SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 CIMAHI SKRIPSI. Oleh : Sulastri

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 CIMAHI SKRIPSI Diajukan sebagai salah satu syarat untuk Penyusunan Skripsi Jenjang strata satu Program Studi Sistem Informasi Oleh : Sulastri PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA BANDUNG 2012

2 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian SMKN 3 CIMAHI merupakan salah satu sekolah kejuruan yang menjadi tempat dilaksanakannya penelitian. Pada sekolah ini ditemukan permasalahan dalam pengolahan data siswa dengan jumlah siswa sebanyak 786 siswa, data guru, jadwal, pembagian kelas dan pembuatan nilai akhir yang masih menggunakan aplikasi excel dan buku catatan yang mana dalam proses menulisnya memakan waktu yang lama dan terkadang terjadi kehilangan data. Hal ini pun menyulitkan bagian tata usaha dalam memberikan laporan kepada kepala sekolah. Penelitian yang dilakukan adalah untuk membangun Sistem Informasi Akademik tentang pengolahan data siswa, data guru, jadwal, pembagian kelas dan pembuatan nilai akhir yang dilakukan pada SMKN 3 CIMAHI.

3 Sistem yang akan dibangun ditujukan untuk melakukan kegiatan akademik yang terstruktur, sehingga dapat dihasilkan proses kerja yang lebih baik dan maksimal dengan menggunakan penyimpanan data yang tersentralisasi yang dapat memudahkan kegiatan penambahan data, pencarian dan publishing data dengan menggunakan teknologi komputer. Sistem Informasi Akademik ini diharapkan akan memudahkan pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai sehingga dapat diperoleh hasil yang cepat, tepat dan akurat. Berdasarkan uraian di atas, maka penyusun mengusulkan penelitian untuk membangun sebuah aplikasi yang diberi judul SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 3 CIMAHI.

4 1.2 Identifikasi dan Rumusan Penelitian Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan diatas, permasalahan yang dapat di identifikasi adalah sebagai berikut : 1. Proses Akademik di SMKN 3 CIMAHI didalam pengolahan data kelas, data guru, data siswa, data nilai, dan jadwal pelajaran masih menggunakan aplikasi excel dan buku catatan yang mana dalam proses menulisnya memakan waktu yang lama dan dapat terjadi duplikasi data. 2. Proses pencarian informasi mengalami hambatan karena untuk mencari data dilakukan dengan cara membuka buku catatan sehingga waktu pencarian menjadi lama. 3. Masih banyak penggunaan dokumen berupa kertas sehingga memungkinkan terjadinya kerusakan atau kehilangan dokumen tersebut.

5 Dengan berdasarkan latar belakang masalah dan identifikasi masalah yang telah diuraikan maka dapat diambil kesimpulan bahwa rumusan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut : 1. Bagaimana Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai yang berjalan pada SMKN 3 CIMAHI. 2. Bagaimana Perancangan Sistem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI. 3. Bagaimana Pengujian Sitem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI. 4. Bagaiman Implementasi Sistem Informasi data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.

6 1.3. Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu program aplikasi akademik untuk mempermudah proses pengolahan data akademik dalam menangani masalah-masalah yang ada sehingga dapat membantu pelayanan akademik di SMKN 3 CIMAHI. Adapun tujuan penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai yang berjalan pada SMKN 3 CIMAHI. 2. Untuk membuat Perancangan Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI. 3. Untuk melakukan pengujian Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI. 4. Untuk melakukan Implementasi Sistem Informasi pengolahan data siswa, guru, jadwal dan nilai pada SMKN 3 CIMAHI.

7 1.4. Batasan Masalah Luasnya ruang lingkup permasalahan yang ada, serta keterbatasan waktu dan pengetahuan supaya pembahasan masalah lebih terfokus dan spesifik maka dibutuhkan pembatasan masalah. Adapun batasan masalah yang akan dibahas adalah sebagai berikut: 1. Sistem ini membahas mengenai penerimaan siswa baru, pembagian kelas dan wali kelas, penjadwalan, dan penilaian. 2. Sistem akademik ini hanya membahas pendaftaran siswa baru pada tahun ajaran baru, tidak membahas pendaftaran siswa baru pindahan atau mutasi dari sekolah lain. 3. Tidak membahas remedial atau perbaikan nilai.

8 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1. Analisis Dokumen Analisa dokumen bertujuan untuk mengetahui dokumen apa saja yang digunakan oleh sistem serta spesifikasi apa saja yang ada dalam dokumen tersebut. Dokumen yang digunakan oleh Bagian Akademik dalam mengolah data adalah sebagai berikut : 1. Nama dokumen : Formulir Pendaftaran Baru Fungsi Sumber Distribusi : Merupakan dokumen pendafataran siswa baru : Bagian Tata Usaha : Calon siswa Atribut : Nis, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal Lahir, Tempat Lahir, Pilihan Jurusan, Asal Sekolah, No.STTB, Tahun Kelulusan, NUN, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Alamat Ortu, Nama Wali, Pekerjaan Wali, Alamat Wali.

9 2. Nama dokumen : Data siswa Fungsi Sumber : Merupakan dokumen data siswa : Bagian Tata Usaha Atribut : Nis, Nama, Alamat, Jenis Kelamin, Agama, Tanggal Lahir, Tempat Lahir, Pilihan Jurusan, Asal Sekolah, No.STTB, Tahun Kelulusan, NUN, Nama Ayah, Nama Ibu, Pekerjaan Ayah, Pekerjaan Ibu, Alamat Ortu, Nama Wali, Pekerjaan Wali, Alamat Wali. 3. Nama dokumen : Data Guru Fungsi Sumber : Merupakan dokumen yang berisi data guru : Bagian Kurikulum Atribut : Kode Guru, Nama Guru, NIP, Alamat, Telpon Guru, Jenis Kelamin, Golongan, Jabatan, Bid.Mat.Pel, Mulai Tugas, Pendidikan, Asal Pendidikan, Tahun Lulus.

10 4. Nama dokumen : Daftar Jadwal Pelajaran Fungsi : Sebagai pedoman jadwal pelajaran bagi siswa dan guru. Sumber : Bagian Kurikulum Distribusi :, Guru Atribut : Kode Jadwal, Kode Kelas, Nama Kelas, Kode Guru, Nama Guru, Mata Pelajaran, Hari, Jam. 5. Nama dokumen : Daftar Kode mengajar Fungsi : Merupakan dokumen kode guru yang mengajar Sumber : Bagian Kurikulum Distribusi : Guru Atribut : No Kode, Nama Guru.

11 6. Nama dokumen : Data Kelas Fungsi : sebagai daftar kelas bagi para siswa Sumber : Bagian Kurikulum Distribusi : Atribut : Kelas, jurusan, jumlah siswa. 7. Nama dokumen : Nilai Fungsi : Untuk mengetahui nilai akhir mata pelajaran siswa Sumber : Guru Distribusi : Bagian kurikulum, wali kelas Atribut : kode matpel, nama matpel, nama guru, kelas, nis, nama siswa, ulangan, uts, uas, na, semester. 8. Nama dokumen : Raport Fungsi : Untuk mengetahui seluruh nilai mata pelajaran siswa. Sumber : wali kelas Atribut : NIS, nama siswa, nama guru, semester, nama matpel, nilai.

12 Flowmap Pendaftaran Baru yang sedang Berjalan Calon Tata Usaha Kepala Sekolah Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Mengisi Form dan Melengkapi Persyaratan Formulir Pendaftaran Isi FC Ijazah Kartu keluarga Kelakuan baik Formulir Pendaftaran Isi Fc ijazah Kelakuan baik Kartu keluarga T Memeriksa kelengkapan Y Formulir Pendaftaran Isi Fc Ijasah Kartu keluarga Kelakuan baik Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi Kartu keluarga Kelakuan baik Fp Formulir Pendaftaran Isi membuat data siswa diterima Formulir Pendaftaran Isi Data siswa Diterima Data siswa Diterima Data siswa Diterima S

13 Flowmap Pembagian Kelas yang sedang Berjalan Kurikulum Guru Wali Kelas Kepala Sekolah S Data Guru Data Guru Data Membuat Laporan Data Guru Pembagian Kelas 3 2 Laporan Data Guru 1 Laporan Data Guru Data siswa Data Kelas Data Kelas 1 2 G Pembagian Wali Kelas Data Kelas K Data Wali Kelas Membuat Laporan Wali Kelas WK Lap.Data Wali Kelas Data wali kelas Lap.Data Wali Kelas Lap.Data Wali Kelas Lap.Data Wali Kelas

14 Flowmap pembagian jadwal yang sedang berjalan kurikulum guru Kepala sekolah MP K G Data Mata Pelajaran Data Kelas Data Guru Membuat Jadwal Pelajaran Data Mata Pelajaran Data Guru Data kelas Data Jadwal Pelajaran Membuat Laporan Jadwal Pelajaran JP Data jadwal pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran Lap, jadwal pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran

15 Flowmap Penilaian yang sedang Berjalan Guru Wali Kelas Kurikulum Kepala Sekolah Nilai Akhir Nilai Akhir S Membuat Lap Nilai Data Nilai Akhir NA Nilai Akhir Lap.Nilai Akhir Lap.Nilai Akhir Mencatat Nilai Ke Raport Data Raport Menandatangani Raport Raport yg ditandatangani wali kls Raport yg ditandatangani wali kls Menandatangani Raport Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah

16 Diagram Konteks Calon Formulir pendftrn isi, fc ijazah Kartu keluarga,kelakuan baik Data Guru, nilai akhir siswa Guru Formulir pendaftaran, formulir pendftarn isi, fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik, data siswa diterima Sistem Akademik SMKN 3 Cimahi Data jadwal peljaran, data wali kelas Data kelas, lap.wali kelas, data jdwal peljrn, raport yg di TTD wali kls & kepala sekolah Laporan Data siswa diterima, lap data guru, lap data wali kelas, lap jadwal peljrn, lap nilai akhir siswa, raport yg di TTD wali kelas Kepala Sekolah

17 DFD Level 1 yang sedang berjalan Data siswa Form pendaftaran Form Pendaftrn isi Data siswa Data siswa Form pendaftaran isi, fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik Form pendftaran, form pendftrn isi, Fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik, data siswa diterima Data kelas, lap.data wali kelas Data Wali kelas Data wali kelas 1.0 Penerimaan siswa baru Data siswa Data siswa 2.0 Pembagian kelas & wali kelas Data kelas, lap.data wali kelas Data guru Data diterima Guru Data kelas Data kelas lap.data wali kelas Data Guru Data guru Data guru Lap. Jadwal pelajaran Data guru Lap. Jadwal pelajaran Data kelas Data jadwal pelajaran Data kelas 3.0 Penjadwalan Data jadwal Data matpel Data jadwal pelajaran Data Mata Pelajaran Data matpel Data nilai siswa Data nilai Data matpel Lap.nilai akhir siswa, raport yg akan ditanda tngan Kepala Sekolah 4.0 Penilaian Nilai akhir siswa Data siswa

18 DFD Level 2 proses 1 yang sedang berjalan Form pendftrn isi Formulir pendaftaran Form pndftaran isi Form pndftrn isi, fc ijazah, kartu keluarga Kelakuan baik 1.1 Memeriksa kelengkapan Form pendftran isi 1.2 Mencatat data siswa diterima Data siswa diterima Data Calon data siswa diterima Form pendftn, form pndftran isi, kartu kluarga, klakuan baik Data siswa diterima Kepala Sekolah

19 DFD Level 2 proses 2 yang sedang berjalan Data Lap.Data Guru Data kelas Data siswa Data siswa 2.1 Pembagian kelas Data guru Data guru 2.2 Membuat Lap data guru Data guru Guru Lap.data guru Lap.data wali kelas Data Kelas Data kelas Data kelas 2.3 Pembagian wali kelas 2.4 Data wali kelas Membuat lap. Data wali kelas Lap.data wali kelas Kepala Sekolah Lap.data wali kelas Data wali kelas Data Wali Kelas

20 DFD Level 2 proses 3 yang sedang berjalan Data mata pelajaran Data kelas Data guru Data jadwal pelajaran Data mata pelajaran Data kelas Data kelas Data guru Data jadwal pelajaran Data mata pelajaran 3.1 Membuat jadwal pelajaran Data guru Data jadwal pelajaran 3.2 Membuat lap. Jadwal pelajaran Lap.jadwal plajaran Kepala sekolah Lap.jadwal plajaran Lap.jadwal plajaran Guru

21 DFD Level 2 proses 4 yang sedang berjalan Data siswa Data nilai akhir Guru Data siswa Data siswa 4.1 Mencatat nilai ke Raport Data nilai raport Data nilai akhir 4.3 Membuat Laporan nilai akhir Data nilai akhir Data nilai akhir Lap. Nilai akhir 4.2 Menandatangani Raport Nilai raport yg d TTD wali kelas Kepala Sekolah

22 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan No. Permasalahan Rencana Pemecahan 1. Dalam proses penilaiannya masih lambat sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk siswa dapat melihat nilai yang di dapat selama proses belajar. Membuat program aplikasi pengolahan nilai yang terhubung dengan database akademik yang dapat mengolah dan menyajikan informasi nilai secara cepat. 2. Proses penginputan dan pencarian data siswa, guru, jadwal dan kelas yang membutukan waktu lama. 3. Dengan proses yang masih kurang efektif maka laporan yang dihasilkan menjadi Dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat melakukan pencarian secara otomatis, cepat dan akurat. Membangun sebuah aplikasi yang dapat mengolah laporan dengan cepat dan akurat. terhambat dengan waktu yang lama.

23 Flowmap Pendaftaran baru yang Diusulkan Calon Tata Usaha Kurikulum Kepala sekolah Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Mengisi Form dan melengkapi persyaratan Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi Kartu keluarga Kelakuan baik Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi Kartu keluarga Kelakuan baik A Fc ijazah Formulir Pendaftaran Isi Kelakuan baik Kartu keluarga T Cek Kelengkapan Y Input Data Pendaftaran Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi Cetak Data Diterima Data Diterima Data Diterima Cetak Laporan Data Diterima Lap. Data Diterima Lap. Data Diterima

24 Flowmap Pembagian Kelas dan Jadwal yang Diusulkan Kurikulum Guru Wali Kelas Kepala Sekolah Data Guru Data Guru Cetak Data Kelas Pembagian Kelas Input Data Guru Data Kelas Data Kelas Pembagian Wali Kelas Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi Cetak Laporan Data Guru Lap. Data Guru Lap. Data Guru Cetak Laporan Wali Kelas Lap. Data Wali Kelas Membuat Jadwal Pelajaran 3 2 Lap. Data Wali Kelas 1 Lap. Data Wali Kelas Lap. Data Wali Kelas Cetak Laporan Jadwal Pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran Lap. Jadwal Pelajaran

25 Flowmap Penilaian yang Diusulkan Guru Wali Kelas Kurikulum Kepala Sekolah Nilai Akhir Nilai Akhir Input Nilai Akhir Sistem Informasi Akademik SMKN 3 Cimahi Cetak Nilai Raport Cetak Lap.Nilai Raport Lap.Nilai Akhir Lap.Nilai Akhir Menandatan gani Raport Raport yg ditandatangani wali kls Raport yg ditandatangani wali kls Menandata ngani Raport Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah Raport yg ditandatangani wali kls & kpla Skolah

26 Diagram Konteks Calon Formulir pendftrn isi, fc ijazah Kartu keluarga,kelakuan baik Data Guru, nilai akhir siswa Guru Formulir pendaftaran, formulir pendftarn isi, fc ijazah, kartu keluarga, kelakuan baik, data siswa diterima Sistem Akademik SMKN 3 Cimahi Data jadwal peljaran, data wali kelas Data kelas, lap.wali kelas, data jdwal peljrn, raport yg di TTD wali kls & kepala sekolah Laporan Data siswa diterima, lap data guru, lap data wali kelas, lap jadwal peljrn, lap nilai akhir siswa, raport yg di TTD wali kelas Kepala Sekolah

27 DFD Level 1 yang diusulkan Form Pndftran Isi, fc ijazah, kartu keluarga, Kelakuan baik Data siswa Data Data Form Pendftrn,fc ijazah,kartu keluarga, Kelakuan baik,data Diterima 1.0 Penerimaan Baru Data Lap. Data Diterima Data Kelas Data Kelas Data Kelas Data Wali Kelas Wali kls Wali kls Data wali kelas, Data Jadwal Pelajaran 2.0 Pembagian Kelas & penjadwalan Data Matpel Jadwal Data Guru Data guru Jadwal Jadwal Pelajaran Data Guru Lap. Wali Kelas, Lap. Jadwal pljarn Mata Pelajaran Data Kelas Data Matpel Nilai 3.0 Penilaian Data Nilai Data Nilai Lap. Data Nilai, Raport yg akan d TTD Kepala Sekolah Data

28 DFD Level 2 proses 1 yang diusulkan Form Pendftran isi, fc ijazah, kelakuan baik, kartu kluarga 1.1 Cek kelengkapan Form pndftrn isi Form Pendftran isi, fc ijazah, kelakuan baik, kartu kluarga 1.2 Input Data pendaftaran Data 1.4 Cetak Lap.Data siswa Diterima Data siswa Lap.Data Diterima Data Diterima 1.3 Cetak Data siswa Diterima Data Data Kepala Sekolah

29 DFD Level 2 proses 2 yang diusulkan Data guru Lap.data guru 2.4 Cetak lap.data guru Guru Data guru Data guru 2.6 Cetak Lap.Data Wali Kelas Lap.Data Wali Kls Kepala Sekolah Data Data Data guru Data guru Data guru 2.3 Input data Guru Data Wali Kls 2.1 Pembagian Kelas Data Wali Kls 2.5 Pembagian Wali Kelas Data Wali Kelas Data Wali Kelas Data Wali Kls Data Kelas Data Kelas Data Kelas Data Kelas Data Kelas 2.2 Mencetak data kelas Data Kelas Mata pelajaran Jadwal Pelajaran Jadwal pelajaran 2.8 Cetak Lap. Jdwal Peljran Lap.jdwl pljrn Mata pelajaran Jadwal pelajaran 2.7 Membuat Jadwal Pelajaran Jadwal pelajaran Lap. Jadwl peljrnl Lap.jdwal peljrn

30 DFD Level 2 proses 3 yang diusulkan Kepala Sekolah Guru Data Nilai Lap.Nilai Nilai 3.1 Input Nilai Akhir Nilai Nilai Data Nilai 3.2 Cetak nilai Raport 3.4 Cetak Lap.Nilai Akhir 3.3 Menandatanga ni raport Raport yg akn d TTD

31 Relasi Tabel Nilai NIS* Nama Alamat Agama Jenis kelamin Tanggal lahir Tempat lahir Asal Sekolah No STTB Tahun Kelulusan NUN Nama ayah Nama ibu Pek.ayah Pek.Ibu Alamat Ortu Nama wali Pek.Wali Alama wali Detail Kelas Kode kelas** Nis** Ulangan UTS UAS NA Index NIS** Kode Jadwal ** Jadwal Kode Jadwal* Kode kelas** Kode Mata Pelajaran** Kode Guru** Hari Jam Kelas Kode Kelas ** Nama kelas Kode Guru** Guru Kode Guru* Nama Guru NIP Alamat Guru Telp Jenis Kelamin Golongan Jabatan Mulai Tugas Pend.terakhir Asal Pendidikan Tahun Lulus Mata Pelajaran Kode Matpel* Nama Matpel Bobot

32 Entity Relationship Diagram nilai N N Memiliki Detail Kelas N Kelas 1 mendapat N N Jadwal N N N mengajar 1 Guru 1 mengajar Mata pelajaran 1 menrdapat

33 KESIMPULAN Berdasarkan uraian-uraian dan pembahasan pada bab sebelumnya, maka dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut : 1. Pengolahan data akademik menjadi lebih efektif dan efisien karena adanya sistem informasi akademik pada SMKN 3 Cimahi yang sudah terkomputerisasi dan terotomatisasi ke database. 2. Penginputan dan pencarian data siswa, data guru, data penjadwalan, dan data kelas menjadi lebih cepat karena adanya sistem informasi akademik pada SMKN 3 Cimahi yang terkomputerisasi. 3. Dengan sistem penyimpanan data akademik pada database dengan daya kapasitas tampung data yang besar memungkinkan data yang disimpan lebih besar, aman, efektif dan efisien. Serta menghindari terjadinya duplikasi data.

34 TERIMA KASIH