak. Selaku Dosen Pembanding I 6. Bapak Sambas Ade Kesuma, SE, MSi, Ak, Selaku Dosen Pembanding II 7. Bapak Drs. Zainal Abidin Tarigan S. Ak. Selaku Dosen wali, seluruh staff pengajar dan pegawai Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 8. Bapak/Ibu guru yang telah mendidik dan mengajar penulis sejak dari Taman Kanak-Kanak sampai ke jenjang Sekolah Menengah Umum. 9. Bapak Drs. Indra Sakti, serta seluruh staf pengawai Rumah Sakit Umum Haji Medan yang telah memberikan bantuan dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penyelesaikan penulisan skripsi ini. 10. Ayahanda Suraji dan Ibunda Misiyem yang sangat penulis cintai dan sayangi yang penuh rasa kasih sayang telah mengasuh dan membimbing tanpa kenal lelah, serta berkat doanya pula penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini. 11. Seluruh keluarga besar penulis yang telah memberikan semangat dan dorongan juga memotivasi penulis dengan penuh kasih sayang. 12. Untuk para sahabatku : Sukry, Arman, Rahman, Mimbar, Ajid, Intan, Lima, Vera, Rinoice, Desi, Anur, untuk kalian semua, thanks ya atas persahabatan kalian yang tulus dan semua bantuan dan semangat yang kalian berikan.

5 13. Semua pihak yang secara langsung ataupun tidak langsung telah membantu penulis dalam menyelesaikan skripsi ini. Pihak-pihak yang penulis sebutkan diatas memiliki peran yang sangat besar bagi penulis, jasa, kebaikan, serta kasih sayang mereka semua tidak mungkin dapat penulis balas, karenanya penulis serahkan kepada Allah SWT untuk membalasnya. Akhirnya penulis berharap agar ilmu yang penulis peroleh selama dibangku perkuliahan dapat diamalkan dan bermanfaat bagi masyarakat. Medan, 18 Februari 2009 Penulis, ( SUDARMANTO ) NIM:

6 ABSTRAK Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah perencanaan biaya operasi yang diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Haji Medan telah disusun dan dilaksanakan dengan efektif dan efisien, dan juga mengetahui apakah pengawasan biaya operasi yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit dilaksanakan secara baik. Penelitian yang dilakukan adalah berupa studi kasus, dengan mengumpulkan data primer dan data sekunder dan teknik analisis deskriptif. Pengumpulan data dilakukan dengan teknik kepustakaan atau dokumentasi. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan dapat disimpulkan bahwa perusahaan telah melakukan penyusunan anggaran biaya operasi dengan baik sehingga dapat dipakai sebagai alat pengukur efektifitas dan efisiensi biaya operasi. Adapun manfaat yang diperoleh perusahaan dengan adanya perencanaan dan pengwasan biaya operasi ini adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi biaya operasi. Oleh karena itu, menurut penulis dengan dilakukannya perencanaan dengan benar serta diikuti dengan pengawasan yang baik akan dapat tercapainya tujuan perusahaan. Kata Kunci : Perencanaan, Pengawasan, Anggaran Biaya Operasi, Efektifitas dan Efisiensi

7 A B S T R A C T The objective of this study is to know whether the planning for operation cost as Rumah Sakit Umum Haji Medan Hospital adopted going run and arranged as required in effective and efficiency, still to know whether the controlling for cost operation as applied by the management of hospital run properly. This study has been completed with a case study, by collecting primary data and secondary data and adopted a descriptive analtical technique. The collecting of data is conducted in library research and documentation. Based on the research that has been conducted then ca be taken a conclusion that the organization has conducted a budget arrangement of operation cost properly so its reliable to taken as a certain measurement for its effectiveness and efficiency on operation cost. The profitable taken in this case perhaps as obtained a clear method in preparing its planning for controlling of operation cost, is to improve its effectivenes and efficiency on operation cost. So, in referring with it, it is reasonable to plan it as required and by controlling it well, it is in order to achieve the target of organization. Keywords : Planning, Controlling, Operation Cost Budget, Effectiveness And efficiency.

8 DAFTAR ISI Halaman PERNYATAAN... i KATA PENGANTAR... ii ABSTRAK... v ABSTRACT... vi DAFTAR ISI... vii DAFTAR GAMBAR... x DAFTAR LAMPIRAN... xi BAB I PENDAHULUAN... 1 A. Latar Belakang Masalah... 1 B. Perumusan Masalah... 3 B. Tujuan dan Manfaat Penelitian... 4 C. Kerangka Kosneptual... 4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 6 A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasi Pengertian Biaya Operasi Klasifikasi Biaya Operasi... 9 B. Pengertian Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasi Pengertian Perencanaan... 11

9 2. Pengertian Pengawasan Tujuan Serta Manfaat Perencanaa dan Pengawasan C. Penyusunan Anggaran Biaya Operasi Pengertian Anggaran Jenis-Jenis Anggaran Kegunaan dan Kelemahan Anggaran Prosedur Penyusunan Anggaran D. Pengawasan Biaya Operasi Struktur Pengendalian Intern Teknik Pengawasan Biaya Operasi Laporan Pengawasan Biaya Operasi E. Anggaran Biaya Operasi dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian B. Jenis Data C. Teknik Pengumpulan Data D. Metode Analisis Data E. Tempat dan Jangka Waktu Penelitian BAB IV ANALISIS HASIL PENELITIAN A. Data Penelitian Gambaran Umum Perusahaan a. Sejarah Singkat Perusahaan... 36

10 b. Struktur Organisasi Perusahaan Unsur-unsur Biaya Operasi Penyusunan Anggaran Biaya Operasi Pengawasan Biaya Operasi Anggaran Biaya Operasi Dalam Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi B. Analisis Hasil Penelitian Prosedur penyusunan Anggaran Biaya Operasi Laporan Realisasi Anggaran dan Pengawasan Biaya Operasi Anggaran Biaya Operasi Dalam Meningkatkan Efektifitas dan Efisiensi BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan B. Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN :

11 DAFAR GAMBAR NO. JUDUL Halaman Gambar 1.1. : Kerangka Konseptual... 5 Gambar 2.1. : Proses Anggaran Sebagai Alat Pengawasan... 26

12 DAFTAR LAMPIRAN NO. JUDUL Lampiran 1 Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Haji Medan Lampiran 2. Laporan Realisasi Anggaran Tahun 2007 Lampiran 3. Laporan Anggaran Tahun 2006 Lampiran 4. Lampiran 5. Rekapitulasi Perbandingan Realisasi Terhadap Anggaran Surat Izin Riset

13 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Ada berbagai jenis perusahaan yang telah didirikan di Indonesia. Pada dasarnya, perusahaan-perusahaan tersebut dapat dibedakan menjadi organisasi laba dan nirlaba. Organisasi laba lebih menekankan pada tujuan laba sedangkan organisasi nirlaba lebih berorientasi kepada tujuan sosial dengan lebih menekankan kegiatan pelayanan kelompok masyarakat. Oleh karena itu, yang membedakan organisasi laba dan nirlaba adalah penekanan prioritas perusahaan terhadap laba dan tanggungjawab sosial. Sama seperti perusahaan lainnya, perusahaan yang bersifat nirlaba seperti rumah sakit dan lembaga sosial, juga memiliki harta, utang, modal, pendapatan maupun beban yang dilaporkan di dalam laporan keuangan. Walaupun lebih mengutamakan kualitas pelayanan, organisasi nirlaba dalam hal ini rumah sakit, juga akan mengharapkan laba yang memadai agar perusahaan dapat tumbuh dan berkembang serta dapat memberikan pelayanan yang lebih baik lagi. Dalam melaksanakan kegiatannya, perusahaan selalu menghadapi berbagai masalah. Salah satu diantaranya adalah bagaimana agar perusahaan dapat beroperasi seefisien mungkin, sehingga dapat mencapai laba yang maksimal. Untuk itu diperlukan suatu sistem perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan yang terpadu. Segalanya akan berhasil apabila didukung oleh

14 kebijaksanaan yang baik. Oleh sebab itu sebelum melaksanakan aktivitasnya, maka sebaiknya perusahaan terlebih dahulu membuat perencanaan kegiatan yang hendak dilaksanakan sehingga perusahaan mempunyai pedoman kerja dan dapat beroperasi dengan terarah. Aktivitas yang dilakukan oleh tiap bagian dalam perusahaan tidak terlepas dari unsur-unsur biaya didalamnya, dan besar kecilnya biaya akan berpengaruh langsung kepada perolehan laba rugi dalam suatu periode akuntansi. Suatu perencanaan yang baik diperoleh apabila dikoordinasikan dengan baik dan tepat, sehingga dapat membantu manajemen didalam melakukan pengawasan. Sesuai dengan hal tersebut diatas, maka agar perencanaan biaya operasi dapat tersusun dengan baik dan sistematis, maka terlebih dahulu menajemen harus menyusun suatu perencanaan untuk masing-masing biaya operasi secara hati-hati sebagai acuan yang akan dipakai. Rumah Sakit Umum Haji Medan merupakan perusahaan yang kegiatan utamanya bergerak dibidang jasa rumah sakit. Rumah Sakit Umum Haji Medan selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik lagi bagi masyarakat. Dalam menjalankan usahanya Rumah Sakit Umum Haji Medan banyak melakukan transaksi keuangan dan banyak mengeluarkan biaya operasi, dimana terlebih dahulu disusun suatu anggaran sebagai tolak ukur pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan. Anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya akan dihadapkan dengan realisasi guna menemukan penyimpangan yang terjadi serta untuk mengetahui apakah perubahan itu terjadi karena perencanaan yang kurang baik atau pada sistem pengawasannya yang kurang baik.

15 Apabila rencana yang telah ditetapkan berbeda dengan realisasinya, maka manajemen dapat mengambil tindakan korektif sebagai tindak lanjut dari fungsi pengawasan. Agar fungsi pengawasan benar-benar efektif, artinya dapat merealisasikan tujuannya, maka fungsi pengawasan setidaknya harus dapat dengan segera melaporkan adanya penyimpangan penyimpangan dari perencanaan, sehingga berdasarkan penyimpangan penyimpangan tersebut dapat diambil tindakan agar keseluruhan perencanaan benar-benar dapat sesuai atau mendekati apa yang direncanakan sebelumnya. Dari hasil penelitian sementara, penulis menemukan masalah bahwa antara anggaran dengan laporan realisasi biaya operasi pada tahun 2007 terdapat varians yang cukup besar, terutama dalam biaya langsung rawat inap, dan hal ini menunjukkan kurangnya pengawasan pada biaya tersebut, sehingga memungkinkan dapat terjadinya penyelewengan kas yang dapat mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Berdasarkan uraian tersebut diatas maka penulis tertarik untuk menulisnya dala bentuk skripsi yang diberi judul : Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasi Guna Meningkatkan Efektifitas dan Efisien Pada RSU Haji Medan. B. Perumusan Masalah Berdasarkan uraian diatas penulis mencoba merumuskan masalah dasar dalam penyusunan skripsi ini sebagai berikut : Apakah perencanaan dan pengawasan biaya operasi pada Rumah Sakit Umum Haji Medan telah dilakukan secara efektif dan efisien?

16 C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah: Untuk mendapatkan gambaran yang jelas apakah perencanaan dan pengawasan biaya operasi telah dilakukan secara efektif dan efisien agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat Penelitian ini adalah : 1. Bagi peneliti, untuk menambah wawasan penulis tentang perencanaan dan pengawasan biaya operasi. 2. Bagi perusahaan, sebagai masukan perbaikan perencanaan dan pengawasan biaya operasi. 3. Bagi pihak akademis, sebagai bahan referensi bagi peneliti lain yang sehubungan dengan perencanaan dan pengawasan biaya operasi. D. Kerangka Konseptual Kerangka konseptual merupakan sintesis ekstraplorasi dari tinjauan teori yang mencerminkan keterkaitan antar variabel yang diteliti dan merupakan tuntunan untuk memecahkan masalah penelitian. Rumah Sakit Umum Haji Medan adalah perusahaan yang bergerak dibidang jasa pelayanan rumah sakti. Dimana dalam menentukan berapa biaya operasi perusahaan, manajemen harus terlebih dahulu membuat perencanaan biaya

17 operasi. Setelah adanya perencanaan, langkah selanjutnya adalah melakukan penyusunan pada anggaran biaya operasi dan melihat hasilnya pada realisasi anggaran biaya operasi. Apaibla terdapat perbedaan yang signifikan antara realisasi dengan anggaran, maka perlu dilakukan investigasi dan tindakan koreksi. RSU Haji Medan Perencanaan Biaya Operasi Penyusunan anggaran biaya operasi Realisasi anggaran biaya operasi Analisa Beda Anggaran Biaya Operasi dan Realisasi Investigasi Tindakan Koreksi Sumber : (Penulis, 2008). Gambar 1.1. Kerangka Konseptual

18 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian dan Klasifikasi Biaya Operasi 1. Pengertian Biaya Operasi Biaya merupakan salah satu elemen yang paling penting dalam aktivitas ekonomi dari suatu perusahaan dalam pembentukan laba usaha. Ada berbagai istilah yang digunakan oleh para ahli untuk menyatakan biaya seperti beban, harga perolehan, harga pokok, nilai tukar, dan pengorbanan. Namun pada dasarnya istilah biaya itu tidak saling bertentangan, hanya berbeda menurut pandangan masing-masing. Penggolongan biaya merupakan proses pengelompokkan secara sistematis atas keseluruhan elemen yang ada di dalam golongan tertentu yang lebih ringkas untuk memberikan informasi yang lebih punya arti. Umumnya penggolongan biaya ditentukan atas dasar tujuan yang hendak dicapai dengan penggolongan tersebut. Untuk perusahaan yang bergerak dibidang jasa, maka biayanya disebut dengan istilah biaya operasi. Biaya operasi sering juga disebut dengan biaya komersil dan kadang-kadang disebut juga dengan istilah biaya usaha. Biaya

19 operasi adalah keseluruhan biaya yang sehubungan dengan operasi perusahaan yaitu biaya untuk menghasilkan barang dan jasa. Biaya operasi menurut Nafarin (2000:76) Biaya operasi adalah biaya usaha pokok perusahaan selain harga pokok penjualan, biaya usaha terdiri dari biaya penjualan, biaya administrasi dan umum Menurut Erlina (2002:1) pengertian mengenai biaya sebagai berikut: Biaya adalah keseluruhan pengorbanan ekonomis yang dikeluarkan untuk memperoleh atau menghasilkan barang dan jasa. Sedangkan pengertian ongkos (expenses) merupakan keseluruhan pengorbanan yang diperlukan atau dikeluarkan untuk merealisasi hasil, diluar menghasilkan barang dan jasa atau proses produksi. Beban ini dikaitkan dengan revenue pada periode yang berjalan. Jadi sebagai kesimpulan penulis mengambil pengertian yang menyebutkan bahwa menurut Werren, Reeve dan Fess (2005:45) ongkos (expense) adalah jumlah aktiva yang terpakai atau jasa yang digunakan dalam proses menghasilkan pendapatan sedangkan biaya adalah pengeluaran kas (komitmen membayar kas dimasa depan) dengan tujuan menghasilkan pendapatan. Jumlah yang terpakai itu maksudnya adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memperoleh penghasilan selain dari biaya untuk memperoleh barang dan jasa. Penggolongan biaya dapat dibedakan sebagai berikut : 1. Berdasarkan item, biaya ini dibedakan atas dua macam yaitu: a. Manufacturing cost (biaya pabrikasi) b. Commercial cost (biaya operasi) 2. Berdasarkan tingkah lakunya, biaya ini dibedakan atas:

20 a. Variable cost (biaya variabel) b. Fixed cost (biaya tetap) 3. Berdasarkan hubungannya dengan produksi, biaya ini dibedakan atas: a. Direct material cost b. Direct labour cost c. Overhead 4. Berdasarkan periode akuntansi, biaya ini dibedakan atas: a. Capital expenditure b. Revenue expenditure 5. Berdasarkan biaya untuk perencanaan dan pengawasan, dibedakan atas: a. Standard cost b. Historical cost 6. Berdasarkan pengambilan keputusan, dibedakan atas: a. Marginal cost b. Opportunity cost c. Relevant cost Dalam hal ini yang dibatasi hanyalah klasifikasi biaya berdasarkan itemnya supaya ruang lingkupnya dapat dibatasi. Berdasarkan itemnya biaya terbagi atas manufacturing cost dan commercial expenses. Manufacturing cost adalah keseluruhan biaya yang bertujuan untuk merubah bahan baku menjadi barang jadi. Biaya ini terbagi atas tiga jenis yaitu: a. Direct material cost b. Direct labour cost

21 c. Overhead Adapun yang dimaksud dengan biaya operasi adalah keseluruhan biaya sehubungan dengan operasional diluar kegiatan proses produksi termasuk didalamnya adalah biaya penjualan dan biaya administrasi dan umum 2. Klasifikasi Biaya Operasi Sebagaimana kita ketahui bahwa klasifikasi biaya operasi pada rumah sakit berbeda dengan klasifikasi biaya operasional yang ada pada perusahaan yang lainnya, misalnya pada perusahaan dagang, pada rumah sakit tidak terdapat biaya penjualan, karena sesuai dengan fungsinya rumah sakit tidak menjual barang melainkan jasa pelayanan rumah sakit. Adapun klasifikasi biaya operasi yang terdapat pada rumah sakit adalah sebagai berikut : a. Discount / keringanan dan pengembalian b. Biaya langsung rawat inap c. Biaya langsung rawat jalan d. Biaya langsung penunjang medik e. Biaya tidak langsung rawat inap f. Biaya tidak langsung penunjang medik g. Biaya administrasi dan umum h. Biaya pemasaran i. Biaya lain-lain.

22 Supriyono (2000 : ) mengelompokkan biaya operasional ke dalam biaya pemasaran dan biaya administrasi : (1) biaya pemasaran adalah meliputi semua biaya dalam rangka menyelenggarakan kegiatan pemasaran. (2) Biaya administrasi dan umum adalah semua biaya yang terjadi dan berhubungan dengan fungsi administrasi dan umum. Ad.1. Biaya Pemasaran Biaya pemasaran ini meliputi semua biaya yang terjadi untuk mencari atau menimbulkan pesanan dari pembeli kepada perusahaan, terdiri atas: 1). Biaya promosi iklan 2). Biaya penjualan meliputi : gaji penjualan, komisi, bonus, biaya perjalanan dinas, gaji kantor penjualan, perlengkapan kantor penjualan, biaya telepon penjualan, dan lain-lain 3). Biaya untuk memenuhi atau melayani pesanan yaitu semua biaya yang terjadi dalam rangka memenuhi pesanan atau melayani pesanan yang diterima dari pembeli. 4). Biaya pergudangan dan penyimpanan, meliputi: gaji bagian gudang, perlengkapan gudang, reperasi dan pemeliharaan penyusutan gudang dan penyusutan peralatan gudang, asuransi gudang, penerangan gudang, dan lain-lain. 5). Biaya perlengkapan dan pengiriman, meliputi: gaji bagian pengepakan dan pengiriman, perlengkapan untuk pengepakan, biaya angkat barang yang dijual, dan lain-lain.

23 6). Biaya administrasi penjualan meliputi : gaji bagian administrasi penjualan, perlengkapan kantor dan lain-lain. Ad.2. Biaya administrasi dan umum 1). Gaji dan upah meliputi : gaji, insentif dan bonus, premi, lembur, pajak pendapatan, upah boronga, dan lain-lain. 2). Kesejahteraan karyawan meliputi : perobatan karyawan, rekreasi dan olah raga, pendidikan dan perpustakaan, dan lain-lain. 3). Biaya reperasi dan pemeliharaan, meliputi pemeliharaan untuk kendaraan bermotor, taman dan halaman kantor, bangunan kantor, dan lain-lain. 4). Biaya penyusutan aktiva tetap, meliputi : biaya penyusutan untuk kendaraan kantor, bangunan kantor, dan lain-lain. 5). Biaya administrasi dan umum lainnya seperti : biaya cetak, alat tulis, perlengkapan kantor, biaya listrik dan air, biaya telepon dan fax kantor dan lain-lain. B. Pengertian Perencanaan dan Pengawasan Biaya Operasi 1. Pengertian Perencanaan Setiap perusahaan yang ingin bertahan, tumbuh ataupun menginginkan bekerjanya perusahaan secara lancar memerlukan adanya perencanan. Perencanaan merupakan suatu proses yang akan membuat perusahaan peka, dalam pengertian mampu menyesuaikan diri terhadap ancaman-ancaman dan kesempatan-kesempatan yang ada. Fungsi manajemen yang pokok adalah perencanaan, pengorganisasian dan fungsi pengawasan.

24 Perencanaan merupakan fungsi yang menempati urutan pertama dan sebagai landasan bagi fungsi-fungsi manajemen lainnya. Supriyono (2000:7) mengatakan bahwa perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan organisasi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dicapai perusahaan dan mengatur strategi yang akan dilaksanakan, perencanan ini dapat disusun untuk jangka pendek, jangka panjang dan akan dipakai sebagai dasar untuk mengendalikan kegiatan perusahaan. Perencanaan pada dasarnya adalah memilih alternatif-alternatif yang mungkin dilaksanakan dengan mempertimbangkan tujuan perusahaan serta sumber-sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan dan kendala-kendala yang dihadapi. Untuk tujuan tersebut manajemen harus mengetahui data yang relevan terutama yang menyangkut penghasilan dan biaya dimasa yang akan datang. Sedangkan perencanaan menurut Nafarin (2000:3) adalah: perencanaan merupakan tindakan yang dibuat berdasarkan fakta dan asumsi mengenai gambaran kegiatan yang dilakukan pada waktu yang akan datang dalam mencapai tujuan yang diinginkan Dari pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa perencanaan merupakan suatu proses penentuan kegiatan atau aktivitas yang dilakukan dimasa yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian dan alternatif yang mungkin terjadi. Perencanaan dianggap sebagai suatu kumpulan keputusankeputusan dan mencakup hal-hal yang berhubungan dengan keadaan dimasa yang akan datang. Oleh karena itu, perencanaan harus mempunyai kemampuan melakukan pilihan-pilihan terbaik yang seperti dilaksanakan untuk menghindari kegagalan.

25 2. Pengertian Pengawasan Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen yang berupaya agar rencana yang sudah ditetapkan dapat tercapai sebagaimana mestinya. Pengawasan mencakup upaya memeriksa apakah semua terjadi sesuai dengan rencana yang ditetapkan, perintah yang dikeluarkan dan prinsip yang dianut. Juga dimaksudkan untuk mengetahui kelemahan dan kesalahan agar dapat dihindari kejadiannya di kemudian hari. Menurut Harahap (2001: 10) adalah segala usaha dan kegiatan untuk mengetahui dan menilai kenyataan yang sebenarnya mengenai pelaksanaan tugas atau kegiatan apakah sesuai dengan semestinya atau tidak. Pengawasan menurut Carter dan Usry (2004: 12) usaha sistematis perusahaan untuk mencapai tujuan dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaanperbedaan yang penting. Dari pengertian tersebut disimpulkan bahwa pengawasan dapat dianggap sebagai aktivitas untuk menentukan, mengoreksi penyimpangan penyimpangan penting dalam hasil yang dicapai dari aktivitas aktivitas yang direncanakan. Apabila dalam pelaksanaan ditemukan penyimpangan maka diadakan tindakan perbaikan agar rencana sejalan dengan pelaksanaan. Pengawasan perlu dilakukan agar tercapainya kegiatan yang efektif dan efisien. Untuk mendukung pengawasan yang baik maka perlu mengetahui suatu pengukur dari kegiatan yang efektif, efisien tersebut.

26 Menurut Hansen dan Mowen (2002: 483) Ukuran efisien merupakan ukuran keuangan yang mencakup laporan biaya aktifitas, anggaran fleksibel, laporan realisasi. Ukuran keuangan ini dirancang untuk menilai seberapa baik penggunaan sumber daya. Sedangkan ukuran efektif yang merupakan ukuran non keuangan mencakup kinerja aktifitas yang dilakukan, pekerja yang terlibat dan ukuran ini harus mendukung tujuan umum yaitu perbaikan berkelanjutan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pengawasan terdiri dari suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah yang bersifat umum, yaitu: a. Menetapkan alat pengukur (standar) b. Mengadakan penilaian (evaluasi) c. Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi) 3. Tujuan serta manfaat perencanaan dan pengawasan Tujuan utama perencanaan adalah untuk menentukan program-program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan diwaktu yang akan datang. Manfaat dari perencanaan menurut Hasibuan (2001: 10) antara lain adalah: a. Perencanaan menimblkan aktivitas yang teratur b. Perencanaan membantu kita memvisualisasikan kemungkinan pada masa yang akan datang. c. Perencanaan memberikan dasar untuk pengawasan d. Perencanaan merangsang prestasi kerja e. Perencanaan membantu seorang manajer mencapai status Sedangkan tujuan utama pengawasan adalah mengusahakan : agar apa mang direncanakan sesuai dengan interuksi interuksi yang ditetapkan. Tahap berikutnya untuk mengetahui kelemahan-kelemahan serta kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan perencanaan. Berdasarkan penemuan-penemuan

27 tersebut dapat diambil tindakan-tindakan untuk memperbaikinya, baik pada waktu itu maupun pada waktu yang akan datang., Adapun manfaat dari pengawasan menurut Hasibuan (2001: 14) bagi perusahaan adalah: a. Mempersatukan pengertian-pengertian tentang kebijaksaan dan prosedur-prosedur. b. Menemukan penilaian apakah perencanaan telah dilaksanakan secara efektif c. Menentukan dan mengukur penyimpangan yang terjadi d. Mengantisipasi penyimpangan-penyimpangan dari standar e. Menyegarakan tindakan koreksi yang perlu untuk pencapaian tujuan. C. Penyusunan Anggaran Biaya Operasi 1. Pengertian Anggaran Anggaran merupakan penjabaran dari fungsi perencanaan. Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah disahkan. Anggaran memberikan proyeksi yang dapat dipercaya mengenai hasil-hasil dari rencana sebelum rencana dilaksanakan karena pada waktu mempersiapkan anggaran kita dipaksa untuk memperhatikan dan menyelidiki semua faktor-faktor yang mempengaruhi rencana dan memaksa membuat analisis yang teliti berdasarkan kenyataan-kenyataan yang ada. Menurut Munandar (2001:11) dalam penyusunan anggaran perlu dipertimbangkan faktor-faktor berikut: a. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijakan umum perusahaan b. Data tahun-tahun sebelumnya c. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi d. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing e. Kemungkinan adanya perubahan kebijakan pemerintah f. Penelitian untuk pengembangan persahaan

28 Anggaran adalah salah satu bentuk dari berbagai rencana yang mungkin disusun meskipun tidak setiap rencana dapat disebut sebagai anggaran. Untuk mendapatkan pengertian dari anggaran maka berikut dikemukakan beberapa pendapat dari para ahli diantaranya Sukanto (2000:144) Anggaran merupakan rencana yang terorganisasi dan menyeluruh dinyatakan dalam unit moneter untuk operasi dan sumber daya suatu perusahaan selama periode tertentu dimasa yang akan datang. Sedangkan pengertian anggaran menurut Munandar (2001:1) sebagai berikut: Anggaran adalah suatu rencana yang disusun secara sistematis yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu (periode) yang akan datang. Pada dasarnya anggaran merupakan gambaran dimasa yang akan datang, jadi anggara tersebut setiap saat harus dihadapkan dengan kenyataan yang ada pada waktu pelaksanaan. Oleh karena itu, anggaran harus bersifat fleksibel agar dapat dimungkinkan untuk melakukan penyesuaian akibat timbulnya situasi dan kondisi yang berbeda yang telah dibayangkan sbelumnya. 2. Jenis-Jenis Anggaran Anggaran terdiri dari berbagai jenis sesuai dengan pengelompokkannya. Menurut Nafarin (2000:17) mengatakan anggaran dapat dikelompokkan dari beberapa sudut pandang sebagai berikut: 1. Menurut dasar penyusunan, anggaran terdiri dari:

29 a. Anggaran variabel yaitu disusun berdasarkan interval (kisar) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat tingkat aktivitas yang berbeda. b. Anggaran tetap yaitu anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu. 2. Menurut cara penyusunan anggaran terdiri dari : a. Anggaran periodik adalah anggaran yang disusun untuk satu periode tertentu dan umumnya satu tahun yang disusun setiap akhir periode anggaran. b. Anggaran kontinu adalah anggaran yang dibuat untuk memperbaiki anggaran yang telah dibuat misalnya tiap bulan diadakan perbaikan, sehingga anggaran yang dibuat dalam setahun mengalami perubahan. 3. Menurut jangka waktu, Anggaran terdiri dari : a. Anggaran jangka pendek (anggaran taktis) adalah anggaran yang dibuat dengan jangka waktu paling lama sampai satu tahun. Anggaran untuk keperluan modal kerja merupakan anggaran jangak pendek. b. Anggaran jangka panjang (anggaran strategi) adalah anggaran yang dibuat untuk jangka waktu lebih dari setahun. Anggaran untuk keperluan investasi barang modal merupakan anggaran jangka panjang yang disebut anggaran modal (capital budget) anggaran jangka panjang tidak harus berupa anggaran modal. Anggaran jangka panjang diperlukan sebagai dasar penyusunan anggaran jangka pendek.

30 4. Menurut bidangnya, anggaran terdiri dari anggaran operasional dan anggaran keuangan. Kedua anggaran ini bila dipadukan disebut anggaran induk (master budget) anggaran induk merupakan konsolidasi rencana keseluruhan perusahaan untuk jangka pendek. Biasanya disusun atas dasar tahunan. Anggaran tahunan dapat dipecah lagi menjadi anggaran triwulan, caturwulan, semester kemudian dipecah menjadi anggaran bulanan. a. Anggaran operasional adalah anggaran untuk menyusun anggaran laporan laba rugi. Anggaran operasional antara lain terdiri dari: a). Anggaran penjualan b). Anggaran biaya pabrik yang terdiri dari anggaran biaya bahan baku, anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya overhead pabrik. c). Anggaran biaya usaha d). Anggaran laporan laba rugi b. Anggaran keuangan adalah anggaran untuk menyusun anggaran neraca. Anggaran keuangan antara lain terdiri dari : a). Anggaran kas b). Anggarakan piutang c). Anggaran persediaan d). Anggaran utang e). Anggaran neraca 5. Menurut kemampuan menyusun, anggaran terdiri dari:

31 a. Anggaran komprehensif merupakan rangkaian dari berbagai macam anggaran yang disusun secara lengkap. Anggaran ini merupakan perpaduan dari anggaran operasional dan anggaran keuangan secara lengkap. b. Anggaran parsial merupakan anggaran yang disusun tidak lengkap, anggaran yang hanya menyusun bagian anggaran tertentu saja 6. Menurut fungsinya, anggaran terdiri dari: a. Appropriation budget adalah anggaran yagdiperuntukkan bagi tujuan tertentu dan tidak boleh digunakan untuk manfaat lain. b. Performance budget adalah anggaran yang disusun berdasarkan fungsi aktivitas yang dilakukan dalam perusahaan untuk menilai apakah biaya yang dikeluarkan oleh masing-masing aktivitas tidak melampaui batas. 3. Kegunaan dan Kelemahan Anggaran Anggaran yang lengkap meliputi perencanaan untuk seluruh aktifitas perusahaan. Anggaran menginformasikan kepada manajemen tentang proyeksi kinerja, sebelum hingga sesudah rencana diimplementasikan. Di saat mempersiapkan anggaran, manajemen diminta mencermati faktor-faktoryang mempengaruhi rencana perusahaan dan mengharuskan manajemen untuk menganalisis secara baik berbagai realitas yang ada. Oleh karena itu anggaran cenderung menempati posisi yang lebih kritis. Menurut Munandar (2001: 13) Anggaran mempunyai tiga kegunaan pokok yaitu:

32 1. Sebagai pedoman kerja Anggaran berfungsi sebagai pedoman kerja dan memberikan arah serta sekaligus memberikan target-target yang harus dicapai oleh kegiatan perusahaan diwaktu yang akan datang 2. Sebagai alat pengkoordinasian kerja Anggaran berfungsi sebagai alat untuk pengkoodinasian kerja agar semua bagian-bagian yang terdapat di dalam perusahaan dapat saling menunjang, saling bekerjasama dengan baik untuk menuju sasaran yang telah ditetapkan. 3. Sebagai alat pengawas kerja Anggaran berfungsi sebagai tolok ukur, sebagai alat pembanding untuk menilai realisasi kegiatan perusahaan. Sementara kelemahan-kelemahan yang membatasi anggaran menurut Adisaputra dan Asri (2003:53): 1. Karena anggaran disusun, berdasarkan estimasi, maka terlaksananya dengan baik kegiatan-kegiatan terantung kepada ketetapan estimasi tersebut. 2. Anggaran hanya merupakan rencana, dan rencana tersebut baru berhasil apabila dilaksanakan dengan sungguh-sungguh. 3. Anggaran hanya merupakan suatu alat yang dipergunakan untuk membantu manajer dalam melakukan tugansya, bukan menggantikannya. 4. Kondisi yang terjadi tidak selalu seratus persen sama denga yang diramalkan sebelumnya, karena itu perlu memiliki sifat fleksibel Anggaran mempunyai kegunaan yang pada dasarnya sama, yakni dalam hal perencanaan, pengkoordinasian, dan pengawasan. 1. Dalam bidang perencanaan a. Mendasarkan kegiatan-kegiatan penyelidikan studi dan penelitian b. Mengerahkan seluruh tenaga dalam perusahaan dalam penentuan arah atau kegiatan yang paling menguntungkan c. Untuk membantu atau menunjang kebijaksanaan-kebijaksanaan perusahaan d. Menentukan tujuan-tujuan perusahaan e. Membantu menstabilkan kesempatan kerja yang tersedia f. Mengakibatkan pemakaian alat-alat fisika secara lebih efektif 2. Dalam bidang pengkoordinasian factor manusia dengan perusahaan a. Membantu mengkoordinasikan factor manusia dengan perusahaan b. Menghubungkan aktivitas perusahaan dengan tren dalam dunia usaha c. Menetapkan penggunaan modal pada saluran-saluran yang menguntungkan dalam arti seimbang program-program perusahaan.

33 d. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan dalam organisasi 3. Dalam bidang pengawasan a. Untuk mengawasi kegiatan da pengamanan-pengamaman b. Untuk pencegahan secara umum pemborosan-pemborosan, sebetulnya ini adalah tujuan yang paling umum daripada penyusunan anggaran. 4. Prosedur Penyusunan Anggaran Penyusunan anggaran berhubungan erat dengan peran departemen anggaran dan komite anggaran. Departemen anggaran adalah departemen yang bertugas mengadministrasikan aliran informasi sistem pengendalian melalui anggaran. Fungsi departemen menurut Supriyono (2000: 50) adalah: 1. Menerbitkan prosedur dan formulir-formulir untuk penyusunan anggaran 2. Mengkoordinasikan dan menerbitkan setiap asumsi-asumsi dasar yang di keluarkan kantor pusat untuk digunakan dalam menyusun anggaran 3. Menjamin bahwa informasi dikomunikasikan secara wajar diantara unitunit organisasi yang saling berhubungan 4. Membantu pusat-pusat pertanggungjawaban di dalam menyusun anggaran 5. Mengganalisis usulan anggaran dan membuat rekomendasi, pertama pada penyusunan anggaran dan selanjutnya kepada manajemen puncak 6. Mengadministrasikan proses pengubahan atau penyesuaian anggaran selama tahun yang bersangkutan 7. Mengkoordinasikan dan secara fungsional mengendalikan pekerjaan departemen anggaran di eselon bawah. Anggaran disusun pihak manajemen untuk jangka waktu satu tahun da membawa perusahaan ke kondisi tertentu yang di inginkan dengan sumber daya tertentu yang diharapkan. Proses penyusunan anggaran merupakan proses rencana kerja jangka pendek. Adapun proses penyusunan anggaran menurut Harahap (2001:89) dapat dilakukan dengan cara : (1). Otoriter/ to down (2). Demokrasi/bottom up (3). Campuran / top down dan bottom up.

34 Kondisi anggaran adalah komisi yang dibentuk oleh manajemen puncak untuk mengkoordinasikan proses manajemen dalam penyusunan anggaran. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam penyusunan anggaran menurut Gudono (2000 : 190) adalah sebagai berikut: 1. Manajemen puncak mengirim prinsip-prinsip penyusunan anggaran (termasuk tujuan umum perusahaan ) ke masing-masing bagian serta membentuk komite anggaran, jika belum memiliki komite. 2. Masing-masing bagian menyusun anggaran operasional (rencana laba) dimulai dengan membuat ramalan penjualan da anggaran penjualan. Masing-masing manajer terlibat menerima anggaran penjualan untuk dijadikan dasar penyusunan anggaran operasionalnya sendiri. Konsultasi dengan komite anggaran atau manajemen yang lebih tinggi sering dilakukan pada tahap ini. 3. Negosiasi antar bagian dan komunikasi dengan pihak atasan. 4. Koordinasi dan pembahasan kembali terhadap rancangan anggaran yang diajukan masing-masing departemen oleh komite anggaran. Beberapa revisi mungkin dilakukan supaya terjadi keharmonisan antara anggaran dari departemen yang satu dengan anggaran dari departemen yang lain. Konsultasi dengan pihak-pihak yang terlibat dilakukan untuk membahas revisi itu. 5. Persetujuan akhir dari manajemen puncak. Anggaran induk kemudian dibagi-bagikan kesetiap departemen. Dasar-dasar penetapan anggaran menurut Nafarin (2000:136) adalah: 1. Harus ada komitmen dari manajemen puncak terhadap konsep perencanaan dan pengendalian anggaran dan perlunya pengertian yang baik dari manajemen puncak tentang akibat pelaksanaan perencanaan dan pelaksanaan perencanaan pengedalian anggaran. 2. Karakteristik atau cirri khas perusahaan dan lingkungan dimana perusahaan beroperasi, termasuk variable yang dapat dikendalikan dan yang tidak dapat dikendalikan, harus diidentifikasi dan di evaluasi sehingga keputusan yang relevan yang berkaitan dengan karakteristik program perencanaan dan pengendalian laba yang efektif dan praktis dapat dibuat. 3. Harus ada evaluasi terhadap struktur organisasi dan pembagian tanggung jawab manajerial dan penerapan perubahan adalah perlu untuk menjamin terlaksananya perencanaan dan pengendalian yang efektif. 4. Harus ada evaluasi dan pengorganisasian sistem akuntansi untuk menjamin bahwa sistem tersebut sesuai dengan pertanggungjawaban di perusahaan (akuntansi Pertanggung jawaban/responsibility accounting).

35 Sehingga sistem ini dapat memberikan data yang berguna untuk perencanaan dan pengendalian. 5. Kebijakan tentang dimensi waktu atau periode yang dipergunakan dalam perencanaan dan pengendalian anggaran harus dibuat 6. Program pelatihan anggaran harus dikembangkan untuk memberikan informasi kepada manajemen di semua tingkatan tergantung oleh tujuan perusahaan. D. Pengawasan Biaya Operasi 1. Struktur Pengendalian Intern Setiap perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai beberapa tujuan pokok. Tercapainya tujuan bukanlah sesuatu yang terjadi secara kebetulan karena lazimnya sukses mencapai tujuan hanya dapat dicapai jika semua tahap dari kegiatan yang akan dilakukan telah dipikirkan dengan seksama dan teliti sampai detailnya oleh mereka yang bertanggung jawab akan kegiatan tadi. Berdasarkan pemikiran ini maka manajemen haurs mengetahui jurusan yang hendak dituju, hal-hal yang dilakukan untuk mencapai tujuan, cara-cara bagaimana ini akan dilakukan, dan pengawasan yang terus-menerus atas pelaksanaan rencana tersebut. Sebagaimana telah diketahui bahwa perencanaan itu adalah suatu proses penentuan lebih dahulu aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan dimasa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan, sedangkan pengawasan itu sendiri adalah semua aktivitas yang dilakukan untuk mengetahui hasil kerja seseorang apakah sesuai dengan rencana. Jadi, jelaslah bahwa antara perencanaan dan pengawasan sangat erat hubungannya karena pengawasan hanya dapat dilakukan apabila telah ada suatu ukuran tertentu, dalam hal ini perencanaan merupakan tolok ukur.

36 Sistem pengawasan yang paling efektif dipergunakan oleh suatu perusahaan adalah melalui sistem pengawasan intern atau lebih dikenal dengan nama struktur pengendalian intern. Di dalam Standar Profesisonal Akuntan Publik (IAI, 2001: SA ) struktur pengendalian intern didefenisikan antara lain sebagai berikut: Pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini : (a) keandalan pelaporan keuangan (b) efektifitas dan efisiensi operasional dan (c) kepatuhan terhadap hokum dan peraturan yang berlaku. Tujuan dilakukannya struktur pengendalian intern adadalah: 1. Menjaga kekayaan dan catatan organisasi 2. Mencek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Unsur struktur pengendalian intern ini terdiri dari tiga unsure pokok yaitu: 1. Lingkungan pengendalian 2. Sistem akuntansi 3. Prosedur Pengendalian Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian merupakan pengaruh gabungan dari berbagai factor dalam membentuk, memperkuat atau merupakan efektifitas kebijakan dan

37 prosedur tertentu. Contohnya: di dalam pengeluaran biaya operasi, pelaksanaan pekerjaannya harus sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Lingkungan pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian suatu perusahaan. Efektifitas sistem akuntansi dan prosedur pengendalian snagat ditentukan oleh atmosfer yang diciptakan lingkungan pengendalian. Sistem Akuntansi Dalam hal ini sistem dianggap sebagai suatu jaringan prosedur yang saling berkaitan yang dapat dilambangkan sesuai dengan kerangka yang saling berintegrasi untuk melaksanakan kegiatan perusahaan seluruhnya. Sistem akuntansi diciptakan untuk mengidentifikasi, merakit, menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu kesatuan usaha tersebut. Sistem akuntansi dapat dipakai sebagai suatu alat untuk menyusun informasi dan data sehingga dapat mengawasi harta kekayaan perusahaan. Sistem akuntansi yang baik dapat mengarahkan pencatatan sistematis, terinci dan sekaligus sangat berguna di dalam penyusunan anggaran dimasa yang akan datang denga melihat data tahun sebelumnya. Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang telah diciptakan oleh manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan tertentu satuan usaha akan tercapai.

38 Dalam mencapai tujuan organisasi atau perusahaan perlu adanya struktur organisasi yang menggambarkan dengan jelas tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian sehingga kemungkinan yang merugikan perusahaan dapat dielakkan ataupun dibatasi seminimal mungkin. Pengawasan terhadap biaya operasi tidak akan dapat berjalan dengan baik tanpa adanya perencanaan terlebih dahulu. Untuk mendapatkan pengawasan yang baik terhadap biaya operasi perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Pengeluaran, atau biaya harus hanya diperkenankan atas dasar persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, dan sebelumnya pengeluaran tersebut memang benar-benar diperlukan. 2. Pengeluaran atau biaya yang terjadi merupakan tugas pengawasan kepada mereka yang diberikan wewenang Tahap-tahap pengawasan dan pengukuran hasil kerja dapat dilakukan melalui pencatatan kejadian atau transaksi yang dilakukan melalui prosedurnya sampai akhirnya diperlukan melalui laporan keuangan. Tujuan Anggaran Pengukuran Analisis varians Perbandingan anggaran dan fakta umpan balik dalam menyusun tujuan Tindakan koreksi

39 Sumber : (Harahap, 2001: 9). Gambar 2.1 Proses anggaran sebagai alat pengawasan 2. Teknik Pengawasan Biaya Operasi Dalam melaksanakan pengawasan biaya operasi dapat digunakan teknik pengawasan berikut: a. Pengawasan menggunakan anggaran Jika anggaran dipakai sebagai alat pengawasan biaya operasi maka pada awal periode ditentukan anggaran biaya untuk setiap jenis biaya yang didistribusikan untuk setiap bagian dari departemen yang merupakan kegaitan fungsional. Pengawasan membutuhkan suatu alat pengukur untuk keseluruhan organisasi, dalam hal ini anggaran mempunyai peranan sebagai alat pengukur atas pelaksanaan yang sesungguhnya. Informasi yang diberikan melalui anggaran ditujukan kepada pimpinan dalam bentuk laporan yang disusun sedemikian rupa sehingga akan jelas terlihat apabila terdapat hal-hal yang memerlukan perbaikan dengan segera. Penyimpangan yang bersifat merugikan serta dapat dikendalikan harus segera dilakukan tindakan perbaikan sedangkan yang bersifat menguntungkan jika mungkin ditingkatkan atau setidaknya dapat dipertahankan sehingga dapat dijadikan dasar untuk perencanaan dan pengawasan yang lebih baik dimasa yang akan datang.

40 Analisis yang dilakukan terhadap penyimpangan perlu dilakukan karena tidak ada gunanya mengetahui adanya suatu keadaan yang kurang baik tanpa melakukan tindakan perbaikan terhadap keadaan tersebut. Namun demikian, hal ini tidak berarti bahwa hal-hal yang telah sesuai dengan anggaran dapat diabaikan oleh pimpinan tetapi harus waspada terhadap adanya kemungkinan kesesuaian yang disengaja untuk menutupi kesalahan atau kekurangan yang sebenarnya ada. Dengan demikian jelaslah bahwa anggaran perusahaan merupakan alat yang penting bagi pimpinan untuk melaksanakan pengawasan atau pelaksanaan agar sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan., Anggaran merupakan suatu rencana untuk masa yang akan datang sedangkan keadaan dimasa yang akan datang diliputi oleh ketidak pastian, selalu terjadi perubahan baik yagdisebabkan olehf factor intern maupun factor eksternal perusahaan. Agar anggaran sebagai alat pengawasan dapat lebih berhasil guna, maka sebaiknya dilakukan perbandingan antar arealisasi dengan anggaran secara teratur dan terus-meneerus yang dicatat didalam laporan pelaksanaan atau laporan realisasi anggaran. Anggaran mempunyai peranan penting untuk fungsi pengawasan biaya operasi yaitu sebagai alat pengukur bagi pelaksanaan dan rencana yang telah disusun agar dapat dicegah adanya pemborosan biaya. Terhadap laporan-laporan realisasi anggaran dilakukan analisis untuk mengetahui sebab-sebabnya dan menjadi dasar untuk melakukan tindakan-tindakan perbaikan yang perlu.

41 Jelaslah anggaran merupakan salah satu teknik yang penting di dalam melakukan pengawasan atas pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan agar tidak terjadi penyimpangan yang merugikan perusahaan. b. Pengawasan menggunakan standar Teknik lain untuk mengawai biaya operasi adalah dengan menggunakan standar. Tujuan pemakaian standar disini adalah untuk lebih meningkatkan efisiensi kegiatan dengan cara mengaitkan antara prestasi dari kegiatan dengan biaya yang terjadi. Melakukan pengawasan berarti tindakan untuk menetapkan apakah semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya. Untuk mengetahui apakah semua rencana telah dilaksanakan sebagaimana mestinya dan apakah ada penyimpangan maka dibutuhkan suatu tolok ukur. Yang menjadi tolok ukur biaya operasi dalam standar ini adalah membandingkan biaya standar dengan biaya aktual. Biaya standar mencerminkan biaya yang seharusnya terjadi yang ditentukan untuk setiap elemen biaya dan pada setiap departemen. Biaya standar tersebut akan dapat dipakai sebagai alat pengawasan biaya dan menilai prestasi pelaksanaan dengan baik. Biaya standar adalah biaya yang ditentukan terlebih dahulu besarnya berdasarkan penelitian yang seksama. Biaya standar menunjukkan berapa besar biaya yang seharusnya terjadi dalam operasi yang normal dan berdaya guna sehingga dapat dipakai sebagai patokan untuk mengukur tingkat daya guna. Biaya

42 standar ini merupakan target yang dituju dan juga merupakan patokan yang dapat dipakai untuk mengukur dan menilai biaya sesungguhnya. Pada setiap periode akuntansi, biaya sesungguhnya dibandingkan dengan biaya standar sehingga dapat dilakukan pengendalian biaya dan penilaian prestasi dengan jalan menentukan efisiensi setiap elemen biaya pada setiap departemen. Penentuan besarnya selisih biaya yang timbul akan menunjukkan elemen biaya apa pada departemen mana dan tanggung jawab siapa selisih biaya tersebut. Saldo debet dalam rekening berarti biaya aktual lebih besar dari biaya standar. Hal ini disebut dengan selisih yang merugikan. Sebaliknya bila rekening selisih bersaldo kredit berarti biaya aktual lebih kecil dari biaya standar. Hal ini disebut dengan selisih yang menguntungkan. Cara penyusunan anggaran yang paling baik adalah penyusunan anggaran berdasarkan biaya standar karena seperti yang telah diuraikan sebelumnya bahwa biaya standar ditetapkan melalui pendekatan secara ilmiah yang didahului dengan analisis dan penelitian yang diteliti sehingga dimungkinkan untuk mengadakan perencanaan dan pengawasan dengan sebaik-baiknya. Dengan menggunakan anggaran dan biaya standar secara bersamaan maka biaya standar akan menjadi kerangka pendukung yang akurat bagi tersusunnya suatu angaran. 3. Laporan Pengawasan Biaya Operasi

43 Isi dari laporan ini mengandung aspek-aspek sebagaimana yang terkandung dalam pengertian pengawasan. Aspek-aspek itu antara lain sebagai berikut : a. Standar pembanding (standard of comparison) Dalam laporan sering dinyatakan plan versus aktua latau membandingkan antara rencana da rentisasi. Dengan membandingkan rencana dan realisasi, akan diketahui ada tidaknya penyimpangan. Penyimpangan biaya dapat dibedakan menjadi dua yaitu: Favorable variance yaitu penyimpangan atau selisih yang menguntungkan. Hal ini terjadi karena biaya standar lebih besar dari biaya sesungguhnya yang terjadi. Unfavorable variance yaitu penyimpangan atau selisih yang tidak menguntungkan atau disebut dengan penyimpangan yang merugikan. Keadaan ini terjadi seandainya biaya standar lebih kecil dari biaya sesungguhnya yang terjadi. Manajemen tidak hanya ingin mengetahui jumlah selisih antara hasil yang direncanakan dengan hasil sebenarnya, namun yang leibh penting juga mengetahui mengapa selisih tersebut terjadi. Dalam rangka tindakan perbaikan pada masa yang akan datang, penyimpangan tersebut perlu dianalisis untuk dapat menentukan apa yang menyebabkan penyimpangan tersebut. Dengan mengetahui penyebabnya, akan dapa pula diputuskan apa yuagn harus diperbaiki dimasa yang akan datang.